«Театрлік хореографиялық өнер және кітапханатану» кафедрасы

«Құжат» түсінігінің мәні.

«Құжат» түсінігінің генезисі.

«Құжат» түсінігінің дамуы.

Құжаттар ерекшелігінің құндылығы. «Құжат» терминінің дамуы мен тарихын оқып қою жеткіліксіз.

Мамандар арасында бұл сұраққа ізденіс жүргізгендер: Арнтеза Х, Г. Воробьева, И.А. Комарова С.Г. Кулешова, Ю.Н. Станкова, А. Суски, Г.Н. Швецову-Водку және т.б. атап өтуге болады.

«Құжат» сөзі (латын documentum - үлгі, дәлел, түсінік) docum – оқыту, үйрету сөзінен шыққан.

Сөздің тең түп тамыры үндіеуропа тілінен шыққан. Ол қолды созу арқылы бір заттың жіберілуі, қабылдануы, немесе алынуы деген мағынаны білдіреді.

Басқа жағдайда «dek» сөзі «он» санынан шыққан және алақанды ашып қолды созған кезде он саусақ саналғанымен байланысты. Ақырындап «dek» түбірі «doc» сөзімен ауыстырылды; «doceо» - оқимын, үйренемін, «doctor» - оқымысты, «doctrinа» - оқу. Жазба жұмысында құжат сөзі орта ғасырдан ХІХ ғасырға дейін қолданылып келеді.

Орыс тіліне «құжат» сөзі І Петр тұсында енді. ХХ ғасырдың басында ол 2 мағынаны білдірді:

1. 
   Заңды жолмен жасалған, құқықтық дәлелдеулер мен қандай да болмасын міндеттерден құрылған кез-келген қағаз.
   
2. 
   Кез-келген жазбаша куәліктер. XVII ғасырдың екінші жартысында Францияда заңды құжаттардың санының өсуіне байланысты «дипломатика» ғылымы пайда болды. Бұл ғылымның түрі гректің «diploma» - бет, құжат деген сөзінен шыққан. Дипломатика барлық қоғамдық құжаттарды зерттеді. Оның негізін салушы ретінде 1681 жылы Париж қаласында «Книгу об искусстве дипломатики» атты еңбегінің авторы Жан Мабильон саналады.
   

Құжат үш қызмет атқарады:

1. 
   жаңа құжаттық жағдайды бекіту
   
2. 
   сот алдындағы айғақ болатын заттар
   
3. 
   Өкілдердің бірінен екіншісіне ауысуы.
   

ХХ ғасырдың басынан бастап, терминосистемаға құжат саласындағы кең ұғымды енгізген құжат зерттеушісі және тәжірибелік іс аймағындағы атақты бельгиялық ғалым Поль Отле болатын.

Поль Отле (1868-1944) және оның бұл саладағы қолданушысы, көмекшісі Анри Лафонтенмен(1854-1943) бірге 1895 және 1931 жылдары Брюссельде негізін салған халықаралық библиографикалық институтта документация аймағындағы теорияларға негіз салды. 1938 жылы институт базасында құжат саласындағы Халықаралық конгрестің шешімі бойынша 1937 жылы Париж қаласында документация жөніндегі халықаралық федерация құрылды. Бұл ұйым 1975 жылдан бері «Международный форум по информации и документации» атты журнал шығара бастады.

П. Отле ғылым жүйесінде «құжат» түсінігін «кітап» түсінігімен байланыстырды. Бұл туралы ол өзінің 1934 жылғы ең алғашқы «Трактат о документации» атты еңбегінде айтып кеткен.

1. 
   Библиографикалық құжаттар: жазбаша және баспа түріндегі мәтіндік. Олардың арасында - монографикалар, энциклопедиялар, аудармалар, күнделікті басылымдағы журналдар, газеттер, күнтізбелер т.б. түрлері енгізілген. Айтылмаған басқа библиографикалық құжат саласына жеке шығарылымдағы мәтіндер, хаттар, арнаулы хабарландырулар, тіркелмеген кітаптар және журналдар, сонымен қатар билеттер және жол жүру құжаттары енеді. Бір уақытта бірнеше бағыттағы жіктелулер құжат түрлерімен типтерінің араласуына негіз болғаны белгілі жәйт.
   
2. 
   Басқа да графикалық құжаттар. Бұл бөлімге мәтіндік емес құжаттар, картографиялық суреттемелер, ноталық түрлері енеді. Олардың арасына, яғни аталған суреттемелерге – иконографикалық түрлері баспадан шығарылған суреттемелердің бір түрлері, мысалға почталық хаттар, фотографиялық проекцияланған құрылғылар арқылы қабылданатын құжаттар жатады. Сонымен қатар ескерткіш суреттемелер, жазбалар, тиындар, медальдар, баспалар маңызды түрлері ретінде енгізген. Қолжазбаларды бұрынғы және қазіргі уақыттағы мұрағаттық құжаттарды П.Отле графикалық құжаттар қатарына жіктеген.
   
3. 
   Құжаттар – кітап алмастырушылар дискілер, фонограммалар, кинофильмдер сонымен қатар телефотографиялар, радиотелефотографиялар және телефондар енеді. Қатарланған жіктелуде 3 түрдегі құжаттар (минералдар, өсімдіктер, жануарлар) және жасанды түрлері, адам қолынан жасалынған техникалық бұйымдар, материлдар, азық-түліктер сонымен қатар медальдар, макеттер ерекше орын алады. Осы құжат жөніндегі кең ұғым кітапхана, мұрағат, мұражай және де ақпараттың қызмет орындарында қолданылады.
   

1. 
   Адам ойын, білемін, яғни жазбаша түрдегі кез келген ақпарат көзін құжат деп есептеуге болады. Бұл түсінік ақпарат тасымалдаушысы, яғни радио, телебағдарламаларда, театрлық көрсетілімдерде материалдық нысана ретінде қарастырылады.
   
2. 
   Ақпараттандырылған материалдық нысандар құжаттар адам қолымен жарық көрген қандай да бір жинақ болып табылады. Бұл қатарға адам қолымен жасалынған жасанды және табиғи заттар, мұражайдан орын алған ескерткіштер т.б. бұйымдар кіреді.
   
3. 
   Адам қолымен арнайы жасалынған материалдық нысаналар құжаттар қатарына кіреді «Трактат» авторы «құжат» пен «кітап» аймағындағы ұғымды ерекше белгіленген. Осыған қарай отырып, ол бәрін кең ұғым, түсінік ретінде қарастырған осындай жолмен П.Отле әлемнің құжат атты тарихына-құжат ғылымының, тәжірибелік негізін салушы ретінде атақ алды. Ол ғылымға құжат ұғымын енгізіп қана қоймай, оның негізгі түп мағынасын ашты. Теориялық ұғымдардың нәтижесінде отандық және шетелдік ғалымдар П.Отле бастаған жолмен бағыт алды. П.Отле құжатқа социалды ақпараттасушы ретінде қарады. Бірақ бұл сөзге сол уақыттарда қалыптасқан өзіндік түсінік болатын: заңды құжаттардан басқа тарихи құжаттардың ұғымы болды.
   

Кең ұғымды түрі құжат бетінде болып, 1960-70 ж тарала бастады. «Большой советской энциклопедии»(БСО) тіркелінді. Мысалы, БСО уақытына, материалдық нысанасына, құрамына, құрылысына қарай бөлінген құжаттар сақталады. 1980 жылдың соңы мен 90 жылдың басында құжат саласына өте кең ұғымды түсінік енді. Оның бір ерекшелігі құрамына кез келген материалдық нысаналар, грампластиндер, кинофильмдер, ескерткіштер, қолжазбалардан бастап, минералдар үлгісіне дейін техникалық бұйымдар (сағат, көлік, қару-жарақ) жөніндегі ұғым енді.

Кейін түсінік шекарасы бұзылып, пайдалануға нұқсан келтірді. Құжаттың аяқ асты болғаны сонша, тіпті хайуанаттар паркіндегі пілге дейін құжат берілген, - деп, А.В. Соколов өз уәжін айтты. Құжат ұғымына маңызды түсініктерді енгізіп, әрі қарай әр салада дамуына үлес қосқан Воробьев Г.Г., Р.С. Гимяревский, О.П. Коршунов, А.И. Михайлов, А.В. Соколов, Ю.Н. Сталяров, А.И. Черный, Г.Н. Швецова-Водна және т.б. ғалымдар болатын. Құжаттандырушылар мен ақпараттандырушылар ең бірінші болып кең ұғымды құжат түрінен бас тартты. 1960 жылы А.И. Михайлов, А.И. Черный және Р.С. Гиляревский сынды ғалымдар құжат саласына физикалық белгілерді енгізді. Олардың пайымдауынша құжат – бұл өз уақыты мен кеңістігінде жарық көретін құрамында тіркелген ақпараты бар нысаналы материал. Бұл құжат мәселесіне байланысты қағаз жүзіндегі шешімдер ГОСТ-та 16487-83 мұрағат ісінде сақталған. Бұл шешімді ақпараттандырылған құжат уақыт пен кеңістіктегі белгілі бір тіркелінген ақпараттарды немесе оқиғаны жеткізу құралы делінген.Ресейде 1990 жылдары құжат ұғымын негіздей отырып О.П. Коршунов, А.В. Соколов, Ю.Н. Сталяров материалдық нысананы социалды ақпарат тасушы ретінде қабылдауды ұсынды. Бұл уақытта Украинада С.Г. Кулешов және Г.Н. Швицова-Водна құжаттардың көлемі мен мазмұнын зерттей отырып, барлық адам баласы қолданатын арнайы сақтау және тарату мақсатында қолданылатын социалды ақпарат. Ғалымдардың арқасында құжатты ең маңызды ақпарат көзі ретінде қарастыра бастады.

Кітаптанушылар М.Н. Куораев, Е.Л. Немировский атты ғалымдар «құжат» терминінің қажеттілігі шамалы деп, қалыптасқан ұғымның орнына «кітап» терминін қолдануды ұсынды. Алайда, әртүрлі ақпарат тасушы құжаттар қолдану үстінде болғандықтан «кітап» және «әдебиет» ұғымдары қоғамға ақпарат көзі ретінде қолданыста бола алмайтыны айқын еді. Бәрінен бұрын «құжат» термині жақсы келетін еді. «Кітап» және «құжат» ұғымдарының арасындағы шиеленіс әлі күнге дейін орын алуда.

Осылайша, тарихи кезеңдерде «құжат» ұғымы әрдайым өзгерісте болды. Теориялық және тәжірибелік істерді шешу үшін «құжат» ұғымының маңызын, мағынасын ескеру керек.
Дәріс 3

Тақырыбы: Құжаттың әдістері мен тәсілдері.

Дәрістің мақсаты: Құжаттың әдістері мен тәсілдерін анықтау

Дәрістің мазмұны: Ақпараттың кодталуы. ( кодирование ) Ақпаратты белгілеу ( фиксирование ) таңба әдісі.

Құжаттандыру – бұл мәлімет таратушыдағы ақпараттарды анықтап, нақтылаудың құралдары, тәсілдері мен түрлі әдістерін қолдана отырып құжат жасау.

Құжаттандыру әдісі – бұл белгілер жүйесінің көмегімен (тілдер кодының, кодттарының сипаттамасы, белгілік жүйелер және т.б) мәлімет таратушыдағы ақпараттарды анықтап, нақтылаудың амалы немесе амалдар жиынтығы.

Құжаттандыру тәсілі – бұл ақпаратты мәлімет тасушыға жазу кезінде қолданылатын әрекет немесе әрекеттер жиынтығы (нығыздау, кесу, бояу, перфорирлеу, фотохимиялау, электромагниттік, оптикалық, электрондық, механикалық, қолмен жасау және т.б. құжаттандырудың тәсілдері).

Құжаттандырудың құралы – бұл құжат жасауға қолданылатын құрал немесе құрал – жабдықтар жиынтығы. Құжаттарды құру, көшіру және көбейту құралдарының номенклатурасына қолмен жүзеге асатын, механизделген және автоматтандырылған құрылғылар енеді, яғни қаздың қауырсынынан бастап электронды есептегіш машинаның еңгізу – шығару құрылғыларына дейін.

Құжаттандыру әдістері тасымалдаушы құрылғыға ақпаратты жазудың белгілік жүйесінің ерекшелігін анықтайды. Құжат жасау тәсілдері, құралдары мен құрылғылары бір жиынтыққа топталғанда құжаттардың көп түрлілігінің негізі бола алады.

Құжаттандыру үрдісінің біден – бір шарты – ақпарадты кодтау.

Кодтаудың негізгі атрибуттарына код, тіл, белгі жатады. Олардың көмегімен ақпарат нақтыланып, анықталады және кеңістікпен уақытқа таралады.

Код, тіл және белгі ақпаратты символдық түрде беруге мүмкіндік береді. Өйткені, ол оның кодталуы мен қайта кодталуына ыңғайлы болып табылады.

1. 
   Код жақсы қабылданып, дыбысталып, берілуі тиіс. Сонымен оның формасының, яғни пішінінің ерекшеліктері анықталады. Өзгеріссіз, біртүрлі, яғни біртипті және нақты.
   
2. 
   Код бір мәнді, түсінікті болуы тиіс, яғни қатынас үрдісіне қатысушылардың барлығына – хабарлама жіберуші мен оның хабарламасын алушыға. Осы мақсатта ақпаратты кодтап, қайта кодтауға мүмкіндік беретін ережелер жүйесі жасалады.
   
3. 
   Кодтар мәлімет таратушыға қарағанда көп. Кодтың келесі түрлері бар: алфавиттік - әріптер жүйесі, сандық – сандар жүйесі, алфавиттік – сандық – алдыңғы екі түрдің араласқан жүйесі, рельефті – нүктелік – томпақ нүктелер жүйесі (Брайль шифрі). Код ретінде әріптерді пайдаланып, түрлі тілдердегі сөздерді анықтауға болады, сәйкесінше, түрлі кодтарды пайдаланып.
   
4. 
   Кодты таңдау мәлімет таратушыға тәуелді. Қағаз түріндегі мәлімет таратушыларға кодтардың түрлі графикалық нұсқасы сәйкес келеді.
   
5. 
   Ақпарат таңдалған кодтқа тәуелді емес. Сол бір хабарлама түрлі тілдерде, түрлі белгілермен беріле алады. Электромагниттік толқындардың көмегімен телетайп бойынша берілген хабарлама мәтінге айналуы мүмкін. Кодту жүйесінің бірінен екіншісіне ауысу кезінде ақпаратың пішіні мен мағынасына ауытқушылық енеді.
   
6. 
   Код қысқа болған сайын, мәтінде ұзынырақ,көлемдірек.Коды орасан зор жазбалар да бар. Мысалы, қытай иероглифтері. Бізде де иероглифтер бар. Бірақ иероглифтік мәтіндер, хаттың басқа жүйелерінің мәтініне қарағанда қысқа. Мысалы, егер қырық бесінші нөмер деген сөзді жазу үшін 14 әріп керек болады, ал егер иероглифтерімен жазсақ, үш – ақ белгі керек №45.Алайда егер әр сөз үшін иероглиф болса, код та қытай жазбасындағы сияқты (көп мәтінді) көп мыңдаған болар еді.
   

Адамзаттың даму тарихы барысында адамдар көптеген тілдер ойлап тапты. Оларды табиғи және жасанды деп екіге бөлу қалыптасқан.

Құжат белгі түріндегі қоғамдық ақпаратқа ие болады.

Белгілерді зерттеумен семиотика ғылымы айналысады. Семиотика – грек тілінен аударғанда «semeion» белгі дегенді білдіреді. Бұл ғылым белгілер жүйесін және адам қоғамындағы жағдайларды, жалпы құрылымды зерттейтін ғылым.

1. 
   Синтактика;
   
2. 
   Семантика;
   
3. 
   Прогматика.
   

Семантика лингвистикамен тығыз байланысты.

Семантикалық ғылымның классиктері американдық ғалым Чарльз Сандерс Пирс (1839-1914) және Швейцарлық лингвист Ф. Де Соссюр (1857-1913). Біздің елімізде семантикаға деген қызығушылық 60-70 жылдары пайда болды (Ю.М. Лотман, А.М. Кондратов).

Белгінің кем ауқымды ұғымының мәні – кез – келген физикалық құбылыс. Оның жалпыға ортақ немесе субъективті интерпретациясы болады. Ол қоршаған ортаға тәуелді.

Белгі қоғамдық ақпараттың өзіндік «атомы» сияқты. Хабарлама бір немесе бірнеше белгілер жинағынан тұрады. Бірақ бір белгіден хабарлама жасалмайды, онда оның мағынасы болмайды.

1. 
   Мәліметтік айқындылық.
   
2. 
   Мәні бар.
   
3. 
   Өзінен өзге нәрсе туралы ақпарат береді.
   
4. 
   Ақпарат беру үшін қолданылады.
   
5. 
   Анықталған белгілік жағдайда қызмет етеді.
   

Белгі мен ол анықтайтын зат арасында еш байланыс жоқ. Олардың арасындағы байланысты адам жүзеге асырады.

Белгіні ешкім түсінбесе, онда ол өз қызметін атқармады деген сөз. Өйткені белгінің басты қызметі ақпарат көзі бола білу. Белгі белгілі бір белгілер жүйесінде болады. Одан шығарылған белгі өз мағынасын жойып немесе өзгертуі мүмкін.

Белгілерді түрге бөлу, жіктеу.
Белгілерді жіктеу – олардың белгілері бойынша топтамалау. Семантикада жасалған белгінің көптеген жіктемелері бар.

Ч.С.Пирс көшірме белгілері, белдгілер белгісі, таңбалар (символдар) белгісі деп үшке бөлінеді.

1. 
   Көшірме белгілері – фотосуреттер, филмдер, пиктографиялық жазба белгілері.
   
2. 
   Белгілік белгілер – іс-әрекеттің себеп-аслдары тәрізді, яғни симптомдар.
   
3. 
   Таңбалық (символдық) белгілер – көне гректік театр маскасының суретін қазіргі театрға символ етіп қолдану.
   

Белгілер тілдік және тілдік емес деп екіге бөлінеді.

Тілдік емес белгілерге символдар, тауарлық белгілер, мұражай экспонаттары, фотосуреттер,түр үлгілері тарихи реликвиялар, еңбек құралдарын, сәулет ескерткіштері жатады.

Суреттер кодынан біздің дәуірімізге дейіңгі IV мыңжылдық ортасында пиктографикалық хат дамыды.

Пиктографияның кейбір түрлері біздің заманымызда да қолданылады. Егер есік жақтауында аяқ киімнің суреті салынған болса, ол жерде аяқ киім жөндеу орны бар екенін білеміз, егер сағат суреті боса, сағат жөндейтін орынның болғандығы.

Кейде пиктограмма тіл білмейтін адамдарға арналып салынады. Мысалы: қонақ үйге орналасқан шетелдіктер үшін үй жинаушы немесе даяшылардың суреті болатын шақыру кнопкасы жанына салынады. Сонымен қатар, пиктографиялық хат жеке жазбашылығы жоқ халықтарда кездеседі. Алайда пиктографиялық хаттың көмегімен абстрактылы ұғымдар мен мағыналар көрсетіліп, түсіндірілмейтін болғандықтан қоғам дами келе адамзатқа басқа хат түрі қажет болды. Көп ұзамай ондай хат түрі пайда болды. Ол – идеографикалық. Идеографикалық хатта сурет белгі идеалық белгіге (идеограммаға) айналады. Бұл жағдайда суретте салынған зат нақты сол затты ғана таныстырып тұрмайды, онымен ассоциациаланған қорытылған ұғымды білдіреді. Мысалы: сәуле шашқан шеңбер күнді емес, ыстықты, жылыны, немесе өте ыстылықты білдірсе, таяққа сүйенген қария кәрілікті білдіреді. Идеографиканың түрі иероглиф. Ол б.э.д. IV мыңжылдықтың аяғынан бастап қолданылған.

Иероглиф – бейнесі – суретті шартты графикалық белгі. Ол сөздерді, буындар мен дыбыстарды білдіреді. «Иероглифтік» термині өзгеде хат жүйелерінің белгілеріне де қатысты қолданылады. Былайша, иероглифтер деп б.д.д. ІІ мыңжылдықтағы көне және қазіргі қытай мен жапон хат белгілерін киножазбалық емес, хат жазбасының сурет түрін айтады.

Идеографиялық хаттағы белгі бейне – символға айналады. Бейне символ дегеніміз – бұл шартты суреттен шартты белгіге айналу қадамы. Алайда идеографикалық хат белгілері – идеограммалар, иероглифтер – сөйлеу дыбыстарын графикалық түрде бейнелей алмайтын болды. Сөйлеу дыбыстарын графикалық түрде бейнелеудің тәсілін б.д.д. ІІІ мыңжылдықта алғаш Двуречьедегі (Тигр мен Ефрат өзендерінің аралығындағы обылыс) ең көне цивилизация жасады.

Египеттіктер мен Шумерлер белгілердің үш түрін пайдаланды: логограмма, фонограмма және детерминанитивтер. Осы үш белгінің әр қайсысы әр түрлі уақытта барлық үш сапаны білдіре алатын еді.

Логограмма – жеке бір сөзді сипаттайды, нақты бір объектіні білдіреді: қол, үй, құс т.б.с.

Австрактылы ұғымдар (өмір,ашу, жан сияқты) ребустар арқылы беріліп отырды.Осының көмегімен суреттеп жеткізе алмайтын ұғымдар түсіндіріледі. Шамамен осы жол адамдарды буын мағынасын және көп күрделі сөздердің фонетикалық құрылымын түсіне бастады. Ребустарға толы мәтіндерді, оқу кезінде шатасу болмас үшін детерминатифті қолдана бастады. Бұл белгілер ұғымдардың жалпылығын білдіретін еді, түрлі оқылатын сөздермен бірге тұрады.

Аталған белгілер қазіргі қытай жазуында да сақталған, қытай жазуы азиаттық, египеттік жазулардан тәуелсіз дамуда.

Келесі маңызды қадам фонотикалық жазба еді, онда тіл үшін адекватты графикалық айқындық бар. Фонотикалық хат ең нақты сөз бейнесі, фонотикалық жазбаның дамуы екі деңгейге бөлінеді:

Біріншісі - әріптік – буындық хат – клино жазба шетелде б.д.д. IV – ІІІ ғасырларда пайда болған.

Екіншісі – алфавиттік хат (б.д.д. ІІ мыңжылдық). Ондағы әр графемаға фонема сәйкес келеді.

Әріп – графикалық белгі немесе литра. Осы жазуда қабылданған, белгілі тәртіппен орналасқан әріптер жинағын азбука деп атайды. Грек тілінің негізінде пайда болған латын тілі қазіргі жазу жүйесінің көбіне негіз болды. ХІІ – ХІІІ ғасырларда словияндарда грек тілі болды. ІХ ғасырдың соңында екі жазба бірдей болды: глаголица мен кириллица. Олар сырт пішінімен ерекшеленіп тұратын. Кейіннен Х – ХІ ғасырларда Киев Русьінде кириллица глаголицаны ығыстырады. ХVIII ғасырда тез жазба пайда болады, ХІХ ғасырдың аяғы мен ХХ ғасырдың басында азамматтық шрифт, яғни қазіргі жазба пайда болады.

Шрифт – белгілі хат жүйесі белгісінің азаматтық пішіні. Орындау техникасына қарай қолжазба, сызба, гравирленген, терілген шрифтер деп бөлінеді. Терілген шрифтілерді типографиялық деп атайды.

Дәріс 4

Тақырыбы: Құжаттың әдістері мен тәсілдері. ( жалғасы )

Дәрістің мақсаты: Құжаттың әдістері мен тәсілдері ретінде анықтау

Дәрістің мазмұны: Құжат таңбалы жүйе ретінде. Құжат екі түрлі мәліметтік жүйелер арасындағы семантикалық ақпарат алмасу үшін қызмет ететін материалдық дәнекер.

Құжаттың қасиеттері:

1. 
   Ақпарат сиятын белгі пішінінің ерекшеліктері;
   
2. 
   Белгілерді салу тәсілдері;
   
3. 
   Сол белгілерді қабылдау тәсілдері.
   

1. 
   Белгілер бір – бірімен грамматиканың белгілі ережелерімен байланысты;
   
2. 
   Жаңа белгілер жүйеге тікелей емес ережелер негізінде енгізіледі;
   
3. 
   Жүйедегі белгінің мәні оның өзінен емес, оның жүйедегі орнына тәуелді;
   
4. 
   Жүйе элементтерден тұрады, олардан сөздік құралады;
   
5. 
   Бір белгі жүйесінен екіншісіне аудару мүмкіндігі бар;
   
6. 
   Белгілер бір немесе бірнеше тәсілдермен нақтыланады.
   

Қол тәсілі – белгілерді қолмен салу. Мұндай құжаттарды қолжазба немесе қолжазбалық кітаптар деп атайды. Қолжазба – қолмен жазылған құжат. Ал қолжазбалық кітап қолдан салынған суреттер мен қолдан жазу.

1867жылдары жазу машинасы шыққан соң машиналық жазба пайда болды. Ол қолмен жазу тәсілін ығыстырды, содан кейін құжатты жазып, жасап, көшіру үшін машина қолданылады. Қазіргі уақытта мұрағаттық, іскерлік, әлі жарияланбаған құжаттар машина мен жазылған немесе электронды есептегіш машинада жазылған. 40 – шы жылдарда типографияның пайда болуымен кітап бастыру дәуірі басталды. Бұл жаңару неміс өнертапқышы Иоган Гутенбергтің атымен тығыз байланысты. Кітаптардың тираждап көбеюі кітап бастыру тиражындағы және барлық әлем мәдениетінде сапалы ілгерілеу болатын.

Полиграфия пайда болған соң мамандандырылған техника салалары да көрсетілген.

1740жылы алғаш рет механикалық жазба қолданылды. Ол перфокарт құруға арналған. Ал 1888 жылдан бастап дыбысты нақтылау үшін грампластикаларды қолданылды.

Ақпаратты жедел түрде ұзаққа сақтайтын фотосуреттер мен дыбыс жазбаларының пайда болуына әкелді.

Фотографияның ашылуы 1839 жылға сәйкес келеді. Фотография алғаш Францияда пайда болды.

Фотосурет фотографиялық қабатта, яғни пластиканың, пленканың, фотоқағаздардың бетіне фото түсірілім арқылы түсіріліп, кейін химиялық өңдеуден өтіп, басылады. Онда негатив пен позитифті ажыратады.

1870 жылы мәтіннің көп реттік кішіреюіне тәжіребие жасалады. Микрофильмдердің дамуына әсер етті. Сонымен қатар электромагниттік және магнитті оптикалық жазба да бар. Ең бірінші дауысты электрлі жазатын фотоқұжаттар пайда болды. Оның шығарылу техниологиясы 1927 жылы : Пфлимермен жасалды.

1935 жылы Берлиндегі радиокөрмеде L және С типіндегі магниттік ленталар көрсетілді. 1940 жылдардың ортасынан бастап ол өндірістік тұрғыдан жасала бастады. Алғашқы отандық магниттік лента 1954 жылы шығарылды.

Дыбыстық ақпарат жазылған кез – келген құжат фоноқұжаттар деп аталады. Пластикалардың көптеп шығуы ХІХ ғасырдың 90 – шы жылдарының аяғында басталды.

Фоноқұжаттың үш түрі болады:

1. 
   Механикалық;
   
2. 
   Оптикалық;
   
3. 
   Электромагниттік дыбыс жазуы.
   

Құжаттарды жалпы трптастыруды зерттеу-құжаттанудағы жетекші, әліде болса жеткілікті зертелмеген теоретикалық бағыттардың бірі болып табылады. Соңғы жылдары бұл мәселені зерттеуде С.Г.кулешовтың, Ю.Н.Столяровтың және Г.Н.Швецова-Водканың еңбектері елеулі улес қосты.

«Топтастыру»(классификация) ттүсінігі бірмезгілге процесс пен нәтиже мағыналарында жиі қоданылады, яғни топталу ретінде және оның нәтижесінде алынған үлгі ретінде түсіндіріледі.

Топтастыру процесін және оның нәтижесін бір-бірінен ажырату үшін екі терминді қолдану ұсынылады: «топтастыру» және «топтау»

Құжаттарды топтастыру деп- топтар арасындағы қарым-қатынастарды бнейнелеу мен топтастыру үлгісін құру мақсатында құжаттарды топтарға бөлу немесе реттеу процесін айтамыз.

Құжаттарды топтастыру (лат.classik-қатар,топ)-деп құжаттар тобы арасындағы байланыстарды қалыптастыру құралы ретінде,сонымен қатар,олардың әр алуандығында бейімделу үшін қолданылатын құралы ретіндегі құжаттардың бірлесу жүйесін айтамыз.

Құжаттарды топтау құрылымы әдетте таблица немесе сызба түрінде беоріледі.

Топтау- таным әдістерінің бірі болып табылады. Олсыз (яғни топтаусыз)құжаттар түрлерінің әр алуандығын зерттеу,оларды жүйелеуге,әртүрлі көріністерімен айрықшаланатын құжаттар түрлері арасындағы айырмашылықтарды табуға мүмкін болмайды.

Құжаттарды кешенді түрде дұрыс топтау құжаттардың арасындағы байланысты ашады, олардың көпшілігінің арасында бағдар алуға, құжаттар жүйесіндегі оларды реттеуде негіз болуға көмектеседі. Ол құжаттану теориясы мен практикалық құжаттық-коммуникацилық қызметте аса маңызға ие. Құжаттарды топтауды жүргізу үшін әсіресе кем дегенде келесі ережелерді есте сақтау қажет: 1)Бөлініс жүргізетін белгілер- бөлініс негіздемесі, ал бөлініс кезінде пайда болатын ұғымдар бөлініс мүшелері деп аталады.

2) Сол бір қайталынатын бөліністер сол бір негіздеиеде жүзеге асыруы тиіс (қиылысу талабы);

3) Барлық бөлініс мүшелерінің қосындысы бөлініс түсінігінің жалпы көлеміне тең болуы тиіс, яғни бөлініс толық болуы қажет; Жеткіліксіздік немесе артық бөлініс болмау керек (сай келушілік талабы).

4) Бөлініс мүшелері бір-бірімен өзара ерекше болуы қажет (өзара ерекшелік талабы).

5) Бөлініс мүшелері бөлінетін түснікке жақынырақ болуы керек (үздіксіздік,толассыздық талабы).

Құжаттарды топтасьыру деп- құжаттарды түрбе, топқа (класқа),түр тармаққа,әр түрге көп сатылы,перархиялы және дихотомиялық бөлуді жүргізу.

Топ (класс)- бұл нақты бір ортақ белгісі бар,басқа обьектілерден айрықшалап тұратын құжаттардың жиынтығы.

Топтау бөлініс ретінде- топтастыру мақсатына тәуелді әртүрлі белгілерді (көріністерді) қабылдауға болады. Егер құжаттарды формасына қарай бөлгіміз келсе, бұл бір топтау болып табылады, егер оны мазмұнына қарай бөлсек, онда басқа топтау болады. Класс негізіне топтау мақсатына жауап бере алатындай,құжаттың аса маңызды бөлгісін енгізеді.

Өзіне басқаларын енгізетін класс оларға топ болып есептеледі, ал оған (топқа) енетін кластар топқа түрлер болып есептеледі. Сол бір қайталаналатын класс төмнегі класқа топ болуы мүмкін және өзінен жоғарғы бір топ болып есептелуі мүмкін. Мысалы, “кинофотоқұжаттар” класы “ құжаттар” класына түр және “киноқұжаттар”,

“фотоқұжаттар”,“фоноқұжаттар” класына топ болып табылады.

Топ (класс)-құжаттың түрлік бөлініс көмегімен ашылтын бөліністің бірінші деңгейі.

Түр-бөліністің екінші деңгейі. Мұнда “құжат” топтық түсінігі түрлік түсініктерге бөлінеді,яғни құжаттар тнүрлеріне. Түрлік топтаудың әрбір звеносын сол немесе басқа бір белгісі бойынша құжат түрі деп атауға болады.

Бөлістің үшінші деңгейі- түр тармақ. Оның соңынан, осы топтаудағы нақты бір құжаттың нақты орны анықьталмайынша бір түрлік (разновидность) орын алады.

Иерархия- бұл құжаттың жоғарғысынан төменгіге дейінгі орналасу тәртібі. Тиісінше құжаттардың иерархиялық орналасуы келесідей көрінеді: құжат →баспа→мерзімдік емес баспа→кітап.

Дихотомия-бір кластағы құжаттарды екі бір-біріне қарама-қарсы түрге,түр тармаққа,бір түрге және т.б жүйелі түрде бөлінуі. Мысалы, жарияланған және жария етілмеген құжат,мерзімдік және мерзімдік емес құжат және т.б.

Құжаттарды топтастыру- құжаттарды талдаудың нақты аспектілеріне жауап бере алатын бөлістің әр түрлі негіздерінде жүзеге асырылады. Талдаудың әрбір аспектісі топтастырудың нақты бір фасетін (фр.Facett-шекара) көрсетеді,яғни қажетті белгілері бойынша құжаттар түрінің тізбегі. Мұндай фасеттер көп болуы мүмкін, сондықтан құжаттарды топтастыру көп аспектілі фасетті деп аталады.

Құжаттану теориясындағы маңызды да өзекті сұрақтардың бірі- бұл құжаттарды “топтастыру”мен “типологиялау”,құжаттың “түрі”мен “үлгісі” түсініктерінің ара қатынасы болып табылады. Бір авторлар бұл түсініктерді синонимдер ретінде қарастырса, басқалары қарама-қарсы түсініктер ретінде,ал үшіншілері топтастыру заңдары мен ережелерін типологиялауға бағыттап, оларды шатастыра түсіреді. Әлі күнге дейін бұл мәселе жөнінде анықтамалықтар мен сөздіктерде бір нақты шешім кездеспейді.

Құжаттарды топтастыру мен типологиялаудың мәні нақты көріністері бойынша зерттеу обьектілерінің жіктелуінде болып отыр. Топтастыру құжаттардың логика заңы бойынша,негізінен төртке бөлуді қарастырады: негіздерінің бірлігін, бөлініс мүшелерінің шамаластығы, олардың өзара ерекшелігі, бөліністің үнемділігін. Осы айтылғандардың ішіне ең маңыздысы- бөлініс негіздерінің бірлнігі заңы “құжат” түсінігінің барлық көлемі көріністердің тек біреуімен ғана бөлінуін талап етеді. Осылайша, топтастыру-құжаттардың тек бір аса маңызды көрінісі бойынша жіктелуінен тұрады. Құжаттардың бұл жиынтығын нақты бір көріністері бойынша түрге топталады.

Типологиялау-құжаттарды топтастырудың жеке бір жағадйы болып табылады. Ол үлгі (тип) деп аталатын құжаттар тобымен байланысты. Бұл нақты бір құжаттар тобының жалпы, мәнді белгілері.Типологиялаудың кұрделілігі- сипатты көріністердің қажетті де жеткілікті жиынтығын анықтауда болып отыр. Көбіне типологиялық көріністер ретінде функционалды-мақсаттық міндетті,құжаттың оқырмандық мекн –жайы, ақпарт сипат,оның мазмұны (ғылыми,ғылыми өндірістік,анықтамалық,ақпараттық т.б) көрсетіледі. Кей кезде баспаларды типолпгиялау негізіне жанрлық критерий енгізіледі. Осылайша, типологиялық мазмұн мен топтастыру мазмұны әртүрлі логикалық процестер нәтижесінде қалыптасады. Оларды құру әдісі мен топтау тәсілдері де әртүрлі. Егер топтастыру негізінде ең алдымен көріністердің жіктелісі жатса,типологиялау негізінде- олардың интеграциясы жатады.

Топтастыру қатары келесідей ұсынылған: құжат түрлері-басылым,түр тармақ –кітап басылымы,бір түрі –кітап –ойыншық. Типологиялық қатары келесідей көрінеді: құжат түрі-ғылыми,түр тармағы-ғылыми-зерттеулік, әртүрлік-монография.

Жалпы топтастыру мен типологиялау құжаттық коммуникациялық қызметігнің нақты саланың міндеттеріне бағынышты құжаттарды одан әрі жіктеуге негіз салады.

Құжаттарды топтастыру құжаттың әрбір түрі мен үлгісінің ерекшелігін белгілеуге мүмкіндік береді, құжаттың ақпараттың барлық әр алуандығына бағдар ұстауға көмектеседі.Сондықтан әр түрлі көріністері бойынша кандай да болмасын құжаттың түрін анықтауды үйрену, оның мазмұны мен формасын талдау аса маңызды.

1-схема. Құжаттарды топтастырудың фасеттік-ьлоктык схемасы.

Құжатты ақпараттық мазмұны бойынша топтастыру

1.Блок – фасет. Құжаттың белгілік құралдары сипаты бойфнша түрі 1

*Мәтіндік 1.1

*Иконографиялық 1.2

*Идеографиялық 1.3

*Дауысты 1.4

*Матрицалы 1.5

*Кешенді 1.6

2. Блок – фасет. Құжаттың ақпарат жазбасының өлшемдігі бойвнша түрі 2

*Бір өлшемді 2.1

*Екі өлшкмді 2.2

*Үш өлшемді 2.3

3.Блок-фасет. Құжаттың қабылдауға арналғандығы бойынша түрі 3

*Адам оқи алатын 3.1

*Машина оқи алатын 3.2

4.Блок- фасет.Құжаттың қабылдау арнасы бойынша түрі 4

*Көру 4.1

*Түйсіну 4.2

*Есту 4.3

*Есту-көру 4.4

5.Блок-фасет.Құжаттың таралым дәрежесі бойынша түрі 5

*Жарияланған 5.1

*Жарияланбаған 5.2

*Жарияланбайтын 5.3

6.Блок-фасет.Құжаттың құжаттану тәсілі бойынша түрі 6

*Қолмен жазылатын (қолжазбалық) 6.1

*Басып шығарылатын 6.2

*Механикалық 6.3

*Магниттік 6.4

*Фотографиялық 6.5

*Оптикалық 6.6

*Лазерлік 6.7

*Электрондық 6.8

7.Блок-фасет. Құжаттың ақпаратты талдау,қорыту деңгейі бойынша түрі 7

*Бастапқы (бірінші) 7.1

*Екінші 7.2

8.Блок-фасет.Құжаттың ақпаратты материалдық тасымалдаушысы бойынша түрі 8

*Қағаз 8.1

*Таспалық 8.2

*Плассмасалық 8.3

9.Блок-фасет. Құжаттың материалдық құрылысы бойынша түрі 9

*Парақтық 9.1

*Кодекстік 9.2

*Карточкалық 9.3

*Ленталық 9.4

*Дискілік 9.5

*Қиыстырылған 9.6

10.Блок-фасет. Құжаттың жарыққа шығу жүйелігі бойынша түрі 10

*Мерзімдік 10.1

*Мерзімдік емес 10.2

11.Блок-фасет.Құжаттың жарыққа шығу уақыты бойынша түрі 11

*Түпнұсқа 11.1

*Көшірме 11.2

12.Блок-фасет.Құжаттың шыққан жері бойынша түрі 12

*Жергілікті 12.1

*Аймақтық 12.2

*Жалпы мемлекттік (ұлттық) 12.3

*Шетелдік 12.4

Құжаттарды топтастыру мен типологиялауды білу арнайы пәндерді және кітапханалар мен ақпараттық қызметтерде практикалық жұмысты рдан әрі зерттеуде (меңгеруде) қажетті.

Қазіргі құжаттарды топтастырудың негізінде жатқан маңыздыкөріністер олардың мәнділігінде, ақпараттық және материалдық мазмұндылығында орын алған. Өйткені құжаттар қоғамда жұмысжасауда, сыртқы орта да оларға нақты бір көлемде әсерін тигізуде. Осыларды ескере отырып құжаттарды жалпы топтастыру негізіне құжаттардың әртүрлі сипттамаларында құрылған көріністердің үш блогы енгізілген:1.Құжаттың ақпараттық мазмұны;

2.Құжаттың физикалық (материалдық) мазмұны;

3.Жүйелі обьект ретіндегі құжаттың сыртқы ортадағы жағдайы.

Осы блоктардың әрқайсысы да топтастыру қатарын тұрғызу үшін критерий болып табылады. Бұл қатарлар жүйе тармақтардан тұратын топтастыру схемасының көп деңгейлі құрылымдарын құрайды.Олардың әрқайсысы қазіргі құжаттардың бір бөлік көріністерін бейнелейді, олар бойвнша аталған қатарлар мазмұны,материалдық тасымалдағыштың сипатамасы,мәтінің құрылымы жөнінде жүйелі түрде ұйымдастыра алады.

Дәріс 6

Тақырыбы: Құжаттарды жіктеу.

Дәрістің мақсаты: Құжаттарды жіктеу тәсілдерін анықтау

Дәрістің мазмұны: Құжаттарды топтастырудың дамуы. Құжатты ақпараттық мазмұндылығы бойынша топтастыру. Құжаттарды топтастыру- бұл өте ертеден және әлі еүнге дейін шешмін таппай келе жаикан мәселенің бірі. Оның бастапқы кезеңі- жинақтарды ұйымдастыру және жүйлендірумен, сақтау бірліктерінің тізбесін жасаумен,яғни алғашқы, әсіресе ежелгі египеттік және ассириялық кітапханалардың жұмыс істеуімен байланысты.

Құжаттарды логикалық жүйелендірумен бөлудің тарихи практикалық тәсілі (кластарға,класс тармағына,құжаттың мазмұнына және одан ұсақ бөліктерге)-әсіресе тақырыбына, құжаттың мазмұнының көріністеріне негізделген топтастырулар болып табылады (IХғ.ортағасырлық Еуропа кітапханалары,Араб Халифалы елдердің кітапханалары). Кітапханалық-библиографиялық топтастыру негізіне салынған тақырыптық көрініс нәтижесінде М.Дьюидің ондық топтастыру мен оның әлемнің көптеген кітапханаларында пйдаланылатын модификацияларының пайда болуына әкелген болатын.Баспа шығармалары,қолжазбалар және т.б. құжаттардың топтастыруына ұқсас заттастыру негізінде алғашқы өнер табыстарды суреттеуді топтастырулар тірек етілді: ағылшындық (1852-1855ж.ж), неміс (1906ж) және т.б. Алғашқы топтастырулар құжаттың ақпараттық мазмұндылығы ескере жасалды. Мазмұны мен формасы ерекшелігін ескеретін құжаттарды топтастыруға деген кешенді әрекет. ХХ ғ. Басында ,яғни ғылыми айналымға “құжат”пен “құжаттану” түсініктерінің пайда болуымен (енгізілуімен) бастау алады. Осылай топтастырудың алғашқы әркекті П.отленің “құжат туралы трактатында” (1934ж)жүзеге асырылған,сонымен жқатар,ақпараттың белгілік табиғатының ерекшелігін, құжат формасының сипатын ескеретін топтастыру негіздғрі жазылған.

Құжаттарды тптастыру проблемасын белсенді түрде зерттеу мен 1960ж. аяғында-1970жж. Басында информатика,кітап-мұрағаттану шнң берінде жүрсе,ал 1980жж. Аяғында кітапхана,библиография танушымен қолға алына бастайды. Тек соңғы жылдарда ғана А.В.Соколовтың,Г.Н.Швецова-Водканың,С.Г.Кулешованың еңбектерінің арасында құжаттың ақпараттық және материалдық мазмұндылығын ескеруге негізделген көп аспектілі топтастыруды жасауға қол жеткен болатын.

Құжатты ақпараттық мазмұндылығы бойынша топтастыру.

Құжатты ақпараттық мазмұндылығы бойынша топтастырудың негізгі көріністері- құжаттың мазмұны; ақпараттың жинақталып қорытылу дәрежесі; ақпаратты жазуға пайдаланылған белгілердің түрі; ақпаратты адаммен қабылдауға арнвлғандығы; мазмұнын жазуға падаланылған белгілерді қабылдау арнасы; ақпараттың таралу дәрежесі; ақпаратты жазу тәсілі және т.б.

Құжаттардың сематикалық поштасы құжаттық-коммуникацилық сала бөлімдерінде үлкен практикалық мәнеге ие. Оларға кітапханалық-ондық топтама (УДК), Дьюидің ондық топтамасы, кітап басып шығаруға арналған әдебиетті бірыңғай топтастыру және т.б.

Бір бөлік құжат түрлеріне де мазмұнды топтастыруларда бар: мысалы, мемлеккттік стандарттар топьтамасы,өнер табыстарды халықаралық топтастыру. Осы топтамаларда ақпараттық-іздеу жүйелерін және құжат массивтерін ұйымдастырулар негізделген.

Әзірше әлемнің барлық елдеріне ортақ құжаттарды топтастырудың бірыңғай сематикалық схемасы әлі де болса құрылмаған. Шетелде негізінен әмбебап ондық топтама (УДК) қолданылады. Ол халықаралық құжаттама жөніндегі федерацияның Зияткерлік меншігі болвп табылады. Әлем елдерінің жартысы М. Дьюидің Ондық топтамасын немесе өз ұлттық топтамаларын қолдануда. Әсіресе АҚШ-та ұлттық топтамаретінде 1901-41ж.ж. жасалған кітапханалық-библиографиялық тотамасының аудару жүйесі «АҚШ конгресс кітапханасының топтамасы» болып танылды. Ол конгресс кітапханасы каталогтарын ұйымдастыруда және орталықтанған каталогтарында қолданылады. ТМД елдерінде, соның ішінде Украинда, УДК-дан басқа кітапханалық-библиографиялық топтама (ББК) қолданылады. Ол 1957-68жж. Бұрынғы Кеңес Одағының ірі кітапханаларының біріккен күш салуымен жасалған кітапханалық-библиографиялық топтаманың иерархиялық комбинациялық жүйесі болып табылады.

Ақпаратты талдау, қорыту деңгейі бойынша құжаттар бастапқы (1-ші) және 2-ші болып бөлінеді.

Бастапқы (1-ші) құжатта –зерттеу, оқу, өңдеу жұмыстарының нәтижелерінің сипаттамалары мазмұндалады. Мұндай құжат өзін тікелей ғылыми, өңдірістік, басқару, шығармашылық және т.б қызметті бейнелейтін нәтиже ретінде көрсетеді. Оның міндеті қоғамды бастапқы ақпаратпен қамтамасыз ету.

2-ші құжат-бір немесе бірнеше құжаттырды талдау-синтетикалық өңдеу нәтижесі болып табылады. 2-ші құжат (басқащша айтқанда - ақпараттық) бастапқы құжаттар жөнінде мәліметтер баяндалады, олар бастапқы құжаттарды ақпаратты талдау (библиографиялық-реферативтік, шолулық)жолмен алынады. Оның міндетті- қоғамда екінші ақпаратпен қамтамасыз ету болып табылады.

Олардан мәтіндік және мәтіндік емес құжаттарды айырып отырады.

Мәтіндік құжатта белгі (таңба) ретінде табиғи тілдің алфавитті (әріптері) қолданылады (кітап,журнал,газет,потент,стандарт т.б.). Мәтіндік құжаттарды көбіне вербальді немесе ауызша депте атайды. Вербальді құжат әдеттегідей жазба түрде болады,ондағы сөйлемдер материалдық тасымалдағышта шартты белгілермен бекітіледі. Осы ақпаратты кодтаудың ауызша немесе вербальді тәсілінің арқасында мағынаны аса дәлдікпен беру камтамасыз етіледі.

«Мәтіндік құжат» түсінігі тек жазба құжаттарға емес, сонымен қатар фоно құжаттарға (сөздер бар), басқаша айтқанда барлық мәтіндік құжаттарға қолданылады.

“Құжаттық коммуникация”, “құжаттық коммуникация жүйесі”,”құжаттық коммуникациялық жүйе” түсініктері құжаттану үшін базалық болып есептеледі.

Құжаттық коммуникация екі немесе одан да көп адамдар арасындағы құжатпен алмасудағы жанама түрдегі құжатты айтады. Құжаттық коммуникация әлеуметтік коммуникацияның жүйесі болып табылады.

Құжаттық ақпаратты беруші қоғамда әлеуметтік құжаттық коммуникация деп аталады. Оны жіберуші де, тұтынушы да адам немесе адамдар тобы, қоғам.

Құжаттық коммуникацияда коммуникация құралы ретінде құжат жүреді, яғни материалдық нысан.

Әлеуметтік құжаттық коммуникация процесі үш элементтен тұрады:коммуникант, коммуникат,реципиент.

“Коммуникат-реципиент” құжаттық ақпарат пен коммуникацияның пайда болу дереккөзі болып табылады.

Коммуникант-құжаттық хабарламаны жіберуші, акт коммуникациясын бастаушы. Реципиент-оны қабылдаушы коммуникантпен реципиент арасында коммуникация арнасы орнығады, онысыз байланыс жасау мүмкін емес. Осы арна бойынша коммуниканттан реципиентке коммуникат беріледі, яғни құжаттық хабарлама беріледі.

Құжаттық коммуникация келесі құрамдас бөліктерден тұрады:

1.Құжаттық ақпаратты беруші- коммуникант.

2.Құжаттық ақпарат арналған- реципиент

3.Ақпарат беруші тәсіл немесе арна- коммуникант.

4.Берілген ақпарат мазмұны

5.Код- хабарлама берілген тіл ережесі.

6.Мәнмәтінде хабарлама толық жазылады.

Хабарлама үш жетекші компоненттен тұрады:

1.Хабарлама мазмұны

2.Құжаттық хабарламаны беру құралы

3. Хабарламаны декодирлеу-алушының тіліне аудару

Осылайша құжатты коммуникациялық процесс элементі ретінде қарастырса, ол ақпарат беру құралы болып есептеледі, ал егер реципиент тұрғысынан қарастырар болсақ, ол ақпарат дереккөзі болып шыға келеді.

Құжаттық коммуникация әлеуметтік коммуникацияның басты мәнжүйесі, яғни екі немесе одан да көп адамдар арасында ақпарат алмасу жүйесі болып есептеледі.

Хабарламаны беру арнасына байланысты әлеуметтік коммуникацияны формалдық емес және формалдық деп бөлуге болады. Формалдық емес коммуникация жіберуші мен тұтынушы арасында жеке байланыс, кездесу, әңгіме түрінде орнығады, ал формалдық арнайы құрылған ұйым немесе мекеме арасында:баспа басылымы жүйесі, кітапханалар, ақпараттық қызмет және т.б.

Барлық құжаттық ақпарат коммуникациясының формалдық арнасы бойынша жүргізіледі.

Құжаттық коммуникация арналарына: баспа, кітап сату, библиографиялық және ақпараттық қызмет, кітапханалық, мұрағат және мұражай ісі жатады.

Бұқаралық коммуникациялар-ақпаратты үлкен аудиторияға таратушы құрылым. Бұқаралық коммуникацияға баспа,радио, телевидение, кино,- дыбыс және бейне жазба және ақпарат берудің басқа да арналары жатады.

Интернет-бұқаралық ақпарат құралдары сипатына бірте- бірте ие болып келе жатқан неғұрлым жаңа ақпараттық құрал. Коммуникациялар осы халықаралық жүйе арқылы интерактивті түрде жазба, гипермәтінді, сонымен қатар анимациялы түрде қолданылады.

Әлеуметтік коммуникация ақпараттары формасы бойынша құжаттық және құжаттық емес болып бөлінеді.

Құжаттық коммуникация құжаттық емес әлеуметтік коммуникациямен қатар жүреді. Құжаттық емес коммуникацияда ақпарат заттық ақпарат таратушы формада беріледі. Бір ақпарат түрлі арналар арқылы берілуі мүмкін- телевидение, радио, жеке кездесу, шаршы топ алдында сөз сөйлеу, газета, журнал. Осындай ақпарат құжаттық және құжаттық емес формада беріледі.

Адамзат қоғамында алдымен құжаттық емес коммуникация пайда болды. Мұнда ақпарат беру үшін белгілер, дыбыстар қолданылған.

Кеңістіктік тосқауыл. Құжаттық емес ақпараттық жылжу диапазоны кеңістікте шектеулі. Мысалы,дыбыс толқындары өте шектеулі кеңістікте таратылады.Кеңістіктік тосқауыл сөйлеушінің дауысы жетпейтін жерде басталады. Бірақ егер сөйлеп тұрған адам микродыбысты пайдаланса ол кеңістікті тосқауылды неғұрлым жылжытады. Әдетте мұндай ақпарат шартты құжат ретінде қарастырылады.

Уақыттық тосқауыл. Кодталған ақпаратты материалдық таратушы тек кеңістікте емес, сонымен қатар уақытта да таратылады.

Ақпарат беруші құжат пен қабылдаушы субьект уақытта жалығуы керек. Бірақ шынайы әлемде нысандар кеңістік арқылы ажыратылған, сондықтан да олардың өзара әрекеті мүмкін емес. Бұл қарсылықты ақпаратты беру процесінде арнайы делдал- ақпаратты материалдық таратушы жойып отырады.

Мыңдаған жылдар бойы адамдар бір- бірімен хабар алмасып келеді. Уақытына, заманына қарай хабар алмасудың түрі де өзгеріп отырған, сондықтан да түрлі тәсілдер қолданылған. Алдымен адамдар белгілер, рәміздер, көріністер арқылы хабарласса, кейіннен хаттар пайда болды.

Алфавиттік хаттың пайда болуы кітаптың пайда болуына себепші болды. Одан соң электромеханикалық (телефон, телеграф) немесе радиоэлектрондық ( радио, ктно, телевидение, бейне жазба пайда болды.

Электрондық коммуникация хабарламаны тез арада жеткізеді. Бірақ оның кемшіліктері де жоқ емес: қымбаттығы, ұзаққа сақталмауы.

Кітап ісі мен кітапханалар ақпараттық қоғамда сақталуда, бірақ технологиялық модернизацияны бастан өткізуі керек, сосын электрондық коммуникацияның тұтынушысы мен қатысушысы болуы қажет.

Құжаттық коммуникациялық жүйе- қоғамдағы құжаттық ақпараттың таратылуын,сақталуын, өңделуін, құрылуын қамтамасыз ететін әлеуметтік коммуникациялық мән жүйесі.

Құжаттық коммуникациялық жүйе- барлық құжаттардың, ақпаратты құжатты жіберушінің, оның тұтынушыларының және т.б. жиынтығы.

Құжаттық коммуникациялық жүйеде тарихи құрылған үш мән жүйені атауға болады: атрибутивтік, функционалдық және басқарма.

Құжаттық ағым- әлеуметтік ортада таратылып, қолданылатын ұйымдастырылған құжаттар.

Құжаттық қызмет

Құжат- құжаттық коммуникация жүйесінің функционалдық мәнжүйесін құраушы мақсатты қызметтің нәтижесі.

Құжат-практикалық құжаттың қызмет нәтижесі. Оған кіреді:

Құжаттау, оның мақсаты- қандай да болмасын бір мағыналы хабарлама жасау. Бұл процесс екі бөлімнен тұрады: интеллектуалдық(шығармашылық)- құжатты жасау- және техникалық- оны дайындау;

Өңдеу, оның мақсаты- құжатты мағыналы және формалдық бағалау. Осы бағалау бойынша жүзеге асады: автор хабарламасын әдеби, ғылыми және техникалық өңдеу- баспа өңдеу жұмысы; ақпараттық орталыққа, мұрағатқа, мұражайға ,кітапхана қорына түскен аналитикалық өңдеу;

Тарату, оның мақсаты- құжатты тұтынушыға жеткізу. Тарату қызметінің екі түрі болады: 1) құжатты кітап саудасы, құжатқа жазылу арқылы тарату; 2)өңдеу, кітап сақтау қызметі қорларындағы сақталатын құжаттарды көрсету және ақпараттық орталықтар, кітапханалар, мұрағаттар құжаттарын тарату және оны сақтау;

Сақтау, оның мақсаты- ұзақ уақыт бойы сақтауды қамтамасыз ету және құжаттарды болатын зақымнан құтқару. Оған құжаттаудың мемлекеттік және ведомстволық есебі, сақтаудың оңтайлы жағдайын жүзеге асырып,оны бір қалыпты ұстау, оларды қайта өңдеу, биохимиялық қорғаныс, сақтандыру қорларын құру және толықтыру жатады.

Пайдалану, оның мақсаты- тұтынушының құжатты танып, одан қажетті ақпаратты ала білуі болып табылады. Тұтынушылық қызметі сатып алып немесе уақытша оқып шығу үшін пайдалануға болатын және құжатты оқуға, жаттауға болатын хабарлама ретінде қарауға болатын нысан ретінде санауға бағытталған.

Пайдаға асыру, оның мақсаты- құжатты кәдеге тарату үшін қайта өңдеуге жіберу. Процнсске сақтау мерзімі өтіп кеткен құжаттарды анықтау, парктикалық мәні жойылған және ғылыми, қоғамдық мәні жоқ құжаттарды анықтау кіреді.

Әрбір процестің ерекшеліктері құжаттың түріне байланысты. Соңғы жылдары технологиялық процесті кәдеге жарату үшін қадамдар жасалып, баспалар, полиграфиялық мекемелер, кітапханалар, мұрағаттар үшін бірыңғай стандарттар құрастырылуда. Бұл құжаттарды құру, өңдеу, тарату, сақтау жұмысын тәртіпке келтіреді.

Құжатты жасау немесе құжаттау- күрделі процесс болып саналады, оған автор, баспагер, редактор,полиграфшы қатысады. Әдетте оған құжаттың қалыптасуымен байланысты әрекеттерді енгізеді.

Құжаттауға 4 кезең кіреді:

1.Дайындық- құжатты құрудан бастап автор қолжазбасын редакциялауға бергенге дейін;

2.Редакциялық- редактордың қолжазбасы қабылдауынан оны өндіріске бергенге дейін;

3.Өндірістік-қолжазбаны техникалық редакциялаудан оны жарыққа шығуына қол қойылған уақытқа дейін;

4.Қорытынды- дананы қабылдап құжатты таратқанға дейін бұл жалпы кесте әрбір құжат- баспа процесінің барлығына тән.

Жариялау арқылы жеке таным нәтижесін жүзеге асыра алу үшін автор болашақ құжатты модельдеп, оның мәтінін жасайды.