нұсқаулардан ауытқуға жол бермейді. Күнделікті бақылауды жүзеге асыру
үшін бақылау аппаратына ақпраттар, яғни кері байланыс қажет.
Кері байланыс жүйесі – алынған нəтежелер туралы деректер. Мысалы:
басшының қарамағындағы адамдардың қанағаттанарлықсыз жұмысы туралы
хабары. Кері байланыс жүйесі басшыға күтпеген проблемаларды айқындауға,
соған сəйкес тиісті шараклар қолдануға, қойылған мақсаттан ауытқуды дер
кезінде болдырмауға мүмкіндік береді.
3. Қорытынды бақылау. Мұның екі маңызды қызметі бар:
А) нақты алынған нəтиже мен талап етілетін нəтижені салыстыру арқылы
жоспардың қаншалықты дəл жасалатындығын бағалауға мүмкіндік береді.
Мұның өзі пайда болған проблемалар туралы ақпарат алуға, сөйтіп
болашаққа мұндай проблеиалардан құтылу үшін жаңа жоспар жасауға ықпал
етеді.
Б) екінші қызыметі мотивацияға ықпал етеді. Егер ұйым басшысы
мотивациялық
көтермелеуді
белгілі
бір
нəтижелік
деңгейімен
байланыстыратын болса, онда қол жеткен нəтижені дəл, əрі бағалау қажет.
Бақылау процесі 3 кезеңнен тұрады: стандарттар мен кретерийлер
жасау, оларды нақты нəтижелермен салыстыру, енгізілетін қажетті
түзетулерді қабылдау.
1.
Стандарттарды
белгілеу.
Бақылауға
пайдаланылатын
барлық
стандарттар ұйымның мақсаты мен стратегиясына орай таңдап алынуы тиіс.
Нəтижелік көрсеткіштер түскен пайда, сату көлемі, материалдар құны
болуы мүмкін. Бұл көрсеткіштер сандық өлшеммен беріледі.
2.Қол жеткен нəтижені белгіленген стандарттармен салыстыру арқылы
менеджер олардың сəйкес келуін немесе ауытқуын айқындайды. Бақылаудың
осы кезеңінде тиісті баға беріліп, олардың өзі тиісті шешім қабылдауға негіз
қалайды. Мұндағы мақсат ауытқу ауқымын, өлшемін, нəтижелерін, анықтау
жəне оны бағалау.
3. Егер нақты нəтижені стандартпен салыстырғанда көздеген мақсатқа
жеткені айқындалса, онда ештене қолданбауды ұсынады.
Ауытқу байқалған жағдайда, олардың себебі байқалса, ауытқу жойылады.
Бақылаудың тиімділігін қамтамасыз етуде мəліметтерді берудің жəне
таратудың ролі зор. Бақылау жүйесі тиімді əрекет ету үшін міндетті түрде
тиісті жұмыскерлерге стандарттарды, қол жеткен нəтижелерді хабарлап
отыру қажет. Бұл мəліметтер дəл болуы, уақытында келіп түсуі жəне қажетті
шешімдер мен əрекеттер жасау үшін басшыларға дер кезінде беріліп отыруы
тиіс. Стандарттар қызметкерлерге барынша түсінікті болуы керек.
4). Бақылауды жүзеге асыруға басшы тікелей жауап береді. Егер тікелей
басшымен қоса тағы да өндіріс басшысы болса, онда олар, бақылау қызметін
өзара бөліседі. Тікелей басшы жұмысқа адалдықты, дəлдікті, сенімділікті,
жарлықтарының орындалуын бақылайды, ал өндіріс басшысы өнім сапасын,
олардың жарлықтар мен нормаларға сəйкес келуін қадағалайды.
Бақылай білудің де зор маңызы бар. Кейде жөн – жосықсыз бақылау
салдарынан басқа біреудің жұмысына киілігу., наразылық туғызу кездеседі.
Кейбір қызметкерді дұрыс – барысына қарамастан үнемі сынай беруден де
шығатын нəтиже шамалы.
Кімде кім бақылауды талапқа сай жүргізгісі келсе, ең əуелі ол өзін - өзі
бақылауы, өрескел қателіктерге жол бермеуі тиіс.
В. Зигерт пен Л. Ланг наразылық туғызатын 7 түрлі қателікті атап
көрсетеді:
1. Бақылау қақтығыспен шектелмеуі тиіс.
2. Жаппай бақылау ұқыпсыздыққа ұшыратады.
3. Жасырын бақылау реніш тудырады.
4. Тек жуапты учаскені бақылаумен шектелуге болмайды.
5. Сенбегенің үшін бақылауға болмайды.
6. Бақылау сырт көзге көріну үшін істелмейді.
7. Өз қорытындыңды іште сақтама.
Бақылаудың түпкі мақсаты – нəтижелік. Егер ұйым ойлаған мақсатына жетіп,
алдына жаңа мақсатты қоя білсе бақылауды тиімді деуге болады.
Бақылаудың тиімділігі оны дер кезінде жүргізуге байланысты. Бақылау
жоспарлау секілді, барынша икемді болып жатқан өзгеріске бейім болуы
тиіс.
Бақылау барынша қарапайым болғаны жөн. Бақылаудың қарапайым
тəсілдері əрі женіл, əрі тиімді.
Тиімді бақылаудың келесі сипаттамасы – үнемділік. Бақылауда көптеген
жанама шығындар болады, мысалы, жұмыс уақыты шығыны тмен ресурстар
бөлу.
Өз бизнесін шетел нарықтарында жүзеге асыратын ұйымдар үшін
бақылау қызметі біршама күрделене түседі. Менеджерлер өз еліндегі
бизнестің ғана емес, халықаралық бизнестерің де жай – күйін білуі тиіс.
5). Күнделікті жəне жедел шешімдерді қабылдау үшін бейресми жолмен
жиналған мəліметтер пайдаланылады. Ол үшін басшы қол астындағылармен
пікірлеседі, əріптестерімен жəне клиенттермен əңгімелеседі, газеттер жəне
мерзімді басылымдарды оқиды. Сол арқылы ол көптеген пайдалы жайттарды
біледі, алайда осы мəліметтердің өзі тіпті шағын ұйым үшін басқару ісінде
шешім қабылдауғажеткіліксіз. Сондықтан да басшы үшін мəліметтерді ресми
жолмен жинау жəне өндеу қажет.
Мəлімет көлемінің артуына байланысты тиімді, əрі жедел шешім
қабылдау үшін ақпарат – басқару жүйесін (АБЖ) ұйымдастыру қажет
болады. Ол əкімшілікке шешім қабылдауға қажетті мəлімет беріп отыратын
ресми жүйе.
Ұйымдарда компьютерлерді кеңінен пайдалану барлық деңгейдегі
басшыларға өз қызметінде өте мол мəліметті пайдалануына мүмкіндік береді.
Бақылау үшін мəлімет ішкі, сыртқы көздерден келіп түсуі тиіс.
Жедел бақылау үшін мəлімет дəл, қысқа, ең снңғысы болуы, əрі ішкі
көздерден келіп түсуі тиіс.
Мəліметтерді өңдеудің 4 түрлі əдісі бар:
1.
Өзін - өзі бақылау – бұл адамдардың өз мəліметтері (білімі,
тəжірибисі, мамандығы).
Достарыңызбен бөлісу: |
