Мұрағаттық құжаттарды физикалық-химиялық және техникалық өңдеуден өткізу тәртібі

1) мұрағаттық құжаттардың тез ескіру және бүліну себептерін жою;

2) олардың қасиетін, техникалық сипатын және ұзақ сақталуын қайта қалпына келтіру;

3) құжаттық ақпаратты неғұрлым төзімді тасығыштарда жаңғырту мақсатында жүргізіледі.

187. Қағаз негіздегі мұрағаттық құжаттарды өңдеудің негізгі түрлері мыналар:

1) биосақтандыру, биоқорғау және қоймалардағы және мұрағаттық құжаттардағы биологиялық зиянкестерді жою шараларының жиынтығы ретінде мұрағаттық қоймаларды залалсыздандыру, дәрілеу, дератизация жүргізу;

2) мұрағат құжаттарының түпнұсқасының беріктігін және қасиеттері мен беріктігін қайта қалпына келтіру жөніндегі технологиялық шаралар мен жұмыс жиынтығы ретінде қалпына келтіру (қалпына келтіру-консервациялық өңдеу);

3) аса құнды құжат көшірмелерінің сақтандыру қоры мен пайдалану қорын жасау мақсатында мұрағаттық құжаттарды жаңғырту; өше бастаған және әлсіз контрастілі мәтінді мұрағаттық құжаттардың фотосын қайта өңдеу; құжаттағы ақпаратты және басқаларды сақтау үшін ұзақ сақталмайтын немесе бүлінген тасығыштармен, түпнұсқалармен көшірмелерді ауыстыру;

4) мұрағаттық құжаттарды түптеу;

5) мұрағаттық құжаттарды шаң-тозаңнан тазарту;

6) мұрағаттық құжаттарды апаттық құтқару жұмыстары режимінде өңдеу, сонымен қатар кептіру, залалсыздандыру, дәрілеу, тоңазыту, қайта өңдеу, жаңғырту, дезактивация және басқа да өңдеудің мақсатты түрлерін қолдану.

188. Дыбыс-бейнелік және электрондық құжаттарға тасығыштың физикалық жай-күйіне байланысты мынадай өңдеу және консервациялық-профилактикалық жұмыстары жүргізіледі:

1) магнит таспадағы мұрағаттық құжаттар:

үстіңгі қабатын арнайы тазалайтын құралмен тозаңнан және ластанудан тазарту;

кеуіп кеткен және қыржымдалған жапсырмаларды ауыстыру;

магнит таспадағы орамдарды екі жағынан 2-2,5 м қорғағыш магниттік таспалармен рәсімдеу;

мұрағаттық құжаттар тасымалдау кезінде температураның түсуі және ылғалдылығынан пайда болған магниттік таспалар орамындағы ішкі шиеленісті жою мақсатында қайта орау;

Қайта орау жұмыстары арнайы қондырғыларда берілген параметр бойынша созылып және механикалық тазалауға бейімделген таспаның үстінде жүргізіледі. Қайта орауды секірмейтін, біркелкі тығыздықтағы орауышы бар магнитофонда жүргізуге болады. Орам түзу, тығыз болуы және ешнәрсе шығып тұрмауы керек. Магниттік таспадағы құжаттарды алдын алу мақсатында қайта айналдыру мен тазалау құжаттарды пайдалану қарқындылығына және сақтау жағдайларына байланысты 2-4 жылда бір рет тексеріліп тұрады;

2) дискілік тасығыштағы мұрағаттық құжаттар:

шаң-тозаңнан тазартылады;

антистатикпен сүртіледі;

3) кинофильмдер үшін кинофотоқұжаттар, микронысандар және фонограммалар:

шаң-тозаңнан тазарту;

май, балауыз және басқа да ластанудан тазарту;

желімденген жерлері мен кесілген жерлерін нығайту;

желімденген және қырқылған жерлерді нығайту;

перфорацияны жөндеу;

тұрпайы жамалған және желімденген жерлерді қайта жөндеу;

кадрдағы зақымданған жолақтарды жөндеу;

4) фоноқұжаттардың грамтүпнұсқалары:

электротехникалық тазалаудан өткізіледі.

189. Мұрағаттық құжаттарды физикалық-химиялық және техникалық өңдеу жөніндегі жұмыстар жоспарлы және жоспардан тыс деп бөлінеді.

Мұрағаттық құжаттардың жоспарлы өңдеу жұмыстары олардың жай-күйін тексеру нәтижесі бойынша кезек тәртібімен, мұрағатта белгіленген олардың түрлі құндылықтарға қатыстылығын, алуан түрлі мұрағаттық құжаттардың физикалық жай-күйінің ерекшеліктерін, мұрағат мүмкіндігін есепке ала отырып жүргізіледі. Қазақстан Республикасының ұлттық құндылықтар объектілеріне жатқызылған құжаттар мен аса құнды құжаттарға басымдылық беріледі.

Мұрағаттық құжаттардың жергілікті немесе жаппай отпен, сумен, химиялық немесе радиоактивті заттармен зақымдануына байланысты апатты-құтқару жағдайында жүргізілетін жұмыстар жоспардан тыс жасалған жұмыстарға жатады. Мұрағаттық құжаттар биологиялық зиянкестермен зақымданғанда да құжаттарды бөлу, жекешелеп алу және сақтау орнына санитарлық өңдеу бойынша шұғыл шаралар қолданылады.

190. Мұрағаттық құжаттарды физикалық-химиялық және техникалық өңдеуден өткізу бойынша жұмыстардың номенклатурасы, өткізілу тәртібі және технологиясы салалық нормативтік және әдістемелік құжаттармен айқындалады.

Мұрағат қоймаларынан мұрағаттық құжаттарды беру тәртібі
191. Мұрағат қоймасындағы пайдалану қоры бар мұрағаттық құжаттар әдетте берілмейді.

Қазақстан Республикасының ұлттық құндылық объектілеріне жататын, сонымен қатар Ұлттық мұрағат қорының құжаттары, физикалық жай-күйі қанағаттандырғысыз аса құнды құжаттардың түпнұсқасын мұрағат қоймаларынан беру ерекше жағдайларда мұрағат басшысының жазбаша рұқсатымен беріледі.

192. Мұрағат қоймасындағы мұрағаттық құжаттар жазбаша рұқсатпен:

1) мұрағат қоймасының меңгерушісі (сақтауды қамтамасыз ету бөлімі) – мұрағаттың оқу (көру) залындағы пайдаланушыларға және жұмыс орнында мұрағат қызметкерлеріне қызмет бабында жұмыс жайларына беріледі;

2) мұрағат басшысы немесе олардың орынбасары – кепілдеме хаты болған жағдайда қор құрушыларға, сот өкілдеріне, заң қорғаушы және басқа уәкілетті органдардың уақытша пайдалануына береді; ұйымдарға – көрмеге қою үшін көрме өткізу туралы келіссөз және мұрағат басшысының тиісті бұйрығы болған жағдайда беріледі; мұрағат зертханасының қызметкерлеріне, арнайы ұйымдарға – сақтандыру және пайдалану қоры бойынша және мұрағаттық құжаттарды арнайы өңдеу жұмыстарын жүргізу үшін арнайы ұйымдармен шарттар бар болғанда беріледі.

193. Мұрағат қоймасынан мұрағаттық құжаттарды беру және оларды қабылдап алу барысында, оның ішінде бар болуын және жағдайын парақтап тексеруді мұрағат қоймасының қызметкері жүргізеді. Ал, оқу залында қайтарылған мұрағаттық құжаттардың бар болуын және жағдайын парақтап тексеруді оқу залының қызметкері жүргізеді.

194. Мұрағат қоймасынан құжаттарды бергенде және қайтарып алғанда, олардың бар болуы мен жай-күйін тексеру мақсатында парақтап қарауға мына құжаттар жатады:

1) Қазақстан Республикасының ұлттық мәдени құндылық объектісіне жататын және аса құнды құжаттар;

2) рәсімделуінде немесе қосымшасында құнды тастары мен металдары бар мұрағаттық құжаттар;

3) түптелмеген мұрағаттық құжаттар;

4) мұрағат қоймасынан алдында берілмеген және куәландыру парақтары жоқ құжаттар;

5) коллекционерлер үшін қызығушылық тудыратын қолтаңбалары, графикалық құжаттары, пошталық және елтаңбалық белгілері, мөрлері бар істер, ашықхаттар, мекенжайы, маркасы бар конверттер және басқа мұрағаттық құжаттар.

Парақтап тексеруге жататын басқа істердің құрамын сараптама-әдістемелік комиссияның шешімі негізінде мұрағат басшылығы айқындайды.

Парақтап тексеруден өткендігі туралы белгі осы Қағидалардың

Мұрағат қоймасынан берілген сақтау бірліктерінің және іс тізімдемесінің орнына осы Қағидалардың 31-қосымшасына сәйкес ізбасар карта қойылады.

195. Мұрағат қоймасынан берілген мұрағаттық құжаттардың мұрағат шифры, нөмір қойылған парақтары, осы Қағидалардың 30-қосымшасына сәйкес істің растау парағы және осы Қағидалардың 32-қосымшасына сәйкес құжатты пайдалану парағы болуға тиіс.

196. Мұрағат қоймасынан мұрағаттық құжаттарды және істерді беру барысында:

1) мұрағат шифрлары мен атауын (аннотациясын) іс тізімдемесімен (есепке алу және сипаттау кітабы), құжаттармен салыстыру;

2) мұрағат істерін парақтап тексеру – белгіленген жағдайларда жүргізіледі.

Мұрағат құжаттарындағы мұрағат шифрін іс тізімдемесімен (есепке алу және сипаттау кітабы) және құжаттармен салыстыруда істің титулдық парағының және сыртының толтырылуының дұрыстығын, дыбыс-бейнелік және электронды құжаттарды сақтаудың алғашқы құралдары, сақтау бірліктерінің атауы мен шифрінің дұрыстығы тексеріледі. Үлкен көлемді түзетулер болған жағдайда мұқабасы мен титулдық парағы, қажеттігіне қарай ескі мұқабасын сақтай отырып, ауыстырылады.

Істен алынған жекелеген мұрағаттық құжаттарды қоймадан беруге дайындау кезінде әрбір парақтың артқы жағына, құжат мәтінінен бөлек мұрағаттың мөрі мен мөртабаны басылады және берілген уақыты қойылады.

197. Мұрағаттық құжаттар мұрағат қоймаларынан төмендегідей мерзімге беріледі:

1) бір айға дейін – оқу залының пайдаланушыларына және мұрағат қызметкерлеріне беріледі (екі апталық мерзімге берілетін аса құнды және дыбыс-бейнелік құжаттардан басқасы);

2) үш айға дейін – қор құрушыларға беріледі;

3) алты айға дейін – сот өкілдеріне, заң қорғаушыларға және басқа да уәкілетті органдарға беріледі.

198. Мұрағат қоймасынан экспонат үшін берілетін құжаттарды беру көрме өткізу туралы келіссөзде белгіленген мерзімде жүзеге асырылады.

Сақтандыру және пайдалану қорын түзу үшін беру және құжаттарды арнайы өңдеуден өткізу мерзімі мұрағат қызметінің жоспарына және ұйымдардың екі жақты тиісті жұмыстар жүргізу шартында айқындалады.

Мұрағаттық құжаттарды беру мерзімін ұзартуға мұрағат басшылығының рұқсатымен жол беріледі.

199. Мұрағат қоймасынан мұрағаттық құжаттарды беру мұрағаттық құжаттарды беру кітабына тіркеледі, қоймадан пайдалану қорының көшірмелерін беру әрбір мұрағат қоймасы және беру түрі бойынша бөлек осы Қағидалардың 33-қосымшасына сәйкес жүргізіледі.

200. Оқу залына мұрағаттық құжаттарды беру, мұрағаттық құжаттарды, пайдалану қорының көшірмесін, істер, құжаттар тізімдемесіне тапсырыс (талап) беру осы Қағидалардың 34-қосымшасына сәйкес ресімделеді және қоймадан оқу залына мұрағаттық құжаттарды пайдалану қорының көшірмесін беру кітапшасына тіркеледі және оқу залының қызметкері қол қояды. Пайдаланушының орындалған тапсырысы (талабы) берілген мұрағат құжаттарымен бірге оқу залына жөнелтіледі және пайдаланушының жеке ісінде сақталады.

201. Қызмет барысында қолдану үшін мұрағат қызметкеріне мұрағаттық құжаттарға, пайдалану қорының көшірмесіне, құжаттар мен істің тізімдемесіне тапсырыс (талап) беру арқылы осы Қағидалардың 34-қосымшасына сәйкес рәсімделеді және оған тиісті бөлімше басшысы растап қол қояды. Тапсырыс (талап) мұрағаттық құжаттарды беру кітапшасына, қоймадан жұмыс істеу орнына алынатын пайдалану қорының көшірмесіне осы Қағидалардың

202. Мұрағаттық құжаттарды мұрағат зертханасына беру тиісті жұмысты жүргізу үшін тапсырысқа байланысты рәсімделеді және мұрағаттық құжаттарды беру кітапшасына және қоймадан зертханаға алынған пайдалану қорына осы Қағидалардың 33-қосымшасына сәйкес тіркеледі және оған зертхана қызметкері қол қояды. Тапсырыс зертханада және тиісті бөлімшелерде есепке алынады және мұрағат құжаттарымен жұмыс істеу барысындағы барлық кезеңдерді бақылаушы құжат болып қызмет етеді.

203. Мұрағаттық құжаттарды уақытша пайдалануға беру мұрағаттық құжаттарды уақытша пайдалануға беру актісімен осы Қағидалардың 35-қосымшасына сәйкес толтырылады және пайдалану қорының көшірмесін беру кітапшасына мұрағаттық құжаттарды қоймадан уақытша пайдалану кітапшасына осы Қағидалардың 33-қосымшасына сәйкес тіркеледі.

204. Пайдалану қорынан мұрағаттық құжаттардың көшірмесін беру мұрағаттық құжаттарды, пайдалану қорының көшірмесін, істер мен құжаттардың тізімдемесін беру тапсырысымен (талап) осы Қағидалардың

205. Істердің, құжаттардың тізімдемесі бес күннен аспайтын мерзімге беріледі. Бір ғана көшірмесі бар және орталықта сақталатын істер, құжаттар тізімдемесін беру тек ерекше жағдайларда ғана немесе мұрағат басшысының немесе оның орынбасарының рұқсатымен бір күннен аспайтын мерзімге беріледі.

Істер мен құжаттардың тізімдемесін беру үшін мұрағаттық құжаттарды, пайдалану қорының көшірмесін, істің, құжаттардың тізімдемесіне тапсырыс (талап) арқылы осы Қағидалардың 34-қосымшасына сәйкес толтырылады және мұрағаттық құжаттарды беру кітапшасында, қоймадағы пайдалану қорының көшірмесіне осы Қағидалардың 33-қосымшасына сәйкес тіркеледі және оған тізімдемені алған мұрағат қызметкері немесе пайдаланушы қол қояды.

206. Мұрағат құжаттарын беру кітапшасы тоқсан сайын немесе жарты жылда бір рет салыстырып тексеріліп тұрады. Егер салыстырып тексеру кезінде құжаттарды қайтару мерзімін бұзу фактісі анықталса, себебі айқындалады және мұрағат құжаттарын қайтару шаралары жүргізіледі. Егер мұрағаттық құжаттардың уақытында тапсырылмау себебі оны әрі қарай пайдалану қажеттілігінен туындаған болса, құжаттарды алу қайта рәсімделеді. Ал құжаттарды уақытында қайтармаудың себептері болмаса, оларды мұрағат қоймасына жедел түрде қайтару шаралары жүргізіледі.

207. Мұрағаттық құжаттарды сақтауға жауапты бөлімше мұрағаттық құжаттарды сақтауды бақылау мақсатында, мұрағат қоймасынан берілген мұрағаттық құжаттарды тексеруден өткізеді. Тексерулер жоспарлы тәртіпте немесе қажет болған жағдайда мұрағат басшылығымен келісіп жүргізіледі.

208. Мұрағаттық құжаттарды мұрағатқа қайтару кезінде осы Қағидалардың 193-196-тармақтарына сәйкес олардың физикалық жай-күйін парақтап тексеру жүзеге асырылады.

Мұрағаттық құжаттарды беру кітапшасында құжаттардың қайтарылғаны туралы құжатты қайтарған мұрағат қызметкерінің немесе қор құрушының көзінше белгі қойылады. Егер қайтарылған мұрағаттық құжаттар зақымданған болса, еркін түрде акт жасалып, мұрағат қызметкері мен құжатты қайтарушының қолы қойылады және мұрағат басшылығының қарауына ұсынылады.

209. Мұрағат пайдаланушыға алған құжаттарды ұқыпты пайдалануға және олармен жұмыс жасауда Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес олардың жұмыс істеу ережелерін сақтауға міндетті екенін ескертуі тиіс.

210. Мұрағаттық құжаттар ұрланған немесе зақымданған жағдайда, сонымен қатар құжат мәтініне өзгерістер енгізілген жағдайда, мұрағат орналасқан жердегі ішкі істер органдарына тиісті арыз түсіреді, үш күн ішінде уәкілетті органдарды немесе жергілікті атқарушы органдарды залалдың орнын толтыру үшін Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес басқа шаралар қолдану үшін хабардар етеді.

Мұрағаттық құжаттарды

тасымалдау және орнын ауыстыру тәртібі
211. Мұрағаттық құжаттарды қандай да бір алыс қашықтыққа тасымалдау барысында мұрағаттық құжаттарды жауын-шашыннан, жарықтан, механикалық зақымданудан сақтауды қамтамасыз ететін арнайы қораптардың түрлерін қолдану арқылы оларды қоршаған ортаның зиянды факторларының әсерінен қорғау шаралары сақталады.

212. Мұрағаттық құжаттарды тасымалдау мұрағаттық құжаттар қорап ішінде соққылар және түрлі шайқалулар болдырмайтын қорапта тығыз орналастырыла отырып жүргізіледі, бұл ретте фотофоноқұжаттар тиісті көлемде жасалынған қатты конструкциялық қорапта, ылғал өткізбейтін матаға оралып тікесінен орналастырылады. Басқа дыбыс-бейнелік және электрондық құжаттар, графикалық және үлкен пішіндегі істер мен құжаттар тек өздері сақталатын қорапта немесе тасымалдауға арналған арнайы құралдарда тасымалданады.

213. Мұрағаттық құжаттарды мұрағат ішінде тасымалдау үшін арба немесе басқа тасымалдау құралдары қолданылады.

Мұрағаттық құжаттарды қала ішінде тасымалдау жабық машиналарда мұрағат қызметкерінің алып жүруі арқылы жүргізіледі.

Мұрағаттық құжаттарды алыс ара қашықтыққа тасымалдау құнды құжаттарды тасымалдау қағидасына сәйкес ораулы күйде жабық көлік құралында, белгіленген көліктің тиісті түрінде жүзеге асырылады.

Қазақстан Республикасының ұлттық мәдени құндылық

объектілеріне жататын және аса құнды құжаттарды анықтау,

сақтандыру қорын және пайдалану қорын құру тәртібі
214. Ұлттық мұрағат қорының және аса құнды құжаттарды Қазақстан Республикасының ұлттық мәдени құндылық объектілеріне бөлуді және жатқызуды жоспарлы түрде мұрағатта дайындалған салалық ғылыми-әдістемелік әзірлемелер мен әдістемелік құралдар негізінде неғұрлым білікті мамандар жүргізеді.

215. Ұлттық мұрағат қорының құрамындағы құжаттардың Қазақстан Республикасының ұлттық мәдени құндылық объектілеріне жататынын айқындауды белгіленген қағидаға сәйкес уәкілетті орган жүзеге асырады.

Ұлттық мұрағат қорының құрамындағы аса құнды құжаттардың бар болуын айқындауды мұрағаттың (жергілікті атқарушы органның) СТК жүзеге асырады және осы Қағидалардың 276-280-тармақтарына сәйкес мұрағаттың есепке алу құжаттарымен бекітіледі.

216. Ұлттық мұрағат қорындағы Қазақстан Республикасының ұлттық мәдени құндылық объектілеріне және аса құнды құжаттарға жататын құжаттардың түпнұсқасы зақымданған жағдайда, оларды сақтап қалу мақсатында олардың сақтандыру көшірмесі (бұдан әрі – сақтандыру қоры) жасалады.

217. Қағаз негізіндегі мұрағаттық құжаттардың сақтандыру көшірмесі құжаттарды оптикалық суретке түсіру әдісімен фотографиялық галогенді күмістелген үлдірде жасалған 1-буындағы негативті микронысан (микрофильм немесе микрофиш) болып табылады.

Киноқұжаттардың сақтандыру көшірмесі үлдірде тиісті контактілі баспа әдісімен жасалған түпнұсқа көшірмесінің бірінші қосарланған түрі болып табылады.

Фотоқұжаттардың сақтандыру көшірмесі – фотоүлдірде репродукция немесе контактілі баспа әдісінің тиісті түрімен жасалған түпнұсқаның бірінші көшірмесі болып табылады.

Фоноқұжаттардың сақтандыру көшірмесі жаңа үлгідегі жазу жүйесімен жасалған түпнұсқаның бірінші көшірмесі болып табылады.

Бейнеқұжаттың сақтандыру көшірмесі түпнұсқа форматында магниттік таспада бейне дыбысжазба әдісімен жасалған түпнұсқаның бірінші көшірмесі болып табылады.

218. Сақтандыру көшірмелерінің кезектілігі құжаттардың физикалық жай-күйі мен оларға өтініш беруін есепке ала отырып айқындалады.

219. Құжаттарды сақтандыру көшірмесіне дайындық осы Қағидалардың 191-210-тармақтарына сәйкес мұрағаттық құжаттарды қоймадан беру тәртібіне сәйкес жүзеге асырылады.

220. Сақтау бірліктерінің алдында көшірілетін сақтандыру көшірмелері істер мен құжаттар тізімдемесіндегі сақтау бірліктерінің жүйелігін сақтай отырып жүргізіледі. Сақтау бірліктеріне кіретін барлық мұрағат құжаттарына сақтандыру көшірмесі жасалады.

221. Істің сақтандыру көшірмесін жасау барысында құжаттар сөгілмейді. Істі сөгу ерекше жағдайда, егер істегі құжаттардың көшірмесін жасау қиынға соққанда, мұрағат басшылығының рұқсатымен іске асырылады. Жұмыс аяқталған соң істің сақтандыру көшірмесін дайындаған қызметкер қайта қаптайды (тігіледі).

Сақтандыру көшірмесі технологиялық регламенттер мен басқа нормативтік-техникалық құжаттарға сәйкес жүзеге асады.

222. Сақтандыру қорына қол сұғылмайды және олар мұрағаттық құжаттардың түпнұсқасынан бөлек Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағатында сақталады.

Сақтандыру қорын Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағатына тапсыру рұқсатын, мұрағат басшылығының (жергілікті атқарушы органның) сақтандыру қорының тапсыруға дайын екендігі туралы баяндама нәтижесін қарастыра отырып уәкілетті орган береді.

223. Сақтандыру қорын қабылдау-тапсыруды белгіленген нысандағы актімен уәкілетті органның бұйрығы негізінде жүзеге асырылады және оған мыналар:

1) аса құнды құжаттар мен істердің тізімдемесі немесе сақтандыру қоры жасаған құжаттар мен істер тізімдемесінің көшірмесі немесе аса құнды құжаттар мен істер тізімдемесі нөмірінің тізімі (нөмірлік);

2) берілген сақтандыру қорының тізімдемесі;

3) сақтандыру қоры көшірмесінің техникалық жай-күйі туралы акт;

4) тасымалдау қорабына ілеспе құжат қоса беріледі.

224. Сақтандыру көшірмелері сақтандыру қор тізімдемесіндегі тәртібі бойынша орналастырылып, жөнелтіліп отырған құжаттар шегінде реттік нөмірі бар тиісті қорапқа тасымалдау үшін салынады және пломбаланған контейнерлерде тасымалданады. Көлік қорабына ілеспе құжатта сақтандыру көшірмелерінің саны мен нөмірі көрсетіледі және тасымалдауға жауапты тұлғаның қолы қойылады.

Қабылдау-тапсыру актісі қосымшаларымен «Ілеспе құжаттар» деген белгісі бар бөлек қорапқа салынады.

225. Сақтандыру қорын жөнелтудегі шығындарды жіберуші өтейді.

226. Әртүрлі материалдық тасығыштарда орындалған және мұрағаттық құжаттардың түпнұсқасын сақтауды қамтамасыз ету мақсатында қолданылатын мұрағаттық құжаттар көшірмесінің жиынтығы (бұдан әрі – пайдалану қоры) әдеттегідей сақтандыру қорымен бірге, сонымен қатар басқа жұмыстар барысында (мұрағаттық құжаттарды құпиясыздандыру, оларды пайдалануды ұйымдастыру) көп пайдаланылатын мұрағаттық құжаттарға жасалады.

227. Пайдалану қоры сақтандыру қорымен бір жиынтықта, бір мезгілде жасалады және жиынтық мыналарды:

1) қағаз негізді мұрағаттық құжаттар үшін – 1-буындағы негативтік микронысанда жасалған, галогендікүміс үлдірдегі (негативті немесе позитивті) 2-деңгейдегі бір микронысан және 2-буындағы микронысанда жасалған
3-буындағы бір микронысан;

2) фотоқұжаттар үшін – бір позитивті фотобедерлеме және бір дубль-негатив;

3) киноқұжаттар үшін – бір позитивті сыйыстырылған көшірме, көріністің бір аралық позитиві және фонограмма контратипі (дыбыстық киноқұжаттар үшін). Позитивті көшірме және көріністің аралық позитиві тұрақты сақтауға қабылданатын киноқұжаттардың жиынтығына кіруі керек. Киноқұжаттардың Betacam және VHS форматындағы қосымша пайдалану қорын дайындауға рұқсат етіледі;

4) фоноқұжаттар үшін – магниттік таспада немесе цифрлық тасығышта (ДАТ-кассета) бір көшірмесін;

5) бейнеқұжаттар үшін – VHS форматындағы бір көшірмені қамтиды.

228. Пайдалану қорына басқа жұмыс барысында жасалған электронды тасығыштардағы мұрағаттық құжаттардың көшірмесін енгізуді мұрағаттың өзі жүргізеді.

Пайдалану қорына сақтау бірліктерінің толық көшірмесі енгізіледі. Жекелеген мұрағаттық құжаттардың көшірмелері пайдалану қорының құрамына мұрағаттық құжаттардың тақырыптық топтама құрамына енгізілуі мүмкін.

229. Сақтандыру көшірмелері мағынасы мен сыртқы көрінісі жағынан түпнұсқасына сәйкес болуға тиіс. Сақтандыру көшірмелерін дайындаушы жасалынған көшірмелердің сақтандыру көшірмесі туралы қолданыстағы нормативтік-техникалық құжаттардың талаптарына сай болуын қамтамасыз етеді.

230. Сақтандыру көшірмелері зертханада немесе дайындаушы ұйымда техникалық бақылаудан өтеді, олардың сапасы туралы мәліметтер сақтандыру қоры көшірмесінің техникалық жай-күйі туралы актіде (салалық нормативтік құжаттарға сәйкес нысанда) жазылады.

231. Сақтандыру көшірмелерін қабылдау барысында көшірме жасау тапсырысының толық орындалуы, көшірмелер саны, жинақталуы, дұрыстығы және техникалық жай-күйі туралы актінің толық толтырылуы, көшірмелердің визуальды-техникалық жай-күйі тексеріледі.

232. Сақтау барысында сақтандыру көшірмелеріне:

1) сақтандыру көшірмелерінің іс жүзінде бар болуын және берілген есептік құжаттарға сәйкестігін анықтау мақсатында бар болуы мен жағдайына тексеру жүргізіледі;

2) жағдайы техникалық бақылаудан өткізіледі және дер кезінде керекті қорғау-сақтандыру шаралары жүргізіледі.

233. Сақтандыру қорына техникалық бақылау үш жылда бір рет жүргізіледі, бұл жағдайда әр жылғы сақтандыру қорының 20%-ы бақыланады. Техникалық бақылаудың нәтижелері сақтандыру көшірмелерінің техникалық жай-күйі туралы құжаттарда көрсетіледі, сақтандыру және қайта өңдеу жұмыстарының керектігі туралы қорытынды көрсетіледі және келесі техникалық бақылаудың мерзімі белгіленеді.

234. Пайдалану қорының бар болуын және жай-күйін тексеру көшірмелердің сақталуын бақылау және пайдалану құжаттарын дер кезінде қайта қалпына келтіру жұмыстарын ұйымдастыру мақсатында жүргізіледі.

Пайдалану қорының бар болуын және жай-күйін тексеру жұмыстарының көлемі мен мерзімділігі олардың жалпы көлемін, құрамын, көшірмелерді беру қарқынын және қайта жаңғыртуының жиілігін, сондай-ақ сақтау шартын есепке ала отырып айқындалады.

1) азаматтық қорғаныстың даярлық дәрежесін жариялау;

2) азаматтық қорғаныстың жоспарын әрекетке енгізу;

3) мемлекетте (аймақта, қалада) төтенше жағдай режимін жариялау;

4) өрт, техногенді апаттар және апаттар;

5) мұрағатқа бөтен адамның кіруіне байланысты немесе басқа заңға қайшы әрекеттер нәтижесінде мұрағаттық құжаттардың жоғалып кетуі немесе жарамсыз болып қалуы, мүліктің ұрлануы немесе жарамсыз болып қалуы;

6) мұрағаттың тіршілік әрекеті жүйесінің және мұрағат ғимаратының апаты;

7) мұрағат күзетінің алынуы;

8) мұрағат басшылығын мұрағат жұмысының режимін өзгерту немесе мұрағаттың қызметін тоқтату шешімдерін қабылдауға мәжбүрлейтін басқа да жағдайлар жатады.

236. Ықтимал апатты жағдайларды есепке ала отырып және қажет болған жағдайда төтенше жағдайларда жүргізілетін белгілі шаралардың және жұмыстың жоспарын қайта қарап шығады.

Мұрағатты азаматтық қорғау, жұмылдыру дайындықтарының жоспары мен құжаттары Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген тәртіпте әзірленеді.

Жұмылдыруға дайындық және азаматтық қорғанысқа қатысы жоқ төтенше жағдайларға байланысты мұрағаттағы іс-шаралар жоспары, жұмылдыруға дайындық және азаматтық қорғаныс тарапынан әзірленген мұрағаттың ұйымдастыру және басқару құжаттарымен сәйкес келуі тиіс.

Төтенше жағдайда мұрағат жұмысын айқындайтын іс-шаралар жоспарының мазмұнымен және нормативтік құжаттармен мұрағат қызметкерлері өздеріне қатысты мемлекеттік құпияны құрайтын мәліметтерге қол жеткізуге байланысты белгіленген талаптармен міндетті түрде таныс болуға тиіс.

Мұрағатта жұмылдыруға дайындық және азаматтық қорғаныс жоспарларында көзделген іс-шараларды өткізу осы жоспарларға сәйкес белгіленген тәртіп бойынша жүзеге асырылады.