Пайдаланушылардың мұрағаттық құжаттарға

446. Мұрағат пайдаланушыларға Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын және басқа да мұрағаттық құжаттарды ашық түрде ұсынады, сонымен қатар оларға анықтамалық-іздеу құралдары (ғылыми-анықтамалық аппарат) және кітапхана қорының (анықтамалық-ақпараттық) басылымын ұсынады.

Ашық мұрағаттық құжаттар деп Қазақстан Республикасының халықаралық шарттарына, Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес, сонымен қатар меншік иесінің немесе жеке меншіктегі мұрағаттық құжаттардың иесінің өкіміне сәйкес шектеу қойылмаған құжаттар.

447. Шектеулі мұрағаттық құжаттарға мыналар жатады:

1) мемлекеттік құпиялардан немесе Қазақстан Республикасының заңнамасымен қорғалатын құпиялардан тұратын мәліметтер бар мұрағаттық құжаттар;

2) азаматтың жеке және отбасылық құпиясына, жеке өміріне байланысты, сондай-ақ оның қауіпсіздігіне қауіп тудыратын мәліметтер бар мұрағаттық құжаттар;

3) мұрағаттық құжаттарды мұрағатқа тапсырған кезде меншік иесінің шартта құжаттарға қол жеткізу және оларды пайдалану шарттарын белгілеген болса.

Мұндай құжаттарға, деректер базасына және оларды пайдалануға пайдаланушыға рұқсат Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген шектеуді қоса алғанда және мұрағаттық құжаттарды мұрағатқа тапсырған кездегі меншік иесінің немесе қожасының белгілеген шартына орай жүзеге асады.

Рұқсат шектеулі мұрағаттық құжаттарға аса құнды құжаттардың түпнұсқасы, оның ішінде Қазақстан Республикасы ұлттық құндылық объектілеріне жататын құжаттар және осы Қағидалардың 183-тармағында белгіленген физикалық жай-күйі қанағаттандырмайтын құжаттар жатады.

Көрсетілген құжаттарға рұқсат және оларды пайдалану тек ерекше жағдайда, яғни мұрағат басшысының жазбаша рұқсатымен ғана іске асады. Пайдаланушыға аталған құжаттардың (пайдалану қорының) көшірмесі немесе аталған құжаттар бар деректі басылымдар ұсынылады.

448. Егер пайдаланушы ақпаратты өздігінен іздеу нәтижесінде тапса немесе ақылы қызмет көрсетудің арқасында мұрағат тауып берген болса, ақпаратты пайдалануда шек қоюға немесе шарт қоюға мұрағаттың құқығы жоқ, тек Қазақстан Республикасының заңнамасымен қарастырылған жағдайда немесе ақпарат алмасу бойынша мұрағат пен пайдаланушының арасындағы шартта қарастырылған жағдайда ғана шек қойылады.

449. Мұрағаттық құжаттарды қолданудың негізгі нысандары (пайдаланушының ақпараттық қажеттілігін қанағаттандыру үшін ақпараттық қызметтер мен өнімдерді мұрағат ақысыз және ақылы ұсынады):

1) пайдаланушыларды олардың сұранымына сәйкес ақпаратпен қамтамасыз ету, сондай-ақ ынталық реттілікпен;

2) пайдаланушыға мұрағаттық құжаттарды мұрағаттың оқу залында ұсыну;

3) мұрағаттық құжаттарды көрмеде қойып көрсету;

4) мұрағаттық құжаттарды бұқаралық ақпарат құралдарында пайдалану;

5) мұрағаттық құжаттарды пайдалана отырып ақпараттық шаралар өткізу (жұртшылықпен кездесулер, мұрағатқа экскурсиялар, тұсаукесерлер, ашық есік күндерін, дәрістер, баяндамалар, ауызша журналдар, конференциялар, студенттер мен оқушыларға сабақтар және тағы сол сияқты ұйымдастыру);

6) мұрағаттық құжаттарды жариялау.

450. Пайдаланушыларды ақпаратпен қамтамасыз ету жұмысы барысында негізгі мұрағаттық құжаттар болып мыналар табылады:

1) мұрағаттық анықтама – мұрағаттың бланкісінде жасалған, заңды күші бар және сұратылып отырған мәселе бойынша құжаттық анықтамасы бар, негіз болып табылатын мұрағаттық құжаттардың мұрағаттық шифры және сақтау бірліктері парақтарының нөмірі көрсетіліп дайындалған мұрағаттың құжаты;

2) мұрағаттық көшірме – мұрағаттық шифр және сақтау бірліктері парақтарының нөмірлері көрсетілген, белгіленген тәртіп бойынша бекітілген, мұрағаттық құжаттардағы мәтінді сөзбе сөз көшіру;

3) мұрағаттық құжаттан үзінді – мұрағаттың хат бланкісінде жасалған, белгілі бір дерекке, оқиғаға, тұлғаға байланысты, мұрағаттық шифры және

4) ақпараттық хат – мұрағаттың хат бланкісінде тұтынушының сұрауымен немесе мұрағаттың бастауымен жасалған, белгілі бір мәселе, тақырып бойынша мұрағат қоймасында сақтаулы мұрағаттық құжаттар туралы ақпараттар бар хат;

5) мұрағаттық құжаттардың тақырыптық тізбесі – тұтынушының сұранысы бойынша немесе мұрағаттың бастамасы бойынша құрылған, мұрағаттық құжаттардың, сақтау бірліктерінің/ есепке алу бірліктерінің белгілі тақырып бойынша олардың уақыттары мен мұрағаттық шифрлары көрсетілген, жүйеленген қысқаша немесе аннотацияланған тақырыптардың тізбесі;

6) мұрағаттық құжаттардың көшірмелерін тақырыптық іріктеу – пайдаланушылардың сұранымы бойынша немесе мұрағаттың бастамасы бойынша белгілі тақырып бойынша мұрағатпен дайындалған, мұрағаттық құжаттардың көшірмелерінің немесе олардың бөліктерінің жүйеленген жинағы. Тақырыптық іріктеуге титулдық парақ, мұрағаттық құжаттардың тізімдемесі және қажет болған жағдайда тақырып бойынша тарихи анықтаманы қамтиды;

7) мұрағаттық құжаттарға тақырыптық шолу.

451. Мұрағатқа келіп түскен құжаттар төмендегідей бөлінеді:

1) белгілі бір жағдайға, тақырыпқа, оқиғаға, дерекке (тақырыптық сұраным) байланысты ақпараттар беру сұранымы. Тақырыптық сұранымдардың әртүрлілігі биологиялық сұранымдар болып табылады, ол бойынша белгілі бір тұлғаның өмірін және қызметін зерттеп білуге керекті мәліметтер белгіленеді;

2) туысқандықты белгілеу үшін, бір немесе бірнеше тұлғалардың туысқандық байланысы, отбасының тарихы, тегі (генеологиялық сұраным) үшін керекті ақпарат беру туралы сұраным;

3) әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұратуға. Оған еңбек өтілін және жалақысын, жасын, отбасы құрамын, білімін, наградаларын, зейнетақы жарналарының аударылуын және әлеуметтік аударылымдарды, берілген ғылыми дәрежелер мен атақтарды, оқыс оқиғаларды, емдеуде болғанын, жер аударуда болғанын, репрессияға ұшырағанын, ақтап шығарылғандығын, әскер бөлімі қызметінде болғанын және құрылғанын, экологиялық апат аймағында тұрғанын, бас бостандығынан айырылу орнында болғандығын растайтын азаматтық жағдайы туралы акт сұратулары жатады.

Пайдаланушылардың сұратуларын орындау тәртібі
452. Пайдаланушының сұрату салуы заңды тұлғаның аты (азаматтар үшін - тегі, аты және әкесінің аты) болған жағдайда пайдаланушының пошталық мекенжайы және/немесе электрондық мекенжайы болған жағдайда, тақырыптар (сұрақ) көрсетілген жағдайда, сұратылып отырған ақпараттың хронологиясы көрсетілген жағдайда қаралады. Сұрату өтініш берушінің қолымен немесе электронды цифрлық қолтаңбамен расталуы тиіс.

453. Егер сұрату мұрағатта сақтаулы мұрағаттық құжаттардың құрамына кірмейтін болса, тіркелгеннен бастап 3 күн мерзім ішінде керекті мұрағаттық құжаттар сақтаулы басқа мұрағатқа немесе ұйымға жөнелтіледі, ол туралы пайдаланушыны хабардар етеді, немесе пайдаланушыға сәйкесінше керекті ұсыныстар беріледі.

454. Егер мұрағатқа тұтынушының электрондық мекенжайы және/ немесе пошталық мекенжайы көрсетілген интернет-үндеу (сұрату) келіп түскен жағдайда пайдаланушыға өтінішті (сұрату) алғандығы туралы немесе дәлелденген, қараудан бас тартқан хабарлама жіберіледі. Қабылдап алынған өтініш (сұрату) шығарылып алынады және онымен жұмыс белгіленген тәртіп бойынша жүргізіледі.

455. Мұрағат азаматтарды қабылдауды қабылдау бөлмесінде немесе анықтама үстелінде жүзеге асырады және белгіленген нысан бойынша есепке алуды жүргізеді. Мұрағат басшылығы азаматтардың сұранысын қабылдауды және қарауды ұйымдастыруды өзінің жеке жауапкершілігіне алады.

456. Мұрағат, өзінің қызметін орындаумен байланысты мемлекеттік органның, жергілікті атқарушы органның, сот органдарының тақырыптық сұраныстарын заңнамамен белгіленген бірінші кезекте немесе келісілген уақыт мерзімінде орындайды. Мұндай сұраныстарды жүзеге асыру ақысыз жүргізіледі.

457. Азаматтар мен ұйымдардың тақырыптық сұранысы бойынша ережеге сай құжаттарды беру жүргізілмейді. Азаматтар мен ұйымдарға оларды қызықтыратын сұрақтар бойынша құжаттар бар қордың мекенжайы айтылады және құжаттармен танысу тәртібі түсіндіріледі. Мұндай сұраныстарды орындау Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық актісіне сәйкес ақылы қызмет көрсету тәртібімен жүргізілуі мүмкін.

458. Пайдаланушының генеологиялық сұранысын мұрағат ақылы қызмет көрсету тәртібімен (оның ішінде шарт негізінде) жүзеге асырады. Көрсетілген сұраныс өтініш берушіге қатысты орындалуы мүмкін, сонымен қатар белгіленген ереже бойынша басқа тұлғаларға да қатысты орындалады.

Генеологиялық сұраныстарды орындауға мүмкіндік болмаған жағдайда мұрағат пайдаланушыға мұрағаттың оқу залында генеалогиялық сипаттағы ақпарат бойынша өздігінен іздеуге ұсыныс білдіреді.

459. Мұрағат әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұранысты тегін, Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген мерзім ішінде орындайды.

Әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұранысты қайталап орындаған кезде немесе пайдаланушының өтініші бойынша ертеректе берілген ұқсас мұрағаттық анықтаманы орындаған кезде, мұрағат анықтамаға енгізілген мәліметтердің мұрағаттық анықтамалардағы мәліметтермен сәйкестігін тексереді және егер қосымша мәліметтер табылған жағдайда қайта беріліп отырған анықтамаға қосады.

461. Мұрағаттық анықтамадағы мәтін осы Қағидалардың

462. Жекелеген мұрағат құжаттарының деректері сұрау салуға айтылған мәліметтермен сәйкес келмеуі, егер барлық қалған мәліметтермен сәйкестігі тұлғаның немесе мұрағат құжаттарында айтылған фактілердің ұқсастығына күмән келтірмеген жағдайда, оларды мұрағат анықтамасына енгізу үшін кедергі бола алмайды. Мұрағаттық анықтамада бұл деректер мұрағаттық құжаттарда қалай берілсе солай баяндалады, ал айырмашылықтар, сәйкессіздік және анық емес атаулар, атының, әкесінің атының, есімінің бас әріптерінің жоқ болуы немесе олардың біреуі анықтама мәтінінде жақшаның ішінде («Құжатта осылай», «Тұпнұсқа мәтінінде осылай») ескертіледі.

463. Бір мұрағаттың құжаттары бойынша табылған жұмыс туралы, бірнеше ұйымдарда оқығандығы, оқу орындары туралы мәліметтер бір мұрағаттық анықтамаға енгізіледі.

464. Мұрағаттық анықтамадағы мәтін бойынша ескертпеде анық жазылмаған, автор жөндеген, түпнұсқа мәтінінің зақымдануына байланысты оқылмайтын («Түпнұсқа мәтінінде осылай», «Мәтінде анық емес») кемшіліктер жазылады.

Мұрағат анықтамасының мәтінін өзгертуге, жөндеуге, түсініктеме беруге, мұрағаттық құжаттардың негізінде дайындалған мұрағаттық анықтамада мазмұны бойынша орындаушының тұжырымын беруге болмайды.

465. Мұрағаттық анықтаманың соңында мұрағаттық шифрлар және мұрағаттық құжаттардың сақтау бірліктерінің парақтарының нөмірі, мұрағаттық анықтаманы дайындау үшін қолданылған баспа жазылады. Мұрағаттық анықтаманың мәтінінде әрбір дерек пен оқиға баяндалған соң мұрағаттық шифрлар мен мұрағаттық құжаттардың сақтау бірлігінің парақтарының нөмірі қойылуға рұқсат етіледі.

466. Көлемі бір парақтан асатын мұрағаттық анықтаманың парақтары тігілген, нөмірленген және мұрағаттың елтаңбалық мөрімен бекітілуі керек.

467. Қазақстан Республикасының аумағында қолдануға бағытталған мұрағаттық анықтамаға мұрағаттың басшысы, орындаушы қол қояды және мұрағаттың елтаңбалық мөрімен бекітіледі. Егер онда берілген мәліметтер толық болмаған жағдайда, себептері көрсетілген ілеспе хат жазылады.

Керек болған жағдайда, мұрағаттық анықтамадағы мәліметтерді растау үшін мұрағаттық құжаттардың көшірмесі немесе одан үзінді қоса беріледі.

Шетелге жіберуге арналған мұрағаттық анықтамаға мұрағат басшысының қолы қойылады және мұрағаттың елтаңбалық мөрімен бекітіледі.

468. 1961 жылы Гаага конвенциясына қол қойған, тиісті ресми құжаттарға консулдық заңдастыруды қажет етпейтін мемлекеттерге бағытталған мұрағаттық құжаттар арнайы «апостиль» мөртабанымен бекітіледі және толтырылады.

Апостиль мөртабаны Қазақстан Республикасымен азаматтық, отбасылық және қылмыстық істер бойынша құқықтық көмек және құқықтық қарым-қатынас туралы шарт жасасқан мемлекеттерге, сондай-ақ мұрағаттық ақпараттарды пайдалану саласындағы қағидаттар мен өзара іс-қимыл түрлері туралы Келісімге қол қойған немесе ынтымақтастық туралы екіжақты келісімі бар Тәуелсіз Мемлекеттер Достастығы (әрі қарай – ТМД) елдерінің қатысушыларына бағытталған мұрағаттық анықтамаларға қойылмайды.

469. Сұранысты орындауға қажетті мұрағаттық құжаттар мұрағатта жоқ болған жағдайда мұрағаттың бланкісінде сұраныстың тақырыбы бойынша мұрағаттық құжаттардың жоқ екендігі туралы жауап жазылады және мүмкіндігінше қайда өтініш беруге болатындығы туралы ұсыныс беріледі. Қажет болған жағдайда жауап мұрағаттың елтаңбалық мөрімен бекітіледі.

470. Сұратылып отырған мәліметтер бар мұрағаттық құжаттардың жоғалғандығы туралы құжат түрінде дәлелдейтін дерек болған жағдайда, мұрағат сол мәселе бойынша анықтама береді, қажет болған жағдайда мұрағаттың елтаңбалық мөрімен бекітіледі.

471. Мұрағаттық үзіндіде мұрағаттық құжаттың атауы, оның нөмірі және уақыты толық көрсетіледі. Мұрағаттық құжаттардың мәтінінен үзінді алуда сұраныс бойынша барлық бар деректер алынуы тиіс.

Әрбір үзінді алуда басы мен соңын, сонымен қатар мұрағаттық құжаттарда жеке сөздердің бос орнына көпнүкте қойылады.

Мұрағаттық үзінді мәтінінің ескертпе бөлігінде түпнұсқа мәтінінің бөлімі, анық емес жазулар, автормен жөнделгендігі, мәтіннің зақымдануына байланысты оқылмайтын мәтіндер туралы және тағы басқа сәйкес ескертулер жазылады.

Түпнұсқадағы күмән тудыратын жеке сөздер мен өрнектер «Түпнұсқа мәтінінде осылай», «Құжатта осылай» деп беріледі.

Мұрағаттық үзінді мәтінінен соң мұрағаттық шифр және мұрағаттық құжаттың сақтау бірліктерінің парақтарының нөмірлері көрсетіледі.

Сұраныс бойынша берілген мұрағаттық үзінділердің түпнұсқамен заңды күші тең құжат мұрағат басшысының қолымен немесе уәкілетті лауазымды тұлғаның қолымен және мұрағаттың елтаңбалық мөрімен куәландырылады.

472. Мұрағаттық көшірменің әрбір парағының сыртына мұрағаттық шифр және мұрағаттық құжаттардың сақтау бірліктерінің парақтарының нөмірі қойылады. Мұрағаттық көшірмелердің барлық парақтары бекітіледі және бекітілген жер мұрағаттың елтаңбалық мөрімен және мұрағаттың басшысымен немесе уәкілетті лауазымды тұлғаның қолымен куәландырылады.

Шетелге жіберуге арналған мұрағаттық көшірме мұрағаттың елтаңбалық мөрімен және басшысының қолымен куәландырылады.

473. Мұрағаттық анықтама, мұрағаттық үзінді, мұрағаттық көшірме және сұраныстарға жауаптар осы Қағидалардың 57-қосымшасына сәйкес жай хатпен пошта арқылы жөнелтіледі.

ТМД қатысушы мемлекеттерге жіберуге арналған мұрағаттық анықтама, мұрағаттық үзінді және мұрағаттық көшірме, сұратылып отырған мәліметтің жоқ екендігі туралы жауаптарды қоса алғанда, мұрағат тікелей өтініш берушінің мекенжайына жолдайды.

ТМД елдерінің қатысушысы болып табылмайтын мемлекетке жіберуге арналған мұрағаттық анықтаманы, мұрағаттық үзіндіні және мұрағаттық көшірмені, сұратылып отырған мәліметтердің жоқ екендігі туралы жауапты қоса алғанда сұраныммен бірге (сауалнама, жеке өтініш және тағы басқа) мұрағат уәкілетті органға немесе тиісті жергілікті атқарушы органға белгіленген тәртіппен жөнелтеді.

474. Азамат жеке өзі немесе оның сенімді тұлғасы мұрағатқа өтініш білдірген жағдайда мұрағаттық анықтама, мұрағаттық үзінді және мұрағаттық көшірме төлқұжатын немесе өзге де куәландыратын құжатты көрсеткен кезде оған қолхат арқылы беріледі; сенімді тұлғаға – белгіленген тәртіппен ресімделген сенімхат арқылы беріледі. Мұрағаттық анықтаманы және мұрағаттық үзіндіні алушы олардың көшірмелеріне немесе ілеспе хаттың сыртына қол қояды, оларды алған уақытын көрсетеді.

Азаматтың жеке өзі немесе оның сенімді тұлғасы мұрағатқа өтініш білдірген жағдайда апостильмен куәландырылған мұрағаттық анықтама, мұрағаттық үзінді және мұрағаттық көшірме, апостиль мөрі басылғаны үшін мемлекеттік баж төлеу туралы түбіртекті ұсынған жағдайда қолға беріледі.

Мұрағаттық құжаттардың түпнұсқасын қайтару тәртібі
475. Жазбаша өтініш бойынша мұрағат басшысының рұқсатымен ақталып шыққан тұлғалар және олардың мұрагерлері мұрағатта сақтаулы қылмыстық және әкімшілік істердің біткендігі туралы, шығармашылық сипаттағы мұрағаттық құжаттардың істері – қолжазбалар, фотосуреттер, хаттар және басқа жеке құжаттарды (паспорттарды, әскери билеттерді, қызметтік куәліктерді және басқа да ресми пайда болған мұрағаттық құжаттарды қоспағанда) ала алады.

Жазбаша өтініш бойынша мұрағат басшысының рұқсатымен жеке тұлғалар өздерінің мұрағатта сақтаулы еңбек кітапшаларының, Кеңес Одағының Коммунистік партиясына мүшелік билеттерінің түпнұсқасын ала алады.

476. Алынған мұрағаттық құжаттардан істерге тігілетін көшірмелері жасалады. Мұрағаттық құжаттардың алынғандығы, сондай-ақ олардың көшірмелермен ауыстырылғандығы туралы істегі куәландырушы парақта, істердің, құжаттардың тізімдемелерінде көрсетіледі.

477. Мұрағаттық құжаттардың қайтарылғандығы, көрсетілген құжаттарды істен алу туралы актімен ресімделеді. Мұрағаттық құжаттардың қайтарылғандығы туралы акт және басқа да құжаттар және оларды алған тұлғаның қолхаты қордың ісіне қосылады.

479. Пайдаланушылардың мұрағаттың оқу залында мұрағаттық құжаттармен жұмыс істеу тәртібін, олардың құқықтары мен міндеттерін уәкілетті органдар бекіткен, Қазақстан Республикасы мұрағаттарының оқу залында пайдаланушылардың қағидалары мен жұмыс режимімен айқындалады. Мұрағат пайдаланушыларды осы қағидалармен таныстыруға міндетті. Пайдаланушыларға қызмет көрсетудің нақты мүмкіндіктеріне орай мұрағат кезекті және оқу залына келу уақытын белгілей алады.

480. Пайдаланушы мұрағаттық құжаттарды, техникалық жабдықтарды және мұрағаттың меншігін ұрлаған немесе оған зақым келтірген жағдайда мұрағаттың орналасу жері бойынша ішкі істер органына тиісті өтініш түсіреді, Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес залалдың орнын толтыруға басқа да шаралар қолданады.

481. Пайдаланушының тапсырысы бойынша мұрағаттың техникалық мүмкіндіктерін ескере отырып, мұрағаттық құжаттардың көшірмелері; ксерокөшірмелер, микрокөшірмелер, фотобедерлер, кинокөшірмелер, бейнекөшірмелер, дыбысты құжаттардың көшірмелері, сондай-ақ электронды тасығыштардың көшірмелері дайындалады.

Физикалық жай-күйі қанағаттандырмайтын Ұлттық мұрағат қорындағы құжаттардың көшірмелері жасалмайды.

Қол жетімділігі шектелген мұрағаттық құжаттардың (құпия және жарияланбайтын ақпарат бар құжаттар) көшірмелерін жасау белгіленген тәртіппен жүргізіледі.

482. Көшіруге берілген тапсырманы орындау ережесі, оның ішінде көшірілетін мұрағаттық құжаттардың, жарияланбаған істер, құжаттар тізімінің, басқа да мұрағаттық ақпараттық іздеу құралының және деректер базасының көлемі, көшірмені дайындаудың құны және оларды дайындығы үшін есептесу реттілігі Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық актілерімен және (немесе) мұрағат басшылығымен белгіленеді.

483. Мұрағат пайдаланушының тапсырмасы бойынша дайындалған мұрағаттық құжаттардың көшірмелеріне мұрағаттық шифр және мұрағаттық құжаттардың сақтау бірліктерінің парақтарының нөмірлерін қояды. Құпиясыздандырылған мұрағаттық құжаттардың көшірмесін ресімдеу кезінде көшірменің алғашқы және соңғы парақтарының сырт жақ бетінің оң жақ бұрышына «Құпиясыздандырылған» деген мөртабан басылады. Қажет болған жағдайда мұндай мөртабан құпиясыздандырылған мұрағаттық құжаттың барлық парағының алдыңғы жағына қойылады.

484. Мұрағаттық құжаттардың көшірмелері пайдаланушыға, олардың сенімді тұлғаларына беріледі немесе көрсетілген мекенжай бойынша жөнелтіледі.

Көшірме жасау тапсырыстарын есепке алу қағаз тасығыштарда немесе автоматтандырылған нысанда жүргізіледі.

486. Мұрағат мұрағаттық құжаттардың көрмесін дайындауды және өткізуді дербес немесе басқа мұрағаттармен және ұйымдармен бірге ұйымдастырады.

Мұрағаттық құжаттардың көрмесін дайындау үшін тақырыптық жоспар (тұжырымдамалық) және тақырыпты-экспозициялы жоспар жасалады. Тақырыптық жоспардың негізінде мұрағаттық құжаттарды, иллюстративті және басқа материалдарды табу және іріктеу жүргізіледі. Тақырыпты экспозициялы жоспарға көрме үшін көрме бөліміне және олардың көлемі мен стендте немесе стеллаждарда орналасу ережесіне сәйкес жүйеленген таңдалып алынған мұрағаттық құжаттардың, иллюстративті және басқа материалдардың аннотацияланған тізімдемесі кіреді. Көрме үшін таңдалып алынған мұрағаттық құжаттар және басқа да материалдар аннотацияланады. Басқа тілдегі материалдарға қажет болған жағдайда аудармасы немесе мазмұнының толық аннотациясы беріледі.

Мұрағаттық құжаттардың сақталуына көрмені ұйымдастырушылар міндетті болады. Көрме үшін мұрағаттық құжаттарды ұсынған мұрағат көрме кезінде құжаттарды сақтауды қамтамасыз ету талаптарына бақылау орнатады.

487. Мұрағаттық құжаттарды жариялау кезінде мұрағат Ұлттық мұрағат қорындағы құжаттарды жариялау ережелерін және уәкілетті органның басқа да ғылыми-әдістемелік құжаттарын басшылыққа алады.

Мұрағаттық құжаттарды жариялау типі (ғылыми, ғылыми-танымал және оқу) және түрі (қораралық, тақырыптық немесе басқа) олардың мақсаттық бағыттарымен, көздерді таңдау ерекшелігі, мұрағаттық құжаттардың мәтінін қабылдау-тапсыру және олардың ҒАА құрамымен айқындалады.

488. Мұрағаттық құжаттарды жариялаудың нысаны:

1) баспа: серия, жинақ, альбом, буклет, плакат, бұқаралық ақпарат құралдарында жариялау;

2) үлдірлі тасығыштарда жариялау: микрофильм, микрофиш;

3) электрондық: гипермәтін, мультибұқара, деректер базасы.

489. Мұрағат құжатты баспаға дайындаудың ғылыми-зерттеу және техникалық дайындық барысы бойынша: редакциялық алқаны, құрастырушылар құрамын құру, ұйымдастыру-әдістемелік құжаттарды құрастыру, қызығушылық танытқан ұйымдармен шарт жасау және сол сияқты іс-шараларды жүзеге асырады.

490. Дайындалған және редакцияланған қолжазба ішкі және сыртқы рецензиядан өтеді және уәкілетті органның ғылыми-кеңесінде немесе оны баспаға ұсынуға құқығы бар мұрағатта талқыланады.

Егер белгіленген талаптарға сәйкес рецензенттердің ескертулері және талқылаудың нәтижесі бойынша жетілдірілген болса және баспаға бекітілген болса қолжазба дайын болып саналады.

Баспаханамен баспаның және тапсырыс берушінің (мұрағаттың) құқықтары мен міндеттері көзделген шарт жасалады.