Қазақстан Республикасының ұлттық мәдени құндылық объектісіне

Ол құжаттарға есепке алу парақтары мен олардың сипаттамасы осы Қағидалардың 43-қосымшасына сәйкес жасалады.

277. Аса құнды құжаттарды есепке алу :

1) аса құнды құжаттары бар қор тізімі бойынша осы Қағидалардың

2) аса құнды құжаттар, істер тізімдемесі бойынша осы Қағидалардың 45-қосымшасына сәйкес немесе аса құнды істердің нөмір (нөмірлік) тізімі бойынша осы Қағидалардың 46-қосымшасына сәйкес жүргізіледі.

Аса құнды құжаттар, істер тізімдемесінде олардың алдыңғы есепке алу нөмірлері сақталып қалады.

278. Аса құнды істердің, құжаттардың тізімдемесі мұрағат қорындағы істер мен құжаттардың бір немесе бірнеше тізімдемесіне, аталмыш тізімдемедегі аса құнды сақтау бірлігінің/есепке алу бірлігінің санына байланысты, мұрағатқа қажет данада аса құнды құжаттарға жасалады.

Егер құжаттар, істер тізімдемесіндегі мұрағаттық құжаттардың көптеген бөлігі аса құнды болып саналатын болса, аса құнды құжаттардың, істердің жеке тізімдемесі жасалмай, алдыңғы тізімдеме көшіріледі. Бұл жағдайда оған нөмірлік осы Қағидалардың 46-қосымшасына сәйкес жасалады.

279. Сақтандыру қорын жасау мақсатында аса құнды құжаттарды, істерді көшіру туралы мәліметтер тиісті құжаттар, істер тізімдемесіне немесе олардың сақтандыру көшірмелерін жүргізгеніне қарай нөмірліктерге енгізіледі.

Қорытынды жазбада тізімдемеге немесе нөмірлікке енгізілген аса құнды сақтау бірліктері/есепке алу бірліктерінің жалпы саны көрсетіледі. Барлық сақтау бірліктері/есепке алу бірліктері көшіріліп біткен соң берілген тізімдеме немесе нөмірлікке: «Барлық сақтау бірліктері/есепке алу бірліктері көшірілді, уақыты, қызметі, қолы» көрсетіледі.

280. Осы Қағидалардың 45-қосымшасына сәйкес аса құнды құжаттар тізімдемесі, осы Қағидалардың 46-қосымшасына сәйкес нөмірліктер осы Қағидалардың 47-қосымшасына сәйкес аса құнды құжаттар, істер тізімдемесінің тізілімінде есепке алынады.

Мұрағаттық құжаттарды аса құнды құжаттарға жатқызғанда тізімдемеде «Ескертпе» бағанында сақтау бірлігінің/есепке алу бірлігінің тұсына «АҚҚ» белгісі қойылады.

Басқа есепке алу құжаттарында «АҚҚ» белгісі мұрағаттық қордың нөміріне, құжаттар, істер тізімдемесі нөміріне қойылады; бұл белгі қызметтік болып табылады және сақтау бірліктері/есепке алу бірліктерінің мұрағаттық шифрына кірмейді.

282. Мұрағаттық құжаттардың құпиялықтан шығып қалғандығы қорытындысы бойынша есепке алу құжаттарына өзгеріс құжаттардың құпиялықтан шығуы туралы акт негізінде осы Ереженің 56-қосымшасына сәйкес енгізіледі.

283. Мұрағаттық қорлар, құжаттар, істер тізімдемесі және сақтау бірліктері/есепке алу бірліктері, құпия құжаттардың қатарындағы құпия емес (құпиялықтан шығып қалған) құжаттар, есепке алу құжаттарында және сақтау бірліктеріндегі/есепке алу бірліктерінің мұрағаттық шифрында «жқ» (жартылай құпия) деген көрсеткіш қойылады.

284. Құпия құжаттар, істер тізімдемесіндегі сақтау бірліктері/ есепке алу бірліктерін құпиялықтан шығарған жағдайда берілген тізімдеме де құпиялықтан шығарылады, ашық сақтауға беріледі және қор парағында сол нөмірмен тіркеледі, бірақ қаптамасы мен титулдық парағында көрсетілетін «қ» көрсеткіші қойылмайды. Құжаттар, істер тізімдемесінің титулды парағы мен қаптамасының оң жақ жоғарғы бұрышында «Құпиясыздандырылған» деген штамп қойылады.

285. Құжаттар, істердің құпия тізімдемесінен мұрағаттық құжаттар мен істердің бөлігін құпиясыздандырылған жағдайда мұрағаттық құжаттар мен істерге бөлек құжаттар, істер тізімдемесі жасалады, сақтау бірліктері/есепке алу бірліктерінің нөмірлері өзгеріссіз қалады. Ондай сақтау бірліктері/есепке алу бірліктерін жалпы нөмірлеу үшін құжаттар, істер тізімдемесінің 2-бағаны қолданылады. Құжаттар, істердің жаңа тізімдемесі құпиясыздандырылған істер мен мұрағаттық құжаттармен бірге ашық сақтауға беріледі, қор парағында құпия кезіндегі нөмірімен тіркеледі, бірақ «қ» көрсеткіші қойылмайды.

286. Құпия құжаттар мен істер тізімдемесінің мұрағаттық құжаттар мен істердің көп бөлігі құпиясыздандырылғанда, берілген тізімдеменің көшірмесі түсіріледі, көшіру кезінде құпия сақтауда қалған сақтау бірліктері/есепке алу бірліктерінің атауы жабылады. Құпиясыздандырылған істер мен мұрағаттық құжаттар тізімдемесінің көшірмесі ашық сақтауға беріледі. Құпия сақтауда қалған құжаттар, істер тізімдемесінің данасында олардың нөмірлері сақталады. Қор парағында ондай тізімдемелер екі рет есепке алынады: құпия сақтауда қалған данасында – құпиялыққа сәйкес индексі қалады, ашық сақтауға берілген көшірме данасында - «қ» индексі қойылмайды.

287. Құпия құжаттар, істер тізімдемесінде жеке сақтау бірліктері/есепке алу бірліктерін құпиясыздандырған жағдайда, олар ашық сақтаудағы сәйкес құжаттар, істер тізімдемесіне енгізіледі. Оларға әріптік нөмір беріледі немесе жалпы реттіліктегі нөмір беріледі.

288. Құпия сақтауда қалған құжаттар, істер тізімдемесінде «Ескерту» бағанында құпиясыздандырылған сақтау бірліктері/есепке алу бірліктерінің қарсысына «Құпиясыздандырылды» деген мөртабан басылады. Құпиясыздандырылған сақтау бірліктері/есепке алу бірліктері ашық сақтаудағы құжаттар, істер тізімдемесіне енгізілген жағдайда (әріптік нөмірлермен немесе жалпы реттілікпен), құпия тізімдеменің «Ескертпе» бағанында олардың нөмірлері көрсетіледі.

289. Құпиясыздандырылғаннан кейін, ашық және құпия сақтаудағы құжаттар, істер тізімдемесіне факт жүзінде тіркелген сақтау бірліктері/есепке алу бірліктерінің көлемі туралы қорытынды жазба жасалады.

290. Құпия істердің құрамындағы бір немесе бірнеше мұрағаттық құжаттарды құпиясыздандырғанда, ол құпия сақтауда қала береді. Іс қаптамасындағы мұрағаттық шифрдың «қ» көрсеткішіне «ж» көрсеткіші қосылады. Құпиясыздандырылған мұрағаттық құжаттардың парақтар нөмірі «Ескерту» бағанында тіркеледі, сонымен қатар істің ішкі тізімдемесінде де есепке алынады.

Істе ішкі тізімдеме болмаған жағдайда құпиясыздандырылған мұрағаттық құжаттар туралы мәлімет тиісті парақтың нөмірі көрсетіліп куәландыру парағында көрсетіледі.

291. Құпиясыздандырылған құжат қаптамасының оң жақ жоғарғы бұрышында «Құпиясыздандырылды» деген мөртабан басылады. «қ», «­ақ», «ем» деген көрсеткіштер іс нөмірінде сызылып тасталады.

293. Меншік иесінің шарт бойынша мұрағатқа берген жеке тектік мұрағаттық құжаттарын есепке алу осы Қағидалардың 298-302-тармақтарына сәйкес жүзеге асады.

294. Жеке тектік мұрағаттық құжаттарды сипаттау нәтижесінде құрамы мен саны өзгеретін болса, осы Қағидалардың 55-қосымшасына сәйкес олар құжаттарды сипаттау актісімен құжаттандырылады, оның негізінде есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізіледі.

295. Мұрағатта сақтауға жатпайтын құжаттар үшін құжаттарды иесіне қайтару туралы осы Қағидалардың 15-қосымшасына сәйкес екі дана акт жасалады, бір данасы құжаттармен бірге меншік иесіне қайтарылады.

Есепке алынбаған жеке тектік мұрағаттық құжаттарды мұрағатта сақтауға болмайды.

296. Жеке құрам бойынша құжаттарды есепке алу жалпы негізде осы Қағидалардың 268-275-тармақтарына сәйкес жүргізіледі.

297. Мұрағатта сақтаудағы жеке құрам бойынша құжаттарды есепке алу қорды парақтап және істі тізімдеме бойынша қарап жүргізіледі және әрбір қор және мұрағат бойынша жиынтық мәлімет есепке алу кітапшасына (еркін нысанда) тіркеледі.

Жеке құрам бойынша құжаттардың құндылық сараптамасының нәтижесі бойынша 75-жылдық сақтау мерзімі өткеннен кейін есепке алу құжаттарына сәйкес өзгерістер енгізіледі.

1) келіп түскен құжаттарды есепке алу кітапшасында осы Қағидалардың 36-қосымшасына сәйкес меншік иесі немесе құжаттардың иесі көрсетіледі (3-баған), қабылдау-тапсыру актісінің нөмірі және уақыты (4-баған), шартқа қол қойылған күн және шарттың ұзақтығы;

2) мұрағат қорын қор тізіміне осы Қағидалардың 37-қосымшасына сәйкес енгізгенде, оның нөміріне «Ш» («шарт») деген көрсеткіш қойылады, және ол барлық есепке алу құжаттарында және сақтау бірліктерінің, есепке алу бірліктерінің мұрағаттық шифрында сақталады; қор тізіміндегі «Ескерту» бағанында меншік иесі немесе мұрағаттық құжаттардың иесі, шарт жасалынған уақыт және оның ұзақтығы көрсетіледі.

299. Шарт бойынша мұрағатқа сақтауға қабылданған мұрағаттық қордың саны, келіп түскен мұрағаттық құжаттарды есепке алу кітапшасына, қор тізімінің қорытынды жазбасында бөлек қатарда осы Қағидалардың

Меншік иесімен немесе мұрағаттық құжаттардың иесімен жасалған шарттың 1 данасы қордың ісіне енгізіледі.

300. Шартқа сәйкес мұрағат қорындағы мұрағаттық құжаттардың мерзімі біткен жағдайда оның нөмірі басқа мұрағат қорына берілмейді.

301. Мұрағатқа сақтауға келісім шарт бойынша қабылданған меншік иесіндегі және заң негізінде мемлекет меншігіне өткен Ұлттық мұрағат қорының құжаттары, мұрағаттың басқа құжаттарымен бірдей тіркелінеді. Есепке алу құжаттарында және сақтау бірліктері, есепке алу бірліктерінің мұрағаттық шифрында «Ш» көрсеткіші сызылып тасталады, қор тізімінің «Ескерту» бағанында осы Қағидалардың 37-қосымшасына сәйкес мәліметтер жазылады.

302. Белгіленген ереже бойынша Ұлттық мұрағат қорының құрамына енбеген мұрағаттық құжаттар, сонымен қатар мұрағатқа сақтауға алынған жеке құрам бойынша құжаттар Ұлттық мұрағат қоры құжаттарынан бөлек есепке алынады. Оларды есепке алу үшін жеке қор тізімі, құжаттардың келіп түскенін тіркейтін кітапша, қор парағы және басқа да есепке алу құжаттары осы Қағидалардың 36-38-қосымшаларына сәйкес жүргізіледі.

Түпнұсқа құқығындағы мұрағаттық құжаттар

көшірмелерін есепке алу тәртібі

303. Белгіленген тәртіппен Ұлттық мұрағат қорының құрамына енгізілген түпнұсқа құқығындағы мұрағаттық құжаттардың көшірмелері мыналар болып табылады:

1) қолданыстағы нормативке сәйкес қор құрушымен дайындалған және рәсімделген мұрағаттық құжаттар микрофильмі;

2) түпнұсқасы жоғалған немесе мұрағатқа тұрақты сақтауға берілмейтін заңды немесе жеке тұлғаның меншігіндегі мұрағаттық құжаттардың көшірмесі;

3) түпнұсқалары шыққан елінде қалған, шетелден келіп түскен мұрағаттық құжаттардың көшірмесі.

304. Қор құрушының мұрағатқа тапсырған түпнұсқа құқығындағы мұрағаттық құжаттардың көшірмесі жеке тектік мұрағаттар, істер тізімдемесімен мұрағат қорының құрамына есепке алынады. Бұл ретте берілген тізімдеменің «Парақтар саны» бағанына сызықша арқылы бір істен түсірілген кадрлар саны да көрсетіледі.

305. Жоғалған немесе заңды немесе жеке тұлғадағы, түпнұсқадан түсіріліп алынған, түпнұсқа құқығындағы мұрағаттық құжаттардың көшірмесі, сондай-ай түпнұсқасы шетелдегі құжаттардан жасалынып алынған көшірме мұрағаттың коллекциясын құрайды. Мұрағаттық коллекциялар қор тізімінде белгіленген ереже бойынша осы Қағидалардың 37-қосымшасына сәйкес тіркеледі.

306. Қағаз негіздегі мұрағаттық құжаттардан электрографикалық немесе машинкалық жазба тәсілімен дайындалған түпнұсқа құқығындағы мұрағаттық құжаттардың көшірмесі, сонымен қатар дыбыс-бейнелік құжаттардың көшірмесі сақтау бірліктерін/есепке алу бірліктерін құрайды, олар тиісті тасығыштарда мұрағаттық құжаттардың түпнұсқасымен бірдей құжаттар, істер тізімдемесінде есепке алынады.

307. Микрокөшірме түрінде жасалған, түпнұсқа құқығындағы мұрағаттық құжаттар көшірмесінің сақтау бірліктері түсірілген істер мен мұрағаттық құжаттардың санына қарамастан микрофильмнің физикалық оқшауланған рулоны немесе микрофиштар кешені қабылданады. Әрбір сақтау бірліктері істер, құжаттар тізімдемесінде дербес нөмірмен есепке алынады.

Құжаттар, істер тізімдемесінің қорытынды жазбасында микрокөшірмелік сақтау бірліктерінің санымен бірге оларды құратын кадрлардың жалпы саны көрсетіледі.

1) іс парақтарына – осы Қағидалардың 30-қосымшасына сәйкес куәландыру парағына және құжаттар, істер тізімдемесінің тиісті бағанына осы Қағидалардың 1-2, 9-қосымшаларына сәйкес;

2) фотоальбомдағы фототаңбаға – фотоальбомның ішкі тізімдемесіне, сонымен қатар фотоальбомдар тізімдемесінің тиісті бағанына;

3) басқа дыбыс-бейнелік құжаттардың сақтау бірліктеріне – осы құжаттар тізімдемесінің тиісті бағанына белгіленіп алынады.

309. Дыбыс-бейнелік құжаттардың есепке алу бірліктерінің құрамындағы сақтау бірліктерін есепке алу барысында:

1) диафильмдердің сақтау бірліктері рулонның нөмір реттілігімен орналастырылады;

2) киноқұжаттардың сақтау бірліктері ішіндегі бөлімдер реттілігімен нөмірленген жинақ элементі бойынша орналастырылады;

3) фоноқұжаттардың сақтау бірліктері өндірістік нөмір реттілігімен орналастырылады.

310. Сақтандыру қоры және пайдалану қорының көлемі сақтау бірліктері/есепке алу бірліктерімен, сондай-ақ:

1) фотоқұжаттар мен қағаз негіздегі мұрағаттық құжаттардың көшірмесі үшін – кадрлармен;

2) киноқұжаттардың көшірмесі үшін – метрмен;

3) фоноқұжаттардың көшірмесі үшін – дыбысталу уақытымен;

4) электронды құжаттардың көшірмесі үшін – мегабайтпен өлшенеді.

Бұл ретте, Қазақстан Республикасының ұлттық мәдени құндылық объектілеріне жататын және аса құнды құжаттарға жататын құжаттардың сақтандыру көшірмелері, қағаз негіздегі мұрағаттық құжаттардан түсіріліп алынған пайдалану қорының көшірмелері (микрофишқа және рулонды үлдірге бөлек), киноқұжаттардың; фотоқұжаттардың; фоноқұжаттардың; бейнефонограммалардың; электронды құжаттардың көшірмелері жеке есепке алынады.

311. Есепке алу сақтандыру қорының және пайдалану қорының келіп түскенін тіркейтін кітапша бойынша және сақтандыру қорының тізімдемесі бойынша осы Қағидалардың 48-49-қосымшаларына сәйкес жүргізіледі. Сақтандару қорының келіп түскенін немесе шығарылғанын есепке алу сақтандыру қорының және пайдалану қорының көшірмесін дайындауға тапсырыс негізінде, сақтандыру көшірмелерін арнайы сақтауға қабылдау-тапсыру актісі және басқа актілердің негізінде жүзеге асырылады. Жыл сайын келген құжаттарды есепке алу кітапшасына қорытынды жазба жазылады.

312. Сақтандыру қорының тізімдемесі 3 дана болып осы Қағидалардың 50-51-қосымшаларына сәйкес жасалады. Бірінші данасы сақтандыру көшірмелерімен бірге Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағатына тапсырылады, екінші және үшінші данасы мұрағатта қалады.

Сақтандыру көшірмелерін көшіріп және Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағатына тапсыру сақтандыру қорының тізімдемесіне осы Қағидалардың 259-тармағына сәйкес жаңадан қорытынды жазба жасалады.

313. Құжаттар, істер тізімдемесіндегі «Ескерту» бағанында көшірмесі жасалынған сақтау бірлігінің/есепке алу бірлігінің қарсысына «СҚ» мөртабаны басылады. Егер көшірмесі жасалынған барлық құжаттар, істер тізімдемеге енгізілген болса, «СҚ» деген мөртабан тек титулдық параққа және құжаттар, істер тізімдемесінің қаптамасының сыртына қойылады.

314. Қазақстан Республикасының Ұлттық мәдени құндылық объектілеріне және аса құнды құжаттарға жататын сақтандыру қорындағы қағаз негіздегі рулонды үлдірдегі құжаттардың сақтау бірліктеріне/есепке алу бірліктеріне физикалық жекелеген микрофильмнің рулоны қабылданады.

Рулонды үлдірдегі сақтандыру қоры және пайдалану қоры жалпылама (құжаттың қай қорға жататындығына қарамастан) келіп түскенде осы Қағидалардың 49-қосымшасына сәйкес сақтандыру көшірмесін жасауға тапсырыс негізінде сақтандыру қорының әрбір сақтау бірліктері енгізіледі. Келіп түскен құжаттарды тіркеу кітабы бойынша (1-баған) сақтандыру қорының сақтау бірліктеріне мұрағаттық шифр құрамының бөлігі болып табылатын есепке алу нөмірі беріледі.

Қазақстан Республикасының Ұлттық мәдени құндылық объектілеріне және аса құнды құжаттарға жататын құжаттардың барлық сақтандыру көшірмелеріне қандай қорға жататынына қарамастан сақтандыру қорының тізімдемесі осы Қағидалардың 51-қосымшасына сәйкес жасалады, келіп түскен құжаттарды есепке алу кітапшасында берілген нөмірге сәйкес сақтандыру қорының есепке алу бірлігінің нөмірі беріледі.

Сақтандыру қорының есепке алу бірлігінің мұрағаттық шифрі – мұрағат атауы, сақтандыру қоры тізімдемесінің нөмірі, сақтандыру қорының «СҚ» көрсеткіші көрсетілген сақтау бірлігінің тіркелген нөмірі.

315. Сақтандыру қорының есепке алу бірлігінің микрофиштағы қағаз негізіндегі құжаттары үшін бір істен түсірілген бір немесе бірнеше микрофиштар қабылданады, ал сақтау бірлігі үшін микрофиш қабылданады.

Микрофиштағы сақтандыру қоры мен пайдалану қорының келіп түскенін тіркейтін кітапша бойынша осы Қағидалардың 48-қосымшасына сәйкес келіп түскен әрбір қорға реттік нөмір беріледі.

Көрсеткіштер саны көшірмесі жасалған әрбір мұрағат қоры және істер, құжаттар тізімдемесі бойынша көшірменің қай қорға жататындығын есепке ала отырып жеке енгізіледі.

Микрофиштағы сақтандыру қорының тізімдемесі осы Қағидалардың

Қағаз негізіндегі, микрофишта дайындалған құжаттардың сақтандыру қоры мен пайдалану қорының есепке алу бірлігінің есептік нөмірі болып көшірмесі түсірілген істің есептік нөмірі саналады, ал мұрағаттық шифры болып көшірмесі түсірілген істің мұрағаттық шифры саналады және оған сақтандыру қорына «СҚ» ал пайдалану қорына «П» (Позитив), «Д» (Диазокөшірме) деген индекс көрсетіледі.

316. Дыбыс-бейнелік құжаттардың сақтандыру қоры мен пайдалану қорының сақтау бірліктері/есепке алу бірліктері дыбыс-бейнелік құжаттардың сақтандыру бірліктеріне/есепке алу бірліктеріне ұқсас.

Кино- және фотоқұжаттардың сақтандыру көшірмелері, кино-және фотоқұжаттардың түріне қарамастан келіп түскен құжаттарды есепке алу кітапшасында және сақтандыру қоры мен есепке алу қорының тізімдемелерінде есепке алынады.

Магниттік таспадағы және грамтүпнұсқаны фоноқұжаттардың сақтандыру көшірмесі, олардың жеке сақталуын есепке ала отырып әртүрлі келіп түскен құжаттарды есепке алу кітапшасы мен тізімдемелерде есепке алынады.

317. Келіп түскен құжаттарды есепке алу кітапшасының қорытынды жазбаларында және кинофотоқұжаттардың сақтандыру қоры мен пайдалану қорының тізімдемелерінде аралық позитив пен контратиптерге; позитивтер және дубльнегативтерге; тақ (I) және жұп (II) грамтүпнұсқаларға сәйкес сақтау бірліктерінің саны қосымша көрсетілуі мүмкін.

Кинофотофоноқұжаттардың сақтандыру көшірмесінің тізімдемесінің қорытынды жазбасында олардың метр, кадр көлемі, дыбысталу сағаты көрсетіледі.

Кинофотофоноқұжаттардың сақтандыру қорының есепке алу бірліктерінің нөмірі келіп түскен құжаттарды есепке алу кітапшасынан тізімдемеге ауыстырылады. Кинофотофоноқұжаттардың сақтандыру қорының есепке алу бірлігінің мұрағаттық шифры – сақтандыру қорының есепке алу бірлігінің «СҚ» индексі көрсетілген нөмірі, мұрағат атауы.

318. Пайдалану қорына енгізілген және оларды пайдалану барысында пайда болған мұрағаттық құжаттардың көшірмелері, мұрағатта ол құжаттарды көшірмесін жеке есепке алу кітапшасында жүргізіледі.

Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын және мұрағаттағы басқа мұрағаттық құжаттарды пайдалану
Мұрағаттық құжаттарға ғылыми-анықтамалық аппарат

(анықтамалық-іздестіру құралы) жасау және мұрағаттық құжаттарды сипаттау тәртібі

319. Мұрағат пайдаланушыға мұрағаттық құжаттарға ғылыми-анықтамалық аппаратты (анықтамалық-іздестіру құралы) (әрі қарай – ҒАА) (мұрағаттық құжаттарды және ондағы ақпараттарды іздеуге бағытталған, мұрағаттық анықтамаларда көрсетілген, мұрағаттық құжаттар сипатының жиынтығы) пайдалануға мүмкіндік жасайды.

320. Мұрағаттық құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы (мұрағаттың ҒАА-ы жүйесі) өзара байланысты және өзара бірін-бірі толықтыратын біріңғай ғылыми-әдістемелік негіздегі мұрағаттық құжаттар жиынтығына міндетті түрде мұрағатта жүргізу үшін мұрағаттық анықтамалар (істер, құжаттар тізімдемесі; жөнсілтерлер; жүйелік каталог) және қосымша мұрағаттық анықтамалар (көрсеткіштер; шолулар) кіреді.

321. ҒАА жүйесін жасау және дамыту кезінде саралау тәсілі қолданылады, ол мақсатқа лайық мұрағаттық анықтамалар құрамын және деректер базасын таңдауды, сипатты құру мен жетілдірудің белгілі әдістемесін таңдауды, анықтамалық аппараттың құрамын және анықтамалармен толықтыруды, ақпараттық маңыздылығына байланысты қормен жұмыс істеудің кезектілігін белгілеуді, олардың құжаттарының сипатын, олардың ғылыми-анықтамалық аппаратының құрамы мен жай-күйін, практикалық сұранысын қамтиды.

322. Мұрағатта қағаз тасығышта және/немесе автоматтандырылған режимде ҒАА жүйесінің жағдайына талдау жасау және есепке алу жұмыстары жүргізіледі (ҒАА жағдайын есепке алу журналы, картотека).

323. Мұрағаттық құжаттарды сипаттау (мұрағаттық анықтамаларға ақпараттар жасау) үш деңгейде жүргізіледі:

1) мұрағаттық қор;

2) сақтау бірліктері/есепке алу бірліктері;

3) мұрағаттық қор;

324. Керек болған жағдайда сипаттау мұрағаттық қор тобымен, сақтау бірліктері/есепке алу бірліктері тобымен, жинақтармен, мұрағаттық құжаттар тобымен, мұрағаттық құжаттардың бөлігімен жүргізіледі.

325. Мұрағаттық анықтаманың негізі сипаттау мақаласы болып табылады және онда төмендегі міндетті мәліметтер көрсетіледі:

1) ақпаратты сәйкестендіруші (мұрағат қорының, сақтау бірліктерінің/есепке алу бірліктерінің, мұрағаттық құжаттардың атаулары мен анықтамалық мәліметтері);

2 ) ақпараттың мазмұны мен құрамы туралы;

3) ақпаратқа қол жеткізу шарттары және оны пайдалану шарттары туралы;

4) мұрағаттық қордың тарихы туралы (мұрағаттық қордың деңгейі үшін).

326. Қажет болған жағдайда сипаттау мақаласына түпнұсқаның орны туралы; басқа мұрағат қоры құрамында қор құрушының мұрағаттық құжаттарының болуы және оларды сақтау орны туралы, библиография және тағы басқа қосымша мәлімет енгізіледі.

327. Мұрағаттық қор деңгейіндегі мұрағаттық анықтамалардың сипаттама мақаласына мыналар кіреді:

1) мұрағат қорының атауы;

2) мұрағаттық қор туралы анықтамалық деректер. Мұрағаттық қор туралы анықтамалық деректер мұрағаттық шифр элементінен (қор нөмірлерінен); құжаттама түріне қарай мұрағат қорының сақтау бірліктері және /немесе есепке алу бірліктері бойынша көлемінен; әрбір құжаттама түрі бойынша мұрағаттық құжаттардың алдыңғы және соңғы уақыттан; қор ішіндегі ғылыми-анықтамалық тізімнен тұрады;

3) қорға тарихи анықтама. Қорға тарихи анықтама қор құрушының тарихы және мұрағаттық қордың тарихы туралы ақпараттардан тұрады.

Қор түзушінің тарихы туралы мәліметтер мыналарды қамтиды: түзілу уақыты, қайта атаулары, қайта құрулары, таратылуы, қай ведомствоға жататындығы, құрылымы мен қызметі, алдыңғы және мұрагер ұйымның атауы. Жеке тектік мұрағаттық қордың қор түзушісі туралы ақпарат оның өмірбаяны туралы қысқаша мәліметтерді қамтиды (тегі, аты, әкесінің аты, лақап аты, қыз кезіндегі тегі, өмір сүрген жылдары, мамандығы, қызметі және қоғамдық қызметі туралы мәліметтер). Отбасының, рудың мұрағаттық қоры үшін дәл осындай мәліметтер барлық туысқандары үшін беріледі. Біріккен мұрағаттық қор үшін ортақ тарихи анықтама жасалады.

Мұрағаттық қордың тарихы туралы мәліметтерде оның мұрағатқа келіп түскен уақыты, мұрағаттық құжаттардың көлемі және соңғы уақыты, олардың сақталу дәрежесі; қор түзудің ерекшеліктері, сипаты мен жүйеленуі; мұрағаттық қордың көлемі мен құрамының өзгеруі және оның себептері туралы ақпараттар, басқа ұйымның немесе тұлғаның құжаттарының бар болуы (қорға қосылу); мұрағаттық қорға ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы туралы ақпараттар болады. Мұрағаттық коллекцияда уақыты туралы, шарты, құрылуының себептері туралы мәліметтер; құрылу принциптері, коллекциялар мұрағатқа келіп түскенге дейінгі сақталған орны; құрушысы туралы мәліметтер қамтылады.

Қорға тарихи анықтамалар мұрағаттық қордың көлемі өзгерген жағдайда, сонымен қатар қайта құрылған жағдайда, құрылымы, қор құрушының қызметі және тағы басқа өзгерген жағдайда толтырылады;

4) мұрағаттық құжаттың құрамы мен мазмұны туралы аннотация. Мұрағаттық құжаттың мазмұны мен құрамы туралы аннотацияда сол құжаттарға қысқаша нақты мінездеме беріледі. Құжаттарда қор құрушы қызметінің бағытын көрсететін түрлері және тақырыптары бойынша мазмұны, тақырыптың хронологиясы және құжаттардың географиялық (әкімшілік-аумақтық) белгіленуі көрсетіледі;

5) қол жеткізу және пайдалану шарттары туралы ақпараттар. Мұрағат қорындағы мұрағаттық құжаттарға қол жеткізу және оларды пайдалану шартында, қол жеткізу және пайдалану тәртібі Қазақстан Республикасының заңнамасымен немесе қор құрушының шектетілген мұрағаттық құжаттардың бар болуы туралы мағлұмат, сонымен қатар аса құнды құжаттардың түпнұсқасының бар болуы туралы, оның ішінде Қазақстан Республикасының ұлттық құндылық объектілеріне жататын, физикалық жай-күйі қанағаттандырмайтын құжаттардың бар болуы туралы; пайдалану қорының бар болуы туралы мәліметтер болады;

6) библиография. Мұрағаттық қордың библиографиясына берілген қордың және қор негізінде әзірленген құжаттамалық басылымдардың анықтамалық тізімі енгізіледі.

328. Сақтандыру бірлігі/есепке алу бірлігі деңгейіндегі мұрағаттық анықтамалықтың сипаттама мақаласына төмендегілер кіреді:

1) сақтау бірліктерінің/есепке алу бірліктерінің реттік нөмірі;

2) ескі инвентарлық нөмірі;

3) сақтау бірліктерінің/есепке алу бірліктерінің атауы.

Басқару құжаттарының сақтау бірліктерінің атауы, жеке тектік мұрағаттық құжаттардың сақтау бірліктеріне:

мұрағаттық құжаттар түрінің атауы;

мұрағаттық құжаттың (тардың) авторы (лары);

құжаттар жіберілген немесе алынған мекенжай;

сұрақ немесе зат, оқиғаның, деректің, аумақтың атауы, құжаттар қатысы бар тұлғаның тегі мен аты-жөні;

оқиғаның уақыты.

Керекті мәліметтер жоқ болған жағдайда: «авторы белгісіз», «уақыты көрсетілмеген», «...жылдан ерте емес» деген түсіндірме ақпараттар көрсетіледі.

Жобалық немесе құрылымдық құжаттамалардың сақтау бірліктерінің атауында нысанның шифры, жобаның аты, кезеңі, бөлігі, томның нөмірі, жобаның аяқталу жылы туралы мәліметтер болады.

Кинобейнеқұжаттардың есепке алу бірліктерінің атауында фильмнің авторлық атауының, арнайы түсірілімнің, киножурналдың немесе кинода немесе телесюжетте көрсетілген оқиғаның аты, шығарылған уақыты және/немесе түсірілген уақыты, режиссердің және/немесе түсірілім операторының тегі және аты-жөні туралы мәліметтер қамтылады.

Фоноқұжаттардың есепке алу бірлігінің атауында фоноқұжаттың жанры және атауы, көрсетілген оқиғаның атауы, орны және уақыты туралы мәліметтер болады. Фоноқұжаттың атауы жоқ болған жағдайда теле- немесе радиохабардың, сөйленген сөздің, сұхбаттың және тағы басқа негізгі мазмұны көрсетіледі. Әдеби және өнер шығармалары бар фоноқұжаттың есепке алу бірліктерінің атауында шығарманың және оның жанрының атауы, егер фоноқұжаттың авторы болмаса және шығарма жарияланбаған болса, ондағы мәтіннің бірінші қатары алынады; шығарманың авторы және/немесе орындаушыларымен қатар, оны өңдеген, аударған, қайта жасағандардың тегі мен аты-жөні туралы; фоноқұжаттың тілі туралы мәліметтер беріледі.

Фотоқұжаттардың сақтау бірліктерінің атауында кескіннің сипаты немесе фотоальбомның, слайдтың, негативтің атауы, автордың тегі мен аты-жөні, түсірілімнің орны мен уақыты туралы мәліметтер болады.

4) ол туралы анықтамалық мәліметтер; Сақтау бірліктері/есепке алу бірліктері туралы анықтамалақ мәліметтер:

мұрағаттық шифрдың элементтерінен (қор нөмірі; құжаттар, істер тізімдемесі, сақтау/есепке алу бірліктерінің нөмірі) тұрады;

сақтау/есепке алу бірліктерінің көлемінен; қағаз негізіндегі құжаттар үшін-парақтар санынын; кино, бейне, фоноқұжаттар үшін (түріне қарай) – есепке алу бірліктеріндегі сақтау бірліктерінің немесе сақтау бірліктеріндегі есепке алу бірліктерінің саны, метраж, хронометраж, дыбысталу уақытынан (минутпен, секундпен); фотоқұжаттар үшін – сақтау бірлігін құратын негативтер санынан; фотоальбомдар үшін – фотобедерлеменің санынан тұрады;

мұрағаттық құжаттардың алдыңғы және соңғы уақытынан; дыбыс-бейнелік құжаттар үшін – жазбаның жазылған уақыты немесе қайта жазылған уақытынан тұрады;

5) түпнұсқа/көшірме екендігін көрсететін нұсқаудан;

6) тасығыш түрінің нұсқауынан немесе жаңғырту әдістерінен тұрады. Сақтау бірліктері/есепке алу бірліктерінің материалдық тасығышының түріне қарай сипаттау кезінде мыналар көрсетіледі:

басқару құжаттамалары және жеке тұрғыдағы мұрағаттық құжаттар үшін - қағаз, калька, пергамен, тағы сол сияқты;

грамофонды жазбаның фоноқұжаттары үшін – тасығыш материалы;

магнитті жазбадағы фоноқұжаттар үшін – магниттік таспаның түрі;

бейнеқұжаттар үшін – жазбаның форматы;

фото және киноқұжаттар үшін – формат және үлдірдің негізі, түрлі түсті таратылым;

электронды құжаттар үшін – компакт-дискі және/немесе басқа осы заманға сай тасығыштар;

7) мұрағаттық құжаттарды пайдалану және оларға қол жеткізу шарты, тілі, сыртқы ерекшеліктері. Сақтау бірліктеріне/есепке алу бірліктеріне қол жеткізу шарты және оларды пайдалануда құжаттарға қол жеткізу және пайдалану ережесіне Қазақстан Республикасының заңнамасымен немесе қор иесімен шектеу қойылған мұрағаттық құжаттар туралы мәліметтер, оның ішінде Қазақстан Республикасының ұлттық құндылық объектілеріне жататын және физикалық жай-күйі қанағаттандырмайтын құжаттардың бар екендігі туралы мәліметтер, пайдалану қорының бар екендігі туралы мәлімет; мұрағаттық құжаттардың тілі және сыртқы ерекшеліктері туралы мәліметтер; сақтау бірліктеріне/есепке алу бірліктеріне ҒАА бар екендігі туралы мәліметтер болады.

Қажет болған жағдайда баяндау мақаласы мұрағаттық қордың атымен және оның салалық бөлігімен (құжаттар, істер тізімдемесі), бөлек мұрағаттық құжаттардың аннотациясымен немесе берілген сақтау бірліктерінің/есепке алу бірліктерінің тобымен толтырылады.

329. Мұрағаттық құжат деңгейіндегі мұрағаттық анықтаманың баяндама мақаласы мыналарды қамтиды:

1) тақырыбы. Мұрағаттық құжаттардың тақырыбы: мұрағаттық құжат түрінің атауы; құжат алынған немесе жіберілген мекенжайы; сұрақ немесе тақырып, оқиға, дерек, тұлға, көрсетілген құжаттың мазмұны жататын төңіректің аты; оқиға уақытын қамтиды. Қажетті мәліметтер жоқ болған жағдайда, анықтамалық ақпараттар көрсетіледі: «авторы белгісіз», «уақыты көрсетілмеген». Қажет болған жағдайда құжаттың атауы мәнін толықтай ашатын аннотациямен толықтырылады;

2) мұрағаттық құжаттар туралы анықтамалық мәліметтер. Мұрағаттық құжаттар туралы ақпарат мұрағаттық шифр элементтерінен (қор нөмірі; құжаттар, істер тізімдемесі; сақтау бірліктері/есепке алу бірліктері нөмірі, парақтар нөмірі); мұрағаттық құжаттардың көлемінен (парақтар саны); құрылған уақытынан тұрады;

3) түпнұсқаға/көшірмеге нұсқау;

4) тасығыш түрі (немесе жаңғырту әдісі);

5) пайдалану және қол жеткізу шарты. Мұрағаттық құжаттарға қол жеткізу және оларды пайдалануда Қазақстан Республикасының заңнамасымен немесе қор иесімен пайдалануға және қол жеткізуге шектеу енгізілген құжаттар, соның ішінде, Қазақстан Республикасының Ұлттық құндылық объектілеріне жататын құжаттардың және физикалық жай-күйі қанағаттандырмайтын құжаттардың бар екендігі; пайдалану қорының бар екендігі туралы; мұрағаттық құжаттардың тілі және сыртқы ерекшеліктері туралы; ҒАА жүйесіне қосылғандығы туралы ақпараттың бар екендігі туралы мәліметтер болады.

ҒАА жасау кезінде мұрағат мұрағаттық анықтаманың сипаттау тарауын жасау барысындағы жалпы талаптармен қатар олардың әрбір түрінің дайындық ерекшеліктерін есепке алады.

330. Сақтау бірліктерінің атауын жасау барысында, оны түзу негізіне қандай элементтердің және олардың байланысы болғанын, оның тақырыбының немен тұжырымдалатынын ескеру қажет. Осыған орай:

1) сақтау бірліктерінің құрамын сипаттайтын сақтау бірліктерінің түрі (іс, өзара жазысқан хат-хабарлар, құжаттар, тізілім, альбом, журнал, кітаптар және тағы сол сияқты) немесе құжаттардың түрі (әртүрлілік) (хаттамалар, баяндамалар, бұйрықтар, есеп берулер, еске алу актілері, мақалалар, романдар, жазба кітапшалары және тағы басқа) атаудың басында көрсетіледі;

2) іс жүргізуде бір сұрақ бойынша сот, тергеу, жеке, дербес, төрелік және басқа істердің атаулары бірізділікке байланысты «іс» деген сөзбен аяқталады;

3) іс жүргізу реттілігімен байланысы жоқ, бір сұрақты қамтитын сақтау бірліктері «құжаттар» сөзімен басталады, атаудың соңына құжаттың негізгі түрлері көрсетіледі, «құжаттар» терминімен қандай да бір қорытынды құжаттардың (бұйрық, хаттама, өкім) қосымша құжаттары да белгіленеді. Жеке қорда бұл термин бір тұлғаға тиесілі құжаттар түрінің әр түрлі руды сипаттау барысында қолданылады;

4) егер сақтау бірліктері хат алмасу болып табылатын болса, құжат атауына корреспонденттердің ресми атауы және көтерілген мәселе (зат) көрсетіледі. Егер хат алмасу бірыңғай корреспонденттермен жүргізілген болса, атауында сол корреспонденттердің жалпы атауы көрсетіледі;

5) құжаттың мағынасын көрсететін сұрақтың (заттың) мазмұны атаудың негізгі бөлігі болып табылады және құжаттардың іс түрін, авторын, корреспондентін (адресатын) көрсеткеннен кейін беріледі.

331. Құжаттың мазмұнын көрсететін сұрақтың (заттың) атауын мазмұндау барысында:

1) ұйым атауының немесе тұлғаның тегінің және аты-жөнінің толық немесе ресми қысқартылған атауын, тұлғаның қызметін, шенін, егер істегі құжаттардың мазмұны қандай да бір ұйымға немесе тұлғаға қатысты болған жағдайда мамандығы көрсетіледі; егер үш немесе одан да көп ұйым немесе тұлға ескертілетін болса, олардың түрлеріне түсініктеме беру керек;

2) қылмыстық істер атауында тұлғаның тегі, аты, әкесінің атынан (немесе аты-жөні) басқа істің мәнін ашу керек;

3) егер сақтау бірліктері құжатының мазмұны жалпы бір сұрақтың бөлігі болып табылатын бірнеше сұрақтарға байланысты болса, атауында жеке сипаттағы барлық сұрақтарды қамтитын тұжырымдалған жалпы бір тақырып көрсетіледі.

332. Жергілікті жердің атауы (тұрғылықты жердің, географиялық нысандардың, әкімшілік-аумақтық бірліктердің) егер құжаттардағы оқиғаның орнын немесе автродың тұрғылықты жерін (адресаттардың, корреспонденттердің) көрсету керек болған жағдайда істің атауына кіргізіледі. Олардың атаулары өсу реттілігімен беріледі: ауыл (село, деревня), қала, аудан (уезд), облыс (губерния, бөлік) және тағы басқалар.

333. Бір түрдегі ұйымдық-басқару құжаттамасының сақтау бірліктерін құру барысында, құжаттар атына құжаттардың атауы көпше түрде қысқа нөмірлері қойылып беріледі.

334. Іс түрін немесе құжаттың түрін белгіліген соң, атына іске кірген құжаттардың авторы көрсетіледі. Егер құжаттың авторы қызметі барысында түзілген ұйым болып табылған жағдайда, істің атында ұйымың аты түсіп қалады немесе жалпы түрлік атауы беріледі (комитет, сот, комиссия және тағы сол сияқты).

335. Егер көрсетілген күн оқиға мен болған факті арасындағы тарихи байланысты көрсететін және құжаттардың нақты мазмұнын түсіну үшін қажет болса, құжатта баяндалған күн тақырыпта көрсетіледі.

336. Егер іс бір құжаттан тұратын болса, онда тақырыбында құжаттың түрі, кімнен келгені, кімге бағытталғаны, уақыты және қысқаша мазмұны көрсетіледі.

337. Жоспарлар мен есеп берулерден тұратын сақтау бірліктерінде құжаттар атауында жоспар жасалынған жыл (кезеңі) немесе есеп берілген жыл (кезеңі) көрсетіледі.

Статистикалық есептері бар сақтау бірліктерінің атауы, статистикалық есептілік нысанының нөмірін көрсетумен жасалады.

338. Егер іс бірнеше томнан (бөлімнен) тұратын болса, барлық томына (бөліміне) ортақ тақырып беріледі, сонан соң (қажет болған жағдайда) әрбір томның (бөлімнің) мазмұнына жеке-жеке түсініктеме беріледі, соңғы томға (бөлімге) «соңғы» деген сөз жазылады.

339. Тақырыпқа енгізілген зерттеу арқылы тақырып түзуші белгілеген деректер (тегі, аты, әкесінің аты, жергілікті жердің атауы, ұйымның атауы және тағы басқа) төртбұрышты жақшаға алынады.

340. Бірыңғай бір немесе бірнеше маңызды белгілері бойынша істер сипаттамасын бір ізге салу үшін тұрпаттық атаулар жасалады. Бұл ретте, ұйымның функциясы, іс жүргізу жүйесінің ерекшелігі, сонымен қатар жиналып қалған және тұрпаттық құжаттамалардың сипаты есепке алынады. Тұрпаттық атауға географиялық, хронологиялық және басқа элементтер кіреді. Ол түр атауынан және құжат авторынан, түрден және корреспонденттен, түрден және корреспонденттердің жалпы атауынан және мазмұнынан тұрады. Нақты бір істің тақырыбын жасау барысында тұрпаттық атауды құжат мазмұнына сәйкестендіру қажет.

341. Құжаттардың бір бөлігі аннотациялануға жатады. Сақтау бірліктері құжаттарын аннотациялау дегеніміз ерекшеліктері сақтау бірлігінің атауында көрсетілмеген жекелеген құжаттардың мазмұнына қысқаша сипаттама беру.

Аса құнды құжаттар, негізгі құжатқа қосымша құжаттар, бұрынғы ұйымның құжаттары, ақпараттық мәні бар жеке құрам бойынша мәліметтерден тұратын құжаттар, оның атауы дербес іздестіру пәні болатын (үндеулер, парақшалар, прокламациялар, кітапшалар, карталар, жоспарлар, сызбалар, фотосуреттер және тағы сол сияқты) анықтамалық мәні бар құжаттар аннотацияланады.

342. Аннотация жеке құжатты сипаттау үшін немесе құжат мазмұнының бөлігіне қысқаша сипаттама беру тәртібі бойынша жасалады.

Баспасөз материалдарын аннотациялау барысында құжаттың түрі, оның атауы немесе құжаттың алғашқы сөзі (атауы болмаған жағдайда), ұйғарынды деректері көрсетіледі.

Сызба және басқа да өнертапқыштық материалдарды аннотацияланған жағдайда материал, түрі, құжаттың форматы және оны орындау әдістері, карталар үшін масштабы көрсетіледі.

Аннотацияда тұлғаның аты, ұйымның атауы, географиялық атаулар және сол сияқты құжаттарда аталған және маңызды мәні бар деректер (аннотация соңында «аталады» айдарымен санамаланады) келтіріледі.

343. Аннотацияның соңында аннотацияланған құжаттардың парақ саны жазылады. Аннотацияда мәліметтердің толықтық дәрежесі көрсетіледі («қысқаша мәлімет», «толық мәлімет»). Аннотация құжат атауынан соң жаңа жолдан бастап жазылады.

Аннотацияланған құжаттар көлемі үлкен болған жағдайда, аннотация жеке парақта дайындалып, мұқаба мен бірінші парақтың арасына қойылады.

344. Аннотация жазылғанда негізгі мағынасы жоқ сөздер мен сөз тіркестерін («құжаттарда бар...», «құжаттарға ... қатысы бар»), сондай-ақ «аса құнды құжаттар», «өте қызықты құжаттар» және тағы сол сияқты субъективті тұжырымдарды қолданбаған жөн.