53
114. Мекемеге келіп түскен хат-хабарларды уəкілетті бөлімшелердің
қызметкерлері сағат 9-дан 18-ге дейін, ал сенбі күндері – 9-дан 14-ке дейін
қабылдап, тіркейді.
Мекемеге сенбі күні келіп түскен құжаттарды уəкілетті бөлімшенің
кезекшілері қабылдайды.
115. Байланыс кəсіпорындарынан тапсырысты жəне жай хат-хабарлар
байланыс кəсіпорындарымен келісілген кесте бойынша белгіленген жеткізу
мерзімдерін сақтай отырып қабылданады. Мекеменің атына жолданған хаттарды
уəкілетті бөлімше сенімхат бойынша алады. Хат-хабарды ашып, электронды құжат
айналымы шағын жүйесінде тіркегеннен кейін тиісті бөлімшелерге қолхатпен
беріледі.
Мекеменің атына почта байланысы кəсіпорындары арқылы жіберілген
бандеролдар мен почта жіберілімдерін уəкілетті бөлімшенің жауапты
қызметкерлері сенімхат негізінде алады жəне электронды құжат айналымы шағын
жүйесінде тіркелгеннен кейін оларды белгіленуі бойынша тапсырады.
116. Уəкілетті бөлімше «өз қолына» грифімен таңбаланған, тіркеліп жəне хат
иесіне ашылмай берілетін пакеттерден басқасын ашады. Егер хат иесі «өз
қолына» грифі бар конвертті ашқаннан кейін оның ішінде хат, қызметтік құжаттар,
өтініш, арыз болса, олар дереу конвертімен қоса уəкілетті бөлімшеге берілуі тиіс.
Осы пакетті (конвертті) тіркеген уəкілетті бөлімшенің қызметкері құжат
деректемелерін электронды құжат айналымы шағын жүйесіне енгізуге міндетті.
117. Пакеттерді, конверттерді жəне басқа орамдарды ашқан кезде құжаттың
жіберілген мекен-жайы жəне ресімделуі, түгел болуы жəне бүтіндігі,
қосымшалардың болуы тексеріледі.
Дұрыс жіберілмеген немесе қателесіп жіберілген құжаттар, сондай-ақ дұрыс
ресімделмеген жəне қателесіп салынған құжаттар жіберушіге келесі жұмыс күнінен
кешіктірілмей себебі көрсетіліп қайтарылады.
118. Тапсырысты хат-хабар салынған конвертті ашқан кезде құжаттың
нөмірін тізімдемеде немесе конвертте көрсетілген нөмірмен салыстырып
тексереді. Салынған құжат пен тізімдеме немесе конверт нөмірлері сəйкес
келмеген жағдайда, сондай-ақ конверт ішінде құжат болмаған кезде орындаушы
бөлімше хат пен алынған конвертті жіберушіге жолдай отырып, бұл туралы
хабарлайды.
119. Ішіне салынған құжатты тексермей тұрып бірнеше конвертті бірдей
уақытта ашуға болмайды.
120. Келіп түскен хат-хабарлардың конверттері сақталады жəне мынадай
жағдайларда:
1) жіберушінің мекен-жайы, жіберілген күні жəне құжатты алғандығы туралы
конвертте ғана көрсетілген болса;
2) құжаттың жасалған күні мен оны жіберген күні почта штемпеліне сəйкес
уақыт бойынша 5 (бес) күнтізбелік күн айырмашылық болса;
3) егер конверт хат-хабарларға ақы төлеу жөніндегі шығыстарға айғақтама
құжат ретінде қажет болса;
4) егер конверттерге орындау парағы, сот жəне құқық қорғау органдарының
құжаттары, азаматтардың өтініштері салынса құжатқа қоса беріледі.
Басқа жағдайларда конверттің ішіндегілері тексерілгеннен кейін жойылады.
121. Уəкілетті бөлімшеге келіп түскен тапсырысты почта жіберілімдерінің
орауы бүлінген болса, бұл туралы міндетті түрде байланыс кəсіпорындарының
белгісі болуы керек.
Бүлінген конверт ішіндегілерді оған салынған тізімдеме бойынша тексереді.
Конверт ішіндегілері түгел болмаған жағдайда уəкілетті бөлімшенің конвертті
қабылдап алған қызметкері еркін нысанда екі дана етіп акт жасайды. Актіде бүліну
54
сипаты жəне барлық жетпейтін салымдар нақты тізімделеді. Бүлінген конвертте
тізімдеме болмаса, оның ішіндегілер түгел тізімделеді. Актінің бір данасы келесі
жұмыс күнінен кешіктірілмей жіберушіге беріледі, екіншісі – уəкілетті бөлімшеде
қалдырылады.
122. Қате жіберілген хат-хабарларды жəне төлем құжаттарын алған кезде
уəкілетті бөлімше оны дəл сол күні межелі жерге жібереді жəне сонымен бірге
жіберушіге жіберілген қателігі туралы хабарлайды. Егер хат немесе құжаттың кімге
жіберілгендігі анық болмаса, мұндай хат-хабар ілеспе хатпен бірге жіберушіге
қайтарылады.
123. Егер хаттың ішінде онда көрсетілген қосымшалар болмаса, уəкілетті
бөлімше қосымшаның жоқ екендігі туралы белгісі бар хатты орындаушы бөлімшеге
береді, ол жіберушіге конвертке салынбаған қосымшаны жіберу туралы сұрату
салады.
§2. Келіп түскен хат-хабарларды өткізу тəртібі
124. Келіп түскен хат-хабардың мазмұнын алдын-ала зерделеп, оны
тіркегеннен кейін электронды құжат айналымы арқылы Мекеме Төрағасының
немесе оның орынбасарларының (олардың арасындағы міндеттерді бөлуге
сəйкес) қабылдау бөлмесіне немесе тиісті бөлімшелердің басшыларына (егер
құжатты міндетті түрде Мекеме басшылығының қарауы талап етілмейтін болса)
беріледі.
125. Мекеменің басшылығы құжаттарды келіп түскен күні қарауы тиіс.
Мекемеге сағат 16-дан кейін келіп түскен хат-хабарға «кешкі хат-хабар»
(«вечерняя корреспонденция») деген мөртабан басылады жəне ол келесі жұмыс
күні қаралуы мүмкін.
126. Мекеме бөлімшесінің басшысы құжатты қарағаннан кейін электронды
құжат айналымы шағын жүйесінде жəне\немесе қағазға басылған құжатқа
бұрыштама қояды жəне қажет болған жағдайда электронды қол қояды.
Бұрыштама мəтіні енгізілгеннен кейін құжат орындаушыға жіберіледі.
127. Орындау бірнеше бөлімшеге жүктелген жағдайда құжат оларға бір
мезгілде жіберіледі. Жиынтық құжат əзірлеуге жауап беретін бөлімше
бұрыштамада көрсетілген мерзімде жиынтық құжат əзірлейді, сонымен бірге қоса
орындаушылар орындау мерзімі басталғанға дейін екі жұмыс күнінен кешіктірмей
құжатты жинақтау үшін ұсынуы тиіс (орындау мерзімі құжатты алғаннан кейін үш
жұмыс күнінен аспайтын құжаттарды қоспағанда). Қажет болған жағдайда шақыру
(жиынтық құжат əзірлеу) жүктелген бөлімше мүдделі адамдардан тиісті ақпарат
сұратады не əзірленген құжатты олармен келіседі.
128. Мекемеге келіп түскен заңдар, жарлықтар, қаулылар, өкімдер жəне
басқа да нормативтік құқықтық актілер Мекеменің басшылығы қарағаннан кейін
заң бөлімшесіне беріледі.
129. Хат-хабарды алған кезде бөлімшенің жауапты адамы оның уақтылы
жеткізілгендігін жəне келіп түскен құжатта көрсетілген барлық қосымшалардың
болуын тексереді.
Құжат қателесіп жіберілген жағдайда өз бөлімшесі басшысының белгісімен
құжаттың соңғы бетінде күнін көрсетіп, жауапты бөлімшеге кешіктірмей қайтаруға
міндетті.
130. Уəкілетті бөлімшеден алынған хат-хабар орындаушы бөлімше
басшысының қарауына беріледі.
131. Мекеме бөлімшелерінің басшылары құжаттардың жедел қаралуын,
олардың келіп түскен күннен кейінгі жұмыс күнінен кешіктірілмей орындаушыларға
Достарыңызбен бөлісу: |
