69
261. Орталық аппарат бөлімшелерінің іс номенклатурасы негізінде Мекеме
жиынтық іс номенклатурасы жасалады, ол орталық мемлекеттік мұрағат
мекемесімен кемінде бес жылда бір рет келісіледі жəне Мекеме басшысының
бұйрығымен бекітіледі.
Мекеме филиалы мен ұйымының жиынтық іс номенклатурасын жауапты
адам филиал мен ұйымның мұрағат қызметкерімен бірлесіп бөлімдердің іс
номенклатурасы негізінде жасайды жəне аумақтық мемлекеттік мұрағат
мекемесімен кемінде бес жылда бір рет келіседі, оны филиал мен ұйымның
басшысы бекітеді.
Мекеме міндеттері мен құрылымы өзгерген жағдайда ол өзгеруі, келісілуі
жəне бекітілудің белгіленген мерзіміне қарамастан бекітілуі тиіс.
262. Іс номенклатурасының бекітілген данасы тұрақты сақталатын құжат
болып табылады жəне уəкілетті бөлімшенің номенклатура бөліміне енгізіледі.
§ 2. Іс номенклатурасы нысанын толтыруға қойылатын талаптар
263. Іс номенклатурасы белгіленген нысан бойынша бөлімдерді көрсете
отырып жасалады. Мекеменің бекітілген құрылымына сəйкес номенклатурада
орналасқан Мекеме бөлімшелерінің атаулары жиынтық номенклатурасындағы
бөлімдердің атаулары болып табылады.
264. Іс номенклатурасының 1-бағанында номенклатураға енгізілген əрбір
істің индекстері қойылады. Индекс Мекемеде белгіленген бөлімшенің сандық
көрсеткішінен жəне бөлімшенің іс номенклатурасы бойынша іс атауының рет
нөмірінен тұрады (бірінші екі дəреже Мекеме бөлімшесінің нөмірін білдіреді). Істе
бірнеше том (бөлік) болған кезде индекс əрбір томда «1-т.», 2-т.» тиісті жазбасын
қоса отырып қойылады.
Мекеменің орталық аппараты бөлімшелерінің номенклатура істерінің
индекстерін уəкілетті бөлімше əзірлейді жəне оларды Мекеменің басшысы
бекітеді.
Істер индекстерінің тұрақтылығын қамтамасыз ету мақсатында əрбір
бөлімде бұрын көзделмеген істерді ашу үшін бос индекстер қалдырылады.
Мекеме бөлімшелерінің үш деңгейлі құрылымы бар (мысалы: департамент,
басқарма, бөлім) индекстері алты дəрежеден құрылуы мүмкін, мысалы: 181207,
мұндағы бірінші екі дəреже департамент индексін, үшінші дəреже - басқарманың
нөмірін, төртінші дəреже - бөлімнің нөмірін, соңғы екі дəреже істің номенклатура
бойынша нөмірін білдіреді.
265. Іс номенклатурасының 2-бағанына істердің (томдардың, бөліктердің)
атаулары енгізіледі.
Істің атауында нақты емес қисындарды (мысалы, «түрлі материалдар»,
«жалпы хат жазысу», «келіп түсетін құжаттар», «жіберілетін құжаттар»), сондай-ақ
қыстырма сөздер мен күрделі тіркестерді қолдануға рұқсат етілмейді.
Номенклатура бөлімдері мен шағын бөлімдерінің ішіндегі іс атауларының
орналасу тəртібі істердің негізін құрайтын құжаттардың маңыздылығы дəрежесімен
жəне олардың өзара байланысымен белгіленеді.
Ең алдымен ұйымдастыру-басқару құжаттамасы бар істердің атаулары
орналастырылады. Мұндайда мемлекеттік билік органдарының қаулылары мен
өкімдері бар істердің атаулары Мекеменің қаулылары, бұйрықтары мен өкімдері
бар істер атауларының алдында орналасады. Бұдан əрі жоспарланған жəне есеп
беру құжаттары бар істердің атаулары орналасады.
Басқару құжаттарының жобалары жəне оларды дайындау үшін пайдаланған
басқа құжаттар, жоспарларға өзгерістер, бұйрықтарға негіздемелер іс
номенклатурасында тиісті негізгі құжаттардан кейін қойылады.
70
Географиялық жəне корреспонденттік белгісі бойынша ашылған істердің
атаулары іс номенклатурасына корреспонденттердің немесе географиялық
атаулардың алфавиті бойынша енгізіледі.
266. Күнтізбелік жыл аяқталған соң іс номенклатурасының 3-бағанында жыл
ішінде ашылған істердің (томдардың, бөліктердің) саны толтырылады.
267. 4-бағанда Құжаттар тізбесіне сілтеме жасай отырып істің сақталу
мерзімі, баптардың нөмірлері көрсетіледі.
268. Мұрағат «Ескерту» деген 5-бағанда номенклатураның барлық
қолданылу мерзімі ішіндегі құжаттарды сақтау мерзімін белгілеу кезінде
қолданылатын құжаттар тізбесінің атауларын көрсетеді, істерді ашу, ауыспалы
істер, жоюға арналған істерді бөлу, істердің жасалуына жауапты адамдар туралы,
істерді басқа ұйымға беру туралы ақпаратты машинаға жəне басқа
тасымалдаушыларға ауыстыру туралы белгілер қояды.
269. Күнтізбелік жыл аяқталған соң бөлімшенің жауапты адамы іс
номенклатурасының аяғында тұрақты жəне уақытша сақталатын істерді бөлек
көрсете отырып ашылған істердің (томдардың, бөліктердің) саны туралы
қорытынды жазба жасайды. Қорытынды жазбадағы мəліметтер мұрағатқа
хабарланады, бөлімшенің жауапты адамы бұл туралы номенклатурада белгі
қояды.
§ 3. Істерді қалыптастыру тəртібі
270. Мекеменің бөлімшелері орындалған құжаттарды бекітілген іс
номенклатурасына
сəйкес
іс-қағаздарға
топтастырады.
Мекеме
бөлімшелеріндегі істерді қалыптастырумен күнтізбелік жылдың басында
өңделген құжаттарды тігуге қажетті істердің тиісті санын ашатын орындаушылар
айналысады.
271. Істердің мұқабалары мынадай деректемелермен ресімделуі тиіс:
1) бөлімшенің атауы;
2) істің нөмірі (іс номенклатурасына сəйкес), том нөмірі;
3) іс номенклатурасына сəйкес істің атауы;
4) іс жүргізу басталған жыл;
5) іс жүргізу аяқталған жыл;
6) парақтар саны (тұрақты сақталатын іс қағаздарына жəне жеке құрам
бойынша іс қағаздарына қойылады);
7) сақтау мерзімі (уақытша сақталатын істер үшін), тұрақты сақталатын
істер үшін «тұрақты сақтау керек» деген белгі қойылады;
8) Құжаттар тізбесі бойынша бап.
272. Бухгалтерлік жəне заң құжаттарын қоспағанда, істерді қалыптастыру
кезінде мынадай негізгі талаптарды сақтау қажет:
1) номенклатура бойынша істердің атауларына сəйкес іс-қағаздарға тек
орындалған, дұрыс ресімделген құжаттарды орналастыру;
2) істің ішінде оған қатысты барлық қосымшалармен хат жазысу құжаттарды
жіберу немесе іс-қағаздарға жіберу күндері бойынша қатаң хронологиялық
тəртіппен тігілуі тиіс.
Жеке іс-қағаздардағы құжаттар келіп түсуіне қарай хронологиялық тəртіппен
орналасады;
3) іс-қағаздарға ауыспалы істерді қоспағанда бір күнтізбелік жылдың
құжаттары енгізіледі. Егер іс жүргізу ағымдағы жылы қойылған мəселелерді келесі
жылы шешетін болса, индексі сақталатын құжаттар олар аяқталған жылдың іс-
қағаздарына тігіледі.
Достарыңызбен бөлісу: |
