39
- Сұхбаттық
терезелер - регисторлар;
- Форматтауға арналған шарт белгілер;
- Диаграммаларға тез активтендіруге арналған Drag&Plotмеханизмі.
Жұмыс құжаттарымен жұмыс істеуге арналған процедураларды
қарастырайық. Жұмыс парақтарын кестелер құру, статистикалық бағалауларды
есептеу, мәліметтер қорын басқару, диаграммаларды дайындау үшін
қолданады. Оладың әрқайсысы үшін EXCEL программасы жеке құжат құрып,
дискіде файл түрінде сақтайды.
Файл өзара байланысқан жұмыс парақтарынан тұрады, олар 3 өлшемді
құжатты құрайды (блокнот, жұмыс папкасы) 3 өлшемді құжаттардың
көмегімен
пайдаланушы бірмезгілде бірнеше кестелермен, диаграммаларды тікелей
пайдаланып, олармен жұмыс істеу тиімділігін арттырады.
Жаңа үшөлшемді құжат әзірлеу
.
Жаңа құжат құру үшін меню қатарынан File
–New директивасын шақырамыз. Экранға Book –2 құжаты шығады:
EXCEL пограммасы жаңа құжаттарға Book атын және ағымдағы реттік
номерді
береді. Жаңа
құжатты
Құрал-саймандар
тақтасындағы
(Пиктографиялық тақта) 1-ші шарт белгісі арқылы құруға болады.
Жаңа
жұмыс құжатын іске қосу
Дискіден жұмыс құжаты сақталған файлды іске қосу үшін меню қатарынан
File – Open директивасын шақыру керек. Сол сияқты Құрал-саймандар
тақтасындағы шартбелгіні пайдалануға болады. Екі жағдайда да файлды іске
қосу үшін Сұхбаттық терезе ашылады. Бұл терезеге диск және файл
орналасқан директория көрсетіледі. Егер таңдау дұрыс жүргізілсе, онда сол
жақты файлдар тізімі көрсетіледі, сол жерден керек файл атын таңдайсыз.
Файл атын белгілегенде ол File name – жолында пайда болады, бұдан соң
сұхбаттық терезені ОК – батырмасы арқылы жабылады немесе ізделінген файл
атында екі рет тышқан батырмасын шерту керек.
Құжатты сақтау
Дайындалған құжатты алғашқы сақтау кезінде меню қатарынан File –Save
as... командалар тізбегін орындайды. Бұдан кейін ашылған сұхбаттық терезеде
сақталатын файлдың атын, диск және орналасатын директорияны көрсету
керек. Excel программасы үнсіздікпен стандартты файл атын ұсынады- Book[
рет номері], қолданушы бұл атты кез келген атпен ауыстыруына болады. Файл
атында келесі таңбаларды қолдану қолайсыз - #, $, %, ^,& . Excel
программасындағы файлдардың кеңейтілулері - . xls, бұны өзгертуге болмайды.
Барлық енгізулер аяқталғаннан кейін Ок-батырмасы баслады.
Резервтік көшірмелерді әзірлеу
Резервтік көшірмені дайындау үшін, меню қатарынан File –Save As
командалар тізбегін орындап, ашылған диалогтік терезеде Options командалық
батырмасын басып, келесі ашылған SaveOptions терезесінде Always Create
Backup опциалық батырмасын басамыз. Сонымен енді файлды сақтау кезінде
автоматты түрде резервтік көшірмелер жасалып отырады.
Құжатты автоматты түрде сақтау
40
Меню қатарынан Tools-Add-Ins командалар тізбегін орындап, Кеңейтілулер
менеджерін шақырамыз. Ашылған терезеде AutoSave- опциясын іске қосамыз,
содан Ок-батырмасы арқылы терезе жабылады.
Бұдан кейін меню қатарынан Tools командасын орындағанда AutoSave
диалогтік
терезесі ашылып, онда құжатты сақтау интервалдарын көрсетеміз.
Мәліметтерді қорғау
Пароль енгізу үшін меню қатарынан File –Save As командалар тізбегін
орындаймыз. Ашылған сұхбаттық терезедегі
Options командалық батырмасын
пайдаланып, SaveOptions терезесі ашылады, бұл жердегі Protection Password-
енгізу жолына жеке паролді көрсетуге болады, сонда файлды іске қосу кезінде
осы пароль сұралады.
SaveOptions терезесін жапқаннан кейін,
Confirm Password терезесі
ашылады, бұл жерде енгізілген пароль рассталады. Егер паролді Write
Reservation Password – енгізу жолына жазсақ, файлды ашу кезінде осы паролді
сұрайтын сұхбаттық терезе ашылады, бұл жерде паролді енгізіп н/е ReadOnly
батырмасын шертеміз. Соғңы жағдайда файлды тек қана оқуға болады, дискіге
сол атпен көшіруге болмайды.
Кестелік есептеулер
Формулалар мен функцияларды қолдану мүмкіндігі электрондық
кестелермен жұмыс істеудің негізгі қасиеттерінің бірі. Бұл кестедегі сандық
мәндерге статистикалық талдаулар жасауға мүмкіндік береді.
Ұяшықтарға енгізілетін формула “=” белгісінен басталып, ары қарай
математикалық теңдіктер жазылады, олар аргументтерден, арифметикалық
операциялардан және функциялардан тұрады. Формулалардағы аргументтер
ретінде сандар және ұяшық адрестері пайдаланылады. Арифметикалық
операциялар үшін келесі белгілер пайдаланылады: +; - ; * ; / .
Формулада сонымен қатар басқа жұмыс беттеріндегі ұяшықтарға немесе
басқа файлдағы кестелерге сілтемелер кездесуі мүмкін. Орнатылған
формулалар Менеджері пайдаланушыға үлкен кестедегі қатені, қате
сілтемелерді табуға көмектеседі. Формулаларды енгізуді жеңілдету үшін теңдік
белгісінен кейін пайдаланылатын ұяшықтарды тышқан батырмасы арқылы
нұсқауға болады.
Күрделі формулаларды пайдаланудың мысалы:
Жұмысты орындауға кеткен уақыт С-бағанында көрсетілген, D бағанында
бір жұмыс сағатының бағасы көрсетілген, Е бағанында осы жұмысқа төленетін
ақы аралық соммасы көрсетілген. Е16 ұяшығында барлық жұмыстарының
жалпы қосындысын көрсету керек. Бұл үшін келесі формуланы жазамыз:
Е12+Е13+Е14. Шықан сомманы 0.15 көбейтеміз, қосылған бағаның салығын
есептеу үшін Е17:=Е16*0.15 ұяшығында жазамыз.
Соңғы төлеуге арналған сомманы есптеу үшін аралық сомманы қосып
аламыз сосын нәтижені 0.15 көбейтеміз. Сандарды қосау үшін SUM()
фунцциясын қолдануға болады, онда формула мына түрде болады:
Sum(E12:E14)*0.15.
Ұяшықты редакциялау үшін алдымен оны белгілейміз. Келесі қатарында Ғ2
батырмасын басып, редакциялау режимін қосу керек.
Excel программасында
