Лауазымдық міндеттері. Ұйымдастырушылық-техникалық қамтамасыз ету бойынша ұйым басшысының әкімшілік-басқару қызметі жұмысын жүзеге асырады. Басшының қарауына түскен хат-хабарды қабылдайды, қабылданған шешімге сәйкес оны жұмыс барысында пайдалану не жауап дайындау үшін құрылымдық бөлімшеге немесе нақты орындаушыға береді. Іс қағаздарын жүргізеді, компьютерлік техниканы пайдалана отырып, шешімдер дайындау және қабылдау кезінде ақпарат жинауға, өңдеуге және ұсынуға арналған түрлі операцияларды орындайды. Ұйым басшысының қолын қойғызуға құжаттар және түрлі өтініштер қабылдайды. Басшының жұмысына қажетті құжаттар және материалдар дайындайды. Құрылымдық бөлімшелердің және нақты орындаушылардың орындауға түскен құжаттарды уақтылы қарауын және ұсынуын бақылайды, басшыға қол қоюға берілген, дайындалған құжаттар жобаларының дұрыс ресімделуін тексереді, олардың сапалы редакциялануын қамтамасыз етеді. Басшының телефонмен сөйлесулерін ұйымдастырады, ол болмағанда алынған ақпаратты жазып алады және оның мазмұнын оған жеткізеді, қабылдау-сөйлесу қондырғылары (телефакс, телекс және тағы басқа) бойынша ақпарат, сондай-ақ телефонограммаларды береді және қабылдайды, байланыс арналары бойынша алынған ақпаратты оның назарына уақтылы жеткізеді. Басшының тапсырмасы бойынша хат, өтінімдер, басқа құжаттар жасайды, хат авторларына жауап дайындайды. Басшы өткізетін мәжілістер мен отырыстарды дайындау бойынша жұмысты (қажетті материалдар жинау, жүргізілетін уақыты және орны, күн тәртібі туралы қатысушыларға хабарлау, оларды тіркеу) орындайды, мәжілістер мен отырыстардың хаттамаларын жүргізеді және ресімдейді. Ұйым қызметкерлерінің шығарылған бұйрықтар мен өкімдерді орындауын, сондай-ақ ұйым басшысының бақылауға алынған нұсқаулары мен тапсырмаларын орындау мерзімдерін сақтауын бақылауды жүзеге асырады. Бақылау-тіркеу картотекасын жүргізеді. Басшының жұмыс орнын ұйымдастырушылық техника құралдарымен, кеңселік керек-жарақтармен қамтамасыз етеді, оның тиімді жұмыс істеуіне ықпал ететін жағдайлар жасайды. Басшының нұсқауы бойынша оның жұмысына қажетті қызметтік материалдарды басады немесе ағымдағы ақпаратты деректер банкіне енгізеді. Қарым - қатынас әдебін сақтай отырып, келушілерді қабылдауды ұйымдастырады, қызметкерлердің өтініштері мен ұсыныстарын жедел қарауға көмектеседі. Істерді бекітілген номенклатураға сәйкес қалыптастырады, олардың сақталуын қамтамасыз етеді және белгіленген мерзімде мұрағат тапсырады. Құжаттарды дербес ксерокстан көшіріп алады.
Білуге тиіс. Қазақстан Республикасының заңнамалық, өзге де нормативтік құқықтық актілері, ұйым қызметіне қатысты әдістемелік және нормативтік-техникалық материалдар және іс қағаздарын жүргізу, ұйымның және оның бөлімшелерінің құрылымы және басқарушы құрамы, іс қағаздарын жүргізуді ұйымдастыру, құжаттарды ресімдеу және өңдеу әдістері, мұрағат ісі, машина жазуы, қабылдау - сөйлесу қондырғыларын пайдалану ережесі, ұйымдастырушылық - басқару құжаттамасының бірегейлендірілген жүйесінің стандарттары, үлгі нысандарын пайдалана отырып, іс хаттарын басу ережесі, этика және эстетика негіздері, іскерлік қарым-қатынас ережесі, еңбекті ұйымдастыру және басқару негіздері, есептеу техникасын пайдалану ережесі, әкімшілік құқық негіздері және еңбек заңнамасы, ішкі еңбек тәртібінің ережелері, өрт қауіпсіздігінің талаптары.
Біліктілікке қойылатын талаптар. Тиісті мамандық (біліктілік) бойынша орта техникалық және кәсіптік (орта арнайы, орта кәсіптік) білім және тиісті мамандық бойынша жұмыс стажы кем дегенде 2 жыл болуы тиіс.
238. Хатшы-стенографист
Лауазымдық міндеттері. Ұйым немесе оның бөлімшелері басшысының жұмысын қамтамасыз ету және қызмет көрсету бойынша техникалық функцияларды орындайды. Бөлімшелерден немесе орындаушылардан басшыға қажетті ақпараттарды алады, оның тапсырмасы бойынша жұмысшыларды шақырады. Басшының телефон арқылы жүргізілетін келіссөздерін ұйымдастырады, телефонограммаларды қабылдайды және береді, басшы болмаған кезде қабылданған хабарламаларды жазып алады және олардың мазмұнын басшыға жеткізеді. Басшы өткізетін отырыстарды және мәжілістерді дайындау бойынша (қажетті материалдарды, қатысушыларды отырыстардың және мәжілістердің өтетін уақыты, орны, күн тәртібі туралы хабардар етеді, қатысушыларды тіркейді) жұмыстарды жүргізеді, хаттамаларды жүргізеді және ресімдейді. Басшының жұмыс орнын кеңсе құралдарымен, ұйымдастырушылық техника құралдарымен қамтамасыз етеді, басшының тиімді жұмыс істеуіне ықпал ететін жағдайларды жасайды. Басшы даярлайтын бұйрықтарды, өкімдерді, хаттарды және ұйымдық-өкімдік құжаттарды стенографиялайды, одан кейін олардың мағынасын ашады және жазба машинкасында басады немесе ақпараттар банкіне енгізеді. Қабылдау-беру құралдары (телекс, факс, телефакс) бойынша ақпараттарды береді және қабылдайды. Шешімдерді дайындау және қабылдау кезінде ақпаратты алу, өңдеу және беруге арналған компьютерлік техниканы пайдалана отырып түрлі операцияларды орындайды. Іс жүргізуді жүзеге асырады, басшының атына келген хат-хабарды қабылдайды, белгіленген тәртіп бойынша оны жүйелейді және басшының қарауынан кейін олардың жұмыс барысында пайдалануы немесе жауап беруі үшін бөлімшелерге немесе нақты орындаушыларға береді. Бақылау-тіркеу картотекасын жүргізеді, бақылауға алынған басшының тапсырмаларын орындау мерзімдерін бақылайды. Басшының қол қоюына құжаттарды қабылдайды. Қарым-қатынас әдебін сақтай отырып, келушілерді қабылдауды ұйымдастырады, жұмысшылардың сұрауларын және ұсыныстарын жедел қарастыруына жәрдемдеседі. Белгіленген номенклатура бойынша істерді қалыптастырады, олардың сақталуын ұйымдастырады және белгіленген мерзімде мұрағатқа тапсырады. Көбейту техникасында тираждау үшін құжаттарды дайындайды, сондай-ақ ксерокспен құжаттардың көшірмесін жасайды.
Білуге тиіс. Іс жүргізу бойынша ережелер, нұсқаулар, басқа басшылық материалдар мен нормативтік құжаттар, ұйымның құрылымы мен басшылық құрамы және бөлімшелері, стенография, машинамен басу, орфография мен пунктуация ережелері, түрлі құжаттарды басу кезінде материалдың орналасу тәртібі, үлгі нысандарды пайдалана отырып іскерлік хаттарды басу ережесі, жазба машиналары, диктофондар, үнтаспаларды және қолданылатын басқа техникалық құралдарды пайдалану ережелері, қабылдау-сөйлесу құрылғыларын пайдалану ережелері, ұйымдық-өкімдік құжаттаманың бірізділенген жүйесінің стандарттары, этика мен эстетика негіздері, іскерлік қарым-қатынас негіздері, еңбекті ұйымдастыру негіздері, еңбек заңнамасы, ішкі еңбек тәртібінің ережелері, өрт қауіпсіздігінің талаптары.
Біліктілікке қойылатын талаптар. Тиісті мамандық (біліктілік) бойынша орта техникалық және кәсіптік (орта арнайы, орта кәсіптік) білімі және жұмыс стажына талап қойылмайды немесе жалпы орта білімі және белгіленген бағдарлама бойынша арнайы дайындық болуы тиіс және жұмыс стажына талап қойылмайды.
Достарыңызбен бөлісу: |
