272
құжатты басып шығару уақыты, ұйымның эмблемасы, құжаттың атауы,
файлдың аты, автордың аты – жөні жəне т.б.) қойылады. Ол құжаттың
əр бетінің төменгі немесе жоғарғы жағында басылу керек. Орнатылған
колонтитулдар құжатты алдын ала қарап шыққанда көрінеді.
Парақ ішкі терезесінде көпбетті құжаттардың парақтарының басылу
реттілігі жəне басып шығарудың кейбір параметрлері орнатылады.
Алдын ала қарап шығу режимінен шығуға экранда Жабу
батырмасын немесе пернетақтада [Esc] пернесін басумен орындалады.
Жабу батырмасын басу арқылы қарап шығу режимінен шыққаннан
кейін, экранда басылатын парақтың шекарасы бойымен пунктир
сызықтар пайда болады. Егер, пунктир сызықтар кестені екіге бөлсе,
онда басып шығаруда кесте екі бетке орналасады. Құжаттың мұндай
түрі, əдетте, басып шығаруға жарамайды, сондықтан, кестені толығымен
бір параққа орналастыру қажет. Мұны екі түрлі тəсілмен орындауға
болады.
Біріншіден, Көрініс/Беттің орналасуы командасымен немесе қарап
шығу режимінде осылай аталатын пернені басумен, Беттің орналасу
түрін орнатуға болады, содан кейін кестені оң жақ шекарасына дейін
бөліктерге бөлген, парақтың шекарасының пунктир сызықтарын
жылжыту керек. Нəтижесінде, бүкіл кесте қағаз бетінде беттің бағыты
өзгермеген қалыпта орнатылған болады.
Екіншіден, парақты ашуға жəне көлденең бағыттағы (альбомдық)
орналасуын орнатуға болады. Мұны алдын ала қарап шығуда Бет
батырмасын басу арқылы орындауға болады. Егер, тіпті қағаздың
альбомдық бағытында бетке бүкіл кесте симаса, онда құжаттың оң жəне
сол өрістерін минимумға дейін кішірейтіп, ал егер, бұл көмектеспесе,
кестедегі шрифтің өлшемін кішірейту керек.
Алдын ала қарап шығу режимінен басып шығару терезесі Басу
батырмасын басумен шақырылады. Бұл терезеде принтердің моделі
таңдалады (егер, сізде бірнеше модель түрі орнатылған болса),
құжаттың көшірмесінің саны жəне баспаға арналған беттер: барлығын,
бірнеше беттерді немесе белгіленген фрагмент таңдалады.
Егер, сізді құжаттың сыртқы түрі қанағаттандырса, онда Басу...
батырмасын басыңыз да, принтер құжатты шығарғанша күтіңіз. Есеп
дайын жəне оны сақтау жəне алда қолдану үшін бумаға тігіп қоюға
болады.
1.
Құжатты мəзір командалары мен «ыстық» пернелерді қолдану
арқылы баспаға жіберу. Бағдарлама мəзірінің командалары құжатты
алдын ала қарап шығуды (Файл/Алдын ала қарап шығу), беттің
параметрлерін (Файл/Бет параметрлері) орнату жəне құжатты тікелей
басып шығаруды (Файл/Басу) орындауға мүмкіндік береді.
Егер сіз бүкіл кестені емес, оның тек белгіленген бөлігін ғана басып
шығарғыңыз келсе, онда сол сияқты Файл мəзірінен басып шығаруға
арналған аймақтарды орнатуға болады (Файл/Басу аймақтары).
Сол сияқты, құжатты баспаға дайындау алдында колонтитулдар
273
орнатуға болады (Көрініс/Колонтитулдар)
Егер, сіз пернетақтаны қолдануды ұнатсаңыз, онда құжатты басып
шығаруға [Ctrl] + [Р] пернелер комбинациясын қолданыңыз. Бұл
пернелерді бір уақытта басу Басу терезесінің ашылуына əкеледі, оған
басып шығару параметрлерін орнату керек.
3.
Құралдар панеліндегі батырманы қолдану арқылы құжатты
басып шығару. Құжатты баспаға жіберудің ең оңай жолы -стандартты
құралдар панеліндегі Басу
батырмасын шерту. Алайда, бұл
жағдайда көшірме саны басу батырмасына шерту санымен анықталады.
Басып шығару алдында құжатты алдын ала қарап шығу керек.
Электрондық кестені сақтау. Егер, сіз алдағы уақытта құрылған
кестені редактрлеу немесе жай қарап шығу үшін қолданатын болсаңыз,
оны сақтау керек.
Компьютерде бірнеше рет құжат құрғандардың бəрі де, құжатты
сақтауды біледі. Көбінесе біз қай бумада жəне қандай атаумен файдың
сақталуы туралы онша ойланбаймыз.Кез келген компьютерлік
бағдарлама құрылған құжат жоғалмайтындай болып құрастырылған.
Құжатты қарапайым түрде жабу кезінде, бағдарлама сақтауды
орындауды «сұрайды» жəне оны орындауға көмектеседі. Excel
бағдарламасы да қалыспайды.
Құжатты сақтау жəне ашу нұсқаларын жəне қолданушыға кездесуі
мүмкін мəселелерді қарастырайық.
Басқа операциялар сияқты, кестелерді сақтауды да əр түрлі
тəсілдермен жүргізуге болады. Сақтау барысында құжат бірінші рет
сақтала ма немесе қайтадан сақтала ма соған назар аудару керек. Осыған
байланысты сақтаудың əр түрлі тəсілдерін қолдануға болады. Осы
тəсілдерді қарастырайық.
Құжатты бірінші рет сақтау. Кестелерді алғаш рет сақтауды келесі
тəсілдермен іске асыруға болады.
1. Файл мəзірінің командаларын қолдану арқылы құжатты сақтау.
Құрылған құжатты сақтау үшін, Файл мəзірінен Сақтау командасын
таңдап алыңыз.Файлды бірінші рет сақтау барысында, оған ат беріп, ол
сақталуға тиісті бума (каталог) таңдау керек.
Excel кестелері дискіде .XLS кеңейткішімен файлдар түрінде
сақталады, бірақ файл кеңейткішін қоймауға болады, себебі, бағдарлама
сақтау кезінді керекті кеңейткішті өзі қосады. Excel 7.0 немесе Excel 97
бағдарлама нұсқаларынан бастап, файл атын көрсету барысында ұзын
атты таңдауға болады. Файл атында бос орындар жəне 255-ке дейін
символдар бола алады.
Біздің электрондық кітабымызды «Менің құжаттарым» каталогында
сақтауға болады, бірақ өзіміздің жаңа бумамызды құрып, онда сақтауға
болады.
Сақтау кезінде тек буманы ғана емес, сонымен қатар, Бума
ашылатын тізімінен басқа дискіні таңдап алуға да болады.
Достарыңызбен бөлісу: |
