274
Microsoft Windows бағдарламасында файлдар атауларында– үтір
немесе нүкте сияқты кейбір тыныс белгілері болуы мүмкін. Үнсіз
келісім бойынша қолданылатын кеңейткішпен файлды сақтау
кезінде, атынан кейін нүкте қою міндетті емес. Microsoft Office
қосымшалары кеңейткіш пен нүктені автоматты түрде қосады.
1. Құралдар панеліндегі батырмасын немесе «ыстық» пернелерді
қолдану арқылы құжатты сақтау. Құжатты сақтау бұл – жиі
қолданылатын операция, сондықтан, Стандартты құралдар
панелінде
Сақтау арнайы батырмасы қарастырылған, оған басу
арқылы құжатты сақтау терезесін шақырады. Бұдан кейінгі
əрекеттер бірінші тəсілдегідей болады.
Егер, сіз пернетақтаны қолдануды ұнатсаңыз, онда сақтау үшін,
[Ctrl] + [S] пернелер комбинацияларын қолданыңыз. Бұл пернелерді
бір уақытта басу құжатты сақтау терезесінің ашылуына əкеледі, онда
сақтауға арналған буманы жəне файл атын көрсету керек.
Құжатты қайта сақтау. Біз құрылған құжатпен жұмыс істеп
отырмыз жəне бізде кестенің жаңа нұсқасын қайтадан сақтау
қажеттілігі туындады. Бұны қалай істеу керек?
Бірінші, құжаттың жаңа нұсқасын ескі атпен сақтаймыз ба
немесе жаңа атау береміз бе, біздің бұдан кейінгі əрекеттеріміз осы
шешімге байланысты.
Әр түрлі тəсілдерді қарастырайық.
1. Құжатты ескі атпен сақтау. Редактрленген құжатты ескі атпен
сақтау үшін, Стандартты құралдар панелінің
J
Сақтау
батырмасының көмегімен немесе Файл/Сақтау командаларымен
орындауға болады. Бұл жағдайда, сіздің кестеңіздің ескі нұсқасы
сақталмайды, файлдың атауы ескіше, ал кестенің түрі жаңа
екендігіне назар аударыңыз.
Ағымдық сақтауды да осылай орындауға болады.
2. Құжатты жаңа атпен сақтау. Егер, қандай да бір себептермен
кестенің ескі нұсқасын жəне жаңа нұсқасын сақтау қажет болса, онда
сақтауды жаңа атпен жүргізу керек. Бұл үшін, Файл мəзірінде Қалай
сақтау командасын таңдап жəне Файл аты өрісінде файлдың жаңа
атын енгізіңіз де, Сақтау батырмасын басыңыз.
3. Құжатты басқа форматта сақтау. Электрондық кестені басқа
форматтарда сақтауға да болады. Тəжірибеде, ең жиі, кестені
мəтіндік файл түрінде сақтау қолданылады.
Мəтіндік форматта электрондық кестені сақтау үшін, Файл
мəзірінен Қалай сақтау командасын таңдап Файл аты өрісіне
файлдың жаңа атын енгізіңіз немесе ескі атын қалдырыңыз, Файл
типі тізімін ашып, файл сақталатын форматты – мəтіндік файлдар
деп таңдаңыз. Сақтау батырмасын басыңыз.
Файл атын өзгертпеуге де болады, себебі, кестелік жəне мəтіндік
275
файлдар əр түрлі кеңейткіштерге ие.
Қажет болған жағдайда, Файл/Веб-бет түрінде сақтау
командасы көмегімен веб – бет түрінде да сақтауға болады.
Құжатты (кестені) ашу. Сақтаудан кейін файл болатын құжатты
сырттан (мысалы, Жолсілтеуіш, Менің компьютерімді қолдана
отырып) немесе іштен (Excel бағдарламасынан) ашуға болады.
Құжатты ашу кезінде, сіз құрылған құжатпен бұрын қашан жұмыс
істегеніңізге жəне оны қай жерде сақатағаныңызға байланысты
бірнеше жағдаяттар туындауы мүмкін:
Ж а ғ д а я т 1. Сіз құрылған құжатпен бұрын жұмыс істедіңіз жəне
оны қай жерде сақтағаныңыз есіңізде жоқ. Бұл жағдайда құжаты бар
барлық бумаларды бірінен кейін бірін ашып, керекті файлды іздеп
қажеті жоқ, оның орнына Windows – тың басты мəзірінен іздеу
режимін
пайдалану
керек.
Бастау
батырмасын
басыңыз,
Іздеу/Файлдар және бумаларды таңдаңыз. Ашылған іздеу
терезесінде іздеу үшін файл атын (*.хls) енгізіңіз, құжаттың нақты
құрылған уақытын немесе сіз құруыңыз мүмкін күндер интервалын
көрсетіңіз (егер есіңізде болса). Соңғы бірнеше айлар немесе күндер
бойынша құжатты іздеуді жүргізуге болады. Іздеу үшін, сұраныс
құрып, Табу батырмасын пайдаланыңыз. Сіз іздеу нəтижелерін Іздеу
терезесінің оң жақ бөлігінен көресіз. Табылғандардан қажетті
файлды ашу үшін, оның атына тышқанмен екі рет шертіңіз.
Жағдаят 2. Сіз құрылған құжатпен бұрын жұмыс істегенсіз, бірақ
оны қайда сақтағаныңыз есіңізде. Әдетте, құжаттарды «Менің
құжаттарым» бумасында сақтайды. Егер сіз де осылай істейтін
болсаңыз, онда «Менің құжаттарым» бумасынан құжатты қалай оңай
ашуға болатынын қарастырайық.
1.
Windows-тың басты мəзірін қолдану арқылы құжатты ашу.
Егер, сіз «Менің құжаттарым» бумасында құжатты сақтап
қойығандығыңыз есіңізде болса, онда Бастау батырмасын басыңыз,
одан кейін Құжаттар жəне «Менің құжаттарым» таңдаңыз. Сізде
«Менің құжаттарым» қажетті бумасы ашылады, онда біздің
кестемізді тауып, оны тышқанды екі рет шерту арқылы ашу керек.
2.
Құжатты жұмыс үстелінен ашу. Әр компьютердің жұмыс
үстелінде «Менің компьютерім» бумасы бар, оның терезесінен
қажетті буманы терезелерді ретімен аша отырып, табуға болады.
Егер, «Жолсілтеуіш» бағдарламасын қолданса, бұл үрдіс аз уақыт
алады. «Менің компьютерім» жəне «Жолсілтеуіш» компьютерде
сақталатын барлық ақпаратқа жол ашады. Бірақ, бұл тəсіл үнемі ең
тиімді жəне тез болып табылмайды.
3. Excel бағдарламасынан құжатты ашу. Егер, сізде Excel
бағдарламасы ашық болса, онда Файл/Ашу мəзірінің командаларын
қолдануға болады. Бұл əрекеттердің нəтижесінде, Құжатты ашу
терезесі ашылады, онда қажетті буманы жəне файлды таңдап алып,
Ашу батырмасын басу керек.
Достарыңызбен бөлісу: |
