Қазақстан республикасы білім, МӘдениет

бағыныштыларына айтуы қажет. Сонымен бірге, бұл алмасу жұмысты одан әрі де тиімдірек ету шараларын көреетуі қажет.

Басшы қажет деген идеяны барыныштыларға беруі немесе алмасуы үшін темендегіндей қорытынды жасауы керек.

1. Жұжысшылар қандайда бір өзгерістер еңгізгенде өз уақытын өзгертпей өнімді көп шығара алады,

2. Жұмысшылар бұл өнімді көп шығару не үшін қажет болғаның түсунуі керек.

3. Жұмысшылар, бұл өзгерістерді қандай жағдайларда жасай алады деген мәселелерді қамтуы қажет,

Идеяны бермес бұрын жөнелтуші символдардың көмегімен

хабарды қолтау керек. Бұл үшін жөнелтуші сөздер, дауыс ырғағы, дене қимылын қолданады. Бұндай қолтау идеяны хабарға айнал-дырады.

Жөнелтуші сондай-ақ жіберу арналарын да тандауы қажет. Арналарға жататын сөздерді беру және жазылған материалдарды беру электронды байланыс құралдары, компьютерлер, т. б. Хабар-ларды беру арналары тек қана бір құралмен шектелмеуі керек.

Бұл кезенле мәліметті жөнелтуші қабылдаушыға жететіндей арнаны табады. Бұл хабарды түп нәтижесінде коммуникациялық процесс деп айтуға болмайды, тек қана бір кезеңді ғана бейнелейді.

Ең алдымен хабарламалар (информациялар) мен мәліметтер айналысын, кезеңдерін қарастыра отырып, өте қажетті екі тұжы-рымдамаға тоқталған жөн. Оның бірі — кері байланыс, екіншісі — кедергілер,

Әрбір ұйымдарда кедергілер және шуылдар болып отырады себебі берілген хабарлардың мағыналары бұрмаланып кетіп жатады.

Ғылыми түрде даңғыл, шуыл дегеніміз — мәліметтің хабарлауын дұрыс бермеу, бұрмалау, түрлендіріп жіберу.

Жеке адамдар арасындағы байланыстар

Әрбір басшы өз жұмыс уақытының 50-90%-ін (адамдармен) бағыньштыларымен бетпе-бет сөйлесуге жібереді Сондықтан да біз тікелей жеке адамдар арасындағы хабарлар мен мәліметер алмасуын беліп қарастырамыз.

Жеке адамдар арасындағы байланысты төменде шоғырланған проблемалар жиынтығы ретінде қарастыруға болады.

I Қабылдау немесе түсіну

2. Сөздің мағынасы (семантика)

3. Сөзбен емес, ауызша емес ақпараттармен алмасу

4. Кері байланыстың сапасыздығы

5. Дұрыс естімеу немесе қабылдай алмау.

Осы факторларды еске ала отырып, жеке адамдар араскндағы хабарлармен алмасуды тиімді жолмен іске асыра аламыз.

Қабылдаудағы, түсінудегі кедергілер

Бірінші кедергі хабарды беру шеңберіндегі жіберуші мен қабылдаушы арасындағы дау-жанжал нәтижесінде пайда болады.

Адамдар бір мағынадағы мәліметтерді, хабарларды жинақтаған тежірбиелеріне байланысты әртүрлі түсіндіреді және жеткізеді . Пікір мен ойлардың өзара айырмашылығы, орта қажет ететін, қызығатын, адамдардың қызығушылық сезімталдығына байланысты және сыртқы ортасына байланысты деректерді, мәліметтерді таңдауы арқылы қабылданады.

Байланыс процесіндегі қабылдаудың екінші кедергісі ретінде адамдардың әлеуметтік жағдайларын қарастырута болады, Адамдардың мінез-құлқы хабарлардың бұрмалануына ықпалын тигізеді.

Көптеген зерттеулер бойынша кәсіпорын басшылары бағыныштылармен ақпарат ағымдарымен және адамдар атамдарымен ашық сөйлесуді дұрыстығын көрсетеді. Себебі ашық сөйлесу сенімділікті күшейтеді.

46

Семантикалық (сөздердің мағынасы) кедергілер

Керекті қарым-қатынастарға түсе отырып, шартты түрде берілген белгілі символдарды пайдалана отырып, біз мәліметтер мен хабарлармен алмасуға және оны түсінуге тырысамыз. Қолданылатьш символдарға сөз, сөз екпіні, қимыл арқылы ымдау, ишара жасаулар жатады. Осы символдар арқылы адамдар байланыс процесін жасай алады.

Хабарды жіберушы ауызша және сөзбен емес символдармен ойларын кодтайды.

Семантика — сөзбен берілген мәліметтіқ, "сөздердің", қолданылуын және мағынасын түсіндіреді. Сөздер әртүрлі маман-дықтағы адамдар үшін әртүрлі магананы білдіреді,

500 сөз кем дегенде 14 мың мағынаны білдіруі мүмкін.

Мысалы, құрылым, т. б.

Ұйымдарда жұмыс істейтін қызметкерлермен мәлімет алмасуы тиімді болуы үшін, олардың қолданатын сөздерінің нақты негізгі мағынасын және ол мағынаны қызметкерлер қалай түсінетінін ескеру қажет. Семантикалық бөгеттер көп ұлтты ортада жұмыс істейтін компаниялар үшін байланыс қиындықтарын тудырады.

Сөзбен емес пайда болатын кедергілер,

Сөзбен емес коммуникацияға "сөзден" басқа кез келген символ-дар қолданылады. Сөзбен емес берілетін коммуникацияға бет пішін әлпеті, дене қимылын саусақпен көреету, т. б, жатады. Көбінесе, сөзбен емес хабарламаларда сөздей хабарламалармен берілетін болғандықтан олардың мағынасы өзгеріп, бұрмаланып кетеді.

Сөзбен емес байланыстын, бір кедергісі ретінде сөз екпіні қарастырылады. Бұл жерде ескеретін нәрсе дауыс ырғағы, сөз екпіні, т, б.

Кері байланыстың нашарлығы немесе оның сапасыздығы

Жеке адамдар арасындағы байланыстың тиімсіз болуы кері байланыстың нашарлығы әсерінен болады. Жөнелтушшің пікірі, ойы қабылдаушыға келіп, түсінілген жағдайда ғана кері байланыс жүзеге асады.

47

Дұрыс түсінбеу, дұрыс естімеу, тыңдай білмеу

Байланыстардың тиімділігі адамдардың деректерді жібергенде де және қабылдағанда да бірдей қарым-қатынастарда болуында. Тыңдай білу керек. Дұрыс тыңдау менеджерлерге (Басшыларға) қойылатын негізгі талаптардың бірі

Зерттеуші Кит Дэвис тиімді тыңдау үшін 10 өсиет, ақыл айтқан:

1 Сөзді доғарыңыз. Сөйлеп отырьш тыңдау мүмкін емес;

2. Сөйлеп тұрғанға өзін бос ұстауға көмектесіңіз, сонда шешім қабылдау мүмкіндігі артады.

3. Сөзіңіз арқылы тыңдауға дайын екенінізді көрсете біліңіз, Әрқашанда тыңдауға құштар болыңыз және соған әрекет етіңіз;

4. Сөйлеушіні тітіркендіретін жағдайлардан аулақ болыңыз. Сурет салмаңыз, столды ұрмаңыз, қағаздарды қопарылыстырмаңыз;

5. Сөйлеушіге әсер етіңіз, сөйлеушіні сезіне біліңіз;

6. Шыдамды болыңыз, Сөйлеп тұрған адамның көңілін бөлмеңіз. Сейлеуші сөз бастаған соң кіруге немесе шығып кетуге әрекет етпеңіз.

7, Мінез-құлық шыдамдылығын көрсетіңіз. Ашуланған адам сөздің мағынасын өзгертеді;

8. Сөз таластырмаңыз, тайталаспаңыз. Сынамаңыз. Сын сөйлеп тұрған адамды қорғаныс позициясын жасауға мәжбүр етеді. Ол үндемей қалуы мүмкін немесе ренжуі мүмкін;

9. Сұрақ қойыңыз. Бұл сіздің тыңдағаңызды көрсетеді және көңілін көтереді. Бұл сіздің алдағы уақытта жылжуға көмектеседі;

10. Сөзді немесе сөйлеуді доғарыңыз. Бұл өсиет бірінші және соңғы. Себебі басқалары осы екеуіне байланысты. Тиімді таңдай алмайсыз, сондықтан сөзді доғарыңыз.

Табиғат адамға 2 құлак, бір ғана тіл берген, яғни көп естіп, аз сөйлеу үшін. Тыңдау үшінде екі құлақ керек, онық біреуі — сөйлем мәнін ұғыну, ал екіншісі — сөйлеушінің сезімін түсіну үшін.

Тиімді тыңдаудан басқа да бірнеше тәсілдерді жеке адамдар арасындағы байланыс үшін қолдануға болады.

Бұған байланысты қарым-қатынас өнерін жетілдіру керек. Ол үшін:

1 Өз ойыңызды хабарламас бұрын, оны нақтылай түсіңіз.

2, Семантикалық сөздердің мағынасына зерек болыңыз. Сөзге жалпы сипат емес, нақты сипат беріңіз.

48

3. Өзіңізден тіл байлығыңыз, сөз екпіні, дауыс ырғағы, дене тұрысыңыз, қимыл-қозғалысыңыз, бет-пішініңізге үнемі бақылау жасап отырыңыз,

5. Кері байланыс болуына күш салыңыз. Ол үшін:

а) сұрақ қоя біліңіз;

б) өз ойыңызды баянды жеткізе біліңіз;

в) жұмыс нәтижесіне бақылау жасаңыз,

Ұйымдастыру байланыстары

Байланыстарды ұйымдастырудағы тосқауылдар:

1. Хабардың бұрмалануы. Хабарлар төменнен жоғары және

жоғарыдан төмен түскен кезде, аз да болса бұрмаланады. Мұндай

бұрмалануға бірнеше себеп бар:

а) жеке адам аралық түсінбеушіліктен пайда болған бұрмалану;

б) басшы хабармен келіспеген жағдайда, саналы түрде хабар бұрмаланылады.

2. Шамадан тыс мәліметтердің болуы. Әр басшы барлық хабарларға тиімді жауап қайтара алмайды. Сондықтан ол өзіне өте қажетті мәліметті ғана таңдап алуға тырысады.

3. Ұйымдар құрылымдарының қанағаттанарлықсыз болуы

Ұйымдардағы байланыстарды жетілдіру әдістері:

1. Мәліметтер ағымын реттеу және басқару, Басшы ұйым деңгейінде өзінің және қызметкерлердің хабарларға деген қажеттігін қанағаттандырулары қажет.

2. Басқарушылық іс-әрекеттерін жасау, Мәліметтер ағымын реттеу үшін, басшылар болашақтағы өзгерістер жайында бағыныштыларымен қысқа мерзімді кездесулер жасап отырулары қажет.

4. Кері байланыс жүйесі.

а) қызметкерлерге сұрақ беру арқылы байланыс. Сұрақтар тәмендегі мазмұнда болуы қажет:

1. Қызметкерлерге мақсат айқын көрсетілген бе?

2. Қандай потенцияналды мәселелермен олар кездесіп отыр?

3. Өз жұмысына керекті хабар мен мәліметтерді дер кезінде ала ма?

4. Олардың басшылары ұсыныстарға қалай қарайды?

49

5. Болашақтағы өзгерістердің болатынын олар біле ме?

а) ұсыныстар жәшіктерінің болуы

б) өнім үйірмелері

в) телефон арқылы сөйлесу, т, б.

6. Мәлімет бюллетендері. Кәсіпорындар өз қызметтері жайында жарнамалар, публикациялар, видео жазбалар беру.

7. Қазіргі кезеңдегі ақпараттық технологиялар.

а) Компьютерлердің пайда болуы

б) Электронды байланыс, т. б.

Тақырып 2.З. БАСҚАРУ ЖҮЙЕСІНДЕГІ

Ұйымдастыру шешімдерін қабылдайтын және оларды басқа

адамдар арқылы жүзеге асыратын адамдарды ғана менеджер дей аламыз.

Шешім қабылдау—ақпарат алмасу сияқты кез келген басқару қызметінің (функциясыныңн) құрамдас бөлігі. Шешім қабылдау қажеттігі басқарушының алға қойған мақсатының қалыптасуы мен сол мақсатқа жетуіндегі іс-қимылын түгелдей қамтиды.

Кез келген басқару өнерін игерем деген адам үшін, шешім қабылдау табиғатын түсіну, аса маңызды мәсела. Осы мәселелерге көмек ретінде басқарушылардың шешім қабылдау түрлерін, қолданнлатын тәсілдерін, осы процеетің тиімділігін арттырудағы ғылыми әдістерін және басқару шешімдерін қабылдаудағы негізгі факторларға көңіл аудару қажеттігін қарастырамыз.

Шешім қабылдау процестерінін, табиғаты

Жешім қабылдау басшы жұмысындағы түбегейлі процедура, ол басқару процесінің бұдан кейінгі бүкіл барысын анықтайды.

Адамдардың есейе келе тәжірибе жүзінде шешім қабылдау процесін ұғына алмауы мүмкін емес. Қатынае қабілеті сияқты, шешім қабылдау қабілеті де бірте-бірте тәжірибе жүзінде дамитын ептілік. Біздің әрбіреуіміз күніне жүздеген, ал өмір бойына мын-даған шешімдерді қабылдаймыз.

Шешім — дегеніміз бұл баламаны (альтернативті) таңдау.

50

Альтернатива — мүмкін болған екі ұйғарымның бірін ғана таңдап алуға мәжбүрлік.

Көңіл аударарлық мәселе — басқару шешімдері жетекші қабылдаған шешімдер арқылы жұмыс жасайтын адамдардың жеке өмірінеде ықпал етуі мүмкін.

Маңызды шешімдерді қабылдаудағы жауапкершілік — басшыға ауыртпалық әкеледі. Егер басшы бағыныштыны жұмыстан шығарса, соңғысы қатты күйзелуі мүмкін, егер нашар жұмысшыны дер кезінде ескертпесе — ұйым күйзелуі мүмкін.Сондықтан басшылар ойланып қарастырылмаған шешімдерді қабылдай алмайды. Басшының іс-әрекетін неғұрлым және жүйелі түрде түсіну үшін, жалпылама шешім қабылдау, оның басқару процесімен қарым-қатынасына және ұйымдық шешімдердің мінездемелеріне тоқталу қажет.

Ұйымдық шешім:

Коммуникациялық процесс сияқты, шешім қабылдау да басқарудың барлық аспектілерінен орын алады.

Профессор Фрэнк Хариесон былай деген: "Жешімдер қабылдау — бұл кез келген бағыттағы басқарудың интегралдық бөлігі.

Шешім қабылдау бейнесінде Минцберг басшының төрт кейіпте болатынын атап көрсеткен: кәсіпкер, жұмыстағы жауап-кершіліктің бұзылуын жөндеуші, ресурстарды бөлу маманы және келісімдерді жүргізупіі маман.

Әрбір басшы маман осы бейнелер арқылы өз жұмысын то-лықтырып отырады.

Әрбір басқару қызметі (функциясы) өмірде жүзеге асыруды талап ететін жалпылама және тіршілікке қажетті маңызды шешімдермен байланысты.

Олардың кейбіреулері төменгі кестеде көрсетілген:

Жоспарлау

1. Сіздің бизнесіңіздің табиғаты қандай және оның жоғарғы мақсаты неде?

51

2. Сіздің мақсатыңыз қандай болуы керек?

4. Қойылған мақсатқа жету үшін қандай стратегияны немеее тактиканы таңдап алу керек?

Қызметті ұйымдастыру

1. Ұйым жұмысын қандай үлгіде құру керек? Орындалған жұмыстардың одағын мақсатқа сәйкес қалай кеңейту керек?

2. Бұл одақтың қалай жұмыс істеуін үйлеетіру керек?

3. Жетекшілерге және ұйымдардың мүшелеріне қабылданған қандай шешім сенімді?

4. Сыртқы орта өзгерісіне байланысты ұйым құрылымын өзгерту қажет пе?

Ынталандыру (мотивация)

1. Менің бағыныштыларымның мұқтажы неде?

2. Ұйым мақсатына жету үшін бұл мұқтаждықтар қалай қанағаттандырылады?

3. Өнімнің көбеюіне және жұмысшылардың жұмыспен қанағатгануына не әсер етті?

4. Өнімді одан әрі көбейту үшін не істеу қажет?

Бақылау

1. Жұмыс нәтижесін өлшеуді қалай қадағалау керек?

3. Мақсатқа жету үшін қаншалықты еңбек сіңірдік?

4. Қойылған мақсатқа жеткіліксіз жылжысаң — неге олай болады және бұл үшін қандай өзгерістер енгізу қажет?

Ұйымдық шешім дегеніміз — лауазымды адамдардың, өздеріне берілген міндеттерді орындауы үшін таңдай білу қабілеттіліктерінің болуы. Оның мақсаты ұйымның алдында тұрған мәселелер қозғалысын қамтамасыз ету. Сондықтан да тиімді ұйымдық шешім деп қабылданған және орындалған мақсатты айтуға болады.

Ұйымдық шешімдерді бағдарланған және бағдарланбаған деп бөлуге болады.

52

Бағдарланған шешім — математикалық теңдеулерде қолдынылатын әрбір қадам мен қимылдық белгілі бір сәйкестілігін жүзеге асырудың нәтижесі болып табылады. Немесе іс қимылдың айқын, белгілі бір қисынға (логака) сәйкес, нәтижелі түрде жүзеге асырылуы.

Мысалы, аурухана иншекторы, мейірбикелер мен санитарлар жұмысының графигін жасағанда қызмет көрсететін жеке адамдар құрамы (персоналдар) мен емделушілер санының бір-бірімен сәйкестігін талап ететін формулаға сүйенуі мүмкін, Егер 5 емде-лушіге І мейірбике болса, онда шешімдер автоматты түрде қабылданады.