257
немесе олардың кешігіп түсуі;
б) басқару қателіктерін қанағаттандыруға тиісті деректердің
шамадан тыс көптігі, олармен басқару жүйелерінің жолдарын
басқару органдарының өткізгіштік қабілетінің артық көлемдерде
асыра толтыру, деректердің құндылығына қарай жеткілікті түрде
таңдап алынбауы.
Біз жоғарыда атап өткендегідей деректер пайдалы ақпарат
болуы үшін үш қабатты сүзгіштен өтіп, табиғи, семантикалық және
прагматикалық шуылдан арылуы тиіс. Ақпарат жүйесінің басты
міндеті басқарудың байланыстық (коммуникациялық) тармағының
барлық бөлімдеріндегі барлық түрдегі шуыл дәрежесін кең күйге
жеткізу болып табылады. Сондықтан, бұл жүйелер құрамында
шуылдарды жоюды қамтамасыз ететін құралдар жасалуы тиіс.
Бұл біріншіден, басқару міндеттері мен олардың арасындағы
байланысты зерттеп білу. Міндеттерге сәйкес, оларды шешу үшін
шын мәніндегі керекті мәліметтерді таңдап алу қажет.
Осы жұмыстың нәтижесі басқару жүйесіндегі ақпарат
тасқындарының сызбасы немесе ақпараттық үлгі дейтін, сондай-
ақ ақпарат тасқындарының бағытын, көлемін, уақытша режимін
және басқа сипаттамаларын тәртіптеп отыратын ережелер мен
нұсқаулардың жиынтығы болуы қажет.
Екіншіден, басқару міндеттерін шешу кезінде ескерілетін
барлық факторларға бірдей сандық сипаттама беретін көрсеткіштер
жүйесін жасап шығару, өзара байланысты көрсеткіштердің
салыстырмалылығын қамтамасыз ету, оларды алудың және
дұрыстығын тексерудің әдістерін жасап шығару қажет.
Көрсеткіштердің салыстырмалылығын қамтамасыз ету үшін,
барлық бөлімшелер үшін бірыңғай, өзара байланысты жіктемелер
мен мен атау тізімдер жасауға тиісті.
Үшіншіден, деректерді жинау, өңдеу, сақтау және жеткізу
технологиясын жасау, бұл үрдістерді қажетті техникалық
құралдармен жарақтандыру, қызметкер кадрларын іріктеу және
оларды үйрету, деректердің шығу көзінен бастап пайдаланушыларға
дейінгі жүретін технологиялық үрдістің барлық сатысына бұл
қызметкерлердің араларында міндеттерді тиімді түрде бөліп беру
керек.
Сонымен, шектеле келіп біз ақпарат жүйесін жасап шығару
кезінде не істелуге тиіс екенін оқып білдік.
258
Енді мұны қалай істеу керек деген сұрақ туады. Бұл сұраққа
жауап беру – ақпарат жүйесін жетілдіруде қандай қағидаларды
басшылыққа алу керектігін, жұмыстардың бір ізділігі қандай болуы
тиіс, және олар қандай әдістермен орындалуы керек екендігін айту
деген сөз.
Ақпарат жүйесін жасаудағы бірінші қағида – жүйелік тәртіп.
Бұл жердегі оның мәнісі – ақпарат жүйесінің басқару қызметтерімен
және ұйымдастыру құрылымын жетілдірумен ғана өзара байланыста
құрыла алатындығында. Ал мұның өзі мынадан шығады: басқару
міндеттері мен оларды шешу әдістерінің кез келген өзгерісі белгілі
бір мөлшерде ақпаратқа деген сұраныс өзгерісін туғызады, ал
құрылымында өзгерістердің болуына байланысты ақпараттық
тасқындардың бағыттары мен қарқындылығы өзгеруге тиісті.
Екінші қағидасы – даму қағидасы.
Жалпылама басқару жүйесін және оның ішінде ақпарат жүйесін
ешқандай да күрт, әрі кенеттен, өзгеріске ұшырауға болмайтындығын
басшыға әдейі дәлелдеп жатудың керегі жоқ. Өзгерістердің терең
болуы мүмкін, бірақ өндіріс қарқынынан айырылып қалмауы үшін
өзгерістер біртіндеп болуы керек. Қайтадан құру кезеңі арқылы
өтуге тиісті. Ал даму қағидасының мәні де осында. Ал бұдан да
дәлірек айтсақ, бұл қағида бойынша жаңа ақпарат жүйесін құру
дегеніміз – бұрын өмір сүріп келе жатқан жүйені жоспарлы түрде
жетілдіру болып шығады.
Үшінші қағида – тиімділік.
Тиімділік дегеніміз – бұл жүйедегі кез келген өзгерістер
экономикалық тұрғыдан негізделуі керек деген ұғым. Егер қосымша
деректер жинау керек деген ұсыныстар жасалынса, онда мұның
қандай шығындар керек ететінін және басқару міндеттерін шешуде
қандай тиімділікке жеткізетіндігін бағалау керек.
Тиімділік қағидасынан, ақпаратқа деген қажеттілікті шын
түрде негіздеу керектігі, оны әр түрлі әдістер арқылы алу кезіндегі
шығындарды зерттеп білу, ақпарат жүйесін жетілдіру мақсаттарын
дәл анықтау және олардың әр кезеңінде неғұрлым жоғары тиімділікке
жеткізетін құралдарды таңдап алу қажеттігі келіп шығады.
Ақпарат жүйесін жетілдірудегі қимыл – әрекет жоспары едәуір
мөлшерде осы қағидалардан келіп туындайды.
Жоспардың бірінші кезеңі – қолда бар жүйені зерттеп білу. Ол
кешенді түрде болуға және бұл кейінгі кезеңдерде ақпарат жүйесінің
259
барлық элементтерін жасау үшін материал беруге тиісті.
Зерттеу бағдарламасы басқару міндеттері мен оларды шешу үшін
ақпаратқа деген қажеттілікті, осы қажеттіліктерді қанағаттандыру
дәрежесін, соның ішінде көрсеткіштер құрамы бойынша олардың
нақтылығын және уақыт жағынан тығыздығын талдауды да қамтуы
керек.
Екінші кезең – алынған материалдарды талдау. Ол ақпарат
жүйесін жетілдірудің техникалық – экономикалық жағынан
негізделуімен қоса негізгі бағыттары туралы негізгі ұсыныстарды
дайындаумен аяқталуы тиіс. Осы кезеңде, ақпарат жүйесінің осал
жерлерінің табылуы, оны жетілдірудің мақсаттары мен оларды
жүзеге асыратындай құралдар анықталуы керек.
Үшінші кезең – ақпарат жүйесінің жобасын дайындау. Ол
бірнеше шағын кезеңдерге және тарауларға бөлінуі мүмкін. Жобада
жаңа жүйенің ақпараттық түрі (моделі), ақпарат тасқындарын
тәртіпке келтіретін ережелер мен нұсқаулар, көрсеткіштер жүйесі
мен оларды алудың әдістерін суреттеу, жинақтық белгілері бар өзара
байланысты жіктелулер мен номенклатуралар, сәйкестендірілген
терминдер сөздіктері, құжаттама жасау формалары мен құжат
айналымының үлгілері, құжаттаудың ережелері болуға тиіс. Ақпарат
жүйесін енгізу мен дамытудың әр кезеңдік жоспары – жобаның аса
маңызды бөлімі болып табылады.
Егер ақпараттық жүйені ұйымдастыру ісінде ақпараттың сапалық
сипаттамалары сақталмайтын болса, онда ол жүйені ұйымдастыру
мүмкін емес және тіпті ол мағынасыз болар еді. Ақпараттық
жүйені ұйымдастыру кезеңінде қамтамасыз етілуге тиісті аса
маңызды сапалық сипаттамалардың қатарына жататындары мына
төмендегілер:
- ақпараттың дұрыстығы;
- ақпараттың жеткіліктігі;
- ақпараттың оңайлығы;
- ақпараттың бір мағыналылығы;
- ақпараттың оперативтілігі.
Әрбір өндірісте немесе кәсіпорындарда жай қарапайым және
күрделі ақпараттық жүйелері болады.
Жай қарапайым хабарлама жүйелері деп – ақпарат пайда болған
жерден оны басқарушы адамға ешбір өңдеусіз жеткізуді қамтамасыз
ететін жүйелерді айтамыз.
Достарыңызбен бөлісу: |
