Мемлекеттiк жјне мемлекеттiк емес ўйымдарда ќўжаттама жасаудыѕ жјне ќўжаттаманы басќарудыѕ їлгiлiк ережелерiн, Мемлекеттiк жјне мемлекеттiк емес ўйымдардыѕ ќызметiнде жасалатын їлгiлiк ќўжаттардыѕ тiзбесiн саќтау мерзiмдерiн кґрсете отырып бекiту

§ 8. Мөрлердi, мөртабандарды және бланкiлердi есепке алу мен сақтау

жүктеу 0,94 Mb.

бет	3/6
Дата	25.05.2018
өлшемі	0,94 Mb.
	#17745

1 2 3 4 5 6

§ 8. Мөрлердi, мөртабандарды және бланкiлердi есепке алу мен сақтау

97. Ұйым атауы көрсетiлген мөрлер, мөртабандар мен бланкiлер мiндеттi түрде есепке алынуы және сейфтерде немесе жанбайтын темiр шкафтарда сақталуы тиiс. Есепке алуды және сақтауды жүргiзетiн қызметкер ұйым басшысының бұйрығымен (өкiмiмен) анықталады.

      98. Ұйым атауы көрсетiлген мөрлердi, мөртабандарды және бланкiлердi есепке алу тиiстi тiркеу-есепке алу нысандарында 19-қосымшаға сәйкес жүргiзiледi.
      Қорғалуы тиiс баспа-бланкi өнiмдерi, мөрлердi, мөртабандарды және құжаттарды құралдарын есепке алу мемлекеттiк ұйымдар үшiн белгiленген тiркеу-есепке алу түрiнде жүргiзiледi.
      99. Бүлiнген бланкiлердi жою тиiстi тiркеу-есепке алу нысанына белгi салу арқылы актi бойынша жүзеге асырылады.

4-тарау. Iстердiң номенклатурасын әзiрлеу, iстердi жасақтау және ұйымның ведомстволық мұрағатына тапсыру

§ 1. Iстердiң номенклатурасы

100. Iстер номенклатурасы орындалған құжаттарды iстерге топтастыру, iстердi жүйелеу мен есепке алу, олардың сақтау мерзiмдерiн анықтау және тұрақты және уақытша (10 жылдан жоғары) сақтаудағы iстердiң тiзiмдемесiн құрастыруға негiз болады, сонымен қатар, уақытша (10 жылға дейiнгi) сақтаудағы құжаттарды есепке алу үшiн арналған.

      101. Ұйымның iстер номенклатурасын әзiрлеген кезде құрылтайшылық құжаттарын, құрылымдық бөлiмшелер туралы ережелердi, құжаттардың сақтау мерзiмдерi көрсетiлген үлгiлiк, салалық (ведомстволық) тiзбелерiн, iстердiң үлгiлiк (үлгi) номенклатураларын, құрылымын (штат кестесiн) басшылыққа алады, ұйым қызметiнде жасалған құжаттардың түрлерi, құрамы және мазмұны зерттеледi.
      102. Ұйымның iстер номенклатурасы (28-қосымша) құрылымдық бөлiмшелердiң iстер номенклатуралы негiзiнде БҚҚ қызметiмен құрастырылады.
      103. Құрылымдық бөлiмшелердiң iстер номенклатурасы (ағымдағы жылдың 15 қарашасынан кешiктiрмей) бөлiмшедегi iс жүргiзуге жауапты қызметкермен құрастырылады, БҚҚ қызметiмен келiсiледi, бөлiмшенiң басшысы қол қояды және БҚҚ қызметiне жiберiледi.
      Жаңадан құрылған бөлiмшелер бiр ай мерзiмiнде iстердiң номенклатурасын әзiрлеп және оны БҚҚ қызметiне ұсынуға мiндеттi.
      104. Ұйымның iстер номенклатурасына БҚҚ қызметiнiң басшысы қол қояды, ұйымның сараптау комиссиясымен (бұдан әрi - СК), болашақта құжаттар тұрақты сақтауға берiлетiн мемлекеттiк мұрағаттардың сараптау тексеру комиссиясымен (бұдан әрi - СТК), келiсiледi және ұйым басшысымен (ағымдағы жылдың аяғына дейiн кешiктiрiлмей) бекiтiледi. Iстер номенклатурасы егер ұйымның функциясы мен құрылымында түбегейлi өзгерiстер болмаса, мемлекеттiк мұрағат мекемелерiмен 5 жылда бiр рет келiсiледi.
      Мемлекеттiк мұрағаттардың толықтыру көздерi болып табылмайтын ұйымдар iстер номенклатурасын СТК келiсуге ұсынбаса да болады.
      105. Iстер номенклатурасы қажеттi данада басылып шығарылады. Бекiтiлген номенклатураның бiр данасы оны келiскен мемлекеттiк мұрағатта сақталынады.
      106. Iстер номенклатурасы жыл соңында нақтыланады, ұйымның басшысымен бекiтiледi және келесi iс жүргiзу жылының 1-қаңтарынан қолданысқа енгiзiледi.
      107. Iстер номенклатурасының бөлiмдерiнiң атаулары ұйымның бекiтiлген құрылымымен (штаттық кестеге) сәйкес орналастырылған құрылымдық бөлiмшелердiң атаулары болып табылады. Бұл ретте БҚҚ қызметi басшылықтың өкiмдiк құжаттарын сақтаушы ретiнде iстер номенклатурасында бiрiншi болып орналасады.
      108. Аймақтық бөлiмшелер, филиалдар мен өкiлеттiктердiң құжаттары ұйымның iстер номенклатурасына бөлек тарау ретiнде енгiзiледi.
      Қоғамдық бiрлестiктiң атауы iстер номенклатурасының дербес бөлiмi бола алады. Аталмыш бөлiм ұйымның iстер номенклатурасының бөлiмдерiнен кейiн орналасады.
      109. Құрылымдық бөлiмшелерi жоқ ұйымдар үшiн iстер номенклатурасы өндiрiстiк - салалық немесе қызметтiк сызба бойынша құрылады. Тараулардың атаулары ұйым қызметiнiң бағыттармен сәйкес келуi қажет.
      110. Ұйымдардың бөлiмшелерi жеке iстер номенклатураларын әзiрлейдi.
      111. Жоғары тұрған органның (ұйымның) құжаттама қызметi құжаттар құрамы бiртектес ведомствоға қарасты ұйымдар үшiн iстердiң үлгiлiк (үлгi) номенклатурасын әзiрлейдi. Бұндай номенклатуралар мұрағат iсi саласындағы уәкiлеттi органмен келiсiледi.

§ 2. Iстердiң номенклатурасын ресiмдеу

112. Iстер номенклатурасына ұйымның құжатталатын жұмыс учаскелерi көрсетiлген iстер тақырыптарының барлығы, соның iшiнде жеке iстер, iстер тiзiмдесi, тiркеу-есепке алу нысандары, бақылау-анықтамалық, тақырыптық және басқа картотекалар енгiзiледi.

      Iстер номенклатурасына баспа басылымдары енгiзiлмейдi.
      113. Iстер номенклатурасының 1-бағанында номенклатураға енгiзiлген әр iстiң индексi қойылады. Iстiң индексi құрылымдық бөлiмшенiң цифрлық белгiлерден және құрылымдық бөлiмше шегiндегi номенклатура бойынша iстер тақырыбының реттiк нөмiрiнен құрылады. Индекстiң элементтерi бiр-бiрiнен дефис арқылы ажыратылады.
      Номенклатурада әр түрлi құрылымдық бөлiмшелер шегiнде бiртектес iстер үшiн бiрдей индекстер сақталады.
      114. Iстер номенклатурасының 2-бағанына iстердiң тақырыптары (том, бөлiм) енгiзiледi:
      Тақырыпқа қойылатын талаптар:
      1) iстiң тақырыбы жинақталған түрде негiзгi мазмұны мен iстердегi құжаттардың құрамын нақты баяндау қажет.
      2) iстiң тақырыптарында нақты емес тұжырымдамаларды ("әр түрлi материалдар", "жалпы хат алмасулар", "шығыс құжаттар" және басқалары) сонымен қатар, кiрiспе және оралымы күрделi сөздердi қолдануға рұқсат етiлмейдi.
      3) iстiң тақырыбы мынадай реттiлiкпен орналасқан элементтерден құралуы қажет: iс түрiнiң атауы (хат алмасу, журнал, кiтап) немесе құжаттардың әр түрлiлiгi (хаттамалар, бұйрықтар және басқалары); ұйымның немесе құрылымдық бөлiмшенiң атауы (құжат авторы); адресатталатын немесе құжат алатын ұйымның атауы (адресат немесе құжат алушы); құжаттың қысқаша мазмұны; құжаттың мазмұнына байланысты жергiлiктiң (территорияның) атауы; iстердегi құжаттар жататын уақыт (жиелiк).
      4) iстiң тақырыптары құрамы жағынан бiр мәселеге қатысты, бiрақ орындалу реттiлiгiмен байланысты емес құжаттарға iстiң түрi ретiнде "құжат" терминi қолданыла алады, ал тақырып соңында тырнақшаның iшiнде iсте топтастырылған құжаттардың негiзгi түрлерi (жоспар, тiзiм, баяндама және басқалары);
      5) хат алмасудан тұратын iстердiң тақырыптарында хат алмасу кiммен және қандай мәселе бойынша жүргiзiлгенi көрсетiледi. Бiртектес хат-хабарлар хат алмасуы бар iстердiң тақырыптарында хат-хабарлар тiзiп аталмайды, бiрақ олардың жалпы түрлiк атауы көрсетiледi;
      6) үш түрлi хат алушылармен хат алмасқан кезде iстiң тақырыбында олардың атаулары тiзiлмейдi;
      7) iстiң тақырыбында әкiмшiлiк-аймақтық бiрлiктердi есепке алу кезiнде мыналар ескерiледi:
      егер құрамы жағынан iстер бiрнеше бiртұтас әкiмшiлiк-аймақтық бiрлiктерге қатысты болса, онда iстiң тақырыбында олардың нақты атаулары көрсетiлмейдi және олардың атауларының жалпы түрлерi көрсетiледi;
      егер iстiң мазмұны бiр әкiмшiлiк-аймақтық бiрлiкке (елдi мекенге) қатысты болса, онда iстiң тақырыбында оның атауы көрсетiледi;
      8) құрамында жоспар немесе есептiк құжаттар бар iстiң тақырыбында жоспар (есеп) дайындалған мерзiм (тоқсан, жыл) көрсетiледi;
      9) сот, тергеу, жеке, персоналдық, төрелiк сот және басқа бiр мәселе бойынша жалғасты түрде iс жүргiзуге байланысты iс тақырыптары "iс" сөзiмен басталады.
      10) егер iс бiрнеше томдар мен бөлiмдерден тұрса онда, жалпы iстiң тақырыбы құрастырылады, содан кейiн қажет жағдайда әр томға (бөлiмге) мазмұнын нақтылайтын тақырыптар құрастырылады.
      Iстердiң номенклатура бөлiмдерi iшiндегi тақырыптары iстердi құрайтын құжаттар маңыздылығы дәрежесiне және олардың өзара байланысына сәйкес орналастырылады.
      Алдымен нормативтiк құқықтық құжаттамадан тұратын iстердiң тақырыптары орналастырылады. Бұл орайда жоғары тұрған ұйымның қаулылары мен бұйрықтарынан тұратын iстер тақырыптары ұйым бұйрықтарынан тұратын iстер тақырыптарының алдына орналасады. Бұдан әрi жоспарлы және есептiк құжаттардан тұратын iстер тақырыптары орналасады.
      Өкiмдiк құжаттардың жобалары және оларды дайындауға, жоспарларға өзгерiстер енгiзуге, бұйрықтарға негiз болған басқа да құжаттар iстер номенклатурасында тиiстi негiзгi құжаттардан кейiн орналасады.
      Географиялық және хат-хабарлық белгiлер бойынша жүргiзiлген iстердiң тақырыптары iстер номенклатурасына географиялық атаулар мен хат-хабарлар әлiпбиi бойынша енгiзiледi.
      Iстердiң тақырыптары қалыптастыру және ресiмделу кезiнде нақтылана алады. Егер ағымдағы жыл iшiнде iсте қарастырылмаған құжаттаманың жаңа жұмыс түрi пайда болса, онда ол номенклатураға толықтырулар енгiзiледi.
      115. 3-баған iс жүргiзу жылы аяқталғаннан кейiн толтырылады.
      116. 4-бағанда сақтау мерзiмдерi көрсетiлген құжаттардың үлгiлiк немесе ведомстволық (салалық) тiзбесi баптары нөмiрлердiң тармақтарын (баптарын), олар болмаған жағдайда - iстердiң үлгiлiк (үлгi) номенклатурасына сiлтеме жасай отырып iстердiң сақталу мерзiмдерi көрсетiледi.
      117. 5-бағанда ұйымның БҚҚ қызметi iстердi сақтау мерзiмдерiн анықтаған кезде пайдаланған құжаттар тiзбесiнiң, iстер үлгiлiк (үлгi) номенклатурасы атауларын көрсетедi және өтетiн iстер, аса құнды құжаттар мен iстер, iстердi құрылымдық бөлiмшелерге немесе оларды жалғастыру үшiн басқа ұйымдарға, ұйымның ведомстволық мұрағатына беру туралы iстер, құжаттардың электрондық көшiрмелерiнiң бар-жоғы, олардың жеткiзгiштерiнiң түрлерi мен сақталу орындары, iстердi қалыптастыруға жауапты кiсiлер жөнiндегi белгiлердi қояды.
      118. Жыл соңында iстер номенклатурасының соңында түзiлген iстер туралы жиынтық жазба жазылады.
      Жүргiзiлген iстер саны туралы мәлiметтер ұйымның мұрағатына хабарланады.

§ 5. Iстердi қалыптастыру

119. Орындалған құжаттар, оларды iстер номенклатурасына сәйкес iске қалыптастыру үшiн, құрылымдық бөлiмшелердегi iс жүргiзуге жауапты орындаушы тұлғаларға берiледi. Құжат тiркелуге тиiс iстiң нөмiрiн iстер номенклатурасына сәйкес құрылымдық бөлiмшенiң басқарушысы немесе орындаушы айқындайды.

      120. Iстердiң қалыптастырылуын бақылауды БҚҚ қызметi жүргiзедi.
      121. Iстердi қалыптастыру кезiнде мынадай жалпы талаптар сақталады:
      1) iске орындалған, номенклатурасы бойынша iс тақырыптарына сәйкес дұрыс ресiмделген құжаттар ғана салынады;
      2) бiр мәселенi шешуге қатысты барлық құжаттар бiрге салынады;
      3)құжаттың мемлекеттiк, орыс және басқа тiлдердегi нұсқалары бiрге топтастырылады;
      4) iске келер жылға өтетiн және жеке iстерден басқа бiр күнтiзбе жылының құжаттары бiрге топтастырылады;
      5) сақтау мерзiмдерi тұрақты және уақытша құжаттар iске бөлек-бөлек топтастырылады;
      6) жедел хаттар, факсограммалардың көшiрмелерi, телефонограммалар iске iстер номенклатурасына сәйкес жалпы негiзде салынады;
      7) iстерге қайтарылу тиiс құжаттар, шимай жазбалар мен артық даналарды салуға болмайды;
      8) iстердiң көлемi 250 парақтан аспау қажет;
      9) iсте бiрнеше томдар (бөлiмдер) бар болса, онда оларды нөмiрлеу (индекс) және әр томдағы iстiң тақырыбы томның (бөлiмнiң) нөмiрiн қою және соңғы томға (бөлiмге) "соңғы" сөзiн қосу арқылы жазылады.
      122. Құжаттар мәселенiң шешу ретiне (шешiлетiн мәселелердiң хронологиялық ретiмен) сәйкес орналасады немесе iске бiрiншi бастамашылық құжат, содан кейiн - мәселесi толық шешiмнiң тапқан құжат, бұдан әрi мәселенiң шешiлу барысын көрсететiн басқа құжаттар салынады.
      123. Жоғарыда тұрған ұйымның тапсырмасы мен актiлердiң орындалуы бойынша есептiк және ақпараттық сипаттағы барлық құжаттар жоғарыда тұрған ұйымның тапсырмасы бойынша негiзгi орындаушы болып табылатын ұйымда жеке iстерде тiгiледi. Қалған жағдайларда бұл құжаттар ағымдағы жылдағы хат алмасуға тiгiледi.
      124. Өкiмдiк құжат пен оған қосымшалар бiр iске салынады.
      125. Негiзгi қызмет бойынша бұйрықтар (өкiмдер), жеке құрам бойынша бұйрықтар (өкiмдер) жеке-жеке iстерге салынады.
      126. Хаттамалар iсте нөмiрi бойынша хронологиялық тәртiппен және оған қатысты барлық құжаттармен орналастырылады.
      127. Хат алмасулар, әдетте iс жүргiзу жылымен топтастырылады және хронологиялық ретте жүйеленедi, мұнымен бiрге сұраным-құжаттан кейiн жауап-құжат салынады. Өткен жылы белгiлi бiр мәселе бойынша басталған хат алмасу қайтадан жалғасқан кезде оның құжаттары ағымдағы жылдың iсiне енгiзiледi.
      128. Қызметкерлердiң жеке iстерi құжаттары келiп түсуiне сәйкес хронологиялық ретпен орналасады.
      129. Еңбек ақы бойынша дербес есепшоттары жеке iстерге салынады және оларда қызметкерлердiң фамилиялары әлiпбилiк ретпен орналасады.
      130. Еңбек шарттары жеке iстер құрамында немесе қызметкерлер тегiнiң әлiпбилiк ретiмен жеке жасақталады.
      131. Жеке тұлғалардың тiзiмдерi және жинақтау зейнетақы қорына мiндеттi зейнеткерлiк жарна аударуға төлем тапсырмалары бiр iске салынады.
      Жеке тұлғалардың тiзiмдерi және әлеуметтiк төлем тапсырмалары бiр iске салынады.
      132. Жоспарлар, есептер, сметалар, лимиттер және штат кестелерi жасалған, бекiтiлген немесе түскен уақытына қарамастан қай жылға арналып құрастырылған болса, сол жылдың тиiстi iстерiне салынады.

§ 4. Iстi ресiмдеу

133. Ұйымдағы iстер оларды бастағанда және жыл соңында ресiмделедi. Iстердi ресiмдеу-iстердi сақтауға дайындау. Ресiмдеу мұқабада iстi тiзiмдеу, түптеу, парақтарды нөмiрлеу мен куәландырма парақтарын құрастыру жұмыстарының кешенiнен тұрады. Ресiмдеудi БҚҚ қызметi мен iстердi жүргiзу мен қалыптастыру мiндеттерi кiретiн құрылымдық бөлiмшенiң қызметкерiне әдiстемелiк көмек көрсетiп және қызметтiң бақылауына ала отырып жүргiзiледi.

      134. Сақтау мерзiмдерiне қарай iстер толықтай немесе жартылай ресiмделедi. Толықтай ресiмделуге сақтау мерзiмдерi тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары) және жеке құрам бойынша iстер жатады. Iстердi толықтай ресiмдеуге: iс мұқабасының деректемелерiн ресiмдеу; iстердегi парақтарды нөмiрлеу; iстiң куәландырма парақтарын құрастыру (21-қосымша); қажет жағдайда iс құжаттарының iшкi тiзiмдемесi құрастырылады (29-қосымша); iстi тiгу мен түптеу; iс мұқабасының деректемелерiне қажеттi нақтылауларды енгiзу.
      135. Тұрақты, уақытша және жеке құрам бойынша iстердiң мұқабаларында мынадай деректемелер көрсетiледi: ұйымның атауы; құрылымдық бөлiмшенiң атауы; ұйым орналасқан елдi мекеннiң атауы; iстiң нөмiрi (индексi); iстiң тақырыбы; iстiң (томның, бөлiмнiң) уақыты; iстегi парақтар саны; iстiң сақталу мерзiмi; iстiң мұрағаттық шифрi.
      136. Iстiң мұқабасына қойылатын деректемелер келесiдей ресiмделедi: толықтай атаудан кейiн жақшаның iшiнде ресми түрде қабылданған ұйымның қысқартылған атауын көрсете отырып, ұйымның атауы жарғылық құжаттарға сәйкес толықтай атау септiгiнде көрсетiледi; құрылымдық бөлiмшенiң атауы – бекiтiлген құрылымға сәйкес құрылымдық бөлiмшенiң атауы жазылады; iстiң нөмiрi – ұйымның iстер номенклатурасы бойынша iстiң цифрлық (индекс) белгiсi қойылады; iстiң тақырыбы – iстер номенклатурасынан тасымалданады; iстiң уақыты – iс жүргiзуде басталған және аяқталған iстiң жылы (дары) көрсетiледi. Өкiмдiк құжаттардың, сонымен қатар, бiрнеше томнан (бөлiмдерден) тұратын iстердiң уақыты олардың ақырғы уақыты, яғни iске енгiзiлген ең алғашқы және ең соңғы құжаттың уақыты (күнi, айы, жылы) болып табылады. Жеке томға ресiмделген құжат қосымшасының уақыты, осы томға енгiзiлген негiзгi құжаттың тiркелген уақыты болып табылады. Бұл ретте күн мен жыл араб цифрмен белгiленедi, ал айдың аты толықтай сөзбен жазылады.
      137. Iске енгiзiлген құжаттардың орналасу тәртiбiн бекiту мен сақталуын қамтамасыз ету мақсатында оның барлық парақтары, оның iшiнде жеке парақтарға ресiмделген бұрыштамалар (фишкалар), куәландырма парақтары мен iшкi тiзбеден басқа парақтардың барлығы нөмiрленедi. Парақтар қара қарындашпен нөмiрленедi және парақтың оң жақ жоғарғы жағына қойылады.
      138. Iстiң парақтарын нөмiрлеу тәртiбi:
      1) А4 форматындағы парақ бiр жағынан тiгiледi, оң жақ жоғарғы жағында бiр парақ ретiнде нөмiрленедi;
      2) өзiндiк нөмiрi бар құжаттардың парақтары, оның iшiнде баспа өнiмдерi жалпы тәртiп бойынша нөмiрленедi;
      3) бiрнеше том немесе бөлiмдерден тұратын iстiң парақтары әр том немесе бөлiм бойынша жеке нөмiрленедi;
      4) iсте жеке парақты құрайтын суреттер, сызбалар, диаграммалар және басқа да суреттер (иллюстративтi) және ерекше құжаттар терiс жағынан сол жақ жоғары бұрышынан нөмiрленедi;
      5) iске тiгiлген салымдары бар конверттердi нөмiрлеу: бiрiншi конверт, содан кейiн реттiк нөмiрмен iшiндегi салымдар нөмiрлеу арқылы жүзеге асырылады;
      6) iстiң түптелген қосымшасы жеке том ретiнде ресiмделедi және бөлек нөмiрленедi.
      139. Парақтарды нөмiрлеу аяқталғаннан кейiн оған куәландырма жазба жазылады, онда оны құрастырған тұлғаның қолы қойылады және қолының толық мәнi мен лауазымы және құрастырған уақыты көрсетiледi.
      140. "Iстiң сақтау мерзiмi" деген деректеме iстiң мұқабасына тиiстi iстер номенклатурасынан сақтау мерзiмдерi көрсетiлген құжаттар тiзбесiмен салыстырғаннан кейiн ғана тасымалданады.
      141. Тұрақты сақталатын iстерге "Тұрақты сақтау керек" деген сөз жазылады.
      142. Тұрақты iстiң мұқабасына iстiң мұрағаттық шифры (қор нөмiрiнен, тiзiмдеме нөмiрi мен тiзiмдеме бойынша iстiң нөмiрiнен құрылады), бұл iстердi жиынтық тiзiмдемеге енгiзгеннен және СТК бекiткеннен кейiн мұрағатпен (оған дейiн карандашпен қойылады) қойылады.
      143. Жыл аяқталғаннан кейiн тұрақты және уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын iстердiң мұқабасындағы жазбалар нақтыланады: егер мұқабадағы тақырып, iсте тiгiлген құжаттардың мазмұнына сәйкес келмесе iстiң тақырыбына өзгерiстер мен толықтырулар енгiзiледi.
      144. Құжаттардың ерекшелiгiнен туындайтын (аса бағалы, жеке iстер және басқалары) белгiлi бiр дәрежедегi тұрақты және уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын құжаттарды есепке алу үшiн, iстегi құжаттарға iшкi тiзiмдеме құрастырылады (30-қосымша).
      Iстегi құжаттардың iшкi тiзiмдемесi егер олар құжаттардың нақты мәтiнiн көрсетпейтiн, құжаттардың әртүрлiлiгiне қарай құрастырылған болса, онда олар үнемi және уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын iстерге де жасалады.
      145. Iстi құрастыратын құжаттар, барлық құжаттарды мәтiнi оқыла алатындай түптеледi немесе қатты картон мұқабада төрт тесiк шығару арқылы тiгiледi. Iстi тiгуге (түптеуге) дайындағанда темiр бекiтпелер (түйреуiштер, қыстырғыштар және басқалар) құжаттардан алынады.
      146. Уақытша (10 жылға дейiнгi) сақталатын iстердi жабдықталған мұқабаға (скоросшивательге) сақтауға, iстегi құжаттарға қайта жүйелеу жүргiзбеуге, iстiң парақтарын нөмiрлемеуге, куәландырма жазбаларын құрастырмауға рұқсат етiледi.

§ 5. Құжаттарды жедел түрде сақтау

147. Iс жүргiзу қызметiнде жасақталып болған құжаттар ұйымның мұрағатына тапсырылғанға дейiн сол орнындағы iстер екi жыл бойы сақталады.

      148. Ұйымның БҚҚ қызметi, құрылымдық бөлiмшелер басшылары құжаттар мен iстердiң сақталуын қамтамасыз етедi. Iстер жұмыс кабинеттерiндегi немесе осы мақсат үшiн арнайы бөлiнген үй-жайлардағы шкафтарда және сейфтерде сақталады.
      149. Iстер ұйымның бекiтiлген iс номенклатурасына сәйкес қойылады, мұқабалар түбiртектерiнде олардың индекстерi көрсетiледi.
      150. Iстер басқа ұйымдардың уақытша пайдалануына ұйым басшысының рұқсатымен ғана берiледi. Басқа құрылымдық бөлiмшелерге iстердi беру, құрылымдық бөлiмше басшысының рұқсатымен ғана, ал құрылым iшiнде қол хатпен берiледi.
      Берiлген iстерге iзбасар - парақша толтырылады. Онда құрылымдық бөлiмше, iстiң индексi, берiлген уақыты, iстiң кiмге берiлгенi, оның қайтарылу уақыты туралы мәлiметтер көрсетiледi және iстi алу мен өткiзу жөнiнде қол қою бағандарын қарастырады.
      151. Iстен құжаттар алғанда Қазақстан Республикасы заңнамаларына сәйкес құжаттардың куәландырылған көшiрмесiн және түпнұсқалардың алынғаны туралы актiнi iсте қалдырады.

§ 6. Iстердi мұрағатқа тапсыру

152. Iстердi құрылымдық бөлiмшелерден ұйымның мұрағатына тапсыру iс жүргiзiлуi аяқталған құжаттар мен iстер құндылығына сараптама қорытындысы бойынша құрастырылған iстер тiзiмдемелерiне сәйкес жүзеге асырылады. Уақытша (10 жыл) сақтаудағы құжаттар ұйымның мұрағатына iстер номенклатурасы бойынша тапсырылады.

      153. Тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары) сақтаудағы және жеке құрам бойынша iстерге тiзiмдемелер нысанға (31-қосымша) сәйкес жеке-жеке жасалады.
      154. Iстер тiзiмдемесiнiң бағандары iс мұқабасына жазылған мәлiметтерге дәл сәйкестiкпен толтырылады. Тiзiмдемеге тақырыптары бiрдей iстер қатарынан енгiзiлген кезде бiрiншi iстiң тақырыбы толық жазылып, қалған бiртектес iстер "бұл да сондай" сөзiмен белгiленедi де, олар туралы басқа мәлiметтер тiзiмдемеге толығымен жазылады. Тiзiмдеменiң жаңа парағына бiртектес iстердiң тақырыптары толық көшiрiледi.
      155. Тiзiмдемеге әрбiр iс (iстiң томы, бөлiмi) жеке реттiк нөмiрiмен енгiзiледi.
      156. Тiзiмдеменiң "Ескерту" бағаны iстiң физикалық жай-күйi ерекшелiктерi туралы, басқа құрылымдық бөлiмшеге (басқа ұйымға) iстiң берiлгенi туралы белгiлердi қою үшiн пайдаланылады.
      157. Iстер тiзiмдемесi екi данада жасалып, олардың бiреуi iстермен бiрге ведомстволық мұрағатқа берiледi, ал екiншiсi - бақылау құралы ретiнде құрылымдық бөлiмшеде қалады.
      158. Iстi қалыптастырудың және мұрағатқа тапсыруға дайындаудың дұрыстығын БҚҚ қызметi тексередi. Табылған кемшiлiктер ұйымның құрылымдық бөлiмшесi арқылы реттеледi.
      159. Әр iстi қабылдауды құрылымдық бөлiмше қызметкерiнiң қатысуымен мұрағатқа жауапты қызметкер жүзеге асырады. Бұл ретте тiзiмдеменiң екi данасына және оған енгiзiлген әр iстiң жанына iстер туралы белгi қойылады. Әр тiзiмдеменiң соңында цифрмен және жазбаша нақты қабылданған iстердiң саны, iстердiң қабылданған уақыты, сонымен қатар, мұрағатқа жауапты қызметкер мен iстердi өткiзген тұлғаның қолдары қойылады.
      160. Iстермен бiрге мұрағатқа өткiзiлетiн iстердiң орындалу мен тiркелуi туралы ақпарат бар құжаттың тiркеу карточкасы және (немесе) бағдарламалық құралдар мен деректер базасы өткiзiледi. Картотека мен деректер базасының тақырыптары тiзiмдемеге енгiзiледi.
      161. Құрылымдық бөлiмше таратылып немесе қайта құрылған кезде, осы құрылымдық бөлiмшедегi iс жүргiзуге жауапты тұлға таратылу iс-шаралар кезiнде бар құжаттарды iстерге қалыптастырып, iстердi ресiмдеп және сақтау мерзiмдерiне қарамастан атқарушы билiктiң федералдық органының мұрағатына тапсырады.
      Iстердi өткiзу iстер тiзiмдемесi мен iстер номенклатурасы бойынша жүзеге асырылады.

Мемлекеттiк және мемлекеттiк

емес ұйымдарда құжаттау
мен құжаттаманы басқарудың
Үлгiлiк ережелерiне
1-қосымша

Ұйымның құжаттама қызметi туралы Үлгiлiк ереже

1. Жалпы ережелер

1.Мемлекеттiк ұйымдарда негiзгi мiндеттер мен функцияларды жүзеге асыруда құжаттау мен құжаттаманы басқару процестерiн ұйымдастыру мақсатында құрылымдық бөлiмшелер құқығында жұмыс жасайтын құжаттама қызметi құрылады.

      2. Құжаттама қызметiнiң құрамына әдеттегiдей есепке алу және тiркеу, орындалуын бақылау, құжаттармен жұмысты жетiлдiру және техникалық құралдарды ендiру, азаматтардың өтiнiштерiн қарау жөнiндегi бөлiмшелерi, ұйымның секретариаты, ведомстволық мұрағаты енедi.
      Құжаттама қызметi жоқ ұйымдарда құжаттау мен құжаттаманы басқару жауапкершiлiгi лауазымды тұлғаға жүктеледi.
      3. Құжаттама қызметi (лауазымды тұлға) өз жұмысында Қазақстан Республикасы заңдарын, Қазақстан Республикасы Президентiнiң актiлерiн, Қазақстан Республикасы Үкiметiнiң актiлерiн, Қазақстан Республикасы уәкiлеттi органының нормативтiк құқықтық актiлерiн, ұйым басшысының өкiмдiк құжаттары мен нұсқауларын және құжаттама қызметi туралы Ереженi басшылыққа алады.

2. Құжаттама қызметiнiң негiзгi мiндеттерi және функциялары

4. Құжаттама қызметiнiң негiзгi мiндеттерi:

      1) ұйымда құжаттармен жұмыстың нысандарын және әдiстерiн жетiлдiру;
      2) құжаттаудың бiрыңғай тәртiбiн, құжаттармен жұмысты ұйымдастыруды, ақпараттық iздеу жүйесiн құру және жүргiзудi, құжаттардың орындалуын бақылауды және құжаттарды ұйымның ведомстволық (жеке) мұрағатына тапсыруға дайындалуды қамтамасыз ету;
      3) ұйымда құжат айналымының көлемiн қысқарту;
      4) ұйымдастырушылық және есептеу техникалары құралдарын пайдалану негiзiнде құжаттармен және құжатты ақпаратпен жаңа технологиялық процестердi әзiрлеу, ендiру, соның iшiнде құжаттар құрамын және ақпараттық көрсеткiштердi ретке келтiру болып табылады.
      5. Құжаттама қызметi негiзгi мiндеттердi не сәйкес мынандай функцияларды жүзеге асырады:
      1) ұйым қызметiнде жасалатын құжаттар жiктегiштерiн әзiрлейдi және жетiлдiредi;
      2) құжаттарды алғашқы өңдеудi, алдын-ала қарауды, тiркеудi, есепке алуды, сақтауды, жеткiзудi және таратуды жүзеге асырады;
      3) кiрiс құжаттарын ұйым басшысының уақытылы қарауын ұйымдастырады, басшылықтың қол қоюына берiлетiн құжаттардың ресiмделуiне бақылауды жүзеге асырады;
      4) белгiленген мерзiмдерде құжаттардың орындалуына бақылауды жүзеге асырады, құжаттардың орындалуының нәтижелерi туралы ұйым басшысын жүйелi түрде хабардар етедi;
      5) анықтамалық-бақылау және басқа картотекаларды қалыптастырады және жүргiзедi;
      6) құжаттарды басуды, көшiрмелеудi және көбейтудi ұйымдастырады;
      7) ұйымның ұйымдастырушылық-өкiмдiк құжаттар бланкiлерiнiң жобаларын әзiрлейдi және тиiстi мемлекеттiк мұрағат мекемелерiмен келiседi;
      8) iс жүргiзу жөнiндегi және құжаттау мен құжаттаманы басқару жөнiндегi басқа нормативтiк-әдiстемелiк құжаттарды әзiрлейдi;
      9) ұйымның iстер номенклатурасын жасайды, iстiң тұрпатты (үлгi) номенклатурасын әзiрлейдi, iстердiң жедел сақталуын және оларды белгiленген тәртiпте ведомстволық (жеке) мұрағатқа тапсырғанға дейiн пайдалануды қамтамасыз етедi;
      10) құжаттармен жұмыстың нысандарын және әдiстерiн жетiлдiру, орындаушылық тәртiптi арттыру iс-шараларын әзiрлейдi;
      11) құрылымдық бөлiмшелердегi iстердi ресiмдеу және қалыптастырудың дұрыстығына бақылауды жүзеге асырады, оларды ведомствалық (жеке) мұрағатқа тапсыру мақсатында олардың құндылығын сараптауды ұйымдастырады;
      12) құжаттама қызметi қызметкерлерiнiң iскерлiк-бiлiктiлiгiн арттыруды ұйымдастырады, құжаттау және құжаттаманы басқару мәселелерi бойынша семинар-кеңестер және кеңес берулер өткiзедi.

жүктеу 0,94 Mb.

Достарыңызбен бөлісу:

1 2 3 4 5 6