Мемлекеттiк жјне мемлекеттiк емес ўйымдарда ќўжаттама жасаудыѕ жјне ќўжаттаманы басќарудыѕ їлгiлiк ережелерiн, Мемлекеттiк жјне мемлекеттiк емес ўйымдардыѕ ќызметiнде жасалатын їлгiлiк ќўжаттардыѕ тiзбесiн саќтау мерзiмдерiн кґрсете отырып бекiту

жүктеу 0,94 Mb.

бет	1/6
Дата	25.05.2018
өлшемі	0,94 Mb.
	#17745

1 2 3 4 5 6

Мемлекеттiк және мемлекеттiк емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың Үлгiлiк ережелерi 1-тарау. Жалпы ережелер
2-тарау. Құжаттау § 1. Құжаттарды дайындау мен рәсiмдеу ережелерi
§ 2. Құжат деректемелерiн ресiмдеу кезiнде қойылатын талаптар

Мемлекеттiк және мемлекеттiк емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгiлiк ережелерiн, Мемлекеттiк және мемлекеттiк емес ұйымдардың қызметiнде жасалатын үлгiлiк құжаттардың тiзбесiн сақтау мерзiмдерiн көрсете отырып бекiту туралы

Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрiнiң м.а. 2009 жылғы 25 қыркүйектегi N 128 Бұйрығы. Қазақстан Республикасының Әдiлет министрлiгiнде 2009 жылғы 28 қазанда Нормативтiк құқықтық кесiмдердi мемлекеттiк тiркеудiң тiзiлiмiне N 5834 болып енгiзiлдi

"Заң газетi" газетi 2009 жылғы 19 қараша N 177 (1600) - 2009 жылғы 04 желтоқсан N 186 (1609)

"Қазақстан Республикасының кейбiр заңнамалық актiлерiне құжаттамалық қамтамасыз ету мәселелерi бойынша өзгерiстер мен толықтырулар енгiзу туралы" 2009 жылғы 4 маусымдағы Қазақстан Республикасының Заңын iске асыру мақсатында БҰЙЫРАМЫН:

      1. Қоса берiлiп отырған:
      1) Мемлекеттiк және мемлекеттiк емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгiлiк ережелерi;
      2) Мемлекеттiк және мемлекеттiк емес ұйымдардың қызметiнде жасалатын үлгiлiк құжаттардың тiзбесiн сақтау мерзiмдерiн көрсете отырып бекiтiлсiн.
      2. Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрлiгiнiң Ақпарат және мұрағат комитетi:
      1) осы бұйрықтың Қазақстан Республикасы Әдiлет министрлiгiнде мемлекеттiк тiркелуiн;
      2) осы бұйрықтың белгiленген тәртiппен ресми жариялануын қамтамасыз етсiн.
      3. Мыналардың:
      1) "Қазақстан Республикасы мемлекеттiк ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың Тұрпатты ережелерiн бекiту туралы" Қазақстан Республикасы Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келiсiм министрлiгiнiң Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөнiндегi комитет төрағасының 2003 жылғы 29 сәуiрдегi N 33 (Нормативтiк құқықтық актiлердiң мемлекеттiк тiзiлiмiне N 2381 болып тiркелген) бұйрығының
      2) "Қазақстан Республикасы мемлекеттiк ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың Тұрпатты ережелерiн бекiту туралы" Қазақстан Республикасы Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келiсiм министрлiгiнiң Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөнiндегi комитет төрағасының 2003 жылғы 29 сәуiрдегi N 33 бұйрығына толықтырулар енгiзу туралы" Қазақстан Республикасы Мәдениет, ақпарат және спорт министрiнiң м.а. 2005 жылғы 11 қазандағы N 266 ҚБП (Нормативтiк құқықтық актiлердiң мемлекеттiк тiзiлiмiне N 3903 болып тiркелген) бұйрығының күшi жойылды деп танылсын.
      4. Осы бұйрық алғашқы ресми жарияланған күнiнен бастап он күнтiзбелiк күн өткеннен кейiн қолданысқа енгiзiледi.

Қазақстан Республикасының

Мәдениет және ақпарат
министрiнiң мiндетiн атқарушы Ж. Құрманғалиева

Қазақстан Республикасы

Мәдениет және ақпарат
министрiнiң мiндетiн
атқарушының
2009 жылғы 25 қыркүйектегi
N 128 бұйрығымен бекiтiлдi

Мемлекеттiк және мемлекеттiк емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың
Үлгiлiк ережелерi

1-тарау. Жалпы ережелер

1. Мемлекеттiк және мемлекеттiк емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгiлiк ережесi (бұдан әрi – Үлгiлiк ережелер) "Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы" Қазақстан Республикасы Заңының 18-бабының 1-тармағының 17) тармақшасына сәйкес әзiрленген.

      2. Үлгiлiк ережелер басқарушылық қызметтегi құжаттау мен қағаздағы құпия емес құжаттармен жұмысты ұйымдастыруды, мемлекеттiк және мемлекеттiк емес ұйымдарда (бұдан әрi – ұйымдар) құжаттамалық қамтамасыз етудi басқару қызметiнiң жұмыс iстеуiнiң жалпы талаптарын белгiлейдi және ұйымдастырушылық-өкiмдiк құжаттамаларға таратылады.
      3. Басқарушылық қызметте қолданылатын құжаттардың құрамы ұйымның құзыретi мен функцияларына, мәселердi шешу тәртiбiне (жекеше басқару тәртiбiмен немесе алқалық тәртiппен), басқа ұйымдармен байланыс жасаудың көлемi мен сипатына қарай анықталады.
      4. Ұйымдар осы Үлгiлiк ережелердi қолданады немесе олардың негiзiнде:
      1) құжаттаудың және құжаттаманы басқарудың ведомстволық (салалық) ережесiн әзiрлейдi және Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрлiгiнiң Ақпарат және мұрағат комитетiмен (бұдан әрi – уәкiлеттi орган) келiсе отырып бекiтедi.
      2) мемлекеттiк ұйымдардағы құжаттаудың ережелерi мен басқарушылық құжаттарды, сонымен қатар, ұйымдардағы мемлекет меншiгiне жататын акциялардың бақылау пакеттерiн әзiрлейдi және облыстардың (республикалық маңызы бар қалалар, астаналар), мұрағат iсi және құжаттама саласындағы жергiлiктi атқарушы органдарымен, Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағатымен, Қазақстан Республикасы Орталық мемлекеттiк мұрағаттарымен, Қазақстан Республикасы Президентi мұрағатымен келiсе отырып бекiтiледi.
      5. Бiрыңғай техникалық саясат негiзiнде басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету жүйесiн ұйымдастыру, жүргiзу мен жетiлдiрудi, құжаттармен жұмыс iстеуде заманауи техникалық құралдарды қолдануды, ұйымдағы құжаттармен жұмыс iстеудiң бекiтiлген тәртiптiң орындалуына әдiстемелiк басшылық жасау мен бақылау жүргiзудi ұйым басшысымен бекiтiлген (1-қосымша) ұйымның құжаттамалық қызметi туралы Үлгiлiк ережесiне сәйкес жұмыс iстейтiн басқаруды құжаттамалық қамтамасыз етудiң функциялары жүктелген құрылымдық бөлiмше жүзеге асырады.
      Ұйымның штаттық кестесiнде басқаруды құжаттамалық қамтамасыз етудiң функцияларын жүзеге асыратын құрылымдық бөлiмше қарастырылмаған жағдайда, аталмыш функция жауапты лауазымды тұлғаға жүктеледi.
      6. Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз (бұдан әрi - БҚҚ қызметi) етудiң функцияларын жүзеге асыратын құрылымдық бөлiмшенiң басшысы немесе жауапты лауазымды тұлға ауысқан кезде құжаттар мен iстер және олардың есептiк тiркеу формалары жаңадан тағайындалған басшыға немесе жауапты лауазымды тұлғаға қабылдау-өткiзу актiсiмен тапсырылады.
      7. Мұрағат iсi және құжаттама саласындағы уәкiлеттi орган, облыстардың жергiлiктi атқарушы органдары (республикалық маңызы бар қалалар, астаналар), Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағаты, Қазақстан Республикасы Президентiнiң мұрағаты, облыстардың, қалалардың, аудандар мен олардың филиалдарының мемлекеттiк мұрағаттары (бұдан әрi – мемлекеттiк мұрағаттық мекемелер) ұйымдарға Үлгiлiк ережелердi енгiзу жөнiнде әдiстемелiк көмек көрсетедi және Қазақстан Республикасы Заңнамасымен қарастырылған жағдайда олардың талаптарының орындалуын бақылайды.
      8. Осы Үлгiлiк ережелер мемлекеттiк құпия мәлiметтер бар қызметтiк ақпараттармен жұмыс iстеу тәртiбiне таралмайды.

2-тарау. Құжаттау

§ 1. Құжаттарды дайындау мен рәсiмдеу ережелерi

9. Мемлекеттiк органдардың нормативтiк құқықтық және құқықтық актiлердi әзiрлеу Қазақстан Республикасының 2007 жылғы 15 мамырдағы N 251 Еңбек кодексiне, "Нормативтiк құқықтық актiлер туралы" Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 24 наурыздағы N 213 Заңнамасына, "Әкiмшiлiк рәсiмдеулер туралы" 2000 жылғы 27 қарашадағы N 107 Заңына сәйкес жүзеге асырылады.

      10. Құжаттар мемлекеттiк тiлде дайындалады, қазақ тiлiмен қатар ресми түрде орыс тiлi де қолданылады. "Қазақстан Республикасы тiлдер туралы" Қазақстан Республикасы Заңымен қарастырылған жағдайда басқа тiлдер де қолданылады.
      Мемлекеттiк тiлдегi және онымен бiр мезгiлде жасалған өзге тiлдегi тең түпнұсқа құжаттардың әрқайсысы жеке бланкiлерде (жеке парақтарда) басылады және бiрыңғай деректемелермен ресiмделедi.
      11. Қағаздағы құжатты әзiрлеу мен ресiмдеу кезiнде белгiленген бiрiздiлiкпен орналасқан деректемелер құжаттар деректемелерiнiң орналасу сұлбасына сәйкес қолданылады (2-қосымша).
      12. Шағын және орта кәсiпкерлiк субъектiлерi құжаттарды таза парақтарда дайындай алады. Құжаттарды таза парақтарға дайындау кезiнде көрсетiлуi қажет деректемелер:
      1) құжатты шығарған ұйымның ресми атауы;
      2) құжат түрiнiң атауы;
      3) құжаттың уақыты;
      4) құжаттың тiркеу нөмiрi;
      5) құжатқа қол қойған тұлға лауазымының атауы, қолы және қолының толық мәнiнiң жазылуы;
      6) мөрдiң бедерлемесi.
      13. Құжат бланкiсi А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм) форматтағы стандартты парақтарда дайындалады. Бланкте, бланкiсiз дайындалған құжаттардың әр парағында мынадан кем болмайтын жиек болу керек:
      сол жағынан – 20 мм;
      оң жағынан – 10 мм;
      жоғарғы жағынан – 10 мм;
      төменгi жағынан – 10 мм.
      14. Ұйымда мынадай құжат бланкiлерi қолданылады:
      1) ұйымның хат бланкiсi (3-қосымша);
      2) ұйымның нақты құжат түрiнiң бланкiсi (4-қосымша);
      3) ұйымның ортақ бланкiсi (5-қосымша). Ортақ бланктер, нақты құжат түрiнiң бланкiсiн типографиялық жолмен басып шығару тиiмсiз болған жағдайда қолданылады.
      15. Құжат бланкiсi типографиялық тәсiлмен, жедел полиграфиялық құралдарын қолдану көмегiмен немесе құжатты дайындау кезiнде компьютер арқылы басылып шығарыла алады.
      16. Қазақстан Республикасы Мемлекеттiк елтаңбасы бар құжаттар бланкiлерi мемлекеттiк ұйымның тапсырыс беруiмен және есепке алына отырып, аталмыш қызмет түрiне сәйкес лицензиясы бар, полиграфиялық кәсiпорын басып шығара алады.
      17. Құжат бланкiсi бағытына қарай қолданылуы қажет және ұйым басшының сәйкес рұқсатынсыз басқа ұйымдар мен тұлғаларға берiле алмайды.
      18. Шағын және орта кәсiпкерлiк субъектiлерi бланк орнына таза парақта мөр бедерiн сол жақ жоғарғы жағының бұрышына қою жолымен ұйымның атауы бейнеленген мөр табандарды қолдана алады.
      19. Екi немесе одан көп ұйымдармен әзiрленген құжатты ресiмдеу кезiнде (бiрлескен бұйрық, бiрлескен шешiм, бiрлескен хат) бланк қолданылмайды. Дәрежелерi тең екi және одан да көп ұйымдар әзiрлеген бiрлескен құжатты ресiмдеген кезде ұйымдардың ресми атаулары, ұйымның атауларының әлiпбилiк ретiне қарай бiр деңгейде орналастырылады.
      Екi және одан да көп ұйымдар әзiрлеген бiрлескен құжатты ресiмдеген кезде ресми атаулары ұйымның бағыныстылығына сәйкес кiшiрею жағына қарай жазылады.
      Бiрлескен құжат мiндеттi түрде ұйымдардың мөрлерiмен куәландырылуы тиiс.

§ 2. Құжат деректемелерiн ресiмдеу кезiнде қойылатын талаптар

20. Ұйымның құжат бланкiсiнде Қазақстан Республикасы Мемлекеттiк елтаңбасының бейнесi "Қазақстан Республикасы Мемлекеттiк рәмiздер туралы" Қазақстан Республикасы Конституциялық Заңына және Қазақстан Республикасының Мемлекеттiк ҚР СТ 989-2008 "Қазақстан Республикасы Мемлекеттiк елтаңбасы. Формасы, көлемi және техникалық талаптар" стандартының белгiленген талаптарына сәйкес орналастырылады.

      21. Эмблема, логотип немесе тауар белгiсi (қызмет көрсету белгiсi) бланкiге ұйымның құрылтайшылық құжаттарына сәйкес көшiрiлiп салынады.
      Қазақстан Республикасы Мемлекеттiк елтаңбасы бейнеленген бланкiге эмблема, логотип немесе тауар белгiсi (қызмет көрсету белгiсi) салынбайды.
      22. Ұйымның ресми атауы құрылтайшылық құжаттарда ұйымдастырушылық-құқықтық формасына сiлтеме жасай отырып көрсетiлген атауға сәйкес болуы тиiс.
      Ұйымның қысқартылған атауы тиiстi нормативтiк құқықтық актiлерде және/немесе құрылтайшылық құжаттарда бекiтiлген жағдайларда ғана келтiрiледi және толық атауынан төмен жақша iшiнде жазылады.
      Ұйым филиалының, өкiлдiгiнiң немесе құрылымдық бөлiмшелерiнiң атаулары, олар құжаттың авторы болған жағдайда ғана көрсетiледi және ол ұйым атауынан төмен орналастырылады.
      23. Ұйым туралы анықтамалық деректерде: поштаның мекен-жайы, телефондардың, телефакстердiң нөмiрлерi, электронды поштаның мекен-жайы және ұйым қажет деп тапқан басқа да мәлiметтер енедi.
      24. Ұйымнан шығатын құжат түрiнiң атауы ұйымның құрылтайшылық құжаттарымен регламенттеледi.
      25. Құжаттың уақыты оған қол қойған уақыт (басқарушылық құжаттар, хаттар, анықтамалар және басқалары) немесе құжатта белгiленген оқиға уақыты (хаттама, акт және басқалары) болып табылады. Бекiтiлетiн құжаттар үшiн (ереже, регламент және басқалары) бекiту уақыты болып табылады.
      Құжат уақытын құжатқа қол қоюшы немесе бекiтушi лауазымды тұлға қояды. Құжаттың жобасын дайындау кезiнде айы мен жылдың орнына белгiлер ғана басылады.
      Екi немесе одан көп ұйымдармен әзiрленген құжаттың уақыты бiрдей (бiрыңғай) болуы қажет.
      Құжаттың жылжуы мен орындалуына байланысты қызметтiк белгiлерге уақыт пен қол қойылуы қажет.
      Құжат уақыты араб цифрiмен мына ретте ресiмделедi: айдың күнi, айы, жылы. Күнi мен айы екi жұп араб цифрiмен нүкте арқылы, жылы төрт араб цифрiмен ресiмделедi.
      Уақытты сөздiк-цифрлық тәсiлмен жазу басқарушылық, қаржылық сипаттағы мәлiметтер бар құжаттарда, азаматтардың құқықтар мен қызығушылықтарын анықтайтын құжаттарда, сандай-ақ нормативтiк құқықтық актiлерге сiлтеме жасағанда, сонымен қатар, соңғыларын ресiмдеген кезде пайдаланылады. Мысалы: 1995 жылдың 5 сәуiрi.
      26. Құжаттың тiркеу нөмiрi тiркеу-есепке алу нысанындағы реттiк нөмiрiнен тұрады. Басқа деректемелер (құрылымдық бөлiмшенiң индексi, ұйымның iстер номенклатурасы бойынша iстiң индексi) ұйымның ұйғарымы бойынша қойылады.
      27. Кiрiс құжаттың нөмiрi мен уақытының сiлтемесiнде жауап берiлiп отырған құжаттың тiркеу нөмiрi мен уақыты көрсетiледi.
      Жауап құжаттың мәтiнiн кiрiс құжаттың уақыты мен нөмiрiне сiлтеме жасаудан бастауға рұқсат етiлмейдi.
      28. Хаттан басқа құжаттардың барлық түрлерiн дайындаған кезде құжаттың жасалған немесе басып шығарылған жерi көрсетiледi. Iшкi құжаттарда дайындалған немесе басып шығарылған жерiн көрсетпеуге де болады.
      29. Қол жеткiзудi шектеу белгiсi нешiншi дана екенi көрсетiлiп бiрiншi парақтың жоғарғы оң жақ бұрышынан қойылады.
      30. Адресат. Құжаттар ұйымдардың, олардың құрылымдық бөлiмшелерiнiң, лауазымды немесе заңды тұлғалардың мекен-жайларына жолданады.
      Ұйымның, оның құрылымдық бөлiмшелерiнiң, лауазымды тұлғаның мекен-жайына жолданған кезде, олардың атауы кiшi әрiппен, жартылай қалың шрифтпен атау септiгiнде, құжат жолдаған лауазымды тұлғаның атауы барыс септiгiнде жазылады.
      Құжатты ұйым басшысына жолдаған кезде ұйым атауы құжат жолданған адресаттың лауазымының құрамына кiредi.
      Құжатты жеке тұлғаның мекен-жайына жолдаған кезде пошталық мекен-жайы, тегi және есiмiнiң бас әрiптерi көрсетiледi. Ұйым iшiнде хат алмасу кезiнде лауазымды тұлғаның тегi мен аты-жөнiн барыс септiгiнде көрсетуге рұқсат етiледi.
      Егер құжат бiртектi ұйымдарға жолданған кезде олардың мекен-жайы жинақталып көрсетiледi.
      Құжаттағы адрес төртеуден артық болмау керек. Екiншi, үшiншi, төртiншi алушыларға "Көшiрме" сөзi жазылмайды. Алушылардың саны көп болса, онда құжатты таратудың тiзiмi (тiзiлiмi) жасалады.
      Құжатты тұрақты емес мекен-жайға жолдаған кезде, деректемелер құрамына орындаушымен ресiмделген "Адресаттың" пошталық мекен-жайы кiредi. Пошталық мекен-жайдың элементтерi, "Пошталық байланыс қызметтерiн көрсету ережелерiн бекiту туралы" Қазақстан Республикасының Ақпараттандыру және байланыс агенттiгi төрағасының 2005 жылғы 1 шiлдедегi N 210-п бұйрығымен (2005 жылғы 11 тамыздағы мемлекеттiк тiркеу нөмiрi 3783) бекiтiлген бiр iздiлiкпен көрсетiледi.
      31. Құжатты бекiтудiң белгiсi құжаттың бiрiншi парағының оң жақ жоғарғы жағының бұрышына қойылады.
      Құжатты нақты лауазымды тұлғамен бекiткен кезде бекiту белгiсi келесi элементтерден: "Бекiтемiн" (кiшi әрiптермен, тырнақшаларды қолданусыз ресiмделедi) сөзiнен, лауазым атауынан, қол таңбадан, тегi мен актының бас әрiптерiнен және бекiту уақытынан тұрады.
      Құжатты лауазымы тең екi немесе одан көп тұлғалармен бекiтiлген кезде бекiту белгiсi ұйымның ресми атауы әлiпбилiк реттiлiкпен орналастырылады.
      Құжатты қаулымен, шешiммен, бұйрықпен, хаттамамен бекiтiлген кезде бекiту белгiсi "Бекiтiлдi (ген)" деген сөздер арқылы жазылады, өкiмдiк құжаттың түрi көмектес септiгiнде көрсетiледi және оның уақыты мен нөмiрiнен тұрады.
      32. Бұрыштама. Бұрыштаманың құрамына орындаушының (орындаушылардың) тегi, тапсырманың (тапсырмалардың) мазмұны, орындалу мерзiмi, қойылған қолы, уақыты енедi. Тапсырма лауазымы тең екi немесе бiрнеше тұлғаға берiлген жағдайда, егер басқасы бұрыштамада көрсетiлмесе, жауапты орындаушы тапсырмадағы бiрiншi көрсетiлген тұлға болып табылады.
      Бұрыштама құжаттың бiрiншi парағына, оның жоғарғы бөлiгiндегi мәтiннен бос орынға қойылады. Бұрыштаманы кiрiске алынған тiркеу нөмiрiн бұрыштамаға қатысты және құжат деректемелерi туралы белгiлердi (авторды, құжаттың шығыс нөмiрi мен уақытын) мiндеттi түрде көрсете отырып жеке бланкiде (фишкiде) ресiмдеуге болады.
      33. Құжат мәтiнiнiң тақырыбы, құжаттың сол жақ жиегiнен берi, жартылай қалың шрифтпен, сөз тасымалысыз ресiмделедi және әр жолда 35 белгiден артық белгi болмау қажет. Әдiлет мекемелерiнде мемлекеттiк тiркеудi қажет етпейтiн құжаттарда, 5 жолдан асатын тақырып құжаттың ортасында ресiмделедi. Тақырыптың соңынан нүкте қойылмайды.
      Мәтiнге қойылатын тақырып қысқа, әрi мәтiннiң мазмұнын дәл беретiн болуы керек. Құжат түрiнiң атауымен келiсiлуi және "не туралы?" ("кiм туралы?"), "ненi?", "кiмдi?" деген сұрақтарға жауап беру қажет.
      10 жолдан аз мәтiнге және А5 пiшiндi бланкiге жасалған құжатқа тақырып қойылмайды.
      34. Құжаттың орындалуын бақылау туралы белгi "Бақылау", "Контроль" "Бақылауға алынды", "Взято на контроль" сөздерiмен немесе мөртабандармен, арнайы (литерлi) "Б", "К" және құжаттың бiрiншi парағының сол жақ жоғарғы жиегiнде тақырыптың жанында қойылады.
      35. Құжат мәтiнi сауалнама, диаграмма, кесте, байланыстырғыш мәтiн немесе олардың қосындысы ретiнде ресiмделедi.
      Сауалнама түрiнде - белгiлi бiр белгiлер жиынтығы бойынша анықталған бiр нысан жайлы ақпаратты цифр немесе сөз арқылы баяндауда қолданылады.
      Мәтiндi сауалнама түрiнде құрастырған кезде сипатталатын нысанның атауы зат есiмде немесе екiншi жақтағы етiстiк сөз тiркестерiмен осы шақта не өткен шақтың көпше түрiнде (бар, болған және басқалары) жазылады.
      Сөз арқылы жазылған мiнездеме белгiлер атауымен келiсiлуi қажет.
      Диаграмма түрiнде - ақпаратты цифр немесе сөз арқылы баяндауда қолданылады. Диаграмма бөлiнбеу және басқа бетке көшпеу керек.
      Кесте түрiнде – белгiлерiне қарай қатар бiрнеше нысандар туралы ақпаратты цифр немесе сөз арқылы баяндауда қолданылады.
      Кестелердегi мәтiндi бөлiктерге бөлудiң екi деңгейi бар: тiк – бағана және көлденең – жол. Кестенiң бағаны мен жолдарын зат есiмнiң атау септiгiнде жазылған тақырыбы болуы керек. Бағандар мен жолдардың тақырыпшалары тақырыппен үйлесiмдi болу керек.
      Егер кесте екi немесе одан көп параққа басылатын болса, онда кесте бағандары нөмiрленедi де келесi беттерге олардың тек нөмiрлерi ғана басылады.
      Байланыстырғыш мәтiн екi бөлiмнен тұрады: Бiрiншi бөлiмде себептер, мақсаттар, құжатты дайындауға себепшi болған негiздеме, екiншi (қортынды)- шешiмдер, қорытындылар, өтiнiштер мен ұсыныстардан тұрады. Кей жағдайда бiрiншi бөлiмде өтiнiштер мен ұсыныстар, ал екiншi бөлiмде негiздемелер мен айғақтар көрсетiледi. Мәтiн бiр қортынды бөлiмнен (мысалы, бұйрықтың – басқарушылық бөлiмiн айқындаусыз, хаттарда - өтiнiштi түсiндiрусiз) тұрады.
      Басқа ұйымдар құжаттары негiзiнде немесе бұрын шығарылған құжаттарды негiзге ала отырып дайындалған құжат мәтiнiнде олардың деректемелерi берiледi: құжаттың атауы және автор-ұйым, уақыты, тiркеу нөмiрi, мәтiнiң тақырыбы.
      Егер мәтiнде бiрнеше шешiмдер, тұжырымдамалар, ұсыныстар мен өтiнiштер болса, онда оны араб цифрларымен нөмiрлеп, бөлiм мен тарауларға бөлуге болады.
      Құжат мәтiнi жазу машинкасында бiр жарым жоларалық интервал немесе компьютер техникасының құрылғылары көмегiмен мөлшерi 14 Тimеs New Roman ғарiптерiмен жоларалық бiр интервалда басылады. Кейбiр жағдайларда (кестенi, қосымшаны, орындаушы туралы белгiнi, ескертудi және басқаларын ресiмдеудi) ғарiп мөлшерi мен жоларалық интервал басқа болуы мүмкiн.
      Құжатты екi немесе одан да көп парақта ресiмдеу кезiнде, екiншi және одан кейiнгi парақтар нөмiрленедi, нөмiрлер араб цифрларымен парақтың жоғарғы жиегi ортасынан тыныс белгiсiнсiз қойылады.
      36. Құжатқа қосымшаның бар болуы туралы белгi. Атауы бар құжат мәтiнiнiң қосымшасында парақтар саны, данасы, орындалған тiлi туралы белгi болады. Атауы жоқ құжат мәтiнiнiң қосымшасында олардың нөмiрi, атауы, парақтар мен данасының саны және орындалу тiлi көрсетiледi, егер қосымша кiтапшаланған болса онда даналардың саны ғана көрсетiледi.
      Егер құжат басқа қосымшасы бар құжаттан тұрса, онда белгiде бар қосымшаның ерекшелiгi көрсетiледi, сонымен қатар, қосымшалардың жалпы парақтар саны көрсетiледi.
      Егер қосымша құжатта көрсетiлген мекен-жайдың барлығына жолданбаса, онда қандай мекен-жайларға жiберiлу керектiгiн көрсету қажет.
      Басқарушылық құжат қосымшасының (бұйрық, өкiм, ереже, нұсқаулық, шешiм) бiрiншi парағының оң жақ жоғарғы жағында басқарушылық құжаттың атауы, оның уақыты мен тiркеу нөмiрi көрсетiлiп "Қосымша" сөзi жазылады.
      37. Құжатта қойылған қолға:
      1) қол қойған тұлға лауазымының атауы, құрылымдық бөлiмшенiң және ұйымның ресми атауы (егер құжат бланкiде рәсiмделмеген болса);
      2) жауапты тұлғаның өз қолы және қойылған қолдың толық мәнi (есiмiнiң бас әрiптер мен тегi) енедi.
      Құжатқа лауазымдары тең екi және одан да көп тұлғалар қол қойған кезде, олардың қойған қолдары ұйымдардың немесе құрылымдық бөлiмшелердiң ресми атауларындағы әлiпбилiк ретпен орналасады.
      Құжатқа бiрнеше лауазымды тұлға қол қойған кезде олардың қойған қолдары қызметтерiнiң лауазымдық бағыныстылығына сәйкес бiрiнен кейiн бiрi орналастырылады. Комиссия жасаған құжатта қол қоюшы тұлғалардың лауазым атаулары емес, олардың комиссия құрамындағы мiндеттерi көрсетiледi.
      Ұйымның алқалы органдары (алқалар, кеңестер және басқалары) құжаттарына төраға мен хатшы (төрағалық етушi және жазбаны жүргiзушi тұлға) қол қояды.
      Егер дайындалған құжаттың жобасына қол қоюшы лауазымды тұлға жоқ болған жағдайда, құжатты оның мiндетiн атқарушы лауазымды тұлғаның атына қайта ресiмделуi қажет. Қол қойғанда "үшiн" көмекшi сөзiн қосуға немесе лауазым атауының алдына қиғаш сызықты (бөлгiштi) қолдан қоюға жол берiлмейдi.
      Құжатқа қол қоюшы лауазымды тұлға лауазымының атауы, қолдың толық мәнi кiшi әрiптермен және жартылай қалың шрифтпен ресiмделедi.
      38. Құжатты келiсу туралы белгi. Құжат жобасын келiсу құжатқа бұрыштама (iшкi келiсу) немесе келiсу белгiсiмен (сыртқы келiсу) ресiмделедi.
      Қол қоюға ұсынылған құжатқа орындаушының (жауапты орындаушының) құжат жобасын дайындаған құрылым басшысының, басқа да мүдделi лауазымды тұлғалардың, қажет жағдайда – ұйымның қаржы, экономика және заң қызметi басшыларының бұрыштамалары қойылады.
      Бұрыштама ұйымда қалатын құжат данасының оң жақ бетiне (жоспардың жобасына, есептерге, хаттарға және басқалары) қолдың төменгi жағына қойылады. Басқарушылық құжат жобасына бұрыштама бiрiншi данасына ғана қойылады. Басқарушылық құжаттың соңғы парағының терiс жағына да бұрыштама қоюға рұқсат етiледi.
      Бұрыштаманың құрамына бұрыштама қоюшының қолын, уақыты, қажет жағдайда қолтаңбаның мәнi (есiмнiң бас әрiптерi мен тегi) бұрыштама қоюшы тұлғаның лауазымын көрсету жолымен ресiмдеу енедi. Құжат жобасына қатысты ескертулер, пiкiрлер, толықтырулар құжат жобасына сәйкес белгiлер қою жолымен, жеке парақта ресiмделедi.
      Құжатты сыртқы келiсу белгiсi соңғы парағының сол жақ төменгi бұрышына қойылады, "Келiсiлдi" сөздерi кiшi әрiптермен тырнақшаны қолданусыз ресiмделедi, сонымен қатар, құжатты келiсушi тұлғаның лауазымының атауы (ұйымның атауын қоса алғанда) жеке қолы және оның толық мәнi мен келiсу уақытынан тұрады.
      Құжат лауазымдары тең екi және одан да көп тұлғалармен келiсiлген кезде келiсу белгiлерi ұйымның ресми атауларындағы әлiпбилiк ретпен орналастырылады. Құжат бiрнеше лауазымды тұлғалармен келiсiлген кезде, келiсу белгiлерi қызметтерiнiң лауазымдық бағыныстылығына сәйкес орналастырылады.
      Егер келiсу хатпен, хаттамамен немесе басқа құжатпен жүзеге асырылатын болса, онда келiсу белгiсiнде құжат түрi, ұйым атауы, құжат уақыты мен нөмiрi көмектес септiгiнде көрсетiледi.
      Құжатты бiрнеше ұйыммен сырттан келiсу - келiсу парағы арқылы ресiмделуi мүмкiн (6-қосымша). Бұл жағдайда қолдан кейiн "Келiсу парағы қоса берiлген" деген белгi қойылады.
      39. Мөр бедерi лауазымды тұлғаның құжаттағы қолының түпнұсқа екендiгiн куәландырады. Мөр бедерi лауазым атауы мен қойылған қол бөлiгiн қамтитын болуы керек.
      40. Құжаттың көшiрмесiн куәландыру туралы белгi. Құжаттың түпнұсқамен сәйкестiгiн куәландыру үшiн "Қол" деген деректеменiң төменгi жағына "Көшiрмесi дұрыс" (тырнақшаларсыз) деген куәландыру жазбасын, көшiрменi куәландырған тұлғаның лауазым атауын, оның өз қолын және қойылған қолдың толық мәнiн, ұйымның мөрiн, куәландырылған уақытын қамтиды.
      41. Құжатты орындаушы туралы белгi "Орынд." деген қысқартылған сөздi, құжатты орындаушының фамилиясын, аты-жөнiн (өз есiмiнiң және әкесi есiмiнiң бас әрiптерiн), оның телефон нөмiрiн қамтиды және бұл құжаттың соңғы парағына, оның өң бетiне немесе қайырма бетiне сол жақ төменгi бұрышынан жазылады.
      42. Құжаттың орындалғаны және iске жiберiлгенi туралы белгi оның орындалғандығын растайтын құжаттың тiркеу нөмiрi мен уақытына сiлтеменi (мұндай құжат болмаған жағдайда - орындалуы жөнiнде қысқаша мағлұматты), "Iске" сөзiн, құжат сақталатын iстiң нөмiрiн қамтиды.
      Құжаттың орындалғаны және iске жiберiлгенi туралы белгiге қол қойылады және ол құжаттың бiрiншi парағына, оның өң бетiндегi сол жақ төменгi бұрышынан немесе оның қайырма бетiнен қойылады.
      43. Файлдың атын, оператордың кодын, уақытын және құжаттың әрбiр парағына сол жақ төменгi бұрышынан қойылатын басқа да iздестiру деректерiн қамтитын белгi (колонтитул) құжаттың электрондық көшiрмелерiне идентификатор (сәйкестендiргiш) болып табылады.
      44. Құжаттың ұйымға келiп түскенi туралы белгi кiрiс құжаттың нөмiрiн қамтиды және құжаттың бiрiншi парағына оның өң бетiнiң оң жақ төменгi бұрышына қойылады.

жүктеу 0,94 Mb.

Достарыңызбен бөлісу:

1 2 3 4 5 6