Күні: Пән: Іс құжаттарды мемлекеттік тілде жүргізу. Тақырыбы: Іс құжаттары қарым-қатынас жасаудың тәсілі Мақсаты: Білімділік

1. Талап-өтініштер қайда беріледі?

2. Талапкер сотқа өтінішпен бірге қандай құжаттарды жібереді?

3. Қандай жағдайларда талап-өтініш жазылады?

2.ҚР “Тіл туралы заңы”

3. Ә. Хазимова. Іс қағаздарын қазақ тілінде жүргізу. Алматы. 2004ж.
Тақырып бойынша қысқаша материал

Талап-өтініштер шағымданған сомаларды мәжбүрлі түрде жауапкерден өтеп алу туралы өтінішпен төрелік сотқа беріледі. Төрелік сотқа талап-өтінішті бере отырып, талапкер жауапкерге осы шағым материалдарының көшірмесін және жауапкерге талап-өтініш материалдарды қоса бергенін куәландыратын құжаттарды, сондай-ақ талапкердің дауды реттеу үшін жасаған әрекеттерін растайтын құжаттарды жібереді.

Жауапкерге оған бұрын жіберілген және жауапкердің өзінде бар құжаттардың көшірмелері ғана жіберілмейді.

Еңбек сипаты бар талаптар бойынша сот органдарына өтініш жасаған кезде қызметкер Қазақстан Республикасының 10.12.99 ж. .№ 943-1 Заңының 101-бабына сәйкес мемлекеттік баждарды және сот шығасыларын төлеуден босатылады. Егер мәселе жалақыға байланысты болса, онда талап-өтінішті бермей тұрып, жалақыдан ұстау тек қана Қазақстан Республикасының заңдарында көзделген жағдайларда ғана жүргізілетінін анықтап алу керек.

Олардың өздері жұмыс істейтін кәсіпорынға, мекемеге, ұйымға берешегін өтеу үшін жұмыскерлер мен қызметкерлердің жалақасынан ұстау әкімшіліктің өкімі бойынша жүргізіледі, атап айтқанда: жалақының есебінен берілген аванс сомасын қайтару үшін, есептеу кезінде жіберілген қателердің салдарынан артық төленген сомаларды қайтару үшін; қызметтік іс-сапар үшін немесе басқа жерге ауысуына байланысты берілген жұмсалмаған және уақтылы қайтарылмаған аванс сомасын өтеу үшін; егер ұсталатын соманың негіздемесі мен мөлшері дауланбаса, шаруашылық қажеттілігіне берілген сомаларды қайтарып алады.

Мұндай жағдайларда әкімшілік авансты қайтару, берешекті өтеу үшін белгіленген мерзім аяқалған күннен немесе дұрыс есептелмеген төлем күніне бастап бір айдан кешіктірмей соманы ұстау туралы өкім шығарады.

Әкімшілік қызметкерге артық төлеген жалақыны (оның ішінде заңды дұрыс қолданбаған кезде) есептеуден кеткен қатеден басқасын, қайтарып ала алмайды.

Cабақ:

Күні:

Пән: Іс құжаттарды мемлекеттік тілде жүргізу.

Тақырыбы: Хат алмасу мәдениеті. Хат алмасу жанры.

Мақсаты: Білімділік: Теориялық материалдарды тәжірибе жүзінде қолданыла білуге үйрету, құжаттарға қоятын талаптарды толық игеру. Жалпы іс қағаздарын мемлекеттік тілде сауатты жаза және толтыра білуді үйретуде жоғары нәтижеге қол жеткізу.

Дамытушылық: Оқушыларды іс қағаздарын екі тілде құрастыруды үйрету. Логикалық қабілетін дамыту. Тіл ұстару екі тілде еркін сөйлеуге орысша, қазақша үйрету. Өз мамандығы бойынша еңбекке араласқан кезінде жұмыс орындарында, мекемелерде іс қағаздарын сауатты және еркін жаза білуге үйрету.

Мәтінмен аударма жұмыстарын жүргізуге дағдыландыру.

тылыққа, жауапкершілікке және

мемлекеттік тіл мәртебесін жоғарыла

туға бейімдеу

• 
  сөз әдісі
  
• 
  әңгіме
  
• 
  дәріспен жұмыс
  
• 
  сұрақ-жауап
  

Құжаттар үлгісі салынған папкалар

1. Сабақтың тақырыбымен таныстыру.

2. Қысқаша теориялық материалды еске түсіру.

3. Құжатқа қойылатын негізгі талаптарға тоқталу

4. Іс қағазын жазу және толтыру ережесін түсіндіру

Операциялық

кезең: 1. Коммерциялық хат алмасу туралы кіріспе әнгіме

2.Мамандық бойынша іс қағазы үлгісімен таныстыру және жаздыру

3.Сөздік жұмысын жүргізу

4.Әдістемелер мен жұмыс

5.Тапсырма бойынша жұмысты талдау

Тәжірибе бойынша

Тапсырма 1.Папкаларға салынған үлгілер бойынша жұмыс

2. Аударма жұмысын жүргізу

сабақты қорытындылау

• 
  оқушылардың қойған сұрақтарына жауап беру.
  
• 
  бақылау сұрақтары бойынша жұмыс істеу
  
• 
  тәжірибе жұмысын қорғау
  
• 
  сабаққа оқушылар жұмысына баға беру.
  

1. Хат алмасу мәдениеті қандай болуы тиіс?

2. Қатынас жасаудың демократиялық стильді мәтін қандай болуы керек?

3. Рон Теппердің кітабында қызметтік хаттардың қандай түрлері көрсетілген?

4. Батыстың іскерлік дәстүрлі хат алмасуында белсенді не пайдаланылады?

5. Батыста қызмет хаттарының мәтіні қалай құрастырылады?

2.ҚР “Тіл туралы заңы”

3. Ә. Хазимова. Іс қағаздарын қазақ тілінде жүргізу. Алматы. 2004ж.
Тақырып бойынша қысқаша материал
Бөлімнің бұрыңғы тарауларында баяндалған құжаттар мемлекеттің жеке адаммен емес, жалпы көпшілікпен қарым-қатынасын көрсететін партиялық-бюрократиялық жүйеде қалыптасқан түрлері сипатталған. Жеке адам мемлекет алдында тек қана міндетті де борышты болып саналады. Басқару жүйесінде мемлекет пен оның азаматтарының мүдделерін үйлестіру, келісімдерді орындаудағы олардың өзара жауапкершілігі туралы ешқандай сөз болған да жоқ. Кеңес, өтініш, кешірім, алғыс т.б. түріндегі құжаттарда жеке тұлғаның мүдделері мен қажеттіліктері ескерілмеді, олар іскерлік қарым-қатынастардан тыс тұрды.

Бұған мысал ретінде көрнекті үгіт құралдары мен жарнамаларға жататын хабарландыруларды, ақпараттарды, маңдайшалардағы ілмелерді алуға болады. Біздің әрқайсысымыз мынадай үзілді-кесілді тұрғыдағы ақпарат, ілмелерді талай көрдік: Кіруге болмайды!, Тыйым салынады!, Шылым шегуге, қоқыс тастауға болмайды!, Қол тигізуге болмайды!, тұрғындарға қатаң тыйым салынады... т.б. Мұндай ақпаратты құрастырушының досына, жолдасына, ағасына деген қатынасы қарсылассуды көтермейтін қатал да үстем. Азаматтарға неге кіруге, қол тигізуге болмайтының, тыйым салынатынын ішінара түсіндіретін ақпараттар мен ілмелер де кездеседі. Оларда жоғарыдағы қатаң бұйрықтарға мынадай сөздер тіркеседі: «Жөндеу жұмыстары!; Жоғары электр қысымы; Кеңес жүріп жатыр!; Жыртқыш!» т.б.

Мекемелердегі көрнекті үгіт-насихаттар мен жарнамалар да осындай салқын мәнерде жүргізілді. Мынадай қазыналық қазыналық үлгідегі ұрандар: “Ақшаларыңды жинақ кассасында сақтаңыздар!”; “Абайлаңыз...” ешкімнің де сақтау, ұшу, абайлау ынтасын туғызбайды. Мұны оқығанда көз алдымызға қатал шенеуніктің бейнесі келеді, оларға келушілер “жоғарғы мемлекеттік” міндеттерін орындауға тек кедергі келтіретіндей болып көрінеді.

Қатынас жасаудың демократиялық стилі біздің өмірімізге енді ғана ене бастады. Құрғақ жарнамалық ақпараттар ағынының ішінде (“Ұйым ұсынады...”) сұраушының не сатып алушының қажеттіліктері мен мүдделеріне көңіл қою да пайда бола бастады: “Біз Сізге қызмет көрсетуге қуаныштымыз”, “Сізге ыңғайлы уақытта...”, “Сіз бұған қуана таңданасыз...” т.б. Дегенмен, басынан неше түрлі құқайды өткізген сатып алушы мұндай қамқорлық пен жақсылықтарға күдікпен қарайды.

Алайда қызмет көрсетулер мен тауарлар базары сол үшін де өмір сүретін болғандықтан, бәсекелестік сатушының адамдарға қатынасын өзгертуге мәжбүр етеді.

Егер сіз тауарларыңызды жақсы, бірақ әлі де күдікпен қарайтын адамға сатқыңыз келсе, онда оны сатып алуға сендіруіңіз керек. Сендірудің ондай технологиясы қатынас жасаудың басқа стилін қажет етеді. Ал жазба мәтіннің сендіру мүмкіндіктері шектеулі: мұнда тікелей қарым-қатынас кезінде сөйлеушіге бірден әсер ететінін көру, есту мүмкіндіктері мүлдем болмайды.

Тележарнаманың газет жарнамасына қарағанда артықшылығы да осында: сатып алушының қуанышты жүзі сәтті құрылған мәтінмен орайласа, адамның ақыл-ойы мен эмоциясына бір мезетте әсер етеді.

Жазуда дәл, әсерлі сөзбен мәтінді құрай білудің рөлі зор. Қазіргі жағдайда хат жазысу, ақпарат қызмет көрсету, тауарды жарнамалаудың жаңа мәдениеті қалыптаса бастады. Сондықтан сатып алушылармен, қызметтестерімен қатынас жасаудың өзіндік мәнері қалыптасқан батыс және жапон компанияларының тәжірибелерінен үйрену артықтық етпейді. Алайда олардан сыртқы белгілерін ғана көшіріп алу (фирмалардың, олардың иелерінің ағылшынша атауларын) жақсы нәтиже бермейді. Ол үшін шет елдік фирмалардың өз клиенттерімен қатынас жасаудағы бай тәжірибесін тыңғылықты зерттеп, негізгі принциптері мен жолдарын мәтіндік жарнама, хат алмасудың өзімізге тән нұсқаларын жасауда пайдалана білуіміз керек.

Қызметтік хаттар.

Кадр мәселесіне, мекеменің ішкі тәртібіне, жұмыс ережесіне байланысты нұсқаулар.

Алғысхаттар мен құттықтаулар.

Еске салулар, өтініштер, шаралар өткізу.

Қызметтік хаттарға фирманың өз ішіндегі хат алмасулар да жатады.

Фирманың сыртқы хаттары алты түрге бөлінеді.

Сауда-саттық келісімдер, келісім-шарттар, тағы да басқа осыған ұқсас хаттар.

Алғыс айтылған жауап хаттар.

Құттықтаулар.

Кешірім сұрайтын хаттар.

Талап ететін хаттар, сұрау салатын хаттар.

Көңіл айтулар.

Хаттардың бұл алты түрі өз кезегінде екі категорияға бөлінеді:

- формалды;

- формалды емес.

Жанрлаға бөлуден көрініп тұрғандай, хаттарды топтастыруға олардың кімге арналғаны негіз болады. Егер ішкі қызметтік және сыртқы хат алмасу жанрларын жоғарыда келтірілген топтастырумен салыстырып қарасақ. Соңысында алғыс, кешірім сұрау, құттықтау т.б. туралы ешнәрсе жоқ екенін көреміз. Яғни, жеке адамға қаратылған хат жоқтың қасы.

Әкімшіліктің жеке қызметкерлерге қатынасты мынадай түрде көрінеді: алғыс айтылған бұйрық жарияланады. Қызметкеріне жағымды көзқарасын бұйрық түрінде білдіру ешқандай қисынға келмейді, бірақ дәстүр солай болды, түсінсек те, оны бұзу қиын. Біздің іскерлік өмірімізде құттықтау адрестері де болды. Бірақ олар салтанатты мерейтойларға, қоғамда маңызды орны бар, белгілі адамдардың өмірінегі “дөңгелек жастарға” арналып жасалады. Ондай хаттар қызметтік мінездеме стилінде құрылады. Аамға деген жылы сезім, дос көңілдің қуанышы тап-тауырын құрғақ жазбалардың тасасында қалды. Бізде мұндай жанрлардың шеберлері де болды.

Топтастыруға қайта оралайық. Р. Теппердің кітабында алғыс хаттардың мынадай түрлері көрсетіледі: “Сіздің жақын арада өткен саяхатты ұйымдастыруға мүмкіндік бергеніңіз үшін”; “Жобаның жаңа әзірлемесі үшін”; “Қаржылық көмегіңіз үшін”; “Банкіге қосымша қаржы аударғаныңыз үшін”; “Дәрігерлік көмегіңіз үшін”; “Нақты жоба жасағаныңыз үшін”; “Компанияға жақсылық жасағаныңыз үшін” т.б.

Салыстырудан көргеніміздей, батыстың іскерлік дәстүрлі хат алмасуында “адам факторын” белсенді пайдаланылады.

Әкімшілік тарапынан клиентке кешірім сұрап жазған хаттың түрлерін де атап кетейік: есеп жүргізу кезінде кеткен қателіктер үшін; қызметкерлеріміздің Сізге көрсеткен оғаш мінезі үшін; тапсырысты жеткізудегі кемшіліктер ұшін; кездесудің өткізілмей қалғаны үшін; қайта төлем жасауды талап еткеніміз үшін т.б.

Құттықтау хаттың бір үлгісін келтірейік. Оны жергілікті дүкен немесе қызмет көрсету фирмасының иесі жаңадан келген тұрғынға арнаған. Мұндай хаттың мазмұнымен танысу үшін тұрғын үй иесінің жаңадан келген тұрғынға арнаған хатын толығымен келтірейік:

Мен Сізді Сіздің жаңа үйіңізде құттықтағаныма қуаныштымын (астын сызған – Б.Ш.).

Тұрғын ретінде Сіз барлық игіліктерді, соның ішінде бассейнді, саунаны, спорт залы мен теннис кортын пайдалана аласыз.

Алайда басқа тұрғындарға жайсыздық тудырмас үшін, қонақтарыңыз арнайы автотұрақты пайдалану керектігін мен Сізден қатты өтінемін.

Жасаған таңдауыңызға (пәтер нөмірі) алғысымды білдіремін және Сізге жаңа пәтеріңіз қолайлы болады деген үміттемін. Сізге қандай да бір қажеттілігім болса, маған білдіруіңізді сұраймын.
Байқап қарасақ, хаттан бірнеше мақсатты айқындауға болады: құттықтау (бірінші азат жол), құқығы туралы хабарлау (екінші азат жол), машинаны тұраққа дұрыс орналастыру туралы өініш (үшінші азат жол), пәтер таңдағаны үшін алғыс айту және бірлесіп жұмыс істеуге шақыру (төртінші азат жол).

Хаттың үні жағымды, үй иесі мен пәтер жалдаушының арасында достыққа, өзара сенімге негізделген қатынас орнатуға бағытталған. Хатта осы үйді жарнамалауға үгіттеу жоқ, алайда хаттың астарынан үй иесіне жағымды қарым-қатынас жасау мәнері, қызмет көрсету сапасы басқаларға да әсер ететінін, сөйтіп, оларды да тартатынын байқауға болады.

Хатта Сіз, Сізге сөздері жиі қайталанатынына, ал керісінше мен артық айтылмайтынына көңіл аударуға болады. Хаттың мазмұнында пәтер жалдаушының мүддесі басым, сондықтан хат үй иесінің атынан емес, пәтер жалдаушы үшін жазылған.

Көріп отырғанымыздай, әкімшілік мінез-құлықтың әртүрлі стилі, қарым-қатынас жасаудың түрлі көрінісі, оның өзі жанр таңдауға да әсерін тигізіп тұр: құттықтау және айып салумен қорқытқан құрғақ хабарландыру.

ТӘЖІРИБЕ БОЙЫНША ТАПСЫРМА

1. 
   Астындағы құттықтау хаттың үлгісіне қарап бір мәселе бойынша қызметтік хаттың мәтінің құрастырыныз:
   

Құрметті...

Мен Сізді Сіздің жаңа үйіңізде құттықтағаныма қуаныштымын (астын сызған – Б.Ш.).

Тұрғын ретінде Сіз барлық игіліктерді, соның ішінде бассейнді, саунаны, спорт залы мен теннис кортын пайдалана аласыз.

Алайда басқа тұрғындарға жайсыздық тудырмас үшін, қонақтарыңыз арнайы автотұрақты пайдалану керектігін мен Сізден қатты өтінемін.

Жасаған таңдауыңызға (пәтер нөмірі) алғысымды білдіремін және Сізге жаңа пәтеріңіз қолайлы болады деген үміттемін. Сізге қандай да бір қажеттілігім болса, маған білдіруіңізді сұраймын.

2. 
   Дәстүрлі түрде тұрғындарды сантехниканы жөндеу тәртібі жайында, мүлікке зиян келтіргені үшін жауапкершілікке тартылатыны туралы қызметтік хаттың мәтінің құрастырыныз:
   

Ойша тәжірибе жасап көрейік. Үй иесінің орнына – біздің үй басқармасының бастығын немесе тұрғын үй кооперативінің оқиғасын қояйық. Пәтер жалдаушыға немесе сатып алушыға ел қалай қарар еді? Өзімізді үй басқарушысының орнына қояйық. Жаңадан келген тұрғынға ешқандай да хат жазбаған болар едік. Келді, тұра берсін. Ал, автомашинаның тұратын орны жөнінде шамамен мынадай хабарландыру жазар едік:

Үй басқармасы”.

Мәтінмен аударма жұмыстарын жүргізуге дағдыландыру.

тылыққа, жауапкершілікке және

мемлекеттік тіл мәртебесін жоғарыла

туға бейімдеу

• 
  сөз әдісі
  
• 
  әңгіме
  
• 
  дәріспен жұмыс
  
• 
  сұрақ-жауап
  

Құжаттар үлгісі салынған папкалар

1. Сабақтың тақырыбымен таныстыру.

2. Қысқаша теориялық материалды еске түсіру.

3. Құжатқа қойылатын негізгі талаптарға тоқталу

4. Іс қағазын жазу және толтыру ережесін түсіндіру

Операциялық

кезең: 1. Коммерциялық хат алмасу туралы кіріспе әнгіме

2.Мамандық бойынша іс қағазы үлгісімен таныстыру және жаздыру

3.Сөздік жұмысын жүргізу

4.Әдістемелер мен жұмыс

5.Тапсырма бойынша жұмысты талдау

Тәжірибе бойынша

Тапсырма 1.Папкаларға салынған үлгілер бойынша жұмыс

2. Аударма жұмысын жүргізу

• 
  оқушылардың қойған сұрақтарына жауап беру.
  
• 
  бақылау сұрақтары бойынша жұмыс істеу
  
• 
  тәжірибе жұмысын қорғау
  
• 
  сабаққа оқушылар жұмысына баға беру.
  

1. Іскерлік хаттар қандай бланкта жазылады?

2. Іскерлік хаттың құрылымына қандай деректемелер кіреді?

3. Іскерлік хаттын мәтіні қалай құрастырылады?

4. Коммерциялық хаттын құрылымы қандай болуы тиіс ?

Қолданылған

әдебиеттер: 1. Л.Дүйсенбекова. Іс қағаздарын қазақша жүргізу. Алматы, 2001ж.,

2.ҚР “Тіл туралы заңы”

3. Ә. Хазимова. Іс қағаздарын қазақ тілінде жүргізу. Алматы. 2004ж.

Тақырып бойынша қысқаша материал
Іскерлік хаттар осы кезге дейін байланыстың ең көп тараған түрі болып келді. Телекс, телефон, компьютерлік байланыс өте тез, жылдам іске асады, алайда хаттың да өз артықшылығы бар: ол көлемі, арзандығы, әсіресе, заң тұрғысынан тыңғылықтығымен маңызды.

Шет елдерде хаттың формалдық жағына ерекше көңіл бөледі. Өйткені әріптесіңмен қарым-қатынасынды ушықтырмас үшін – хабар алмасу этикетін қатаң сақтау керек.

Іскерлік хаттар фирма не ұйымның деректемелері бар арнаулы қағазға (бланк) жазылады. Оның сыртқы түрі фирманың өзіндік бет-бейнесін береді, сондықтан оны безендіру ұсақ-түйегіне дейін ойластырып жасалады.

Халықаралық ережелер бойынша мекен-жай екі рет жазылады: конверттің төменгі оң жағына және хаттың сол жақ жоғарғы бұрышына. Егер хат көрінетін конверт түріне салынса, онда мекен-жай хаттың сол жақ жоғарғы бұрышына бір-ақ рет жазылады. Демек, онда хат алушының мекен-жайы конверттің ашық жерінен көрініп тұратындай болып орналастырылуы керек.

Хаттың міндетті түрде болуға тиіс келесі тізбесі – хат арналған адамның аты-жөні. әр мемлекетте аты-жөнін жазудың әр түрлі дәстүрі қалыптасқан, бірақ көбінесе алдымен атын, содан кейін тегін жазу қалыптасқан. «Мырзаға», «Докторға» деген арнаулар және басқалары міндетті түрде қысқартылған түрде беріледі.

Одан кейін қабылдаушы жұмыс істейтін фирманың аты, мекен-жайы жазылады: үйдің нөмірі, көше аты. Ең соңында қала, штат (графство, кантон т.б.), пошта индексі және елдің атауы тұрады. Толық мекен-жай, мысалы, былай жазылады:

К. Липински мырзаға,

«ТАМПЕЛЛА ПАУЭР Инк»,

Бас директорына,

109, Лапинти,

ТАМПЕРЕ, 33101,

ФИНЛЯНДИЯ (6, 71).

Жіберуші фирманың деректемелерінен кейін жіберілген күні көрсетіледі. 12.05.07 деген сияқты, қысқарту түрі халықаралық тәжірибеде қолданылмайды. Хаттың жазылу уақыты төмендегідей үлгіде беріеді: 12 май, 2007 ж. АҚШ-та алдымен айын, одан кейін күнін көрсету қалыптасқан: Май 12, 2007.

Хаттың өзі сол жақ жоғарғы бұрышына мекен-жайды жазумен басталатыны айтылған болатын. Одан кейін төменде азат жолсыз сол жақтан сыпайы түрдегі арнау жазылады. Ол дәстүрлі мынадай сөздерден тұрады: «Қымбатты (тегі) + мырза (немесе ханым)» немес «Қымбатты (тегі) + доктор» немесе «Құрметті мырзалар», «Құрметті (тегі) + мырза».

Хат арналған адам сізге қаншалықты жақсы таныс болса да, іскерлік хаттарда «сен» деп айтуға болмайды.

Кіріспе қаратпа сөзден кейін леп белгісі емес, үтір қойылады.

Қаратпа сөзден кейін келесі жолда хат тақырыбы аталады. Бұл үшін Re («Reference») белгісін қою жеткілікті, бұл сөздің мағынасы «тақырыпқа байланысты» дегенді білдіреді.

Мысалы: Re: Сіздің 2007 ж. 8 майдағы телексіңіздің жауабына. Егер тақырыбы бірнешеу болса, онда олардың әрқайсысы жаңа жолдан басталады. Мысалы:

Қымбатты Смит м-за,

Re: Сіздің «Омега» жобасы бойынша

ұсыныстарыңыз жөнінде,

Төленбеген есепшоттар № 28765, 54 328,

2006 ж. қазан айында

мұнай өнімдерін жеткізу туралы.

Хат мәтінінің тақырыбын бас әріптермен жазу немесе астын сызу қазіргі жаңа үлгінің тәсілі болып табылады. Мысалы:

Қымбатты Смит м-за,

Сіздің «Омега» жобасы бойынша

ұсыныстарыңыз жөнінде,

Одан әрі хат мәтіні жалғасады.

Хат әдетте жақсы тілек білдіру сөздерімен аяқталады. Егер хат ресми болса, онда «Сізге шынайы тілектес...» деген жақсы ықпал білдіру құрылымы қолданылады. Немесе хат соңында мынадай тілектерді айтуға болады: «... мырзаға ең жақсы тілектер тілеймін», «Ең жақсы тілектермен», «Менің игі тілектерімді қабыл алыңыз» т.б.

Кіріспе сөз бен тілек білдіруді құруда өзара сабқтастық принципі сақталады: жауапхатта да жіберілген хатта айтылған сөздер қолданылады.

Тілек сөзден кейін қол қойылып, одан төменірек сіздің аты-жөніңіз бен қызметіңіз көрсетіледі. Көптеген елдерде қол парақтың оң жағынан ізеттілік сөздерінен кейін қойылады.

Егер хатқа қандай да бір материал немесе құжат тіркелсе, әдетте олар хат соңында сол жақта жолда «Қосымша» сөзінен кейін санамалап жазылады.

Іскерлік хат деректемелерінің орналасу тәртібі мынадай:

1. 
   Хат жіберуші ұйымның атауы.
   
2. 
   Сілтемеге көрсеткіш. Онда хат жазушының немесе машинистканың аты-жөні, фирманың, бөлімнің әріптік, сандық белгілеулері т.б көрсетілуі мүмкін. Бұл жағдайда алушының көрсеткіштеріне сілтеме беріледі, одан кейін жіберушіге сілтеме жасалады.
   
3. 
   Хаттың жазылған күні.
   
4. 
   Хат алушының мекен-жайы.
   
5. 
   Нақты адамды көрсету. Егер хат бір фирманың лауазымды қызметкеріне арналса да осы деректер қолданылады. Бұл жағдайда мынадай белгі көрсетіледі «Attention to Mr…» яғни, «... мырзаның есіне».
   
6. 
   Кіріспе арнау.
   
7. 
   Хат тақырыбы.
   
8. 
   Хат мәтіні. 5 белгіге шегіндірілген азат жолдың құрылымы кең тараған. Бірақ әрбір азат жол 2 емес, 3-4 интервал арқылы басылады.
   
9. 
   Ізеттіліктің қорытыңды түрі.
   
10. 
    Қолы.
    
11. 
    Қосымшағы нұсқау.
    
12. 
    Көшірменің жіберілгеніне нұсқау.
    

• 
  хаттың түрі (ілеспе хат, тапсырыс хат, ұсынылған есеп-шоттар хаты, кешірім хат, тікелей жарнама тарату т.б.);
  
• 
  жауап қайтару көзделе ме;
  
• 
  хат мазмұны қабылдаушыға түсінікті бола ма;
  
• 
  хат дәл уақытында жететініне сенімдісіз бе (олай болмаса телекс немесе телефаксті пайдаланыз).
  

Іскерлік хат барлық жағынан мүлтіксіз орындалғанда ғана ол заң талаптарына жауап береді.

Рон Теппердің кітабындағы коммерциялық хаттарды қарап отырсақ, олардың құрылымындағы ортақ бір нәрсені байқауға болады. Мәтіннің дамуына сәйкес, мақсаттары да өзгеріп отырады. Кітап авторы оны қағидалар түрінде көрсетеді. Ол қағидалардың әрқайсысын бір сөзбен беруге болады: 1. Көңіл аудару; 2. Қызығушылық туғызу; 3. Өтініш; 4. Іс-әрекет.

Осындай құрылымның мәніне үңілейік.

Журналистер мәтіннің басқы және соңғы бөліктері есте сақталатынын жақсы біледі. Газет материалының алғашқы сөзі тақырыптан басталады. Тақырып қаншалықты қалыптан тыс, қысқа, өткір құрылса, соншалықты ол оқырманның есінде қалады, көпшілікті өзіне аударады, қызығушылық тудырады. Мысалы, әжуа-мысқылға құрылған мынадай тақырыптарды алуға болады: “Махаббат және мысық”, “Шаяндар қайда қыстайды”, “Зиянкес қазбалар” т.б.

Сөздің әсерлілігін арттыру үшін риторикалық сұрақтар, мысқыл, шендестіру, әсірелеу, жаңартылған фразалық тіркестер т.б. әдіс-тәсілдер қолданылады. Ондағы мақсат – қалыпты ой дағдысын бұзу, қабылдауды жандандыру. Іскерлік хат пен баспасөз жарнамасы үшін де осындай бастаманың болуы қажет. Бұл жерде : тек басы осылай болып қана қоймай, оның жалпы мәтінмен байланысын да ескеру қажет. Р. Теппер ондай ұтымды алғашқы сөйлемдерді былайша құрады:

Егер Сіз көңіліңізге ұнайтын жұмыс істеп жүрмеген болсаңыз, онда Сіз өз қызметіңізді дұрыс ұсына алмағансыз...

Сіздің ақшаңызды көбейтудің жеті түрлі әдісі бар...

Бұрын естігеніңіздің бәрін ұмытыңыз...

Сіздің қазіргі оқыған нәрсеңіз Сіздің өміріңізді келешекте мүлдем өзгертіп жіберуі мүмкін.
Дейл Карнегидің “Достарды қалай табуға және адамдарға қалай әсер етуге болады” деген атақты кітабында оқырманның көңілін қалай аударуға болатыны туралы кеңестер де бар. Бірақ кеңес бере отырып, автор мына нәрсені қатты ескертеді: ешқандай да сиқырлыққа, мадақтауға, алдауға жол беруге болмайды, тек қана адамға шын жүректен шынайы көңіл бөлу, адамның жақсылығын көре білу оқырманның ықыласын аударады, онымен бірлесіп жұмыс істеуге қол жеткізеді.

Жарнама ісінің, іскерлік хат жазудың барлық білгірлері психологиялық әсер етудің осындай ерекше үлгісін қолдана да бермейді. Кейбіреулері ұстамды, бірақ өз мақсатында жетуден қайтпайтын баяндау мәнерін пайдаланады. Қайсысын қолдану Сіздің таңдауыңызға, қарым-қатынас жасау принципіңізге, белгілі бір жағдайға байланысты. Қалай болғанда да нәтижесі маңызды. Егер нәтиже болмаса, онда бір нәрсені өзгерту керек, мүмкін, Сіздің қатынас жасау мәнеріңізге өзгерту енгізу керек болар.

Р.Теппер ұсынатын композициялық кезеңдерді дұрыс бағалау жасау үшін, АҚШ-тың бұрынғы президенті Джимми Картердің коммерциялық хатының толық мәтінін келтірейік. Хаттың әр бөлімі композициялық айдарлармен ажыратылады.