ІсқАҒаздарының Үлгілері образцы деловых бумаг іcқАҒаздарын ЖҮргізу ісқағаздарын жүргізу

Шешім мен қаулы тек қана дербес құжат емес, сонымен бірге мынадай ережелер бойынша жасалатын хаттаманың құрамдас бөлігі болып табылады:

Түрлі комиссиялардың құрамына кіретін бухгалтерия қызметкерлері отырыстардың хаттамаларын жиі ресімдейді. Кез келген деңгейдегі мәжілістерді (отырыстарды) өткізу үшін дайындық жұмыстары қажет. Талқылаудың босқа өтпеуі үшін күн тәртібінде енгізілген мәселелер бойынша ақпарат материалдарын алдын ала дайындау және үлестіру ұсынылады.

Хаттаманы отырысқа қатысушылардың сөздерін жазып отыратын (стенограмма жасайтын) немесе диктофонға жазып алатын хатшы отырыс кезінде жүргізеді.

Хаттама кәсіпорынның жалпы бланкісінің нысанында таза параққа, төмендегідей негізгі деректемелерді ескере отырып ресімдейді:

– мекеменің атауы;

– құрылымдық бөлімшенің атауы;

– құжат түрінің аты (хаттама);

– отырыстың күні;

– құжаттың тіркеу нөмірі;

– отырыстың орны;

– мәтін тақырыбы;

– құжаттың мәтіні;

– қойылған қолдар.

Бірқатар жағдайларда хаттама бекітуге жатады және оның бекіту грифі болады. Хаттаманың күні отырыс, мәжіліс, жиналыс өткен күн болып табылады, ал хаттаманың нөмірі алқалық орган отырысының реттік нөмірі болады (жыл басынан бергі).

Хаттаманың тақырыбы алқалық қызмет түрін (отырыс, мәжіліс, жиналыс) көрсетуі тиіс, сондай-ақ алқалық органның аты ілік септігінде жазылады. Мысалы, «… түгендеу комиссиясының отырысы», «… бухгалтерия қызметкерлерінің жиналысы». Хаттаманың тақырыптық бөлігін отырысқа дейін ресімдеуге болады. Хаттаманың негізі мәтін болып табылады. Ол екі бөлімнен тұрады: біріншісі – кіріспе, мұнда төрағалық ететін тұлғаның, хатшының, қатысушылардың аты-жөні, күн тәртібі, екінші бөлімде отырыс барысын белгілейтін негізгі мәселе болады.

Хаттамалар отырыс барысын көрсету толықтығына қарай толық және қысқаша болады.

– мекеменің атауы;

– құжат түрінің атауы (хаттама);

– отырыстың күні;

– құжаттың тіркеу нөмірі;

– мәтіннің тақырыбы;

– құжаттың мәтіні;

– қойылған қолдар.

Хаттаманың тақырыбында алқалық органның аты болады. Мысалы, Түгендеу комиссиясы отырысының хаттамасы.

Толық хаттаманың кіріспе бөлігі мынадай бірізділікпен толтырылады:

Төраға – аты-жөні;

Хатшы – аты-жөні;

Қатысушылар – кәсіпорынның отырысқа қатысқан қызметкерлерінің аты-жөні әліпби тәртібімен орналасады, содан кейін шақырылғандардың лауазымы және аты-жөні жазылады. Егер 10 адамнан артық қатысса, онда олардың жалпы саны ғана көрсетіледі. Қатысушылары көп жиналыстарда олардың жалпы саны ғана көрсетіледі, ал аты-жөні жазылған тізім хаттамаға қосымша болып тіркеледі, хаттамада қосымша туралы белгі жасалады. Мысалы, 45 адам қатысты (тізім қоса берілді).

Күн тәртібіне талқылауға ұсынылған мәселелер қойылады. Күн тәртібінің әрбір тармағы нөмірленеді, жаңа жолдан басталады және «не туралы?» деген сұраққа жауап береді. Мысалы: 1. Кәсіпорынның 2001 жылғы жұмысының қорытындылары туралы. Хаттаманың негізгі бөлігі күн тәртібінің тармақтарына сәйкес бөлімдерден тұрады. Әрбір бөлімнің мәтіні:

ТЫҢДАЛДЫ :

СӨЗ СӨЙЛЕДІ:

ҚАУЛЫ ҚАБЫЛДАДЫ (ШЕШІМ ҚАБЫЛДАДЫ):

деген схемадан тұрады.

Бұл сөздер бас әріптермен, әрқайсысы жаңа жолдан жазылады, олардан кейін қос нүкте қойылады. Олар сырттай қарағанда мәтінді бөліп тұратындықтан, мәтінді түсінуді жеңілдетеді.

Қос нүктеден кейін келесі жолдан бастап, азат жолдан сөйлегендердің аты-жөні жазылады, содан кейін сызықша қойылады да, жекеше түрдегі үшінші тұлғаның атынан сөйлеген сөздің қысқаша мәтіні беріледі. Егер сөйлеген сөздердің немесе тезистердің мәтіндері бар болса, онда хаттамаға жазылмайды, сызықшадан кейін «Сөйлеген сөздің мәтіні (хабардың) қоса берілді» деп көрсетеді.

Талқылау барысында немесе сөйлегеннен кейін берілген сұрақтар жауаппен бірге хаттамаға жазылады.

Қаулыны (шешімді) хаттамада толық көрсетеді. Бірнеше мәселелері бар шешімдер араб сандарымен нөмірленген тармақтарға, тармақшаларға бөлінеді. Шешімдердің қаулы қабылдайтын бөлігі нақты болуға тиіс.

Отырыстың барысында хаттаманың бірінші нұсқасы жасалады. Хаттама нақтыланады, тексеріледі, редакцияланады және бес күн ішінде толық ресімделеді. Толық дайындалған хаттамаға төраға және хатшы қол қояды.

Хаттамаға ұсынылған материалдар тігіледі: анықтамалар, жобалар, нұсқаулықтар, нормативтік актілер және т.б.

Қабылданған шешімдер кәсіпорынның қызметкерлеріне хаттаманың көшірмесі немесе оның қаулы ететін бөлігінен үзінді не басқа басқару құжаттары: хаттаманың негізінде жасалған бұйрықтар, шешімдер, өкімдер түрінде беріледі.

Хаттамалар кәсіпорынның маңызды құжаттарының біріне жатады, сондықтан оларды кемінде 10 жыл сақтайды және сақтауға мұрағатқа жібереді.
РЕШЕНИЕ (ПОСТАНОВЛЕНИЕ)
Решение и постановление представляют собой документы коллегиального органа (Совета директоров, общего собрания акционеров и т.п.), составляемые по производственным вопросам. Оформляются решения аналогично другим распорядительным документам с использованием слов «РЕШИЛ» или «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛ» или «ПОСТАНОВИЛИ». Подписываются решения (постановления) председателем и всеми членами коллегиального органа или председателем и секретарем.

Решение и постановление являются не только самостоятельными документами, а как правило, – составной частью протоколов, которые составляются по следующим правилам:

Работникам бухгалтерии, входящим в состав различных комиссий, нередко приходится оформлять протоколы заседаний. Проведению совещания (заседания) любого уровня должна предшествовать подготовительная работа. Чтобы обсуждение не прошло впустую для участников заседания, рекомендуют заранее подготовить и раздать информационный материал по вопросам, включенным в повестку дня.

Протокол ведется, как правило, во время заседания секретарем, который конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников заседания.

Оформляется протокол по форме общего бланка предприятия на чистом листе бумаги с соблюдением основных реквизитов:

– наименование учреждения;

– наименование структурного подразделения;

– название вида документа (протокол);

– дата заседания;

– регистрационный номер документа;

– место заседания;

– заголовок к тексту;

– текст документа;

– подписи.

В ряде случаев протокол подлежит утверждению и содержит гриф утверждения. Датой протокола является дата проведения заседания, совещания, собрания, а номером протокола – порядковый номер заседания коллегиального органа (с начала года).

Заголовок протокола содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания), а также название коллегиального органа в родительном падеже. Например: «… заседание инвентаризационной комиссии», «… собрание работников бухгалтерии». Заголовочную часть протокола можно оформить до начала заседания. Основным является текст протокола. Он содержит две части: первую – вводную, где указываются фамилии и инициалы председательствующих, и повестка дня, вторую – основную, фиксирующих ход заседания.

По полноте освещения хода заседания протоколы могут быть полными и краткими.

– наименование учреждения,

– название вида документа (протокол),

– дата заседания,

– регистрационный номер документа,

– заголовок к тексту,

– текст документа,

– подписи.

Заголовок протокола содержит название коллегиального органа. Например, Протокол заседания инвентаризационной комиссии.

Вводная часть полного протокола оформляется в такой последовательности:

председатель – инициалы и фамилия;

секретарь – инициалы и фамилия;

присутствовали – инициалы и фамилии присутствующих сотрудников предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных. Если присутствующих более 10, то указывается их общее количество. На собраниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается пометка. Например: присутствовали 45 человек (список прилагается).

Повестка дня включает вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чем?». Например: 1. Об итогах работы предприятия 2001 г. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПАЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Эти слова пишутся прописными буквами, каждая с новой строчки, после них ставится двоеточие. Они зрительно разбивают текст, облегчая его восприятие.

После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших и через тире – краткое изложение текста выступления от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты или тезисы выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии делается указание: «Текст выступления (сообщения) прилагается».

Вопросы, задаваемые в процессе обсуждения или после выступления, фиксируются в протоколе вместе с ответами в краткой, лаконичной форме.

Постановление (решение) указывается в протоколе полностью. Решение, которое содержит несколько вопросов, подразделяется на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений должна быть конкретной.

В кратком протоколе указываются только рассмотренные вопросы, фамилии тех, кто участвовал в обсуждении, и принятые коллективные решения. По усмотрению председателя могут быть включены особые мнения или важные выступления должностных лиц, указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно. Краткий протокол не позволяет получить представление о характере замечаний и мнений, высказанных при обсуждении. Этот вид протокола используется при проведении оперативных совещаний, либо в случаях, когда тексты выступлений прилагаются к протоколу или имеется стенограмма.

В ходе заседания составляется черновик протокола. Протокол уточняется, выверяется, редактируется и оформляется в пятидневный срок. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

К протоколу подшиваются представленные материалы: справки, доклады, проекты, инструкции, нормативные акты и т.д.

Принятые решения доводятся до сотрудников предприятия в виде копий протокола или выписки, постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, распоряжений, составленных на основании протокола.

Протоколы относятся к числу важных документов предприятия, поэтому хранятся не менее 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.


_____ қаласының

жергілікті атқарушы органдарында

ісқағаздарын жүргізуді мемлекеттік

тілге көшіру шараларының жүзеге

асырылу барысы туралы
Қазақстан Республикасы Президентінің «Тілдерді қолдану мен дамытудың 2001-2010 жылдарға арналған мемлекеттік бағдарламасы туралы» Жарлығын және _______ қаласы әкімдігінің «_______ қаласындағы жергілікті атқарушы органдардағы іс жүргізуді мемлекеттік тілге көшіру туралы» қаулысын орындау мақсатында, сонымен бірге _______ қаласы әкімдігі қаулысының орындалу барысы туралы «_______ қаласындағы мемлекеттік органдардағы мемлекеттік тілдің қолданылу аясын кеңейту жұмыстары» туралы ақпаратты тыңдай отырып, _______ қаласының әкімдігі¹ ҚАУЛЫ ЕТЕДІ:

1. Аудан әкімдері, департаменттер мен басқармалардың басшылары:

1) _______ қаласы Тілдерді дамыту басқармасы² бастығының (аты-жөні) _______ қаласы әкімдігінің¹ «_______ қаласындағы мемлекеттік органдардағы мемлекеттік тілдің қолданылу аясын кеңейту жұмыстары туралы» 2003 жылғы 26 мамырдағы № 2/316 қаулысының жүзеге асырылу барысы туралы ақпаратын назарға алсын (әрі қарай – Қаулы);

2) Қаулының орындалуын бақылауды қамтамасыз етсін;

3) Іс жүргізуді мемлекеттік тілге көшіру бойынша дайындық шараларды белгіленген мерзімде жүргізсін;

2. _______ қаласы Тілдерді дамыту басқармасы² ______________ (аты-жөні) _______ қаласының жергілікті атқарушы органдарының іс жүргізуді мемлекеттік тілге көшіру жөніндегі дайындық шараларына талдау жасасын;

3. Осы бұйрықтың орындалуына бақылау ______ қаласы әкімінің орынбасары⁵ _________________________ (аты-жөні) жүктелсін.


________ қаласының әкімі⁵ ___________ ________________________________

(қолы) (аты-жөні)
Әкімдік хатшысы⁵ ______________ ____________________________________

(қолы) (аты-жөні)

Енгізген:

________ қаласының

Тілдерді дамыту басқармасы² ___________ ______________________________

(қолы) (аты-жөні)
Келісілді:

________ қаласы

әкімінің орынбасары⁵ ______________ __________________________________

(қолы) (аты-жөні)

Заң бөлімінің

меңгерушісі⁵ ______________ __________________________________________

(қолы) (аты-жөні)
Таратылсын:

№ 6 қабылдау бөлмесіне, _______ қаласының Тілдерді дамыту басқармасына, басқармалар мен аудан әкімдеріне