20
Сонымен қатар Қазақстан Республикасының «Электрондық құжат
жəне электрондық цифрлық қолтаңба туралы» Заңы да қазіргі
жағдайда айрықша мəнге ие болып отыр. Бұл заң электрондық
цифрлық қолтаңба арқылы куəландырылатын электрондық құжаттар
жасау жəне оларды пайдалану барысында туындайтын құқықтық
қатынастарды реттейді
6
. Осы заңға сəйкес 2004 жылы Қазақстан
Үкіметі республика мемлекеттік органдарындағы электрондық құжат
айналымының ережелерін бекітті
7
.
ТМД-ның бірқатар елдерінде мұрағат ісі жөніндегі нормативтік
актілер іс қағаздарын жүргізу мəселелерін де қамтиды. Мəселен,
«Беларусь Республикасындағы ұлттық мұрағат қоры жəне мұрағаттар
туралы» заңда меншік формаларының қандай екеніне қарамастан
барлық ұйымдар үшін іс қағаздарын жүргізу тəртібін белгілейтін
арнайы тарау енгізілген. Ол тарау «Кəсіпорындарда, мекемелер мен
ұйымдарда іс қағаздарын жүргізу жəне оны ұйымдастыру» деп
аталады
8
. Қырғыз Республикасының Ұлттық мұрағат қоры туралы
заңында да дəл осыған ұқсас арнайы бап бар.
Іс қағаздарын жүргізу қызметін ұйымдастырудың жекелеген
элементтері өзге де құжаттарға – қандай да бір мемлекеттік билік
органы регламенттеріне де ендірілуі (іс-тəжірибеде мұндай да кездесіп
тұрады) мүмкін.
Сілтемелер
1. Конституция Республики Казахстан. – Алматы: «Credo», 1999. – С. 9.
2. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. СТ РК 1037-
2001 – Астана. 2001. – С. 3.
3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения. – М.: Госстандарт России, 1998. – С. 1.
4. См. Делопроизводство в Республике Казахстан (с образцами формуляров на
государственном и официальном языках). Издание 3-е, переработанное. –
Алматы: ТОО «Издательство LEM», 2005. – С. 205 – 262.
5. Организационно-распорядительные документы. Требования к оформлению
документов. СТ РК 1042 - 2001 – Астана. 2001.
6. Закон Республики Казахстан от 7 января 2003 г. № 370 – II ЗРК «Об
электронном документе и электронной цифровой подписи». – Ведомости
Парламента РК, 2003, № 1-2, ст. 1.
7 Постановление Правительства Республики Казахстан от 17 апреля 2004 г. №
430 «Об утверждении Правил электронного документооборота государственных
органов Республики Казахстан». – Собрание актов Президента и
Правительства РК, 2004, № 17, ст. 220.
8. Закон Республики Беларусь «О национальном архивном фонде и архивах в
Республике Беларусь». – Минск, 1994, ст. 26. – СИФ АП РК № 726.
21
1.3. Іс құжаттарының жіктемесі
Басқару құжаттарын жіктеудің көптеген тəсілі бар. Олардың
бірқатары мынадай:
1) мазмұны бойынша (жіктеудің маңызды түрі) – бұл:
- əкімшілік мəселелері бойынша;
- материалдық-техникалық жабдықтау мəселелері;
- жоспарлау;
- бухгалтерлік есеп;
- кадрлар даярлау;
- сыртқы сауда қызметі жəне т.б. бойынша құжаттар болуы
мүмкін.
2) Құжаттар шығарылуына қарай екіге: ресми жəне жеке
құжаттарға бөлінеді.
Ресми құжаттарды белгілі бір ережелер (стандарттар) бойынша
ұйымдар немесе лауазымды тұлғалар жасайды. Ресми құжаттарға
адамның жеке басы мен құқықтарын куəландыратын құжаттарды,
сондай-ақ биографиялық сипаттағы деректері бар құжаттарды да
(төлқұжат, жеке куəлік, жүргізуші куəлігі жəне т.б.) жатқызады.
Жеке құжаттарды адамдар өздерінің қызметтік міндеттеріне
қатыссыз жасайды.
3) Құжаттар жасалу орнына қарай:
Сыртқы – мекеме алған (келіп түскен) немесе олар басқа жаққа
жіберген (жіберілетін) жəне
Ішкі – осы мекемеде жасалған жəне оның ішінде қолданылатын
құжаттар болып бөлінеді.
4) Атауы бойынша басқару құжаттары көптеген түрге бөлінеді,
мысалы,
актілер,
сауалдамалар,
ведомостер,
хаттамалар,
нұсқаулықтар, есептер, бұйрықтар жəне т.б.
22
2-
ТАРАУ
М
ЕКЕМЕЛЕР
МЕН
КƏСІПОРЫНДАРДА
ІС
ҚАҒАЗДАРЫН
ЖҮРГІЗУДІ
,
МҰРАҒАТ ҚЫЗМЕТІН ЗАҢДЫҚ ЖƏНЕ НОРМАТИВТІК
-
ҚҰҚЫҚТЫҚ ТҰРҒЫДАН РЕТТЕУ
2.1. Заңи жəне басқа да нормативтік-құқықтық актілер
Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету – кез-келген мекеме
мен кəсіпорынның қызметіндегі маңызды міндет. Ақпараттарды
тасымалдаушы
ретінде
құжат
кəсіпорынның
құрылымдық
бөлімшелерінің өзара əрекетін қамтамасыз ете отырып, ұйым
қызметінің ырғақты жұмыс істеуіне мүмкіндік береді.
Басқару қызметінде құжат еңбек құралы болып та, сол сияқты
еңбек нəтижесі болып та табылады.
Басқару қызметінің барлық нысаны тиісті құжаттар арқылы көрініс
табады:
жоспарлау – жоспарларды дайындау;
есепке алу – статистикалық, бухгалтерлік жəне жедел-
техникалық құжаттарды жасау жəне өңдеу;
басшылы – басқару құжаттарын шығару;
н+с ау – нұсқаулықтар, əдістемелік нұсқаулар дайындау;
ба ылау – жазбаша түрде мəліметтер жинау.
Сөйтіп, кəсіпорында жасалатын құжаттар – оның өзіне жүктелген
функцияларды іске асыруы.
Іс қағаздарын жүргізуді ұйымдастыру шартты түрде екіге
бөлінеді: құжаттарды уақтылы жəне сауатты дайындап, ресімдеуді
ұйымдастыру (құжаттау); құжаттармен жұмыс жүргізуді ұйымдастыру:
қабылдау-өткізу, өңдеу, есепке алу, тіркеу, бақылау, сақтау, мұрағатқа
дайындау, жою.
Құжаттарды дайындау рəсімдері де, сол секілді олармен жұмыс
жүргізуді ұйымдастыру да арнайы нормативтік-құқықтық жəне
нормативтік-əдістемелік актілермен нақты реттелген.
Қазақстан өзінің тəуелсіздігін алып, құқықтық мемлекет,
азаматтық қоғам ретінде даму бағдарын анықтағаннан кейін,
обьективті түрде іс қағаздарын жүргізу мен мұрағат ісінің заңдық
базасын жасау мəселесі туындады. 1991 жылдан 1997 жылға дейінгі 7
жыл ішінде бұрынғы нормативтік құқықтық база мен əдістемелік
əзірлемелер заңдық күшін жойды. Ал республиканың құқықтық
жағдайына сəйкес жаңасы əлі жасалған жоқ болатын. Қалыптасқан
жағдайға байланысты қысқа мерзім ішінде іс қағаздарын жүргізу мен
мұрағат саласының мемлекеттегі орны мен рөлін айқындайтын, оның
құзыретін, функциялық міндеттерін жəне өзге салалармен байланыс
Достарыңызбен бөлісу: |
