16
Ұйымда құжаттарды түзу, қолжазбадан қайта басу, оқу, есепке
алу, сұрыптау, сақтау, іздестіру, ақпараттарды ұқсату т.б. жөнінде
қыруар жұмыстар атқарылады.
Ұйымның коммерциялық қызметі табысты жүргізілуі үшін
ақпараттардың сақталу жағдайы ондағы мəліметтер құпиялылығы
сенімді түрде қамтамасыз етілетіндей дəрежеде болуы шарт.
Терминдердің бірыңғайлығын бекітіп, басқаруды құжаттамалық
қамтамасыз ету жүйесінің республикадағы даму бағытын көрсететін
бірқатар анықтамаларды келтіріп өтейік.
Төменде беріліп отырған негізгі терминдер мен анықтамалар
Қазақстан республикасының «Іс қағаздарын жүргізу жəне мұрағат ісі.
Терминдер мен анықтамалар» 1037-2001 Стандартына сəйкес, заңды
тұлғалар қызметінде түзілетін құжаттаманың барлық түрлерінде,
сондай-ақ іс қағаздарын жүргізу мен мұрағат ісі бойынша
шығарылатын
ғылыми-əдістемелік,
нормативтік-əдістемелік,
анықтамалық жəне оқулық əдебиеттерде бір ізбен қолданылуы
міндетті.
+жатты сырт ы белгілері: Құжаттың көлемі мен пішімін,
ақпарат жеткізушіні, жазу түрін, рəсімдеу құрамын көрсететін белгілер
(2.4 тармақ);
Жазба +жат т3рі: Мазмұны мен мақсаттық белгілері бойынша
құжаттама жүйесіне жатқызылатын жазба құжат (3.1.5 тармақ);
Ресми +жат: Заңды немесе жеке тұлға дайындаған, бекітілген
тəртіппен куəландырылған жəне ресімделген құжат (2.24 тармақ);
ызметтік
+жат:
Ұйымның
күнделікті
қызметінде
пайдаланылатын ресми құжат (2.25 тармақ);
Жазба +жат: Ақпараты жазудың кел-келген түрімен түсірілген
мəтіндік құжат (2.15 тармақ);
олжазба +жат: Жазу белгілері қолмен түсірілген жазба құжат
(2.16 тармақ);
Таза +жат: Мəтіні алғашқы құжаттан көшірілген немесе түзетусіз
жазылған қолжазба немесе машинкалық жазба құжат (2.16 тармақ).
+жатты бастап ы жазбасы: Автордың не редактордың өз
мəтінімен жұмысын көрсететін қолжазба немесе машинкалық жазба
құжат 2.21 тармақ);
Т3пн+с а +жат: Автор жөніндегі мəлімет, уақыты мен жасалу орны
құжаттың өзінде сақталатын немесе басқа жолмен табылған, оның
шығу тегіне шек келтірмейтін құжат (2.27 тармақ);
(Ресми) +жатты т3пн+с асы: Ресми кұжаттың алғашқы немесе
жалғыз нұсқасы (2.28 тармақ);
Тел +жат: Құжаттың түпнұсқасының заңды күші бар қайталанған
нұсқасы (2.29 тармақ);
+жат к7шірмесі: Түпнұсқа құжаттағы ақпаратты түгелдей жəне
оның сыртқы белгілерін немесе заңды күші жоқ бөлігін көшірмелейтін
құжат (2.30 тармақ);
17
+жатты куəландырылған к7шірмесі: Заңдық күш беретін,
белгіленген тəртіпке сай қажетті деректемелер қойылатын құжат
көшірмесі (2.31 тармақ).
М+рағатты +жат – қоғам үшін маңыздылығына байланысты
сақталып тұрған немесе сақтауға жататын, сонымен қатар, оның иесі
үшін де құнды болып табылатын құжат (Қазақстан Республикасының
Ұлттық мұрағат қоры жəне мұрағаттар туралы Заңы, 1-бап, 2-тармақ).
Жеке +рам бойынша +жаттар – жұмыскерлердің еңбек қызметін
растайтын құжаттар мен оларды зейнеткерлік қамтамасыз етуге ақша
аудару жөніндегі мəліметтер кешені (Қазақстан Республикасының
Ұлттық мұрағат қоры жəне мұрағаттар туралы Заңы, 1-бап, 16-тармақ).
Жеке тектік
+жат (жеке
+жат): Жеке тұлғаның негізгі
қызметінен немесе қоғамдық міндеттерінен тыс жинақталған құжат
(2.23 тармақ);
+жаттау: Құжаттарды жасау (3.1.1 тармақ).
+жаттау тəртібі: Құжаттау тəртібін белгілейтін талаптар мен
нормалар, қалыптар (3.1.2 тармақ);
+жаттау ж3йесі: Шығу тегі, саласы, түрі, қызмет ету аясы, оларды
рəсімдеуге бірыңғай талап белгілері бойынша өзара байланысты
құжаттар жиынтығы (3.1.3 тармақ);
Іс ж3ргізу: бас аруды +жаттамамен амтамасыз ету. Құжаттау
мен жұмысты құжаттамалау жəне ұйымдастыруды қамтамасыз ететін
заңды тұлғалар əрекетінің қызмет ету аясы (2.1 тармақ).
1.2. Іс қағаздарын жүргізу тарихы жəне міндеттері
Құжаттардың пайда болуына байланысты олармен жұмыс істеуді
реттеу қажеттігі туындады, оны қазіргі кезде іс ағаздарын ж3ргізу деп
атайды. 1720 жылы құжаттармен жұмыс істеудің тəртібін анықтайтын
«Бас регламент» шығарылған. Санкт-Петербургте 1857 жылы шыққан
Н.
Воронцовтың
«Делопроизводство
или
теоретическое
и
практическое
руководство
к
гражданскому
и
уголовному,
коллегиальному и одноличному письмоводству» деген кітабында:
"Делопроизводство
есть
наука,
излагающая
правила
составления деловых бумаг, актов и самих дел в присутственных
местах по данным законами формам и по установившимся образцам
деловых бумаг" делінген.
Осы ұғымның мəні осы күнге дейін, тіпті компьютер пайда
болғанда да өзгерген жоқ. Сонымен, іс қағаздарын жүргізуге мынадай
анықтама беруге болады:
Іс ағаздарын ж3ргізу – мемлекеттік стандарттарға сəйкес
+жаттар мен іс ағаздарын жасау жəне солармен ж+мыс ж3ргізуді
+йымдастыру, атап айт анда
+жаттарды ж3ру барысына,
іздестіруге жəне са тауға жағдай жасау ызметі.
Достарыңызбен бөлісу: |
