18
Осы анықтаманы жадымызда ұстай отырып, іс қағаздарының
міндеттерін былайша тұжырымдаймыз:
- іс құжаттарын стандарттардың талаптарына сəйкес ресімдеу;
- құжаттардың жүру барысына жағдай жасау (құжаттарды тіркеуді
ұйымдастыру, құжаттардың жүру барысын жəне орындалуын
мерзімдерін бақылау);
- орындалған құжаттарды іздестіруге жағдай жасау (іс
қағаздарының
номенклатурасына
сəйкес
құжаттарды
істерге
қалыптастыру);
- құжаттарды сақтауға жағдай туғызу.
1917 жылдың қазанындағы большевиктер жеңісі, мұнан кейінгі
Ресей империясы мемлекеттік машинасының күйреуі іс қағаздарын
жүргізу тарихында төңкеріске дейінгі кезеңді қорытындылап, жаңа –
кеңестік дəуірді бастап берді.
Бұл ретте іс қағаздарын жүргізу тарихы мысал ретінде келтіріліп
отырғандықтан, кеңестік кезеңнен тек бір ғана жəйтті бөліп атағымыз
келеді. 1973 жылы КСРО Министрлер Советіне қарасты Ғылым мен
техника жөніндегі мемлекеттік комитет Іс қағаздарын жүргізудегі
бірыңғай мемлекеттік жүйенің негізгі ережелерін бекітті. Бұл ережелер
іс қағаздарын жүргізуді тиімділікпен жүзеге асыру мақсатында барлық
министрліктерге жəне ведомстволарға таратылды.
Аталмыш құжат іс қағаздарын жүргізу жөніндегі ережелердің,
нормативтер
мен
ұсынымдардың
ғылыми-реттемелік
кешені
сипатында еді. Ол құжаттардың жасалуынан бастап мұрағатқа
тапсырылғанға дейінгі кезеңдерін түгел қамтыды. Мұнда сондай-ақ
мекемелердегі іс қағаздарын жүргізу қызметіне қойылатын талаптар
мен олардың жұмыс тəртібі де көрініс тапты. Іс қағаздарын жүргізудегі
бірыңғай мемлекеттік жүйенің негізгі ережелері Ұйымдық өкімдік
құжаттардың бір ізге түсірілген жүйесімен толықтырылып, тиісті
мемлекеттік стандарттар арқылы беки түсті.
Қазақстанның өз алдына тəуелсіз ел болып қалыптасуы, оның
нарықтық экономикаға негізделген демократиялық құқықтық мемлекет
болуға бет алуы іс қағаздарын жүргізу қызметін, құжаттамаларды
жедел пайдалану мен оларды тарихи-мəдени мақсатта ұзақ уақыт
сақтау ісін мемлекеттік деңгейдегі міндеттер қатарына қойды.
Ақпараттар мен құжаттамалар алмасу саласында қазіргі заманғы
мемлекеттік саясатты жəне Қазақстан азаматтары құқықтарын
айғақтайтын негізгі құқықтық акті Республика Конституциясы болып
табылады. Конституцияның 20-бабының 2-тармағында былай деп
жазылған:
«
2. Əркімнің заң жүзінде тыйым салынбаған кез келген
тəсiлмен еркiн ақпарат алуға жəне таратуға құқығы бар. Қазақстан
Республикасының мемлекеттiк құпиясы болып табылатын мəлiметтер
тiзбесi заңмен белгiленедi»
1
.
Қазақстанда «іс қағаздарын жүргізу» ұғымы алғаш рет
Республиканың 1037-2001 стандартында «іс жүргізу» түрінде көрініс
19
тауып, оған негізгі түсініктер берілді. Бұл стандарт Қазақстан
Республикасы Экономика жəне сауда министрлігінің Стандарттау,
метрология жəне сертификаттау жөніндегі комитетінің 2001 жылғы 14
мамырдағы № 140 бұйрығымен (Іс қағаздарын жүргізу: басқаруды
құжаттамалық қамтамасыз ету: құжаттауды қамтамасыз ететін жəне
құжаттар бойынша жұмыс жүргізуді ұйымдастыратын заңды
тұлғалардың қызмет аясы) бекітіліп, қолданысқа ендірілген
2
болатын.
«Іс қағаздарын жүргізу» термині стандартталған, яғни бұл ұғымды
айқындайтын
бірден-бір
термин.
«Басқаруды
құжаттамалық
қамтамасыз ету» стандартта анықтамалық мəлімет сипатында
берілген синоним-термин болып табылады.
«Іс
қағаздарын
жүргізу»
терминінің
Қазақстан
Республикасындағы ресми түсіндірмесінен Ресей Федерациясы
мемлекеттік стандарты бекіткен (Р 51141-98) түсіндірме біршама
өзгеше. Салыстыру үшін ресейлік түсініктемені түгел келтіріп өтейік:
«іс қағаздарын жүргізу; басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету –
құжаттау мен ресми құжаттар бойынша жұмыс жүргізу процесін
ұйымдастыруды қамтамасыз ететін қызмет саласы»
3
.
Анықтамадан көрініп тұрғандай, Қазақстанда қабылданған
түсініктің негізгі ерекшелігі іс қағаздарын жүргізуді заңды тұлғалардың
қызмет аясы ретінде көрсетуі. Ресейлік заңнамада бұл кеңірек
ауқымда, қызмет саласы ретінде алынған (əйтсе де құжаттау мен
ресми құжаттар бойынша жұмыс жүргізу процесін ұйымдастыруды
қамтамасыз ету аясымен шектеу де бар).
Құжаттар түзуге жəне сол құжаттар бойынша жұмыс жүргізуді
ұйымдастыру ісіне қойылатын жалпы талаптар Мəдениет, ақпарат
жəне қоғамдық келісім министрлігінің Мұрағаттар мен құжаттаманы
басқару жөніндегі комитет төрағасының 2003 жылғы 29 сəуірдегі
«Қазақстан Республикасының мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен
құжаттаманы басқарудың тұрпатты ережелері туралы» № 33 бұйрығы
4
арқылы белгіленіп, бекітілген.
Мұндай ережелердің алғашқы нұсқасы қолданысқа 1992 жылы
ендірілген болатын. Жаңа құжат іс қағаздарын жүргізудің отандық
саласында орын алып отырған қазіргі нақты жағдайларды есепке ала
отырып жасалды. Осы ережелер негізінде əрбір мемлекеттік орган
немесе мемлекеттік ұйым іс қағаздарын жүргізу жөніндегі өз
ведомстволық нұсқаулықтарын əзірлеп алады. Бұл ережелерді өз
ерекшеліктеріне сəйкестендіре отырып мемлекеттік емес ұйымдар да
қолдануларына болады. Бірақ бұл ережелер мемлекеттік емес
ұйымдар үшін міндетті болып табылмайды.
Іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулықтар əзірлеу барысында
Қазақстанның СТ 1042-2001 «Ұйымдық-өкімдік құжаттама. Құжаттарды
ресімдеуге қойылатын талаптар»
5
атты тағы бір стандарт талаптарын
ескеру шарт.
Достарыңызбен бөлісу: |
