5
4.3.6. Еңбек шарты ......................................................................... 139
4.3.7. Қызметке қабылдау туралы бұйрық (өкім) ........................... 147
4.3.8. Қызметкердің жеке карточкасы ............................................ 148
4.3.9. Еңбек демалысының кестесі ................................................ 148
4.3.10. Іссапар куəлігі жəне іссапарда болған қызметкерді тіркеу
журналы .......................................................................................... 152
4.3.11. Қызметкермен жасалған еңбек шартын бұзу туралы
бұйрық ............................................................................................. 152
4.3.12. Еңбек кітапшасы ................................................................. 153
4.3.13. Жеке құрам бойынша құжаттарды мұрағатқа əзірлеу....... 154
4.4. Ақпараттық-анықтамалық құжаттар ........................................... 155
4.4.1. Іскерлік хат ............................................................................ 155
4.4.2. Жазбалар .............................................................................. 158
4.4.3. Өтініш .................................................................................... 159
4.4.4. Акт .......................................................................................... 160
4.4.5. Анықтама ............................................................................... 162
4.4.6. Шарт ...................................................................................... 163
4.4.7. Телеграмма ........................................................................... 163
4.4.8. Телефонограмма .................................................................. 164
4.4.9. Факсограмма ......................................................................... 165
4.4.10. Электрондық хабарлама .................................................... 165
4.4.11. Хаттама ............................................................................... 166
4.4.12. Сенімхат .............................................................................. 166
5-ТАРАУ.
ҚҰЖАТТАРМЕН
ЖҰМЫС
ЖҮРГІЗУДІ
ҰЙЫМДАСТЫРУ .... 169
5.1. Құжат айналымын ұйымдастыру: жалпы ережелер .................. 169
5.2. Құжаттарды тіркеу жəне есепке алу .......................................... 173
5.2.1. Тіркеу нысандары ................................................................. 174
5.2.2. Тіркелмейтін құжаттар тізбесі ............................................... 176
5.2.3. Келіп түскен құжаттарды тіркеу ............................................ 177
5.2.4. Жіберілетін құжаттарды əзірлеу жəне тіркеу ....................... 180
5.2.5. Ішкі құжаттардың қозғалу барысы ........................................ 182
5.3. Іс құжаттарының орындалу мерзімдері жəне орындалуын
бақылау .............................................................................................. 183
5.4. Компьютер арқылы іс қағаздарын жүргізу ................................. 187
5.4.1. Электронды құжатты жасау тəртібі ...................................... 187
5.4.2. Электрондық қолтаңба ......................................................... 191
5.4.3. Дербес компьютерді пайдаланып құжат айналымын
ұйымдастыру ................................................................................... 191
5.5. Құжат айналымының көлемін есепке алу .................................. 193
5.6. Мекемелер мен кəсіпорындарда таратылуы шектелген, құпия
құжаттарды қорғау жəне олармен жұмыс жүргізу тəртібі ................ 193
5.7. Іс қағаздарының номенклатурасы, құжаттарды мұрағатқа
сақтауға дайындау ............................................................................. 200
5.7.1. Іс қағаздарының номенклатурасы ........................................ 201
6
5.7.2. Іс қағаздарын қалыптастыру ................................................ 208
5.7.3. Құжаттарды сақтауға жəне пайдалануға дайындау ............ 209
5.8. Мекемелер мен кəсіпорындар жанындағы ведомостволық
мұрағаттың жұмысын ұйымдастыру ................................................. 213
5.8.1. Мекемелер мен ұйымдардағы электрондық мұрағат жəне
оның құжат айналымындағы орыны .............................................. 221
5.9. Іс қағаздары мен құжат айналымы жүйесін автоматтандыру ... 223
ƏДЕБИЕТТЕР
ТІЗІМІ ............................................................................ 226
ҚОРЫТЫНДЫ ...................................................................................... 229
ҚОСЫМША ........................................................................................... 230
І. Іс қағаздарының қысқаша түсіндірме сөздігі ................................. 230
7
А
ЛҒЫ СӨЗ
Жалпы іс қағаздарының қоғам өмірінде қолданылмайтын саласы
жоқ. Адам дүниеге келген сəттен бастап бақилық болғанға дейінгі
бүкіл өмірі құжатпен байланысты. Өз өмірінде іс қағаздарын жүргізумен
бетпе-бет келмеген жан жоқ, сірə. Адам баласы кəмелеттік жасқа
толғаннан кейін қызметке тұру үшін өтініш жазудан бастап, ұрпағына
арнап өсиет қалдырғанға дейін қаншама құжат толтырады, қаншама
құжатқа қол қояды. Алайда мұның бəрін арнайы ретпен, белгіленген
тəртіпке, жүйеге сəйкес жүргізбесе, бұл құжаттар көптеген
келіспеушіліктер мен дау-жанжалдарға да себеп болады. Сондықтан
да іс қағаздарын жүргізу негіздерін білу тек əр алуан мекемедегі
қызметкерлерге ғана емес, əрбір азамат адам үшін де өте маңызды.
Кез-келген ғылым саласы секілді іс қағаздарын жүргізудің де
өзіндік жүйесі, қалыптасқан ережесі, дайындалу тəртібі бар. Ал, мұның
басқа нақты ғылым салаларынан ерекшелігі оның əмбебаптық
сипатында. Нақтырақ айтқанда, іс қағаздарын жүргізудің бүкіл салаға
тəн ерекшелігіне байланысты екендігінде. Айталық, жаратылыстану
ғылымдарының əрбіреуі белгілі бір мəселеге ғана арналып, сол
салада ғана қолданылса, ал, іс қағаздары, құжат айналымы жүйесі
бүкіл кəсіпорында қолданылады. Сондықтан қай саланың қызметкері
болмасын, құжат айналымы жүйесінен айналып өте алмайды.
Мектепте, жоғары оқу орындарында іс қағаздарын жүргізу негіздері
тереңдеп үйретілмейтіндігі себепті көпшілік қауым қызмет барысында
көптеген қиыншылықтарға ұшырасып жатады. Ұсынылып отырған
еңбек осы олқылықтың орнын толтыруды мақсат еткен.
Бұл кітапты таза ғылыми-теориялық еңбек деп қабылдамау
керек. Кітаптың алдына қойған мақсаты да бұл емес. Басты мақсат –
көпшілікті іс қағаздарын жүргізу негіздерімен, құжат ресімдеу
үлгілерімен таныстыру, қазақша іс қағаздарын жүргізу дағдыларын
меңгерту, ұйымдардағы іс қағаздарын жүргізуді ұйымдастыру жүйесі
жөнінде жалпы түсінік беру.
Іс қағаздарын жүргізуді тек басшылардың, хатшылардың,
референттердің, іс қағазын жүргізушілердің ғана ісі деп қарау дұрыс
емес. Мұны əрбір сауатты адам мүлтіксіз меңгергені лазым. Сонда
ісіміз тиянақты, уақытымыз үнемді, шаруамыз берекелі болады.
Өзімізге тиесілі құқықтарымыз да аяққа тапталмайды. Көпшілік
қауымға жол тартып отырған бұл еңбек осынау маңызды да жауапты
міндетті ойдағыдай атқаруға тиісті деп білемін.
Бұл еңбектің жазылып, жұртшылыққа ұсынылуы да заман
сұранысына дөп келіп, ойлаған жерден шыға алған. Қазақтың ресми-
іскерлік тілін ұштау, түрлендіріп дамыту мəселесі күн тəртібіне өткір
Достарыңызбен бөлісу: |
