14
М.В. Ларин «Управление документацией в организациях»
(Ұйымдарда құжаттаманы басқару) атты еңбегінде құжатты мынадай
үш басты компонент құрайтынын атап көрсетеді: ақпарат, негіз
(материал жеткізгіш) жəне ақпараттың сəйкестендірілу мүмкіндігі.
Ақпарат негізіндегі сəйкестендірілу мүмкіндігі құжатты басқа ақпарат
негіздерінен түпкілікті түрде ерекшелендіреді.
Қазақстан Республикасында «құжат» ұғымының ресми түсіндірмесі
ҚР Экономика жəне сауда министрлігі Стандарттау, метрология жəне
сертификаттау жөніндегі комитеттің 2001 жылғы 14 мамырдағы № 140
бұйрығымен бекітіліп, күшіне енгізілген 1037-2001 ҚР СТ-да былай
баяндалады: «Құжат (құжатталған ақпарат) – сəйкестендіру мүмкіндігі
бар материалдық жеткізгіште тіркелген ақпарат». Қазіргі заманғы
отандық құжаттану ісі дəл осы анықтамаға сүйенеді.
«Құжат» стандартталған термин, яғни бұл осы ұғымды айқындауға
арналған жалғыз термин болып табылады. «Құжатталған ақпарат»
термині синоним-термин рөлін атқарады. Аталмыш стандартта ол
деректер анықтамалығы тұрғысында келтірілген.
Сонымен қатар, осы стандартпен белгіленген барлық терминдер
заңды тұлғалар қызметінде түзілетін құжаттама түрінің бəрінде,
сондай-ақ ғылыми-əдістемелік, нормативтік-əдістемелік, іс қағаздарын
жүргізу жəне мұрағат ісі жөніндегі анықтамалық пен оқулық
əдебиеттерде
міндетті
түрде
қолданылуы
қажет.
Қазақстан
Республикасындағы «құжат» терминіне берілген ресми түсіндірме
Ресей Федерациясы мемлекеттік стандарты бекіткен (МемСТ Р 51141-
98) анықтамаға қарағанда өзгешелеу. Толықтай беріп, салыстырып
көрелік: «құжатталған ақпарат (құжат) – материал жеткізгішке тіркелген
сəйкестендіруге мүмкіндік беретін деректемелері бар ақпарат».
Анықтамадан көріп отырғанымыздай, Қазақстанда қабылданған
түсіндірмеден айырмашылығы, ресейлік анықтамада құжаттың
деректемелері ескеріледі. Бұл материал жеткізгішке тіркелген ақпарат
анықтамасында айқындаушы орында тұр.
Өнеркəсіптік, ақпараттық технологиялардың қарқынды дамуы
дəстүрлі құжаттау тұрғысынан алғанда жаңа, тек өзіне ғана тəн
ерекшеліктері бар, өзгеше электронды құжат түрінің түзілуіне алып
келді.
Кеңселік қызмет барысында құжат еңбек құралы ретінде де əрі
жұмыс нəтижесі ретінде де көрінеді. Осыған сəйкес ұйымның
тиімділікпен қызмет етуі құжат бойынша жұмыс жүргізу ісін дұрыс
ұйымдастыруға тікелей байланысты.
Құжат функцияларын жалпы жəне арнайы функциялар деп екі
салаға бөлуге болады. Жалпы функциялар құжаттардың бəріне ортақ.
Ал арнайы функциялар – құжаттардың тек шектеулі топтарына ғана
тəн.
Құжаттың жалпы функцияларына мыналарды жатқызуға болады:
15
1) əлеуметтік – құжат əлеуметтік мəнге ие объект болып
табылады, өйткені ол əлеуметтік қажеттіліктен туындаған əрі сол
əлеуметтік жүйеде жүзеге асырылады;
2) а паратты – құжат ақпаратты жазып алу, сақтау жəне тарату
құралы ретінде қызмет етеді;
3) арым- атынасты – құжат қоғамдық құрылымдар мен жеке
адамдар арасында байланыс құралы ретінде жүреді, ол жай
хабарландырып қана қоймайды, сонымен бірге қоғамдық сананы
шоғырландырып, бірыңғай пікір қалыптастыруға, ұжымдық реакция
туғызуға, бүкіл қауымды жұмылдыруға ықпал етеді;
4) мəдени – құжат əлеумет тəжірибесі мен мəдени дəстүрлерді
бекіту жəне оларды болашаққа қалдыру құралы ретінде қызмет етеді;
Құжаттың арнайы функцияларына мыналар жатады:
1) + ы ты – құжат қоғамдағы құқықтық нормалар мен құқықтық
қарым-қатынастарды бекіту жəне өзгерту құралы ретінде қызмет етеді.
Хабарланып отырған мəліметтерге, оқиғаларға баға беру арқылы
құжат құқықтық сананың қалыптасуына, мінез-құлықтың əлеумет
тарапынан қолдау тапқан үлгілерін əзірлеуге, моральдық-этикалық
нормаларды игеруге ықпал етеді;
2) дəрістік – құжат жинақталған əлеуметтік тəжірибелерді ой
елегінен өткізе отырып, бұл жөніндегі білім қазынасын ұрпақтан
ұрпаққа жеткізуге көмек береді, тұлғаның қалыптасу процесіне
қатысады;
3) танымды – құжат ой елегінен өткізіліп жазылған мəтін
негізінде шындықтың неғұрлым ауқымды, абстрактылы, теориялық
үлгісін жасауға мүмкіндік береді.
4) бас арушылы – құжат басқару құралы болып табылады,
қоғам мүшелерінің ұжымдық қызметін мейлінше тиімді ұйымдастыру
мақсатына сəйкес жоспарлау, үйлестіру жəне реттеу ісіне көмектеседі;
5) мемориальды – құжат қоғамның, ондағы жекелеген
құрылымдардың дамуы туралы жəне дербес тұлғалар жайлы тарихи
дерек көзі ретінде көрінеді;
6) есептік – құжат өндірістік жəне шаруашылық қызметтің барлық
кезеңдерінде атқарылған жұмыс процестерін сүзгіден өткізіп
отыратындықтан, оның нəтижелерін есептеп шығаруға мүмкіндік
береді.
7) эстетикалы – құжат өзінің материалдық негізі құрамына
болмысты образды-көркем игеру нəтижелерін түсіру арқылы жинақтап
қорытылған эстетикалық тəжірибелерді сақтайды жəне таратады;
8)
релаксациялы
(ойын-сауықтық,
компенсаторлық)
–
құжаттардың
бірқатар
түрлерін
эмоционалдық
шиеленісті
ширығуларды өзге нысандарға аудару арқылы түсіруге, сөйтіп артық
ширығу деңгейін көздеген дəрежеге дейін азайтуға пайдалану;
Достарыңызбен бөлісу: |
