157
5. Хат екі данада ресімделеді, хаттың түпнұсқасы мекеменің
бланкісінде басылады, ал көшірмесі таза стандартты қағазға
басылады. Көшірме данасына бастық қол қоймайды, оны хатшы
растайды.
6. Қызметтік хат мекемеге, оның құрылымдық бөлімшесіне, нақты
лауазымдық тұлғаға немесе жеке адамға жіберілуі мүмкін. Егер хат
мекемеге жіберілсе, онда адресаттағы мекеме атауы атау септігінде
жазылып, лауазымды адамның аты-жөнін – барыс септігінде
жазылады.
ҚР Əділет министрлігі
Заң басқармасы
немесе
ҚР Əділет министрлігі
Заң басқармасының бастығы
А. Омаровқа
Адресат атауынан кейін оның почталық мекен-жайы көрсетілгені
жөн:
ҚР Əділет министрлігі
Заң басқармасының бастығы
А. Омаровқа
480035, Астана
Кенесары к-сі, 12-үй
7. Егер бір мазмұндағы хат бірнеше адресатқа бағытталған
болса, алдымен негізгі алушының мекен-жайы, содан кейін басқалары
тізіледі. Бір хатта Адресаттар деректемелері төртеуден аспауы керек.
Егер құжат төртеуден көп адресатқа жіберілетін болса, тарату тізімі
жасалып, əрбір данада нақты дана жіберілетін бір адресат көрсетіледі.
8. Хаттар мен факстерде құжат түрінің атауы көрсетілмейді.
Хаттың тақырыптық бөлігіне мынадай деректемелер ресімделеді: егер
жауап хат болса, Күні, Индексі жəне хаттың нөмірі мен күніне сілтеме
ресімделеді. Хат мəтінінің тақырыбы барынша қысқа жəне нақты
болуы тиіс. Ол əдетте былайша ресімделеді: ....... өзгерістер туралы,
........... құру туралы, ................ өткізу туралы, т.б. мазмұны 4-6 жолдан
аспайтын хаттарға тақырыпша ресімделмейді.
9. Хаттың мəтінін екі бөлікке – кіріспе жəне негізгі – бөлген жөн:
- кіріспе бөлікте хат жазуға себеп болған нəрсе көрсетіледі,
хаттың нөміріне, күніне, құжатқа сілтеме жасалады;
- негізгі бөлікте хаттың негізгі мақсаты тұжырымдалады.
Мысалы:
Кіріспе бөлік: «»
Негізгі бөлік: «»
158
Көпшілік қызметтік хаттардың кейбір сөз орамдары бірдей болып
келеді, оларды меңгеріп алған соң, əр түрлі хаттарды оңай
құрастыруға болады.
10. Қолы деректемесін ресімдеу жалпы талаптарға сəйкес
жүргізіледі.
11. Орындаушының фамилиясы мен телефоны деректемесі
бланктің беткі немесе екінші жағының төменгі сол жақ шетіне
орналастырылады.
Əр хаттың өзіндік мақсаты бар, сондықтан ол осындай мақсатқа
қол жеткізетін үлгіде жазылуы тиіс.
Сыпайылық пен дəлдік іскерлік хат-хабарлардың ажырамас бөлігі
болып табылады. Маңызды мемлекеттік қайраткерге жазылған
хаттардың мəнері əдеттегідей іскерлік хаттарға қарағанда ресми жəне
құрмет білдіру сипатында болғаны жөн.
Іскерлік хаттарды дайындау барысында мына жайды есте ұстау
керек, хаттар арқылы оларды жазып отырған адам ғана емес, оның
артында тұрған ұйым да бағаланады. Нəтижесінде хат адамға немесе
ұйымға жақсы бедел əкеледі немесе керісінше болып шығады.
Жолдама хат
Жолдама хат – құжаттар хатпен бірге қоса жіберіліп отырғандығы
туралы адресатты хабардар ету үшін жиі қолданылатын құжат.
Жолдама хат қандай да бір құжаттың жөнелтілгені жөніндегі фактіні
куəландыра отырып жіберілген құжаттардың сақталуын бақылайтын
сенімді əдіс болып табылады.
Жолдама хат жіберілген құжаттар жөнінде түсінік беру үшін
немесе қосымша мəліметтер ендіру үшін, атап айтқанда: құжаттың
орындалу мерзімін көрсету, кешігу себебін түсіндіру, күрделі
жəйттердің түйінін аңғарту т.б. мақсаттарға байланысты əзірленеді.
Қалған жағдайларда, қандай да бір ақпарат жеткізу міндеті
көзделмейтін болса жолдама хат дайындаудың қажеті жоқ.
Жолдама хаттың мəтіні өте қысқа, əрі тақырыпсыз жазылады.
4.4.2. Жазбалар
Баян хат
Баян хат – ақпараттық-анықтамалық сипаттағы құжат. Ол бұл
хатты жазушының өзі жұмыс істейтін ұйымның басшысына немесе
жоғары тұрған органға жолдаған қандай-да бір мəселе немесе
деректен, қорытынды мен ұсыныстан тұруы мүмкін.
Мазмұны мен мақсатына байланысты баяндау хат бастама
(ұсыныс жасау, өтінішті, деректі, оқиғаны баяндау) жəне есеп беру
159
(қандай да бір істің, тапсырманың, жоспардың орындалу барысы,
жағдайы, аяқталуы, іссапар нəтижелері, тексеріс жəне т.б. туралы)
сипатында болуы мүмкін.
Баянхатты 3лгісі
«Арқау» ЖШС-нің директору
Н. Асановқа
БАЯНХАТ
07.02.2007 ж. № 15
№ 105/4 тапсырысты қосымша
қаржыландыру туралы
2007 жылдың І тоқсанында полиграфия қызметтерінің бағасының өсуіне
жəне шығындар сметасының өзгеруіне байланысты № 105/4 тапсырыс бойынша
жұмысты аяқтау үшін қосымша 1,5 (бір жарым) млн. теңге бөлуіңізді сұраймын.
Бөлім бастығы
Жеке олы
Т. Тұрсынов
Т сініктеме
Түсініктеме – 1) негізгі құжаттың (жоспардың, есептің, жобаның)
жекелеген ережелерінің мазмұнын түсіндіретін құжат; 2) лауазымды
тұлғаның қандай да бір іс-əрекетті, деректі, оқиғаны түсіндіріп жоғары
тұрған лауазымды тұлғаға ұсынатын хабарламасы. Түсіндірме
қызметкер ішкі еңбек кестесін жəне еңбек тəртібі ережесін бұзған
жағдайда (жұмысқа кешігіп келу, жұмыстан қалу, жұмыс орнынан
табылмау жəне т.б.) жазылады.
4.4.3. Өтініш
Өтініш – жұмысқа қабылдау, жұмыстан шығару, басқа жұмысқа
ауысу, демалыс беру жəне т.б. туралы өтінішпен ұйымға немесе
лауазымды тұлғаға бағытталған құжат.
Ж мыс а абылдау туралы
«Арқау» ЖШС-нің директоры
Т. Асановқа
Алматы қаласы, Байзақов көшесі,
200 үй, 21 пəтерде тұратын
Б. Қансейітовадан
Достарыңызбен бөлісу: |
