181
2. Ресімделген құжат кəсіпорын басшысының қол қоюына
ұсынылады.
3. Басшы қол қойғаннан кейін құжатты хатшы немесе кеңсе
тіркейді.
4. Тіркелген құжат адресатқа жіберіледі. Жөнелту құжат кеңсеге
түскен күні жүзеге асырылуы тиіс.
5. Құжаттың көшірме данасын хатшы іс папкасына тігеді.
Бұларды қысқаша тұжырымдап айтар болсақ, шығыс құжаттарын
өңдеудің негізгі кезеңдері мынадай операциялардан тұрады:
1) құжат жобасын жасау;
2) жоба жөнінде келісу;
3) құжатты ресімдеудің дұрыстығын тексеру;
4) құжатқа қол қою (бекіту);
5) құжатты тіркеу;
6) құжатты алушыға жөнелту;
7) құжаттың екінші данасын тиісті іске тігу.
Шығыс құжаттары жауап құжаттар немесе бастамалық құжаттар
болуы мүмкін. Жауап құжаттарда келіп түскен құжаттар, азаматтардың
өтініштері, депутаттық сұратулар бойынша жүргізілген жұмыстардың
нəтижелері жазылады. Бастамалық құжаттарда басшылардың,
консультативтік-кеңестік,
алқалы
органдардың
жəне
ұйым
мамандарының
құрылтайшылық
құжаттар
мен
лауазымдық
нұсқаулықтарға сəйкес қабылдаған шешімдері көрініс табады.
Шығыс құжаттарының жобалары жөнінде мүдделі құрылымдық
бөлімшелер басшыларымен, өзге ұйымдармен (қажет болған
жағдайда), заң қызметімен келісіледі. Келісімдер саны іскерлік
қажеттіліктерге қарай белгіленеді.
Құжаттың келісілген жобасы оның аутенттік (тең нұсқалық)
аудармасымен қоса ұйым басшысына қол қоюға (бекітуге) ұсынылады.
Жобаны əзірлеуге негіз болған құжаттар да оларға қоса тіркеледі.
Орындаушы əзірленген құжатты қол қоюға (бекітуге) тапсырмас
бұрын оның мазмұнын, қосымшаларын тексереді; құжаттама қызметі
ресімделуінің дұрыстығын, қажетті деректемелерінің түгелдігін
тексереді.
Дұрыс
ресімделмеген
құжаттар
толықтыру
үшін
орындаушыларына кері қайтарылады.
Қол қойылған (бекітілген) шығыс құжаты тіркеу нөмірі мен күнін
қою арқылы тіркеуден өткізіледі.
Мұнан соң құжаттама қызметі жөнелтілетін құжаттарды
экспедициялық өңдеуден өткізеді. Бұл алушылар бойынша бөлектеу,
конверттерге салу, оған (конвертке) пошта мекен-жайы мен алушы
атауын жазу, ұйым мөртабанын қою, құжаттарды пошта бөлімшесіне
тапсыру жұмыстарын қамтиды.
Құжат дайындаушы қажет болған жағдайда жөнелтудің түрін,
яғни құжаттың тапсырыс не арнаулы курьерлік қызмет арқылы,
болмаса басқалай жолдармен жіберілетіні туралы көрсетеді.
182
Құжаттар келіп түскен күні немесе келесі жұмыс күнінен
қалдырылмай өңделіп, жөнелтілуі тиіс, ал факсограммалар,
жеделхаттар, сондай-ақ электрондық пошта арқылы баратын құжаттар
шұғыл түрде жіберілуі керек.
Шығыс құжаттары, əдетте, екі дана етіліп басылады. Бірінші, қол
қойылған (бекітілген) данасы алушыға жөнелтіліп, екіншісі – тиісті іске
тіркеледі.
Егер өзге ұйымға жіберілген құжат қайтарылуы керек болса, оған
мөртабан немесе «Қайтарылуы тиіс» деген белгі салынады жəне
мұндай белгілер тіркеу-есепке алу формасына да қойылады.
Бір мезгілде бір алушыға жолданатын құжаттар бір конвертке
салынады.
Ұйымнан шығатын электрондық құжат жəне оның алынғандығы
туралы хабарлама автоматтандырылған ақпараттық жүйеге тіркеледі.
Тіркеу электрондық мəліметтер формасының тиісті тұстарын толтыру
арқылы жүргізіледі.
Электрондық
құжат
жіберушінің
электрондық
цифрлық
қолтаңбасын қабылдаушы жақ тексеріп, құжат мазмұнының
толықтығын, бүлінбегендігін анықтағаннан кейін ғана ол құжат жіберуші
жақтан шықты деп есептеледі.
Электрондық құжатты жолдар алдында оның дұрыс ресімделуі
(міндетті жəне қосымша деректемелерінің, электрондық цифрлық
қолтаңбасының болуы) адресатының дұрыс жазылуы тексеріледі.
Электрондық құжаттың алынғандығын куəландыру ол туралы
жіберушіге куəлік жолдау арқылы жүзеге асырылады. Өз кезегінде бұл
да электрондық құжат болып табылады.
Электрондық құжаттың алынғандығы туралы оны жіберушіге
куəлік жолданбайынша ол құжат алынған жоқ деп есептеледі. Егер
құжат жіберушіге куəлік үш күнге дейін келмесе бұл жөнінде құжат
алушыға мəлімделуі тиіс. Сөйтіп оны қашан алуы қажет екендігі
жөнінде уақытын көрсетуі керек.
5.2.5. Ішкі құжаттардың қозғалу барысы
Ішкі
жаттарды
деу кезе дері
Ішкі құжаттарды өңдеу кезеңдері олардың түріне байланысты.
Ішкі құжаттың көп кездесетін бір түрі негізгі қызмет бойынша
бұйрықтар. Оны дайындау кезеңдерін қарастырып көрелік:
1. Ішкі басқару құжаттары (мысалы, бұйрықтар, шешімдер
немесе өкімдер) кəсіпорын басшысының нұсқауы бойынша жасалады.
2. Содан кейін бұйрықтар қажеттілігіне қарай кəсіпорынның заң
қызметімен келісіледі.
3. Келісілген бұйрыққа басшы қол қояды.
183
4. Содан кейін ішкі құжатты хатшы (кеңсе) тіркейді, көбейтеді
жəне орындау үшін құрылымдық бөлімшелерге таратады.
Ішкі құжаттар ұйымның өз шеңберінде əзірленіп, ресімделеді
жəне сол шеңбердің аясында орындалады.
Ішкі құжаттарды əзірлеу жəне ресімдеуден өткізу шығыс
құжаттары бойынша жұмыс жүргізу тəртібіне сəйкес жүргізіледі.
Мұнан əрі жұмыс кіріс құжаттары бойынша іс жүргізу тəртібіне
сəйкес атқарылады.
Орындау кезеңінде ішкі құжаттар бойынша жүргізілетін жұмыстар
мына мəселелерді қамтиды:
1) ішкі құжаттарды орындаушыларға тапсыру;
2) ішкі құжаттарды орындау;
3) ішкі құжаттың орындалуын бақылау;
4) орындалған ішкі құжаттарды тиісті іске тігу.
Ұйымның ішкі құжаттарын құжаттама қызметі тапсырады.
5.3.
Іс
құжаттарының
орындалу
мерзімдері
жəне
орындалуын бақылау
Орындалу мерзімі арнайы нормативтік актілерде анықталмаған
құжаттардың көпшілігі 10 күн ішінде орындалуы керек. Бұл –
орындаудың үлгілік мерзімі. Кəсіпорын басшысы бұрыштамада
құжаттың орындалу мерзімін өзгертуі жəне құжат үшін жеке орындау
мерзімін белгілеуі мүмкін.
Келіп түскен құжаттарды орындау мерзімі оның мекемеге түскен
күнінен басталады, ал жіберілетін құжаттардың орындалу мерзімі –
оларға қол қойылған күннен басталады.
Құжатты орындау мерзімі ұзартылуы мүмкін, бірақ оны осы
мерзімді белгілеген тұлға немесе мекеме ғана ұзартады. Егер
белгіленген орындау мерзімін сақтаудың мүмкін болмайтындығы
анықталса, құжатты орындау мерзімі өткенге дейін кемінде 2-3 күн
бұрын жазбаша немесе ауызша нысанда құжатты орындалу мерзімін
ұзарту керек. Орындалу мерзімі ұзартылған кезде тіркеу журналында
тиісті жазба жасалады.
Іс қағаздарын жүргізу тəжірибесінде құжатты орындау мерзімі
қойылмайтын жағдайлар да ұшырасады. Онда орындаушымен келісе
отырып, шартты орындалу мерзімі белгіленеді, ол құжаттың орындалу
барысына қарай кейіннен түзетіледі.
Құжаттардың орындалуын бақылау – құжаттармен жұмыс
жүргізудің маңызды бөлігі. Ол құжаттардың белгіленген мерзімде
орындалуы үшін қажет, бұл өз кезегінде кəсіпорынның жұмысын
жақсартуға мүмкіндік береді. Бақылауға ең маңызды жəне кезек
күттірмес құжаттар алынады. Орындалуын міндеті түрде бақылауға
алу қажет құжаттарды көрсетейік:
Достарыңызбен бөлісу: |
