154
Қызметкердің еңбек жолын куəландыратын құжаттар еңбек
кітапшасы немесе жеке еңбек шарты, еңбегі туралы анықтамалық,
жұмысқа қабылдау жəне жұмыстан босату туралы бұйрықтардың
көшірмелері болып табылады. Бұл құжаттар жұмыскердің еңбек
стажын неғұрлым нақты да айқын көрсетуі тиіс. Жалпы еңбек стажы
жұмыскерді келешек зейнеткерлік қамтамасыз ету үшін қажет.
Қызметкердің еңбек кітапшасына өзге жұмыс беруші шығарған
бұйрықтар көшірмелері негізінде оның атқарған қосымша жұмыстары,
лауазымдық қызметтері туралы жазбалар ендіріледі.
Қызметкерге қатысты тəртіптік жазалар (сөгіс, ескерту) қолдану
туралы жазбалар еңбек кітапшасына жазылмайды.
Еңбек кітапшасына жұмысқа қабылдау, жеке еңбек шартының
мерзімі, марапаттаулар мен ынталандырулар туралы жазбалар жұмыс
беруші тарапынан бұйрық шыққаннан кейін бір аптадан артық
кешіктірілмей жазылады. Ал жеке еңбек шартын тоқтату немесе бұзу
туралы жазбалар еңбек кітапшасына бұйрық шыққан күні түсіріледі.
Жазбалар бұйрық мəтіндерімен дəлме-дəл сəйкес болуы тиіс.
Еңбек кітапшасын толтыруға байланысты мынадай ережелер
белгіленген:
- қызметкер жөніндегі мəліметтерді ендіру;
- жұмыс жөніндегі мəліметтерді ендіру;
- марапаттаулар мен ынталандырулар жөніндегі мəліметтерді
ендіру;
- еңбек кітапшасын жұмыстан босатылған кезде толтыру;
- еңбек кітапшасының жапсырмасын толтыру;
-еңбек кітапшасының төлнұсқасын (дубликатын) беру (төлнұсқа
еңбек кітапшасы жоғалған жағдайда, табиғи апат кездерінде жəне
басқа да қызметкерге қатыссыз болатын жəйттерге байланысты
беріледі).
4.3.13. Жеке құрам бойынша құжаттарды мұрағатқа əзірлеу
Жұмыстан босатылған əрбір қызметкердің жеке ісі үшін дербес іс
ресімделуі мүмкін. Бұл ретте құжаттарды көлемі 250 беттен
аспайтындай етіп бір іске тіккен тиімді. Мұндай жағдайда жекелеген
жеке істер қызметкерлердің жұмыстан босатылған жылдары бойынша
тігіледі. Істің ішінде олар фамилиялары бойынша əліпби тəртібімен
орналастырылады да бір-бірінен ортасына фамилиясы жазылған таза
парақ салу арқылы бөлінеді. Біріктірілген іске жеке іс иелерінің аты-
жөндері жазылған ішкі тізімдеме жасалады.
Мұрағатқа сақтауға қажет болмаған еңбек кітапшалары беріледі.
Еңбек кітапшалары қатаң түрде əліпби тəртібімен сақталады.
Əрбір еңбек кітапшасы жеке бірлік деп табылып, іске тігілмейді.
155
Жеке құрам бойынша көптеген құжаттар ұзақ жылдар бойы
сақталады жəне ерекше есепке алынатын құжаттарға жатады.
Сондықтан олар бойынша мынадай журналдар жүргізіледі:
● жұмысқа қабылдау, ауыстыру, босату туралы бұйрықтарды
есепке алу журналы;
● іссапар туралы бұйрықтарды есепке алу журналы;
● еңбек кітапшаларын есепке алу журналы;
● жеке істерді есепке алу журналы.
Бұл журналдар істермен бірге мұрағатқа тапсырылады. Сақтау
мерзімі қысқа (10 жыл) болып келетін барлық кадр құжаттары мерзімді
жылдан кейін бір күнтізбелік жыл өткен соң жойылуы мүмкін. Бұл
құжаттар мұрағатқа тапсырылмайды. Жою актісінің негізінде кадр
қызметінің қызметкерлері жояды.
4.4. Ақпараттық-анықтамалық құжаттар
Мекемелер дайындайтын құжаттардың көп бөлігі а паратты -
аны тамалы +жаттар болып табылады. Бұл құжаттар нақты істер
туралы ақпараттардан тұрып, шешімдер қабылдау мен бұйрық
сипатындағы құжаттарды дайындауға негіз болады.
Ақпараттық-анықтамалық құжаттарға анықтамалар, баянхаттар
немесе түсініктемелер, актілер, əртүрлі хаттар жəне т.б. жатады. Олар
ұйымдастырушылық - бұйрық құжаттарға қосымша болып келеді де,
міндетті түрде орындауға жатпайды. Олардағы ақпарат іс-əрекетке
итермелегенімен, мəлімет ретінде ғана қабылданады.
Анықтамалық-ақпараттық құжаттар ұйымдық-құқықтық жəне
өкімдік құжаттарға қарағанда қызметтік рөл атқарады. Оларда өкімдік
құжаттардағыдай тапсырма болмайды, міндет жүктемейді, тек белгілі
бір мəселелер бойынша шешім қабылдауға итермелейтін мəліметтер
болады, яғни басқару ісіне байланысты тиісті шараларды қарастыруға
ықпал етеді, басқаша айтқанда, басқару жолымен əсер ету əдістерінің
бірін таңдауға мүмкіндік жасайды.
Анықтамалық-ақпараттық құжаттардың бір ерекшелігі – олар
басқару жүйесі бойынша төменнен жоғары: қызметкерден бөлімше
басшысына, бөлімше басшысынан ұйым басшысына, ведомствоға
қарасты ұйымдардан жоғарғы орындарға қарай жүреді.
4.4.1. Іскерлік хат
Іскерлік хат – кəсіпорынның, ұйымның, мекеменің сыртқы
əлеммен негізгі байланыс арналарының бірі. Хат арқылы алдын-ала
келіссөздер жүргізіледі, кəсіпорындар арасындағы қарым-қатынастар
анықталады, талап-шағымдар айтылады, ұсыныстар жасалады, өзара
пайдалы ақпарат алмасу іске асырылады.
156
Хатты жылдам əрі сауатты дайындау үшін қазіргі кездегі ресми
хат-хабар стилін жəне оған қойылатын талаптарды білген жөн.
Қызметтік хаттар – бұл іс құжаттарының ең көп тараған түрі. Хат
басқа кəсіпорынмен немесе мекемелермен əртүрлі мəселелер
бойынша жедел байланысу үшін жасалады.
Хат мазмұны жəне мақсаты бойынша ақпараттық, кепілдік,
рекламациялық (наразылық), коммерциялық, сұрату-хаттар, шақыру
хаттар жəне т.б. болады.
Ақпараттық хаттар хабарлау, өтіну, есіне салу, ұсыныс жəне т.б.
тұрады.
Кепілдік хаттар ақы төлеуге, жеткізу мерзіміне немесе өнім мен
қызметтің сапасына кепілдік беру туралы хабарлауға арналған.
Рекламациялық
(наразылық)
хаттарда
келісім-шарттың
немесе шарттардың талаптарын басқа тараптың (контрагент) бұзуы
салдарынан шеккен зиянды өтеу талаптары баяндалады. Рекламация
хатқа қоса берілетін акті, анықтама жəне т.б. түріндегі құжаттармен
расталуы тиіс.
Коммерциялық хаттар келісім-шарттар жасау жəне орындау
кезінде жазылады, оларда негізінен тауарлар мен қызметтер туралы
ақпарат ұсыну немесе керісінше тауарлар мен қызметтер ұсыну
туралы өтініштер жазылады.
Сұрату хаттарда контрагенттен қандай да бір фактіні немесе
əрекетті түсіндіру сұралады.
$ызметтік хаттарды ресімдеу ережесі
1. Қызметтік хаттар хатқа арналған бланкіде ресімделеді, оның
жалпы бланктен айырмашылығы онда кəсіпорынның почталық жəне
банктік деректемелері болады.
2. Қызметтік хаттың құрамына мынадай деректемелер кіреді:
- адресат;
- күні;
- құжаттың индексі;
- мəтіннің тақырыбы;
- мəтін;
- қосымшаның бар екендігі туралы белгі (бар болса);
- қолы;
- орындаушының аты-жөні мен телефоны.
3. Хат тек бір нəрсе туралы ғана жасалады, мысалы, бір нəрсе
туралы өтіну немесе хабарлау. Бірнеше мəселе - өтініш жəне бір нəрсе
туралы хабарлау – қозғалған хаттарды өңдеу қиын, өйткені əр түрлі
мəселемен əр түрлі орындаушы айналысады. Сондықтан əрбір мəселе
бойынша жеке хат жасаған орынды.
4. Іскерлік хаттың ұсынылатын көлемі – 2 беттен аспағаны жөн
(кейбір жағдайларда – 5 бетке дейін).
Достарыңызбен бөлісу: |
