Филология ғылымдарының докторы А. Р. Бейсенбаев филология ғылымдарының кандидаты, доцент А. Ф. Зейнулина педагогика ғылымдарының кандидаты, доцент А. Ш

УДК 651.5/. 9 943.42 (075)

Б-11

филология ғылымдарының докторы А.Р. Бейсенбаев

филология ғылымдарының кандидаты, доцент А.Ф. Зейнулина

педагогика ғылымдарының кандидаты, доцент А.Ш. Жұмашева

Мемлекеттік тілде іс жүргізу: Оқу құралы. –

Павлодар, 2004-65 бет
ISBN – 9965-612-45-1

Оқу құралында мемлекеттік тілде іс жүргізудің қажеттілігі және ерекшеліктері жайында айтылған. Жеке адамдардың құжаттары мен қызметтік құжаттардың құрастырылуы және ресімделуі туралы баяндалған, құжаттардың үлгілері берілген.

Оқу құралы жоғары және орта арнаулы оқу орындарының студенттері мен мекемелердің қызметшілеріне арналған.

2700020300

Б ----------------

00 – (05) – 04

© Баймұқанова М. А., 2004

© С.Торайғыров атындағы Павлодар мемлекеттік университеті, 2004

Алғы сөз
1997 жылғы шілденің 11-інде қабылданған «Қазақстан Республикасындағы тіл туралы» Қазақстан Республикасының заңының 4-бабында мемлекеттік тіл мемлекеттің бүкіл аумағында, қоғамдық қатынастардың барлық саласында қолданылатын мемлекеттік басқару, заң шығару,сот ісін жүргізу және іс қағаздарын жүргізу тілі деп көрсетілген.

Тілдің осы функцияларын атқаруын жүзеге асыру мақсатында Қазақстан Республикасы Президентінің 1998 жылғы қазанның 5-індегі Жарлығымен Тілдерді қолдану мен дамытудың 1998-2000 жылдарға арналған мемлекеттік бағдарламасы қабылданды. Бағдарламада жоспарланған іс-шаралардың бірі - жоғары және орта арнаулы оқу орындарының оқу жоспарына «Мемлекеттік тілде іс жүргізу» арнаулы курсын енгізу болатын. Бұл жоспар 1999-2000 оқу жылынан жүзеге асырылды.

Жоғары және орта арнаулы оқу орындарының қазіргі студенттері-мекемелердің,ұйымдардың,кәсіпорындардың басшылары, қызметкерлері немесе олардың құрамдас бөлімдерінің ертеңгі басшылары. Келешекте мекемедегі құжаттарды құрастыратын, ресімдейтін, я осы істерге басшылық жасайтын мамандар. Сондықтан мемлекекеттік тілдің қазіргі жағдайында «Мемлекеттік тілде іс жүргізу» арнайы курсын оқу орындарының оқу жоспарына енгізудің маңызы зор болып отыр.

Алдарыңыздағы оқу құралы «Мемлекеттік тілде іс жүргізу» арнаулы курсының оқытылуының бірізге түсуіне ықпал ету мақсатында жазылды.

Оқу құралы: «Мемлекеттік тілде құжат құрастырудың маңызы және ерекшеліктері», «Құжаттарды ресімдеудің ережелері», «Ұйымдастыру-реттеу құжаттары» деп аталған тараулардан тұрады. Тараулар бірнеше тақырыптарға бөлінген. Тақырыптарда мемлекеттік тілде іс жүргізудің қажеттілігі, құжаттарды бірізді жүргізудің талаптары және жиі құрастырылатын жеке адамдардың құжаттары мен мекемелердің барлығында құрастырылатын құжаттарды құрастыру мен ресімдеудің ерекшеліктері баяндалған.

Құжаттар мазмұны мен құрастыру мақсатына қарай жеке адамдардың құжаттары және қызметтік құжаттар немесе ұйымдастыру-реттеу құжаттары деп жіктелген. Ұйымдастыру-реттеу құжаттары өз ішінде төрт топқа бөлінген. Олар:

1. 
   жеке құрамның құжаттары.
   
2. 
   ақпараттық-анықтамалық құжаттар.
   
3. 
   реттеу құжаттары.
   
4. 
   ұйымдастыру құжаттары.
   

Оқу құралы автордың С. Торайғыров атындағы Павлодар мемлекеттік университетінде «Мемлекеттік тілде іс жүргізу» курсын оқытуда жинаған материалдары мен тәжірибесі негізінде жазылды.

Кітаппен жұмыс істеу барысында А.Алдашева, З.Ахметжанова, Қ.Қадашева, Э.Сүлейменовалардың «Ресми іс қағаздары» атты мемлекеттік қызметшілерге арналған анықтамалығы (Астана, 2000), Қазақша – орысша, орысша – қазақша терминологиялық сөздіктің іс жүргізу және мұрағат ісі саласына арналған 29-томы (Республикалық мемлекеттік Рауан баспасы, Алматы,2000), М.В. Кирсанова мен

Ю.М. Аксеновалардың «Курс делопроизводства» атты оқу құралы (М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003), Павлодар облысы әкімінің аппаратының құжаттамамен қамтамасыз ету бөлімі дайындаған облыс әкімінің аппаратында қолданылатын нұсқаулық- әдімтемелік құжаттары (Павлодар,1999) қолданылды.

Бұған дейін бірнеше рет қабылданған заңдар жоғарыда аталған ерекшеліктерді ескермей жасалғандықтан да жүзеге асырылмай қалған-ды. Сөйтіп 1997 жылғы шілденің 11-інде «Қазақстан Республикасындағы тіл туралы» Қазақстан Республикасының Заңы қабылданды. Заңда: осы заң Қазақстан Республикасында тілдердің қолданылуының құқықтық негіздерін, мемлекеттің оларды оқып-үйрену мен дамыту үшін жағдай жасау жөніндегі міндеттерін белгілейді. Қазақстан Республикасында қолданылатын барлық тілдерге бірдей құрметпен қарауды қамтамасыз етеді, – делінген.

Заңның 2-бабында: мемлекеттік, мемлекеттік емес ұйымдар мен жергілікті өзін-өзі басқару органдарының қызметінде тілдерді қолдануға байланысты туындайтын қоғамдық қатынастар осы Заң реттейтін мәселелер болып табылады. Осы Заң жеке адамдар арасындағы қатынастарды және діни бірлестіктерде тілдердің қолданылуын реттемейді, - делінген. Ендеше, тек мемлекеттік ұйымдардағы тілдің қолданылуын ғана емес, жеке меншіктегі ұйымдардағы тілдердің қолданылуын да Заң аясында бақылауға мүмкіндік бар. Ал жеке адамдардың құқықтарына Заң нұсқан келтірмейді.

Заңның 4-бабында: мемлекеттік тіл – мемлекеттің бүкіл аумағында, қоғамдық қатынастардың барлық саласында қолданылатын мемлекеттік басқару, заң шығару, сот ісін жүргізу тілі,– делінген.

Осы аталған мемлекеттік тілдің төрт функциясын жүзеге асыру мақсатында көптеген шаралар жасалуда. Қазақстан Республикасы Президентінің Жарлығымен 1998 жылғы қазанның 5-інде Тілдерді қолдану мен дамытудың мемлекеттік бағдарламасы қабылданды. Бағдарламаны іске асырудың мерзімі 1998-2000 жылдар аралығы болды. Бұл бағдарлама Қазақстан Республикасы Үкіметінің 1998-2000 жылдарға арналған іс-қимыл бағдарламасына сәйкес әзірленді. Бағдарлама тіл саясатын іске асырудың алғашқы кезеңінде мынадай негізгі төрт бағыт бойынша нақты іс шараларды жүзеге асыруды көздеді:

ел азаматтарының мемлекеттік тілді еркін және тегін меңгеруіне қажетті қаржылық, ұйымдастырушылық, материалдық-техникалық жағдайлар жасау;

- мемлекеттік тілді барынша дамыту, оның қоғам өмірінің барлық салаларында, әсіресе ғылым, білім, мәдениет, бұқаралық ақпарат, құралдары, мемлекеттік басқару, сот ісін жүргізу, халықаралық қатынастар салаларында белсенді қызмет етуіне қажет алғышарттар қалыптастыру;

- ресми іс жүргізуді мемлекеттік тілге кезең-кезеңмен көшірудің нақты негізін жасау;

- ел азаматтарының ана тілін қолдануына, олардың қарым-қатынас, тәрбие беру, оқу және шығармашылық тілін еркін таңдау үшін қолайлы жағдайларды сақтау мен дамыту;

Бағдарлама:

- нормативтік-құқықтық базаны қалыптастыру;

- ғылыми-лингвистикалық қамтамасыз ету;

-тіл – ақпарат құралдары, ғылым, мәдениет және білім беру салаларында;

- мемлекеттік тілде іс жүргізу;

-терминологиялық және ономастикалық жұмыстар – деген бес тараудан тұрды.

Бағдарламаның 4-тарауында жоғары және орта арнаулы оқу орындарының бағдарламаларына Мемлекеттік тілде іс жүргізу арнайы курсын енгізу жоспарланған. Бұл іс жоспарланғандай 1999-2000 оқу жылынан жүзеге асырылды. Бағдарламада көрсетілген басқа да іс шаралар орындалды.

2001 жылғы ақпанның 7-сінде Қазақстан Республикасы Президентінің Жарлығымен Тілдерді қолдану мен дамытудың 2001-2010 жылдарға арналған мемлекеттік бағдарламасы қабылданды.

Бағдарламада тілдерді қолдану мен дамытудың 1998-2000 жылдарға арналған мемлекеттік бағдарламасында бұрын көзделген, орындалуы аяқталған іс-шаралар одан әрі жалғасын тапқан.

Бағдарламаның мақсаттары мен міндеттері:

- мемлекеттік тілдің әлеуметтік-коммуникативтік қызметін кеңейту мен нығайту;

- орыс тілінің жалпы мәдени қызметін сақтау;

- этникалық топтардың тілдерін дамыту;

Мемлекеттік тілдің әлеуметтік-коммуникативтік қызметін кеңейту мен нығайту мақсатына қол жеткізу өз кезегінде мына міндеттерді шешуді талап етеді:

1) мемлекеттік тілдің мемлекеттік басқару тілі ретінде қолданылуын қамтамасыз ету;

- нормативтік құқықтық базаны жетілдіру;

- мемлекеттік қызметкерлердің мемлекеттік тілді қызметтік міндеттерін орындауға қажетті деңгейде меңгеруі үшін шаралар қолдану;

- мемлекеттік органдар жүйесінде мемлекеттік тілдің іскерлік қарым-қатынастың негізгі тілі ретінде қолданылуын қамтамасыз ету;

- сот ісін жүргізуді, сондай-ақ әкімшілік құқық бұзушылықтар туралы іс жүргізуді заңнамаларға сәйкес қамтамасыз ету;

- Қазақстан Республикасының Қарулы Күштерінде, сондай-ақ әскери және әскерилендірілген құралымдардың барлық түрінде мемлекеттік тілдің қолданылуы үшін шараларды қамтамасыз ету;

- іс жүргізуді мемлекеттік тілге көшірудің кестесін (нақты мерзімдер мен іс-шараларды көрсете отырып) белгілеу арқылы барлық мемлекеттік ұйымдар мен жергілікті өзін-өзі басқару органдарында іс жүргізудің негізгі тілі ретінде мемлекеттік тілдің қолданылуын қамтамасыз ету;

- халықаралық қызметте мемлекеттік тілдің қолданылуын қамтамасыз ету;

2) Қазақстан Республикасы азаматтарының мемлекеттік тілді меңгеруі үшін жағдай жасау;

• Қазақстан Республикасы Конституциясының 7 және

93-баптарын іске асыру мақсатында мемлекет көлемінде республикалық және жергілікті бюджеттің, сондай-ақ Қазақстан Республикасының заңнамалық актілерімен тиым салынбаған басқа да көздері есебінен азаматтарға мемлекеттік тілді тегін оқыту курстарының бірыңғай жүйесін жасау;

3) ғылыми-лингвистикалық зерттеулер мен олардың нәтижелерін нақты іске асыруды жеделдетуді жүзеге асыру жолымен қазіргі қазақ әдеби тілінің нормаларын бірыңғайлауды қамтамасыз ету;

- қазіргі қазақ әдеби тілінің сөзжасам процестерін, оның ішінде терминжасам принциптерін ғылыми негізде жүйеге келтіру, қазақ тілінің толыққанды терминологиялық жүйесін енгізу;

- қазақ тілінің фонологиялық ерекшеліктерін ескере отырып, қазақ әліпбиі мен орфографиясын жетілдіру жөнінде шаралар қолдану;

- ономастика мәселелерін ғылыми тұрғыдан қамтамасыз ету;

4) мәдениет және бұқаралық ақпарат құралдары саласында мемлекеттік тілдің қолданылуын қамтамасыз ету;

- кино және бейне өнімдерді, оның ішінде анимациялық фильмдерді (аударма жұмыстарын қоса алғанда) мемлекеттік тілде шығару мен тарату (телеарнадан көрсету) шараларының жүйесін ұйымдастыру;

- мәдениет, ғылым, көркем әдебиет пен өнердің әртүрлі саласында мемлекеттік тілде баспа өнімдерін шығаруды қамтамасыз ету;

- мәдени көпшілік шараларды мемлекеттік тілде ұйымдастыру;

- мемлекеттік тілді дамытуға бағытталған жұмысқа ақпараттық-насихаттық қолдау жасау;

- бұқаралық ақпарат құралдарында мемлекеттік тілдің қолданылуын қамтамасыз ету;

- мемлекеттік тілді компьютерлендіру мәселесін шешу;

1. 
   Қазақстан Республикасы Конститутциясының нешінші бабында қазақ тілі туралы айтылған?
   
2. 
   «Қазақстан Республикасындағы тіл туралы» Қазақстан Республикасының заңы қашан қабылданды?
   
3. 
   Тілдерді қолдану мен дамытудың 2001-2010 жылдарға арналған мемлекеттік бағдарламасында қандай іс-шаралар жоспарланған?
   
4. 
   Қазақстан Республикасының Конститутциясын, «Қазақстан Республикасындағы тіл туралы» Қазақстан Республикасының заңын, Тілдерді қолдану мен дамытудың 2001-2010 жылдарға арналған мемлекеттік бағдарламасын оқыңыз.
   

Мекемелерде құжат қолмен жазылған, жазу машинасында басылған, компьютерде басылған, жеделхат, телефонограмма, телефакспен берілген, тағы басқа түрлерде болады. Құжаттың осы түрлерін дайындағанда жұмысқа қажет қағазды таңдай білудің маңызы зор. 1966 жылы-ақ СССР-де қағаздың мемлекеттік стандарты белгіленген. Осы стандартқа сәйкес барлық форматтар үш қатарға бөлінген. Олар: А, В, С қатарлары. А қатары – негізгі қатар. Ол жазу қағаздары үшін пайдаланылады. Әр қатар қағаз өлшемін көрсететін кластарға бөлінеді. А қатары 13 кластан тұрады. Олар А әрпімен және класс нөмірімен белгіленеді. Мысалы, А1, А2 т. б. А1 қағазының форматының өлшемі – 840-1189 мм. Кеңсе жұмысында кең қолданылатыны А4, А5 форматты қағаздар. А4 форматты қағаздың өлшемі – 210-297 мм , А5 форматты қағаздың өлшемі – 148 –210 мм. Кеңсе жұмысында ресми мәтіндер негізінен А4, А5 форматты қағаздарға дайындалады.

Құжаттар мекемелерде арнайы бланкілерге басылады. Мекемелерде бланкілердің үш түрі пайдаланылады: хаттарға арналған бланкілер, құжаттың арнайы түріне арналған бланкілер және жалпы бланкілер. Бланкілердің жиек өлшемдері қағаздың форматына, жұмыстың түріне, мақсатына байланысты болады. Жиектердің өлшемдері сантиметрмен өлшенеді. Ресми мәтіндер басылатын бланкілердің жиек өлшемдері мынандай болуы тиіс: сол жақ жиегі және төменгі жиегі – 2см, жоғарғы жиегі – 1,5см, оң жақ жиегі – 1см. А4 форматты бланкіге дайындалатын құжаттардың мәтіні біржарым жоларалық интервалмен, ал А5 форматты қағазға дайындалғанда бір жоларалық интервалмен басылады.

Құжаттардың тақырыбын басудың екі жолы бар:

-тақырыпты жолдың ортасынан басу;

- тақырыпты жолдың басынан басу;

Ғылыми мақалаларды, баяндамаларды, әдеби шығармаларды, ресми мәтіндерді басқанда олардың тақырыбы жолдың ортасынан басылады.

Тақырыпты жолдың ортасынан басқанда мынандай ережелер сақталуы тиіс:

- тақырып бас әріптермен басылады;

- тақырыпты басқанда тасымалға жол берілмейді;

- тақырыптың соңына леп белгісі мен сұрақ белгісінен басқа тыныс белгілері қойылмайды;

- қысқа тақырыптар (15 белгіден аспаса) әр әріптен кейін ақтаңдақ салынып басылады;

- үлкен тақырыптар (15 белгіден асса) бірнеше жолға басылады, бірақ әр жолдың мүмкіндігінше белгілі бір мағынасы болуы қажет;

- үлкен тақырыптарды бірнеше жолға басқанда жолдардың арасы бір жоларалық интервал болады;

Бірнеше тақырыптар мен тақырыпшалардан тұратын жұмыс материалдарының тақырыптары жұмыс жолының басынан басылады. Бұл жағдайда да жоғарыдағы тәртіптер сақталады.

Тақырыпшаны басқанда:

- тақырыпша кіші әріптермен басылады, көрнекілік үшін олар мәтіннен қосымша интервал арқылы бөлінеді;

Құжаттардың беттерін нөмірлегенде:

- бірнеше бетке басылатын мәтіннің титулдық бірінші беті ешқашан нөмірленбейді, бірақ саналады;

- беттер араб цифрларымен нөмірленеді;

- беттердің рет сандары құжаттың жоғарғы жағына ортаға шамамен жоғарыдан 10 мм түсіріліп қойылады;

Рим цифрларымен сьездердің, тоқсандардың, конференциялар-дың, ғасырлардың, тараулардың, мерейтойлардың сандары белгіленеді. Рим цифрларын басу құралдарында ресімдегенде латын әріптері қолданылады. Бұл жағдайда рим цифрлары ондық разрядты білдіретін төрт белгіден (I-бір, X-он, C-жүз, M-мың) және олардың жартысын білдіретін үш белгіден (V-бес, L-елу, D-бес жүз) тұрады.

I- 1

II- 2 XX-20 LXV-65 CC-200

IV- 4 XXX-30 LXX-70 CD-400

V- 5 XXXV-35 LXXV-75 D-500

VI- 6 DC-600

VII -7 XL- 40 LXXX-80 DCC-700

VIII –8 XLV-45 LXXXV-85 DCCC-800

IX –9 L-50 XC-90 CM-900

X –10 LV-55 XCV-95 M-1000

XI –11 C-100 MD-1500

XV –15 LX-60 CL-150 MM-2000

Рим цифрларының үстіне қойылған сызықша ол санның мәнін мың есе көбейтеді.

V- 5000 MV-40000 D-5000 000 M-1000 00

Қысқарған сөздер қазақ тілінде септеледі. Оларға қосымша жалғауда орфоэпиялық норма басшылыққа алынады. Мысалы,

С.Торайғыров атындағы ПМУ-да (Павлодар мемлекеттік университетінде), ЖШС-да (жауапкершілігі шектеулі серіктестікте), «Роса» ААҚ- сында ( ”Роса” ашық акционерлік қоғамында), «Арай» ЖАҚ-сында (”Арай” жабық акционерлік қоғамында) т.б. Қысқарған сөздер тасымалданбайды.

Ұлты қазақ азаматтардың аты-жөндерінің жазылуы 1996 жылғы Қазақстан Республикасы Президентінің «Ұлты қазақ азаматтардың тегі мен әкесінің атын жазуға байланысты мәселелерді шешу тәртібі туралы» Жарлығына сәйкес болуы қажет. Жарлыққа сәйкес ұлты қазақ азаматтар тегі мен әкесінің атының жазылуын қазақ тіліне тән емес аффиксті алып тастай отырып өзгертуге хақылы, алайда бұл жағдайда азаматтың тегі мен әкесінің атының түбірлік негізі сақталуы тиіс. Бұл ретте әкесінің атын жазған кезде азаматтың жынысына қарай «ұлы» немесе «қызы сөздері қосылып бірге жазылады. Мысалы:Қасым Ахметұлы Оспан, Айгүл Қайратқызы Сұлтан.

Қазақ тілінде құрастырылған құжат мәтінінде азаматтардың аты-жөнін жазғанда алдымен азаматтың өзінің аты, кейін әкесінің аты, соңына тегі жазылады. Өз аты мен әкесінің аты қысқартылып жазылған жағдайда да осы тәртіп сақталады. Мысалы: Қ.А.Оспан,

А.Қ.Сұлтан. Сонда азаматтың аты-жөніне жалғау жалғанған жағдайда (мысалы, «адресат» реквизитінде) азаматтың аты мен тегін айырып алуға мүмкіндік болады. Мысалы, Қ.А.Оспанға,

А.Қ.Сұлтанға

Шартты қысқартулар мәтіндік құжаттарда қолданылғанда емлесі бірдей, біртектес, жалпыға белгілі болуы керек. Бұндай шартты қысқартулардың кейбіреулері мыналар:

қ. – қала /алдында қала атауы келсе/

обл. – облыс /алдында облыс атауы келсе/

ауд. – аудан /алдында аудан атауы келсе/

к. – көше /алдында көше атауы келсе/

с. – село /алдында село атауы келсе/

проф. – профессор

акад. – академик

доц. – доцент

т.б. – тағы басқа

т.с.с. – тағы сол сияқты

ж. – жыл

млн. - миллион

тг. – теңге

Тағы басқа және тағы сол сияқты ( т.б. және т.с.с.) тіркестерін қысқарған түрінде тек сөйлемнің соңында ғаны қолдануға болады.

Құжаттардың мәтінінде дата жазылғанда және шетелдік әріптестермен хат алмасқанда дата бір жолға мынандай тәртіппен жазылуы тиіс: 2003 жылғы қыркүйектің 10-ы немесе 10 қыркүйек, 2003 жылғы қыркүйектің 20-сында, 2000-2003 жылдар аралығында, 2001 жылдың бірінші жартысында.

«Құжаттың датасы», «Бекіту грифі», «Қарар», «Келісім грифі», «Құжаттың көшірмесін растау белгісі» сияқты реквизиттерде дата араб цифрымен мына ретпен ресімделеді: күн, ай екі араб цифрымен, жыл төрт араб цифрымен. Мысалы, 2003 жылғы қарашаның 20-сының ресімделуі 20.11.2003

Мерекелер мен айтулы күндердің атауларындағы бірінші сөз бас әріптен бастап жазылады. Мысалы, Сегізінші наурыз, Тәуелсіздік күні. Егер атаулардағы бастапқы реттік сан есім цифрмен жазылса, онда саннан кейін келетін сөз бас әріптен бастап жазылады.

Мысалы, 8 Наурыз.

Министрліктердің, мекемелердің, оқу орындарының, ғылыми-зерттеу институттарының атауларындағы жалқы есімдер мен бірінші сөздер бас әріптен жазылады. Мысалы, Қазақстан Республикасының Білім және ғылым министрлігі, С.Торайғыров атындағы Павлодар мемлекеттік университеті.

1. Құжаттар қандай форматты қағаздарға дайындалады?

2. А4, А5 форматты қағаздардың өлшемдері қандай?

3. Ресми мәтіндер басылатын бланкілердің жиек өлшемдері қандай болуы тиіс?

4. Мәтіннің тақырыбын жолдың ортасынан басқанда қандай ережелер сақталуы тиіс?

5. Құжаттың беттерін нөмірлеудің ерекшеліктері қандай?

6. Рим цифрлары қандай жағдайларда қолданылады?

7. Қазақ тілінде қысқарған сөздерге жалғау қалай жалғанады?

8. Ұлты қазақ азаматтардың аты-жөндері қалай жазылуы тиіс?

9. Өзіңіздің аты-жөніңізді жоғарыда айтылған жарлыққа сәйкес жазыңыз.

10. Құжаттардың мәтінінде дата қалай жазылады?

11. Цифрлармен жазылған мына даталарды сөз бен цифр аралас жазып көрсетіңіз: 20.03.2003, 04.05.2004, 10.08.2004

12. Өзіңіз оқитын оқу орнының атауын жазыңыз.

1.3 Құжаттарды ресімдеудің ережелері

Мекемелерде, ұйымдарда немесе кәсіпорындарда дайындалатын құжаттар бланкілерге ресімделеді. Бланкілер негізінен А4 немесе А5 форматты қағаздың бетіне жасалады.

Құжатты бланкіге ресімдегенде бланкіге құжатта болуы тиісті реквизиттер қойылады. Реквизит – құжаттың ақпараттық бөлшегі. Құжаттың түрі реквизиттер жиынтығымен анықталады. Әр құжат құжат түріне қатысты белгіленген формулярға сәйкес құрастырыла-ды. Формуляр – белгілі бір құжат түріне қажетті, белгіленген ретпен орналасқан реквизиттер жиынтығы.

Қазақстан Республикасында құжат реквизиттерінің саны

29 болып белгіленген. Құжат бланкілеріндегі реквизиттер ҚР МК 30.03.92 жылғы №562 қаулысында белгіленген тәртіпке сәйкес ресімделеді. Реквизиттердің атауы мен олардың орналасу реті төмендегідей.

Реквизиттер:

01 Қазақстан Республикасының Мемлекеттік гербі

02 Қазақстан Республикасының наградалар белгісі

03 Ұйымның эмблемасы немесе кәсіпорынның тауарлық белгісі

04 Министрліктің немесе ведомстваның атауы

05 Ұйымның атауы

06 Құрылымдық бөлімшенің атауы

07 Ұйым туралы анықтамалық деректер

08 Құжат түрінің атауы

09 Құжаттың датасы

10 Құжаттың тіркеу нөмірі

11 Келіп түскен құжаттың датасы мен тіркеу нөміріне сілтеме

12 Құжаттың басылған немесе құрастырылған орны

13 Құжатты пайдалануға қойылатын шектеу грифі

14 Адресат

15 Құжатты бекіту грифі

16 Қарар

18 Бақылау туралы белгі

19 Мәтін

20 Қосымша туралы белгі

21 Қол

22 Құжаттың келісім грифі

24 Мөр

26 Орындаушының тегі мен телефон нөмірі

27 Құжаттың орындалғаны мен іске жіберілгені туралы белгі

28 Құжаттың мекемеге келіп түскені туралы белгі

29 Құжаттағы мәліметтердің машинада сақтаға жіберілгені туралы белгі

Құжатқа заңдылық күшін беретін реквизиттер – дата, қол, мөр, бекіту грифі.

Бланкілердегі реквизиттер бланкінің бұрышына немесе ортасына орналастырылуы мүмкін.

01 Қазақстан Республикасының Мемлекеттік гербі

Қазақстан Республикасының Мемлекеттік гербінің бейнесін тек мемлекеттік меншіктегі кәсіпорындар мен мемлекеттік басқару органдары ғана өз бланкілерінде белгілей алады. Бланкілерде Мемлекеттік гербтің бейнесі Қазақстан Республикасының Мемлекеттік гербі туралы ережеге сәйкес бейнеленеді. Гербтің бейнесі бланкінің сол жақ жоғары жиегіне немесе ортаңғы жоғары жиекке орналастырылады. Гербтің бейнесінің диаметрі 20 мм аспауы тиіс.

02 Қазақстан Республикасының наградалар белгісі

Бланкілерде Қазақстан Республикасының наградаларының белгісі ғана бейнеленеді. Бланкілерде герб, эмблема және наградалар белгісі сияқты реквизиттер бірдей болуы тиіс емес, наградалар белгісі мен эмблема ғана бірдей берілуі мүмкін.

03 Ұйымның эмблемасы немесе кәсіпорынның тауарлық белгісі

Ұйымның эмблемасы немесе кәсіпорынның тауарлық белгісі – белгіленген тәртіппен берілетін, ұйымның немесе кәсіпорынның айналысатын қызметінің бағытын білдіретін шартты графикалық белгі.

Реквизиттер бланкінің бұрышына орналастырылса эмблема сол жақ жоғары жиекке, ортаға орналасса беттің ортаңғы жоғарғы жағына орналастырылады.

04 Министрліктің немесе ведомстваның атауы

Министрліктің немесе ведомстваның атауы мемлекеттік ұйымдардың, кәсіпорындардың немесе мекемелердің бланкілеріне қойылатын реквизит.

05 Ұйымның атауы

Құжаттарда ұйымның, кәсіпорынның немесе мекеменің атауы олардың бекіту құжаттарында көрсетілген атауымен сәйкес жазылуы қажет. Атауларда ЖШС (жауапкершілігі шектеулі серіктестік),

ААҚ (ашық акционерлік қоғам), ЖАҚ (жабық акционерлік қоғам), АҚ (акционерлік қоғам) сияқты қысқартуларды қолдануға болады. Ұйымдардың шет тіліндегі атаулары сол тілдердегі атаулар ұйымдастыру құжаттарында көрсетілген жағдайда ғана жазылады.

07 Ұйым туралы анықтамалық деректер

Ұйым туралы анықтамалық деректер реквизитінің құрамына ұйымның байланыс бөлімінің индексі, пошталық адресі, телефон нөмірі, факс нөмірі, электрондық поштасының адресі, банкідегі есеп шот нөмірі және ұйымның басқа да қажет деп тапқан деректері кіреді. Бұл деректер жиынтығы ұйымның заңды адресі болып табылады. Реквизит бланкінің сол жақ жоғары бұрышына немесе құжаттың төменгі жиегіне жазылады.

08 Құжат түрінің атауы

Құжат түрінің атауы - қызметтік хаттар мен факстерден басқа құжаттардың бәрінде болатын реквизит. Қызметтік хаттардың ішінде кепіл хатта ғана құжат түрінің атауы жазылады.

09 Құжаттың датасы

Құжаттың датасы - кез келген құжатқа қойылатын құжатқа заңдылық күшін береті реквизит. Құжат бойында дата бірнеше жерде кездесуі мүмкін. Бірақ құжаттар үшін:

- бұйрық, хат, факс, анықтама сияқты құжаттардың датасы – оларға қол қойылған күн;

- жоспар, есеп, ереже, нұсқаулық сияқты құжаттардың датасы – олардың бекітілген күні;

- хаттама, акті сияқты құжаттардың датасы – оларда тіркелген оқиғаның болған күні.

Құжаттың датасын оған қол қойған немесе оны бекіткен лауазым иесі қояды. Шетелдік әріптестермен хат алмасқан жағдайда және қаржы-қаражат жөнінде жазылған құжаттарда дата сөз бен цифр аралас жолмен жазылады. Мысалы, 2003 жылғы қарашаның 1-і.

10 Құжаттың тіркеу нөмірі

Құжаттың тіркеу нөмірі – құжаттың шартты цифрлық немесе әріптік-цифрлық белгісі. Ол құжатқа тіркеу барысында құжаттың датасымен қатар, кей құжаттарға құжат түрінің атауымен қатар қойылады.

Құжаттың тіркеу нөмірі мекемелерде хаттама, бұйрық, акті, анықтама, еңбек келісім сияқты құжаттарға күнтізбелік жылдың басынан бастап қойылады. Ал оқу орындарында бұл құжаттар оқу жылының басынан нөмірленеді.

13 Құжатты пайдалануға қойылатын шектеу грифі

Құжатты пайдалануға қойылатын шектеу грифі құпия ақпараты бар құжаттардың оң жақ жоғарғы бұрышына тырнақшасыз қойылады. Егер құпия ақпаратты құжат жеке азаматтарға арналса оған «конфиденциалды» деген гриф қойылады. Құжат жеке меншіктегі кәсіпорындардан шықса немесе соларға арналса оларға «КҚ» (коммерциялық құпия) деген гриф пайдаланылады. Мемлекеттік маңызы бар құпия ақпаратты құжаттарға ғана «Құпия», «Аса құпия» деген грифтер қойылады.

14 Адресат

Адресат басқа мекемелерге немесе жеке тұлғаларға жөнелтілетін қызметтік хаттарда, факстерде, мекеменің басшылығына жөнелтілетін баяндау хатта, өтініштерде, түсініктемеде және құрамдас бөлімшелерге жөнелтілетін нұсқауда, өкімде жазылады. Құжат мекемедегі қызмет иесіне арналса адресатта оның қызмет атауы және аты-жөні барыс септігінде жазылады. Мысалы,

«Арай» ЖШС-ның директоры

А. А. Ахметовке

Егер құжат басқа мекемедегі лауазым иесіне арналса, адресатта мекеменің пошталық адресі, құжатты алушы тұлғаның қызметі мен аты-жөні мына тәртіппен көрсетіледі:

- ұйымның, мекеменің атауы( атау септікте);

- құрамдас бөлімнің атауы (атау септікте);

- құжатты алушының қызметінің атауы (атау септікте);

- құжатты алушының аты-жөні (барыс септікте);

Мысалы,

« Қамқор» ЖАҚ

Бас маман А. А. Ахметовке

480083, Алматы қ.

Абай к.,14

Егер құжат жеке тұлғаға арналса алдымен алушының пошталық адресі, содан кейін алушының аты-жөні көрсетіледі. Мысалы,

630032, Павлодар қ.

Мир к., 1-үй, 2-пәтер

А. А. Ахметовке

15. 
    Құжатты бекіту грифі
    

есепке, ережеге, нұсқауға қойылады. Құрамы Бекітілді немесе Бекітемін деген сөзден /тырнақшасыз/, құжатты бекітушінің қызмет атауынан, қолынан, құжаттың бекітілген датасынан тұрады. Бұл реквизит оң жақ жоғары бұрышқа қойылады. Мысалы,

Бекітілді

«Роса» ААҚ-сының президенті

қолы /тегі/

02.09.2003

Егер құжатты бірнеше лауазым иелері бекітсе олардың қолдары бір деңгейге қойылады. Құжат қаулымен, шешіммен, бұйрықпен, хаттамамен бекітілсе реквизит бекіткен құжаттың көмектес септігіндегі атауынан, датасынан, нөмірінен және Бекітілді деген сөзден /тырнақшасыз/ тұрады. Мысалы,

09.12.2003 жылғы

акционерлердің жалпы жиналысының

№1 хаттамасымен

Бекітілді

16 Қарар

А. А. Ахметовке

01.02.2003 жылға дейін

«Арай» ЖШС –мен

жасалатын келісімнің

жобасын дайындаңыз

01.01.2003 қолы /тегі/

17 Мәтіннің тақырыбы

Мәтіннің тақырыбы – құрастырылған құжаттың мәтінінің қысқаша мазмұны. Мәтіннің тақырыбы құжат түрінің атауымен грамматикалық байланыста болуы тиіс. Мысалы, негізгі құжат бұйрық болса мәтінінің тақырыбы не туралы? деген сұраққа жауап беруі керек. Ал мінездеме болса кімге? хаттамада ненің? деген сұрақтарға жауап береді. А5 форматты қағазға жазылған құжаттарда мәтіннің тақырыбы жазылмайды.

18 Бақылау туралы белгі

Құжаттың орындалу мерзімі қарарда көрсетілмесе құжаттың орындалуы бақылауға алынып, оған «Б» немесе «Бақылау» деген белгі қойылады.

19 Мәтін

Анкета түріндегі мәтін бір обьекті туралы белгілі бір деректер жиынтығы бойынша сөзбен немесе цифрмен берілген ақпаратты жеткізу үшін қолданылады. Мәтіннің бұл түрі жеке құрам құжаттары мен маркетингтік зерттеулерде қолданылады. Анкета түріндегі мәтінде сипатталатын обьектінің белгілері ІІІ жақта беріледі. Мысалы, білімі, тілдерді меңгеруі, шетелдерде болуы т.б..

Кесте түріндегі мәтін бірнеше обьекті туралы белгілі бір деректер жиынтығы бойынша сөзбен немесе цифрмен берілген ақпаратты жеткізу үшін пайдаланылады. Ол есеп, жоспар және қаржы жөніндегі құжаттарды дайындау барысында қолданылады. Кестенің бағандары мен жолдары ІІІ жақтағы етістіктер арқылы беріледі. Кесте бірнеше жолға басылса кестенің бағандары нөмірленеді де, келесі бетке оның нөмірлері ғана жазылады.

Тұтас мәтін түріндегі құжаттардың мәтіні әдетте екі бөлімнен тұрады. Бұлар – кіріспе бөлім және негізгі бөлім. Кіріспе бөлімде құжатты құрастырудың мақсаты, себебі көрсетіледі. Негізгі бөлімде кіріспе бөлімге қатысты жасалатын өтініш, ұсыныс, шешім, қортынды, кеңес т.б. жазылады. Көп жағдайда бұл бөлім ерекше жазумен немесе басқа жолмен бөлініп көрсетіледі. Кейде құжаттың мәтінінде екінші бөлім ғана болады. Мысалы, өтініште өтініштің себебі көрсетілмей өтініш қана жазылады т.б.

Басқа ұйымдардың құжаттарының немесе бұрын шыққан құжаттардың негізінде дайындалған құжаттардың мәтінінде ол құжаттың атауы, автор-ұйымның атауы, құжаттың датасы, тіркеу нөмірі, мәтіннің тақырыбы көрсетіледі.

Құжаттың мәтінінде бірнеше шешім, қортынды т.б. болса, олар пункті немесе тарауларға бөлінеді де, араб цифрларымен белгіленеді.

Реттеу құжаттарының мәтіні (бұйрық, шешім сияқты) және ұйымның басшылығының атына жазылған құжаттардың мәтіні

І жақтан баяндалады. Мысалы, бұйырамын, ұсынамын, өтінемін т.б.

Алқалық органдардың реттеу құжаттары ІІІ жақтан баяндалады. Мысалы, қаулы қабылдады, шешті т.б. Ұйымның құқықтары мен міндеттері белгіленетін ұйымдастыру құжаттарының мәтіні (ереже, нұсқау т.б.) ІІІ жақтан баяндалады. Мысалы, жүзеге асырады, бағынады.

20 Қосымша туралы белгі

Қосымша туралы белгі – негізгі құжатқа қандай да бір себептермен басқа құжаттар қоса берілгенде қолданылады. Ревизит негізгі мәтіннің астына қолға дейін қойылады. Егер қоса берілген құжаттың атауы негізгі құжаттың мәтінінде аталса, қосымшада ол қайта жазылмай, қысқаша беріледі. Мысалы,

Қосымша: 20 бетті, 1дана

Егер мәтінге қоса берілген құжаттың атауы негізгі мәтінде аталмаса қосымшада құжаттың толық атауы жазылады. Мысалы,

Қосымша: «Роса» ААҚ-мен 01.02.2003 жылы жасалған келісім-нің жобасы, 10 бетті 1 дана.

Қосымша кітапша түрінде түптеліп берілген болса қосымша туралы белгіде бет саны көрсетілмейді.

Қосымша: «Жоба» бағдарламасы, 2 дана.

21 Қол

Қол – кез-келген қызметтік құжатта болатын реквизит. Бұл реквизиттің құрамына қол қоятын лауазым иесінің лауазым атауы, қолы және тегі кіреді. Мысалы,

Егер құжат бланкіге емес, ақ қағазға жазылса қол қойған лауазым иесінің лауазым атауы толық жазылады.

«Алюминий Казахстана» ААҚ директоры қолы /тегі/

Егер құжатқа бірнеше лауазым иесі қол қойса, лауазымы жоғары тұлғадан бастап қол қояды. Қолдардың арасы екі интервалмен бөлінеді.

Директор қолы /тегі/
Бас бухгалтер қолы /тегі/

22 Құжаттың келісім грифі

Реквизит КЕЛІСІЛДІ деген сөзден, құжат келісілген лауазым иесінің лауазым атауынан, ұйымның атауынан, қолынан және датадан тұрады.
Мысалы,

КЕЛІСІЛДІ

Павлодар облыстық

статистика басқармасының

бастығы

қолы /тегі/

Егер құжат алқалық органмен келісілсе ол былай жазылады:

КЕЛІСІЛДІ

С. Торайғыров атындағы

ПМУ-дың ғылыми кеңесінің

01.01.2003 жылғы №1 хаттамасы

Келісім грифі қол реквизитінің төменгі жағына немесе бөлек қағазға жазылады.

23 Бұрыштамалар

Құжат келісілген жағдайда оған келіскен лауазым иесі бұрыштама қояды. Реквизиттің құрамына лауазым иесінің лауазым атауы, қолы, дата кіреді.

Мысалы,

01.02.2003

Егер құжатқа қатысты лауазым иесінің ескертуі болса, ескерту басқа қағазға жазылады да, реквизит былай ресімделеді:

Ескертулер қоса берілді

Жалпы бөлімнің бастығы қолы /тегі/

01.02.2003

24 Мөр

Мөр – мекеменің немесе лауазым иесінің құқықтарын, ақшалай қаражатты немесе материалдық бағалылықтарды жұмсау фактілерін, құжаттарда және мемлекеттік құқықтық актілерде қарастырылған басқа жағдайларда лауазым иесінің қолын растайтын реквизит. Мөрдің белгісі құжатқа қойылғанда оның кескіні қол қоюшы лауазым иесінің лауазым атауы мен қолын қамтып қойылуы керек.

Құжаттың көшірмесін лауазым иелері ғана куәландыра алады. Құжат куәландырылғанда қол реквизитінің төменгі жағына «Расталды» деген жазу, куәландырған лауазым иесінің қолы, мөр, дата қойылады. Мысалы,

Расталды

Кадрлар бөлімінің бастығы мөр қолы /тегі/

10.05.2003

26. 
    Орындаушының тегі мен телефон нөмірі
    

Орынд. А. Арманов

тел., 00-00-00

27 Құжаттың орындалғаны мен іске жіберілген туралы белгі

Реквизитте құжаттың орындалған туралы қысқаша берілетін мәлімет немесе осы туралы құжат бар болса, оның датасы мен тіркеу нөміріне сілтеме жасалады, «Іске жіберілсін» деген сөз бен құжат сақталатын істің нөмірі көрсетіледі. Реквизитке құжатты орындаған құрылымдық бөлімшенің басшысы қолы мен датасын қояды.

28 Құжаттың мекемеге келіп түскені туралы белгі

Бұл реквизит мекемеге басқа мекемеден немесе жеке адамдардан келіп түскен құжаттың бірінші бетінің төменгі жиегіне қойылады. Реквизиттің құрамында құжатты жіберген мекеменің атауының қысқартылған түрі, құжаттың түскен датасы, тіркеу нөмірі болады.

29 Құжаттағы мәліметтердің машинада сақтауға жіберілгені туралы белгі

Реквизит құжаттың әрбір бетінің сол жақ төменгі жиегіне қойылады. Құрамында электрондық сақтаушыдағы файлдың атауы, датасы және тағы басқа іздегенде қиындықсыз тез табуға көмектесетін мәліметтер болады.
Сұрақтар мен тапсырмалар

1 Реквизит деген не?

2 Реквизит атауларын жатқа айтыңыз

3 Өзіңіз тұратын қалада жұмыс істейтін ірі-ірі кәсіпорындардың атауларын жазыңыз. Сол ұйымдар туралы анықтамалық деректерді жазыңыз.

4 Мекемедегі лауазым иесіне арналған құжатқа адресат жазыңыз.

5 Төмендегі адресаттың қатесін табыңыз:

«Роса» ААҚ-ның бас маманы

Ахметовке А.

6 Студентке жазылған мінездеме мәтінінің тақырыбын жазыңыз

7 Мәтінде атауы көрсетілмеген құжат туралы қосымша жазыңыз.

2 тарау Құжаттардың түрлері және оларды жіктеу
2.1 Құжат түрлері

Құжаттың маңызы

Қазақ тілінің сөздігінде «құжат» деген сөзге: құжат – белгілі бір жайды я фактіні сипаттап куәландыратын іс қағазы,- деген түсінік берілген.* Құжаттың тарихи, заңдылық, саяси, экономикалық мәні болуы мүмкін. Құжат мемлекеттің, қаланың, кәсіпорынның, ұйымның тарихын жазуға негіз бола алады. Сонымен бірге құжат куәландыру, дәлелдеу құралы да бола алады. Мекемелер және жеке азаматтар құжатты негізінен осы мақсатта пайдаланады. Мекемелерде құжат ақпаратпен алмасудың құралы ретінде қолданылады, еңбек құралы

және еңбектің нәтижесі де мекемелерде құжат болып табылады. Құжаттың көмегімен мемлекеттік өкіметтің басқару қызметі жүзеге асырылады. Мекемелерде, ұйымдарда және кәсіпорындарда құжат түрлі жолдармен жасалады: қолмен жазылады, машинада басылады, телефон, телефакс арқылы алынады, фото күйінде т.б. болады.

Құжаттармен жұмыс істегенде құжаттарды дұрыс құрастырудың, ресімдеудің, сақтаудың маңызы өте зор. Осы әрекеттерді жүзеге асыру барысында құжаттарды белгілі бір ережелерге сәйкес құрастыру, номенклатураны жүргізу, аса құнды құжаттарды сақтауды қамтамасыз ететін, ұйымның мұрағатын жасау мәселелері қарастырылған Қазақстан Республикасының нормативтік актілері міндетті түрде басшылыққа алынуы қажет.

Қазір құжаттарды ресімдеуде ҚР МК 1992 жылғы 30 маусымда бекіткен №562 «Қазақстан Республикасындағы барлық ұйымдық-құқықтық нысандардағы кәсіпорындар, мекемелер мен ұйымдарда құжат толтыруды басқару және құжат жүргізудің негізгі ережелері» деп аталатын қаулысы басшылыққа алынады.

Құжат түрлері

Құжаттарды мазмұны мен қызметіне қарай екі үлкен топқа бөлуге болады. Олар:

1) жеке адамдардың құжаттары;

2) қызметтік құжаттар;

Жеке адамдардың құжаттары жекелеген азаматтардың атынан құрастырылатын өмірбаян, өмірбаян-резюме, қолхат, сенімхат сияқты

_______________________________________________________

құжаттар және мекемелердің жеке азаматтарға беретін құжаттары: төлқұжат, жеке куәлік, диплом, т.б.

Қызметтік құжаттар негізінен кәсіпорындардың, мекемелердің, ұйымдардың басқару саласында қолданылатындықтан ұйымдастыру-реттеу құжаттары деп те аталады. Ұйымдастыру-реттеу құжаттарын мазмұнына қарай өз ішінде төмендегідей топтарға бөлуге болады:

- ұйымдастыру құжаттары (жарғы, ереже, ұйымдастыру мәселе-леріне қатысты бұйрықтар, лауазымдық нұсқаулықтар, “қызметкерлер құрамы туралы” ереже, штат кестесі, т.б.)

-реттеу құжаттары (бұйрық, өкім, шешім, нұсқау, қаулы, хаттама, т.б.);

-анықтамалық-ақпараттық құжаттар (қызметтік хаттар, анықтама, актілер, түсініктеме, баяндау хат, жеделхат, телефоног-рамма, факс, т.б.);

-жеке құрамның құжаттары (жеке құрамға байланысты бұйрықтар, дербес карточка, кадрларды тіркеу жөніндегі жеке іс парағы, мінездеме, еңбек келісімдері т.б.);

Құжаттар құрастырылған орнына қарай: сырттан келіп түскен және мекеменің өз ішінде құрастырылған құжаттар болып екіге бөлінеді.

Формасына қарай құжаттар мынандай үш топқа бөлінеді:

- еркін түрде құрастырылған құжаттар;

- типтік құжаттар;

- трафареттік құжаттар;

Еркін түрде негізінен жеке адамдардың құжаттары құрасты-рылады. Бұл құжаттардың мазмұны еркін түрде құрастырылғанымен, ресми стильдің ерекшеліктері мен құжаттың нақты бір түрін ресімдеу-ге қатысты талаптар сақталады.

Типтік құжат дегеніміз үлгі-мәтін болып табылатын құжаттар. Типтік құжаттар негізінен қызметі ұқсас мекемелер үшін жасалады. Көбіне типтік құжат негізінде мекеменің жарғысы, бөлімдер туралы ержелер т.б. құжаттар құрастыралады.

Трафареттік құжаттардың мәтінінің жартысы алдын-ала басылып қойылады да, қалған жартысы құжатты құрастыру барысында толтырылады. Трафареттік құжаттардың бланкі түріндегі типографиялық жолмен дайындалған мәтіндері болады.

Жасалу сатысына қарай құжаттар түпнұсқа және көшірме болып екіге бөлінеді.

Түпнұсқа – құжаттың бірінші рет жасалған нұсқасы. Көшірме – түпнұсқаның ешбір өзгеріссіз көшіріліп, белгіленген тәртіппен расталынған нұсқасы.

Көшірме өз ішінде – үзінді көшірме, төлнұсқа, телқұжат болып үшке бөлінеді.

Үзінді көшірме – құжаттың қолға берілетін бір бөлігінің көшірмесі.

Төлнұсқа – құжаттың басқа мекемеге жіберілген нұсқасының құжатты жіберуші мекемеде қалатын көшірмесі. Оған мекемедегі іс жүргізуге жауапты адам «растаймын» деген белгі мен өзінің қолын қояды. Төлнұсқа құжатты басқа жаққа жіберген мекеменің ісіне тіркеледі.

Телқұжат – құжаттың түпнұсқасымен заңдылық күші бір нұсқасы. Оны мекемелер жеке адамдарға немесе мекемелерге құжаттың түпнұсқасы жоғалған кезде «телқұжат» деген белгі соғып береді. Телқұжат тек бір-ақ рет беріледі.
Сұрақтар мен тапсырмалар

1. 
   Құжаттар мазмұны мен қызметіне қарай қандай топтарға бөлінеді?
   
2. 
   Жеке адамдардың құжаттарын атаңыз.
   
3. 
   Қызметтік немесе ұйымдастыру-реттеу құжаттары өз ішінде қандай топтарға бөлінеді?
   
4. 
   Жасалу сатысына қарай құжаттар қалай бөлінеді?
   

2.2 Жеке адамдардың құжаттары

Жеке адамдардың құжаттары жеке тұлғалардың атынан құрастырылады. Олар А4 форматты қағазға жазылып ресімделеді. Жеке адамдардың құжаттарының мәтіні еркін түрде құрастырылады және бұл құжаттар қолмен жазылады.

Өмірбаянды жеке тұлғалар жұмысқа орналасқанда, оқуға түскенде, депутаттыққа өз кандидатураларын ұсынғанда тағы басқа жағдайларда жазады. Өмірбаян еркін түрде құрастырылғанымен оның мәтінін құрастырғанда және оны ресімдегенде белгілі талаптар сақталуы қажет.

Өмірбаянның реквизиттері: құжат түрінің атауы, мәтін, дата, қол.

Өмірбаянның мәтінінде оны құрастырушы тұлғаның өмір жолы хронологиялық тәртіппен баяндалады. Мәтінде құрастырушының аты-жөні, туған жылы, айы, күні, туған жері, әке-шешесі туралы мәліметтер, еңбек жолы, отбасы жағдайы, отбасы мүшелерінің аты-жөндері мен туған жылдары, мекен-жайы көрсетіледі. Жұмысқа орналасатын азамат құпия құжаттармен жұмыс істейтін болса, өмірбаянда оның жақын туысқандары туралы мәліметтердің де берілуі талап етілуі мүмкін. Өмірбаянның мәтінінің үлгісі

2.1-қосымшада берілген.

Қазір көптеген ұйымдарда жұмысқа орналасушы адамға өмірбаянның тұтас мәтінінің орнына арнайы бланкіде өмірбаян-резюме жазу ұсынылады. Резюменің мазмұнында жұмыс беруші ұйымға қандай мәлімет керек болса, сол туралы сұралады. Резюмедегі мәліметтер керсінше тәртіппен жазылады. Резюменің үлгісі 2.2.-қосымшада берілген.

Қолхат – жеке тұлғалардың басқа тұлғалардан немесе мекемелерден бағалы зат, құжат немесе ақша алғанында жазатын құжаты. Құжат А4 форматты ақ қағазға қолмен жазылады. Қолхаттың реквизиттері:құжат түрінің атауы,мәтін, дата, қол, куәландыру белгісі, мөр, куәландырған лауазым иесінің қолы, датасы. Біреуден бағалы зат алған жағдайда қолхаттың мәтінінде заттың атауы және жақшаның ішіне заттың құны жазылады. Мекемелерден құжат алған жағдайда құжаттың атауы жазылады. Ал ақша алынса ақшаның құны цифрлармен және жақшаның ішіне сөзбен жазылады. Мәтінде сонымен бірге бағалы зат, ақша немесе құжат алған тұлғаның және оларды берген тұлғаның аты-жөндері, жеке бастарын куәландыратын құжаттарының қашан қайда берілгені, мекен жайлары жазылады. Қолхаттың үлгілері 2.3, 2.4-қосымшаларда берілген.

Сенімхат

Сенімхатты жеке тұлғалар өздерінің құқықтарын немесе міндеттерін келесі бір тұлғаға сеніп тапсырған жағдайда жазады. Сенімхаттың реквизиттері: құжат түрінің атауы, мәтін, қол, дата, куәландыру белгісі, мөр, дата.

Мәтінде тұлғаның аты-жөні, оның келесі тұлғаға қандай құқықтары мен міндеттерін сеніп тапсыратыны және не себептен сеніп тапсыратыны жазылады. Сенімхаттың үлгісі 2.5-қосымшада берілген.

Сұрақтар мен тапсырмалар

1. 
   Өзіңіздің өмірбаяныңызды жазыңыз.
   
2. 
   Жұмысқа қабылдайтын мекемеге дайындаған резюмеңізді жазыңыз.
   
3. 
   Біреуден бағалы зат алғаныңыз туралы қолхат жазыңыз.
   
4. 
   Мекемеден құжат алғаныңыз туралы қолхат жазыңыз.
   
5. 
   Келесі біреуге өзіңіздің атыңызға түскен пошта хат-хабарларын алуды сеніп тапсыратыныңыз туралы сенімхат жазыңыз.
   

3 тарау Ұйымдастыру-реттеу құжаттары
3.1 Жеке құрамның құжаттары

Жеке құрамның құжаттарының маңызы. Өтініш

Мекемелерде, кәсіпорындарда немесе ұйымдарда

жұмыскерлердің жұмысқа орналасуын, жұмыстан босатылуын, олардың басқа қызметке ауыстырылуын, оларға еңбек демалыстарының берілуін, жұмыскерлердің түрлі жағдайларға байланысты марапатталуларын немесе сөгістер жариялауды және тағы да басқа жұмыс беруші мен жұмыскердің арасында болатын қарым-қатынастарды тіркеу барысында жасалатын құжаттар жеке құрамның құжаттарының қатарын құрайды.

Жеке құрамның құжаттарының қатарына мына құжаттар жатады: еңбек кітапшасы, кадрларды тіркеу жөніндегі жеке іс парағы, дербес карточка, жеке құрамға байланысты бұйрықтар, мінездеме, еңбек келісімдері.

Бұл құжаттардың дұрыс құрастырылуы, белгіленген ережелерге сәйкес ресімделуі және сақталуы азаматтардың еңбекке, демалуға, білім алуға, зейнеткерлікке шығуға деген құқықтарының сақталуын қамтамасыз етеді. Сондықтан бұл құжаттардың жекелеген жұмыскерлердің өмірінде алатын маңызы зор.

Жеке құрамның құжаттарының кейбіреуін жұмысқа орналасқан кезде жұмыскер өз қолымен ресімдесе, кейбіреулерін кадрлар ісімен айналысатын бөлімнің қызметкерлері құрастырып ресімдейді. Бірақ құжаттардың барлығы да кадрлар ісімен айналысатын бөлімде сақталады.

Жұмысқа орналасу үшін азаматтар жазбаша өтініш жазады. Онда кәсіпорынға немесе ұйымға, мекемеге қабылдауға өтініш білдіреді, өзінің мамандығын, біліктілігін, қандай қызметке қабылдануға өтініш білдіретінін көрсетеді. Қазір жұмысқа қабылдауға өтінішпен бірге келісім де негіз болады.

Жұмысқа қабылдау туралы өтініш А4 форматты қағазға, қолмен, мекеменің бірінші басшысының атына жазылады. Өтініштің реквизиттері: адресат, құжат түрінің атауы, мәтін дата, қол. Адресатта мекеменің атауы, мекеменің бірінші басшысының аты-жөні, өтініш берушінің мекен-жайы мен аты-жөні жазылады. Өтініштің мәтінінде басы артық сөздер жазылмайды (өтінішімді қабылдауыңызды сұраймын, алдын-ала алғыс айтамын т.б.). Жұмысқа қабылдау туралы өтініш жұмысқа қабылдау туралы бұйрықты шығаруға негіз болады.

Еңбек демалысын беру туралы өтініштер ірі кәсіпорындарда трафареттік бланкілерге жазылады. Ал аса ірі емес кәсіпорындарда қолмен жазылады. Мәтінде демалыстың басталатын және аяқталатын датасы, демалыстың түрі көрсетіледі. Денсаулық жағдайына байланысты кезектен тыс еңбек демалысын немесе академиялық демалыс сұрағанда мәтінге қажетті құжаттар қоса тіркелуі қажет. Басқа қызметке ауыстыру туралы өтініш лауазым иесінің атынан жазылады. Ол өтініште қандай қызметтен қандай қызметке ауыстыруға өтініш білдіретіні көрсетіліп жазылады. Өтініштердің үлгілері 3.1-3.4-қосымшаларда берілген.

Кадрларды тіркеу жөніндегі жеке іс парағы

Кадрларды тіркеу жөніндегі іс парағын азаматтар жұмысқа орналасқанда,сайланбалы орындарға өз кандидатураларын ұсынғанда, кей жағдайда оқуға түсерде, сондай-ақ ұйымдар, мекемелер немесе кәсіпорындар талап еткен басқа жағдайларда өз қолдарымен арнайы бланкіге толтырып ресімдейді. Бұл құжаттың формасы трафареттік болады. Іс парағында көрсетілген мәліметтер тиісті құжаттармен негізделіп, еңбек кітапшасы мен өмірбаяндағы мәліметтермен сәйкес болуы керек. Құжаттың реквизиттері: құжат түрінің атауы, мәтін, дата, қол. Кадрларды тіркеу жөніндегі жеке іс парағының үлгісі

3.5-қосымшада берілген.

Жеке құрамға байланысты бұйрықтар

Бұйрықтар ұйымдастыру, реттеу мәселелеріне қатысты және жеке құрамға байланысты шығарылады. Жеке құрамға байланысты шығарылған бұйрықтар жұмыскерлерді жұмысқа қабылдау, жұмыстан босату, басқа қызметке ауыстыру, марапаттау, сөгіс жариялау, еңбек демалыстарын беру мәселелеріне қатысты ресімделеді. Бұйрықтың бұл түрі өтініштің, ұйымдастыру, реттеу мәселелеріне қатысты бұйрықтардың негізінде жасалады. Бұйрық бір жұмыскерге қатысты немесе бірнеше жұмыскерге қатысты бір қағазда ресімделуі мүмкін. Құжат А4 форматты қағазға ресімделеді, кадрлар бөлімінде сақталады.

Жеке құрамға байланысты бұйрықтардың рекизиттері: кәсіпорынның немесе мекеменің атауы, мәтіннің тақырыбы, құжаттың нөмірі, құжат түрінің атауы, дата, мәтін, қол.

Бұйрықтың мәтінінің тақырыбы мен құжат түрінің атауы грамматикалық байланыста болуы қажет болғандықтан, мәтіннің тақырыбы не туралы? деген сұраққа жауап береді. Бұйрық жыл басынан, оқу орындарында оқу жылының басынан ретпен нөмірлене-ді. Мәтін бұйрықтың мазмұнына қатысты бірнеше бөлімдерден тұрады. Міндетті түрде болатыны - негізгі бөлім. Онда қызметкердің аты-жөні, осы қызметкерге қатысты орындалуы тиісті шара, ол шараның орындалу мерзімі, тағы басқа деректер көрсетіледі. Негізгі бөлім адамның аты-жөнінен немесе жұмыскер жұмыс істейтін құрамдас бөлімшенің атауы мен оның лауазымының атауынан басталады. Бұйрықта етістік бұйрық райдың ІІІ жағында қолданылады

/-сын,-сін/ Мысалы, қабылдансын, алынсын. Келесі бөлімдерде құжаттың қандай құжат негізінде құрастырылғаны, құжатқа қатысты тұлғаның бұйрықпен танысқаны жөніндегі мәлімет болады. Бұйрыққа мәтінді құрастырған қызметкер қол қояды.

Бұйрық кадрлар бөлімінде сақталады. Жеке құрамға байланысты бұйрықтардың үлгілері 3.6-3.9-қосымшаларда берілген.

Мінездеме

Мінездемені мекеменің, ұйымның, кәсіпорынның әкімшілігі түрлі жағдайларға байланысты өзінің жұмыскеріне береді. Мінездеме А4 форматты қағазға жазылады. Құжатта жұмыскердің қызметі мен қоғамдық жұмыстарға қатысына пікір жазылып, оның моральдік және іскерлік сипатына баға беріледі.

Мінездеменің реквизиттері: мәтіннің тақырыбы, құжат түрінің атауы, дата, мәтін, қол, мөр.

Мінездеменің мәтінінің тақырыбы құжаттың атауымен грамматикалық байланыста болы керек болғандықтан кімге? деген сұраққа жауап береді. Құжаттың мәтіні логикалық тұрғыдан алғанда өзара байланысты төрт бөлімнен тұрады.

Бірінші бөлім – бұл жұмыскердің аты-жөні, туған жылы, ұлты, лауазымы, білімі көрсетілген анкеталық бөлім.

Екінші бөлім – жұмыскердің еңбек жолын баяндайтын бөлім. Бұнда оның мамандығы, кәсіпорында қай жылдан жұмыс істейтіні, қызмет бабымен өсу жолдары, кәсіптік шеберлігінің деңгейі, жетістіктері, кемшіліктері тағы басқа қажетті мәліметтер болады.

Үшінші бөлім – жұмыскердің моральдік-психологиялық және іскерлік сипатына баға берілетін бөлім. Бұнда жұмыскердің жұмысқа деген қарым-қатынасы, өзбетінше кәсіптік деңгейін көтеруі, тұрмыста өзін-өзі ұстауы, қоғамдық тапсырмаларға қарым-қатынасы жайлы баяндалады.

Төртінші бөлім – қортынды бөлім. Бұл бөлімде мінездеменің берілу себебі немесе қандай мекемеге берілгені нақты жазылады.

Мінездеменің мәтіні 3-жақтан баяндалады.

Құжатқа мекеменің бірінші басшысы қол қояды. Мінездеменің үлгісі 3.10-қосымшада берілген.

Еңбек келісімі

Еңбек келісімі– жеке тұлғалардың және заңды тұлғалардың азаматтық құқықтары мен міндеттерін белгілеуді, өзгертуді, тоқтатуды реттейтін ресми құжат.

Еңбек келісімі жазбаша түрде жасалады. Құжатта мәміленің мазмұны толық көрсетіледі. Оған тараптар немесе тараптардың өкілеттілігі берілген адамдар қол қояды. Құжатты қажет жағдайда нотариус куәландырады. Жеке құрамның құжаттарына қатысы бар келісімдер: жеке еңбек келісімдері, ұжымдық еңбек келісімдері.

Жеке еңбек келісімі–жұмыс беруші мен жұмысты атқарушының арасындағы еңбек қатынасын реттейтін ресми құжат. Ол 10.12.99 жылы қабылданған №493-1 Қазақстан Республикасының «Еңбек туралы» Заңының 9-бабына және іс жүргізудің ережелеріне сәйкес жасалады.

Ұжымдық еңбек келісімі жұмыскерлер тобы мен жұмыс берушінің арасындағы еңбек қатынасын реттейтін ресми құжат. Ол 10.12.99 жылы қабылданған №493-1 Қазақстан Республикасы «Еңбек туралы» Заңының 32-35-баптарына сәйкес жасалады. Еңбек келісімінің үлгісі 3.11-қосымшада берілген.
Сұрақтар мен тапсырмалар

1. 
   Өзіңіздің болашақ мамандығыңызға сәйкес жұмысқа қабылдау туралы өтініш жазыңыз.
   
2. 
   Оқу орнының бірінші басшысының атына академиялық демалыс сұрап немесе басқа оқу орнына ауыстыруға рұқсат сұрап өтініш жазыңыз.
   
3. 
   Кез-келген мекеменің бірінші басшысының атына кезектен тыс еңбек демалысын сұрап, себебін көрсетіп өтініш жазыңыз.
   
4. 
   Кадрларды тіркеу жөніндегі жеке іс парағын толтырыңыз.
   
5. 
   Өз мамандығыңызға сәйкес жұмысқа қабылдау туралы жазған өтінішіңіздің негізінде бұйрық жазыңыз.
   
6. 
   Кезектен тыс еңбек демалысын беру туралы өтініш негізінде бұйрық жазыңыз
   
7. 
   Өз мамандығыңыз бойынша мекемеде бірнеше жыл жұмыс істейтін маманға мінездеме жазыңыз. Мінездеме қызметкерді қызмет бабымен өсіру үшін жазылсын.
   

3.2 Анықтамалық-ақпараттық құжаттар

Анықтамалық-ақпараттық құжаттардың маңызы. Анықтама

Анықтамалық- ақпараттық құжаттардың қатарын мекемеден басқа мекемелерге жіберілетін, мекемеге басқа мекемелерден немесе жеке тұлғалардан түсетін құжаттар құрайды. Ақпараттық-анықтамалық құжаттарда реттеу құжаттарын қабылдауға негіз болатын, мекемедегі істердің жағдайлары жөніндегі ақпараттар болады. Анықтамалық-ақпараттық құжаттардың қатарын мынандай құжаттар құрайды:

Анықтама

Баяндау хат

Түсініктеме

Акті

Хабарландыру

Жеделхат

Телефонхат

Факс

Шолу

Қызметтік хаттар

Анықтама – белгілі бір фактіні немесе оқиғаны сипаттайтын және оның болғанын растайтын құжат. Анықтамаларды мазмұнына қарай екі топқа бөлуге болады. Бірінші топқа фактілер мен оқиғалар туралы ақпарат баяндалатын анықтамаларды жатқызуға болады. Екінші топтағы анықтамалар жекелеген азаматтар мен мекемелерге қажет жағдайларда белгілі бір заңды фактілерді растау үшін беріледі.

Фактілер мен оқиғалар туралы ақпарат баяндалатын анықтамалар жоғары тұрған мекемелердің ресми түрде сұрау салуына немесе талап етуіне байланысты нақты бір жағдайлар жайлы баяндалып жазылады.

Екінші топтағы анықтамалар мекемелерде күнделікті құрастырылып беріліп жатады. Бұл анықтамалар жеке азаматтардың тұратын жерлерін, жұмыс істейтін, оқу оқитын орындарын, отбасы құрамын растау үшін жазылады. Анықтамалардың берілетін жағдайлары бір-біріне ұқсайтын болғандықтан құжаттың трафареттік бланкілері қолданылады. Құжаттың мәтіні бланкілерде көбіне екі тілде (қазақ, орыс, тілдерінде) қатар жазылады. Қазақ тіліндегі мәтін азаматтың атау септігіндегі аты-жөнінен басталады да, осыдан кейін құжаттың растайтын ақпараты жазылады. Соңына анықтаманың қандай мекемеге көрсету үшін берілгені көрсетіледі. Көп жағдайда бұл бөлікте мекеменің атауы нақты көрсетілмейді де, орнына «Анықтама талап етуші орынға көрсету үшін берілді» деп жазылады. Анықтама мәтінінде «осы анықтама», «растайды» деген сияқты басы артық сөздердің болғаны дұрыс емес. Анықтама құжатының реквизиттері: министрліктің атауы, ұйымның атауы, құжаттың нөмірі, құжат түрінің атауы дата, мәтін, қол, мөр. Анықтаманың мәтіні 3.12, 3.13-қосымшаларда берілген.

Баяндау хат

Баяндау хат – мекеменің немесе жоғары тұрған орындардың басшыларының атына жазылатын құжат. Баяндау хатта мекемеде қалыптасқан жағдай, болған оқиға немесе факті, атқарылған жұмыс туралы баяндалады, құрастырушының ұсыныстары мен қортындылары т.б. жазылады. Құрастырушының бастамасымен жазылған баяндау хат мекеменің басшылығының нақты шешім қабылдауын қажет етеді. Баяндау хаттың мәтіні екі бөлімнен тұрады. Бірінші бөлімде орын алған оқиға, қалыптасқан жағдай, атқарылған жұмыс туралы баяндалса, екінші бөлімде жоғарыда көрсетілген жағдайларға байланысты жасалатын ұсыныс, жасалатын қортынды, т.б. жазылады.

Баяндау хаттың реквизиттері: адресат, құжат түрінің атауы, дата, мәтін, қол. Құжат басқа мекемелерге жіберу үшін дайындалса арнайы бланкіге жазылып, мекеменің мөрі қойылады. Баяндау хаттың үлгілері 3.14,3.15-қосымшаларда берілген.

Түсініктеме

Түсініктеме – негізгі құжаттың жекелеген ережелерінің мазмұнын түсіндіретін немесе белгілі бір фактінің, оқиғаның, әрекеттің себебі баяндалатын құжат.

Егер түсініктеме негізгі құжатқа байланысты жазылса (есеп, жоспар), ол мекеменің жалпы бланкісіне ресімделеді. Ал түсініктеме белгілі бір фактіге, орын алған оқиғаға, мекемеде қалыптасқан жағдайға байланысты болса, құжатта болған жағдайдың себебі бұлтартпас дәлелмен берілуі қажет.

Құжаттың реквизиттері: адресат, құжат түрінің атауы, дата, мәтін, қол. Түсініктеменің үлгілері 3.16, 3.17-қосымшаларда берілген.

Хабарландыру

Хабарландыруда мекемеде, ұйымда, кәсіпорында болатын мерекелік шара, жиналыс, мәжіліс, кездесу туралы хабарланады, мекемедегі бос орынға конкурс жарияланады. Хабарландырудың мәтіні қысқа, түсінікті болып құрастырылуы қажет. Мәтінде болатын шараның датасы, уақыты, нендей шара екені, қажет болса неге қатысты өтетіні және өтетін орны, мәжіліс, жиналыс туралы хабарланса күн тәртібі, мерекелік мәдени шаралар туралы болса олардың бағдарламалары көрсетіледі. Хабарландырудың үлгілері

3.18-3.20-қосымшаларда берілген.

Сұрақтар мен тапсырмалар

1. 
   Мекеме басшысының атына орындалған жұмыс туралы баяндама жазыңыз.
   
2. 
   Мекемеде бір қызметкердің немесе бір бөлімнің атқармаған жұмысы туралы хабарлайтын баяндау хат жазыңыз.
   
3. 
   Мекеменің хатшы-референтінің атынан бірінші басшының
   

атына жұмыскер Н.А.Омаровтың мекемеге басқа мекемеден бір ай бұрын келіп түскен хатты жоғалтқаны туралы баяндау хат жазыңыз.

4. 
   Мекеменің бастығының бұйрығының мезгілінде орындалмауының себебі көрсетілген баяндау хат жазыңыз. Мәтінде қолданылатын деректерді өздеріңіз ойлап табыңыз.
   
5. 
   Жұмысқа, оқуға кешігіп келуіңіздің себебі көрсетілген түсініктеме жазыңыз. Түсініктеменің мәтінінде кешігіп келген күніңіз, уақыты және себебі көрсетілсін.
   
6. 
   Атқарылған жұмыстардың тоқсандық есебін мерзімінде тапсырмауыңыздың себебі көрсетілген түсініктеме жазыңыз.
   
7. 
   Мекемеде болатын жиналыс, конференция туралы хабарландыру жазыңыз.
   
8. 
   Мекемеде болатын мерекелік шара туралы хабарландыру жазыңыз.
   
9. 
   Мекемелердің бос орындарға жариялаған байқауы туралы хабарландыру мәтінін баспасөз құралдарынан тауып оқыңыз.
   

3.3 Қызметтік хаттар

Қызметтік хаттарды ресімдеудің ережелері

Қызметтік хаттар ұйымдардың басқа ұйымдармен, жеке адамдармен байланысуының құралы. Қызмет бабымен жазылатын хаттар түрлі жағдайларға байланысты жазылады. Ұйымдар байланыстың қазіргі заман талабына сай құралдарын, атап айтқанда телефонды, факсті, модемдік байланысты т.б.пайдаланса да, қызметтік хаттардың мәні ерекше болып қала бермек. Қызметтік хаттардың көмегімен басқа ұйымдармен және жеке тұлғалармен келіссөздер, ұсыныстар, өтініштер жасалады. Қызметтік хаттар тек ресми байланыс үшін қолданылады және ұжым мүшелері атынан, ұжымның мүддесі үшін жазылады. Хаттың мәтіні алушының тез қабылдауына ыңғайланып қысқа, түсінікті етіп жазылады. Мамандар қызметтік хаттың мәтіні бір беттен аспағаны жөн деп санайды. Хат мәтінін ресмилікті сақтай отырып, өтіну, ұсыну мәнінде құрастыру үшін дайын қалпында қолданылатын сөздер мен сөз тіркестері пайдаланылады. Хат мәтінінде қолданылатын сөздер тура мағнасында қолданылады. Хатта күмәнді, анықталмаған деректер туралы сөз қозғауға болмайды. Сөйлемдер қысқа болып құрастырылады. Қызметтік хаттар арнайы бланкілерге жазылады. Республиканың ішіндегі адресатқа жіберілетін хаттар қазақ, орыс тілдерінде екі бөлек ресімделеді. Реквизиттер бланкінің бұрышына немесе ортасына орналастырылады. Хаттың реквизиттері:

1. 
   ҚР Мемлекеттік гербі
   
2. 
   ұйымның атауы
   
3. 
   ұйым туралы ақпараттық деректер
   
4. 
   құжаттың датасы
   
5. 
   құжаттың тіркеу нөмірі
   
6. 
   түскен құжаттың тіркеу нөмірі мен датасына сілтеме
   
7. 
   адресат
   
8. 
   мәтін
   
9. 
   қол
   

10) орындаушының тегі мен телефон нөміріне сілтеме

Қызметтік хаттардың ішінде кепіл хатта ғана құжат түрінің атауы көрсетіледі.

Өтініш хат

Хаттың бұл түрі ұйымның атынан өтініш білдіргенде жазылады. Хат мәтінінің бірінші бөлімінде өтініштің себебі өте қысқа және ресми түрде жазылады. Хатта адресатқа өтінішті қабылдағаны үшін алдын-ала ризашылық білдіру қажет. Хатта І жақтан өтінемін, І жақ көпше түрде өтінеміз, ІІІ жақ көпше түрде өтінеді ( мысалы, ардагерлер алқасы өтінеді) деген етістіктер қолданылады.

Жауап хат

Жауап хаттың мәтіні төмендегі жүйеде құрастырылады: жауап жазуға негіз болған өтініш, (қажет болған жағдайда) өтінішке қайтарылатын жауаптың себебі, өтінішке қайтарылатын жауап. Өтініш қабылданбаған жағдайда мәтінде «өкінішке орай сіздердің тараптарыңыздан жасалған ... туралы өтініштеріңізді қабылдай алмаймыз» немесе «орындауға мүмкіншілігіміз жоқ» деген сияқты тіркестерді қолдану өтінішке үзілді-кесілді жауап бермеуге мүмкіндік береді.

Ақпараттық хат

Ақпараттық хатта басқа мекеме қызметкерлеріне немесе мүдделі жеке тұлғаларға болатын оқиға, шара туралы хабарланады. Хат мәтінінде І жақтан «хабарлаймын» немесе І жақ көпше түрде «хабарлаймыз» деген етістіктер қолданылады. Хатқа хатшы немесе референт қол қоюы мүмкін. Ақпараттық хаттар арқылы ұйымда өткізілетін шаралар кәсіпорынның шығаратын өнімдері насихатталуы да жиі кездеседі.

Ескерту хат

Ескерту хат телефонмен сөйлесуге немесе кездесіп қаралатын мәселе жөнінде келісуге мүмкіндік болмаған жағдайда жазылады. Хат мәтінінде іске асырылуы тиіс әрекет жайлы ескеріледі және сол әрекет іске асырылмаған жағдайда қолданылатын шаралар көрсетіледі. Хат мәтінде «ескертеміз», «бұған дейін ескерткенбіз», «... шара қолдануға мәжбүр боламыз» деген тіркестер жиі қолданылады.

Шақыру хат

Шақыру хат бір адамға немесе ұжымға арналып жазылуы мүмкін. Хат мәтінінде «шақырамыз», «қатысуыңызды өтінеміз» деген сөздер мен сөз тіркестері қолданылуы мүмкін. Қызметтік хаттардың үлгілері 3.21-24- қосымшаларда берілген.

Сұрақтар мен тапсырмалар

1. 
   Кәсіпорынның жеке және мемлекеттік кәсіпорындарға келісімді ақыға персоналдық компьютер сататыны туралы ақпараттық хат жазыңыз.
   
2. 
   Келесі кәсіпорынның басшылығының атына кәсіпорынның шығаратын өнімі туралы толық мәлімет сұрап өтініш-хат жазыңыз.
   
3. 
   Мекеменің атынан жеке тұлғаға белгілі бір жағдайға байланысты ескерту-хат жазыңыз.
   

3.4 Реттеу құжаттары

Хаттама

Ұйымдардың, мекемелердің, кәсіпорындардың атқару-реттеу ісіне қатысты қызметінің бір түрі - басқарудың маңызды мәселелерін шешуге қажетті реттеу құжаттарын шығару. Қазіргі заңдармен байланысты басқару органдары мынандай құжаттар шығарады: ұйымдардың, мекемелердің, кәсіпорындардың әкімшіліктері - бұйрықтар, нұсқаулар және нұсқаулықтар, жеке кәсіпорындар – шешімдер, қоғамдық ұйымдар – қаулы, өкім және осы аталған барлық ұйымдарда хаттама жазылады. Бұл құжаттардың тілдік құрылымы бір-біріне ұқсас келеді.

Хаттама – алқалық органдардың мәжілістерінде, отырыстарын-да, жиналыстарында, конференцияларында қаралатын мәселелердің талқылану және шешім қабылдау барысын тіркейтін құжат. Хаттама мәжілістің үстінде жазылады, А4 форматты қағазға ресімделеді. Хаттаманың реквизиттері: Қазақстан Республикасының Мемлекеттік гербі, министрліктің, ұйымның, құрамдас бөлімнің атаулары, мәтіннің тақырыбы, құжаттың нөмірі, құжат түрінің атауы, мәжілістің датасы, мәжілістің өткізілген орны, мәтін, қол.

Хаттаманың мәтінінің тақырыбында алқалық органның түрі /жиналыс, мәжіліс, конфереция/, алқалық органның ілік септігіндегі атауы көрсетіледі. Мысалы, комиссияның жиналысының, ғылыми кеңестің мәжілісінің т.б.

Хаттамаға мәжілістің өткен күні датасы ретінде қойылады. Егер мәжіліс бірнеше күнге созылса, мәжілістің болған күндері сызықша арқылы жазылады. Мысалы, 12 - 15.12.2003

Хаттаманың нөмірі ретінде алқалық органның жыл басынан бергі рет саны қойылады. Ал оқу орындарында оқу жылының басынан бергі рет саны қойылады.

Хаттаманың мәтінінде мәжілістің өткізілген орны ретінде қаланың атауы жазылады.

Хаттаманың мәтіні екі бөлімнен тұрады. Бірінші бөлімде жиналыстың төрағасы мен хатшысының аты-жөндері, қатысқандардың тізімі және күн тәртібіндегі мәселелер жазылады. Екінші бөлімде жиналыстың өту барысы тіркеледі.

Жиналысқа қатысқандардың тізімі әліпби тәртібімен жазылады.

Қатысқандыр саны оннан көп болса немесе үлкен жиындарда қатысқан адамдардың тізімі хаттамаға жазылмай, оған қоса беріледі, ал мәтінде қатысқандардың саны ғана көрсетіледі. Жиынға арнайы шақырылғандар болса олардың лауазымдары мен атақтар-дәрежелері хаттамаға жазылады.

Күн тәртібінде жиында қаралатын мәселелердің әрқайсы бөлек сұрақ болып не туралы? немесе не жөнінде? не жайында? деген сұрақтардың біріне жауап беріп жазылады.

Хаттаманың негізгі мәтініндегі әрбір пунктіде: «тыңдалды», «сөйлегендер», «қабылданған қаулы» деген бөлімдер болуы мүмкін. Бұл сөздер хаттаманың мәтіні машинаға басылса бас әріптермен, ал қолмен жазылса бас әріптерден басталып жазылады. Әр пункті «тыңдалды» деген сөзден басталады. Осы сөздің алдына пунктінің күн тәртібіндегі нөмірі жазылады. Тыңдалған адамның аты-жөні келесі жолға азат жолдан бастап жазылады. Баяндаманың дайын мәтіні болса, хаттамаға баяндаманың тіркелгенін ғана жазуға болады.

Хаттаманың негізгі бөлімі ІІІ жақтан баяндалады.

Алқалық органдардың хаттамада қабылдаған шешімдері атқарушыларға шешім, қаулы, бұйрық сияқты жеке құжат түрінде жеткізіледі. Хаттаманың үлгісі 3.25-қосымшада берілген.

Қаулы

Қаулы – алқалық тұрғыдан басқарылатын органдардың алдарында тұратын кейбір мәселелерді шешу мақсатында шығаратын құқықтық актілері. Қаулының үлгісі 3.26-қосымшада берілген.

Сұрақтар мен тапсырмалар

1. 
   Құрылыс материалдарын шығарумен айналысатын «Құрылыс» ЖШС-ның жұмыскерлерінің тұрғын үй салуға қажет материалдар шығару туралы болған жалпы жиналысының хаттамасын жазыңыз.
   
2. 
   Өз мамандығыңызға сәйкес, мекеменің бірінші басшысының бір жылда атқарылған жұмыстарының есебі талқыланған хаттама жазыңыз.
   
3. 
   Қаулының мәтінін оқып, орыс тіліне аударыңыз. 3.26-қосымшада берілген қаулының мәтінінен кез-келген қаулының мәтінінде болатын немесе жиі кездесетін сөздер мен сөз тіркестерін тауып, көшіріп жазыңыз.
   

3.5 Ұйымдастыру құжаттары

Жарғы

Барлық мемлекеттік және жеке меншіктегі кәсіпорындар, қоғамдық бірлестіктер жарғы негізінде жұмыс істейді.

Жарғы - ұйымдардың, мекемелердің, қоғамдардың қызметін, олардың басқа ұйымдармен, азаматтармен қарым-қатынасын, мемлекеттік немесе шаруашылық қызметінің белгілі бір саласындағы құқықтары мен міндеттерін реттейтін ережелер жинағы.

Мемлекеттік кәсіпорындар мен мекемелердің жарғысы олардың жоғары органдарында ( министрліктерде немесе ведомстваларда) бекітіледі.

Жарғының реквизиттері: министрліктің атауы, ұйымның атауы, құжат түрінің атауы, тіркеу нөмірі, дата, ќ±жаттыњ басылған орны, бекіту грифі. Құжат мәтінінде жалпы ережелер, негізгі функциялар, ұйымның құқықтары мен міндеттері, басшылығы, қарым-қатынастар мен байланыстар, өндірістік-шаруашылық, коммерциялық қызметі, мүлік пен қаржы, бақылау, тексеру, қайта құру мен жою мәселелеріне қатысты бөлімдер қамтылады. Меншік түріне қарай (жауапкершілігі шектеулі серіктестік, ашық немесе жабық акционерлік қоғам т.б.) мәтіннің бөлімдері өзгеріп, алынып немесе қосылып отырады. Мысалы, акциялар мен бағалы қағаздар, пайданы бөлу, қор құру т.б. Жарғының үлгісі 3.27-қосымшада берілген.

жүктеу 369 Kb.

Достарыңызбен бөлісу: