«Қызмет бабында пайдалану үшін» грифі бар құжаттармен жұмыс

122. «ҚПҮ» грифі бар құжаттарға шектеулі түрде таратылатын құпия емес мәліметтерді қамтитын және ашық баспасөзде жариялауға, радио, телевизия, электронды бұқаралық ақпарат құралдарында таратуға тыйым салынған материалдар жатады.

123. Министрлікке түсетін «ҚПҮ» құжаттарын Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі қабылдайды, ЭҚАБЖД-да тіркейді және арнайы журналға есепке алады.

124. Шектеулі түрде таратылатын мәліметтерді қамтитын құжаттарды дайындаған және ресімдеген кезде құжаттың бірінші парағының оң жағының жоғары бұрышында «ҚПҮ» грифі және дананың нөмірі қойылады. «ҚПҮ» грифін қою қажеттігін құжатқа қол қоятын басшы айқындайды.

125. Егер құжатта қамтылған мәліметтер Министрліктің бұйрығымен бекітілген арнайы тізбеге енгізілмесе, Министрліктің және құрылымдық бөлімшелердің басшылары құжаттан «ҚПҮ» грифін алып тастауға құқылы.

126. «ҚПҮ» және «Құпия» грифі бар құжаттарды көбейту техникасында көбейту құрылымдық бөлімше басшыларының, сондай-ақ Құжаттамалық қамтамасыз ету басқармасы басшысының жазбаша рұқсатымен тек Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметінде жүргізіледі.

Көбейтілген құжаттарды есепке алу дана бойынша жүзеге асырылады. Орындаушыларға «ҚПҮ» грифі бар құжаттардың мазмұнымен оларға қатысы жоқ адамдарды таныстыруға, сондай-ақ Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметіне мәлімдемей, құжаттарды жоюға тыйым салынады.

«ҚПҮ» құжаттарын ведомстволық мұрағатқа сақтауға бергенге дейін оларды Министрліктің құрылымдық бөлімшелеріндегі темір шкафтарда және сейфтерде сақтау керек. «ҚПҮ» грифі бар құжаттардың сақталуына жауапты орындаушы жауапкершілікте болады.

127. «ҚПҮ» грифі бар құжаттарды тапсырмас бұрын оларға жөнелтуге даналар нөмірлері қойылады. Мұндай құжаттарды бірнеше мекенжайларға жіберген кезде құжатпен бірге жіберілетін даналардың нөмірлері бар, құжатты әзірлеген құрылымдық бөлімшенің басшысы қол қойған мынадай үлгіде жіберу нұсқамалары беріледі:

«ҚПҮ», ҚР ҰЭМ-нің қызметтік ақпарат тізбесінің «___» тармағы, тіркеу № ___

Басылды: ____ дана

№ ____дана ________________ мекенжайға

№ ____дана ________________іске

Файл жойылды.

Орынд., Тел.

Күні»

129. «ҚПҮ» және «Құпия» грифі бар құжаттарды басқа ұйымдарға жіберу тапсырысты жөнелтілім арқылы жүзеге асырылады немесе оларды Министрліктің қызметкерлері өзі жеткізеді. Жоғарыда көрсетілген грифі бар құжаттарды факсимильді байланыспен және электрондық почтамен жіберуге жол берілмейді.

130. «ҚПҮ» грифі бар құжаттарды жіберген кезде құжаттар қатты қағаздан жасалған конвертке салынуы немесе қапталуы керек. Ашық жері бар конверттермен жіберуге рұқсат етілмейді

10. Бұйрықтарды дайындау мен рәсімдеу тәртібі
131. Бұйрықтардың жобаларына және олардың қосымшаларына орындаушы және жобаны енгізген бөлімше басшысы, жобада міндеттер мен тапсырмалар көзделген бөлімшелердің басшылары, сондай-ақ БҚҚ қызметі мен заң қызметінің басшылары, міндеттерінің тағайындалуына байланысты ұйым басшысының орынбасары бұрыштама қояды.

Бұйрықтар күнтізбелік жыл шегінде реттік нөмірмен нөмірленеді. Негізгі қызмет бойынша, жеке құрам бойынша бұйрықтар тиісті журналдарда (деректер базасында) жеке тіркеледі. Жеке құрам бойынша бұйрықтардың реттік нөміріне сызықша арқылы «ж/қ» немесе «і» литерлері қосылады.

Айқындаушы (кіріспе) бөлікте бұйрықты шығаруға негіз болған мақсаттар мен міндеттер, фактілер мен оқиғалар баяндалады. Егер бұйрық басқа құжаттың негізінде шығарылса, онда айқындаушы бөлікте аталған құжаттың ілік септігіндегі атауы, оның авторы, күні, нөмірі мен тақырыбы көрсетіледі. Әділет органдарында тіркелген нормативтік құқықтық актіге сілтеме жасалған кезде оның Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде тіркелген нөмірі қосымша көрсетіледі.

Өкімдік бөлік әрбір іс-қимылды орындаушыны және орындалу мерзімін көрсете отырып, тапсырылатын іс-қимылдарды санамалап келтіруді қамтуы тиіс. Өкімдік бөлік тармақтарға, тармақшаларға және абзацтарға бөлінуі мүмкін.

133. Қызметкерлерді кадр мәселелері жөніндегі бұйрықтармен таныстыру «құжатты келіскендігі туралы белгі» деген деректемеден төмен немесе бұйрықтың сыртқы бетінде қойылатын қызметкердің қолымен расталады.

Егер бұйрыққа қол қойған тұлғаның қолы бланкіде орналасса, онда ол тұлғаның лауазымының толық атауы көрсетілмейді.

Бірлескен бұйрықтарда бірлесіп қол қойған тұлғалардың лауазымдарының атаулары толық жазылады.

11. Құжаттарды сақтау және пайдалану қағидаларын сақтау
134. Құжаттармен жұмыс істеген кезде Министрліктің қызметкерлері:

мемлекеттік және қызметтік құпияны қатаң сақтауға;

қызметтік құжаттардың сақталуын қамтамасыз етуге;

көбейтілетін даналардың тираждарын барынша шектеуге;

құжаттарды сейфтерде, құлыптанатын шкафтар мен үстелдерде сақтауға;

жұмыс орнында бөгде адамдардың қызметтік үй-жайларға санкцияланбаған қолжетімділік мүмкіндігін, олардың компьютерлерді, көбейту аппаратурасын, телефондарды, фирмалық бланкілерді пайдалануын болдырмайтын шарттар мен тәртіпті қамтамасыз етуге міндетті.

135. Министрлікке түсетін және әзірленетін қызметтік құжаттарды осы мәселелер тобына жетекшілік ететін Бірінші вице-министрдің, вице-министрлердің немесе жауапты хатшының рұқсатынсыз Министрліктің қызметкері болып табылмайтын адамдарға беруге қатаң тыйым салынады.

136. Құжаттар мен қызметтік ақпараттың сақталуы үшін Министрліктің құрылымдық бөлімшелерінің басшылары, осы бөлімшеде іс жүргізу инспекторы және құжаттарды тікелей орындаушылар жауапты болады.

138. Министрліктің Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген, Министрліктің қазақ және орыс тілдеріндегі толық атауы, заңды мекенжайы, байланыс телефоны (факсі) және ресми электрондық мекенжайы көрсетілген фирмалық хаттар бланкілері мен бұйрық бланкілері (7, 9-қосымшалар), сондай-ақ Қазақстан Республикасының Елтаңбасы бейнеленген, Министрліктің қазақ және ағылшын тілдеріндегі толық атауы, заңды мекенжайы, байланыс телефоны (факсі) және ресми электрондық мекенжайы көрсетілген фирмалық бланкілері (8-қосымша) болады.

139. Хаттардың фирмалық бланкілері Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметінің, ал бұйрықтар мен іссапар куәліктерінің бланкілері – кадр қызметінің тапсырысы бойынша типографиялық тәсілмен әзірленеді.

Фирмалық бланкілер типографиялық тәсілмен нөмірленеді.

Бланкілер Министрліктің бұйрығымен тағайындалатын жауапты адамның арнайы журналда міндетті түрде есепке алынып, мөрленетін темір сейфтерінде сақталады. Толтырылмаған бланкілерді жедел полиграфиялық құралдар арқылы көбейтуге немесе көшіруге рұқсат етілмейді.

140. Министрліктің мөрлерін, мөртабандарын, фирмалық бланкілері мен бұйрықтар бланкілерін есепке алуды және беруді арнайы журналдарда (10 және 11-қосымшалар) сақтауға жауапты тұлғалар жүзеге асырады. Журналдардың парақтары нөмірленеді, тігіледі және мөрленеді.

Хаттар бланкілерін есепке алу және беру журналы Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметінде, бұйрықтар бланкілерін есепке алу және беру журналы – кадр қызметінде, Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөрлер мен мөртабандарды есепке алу және беру журналы және арнайы мөрқалып бояулары – мемлекеттік құпияларды сақтау секторында сақталады.

141. Хаттардың фирмалық бланкілері мен бұйрықтар бланкілерін алған Министрліктің құрылымдық бөлімшелерінің жауапты қызметкерлері ай сайын есепті кезеңнен кейінгі айдың 2-не дейін Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі мен кадр қызметіне фирмалық бланкілер мен бұйрықтар бланкілерін есепке алу бойынша тиісінше есептер береді (12-қосымша).

142. Пайдаланылмаған бланкілерді, мөрлер мен мөртабандарды басқа лауазымды адамға тапсыру қабылдау-тапсыру актісімен ресімделеді (13-қосымша).

143. Таратуға арналған Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген толтырылған бланкілердің көшірмелеріне дананың нөмірі және Министрліктің мөрі қойылады.

144. Мөрлер мен мөртабандарды жоюды актіні жасаумен (14-қосымша) және журналда тиісті белгілер қою арқылы Министрліктің бұйрығымен құрылатын комиссия жүргізеді.

145. Бүлінген фирмалық бланкілер мен бұйрықтар бланкілерін құрылымдық бөлімшелерде іс жүргізуге жауапты мамандар актілейді және актімен бірге жою үшін Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметіне немесе кадр қызметіне тапсырады (15-қосымша).

146. Бүлінген фирмалық бланкілер мен бұйрықтар бланкілерін жоюды Министрліктің бұйрығымен құрылатын комиссия актіні жасай отырып (16-қосымша) және журналға тиісті белгілер қоюмен жүзеге асырады.

147. Министрлік қайта құрылған немесе таратылған кезде пайдаланылмаған мөрлер мен мөртабандарды, фирмалық бланкілер мен бұйрықтар бланкілерін жою Министрлік немесе тарату комиссиясының төрағасы бекіткен 14,16,17-қосымшалардың нысандары бойынша актілер жасай отырып және есепке алу мен берудің тиісті журналдарына белгілер қою арқылы жүргізіледі.

148. Баспа-бланк өнімдерінің даналарын, мөрлер, мөртабандардың болуын тексеруді кем дегенде жылына бір рет Министрліктің бұйрығымен құрылатын комиссия жүргізеді. Тексерулердің нәтижелері туралы белгілер нысандарды есепке алу және беру журналдарына қойылады. Бұзушылықтар анықталған жағдайда комиссия қызметтік тексеру жүргізеді, тексерудің нәтижелері актімен ресімделеді және Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес шаралар қабылдау үшін басшылыққа жіберіледі.

Бланкілерге жауапты тұлға жылдың соңында қорғауға жататын баспа-бланк өнімдері даналарының, мөрлер мен мөртабандардың болуын тексеру кестесін құрайды.

Фирмалық бланкілерді пайдалану бойынша есеп тексеру қорытындылары бойынша Жауапты хатшыға тапсырылады.

149. Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөрлер (мөртабандар) жоғалған кезде іздестіру бойынша барлық қажетті шаралар қабылданады, іздестірудің теріс нәтижесі болған жағдайда Министрлік бекітетін еркін нысандағы акт жасалады.

Бұл жағдайда құжаттарды беретін қызметкер екі данада қызметтік істерді қабылдау-тапсыру туралы акт жасайды, мұнда берілетін құжаттар көрсетіледі, беретін күнге аяқталмаған мәселелердің орындалу жай-күйі сипатталады (18-қосымша).

Қызметкерде құжаттар болмаған жағдайда оның тікелей басшысы актіге тиісті жазба жасайды. Беретін және қабылдайтын қызметкерлер актінің екі данасына да қол қояды, танысу үшін мұрағатқа жауапты қызметкер мен Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметінің бастығына береді және оларды құрылымдық бөлімшенің басшысы бекітеді. Бір данасы кету парағымен бірге Министрліктің кадр қызметіне беріледі, ал басқа данасы Министрліктің құрылымдық бөлімшесінің іс жүргізуге жауапты маманында қалады.

Акт негізінде аталған құрылымдық бөлімшенің іс жүргізуге жауапты маманы тіркеу-бақылау карточкаларына орындаушының өзгеруі туралы белгі қояды.

151. Қызметкер демалысқа кеткен кезде немесе іссапарға шыққан кезде оның орындауында жатқан құжаттар аталған құрылымдық бөлімшенің тікелей басшысының нұсқауы бойынша басқа қызметкерге беріледі.

Министрлік құрылымдық бөлімшесінің іс жүргізуге жауапты маманы тіркеу-бақылау карточкаларына және есепке алу журналына тиісті өзгерістерді енгізеді. Егер қызметкер қайтып келгеннен кейін құжаттар орындалмай қалған болса, онда олар карточкалар мен есепке алу журналдарына тиісті белгі қойыла отырып, қайтадан өзіне беріледі. Демалысқа кеткен немесе іссапарға жіберілген қызметкерді алмастырған қызметкер оған берілген құжаттардың орындалу мерзімдерін бұзса, белгіленген тәртіппен жауапты болады.

152. Құжаттарды бір құрылымдық бөлімшеден екіншісіне беру келесідей жүзеге асырылуы тиіс:

Министрлік басшылығының қарары болмаған жағдайда – құрылымдық бөлімшелер басшыларының (олардың орынбасарларының) уағдаластығы бойынша, бұл ретте құжатқа құжатты беретін құрылымдық бөлімше басшысының (оның орынбасарының) құжатты қабылдайтын құрылымдық бөлімшенің басшысымен (оның орынбасарымен) келісілген (бұрыштама қойылған) тиісті жазбахаты қоса беріледі, ол қайта белгі қою және осы құжатты қабылдайтын құрылымдық бөлімшеге жіберу үшін онымен бірге Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметіне жолданады;

құжатқа Министрлік басшылығының Министрліктің бір құрылымдық бөлімшесінің атына тапсырмасы бар қарары болған жағдайда, мұндай құжаттарды басқа бөлімшеге орындауға беру тек Басшылықтың жазбаша нұсқауының негізінде Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі арқылы мүмкін болады.

Бұл ретте, құрылымдық бөлімшелердің арасында құжаттарды орындауға жауапты адамдарды белгілеуге қатысты келіспеушіліктер туындаған жағдайда көрсетілген келіспеушіліктерді реттеу тиісті бөлімшелерге жетекшілік ететін Министр орынбасарларының деңгейінде жүзеге асырылуы тиіс, ал егер олардың деңгейінде өзара қолайлы шешім табу мүмкін болмаса, онда орындау үшін жауапты адамды белгілеу мәселесі түпкілікті шешім қабылдау үшін Министрдің қарауына енгізіледі.

154. Істер номенклатурасы Министрліктің ақпараттық-іздестіру жүйесін жасау кезінде пайдаланылады, тұрақты және уақытша сақтаудағы істер тізімдемесін құрастыру үшін негіз болып табылады.

155. Істер номенклатурасын әзірлеу кезінде «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Қазақстан Республикасының Заңын, Құрылымдық бөлімшелер туралы ережелерді, Қазақстан Республикасының Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 144 бұйрығымен бекітілген Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидалары, Министрліктің құрылымын басшылыққа алу, Министрлік қызметінде қалыптастырылатын құжаттардың түрлері, құрамы және мазмұны зерделенуі қажет.

156. Министрліктің жиынтық істер номенклатурасы құрылымдық бөлімшелердің істер номенклатурасының негізінде ағымдағы жылдың соңғы тоқсанында жасалады және мемлекеттік мұрағат мекемесімен ұйымның құрылымы мен фунциясында тұжырымдамалық өзгерістер болмаған жағдайда 5 жылда бір реттен кем емес уақытта келісіледі. Істер номенклатурасы әр жылдың соңында нақтыланады, Министрліктің жауапты хатшысы бекітеді және келесі күнтізбелік жылдың 1 қаңтарынан бастап қолданысқа енгізіледі.

157. Құрылымдық бөлімшелердің істер номенклатурасын құрылымдық бөлімшелерде іс жүргізуге жауапты қызметкерлер жасайды, құрылымдық бөлімшелердің басшыларымен келісіледі және Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметіне беріледі.
15. Істер тақырыптары және оларды істер номенклатурасында жүйелеу
158. Істер номенклатурасына Министрліктің барлық құжатталатын жұмыс учаскелерін көрсететін істер тақырыптары, оның ішінде жеке істер, тіркеу-есепке алу нысандары, бақылау-анықтамалық, тақырыптық және басқа картотекалар қосылады.

159. Істің тақырыбы жинақталған түрде іс құжаттарының (хат алмасу, журнал, кітап) немесе құжаттар (бұйрықтар, хаттамалар, актілер) түрлерінің негізгі мазмұны мен құрамын, сондай-ақ құжаттардың, хат-хабарлардың авторлары, оқиға уақыты, құжаттардың көшірмелілігі және басқалар туралы істің мазмұнын нақтылай түсетін деректерді қамтуы тиіс.

160. Істер номенклатурасында «әртүрлі материалдар», «жалпы хат алмасулар», «кіріс құжаттары», «шығыс құжаттары» және басқа осы сияқты тақырыптарды, сондай-ақ қыстырма сөздерді, күрделі синтаксистік орамдарды, қысқартылған сөздерді және ұйымдардың атауларын қолдануға рұқсат етілмейді. Егер тақырыптың ішінде «құжаттар» деген терминді қамтитын болса, онда жақшада мағынасын ашу керек: жоспарлар, есептер, жазбахат.

161. Істердің тақырыптары істерді қалыптастыру және ресімдеу процесінде нақтылануы мүмкін.

162. Бір мәселе бойынша құжаттарды қамтитын, бірақ іс жүргізу бірізділігімен байланысы жоқ істердің тақырыптары «құжаттар» сөзімен басталады, ал тақырыптардың соңында құжаттардың негізгі түрлері көрсетіледі.

163. Хат алмасудан тұратын істің тақырыптарында хат алмасу кіммен және қандай мәселе бойынша жүргізілгені көрсетіледі.

164. Біртектес хат-хабарлары бар хат алмасуларды қамтитын істердің тақырыптарында соңғылары тізіп аталмайды, олардың жалпы түрінің атауы көрсетіледі.

165. Егер іс мазмұны бір әкімшілік-аумақтық бірлікке (елді-мекенге) қатысты болса, оның атауы іс тақырыбында көрсетіледі, ал бірнеше біртектес әкімшілік-аумақтық бірлікке қатысты болса, онда іс тақырыбында олардың жалпы түрінің атауы көрсетіледі.

166. Министрліктің істер номенклатурасының бөлімдері Министрліктің құрылымына сәйкес орналасқан құрылымдық бөлімшелердің атаулары болып табылады.

167. Номенклатура бөлімдерінің ішіндегі істердің тақырыптары істерді құрайтын құжаттардың маңыздылығы дәрежесіне және олардың өзара байланысына сәйкес орналастырылады (20-қосымша). Алдымен нормативтік құқықтық құжаттаманы қамтитын істердің тақырыптары орналастырылады. Бұл ретте, жоғары тұрған органдардың қаулылары мен бұйрықтарынан тұратын істер тақырыптары Министрліктің бұйрықтарынан тұратын істер тақырыптарының алдында орналасады. Бұдан әрі жоспарлы және есептік құжаттардан тұратын істердің тақырыптары орналасады.

Өкімдік құжаттардың жобалары және оларды дайындау, жоспарларға өзгерістер енгізу бойынша басқа да құжаттар, бұйрықтарға негіздемелер тиісті негізгі құжаттардан кейін істер номенклатурасында орналастырылады.

Географиялық және хат-хабарлық белгілері бойынша басталған істердің тақырыптары номенклатуралар істеріне географиялық атаулар мен хат-хабарлар әліпби бойынша енгізіледі.

169. 2-бағанда істің тақырыптары жоғарыда көрсетілген тақырыптарға сәйкес қойылады.

170. 3-бағанда күнтізбелік жыл аяқталғаннан кейін номенклатураның әрбір индексі бойынша басталған істердің саны жазылады.

171. 4-бағанда сақтау мерзімдері көрсетілген құжаттардың үлгілік тізбесі тармақтардың нөмірлеріне сілтеме жасай отырып, істердің сақталу мерзімдері көрсетіледі.

172. 5-бағанда істерді сақтау мерзімдерін айқындаған кезде пайдаланылған құжаттар тізбесінің атаулары көрсетіледі, өтпелі істер, аса құнды құжаттар мен істер, істерді басқа құрылымдық бөлімшеге немесе ұйымға оларды жалғастыру үшін, Министрліктің ведомстволық мұрағатына беру, құжаттардың электрондық көшірмелерінің бар-жоғы, олардың тасығыштарының түрлері мен сақталу орындары туралы, істерді қалыптастыруға жауаптылар туралы белгілер қойылады.

173. Басталған істер саны туралы мәліметтерді құрылымдық бөлімдерінің іс жүргізуге жауапты мамандары Министрліктің ведомстволық мұрағатына өткен жылдан кейінгі жылдық басында хабарлайды.

175. Министрліктің бекітілген істер номенклатурасы келесі күнтізбелік жылдың 1-қаңтарынан бастап қолданысқа енгізіледі. Министрлік функциясы мен құрылымы өзгерген жағдайда істер номенклатурасы қайта әзірленеді және қайта келісіледі, бірақ 5 жылда бір реттен кем емес. Жыл сайын ол тиісті түзетулермен қайта қаралады және бекітіледі.

176. Істер номенклатурасының бірінші данасы Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметінде сақталады, екіншісі – осы қызметте жұмыс құжаты ретінде пайдаланылады, үшіншісі Министрліктің ведомстволық мұрағатына беріледі, төртіншісі – Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағатында қалады.

177. Істер номенклатурасы бекітілгеннен кейін одан үзінді көшірмелер Министрліктің құрылымдық бөлімшелеріне жіберіледі.

179. Істерді қалыптастыруды бақылауды Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі жүзеге асырады.

180. Істерді қалыптастыру кезінде мынадай жалпы талаптар сақталады:

1) істерге орындалған, номенклатура бойынша істер тақырыптарына сәйкес дұрыс ресімделген құжаттар ғана орналастырылады;

2) бір мәселені шешуге қатысты барлық құжаттар бірге орналастырылады. Құжаттардың қосымшалары олардың бекітілген немесе жасалған күніне байланыссыз тиесілі құжаттарға қосылады. 180 парақтан асатын көлемдегі қосымшалар жеке томды құрайды, ол туралы құжатта белгі қойылады;

3) құжаттың мемлекеттік, орыс және басқа тілдердегі нұсқалары бірге топтастырылады;

4) істерге өтпелі істер; сот істері; осы адамның Министрліктегі барлық жұмыс кезеңі ішінде қалыптастырылатын жеке істері; сайлау органдарының және олардың тұрақты комиссияларының және басқа құжаттарды қоспағанда бір күнтізбелік жылдың құжаттары топтастырылады;

5) сақтау мерзімдері тұрақты және уақытша құжаттар істерге бөлек топтастырылады;

6) жеделхаттар, факсограммалардың, телефаксограммалардың көшірмелері істерге істер номенклатурасына сәйкес жалпы негізде орналастырылады;

7) іске қайтаруға жататын құжаттар, шимайжазбалар және артық даналар орналастырылмауы керек;

8) іс көлемі бойынша 180 парақтан аспауы тиіс;

9) істе бірнеше томдар (бөліктер) болған жағдайда нөмірі (индексі) және тақырыбы томдардың (бөліктердің) нөмірленуін қоса отырып әрбір томға қойылады, соңғы томға «соңғысы» сөзі қосылады.

181. Құжаттар мәселені шешу ретіне (шешілетін мәселелер бойынша хронологиялық тәртіпте) сәйкес орналастырылады немесе іске бірінші бастамашылық құжат, одан кейін – мәселесі толық шешімін тапқан құжат, бұдан әрі мәселенің шешілу барысын көрсететін басқа құжаттар орналастырылады.

182. Министрлік жауапты орындаушы болған актілерді және жоғары тұрған органдардың тапсырмаларын орындау бойынша есептілік және ақпараттық сипаттағы барлық құжаттар олардың орындалуы бойынша жекелеген істерге тігіледі. Өзге жағдайларда бұл құжаттар ағымдағы жылғы хат алмасу ісіне тігіледі.

183. Өкімдік құжаттар оларға қатысты қосымшалармен бірге түрлері және хронологиясы бойынша бір іске салынады. Өкімдік құжаттармен бекітілген нұсқаулықтар, қағидалар, ережелер, жарғылар оларға қосымшалар болып табылады және көрсетілген құжаттармен бірге топтастырылады. Егер олар дербес құжат ретінде бекітілген болса, онда оларды жеке істерге топтастырылады.

184. Негізгі қызмет бойынша бұйрықтар (өкімдер), жеке құрам бойынша бұйрықтар (өкімдер) жеке істерге қалыптастырылады.

185. Істердегі хаттамалар олардың құжаттарымен бірге нөмірлері бойынша хронологиялық тәртіпте орналастырылады.

186. Хат алмасу іс жүргізу жылына топтастырылады және хронологиялық ретте жүйеленеді, бұл ретте жауап-құжат сұраным-құжаттан кейін салынады. Өткен жылы басталған белгілі бір мәселе бойынша хат алмасу қайтадан жалғасқан кезде құжаттар өткен жылғы істің индексін көрсетумен ағымдағы жылғы іске енгізіледі.

187. Жеке істердегі құжаттар келіп түсуіне сәйкес хронологиялық тәртіпте орналастылырады.

188. Еңбекақы бойынша дербес шоттар жеке іске салынады және оларда қызметкерлердің тегі әліпби тәртібінде орналастырылады.

189. Жеке еңбек шарттары жеке істер құрамында немесе қызметкерлер тегінің әліпби тәртібінде жеке қалыптастырылады.

190. Жеке тұлғалардың тізімдері және жинақтау зейнетақы қорларына міндетті зейнеткерлік жарналардың аударылғанын растайтын құжаттар бір іске салынады. Жеке тұлғалардың тізімдері және әлеуметтік төлемдерді растайтын құжаттар бір іске қалыптастырылады.

191. Жоспарлар, есептер, сметалар, лимиттер және штат кестелері жасалған, бекітілген немесе түскен уақытына қарамастан қай жылға арналып қалыптастырылған болса, сол жылдың тиісті істеріне салынады.

192. Жеке және заңды тұлғалардың өтініштері Министрлік қызметінің мәселелері, бағыттары бойынша немесе әкімшілік-аумақтық бірліктер бойынша істерге қалыптастырылады. Өтініштердің аз көлемі кезінде істерді өтініштер авторларының тегі бойынша әліпби тәрбінде қалыптастыруға рұқсат етіледі.