Тәртібі жалпы ережелер

194. Сақтау мерзімдеріне байланысты істерді толық немесе ішінара ресімдеу жүргізіледі. Толық ресімдеуге тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын және жеке құрам бойынша істер жатады. Істі толық ресімдеу: 21-қосымшаға сәйкес іс мұқабасының деректемелерін ресімдеуді; істегі парақтарды нөмірлеуді; 23-қосымшаға сәйкес істің куәландыру парағын жасауды; қажет болған жағдайларда 22-қосымшаға сәйкес іс құжаттарының ішкі тізімдемесін жасауды; істі тігу және түптеуді; іс мұқабасының деректемелеріне қажетті нақтылауларды енгізуді көздейді.

195. Сақталуы тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары) және жеке құрам бойынша істердің мұқабаларында мынадай деректемелер көрсетіледі:

1) Министрліктің атауы; құрылымдық бөлімшенің атауы;

2) Министрлік орналасқан қаланың атауы (Астана қ.); істің нөмірі (индексі);

3) істің тақырыбы; істің (томның, бөліктің) күні; істегі парақтар саны; істің сақталу мерзімі;

4) істің мұрағаттық шифрі.

196. Істің мұқабасына қойылатын деректемелер мынадай түрде ресімделеді:

1) Министрліктің атауы құрылтай құжаттарына сәйкес толық, атау септігінде және толық атауынан кейін жақшаның ішінде оның ресми түрде қабылданған қысқартылған атауы көрсетіледі;

2) құрылымдық бөлімшенің атауы – бекітілген құрылымға сәйкес құрылымдық бөлімшенің атауы жазылады; істің нөмірі – ұйымның істер номенклатурасы бойынша істің сандық (индекс) белгісі қойылады;

3) істің тақырыбы – істер номенклатурасынан көшіріледі; істің күні – іс жүргізуде істің басталған және аяқталған жыл(дар)ы көрсетіледі. Іс құжаттарының соңғы күндері, яғни іске енгізілген ең алғашқы және ең соңғы құжаттың тіркелген (жасалған) күні (күні, айы, жылы) өкімдік құжаттарды қамтитын істердің, сондай-ақ бірнеше томнан (бөліктерден) тұратын істердің күн болып табылады. Жеке томға қалыптастырылған құжат қосымшасының күні осы томға қосымшасы енгізілген негізгі құжаттың тіркелген күні болып табылады. Бұл ретте, күні мен жылы араб санымен белгіленеді, ал айдың атауы толықтай сөзбен жазылады.

197. Іске енгізілген құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету және орналасу тәртібін бекіту мақсатында куәландыру парағы мен ішкі тізімдемеден басқа оның барлық парақтары, оның ішінде жеке парақтарға ресімделген қарарлар (бұрыштамалар) барлығы нөмірленеді. Парақтар қара, жұмсақ, графит қарындашпен нөмірленеді, сандар парақтың оң жақ жоғарғы бұрышына қойылады.

198. Істің парақтарын нөмірлеу тәртібі:

1) бір шетінен тігілген А4 форматтан үлкен парақ, жоғарғы оң жағында бір парақ ретінде нөмірленеді;

2) парақтарының өзіндік нөмірі бар құжаттар, оның ішінде баспа басылымдары жалпы тәртіп бойынша нөмірленеді немесе егер істегі парақтардың орналасу тәртібіне сәйкес келсе, олардың өзіндік нөмірленуін сақтау керек;

3) бірнеше томнан немесе бөліктерден тұратын істің парақтары әр том немесе бөлік бойынша жеке нөмірленеді;

4) істе жеке парақты құрайтын фотосуреттер, сызбалар, диаграммалар және иллюстративті және ерекше құжаттар сыртқы жағынан сол жақ жоғары бұрышынан нөмірленеді;

5) іске тігілген қосымшалары бар конверттер: бірінші конверт, одан кейін конверттің ішіндегі қрсымшалар реттік нөмірмен нөмірленеді;

6) істің түптелген қосымшасы жеке том ретінде ресімделеді және бөлек нөмірленеді;

7) істің парақтарын нөмірлеуде қате көп табылған жағдайда оларды қайта нөмірлеу жүргізіледі. Парақтарды қайта нөмірлеу кезінде ескі нөмірлер сызылады және олардың жанына парақтардың жаңа нөмірлері қойылады, істің соңында жаңа куәландыру парағы жасалады, бұл ретте ескі куәландыру парағы сызылады, бірақ істе сақталады;

8) парақтардың нөмірленуінде жекелеген қателіктер бар болған кезде парақтардың литерлік нөмірін қолдануға рұқсат беріледі.

199. Парақтарды нөмірлеу аяқталғаннан кейін оған куәландыру жазбасы жазылады, оған жасаған адам қол қояды және қойылған қолдың толық жазылуы, лауазымы мен жасалған күні көрсетіледі. Істің құрамы мен жай-күйі туралы кейінгі барлық өзгерістер (зақымдалуы, құжаттардың алынуы) тиісті актіге сілтеме жасала отырып, куәландыру парағында белгіленеді. Істегі парақтар саны қорытынды жазбаға сәйкес істің мұқабасына қойылады.

200. «Істің сақталу мерзімі» деген деректеме істің мұқабасына тиісті істер номенклатурасынан сақтау мерзімдерін көрсете отырып, құжаттар тізбесінде көрсетілген сақтау мерзімімен салыстырылғаннан кейін ғана көшіріледі.

201. Тұрақты сақталатын істерге «Тұрақты сақталсын» деп жазылады.

202. Тұрақты сақталатын істердің мұқабасына істің мұрағаттық шифры (қор нөмірінен, тізімдеме нөмірі мен тізімдеме бойынша істің нөмірінен тұрады) бұл істерді жиынтық тізімдеменің бөлімдеріне және бекітілген СТК-ға енгізгеннен кейін ғана мұрағатта (оған дейін қарандашпен қойылады) қойылады.

203. Жыл аяқталғаннан кейін тұрақты және уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын істердің мұқабасындағы жазбаларға нақтылаулар енгізіледі: мұқабадағы істердің тақырыбы тігілген құжаттардың мазмұнына сәйкес келмеген жағдайда істің тақырыбына өзгерістер мен толықтырулар енгізіледі.

204. Есепке алынуы осы құжаттаманың ерекшелігінен туындайтын (аса құнды, жеке істер және басқалар) белгілі бір санаттағы тұрақты және уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын құжаттарды есепке алу үшін 22-қосымшаға сәйкес іс құжаттарының ішкі тізімдемесі жасалады.

Іс құжаттарының ішкі тізімдемесі егер тақырыптары құжаттардың нақты мазмұнын ашпайтын құжаттардың әр түрлілігі бойынша қалыптастырылса, тұрақты және уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын істерге де жасалады.

205. Істерді құрайтын құжаттар барлық құжаттардың мәтіні еркін оқылатындай мүмкіндікті ескере отырып, картоннан жасалған қатты мұқабаға кемінде төрт жерден тесіліп тігіледі немесе түптеледі. Бірінші және соңғы тесу парақтың жоғарғы (төменгі) шекарасынан бір сантиметр қашықтығында жасалады. Істі тігуге (түптеуге) дайындағанда темір бекітпелер (түйреуіштер, қыстырғыштар және басқалар) құжаттардан алынады.

206. Уақытша (10 жылға дейінгі мерзімді қоса алғанда) сақталатын істерді іспапкаға сақтауға, істегі құжаттарға қайта жүйелеу жүргізбеуге, істің парақтарын нөмірлемеуге, куәландыру жазбаларын жасамауға рұқсат етіледі.

208. Құрылымдық бөлімшелердің басшылары, орындаушылар мен іс жүргізушілер құжаттар мен істердің сақталуын қамтамасыз етеді. Істер жұмыс кабинеттеріндегі шкафтарда және сейфтерде немесе осы мақсат үшін арнайы бөлінген үй-жайларда сақталады.

209. Істер Министрліктің бекітілген істер номенклатурасына сәйкес орналастырылады, мұқабалардың түбіртектерінде олардың индекстері мен тақырыптары көрсетіледі.

210. Істерді басқа ұйымдарға уақытша пайдалануға беру жазбаша өтініштің негізінде және Министрлік басшылығының рұқсатымен ғана жүргізіледі. Істерді Министрліктің басқа бөлімшелеріне беру құрылымдық бөлімше басшысының рұқсатымен ғана, ал құрылымдық бөлімше ішінде қолхатпен беріледі.

Берілген істің орнына ауыстыратын карта жүргізіледі. Онда құрылымдық бөлімше, істің индексі, оның берілген күні, істің кімге берілгені, оның қайтарылу күні көрсетіледі, істі алғандығы мен қабылдағаны үшін қол қою бағандары көзделеді.

211. Істерден құжаттарды алып қою Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес жүргізіледі, бұл ретте құжаттардың куәландырылған көшірмелері және түпнұсқалардың алынғаны туралы актіні (хаттаманы) істе қалдырады.

212. Электрондық құжаттарды дербес компьютерде сақтау файлдар түрінде жүзеге асырылады: бір құжат – тиісті электрондық істердегі (папкілердегі) бір файл.

213. Электрондық істер (папкілер) дербес компьютердің лазерлі дискілеріне және басқа да ақпаратты электрондық тасығыштарға көшіріледі.

Электрондық құжаттың электрондық түрдегі көшірмелері болмайды.

Істер номенклатурасында ақпаратты электрондық немесе қағаз тасығыштыы көрсетумен ұсынылған құжаттың нысаны тіркеледі.

Тек электрондық түрде жасалатын құжаттардың сақталу мерзімін мұрағаттарды және құжаттаманы басқарудың уәкілетті органы айқындайды.

Электрондық құжаттар тиісті электрондық құжаттардағы қалыптастырылған электрондық цифрлық қолтаңбалардың бір уақытта сақталуын қамтамасыз ете отырып, қалыптастырылған, жөнелтілген немесе алынған форматта (салынған файлдарға қатысты) сақталады.

Электрондық құжаттарды сақтау тиісті электрондық тіркеу бақылау карточкаларын, электрондық деректер базасын, пайдаланылған электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кілттері (электрондық цифрлық қолтаңбаның тіркеу куәліктері) мен электрондық құжаттардың электрондық цифрлық қолтаңбасын қалыптастыру және тексеру процесін іске асыратын бағдарламаларды сақтаумен бірге жүреді.

Сақтау мерзімі 10 жылдан асатын электрондық құжаттардың қағаздағы түпнұсқа құжаттары болады.

Министрлік мұрағаттар мен құжаттамаларды уәкілетті басқару органымен келісілген құжаттарды сақтаудың мерзімдерін көрсетумен тек қана электрондық түрде олардың қызметін көрсететін құжаттардың тізбесін әзірлейді және істер номенклатурасында құжаттардың түрлерін көрсетеді.

Электрондық құжаттың қағаздағы құжат түпнұсқасына

215. Тізімдемелер тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын және жеке құрам бойынша істерге 24-қосымшаға сәйкес нысан бойынша жеке-жеке жасалады.

216. Істер тізімдемесінің бағандары іс мұқабасына енгізілген мәліметтерге дәл сәйкестікпен толтырылады. Тізімдемеге тақырыптары бірдей істер қатарынан енгізілген кезде бірінші істің тақырыбы толық жазылып, қалған біртекті істер «бұл да сондай» деген сөзбен белгіленеді, бұл ретте олар туралы басқа мәліметтер тізімдемеге толығымен енгізіледі. Тізімдеменің жаңа парағына біртекті істердің тақырыптары толық көшіріледі.

217. Әрбір іс (істің томы, бөлігі) тізімдемеге жеке реттік нөмірімен енгізіледі.

218. Тізімдеменің «Ескерту» бағаны істің физикалық жай-күйінің ерекшеліктері туралы, істің басқа құрылымдық бөлімшеге берілгені туралы белгілерді қою үшін пайдаланылады.

219. Істер тізімдемесі екі данада жасалып, оның біреуі істермен бірге Ведомстволық мұрағатқа беріледі, ал екіншісі - бақылау ретінде құрылымдық бөлімшеде қалады.

220. Істі қалыптастырудың және Ведомстволық мұрағатқа тапсыруға дайындаудың дұрыстығын Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі тексереді. Анықталған кемшіліктерді Министрліктің құрылымдық бөлімшесі жояды.

221. Әрбір істі қабылдауды құрылымдық бөлімше қызметкерінің қатысуымен Министрліктің Ведомстволық мұрағатына жауапты қызметкері жүргізеді. Бұл ретте тізімдеменің екі данасына оған енгізілген әр істің жанына істердің бар екендігі туралы белгі қойылады. Тізімдеменің әрбір данасының соңында нақты қабылданған істердің саны санмен және жазбаша, істерді қабылдау-беру күні, сондай-ақ мұрағатқа жауапты қызметкер мен істерді өткізген тұлғаның қойылған қолдары көрсетіледі.

222. Істермен бірге Ведомстволық мұрағатқа құжаттарға және (немесе) бағдарламалық құралдарға және өткізілетін құжаттардың тіркелуі мен орындалуы туралы ақпаратты қамтитын деректер қорына тіркеу картотекасы беріледі. Әрбір картотеканың немесе деректер қорының тақырыбы тізімдемеге енгізіледі.

223. Құрылымдық бөлімше таратылған немесе қайта құрылған жағдайда осы құрылымдық бөлімшенің іс жүргізуге жауапты адамы тарату іс-шараларының жүргізілуі кезінде қолда бар құжаттарды істерге қалыптастырып, істерді ресімдейді және сақтау мерзімдеріне қарамастан оларды Министрліктің Ведомстволық мұрағатына тапсырады.

Істерді өткізу істер тізімдемесі мен істер номенклатурасы бойынша жүзеге асырылады.


22. Құжаттарды Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағатына мемлекеттік сақтауға тапсыру тәртібі
224. Қазақстан Республикасы Ұлттық экономика министрлігінің Ұлттық мұрағат қорының құрамына енгізілген құжаттары Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағатына Министрліктің өз күші және қаражаты есебінен тұрақты сақтауға беруге жатады.

225. Құжаттарды өңдеу нәтижелері бойынша тұрақты сақтаудағы істердің, жеке құрам бойынша істердің (25-қосымша), уақытша сақтаудағы істердің тізімдемелері және сақталуға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акт (26-қосымша) жасалады.

226. Тапсыру Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағатымен келісім бойынша Министрліктің жауапты хатшысы бекіткен кестеге сәйкес тұрақты сақтаудағы істер тізімдемесінің негізінде жүзеге асырылады.

227. Тізімдемедегі қорытынды жазба бойынша істердің саны мен олардың қолда барының арасында айырмашылықтар анықталған жағдайда тізімдемеге жаңа қорытынды жазба жасалады, мұнда берілген істердің нақты саны мен жоқ істердің нөмірлері көрсетіледі.

228. Тапсыру істерді қабылдау-тапсыру актісімен ресімделеді, мұнда жоқ істердің қосымша нөмірлері, іздеу бойынша шаралар көрсетіле отырып, актіге қоса берілетін олардың жоқ болуының себептері қойылады.

229. Іздеу нәтиже бермеген жоқ істерге Министрліктің жауапты хатшысы бекітетін жоғалу туралы акт (27-қосымша) жасалады.

230. Құжаттардың жоғалған түпнұсқалары, олардың куәландырылған көшірмелерімен алмастырылады.