Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінің құжаттарымен жұмыс істеу тәртібі

52. «Қазақстан Республикасы Президентi Әкiмшiлiгi құжаттарының есепке алынуына, сақталуына және уақтылы қайтарылуына жауапты тұлғаларды бекіту туралы» Министрліктің жауапты хатшысының 2015 жылғы 25 тамыздағы № 618 бұйрығымен Мемлекет Басшысының, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің, Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінің тапсырмаларын орындау және оларды кері қайтару бойынша орындаушылық тәртіптің сақталуына жауапты адамдар тағайындалады. Қажет болған кезде құрылымдық бөлімшелер осы бұйрыққа өзгерістер енгізу үшін кандидатура жібереді.

53. Маңызды проблемалар, қойылатын мәселелер, Президенттің, Мемлекеттік хатшының және Әкімшілік Басшысының тапсырмаларының орындалуы туралы Әкімшілікке жіберілетін құжаттарға тек қана бірінші басшы, ал ол болмаған жағдайда, оның міндетін атқарушы адам (лауазымын және тегін көрсетумен), оның құзыреті шеңберінде орталық атқарушы органның жауапты хатшысы қол қояды. Егер құжатқа бірнеше мемлекеттік органның басшылары қол қойса, бұл жағдайда олардың лауазымдары мен тектері көрсетіледі.

54. Әкімшілікке жолданатын ақпарат пен басқа да құжаттардың көлемі, әдетте - үш, ал ірі мәселелер бойынша бес парақтан аспауы тиіс. Құжаттың мәтіні нақты, дәйекті, қысқа баяндалуы тиіс.

Құжаттың шығыс нөмірі, күні, Әкімшілік құжатының нөмірі мен күніне сілтемесі, қысқаша тақырыбы, қажет болған жағдайда – құпия белгісі болуы тиіс. Барлық көрсетілген деректемелер басылған болуы керек.

Әкімшілікке жолданатын құжаттар тиісінше ресми бланкілерде, А-4 форматты қағаздың бір бетінде, 14 шрифті өлшем (TNR) 1 жол аралық интервал арқылы, Мемлекет басшысының баяндамасына қатысты – 16 (Ariаl) 1,5 интервал арқылы басылады. Соңғы беттің сол жақ төменгі жағында немесе теріс бетінде орындаушының тегі, қызметтік телефон нөмірі көрсетіледі. Түзетулер мен тазартуларғы жол берілмейді.

Әкімшілікке барлық құжаттар мен материалдар бір данада (бірінші) жолданады, қосымшасына қол қойған немесе дайындаған тұлға қол қояды, мәтіннің соңында «Қосымша ___ парақта» жазылады.

55. Әкімшілікке қайтарылатын құжаттардың түпнұсқасына қандай да бір жазбалар жасауға рұқсат етілмейді. Құжаттың орындалуы туралы қажетті жазбалар жасалатын (қарарлар, тапсырмалар, белгілер және т.б.) танысу парағы қоса бееріледі.

Бақылаудағы Әкімшілік құжатының танысу парағында «Бақылауға алынды» («Взято на контроль») мөртаңбасы қойылады және орындалуы туралы ақпаратты ұсыну мерзімі көрсетіледі.

56. Әкімшіліктің тапсырмалары мен сұраулары, егер Әкімшілік басқа мерзімдерді белгілемесе, қабылдап алған күннен бастап екі аптадан аспайтын мерзімде орындалуға жатады.

57. Әкімшілікке жолданатын құжаттардың көшірмелері жыл бойы жеке істе, арнайы жинақтау папкаларында сақталады.

Қазақстан Республикасы Президентінің немесе Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігі Басшысының тапсырмасы бар өтінішті ЭҚАБЖ арқылы алған кезде Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі оны тіркейді. Тіркелген өтініш бірінші басшыға дереу беріледі. Өтініштің орындалу мерзімі «Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау тәртібі туралы» 2007 жылғы 12 қаңтардағы Заңмен регламенттеледі.

Орындаушылар өтініштермен жұмыс істеген кезде оларда қамтылған мәліметтердің сақталуын қамтамасыз етеді, сондай-ақ электрондық, оның ішінде ЭҚАБЖ арқылы түсетін құжаттармен жұмыс істеген кезде ақпараттық қауіпсіздік талаптарын сақтайды.

Басшылық бақылауға алған әрбір өтінішті қарау нәтижесі туралы Әкімшілікке мемлекеттік органның бірінші басшысы (немесе оның міндетін атқарушы адам) қол қойған ақпарат ұсынылады. Егер сұраныстарды Әкімшіліктің бөлім басшылары жіберген болса, онда қызметтің тиісті бағытына немесе өтініштер бойынша жұмысқа жетекшілік ететін мемлекеттік орган басшысының орынбасары қол қойған ақпаратты ұсынуға жол беріледі.

Ақпаратта өтініште қойылған мәселелердің бәріне егжей-тегжейлі жауаптар, сондай-ақ қараудың нәтижелері туралы авторға қашан және кім хабарлағаны туралы мәліметтер болуы тиіс.

Ақпарат қағаз түрінде де, сол сияқты электрондық түрде де ЭҚАБЖ арқылы жолданады.

1) жүйелі тапсырмалар – қандай да бір саладағы/аядағы/өңірдегі тәсілдерді, нормалар мен қағидаларды қалыптастыруға және жаңаларын іске асыруға не қолданыстағыларын өзгертуге бағытталған ұзақ мерзімді, кешенді және ведомствоаралық сипатта болатын тапсырмалар;

2) жедел тапсырмалар – оларды орындау бойынша іс-шаралар жоспарын жасауды талап етпейтін және мәселелерді шұғыл шешуге бағытталған, сондай-ақ Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігі мен Премьер-Министрі Кеңсесінің сұрауларына есептерді қалыптастыруға, ақпарат дайындауға, сондай-ақ ұйымдастырушылық сипаттағы мәселелерге (кеңестер өткізу, іс-шараларды ұйымдастыру және т.б.) байланысты қысқа мерзімді тапсырмалар;

3) жеделдету тапсырмалары – тапсырманың орындалуын жеделдетуге, күшейтуге, жандандыруға бағытталған іс-қимылдар не бастапқы белгіленген орындалу мерзімінің өзгеруіне әсер етпейтін бұрын берілген тапсырмалар туралы ескерту. Жеделдету тапсырмаларының орындалуы туралы есептер ұсынылмайды және бағалауға жатпайды.

59. Министрліктің құрылымдық бөлімшелерінің және Комитеттердің басшылары өздері басқаратын бөлімшелердегі құжаттардың орындалуын бақылауды жүзеге асырады.

60. Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі бақылаудағы құжаттардың орындалу және өту мерзімдерін, орындаушылық тәртіптің жай-күйін, тіркелуін, бақылаудағы құжаттарды бақылауға қоюды, орындалған құжаттарды бақылаудан алуды, бақылаудағы тапсырмалар тізбелерін дайындауды және құрылымдық бөлімшелердегі іс жүргізу инспекторларына оларды орындаудың мерзімі туралы ескертулерді жіберуді жүзеге асырады, құжаттарды бақылауға қоюға, орындалған құжатты бақылаудан алудың дұрыстығына, орындалу барысын реттеуге (Министрлік басшылығының қарарына сәйкес бақылаудағы құжаттардың орындау мерзімдерін айқындауға және ұзартуға) жауапты болады.

Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі Қазақстан Республикасының Президенті Әкімшілігінің сыртқы Веб-Порталында орналастырылған бақылаудағы тапсырмалардың орындалуы бойынша ескертулерге сәйкес Мемлекет басшысының және Қазақстан Республикасының Президенті Әкімшілігі Басшысының бақылаудағы тапсырмаларының орындалуын мониторингілеуді жүзеге асырады.

61. Бақылаудағы құжаттардың уақтылы орындалуын қамтамасыз ету мақсатында Министрліктің құрылымдық бөлімшелеріндегі бақылаудағы құжаттардың орындалу мерзімдері және өту тәртібі, сондай-ақ, бақылаудағы құжаттарды орындау үшін дайындалған құжаттарды Министрге, Бірінші вице-министрге, Вице-министрлерге, Жауапты хатшыға қолтаңба немесе қол қоюға беру тәртібі белгіленеді.

Бұл ретте, ағымдағы күні сағат 18-ден кейін келіп түскен орындау мерзімі бір күннен бес күнге дейінгі құжаттардан басқа құжаттарға орындау мерзімі келесі жұмыс күнінен бастап белгіленеді.

62. Қазақстан Республикасы Президентінің жеке тапсырмалары егер Президент өзгеше белгілемесе, тапсырма берілген күннен бастап екі аптадан аспайтын мерзімде орындалуға жатады.

Қазақстан Республикасы Президентінің жеке тапсырмаларының орындалу мерзімін ұзартуды тек Қазақстан Республикасының Президенті жүзеге асырады.

63. Премьер-Министрдің, оның Орынбасарларының және Кеңсе Басшысының қарарлары бар ҚР Президентінің және Президент Әкімшілігі Басшысының бақылаудағы тапсырмалары, егер тапсырмаларда өзге мерзім белгіленбесе, Президент және (немесе) Президент Әкімшілігі Басшылығының тапсырмасы Министрлікке түскен күннен бастап он жұмыс күнінен кешіктірімей орындалады.

64. Әкімшіліктің тапсырмалары мен сұраулары, егер Әкімшілік өзге мерзім белгілемесе, оларды алған күннен бастап екі аптадан аспайтын мерзімде орындалуға жатады.

Премьер-Министрдiң, оның Орынбасарларының және Кеңсе Басшысының тапсырмалары, егер тапсырмаларда өзге мерзiм белгiленбесе, тапсырма берiлген күнiнен бастап бiр айлық мерзiмнен кешiктiрілмей, ал «өте шұғыл» белгісі болса үш жұмыс күнінің ішінде, «шұғыл» немесе «жеделдетiңiз» деген белгi болған кезде он жұмыс күнінің ішінде орындалады.

Егер бақылаудағы құжаттарда нақты орындалу мерзімдері көрсетілмесе, онда мұндай құжаттар бір ай мерзімінде орындалады.

65. Егер Премьер-Министр өзгеше белгілемесе, Премьер-Министрдің жедел тапсырмалары, қол қойылған күнінен бастап, екі аптадан кешіктірмей орындалады.

66. Премьер-Министрдің немесе оның Орынбасарларының Парламент депутаттарының сауалдарына жауаптарды және Парламент депутаттары бастамашылық жасаған заң жобаларына қорытындылардың жобаларын дайындау туралы тапсырмалары, егер тапсырмаларда өзге, неғұрлым қысқа мерзімдер белгіленбесе, Кеңседе сауалды және заң жобасын тіркеген күннен бастап тиісінше 10 жұмыс күнінен кешіктірілмей орындалады.

Үкімет отырыстарының және Премьер-Министрде, оның Орынбасарларында және Кеңсе Басшысында өткен кеңестердің хаттамаларында қамтылған тапсырмаларды орындау туралы есептерді мемлекеттік органдар мен өзге ұйымдар, егер тапсырмада өзгеше белгіленбесе, оларды орындау мерзімдері аяқталғанға дейін екі жұмыс күнінен кешіктірмей, ал орындау мерзімі бес күннен кем тапсырмалар бойынша – тиісті хаттама келіп түскен күннен бастап бір жұмыс күнінің ішінде Кеңсеге ұсынады.

Егер «Бақылауға алынды» деген мөртаңбасы бар тапсырмалардың мерзімдері белгіленбеген жағдайларда, олар Қазақстан Республикасы Президентінің, Президент Әкімшілігінің, Премьер-Министрдің, оның Орынбасарларының және Премьер-Министр Кеңсесінің атына ақпарат енгізе отырып, бір айлық мерзімде орындалады. Өзге жағдайларда ақпарат Президент Әкімшілігінің немесе Премьер-Министр Кеңсесінің қосымша сұрауына сәйкес белгіленген тәртіппен беріледі.

67. Қазақстан Республикасы Үкіметінің отырысында қаралуға дайындалған қазақ және орыс тілдеріндегі материалдар отырысқа дейін 5 күнтізбелік күннен кешіктірмей Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесіне енгізіледі.

68. Қаулылардың (өкімдердің) жобаларын Министрлікте қарау және келісу түскен күнінен бастап мынадай мерзімдерден:

1) қаулылар, оның ішінде Қазақстан Республикасы Президенті мен Қазақстан Республикасы Парламентінің қарауына енгізу туралы жобалары, тиісінше Президент актілерінің жобалары мен заң жобалары – Қазақстан Республикасының Үкіметі Регламентінің 96- және 97-тармақтарында көзделген жағдайларды қоспағанда, 10 жұмыс күнінен;

2) Премьер-Министр өкімдерінің жобалары – 5 жұмыс күнінен;

3) табиғи және техногендік сипаттағы төтенше жағдайларды жою, сондай-ақ қайырымдылық көмек мәселелері жөніндегі қаулылар мен өкімдердің жобалары, Қазақстан Республикасы Парламентінің депутаттары бастамашылық жасаған заң жобаларына қорытындылар жобалары – 3 жұмыс күнінен аспауы тиіс;

Нормативтік құқықтық актілердің жобаларын келіскен кезде әзірлеуші толық келісетін ескертулер болған жағдайда, жоба жұмыс тәртібінде пысықтауға қайтарылады, ол туралы әзірлеуші мемлекеттік органның бұрын жіберілген ілеспе хатына белгі қойылады (А.Ә.Т., күні, алғандығы туралы қолы). Жобаны пысықтау мерзімі 10 жұмыс күнінен аспайды. Министрліктің келісетін құрылымдық бөлімшесінің пысықтауына қарай бар ескертулерді жойған жағдайда, жобаны келісу (қол қою) мумкіндігі туралы қорытынды дайындалады.

Осы тармақтың бірінші бөлігінде көзделген мерзім ішінде жоба бойынша бұрын болған ескертулер ескеріле отырып пысықталған жоба ұсынылмаған, сондай-ақ ішінара пысықталған жоба ұсынылған жағдайда Министрліктің келісетін құрылымдық бөлімшесі екі жұмыс күнінің ішінде әзірлеуші органға ескертулерді жібереді;

Сондай-ақ, мына құжаттар бойынша түскен күнінен бастап мына мерзімдерден:

1) бұйрықтардың жобалары – 10 жұмыс күнінен;

2) Заңдардың, Жарлықтардың, хаттамалардың, келіспеушіліктер хаттамаларының жобалары – 10 жұмыс күнінен;

3) бағдарламалардың, шарттардың, келісімдердің, келісімшарттардың, меморандумдардың, даму жоспарларының жобалары – 30 күнтізбелік күннен;

4) инвестициялық ұсыныстар – 20 жұмыс күнінен, техникалық-экономикалық негіздемелер – 45 жұмыс күнінен, қаржы-экономикалық негіздемелер – 55 жұмыс күнінен;

5) мазмұнынан жауап, түсініктеме, қандай да болмасын мәселелер бойынша ұсыныстар енгізу қажеттілігі туындайтын мемлекеттік органдардың хаттары – 30 күнтізбелік күннен, кандидатураларды сұраған кезде – 10 күнтізбелік күннен;

6) жеке және заңды тұлғалардың өтініштері – «Жеке және заңды тұлғалардың өтiнiштерiн қарау тәртiбi туралы» 2007 жылғы 12 қаңтардағы Қазақстан Республикасы Заңының 8-бабында көзделген жағдайларды қоспағанда, 15 күнтізбелік күннен;

7) заң жобаларының ғылыми экономикалық сараптамасы – 25 күннен аспауы тиіс;

8) Кодекстердің жобалары: бірінші рет түскенде – 20 жұмыс күнінің ішінде, екінші қайтара түскенде – 10 жұмыс күнінің ішінде қаралады.

Бұл ретте, бірлесіп орындаушылар, егер тиісті тапсырмада өзгеше белгіленбесе, оған белгіленген орындалу мерзімі аяқталғанға дейін 5 күннен кешіктірмей, ал орындау мерзімі 5 күннен аз тапсырмалар бойынша тапсырма келіп түскен күннен бастап бір жұмыс күнінің ішінде негізгі орындаушыға өз ұсыныстарын енгізеді.

69. Құжаттар оларда немесе сол құжатқа берілген тапсырмаларда көрсетілген мерзімдерде, ал нақты мерзімдері көрсетілмесе – Министрлікке түскен күннен бастап бір ай мерзімінде орындалады. Тапсырманың орындалу нәтижелерін іс жүргізуші ЭҚАБЖ-дағы орындау карточкасына енгізеді, бұл ретте қысқаша мазмұны жазылады, шығыс нөмірі мен жауап хаттың күні, құжатқа қол қойған Министрлік басшылығының аты-жөні мен тегі белгіленеді.

Егер Қазақстан Республикасы Президенті, Премьер-Министр актілерінің және/немесе тапсырмаларының тармақтары белгіленген мерзімде орындалмайтын болса, онда Министрмен, ал Үкіметтің өкілеттіктерін қозғайтын жағдайларда – Премьер-Министрмен (оның міндеттерін атқарушы адаммен) немесе оның орынбасарымен келісілгеннен кейін, белгіленген мерзімнен кешіктірмей Президент Әкімшілігіне, Қазақстан Республикасы Үкіметіне орындаудың ағымдағы жай-күйін көрсете отырып, орындау мерзімін ұзартудың немесе оны орта мерзімді немесе ұзақ мерзімді бақылауға ауыстыру қажеттілінің дәлелденген негіздемесімен хат енгізеді. Бұл ретте, орындаудың нақты мерзімі, орындаушы мемлекеттік органның, сондай-ақ бірлесіп орындаушы мемлекеттік органдардың жауапты саяси мемлекеттік қызметшілері мен ұйымдардың лауазымды адамдары көрсетіледі.

Қазақстан Республикасы Президентінің актілері және/немесе тапсырмалары тармақтарының орындалу мерзімін ұзартуға, оның ішінде оларды орта мерзімді немесе ұзақ мерзімді бақылауға ауыстыруға Президенттің немесе Президент Әкімшілігі Басшысының шешімі бойынша Президент Әкімшілігінің құрылымдық бөлімшесінің сараптамалық қорытындысы негізінде бір реттен асырмай жол беріледі.

Қазақстан Республикасы Президенті актілерінің және тапсырмаларының тармақтарын орындау мерзімін қайтадан ұзарту туралы ұсынысты Президент Әкімшілігіне Министр, ал егер Үкіметтің өкілеттіктерін қозғайтын болса – Премьер-Министрмен (оның міндеттерін атқарушы адаммен) немесе оның орынбасарымен келіскеннен кейін оны орындау мерзіміне дейін он бес жұмыс күнінен кешіктірмей енгізеді.

Президент Әкімшілігіне Қазақстан Республикасы Президентінің актілері және/немесе тапсырмалары тармақтарын орындау мерзімін ұзарту туралы екі реттен артық ұсыныс енгізілген жағдайда Министрді жазалау туралы мәселе қаралады.

Қазақстан Республикасы Президентінің жеке тапсырмаларын орындау мерзімдерін ұзартуды Қазақстан Республикасының Президенті ғана жүзеге асырады.

Қазақстан Республикасы Президентінің жеке тапсырмаларын орындауды бақылаудан алуды Қазақстан Республикасының Президенті ғана жүзеге асырады.

Қазақстан Республикасының Президенті актілерінің және/немесе тапсырмаларының тармақтарын Министрлік оларды Қазақстан Республикасының Президенті, Президент Әкімшілігінің Басшысы немесе ол уәкілеттік берген Президент Әкімшілігі Басшысының орынбасары бақылаудан алғаннан кейін ғана бақылаудан алынады.

Премьер-Министр белгілеген мерзімдер бұзылған жағдайда, Премьер-Министрдің Кеңсесіне ақпарат тәртіптік өндіріп алу туралы бұйрықтың көшірмесімен ғана енгізіледі.

Үкіметке жауап жобаларын енгізген кезде міндетті тәртіппен ілеспе хат пен ЭҚАБЖ-да тапсырманың нөмірі мен күніне сілтеме жасалады. Шығыс хат ЭҚАБЖ-дағы электронды нұсқасына сәйкес болуы және мыналарды:

1) егер тапсырма объективті себептер бойынша белгіленген мерзімде орындалмайтын болса, онда жаңа нақты мерзімі көрсетілген орындау мерзімінің ұзартылғаны туралы өтінішті;

2) не ақпарат ұсыну кезеңділігі мен нақты орындау мерзімі міндетті түрде көрсетілген орта мерзімді немесе ұзақ мерзімді бақылауға аудару туралы өтінішті;

3) не егер тапсырма толық көлемде және сапалы орындалған болса, бақылаудан алып тастау туралы өтінішті;

4) не кезеңдік ақпарат ұсыну сәйкесінше актімен немесе тапсырмамен көзделсе, онда құжат ақпарат тәртібінде енгізілетіні туралы жазбаны қамтуы тиіс.

70. Бақылаудағы құжаттарды орындау үшін құрылымдық бөлімшелер дайындаған құжаттардың жобалары:

жетекшілік ететін Бірінші вице-министрге, Вице-министрге немесе Жауапты хатшыға орындау мерзімі аяқталғанға дейін күнтізбелік алты күннен кешіктірмей, ал Министрге – орындау мерзімі аяқталғанға дейін күнтізбелік бес күннен кешіктірмей қол қоюға беріледі;

орындау мерзімі күнтізбелік 15 күнге дейінгі қысқа мерзімді бақылаудағы құжаттар жетекшілік ететін Бірінші вице-министрге, вице-министрлерге, Жауапты хатшыға орындау мерзімі аяқталғанға дейін күнтізбелік төрт күннен кешіктірмей, ал Министрге – орындау мерзімі аяқталғанға дейін күнтізбелік үш күннен кешіктірмей қол қоюға беріледі;

бақылаудағы шұғыл құжаттар жетекшілік ететін Бірінші вице-министрге, вице-министрлерге, Жауапты хатшыға орындау мерзімі аяқталғанға дейін күнтізбелік төрт күннен кешіктірмей, ал Министрге – орындау мерзімі аяқталғанға дейін күнтізбелік бір күннен кешіктірмей қол қоюға беріледі;

бұл ретте, Министрге нормативтік құқықтық актілердің жобалары 13 сағатқа дейін, өзге құжаттар 17 сағатқа дейін енгізіледі.

Құрылымдық бөлімшенің іс жүргізу инспекторы ЭҚАБЖ базасында бақылаудағы құжаттың орындалу барысы туралы орындаушының «орындау карточкасын» (бұдан әрі – ОК) толтыруын тұрақты түрде тексереді.

Жоғары тұрған мемлекеттік органның тапсырмасына хат жіберген кезде ОК:

шығыс нөмір мен күні арнайы бөлінген ұяшықтардағы орындау құжаты бағанында жазылады;

Сапасыз дайындауға, оның ішінде орфографиялық, стилистикалық қателерге жол берілген жағдайда, басшылыққа қол қойылуға ұсынылған құжат пысықтауға қайтарылады. Сапасыз дайындалған құжат үшін - құрылымдық бөлімшенің басшысы, ал уақтылы орындалмағаны үшін басшының орынбасары дербес жауап береді.

71. Орындау мерзімі күнтізбелік 5 күннен 10 күнге дейінгі бақылаудағы құжаттарды орындау үшін дайындалған құжаттар қажет болған кезде жетекшілік ететін Бірінші вице-министрге, Вице-министрлерге немесе Жауапты хатшыға қол қоюға және басшылыққа қол қоюға орындау мерзімі аяқталғанға дейін бір жұмыс күнінен кешіктірмей беріледі.

72. Орындау мерзімі 5 күнтізбелік күнге дейінгі бақылаудағы құжаттарды орындау үшін дайындалған құжаттар қажет болған жағдайда жетекшілік ететін Вице-министрге, Вице-министрлерге немесе Жауапты хатшыға қолтаңба қоюға және басшылыққа қол қоюға дайын болысымен дереу беріледі және олар тез арада кезектен тыс тәртіпте қарайды.

73. Бақылаудағы құжаттарды орындау үшін дайындалған құжаттар Министрлік басшылығына қол қоюға немесе қолтаңба қоюға міндеттерді бөлуге сәйкес беріледі:

Қазақстан Республикасының Парламентіне, Президент Әкімшілігіне және Премьер-Министрдің Кеңсесіне хаттарға мынадай тәртіпте:

орындаушы, басқарма басшысы, құрылымдық бөлімшенің басшысы, жетекшілік ететін вице-министр, жауапты хатшы қолтаңба қояды және Министр (немесе оның міндетін атқарушы адам) қол қояды;

басқа мемлекеттік органдарға жолданатын хаттарға, Министрліктің құзыретіне кіретін мәселелер бойынша түсіндірмелерге мынадай тәртіпте:

орындаушы, басқарма басшысы, құрылымдық бөлімшенің орынбасары немесе басшысы қолтаңба қояды, жауапты хатшы немесе жетекшілік ететін вице-министр қол қояды.

74. Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі ЭҚАБЖ-дағы орындау карточкаларының дұрыс толтырылуын бақылауды жүзеге асырады. Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі ЭҚАБЖ-да тапсырмаларды (құжаттарды) бақылаудан алуды тапсырмалар карточкасына белгі қою жолымен жүргізеді. Бақылаудан алу, орындау мерзімдерін ұзарту және бақылаудағы құжаттардың орындалу барысы туралы есептерді ұсыну Қазақстан Республикасы Үкіметінің Регламентіне сәйкес жүзеге асырылады.

Бұл ретте, орындалған құжаттың қағаздағы нұсқасын оның барлық қосымшаларымен бірге құрылымдық бөлімшенің іс жүргізу инспекторы тапсырманың (құжаттың) түпнұсқасының, оның құрамының толықтығын, бірлесіп орындаушылар хаттарының, жауаптардың, келісу парақтарының болуын қарау рәсімін жүргізу үшін және «Бақылаудан алынып тасталды» мөртаңбасын қою үшін Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметіне береді.

Құрылымдық бөлімшенің іс жүргізу инспекторы Министрлік басшылығы қол қойған құжатты бір аптаның ішінде сағат 9-дан 15.30-ға дейін (жұма күнінен басқа) бақылаудан алу үшін Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметіне берілуін қамтамасыз етеді.

75. Бақылаудағы тапсырмалардың сапалы және уақтылы орындалуы үшін Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі апта сайын дүйсенбі күні министрліктің басшылығына алдағы 2 аптадағы бақылаудағы құжаттар саны және орындалу мерзімі бұзылып орындалған тапсырмалар туралы ақпаратты дайындайды (5-қосымша).

Күн сайын Министр кеңесшісінің, Бірінші вице-министрдің, Вице-министрлердің, Жауапты хатшының, құрылымдық бөлімшелер және Комитеттер басшыларының электрондық мекен-жайларына бақылаудағы құжаттардың орындалу барысы туралы тізбелерді жолдайды. Сондай-ақ, құрылымдық бөлімшелерге және комитеттерге орындалу мерзіміне 5 күнге дейін ескерту-карточкаларын және апта сайын орындалу мерзімі 2 аптадағы құжаттардың тізбесін жолдайды.

76. Министрліктегі атқарушылық тәртіптің жай-күйі туралы ақпарат Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесінен тиісті сұраныс болған кезде жолданады. Бұл ретте, орындау мерзімі ағымдағы жылдың 20 желтоқсанынан бастап келесі жылдың 5 қаңтарына дейінгі кезеңді қоса алғанда аяқталатын бақылаудағы құжаттардың орындалуы туралы есептік ақпарат Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесіне ағымдағы жылдың 20 желтоқсанына дейін ұсынылуы тиіс.

77. Премьер-Министрдің Кеңсесі Премьер-Министрдің атына жолданған хаттарды тек қана Министрдің қойылған қолымен қабылдайды, сондай-ақ мына:

Үкіметтің тапсырмасын орындау үшін, Премьер-Министр Кеңсесі Басшысының атына жолданған хаттарды;

Үкіметтің бақылауында емес тапсырмаларды орындау үшін берілген ақпарат және Үкіметте және/немесе Кеңсені ақпараттандыру қажеттігі туралы нақты тапсырма берілмеген құжаттар қараусыз қайтарады.

78. Орындалған және бақылаудан алынған құжаттарды құрылымдық бөлімшенің басшысы немесе оның орынбасары іске тігу үшін есептен шығарады. Бұл ретте, қажет болған жағдайда, құжат авторы қарау нәтижелері туралы хабардар етілуі тиіс. Орындаушы хат алмасуды жүйеге келтіреді, бастапқы құжат пен карточкаға мәселе қалай, қандай құжатпен және қашан шешілгендігі, құжатқа кім қол қойғандығы туралы жазады және жеке қолымен расталған «№ ___ іске» деген белгімен оларды құрылымдық бөлімшенің ағымдағы мұрағатын жүргізу үшін жауапты маманға береді.

79. Егер құжат мәлімет үшін жіберілсе не онда Басшылықтың осындай мазмұндағы қарары болса, карточкада «Мәселе шешілді» деген бағанға «Назарға алынды» деген жазба жасалады. Егер мәселе ауызша шешілсе, онда орындаушы құжаттың өзіне және карточкаға әңгіме жүргізілген адамның лауазымы мен тегін, оның қысқаша мазмұны мен күнін жазады.

80. Құрылымдық бөлімшенің осы бөлімшедегі ағымдағы мұрағатты жүргізу үшін жауапты маманы орындалған құжаттарды қабылдай отырып, олардың бар екендігін тіркеу-бақылау карточкасымен салыстырады, бекітілген номенклатураға сәйкес іске тігеді және ЭҚАБЖ-ға істер мен томдардың нөмірін қояды, ал тіркеу-бақылау карточкасын орындалған құжаттар картотекасына орналастырады. Қажетті құжаттар болмаған немесе орындалған құжаттар дұрыс ресімделмеген жағдайда олар кемшіліктерін жою үшін орындаушыға қайтарылады.

81. Құрылымдық бөлімшелер өз құзыретінің шеңберінде келіп түсетін хат-хабарлардың сипаты мен сапасын жүйелі түрде талдайды, қойылған мәселелерді шешу жөнінде қажетті шаралар, сондай-ақ құжат айналымын қысқарту жөнінде қажетті шаралар қабылдайды.

Қазақстан Республикасы Президентінің актілері мен тапсырмаларының орындалу барысы туралы мәселелер жарты жылда кемінде бір рет Үкімет отырысында, мемлекеттік органдардың алқа отырыстарында және ұйымдардың кеңестерінде қаралады.