Тәртібі жалпы ережелер

Ұлттық экономика министрінің

2015 жылғы___________

№ ___ бұйрығымен

БЕКІТІЛГЕН

Қазақстан Республикасы Ұлттық экономика министрлігінде

құжаттама жасау және құжаттаманы басқару

ТӘРТІБІ
1. Жалпы ережелер
1. Осы Тәртіп Қазақстан Республикасының «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» 1998 жылғы 22 желтоқсандағы, «Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы» 2003 жылғы 7 қаңтардағы Заңдарына, «Қазақстан Республикасы Президентінің актілері мен тапсырмаларының жобаларын дайындау, келісу, қол қоюға ұсыну, Қазақстан Республикасы Президентінің актілері мен тапсырмаларының орындалуын бақылауды жүзеге асыру және Қазақстан Республикасы Президентінің нормативтік құқықтық жарлықтарына мониторинг жүргізу қағидаларын бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Президентінің 2010 жылғы 27 сәуірдегі
№ 976 Жарлығына, Қазақстан Республикасы Yкiметiнiң «Қазақстан Республикасы Yкiметiнiң Регламентi туралы» 2002 жылғы
10 желтоқсандағы № 1300, «Қазақстан Республикасының орталық және жергілiктi атқарушы органдарының жеке тұлғаларды және заңды тұлғалардың өкілдерін қабылдауын ұйымдастыру туралы» 2002 жылғы 4 қыркүйектегі № 974, «Электрондық құжат айналымы қағидаларын бекiту туралы» 2004 жылғы 17 сәуірдегі № 430, «Мемлекеттік органдардың қызметтік ақпаратпен жұмыс істеу ережесін бекіту туралы» 2008 жылғы 23 қаңтардағы
№ 51 қбпү, «Қазақстан Республикасы Орталық мемлекеттік органының үлгі регламентін бекіту туралы» 2008 жылғы 26 наурыздағы № 289 қаулыларына, Қазақстан Республикасының Президенті Әкімшілігі Басшысының 2009 жылғы 4 маусымдағы № 01-30.13 қбпү бұйрығымен бекітілген Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінің құжаттарымен Қазақстан Республикасының мемлекеттік органдарында жұмыс істеу қағидаларына, Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 144 бұйрығымен бекітілген Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрі Кеңсесі Басшысының 2011 жылғы 29 желтоқсандағы № 01-42/004-504, 04-189 2.1-т. тапсырмасына, «Есептілікті және құжат айналымын түбегейлі қысқарту туралы» Мемлекет басшысының 2012 жылғы 27 қаңтардағы тапсырмаларын орындау үшін берілген Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігі Басшысының 2012 жылғы 7 мамырдағы № 01-27.83-25 тапсырмаларын орындау жөніндегі іс-шаралар жоспарына, «Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін есепке алу Ережесін, «Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау туралы» № 1-ОЛ нысанды есепті және оның құрылуы жөніндегі Нұсқаулықты бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Бас прокурорының 2011 жылғы 16 қарашадағы № 109 бұйрығына сәйкес әзірленді.

Осы Тәртіптің талаптары, жеткізгіш түріне қарамастан, электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық (құпия) кілтін және электрондық цифрлық қолтаңба құралдарын (электрондық цифрлық қолтаңбаны қалыптастыру және тексеру процестерін іске асыратын ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарын) пайдалана отырып, электрондық цифрлық қолтаңбамен куәландырылған және электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кілтін пайдалана отырып, электрондық құжаттың электрондық цифрлық қолтаңбасын есептеуден және тексеруден кейін электрондық цифрлық қолтаңбаны тексерудің (электрондық цифрлық қолтаңбаның түпнұсқалығын растаудың (анықтаудың) оң нәтижесін белгіленген тәртіппен айқындау туралы растамасы бар электрондық құжаттарды қоса алғанда, құпия емес сипаттағы құжаттармен жұмысты ұйымдастыруға, сондай-ақ «Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар құжаттарда, істер мен басылымдарда тіркелген, таратылуы шектеулі қызметтік ақпаратқа таралады. Құпия іс жүргізу тәртібі арнайы нұсқаулықта қолданылады.

Осы Тәртіпте белгіленген құжаттармен жұмыс істеу тәртібі Министрліктің барлық қызметкерлері үшін міндетті.

2. Министрліктің құрылымдық бөлімшелерінде құжат айналымының жүргізілуіне (құжаттардың есепке алынуы, сақталуы, уақтылы өтуі және олардың уақтылы және сапалы орындалуын бақылау) дербес жауапкершілік құрылымдық бөлімшелердің басшыларына жүктеледі.

3. Осы Тәртіптің сақталуын бақылауды Министрлікте іс жүргізуге жауапты Ішкі әкімшілендіру департаментінің Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету басқармасы (бұдан әрі – Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі) жүзеге асырады.

4. «Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау тәртібі туралы» Қазақстан Республикасының 2007 жылғы 12 қаңтардағы Заңына сәйкес өтініштерге жауаптар мемлекеттік тілде немесе өтініш беру тілінде болуы тиіс.

Тәуелсіз Мемлекеттер Достастығы елдерімен және Еуразиялық экономикалық комиссиямен хат алмасу Қазақстан Республикасының халықаралық шарттарына сәйкес орыс тілінде жүргізіледі.

5. Министрліктің Персоналды басқару қызметі жаңадан қабылданған қызметкерлерін қол қойғыза отырып, осы Тәртіппен және Министрліктің жұмысын регламенттейтін басқа да құжаттармен таныстырады.

ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжаттар Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдарының бірыңғай көлік ортасы (бұдан әрі - БКО) және Мемлекеттік органдардың электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесінің Ведомствоаралық құжат айналымы орталығының (бұдан әрі - ЭҚАБЖ ВҚО) сервері арқылы берілуі тиіс.

Хат-хабарларды электрондық құжаттар форматында қабылдаған кезде осы құжаттармен барлық кейінгі рәсімдер Электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесін (бұдан әрі – ЭҚАБЖ) пайдаланушының нұсқаулығына сәйкес жасалады.

Бұл ретте, мынадай негізгі ұғымдар пайдаланылады:

1) құжаттың электрондық көшірмесі – мемлекеттік көрсетілетін қызметті алушы жеке қатысқан кезде, оның жазбаша келісімі негізінде түпнұсқа құжаттың түрі мен ақпаратын (деректерін) электрондық-цифрлық нысанда толық баяндайтын және өтінім берушінің немесе осы құжатты куәландыру өкілеттіктеріне ие адамның не халыққа қызмет көрсету орталығының уәкілетті қызметкерінің электрондық цифрлық қолтаңбасымен куәландырылған құжат;

2) электрондық құжаттың түпнұсқасы - электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық (құпия) кілті пайдаланыла отырып құрылған электрондық цифрлық қолтаңбамен куәландырылған (қол қойылған), бастапқыда электрондық құжат форматында қалыптастырылған және қағаздағы шығыс түпнұсқасы жоқ құжат;

электрондық құжат мынадай тәртіпте және форматтардағы бір немесе бірнеше файлдардан тұруы тиіс:

1. 
   ілеспе хат;
   
2. 
   қосымшалар келесі форматта:
   

б) RTF, DOC, DOCX - мәтіндік формат;

в) XLS, XLSX - кестелік формат;

г) PPT - таныстырылымдар;

д) RAR, ZIP - мұрағатталған формат.

ЭҚАБЖ көлемі 60 Мб-дан аспайтын электрондық құжаттарды жеткізуді қамтамасыз етеді, оның қосымшаларының саны 6 файлдан аспайды.

Министрліктің мекенжайына келіп түсетін хат-хабарлар жұмыс күндері сағат 9-дан 17-ге дейін қабылданады және Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі деректерді электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесіне енгізу жолымен тіркейді және кіріс (шығыс, ішкі) құжаттарын тіркеу үшін әрбір түскен құжатқа тіркеу-бақылау карточкасын ашады (1-қосымша).

Бұл ретте, орындалу мерзімі бір күннен бастап бес күнге дейінгі құжаттарды қоспағанда, ағымдағы күні сағат 17-ден кейін келіп түскен құжаттар тіркеледі және орындау мерзімі олар үшін келесі жұмыс күнінен бастап белгіленеді.

Қазақстан Республикасының Парламентінен, Президент Әкімшілігі мен Премьер-Министр Кеңсесінен түсетін хат-хабарлар жұмыс күндері cағат 20-ға дейін, сенбі күндері сағат 17-ге дейін қабылданады*¹.

Шұғыл тапсырмаларды (орындау мерзімі күнтізбелік 10 күнге дейін) орындау үшін мемлекеттік органдар дайындаған құжаттардың шұғыл екенін растайтын құжаттар (Қазақстан Республикасының Президенті, Президент Әкімшілігі, Премьер-Министр, оның орынбасары, Премьер-Министр Кеңсесінің Басшысы актілерінің және тапсырмаларының көшірмелері) ұсынған кезде жұмыс күні ішінде қабылданады.

ЭҚАБЖ Орталығына қосылған Қазақстан Республикасының мемлекеттік органдарынан түсетін қағаздағы құжаттардың түпнұсқаларын, электрондық құжаттың қағаз көшірмелерін тіркеу және қабылдау тиісті электрондық құжаттар бар болған кезде ғана жүзеге асырылады.

Электрондық құжаттың жобасын жасаған кезде бірдей форматтағы барлық қосымшалар сондай форматтағы бір электрондық файлға біріктіріледі және осы құжатты куәландыруға өкілеттілігі бар адамның электрондық цифрлық қолтаңбасымен куәландырылады.

Электрондық құжат келіп түскен кезде, Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметінің қызметкері электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кілтін және электрондық цифрлық қолтаңбаны (электрондық цифрлық қолтаңбаның құралдарын) қалыптастыру және тексеру процесін іске асыратын, сондай-ақ техникалық реттеу саласындағы Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген тәртіпке сәйкес растау рәсімінен өткен ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарын пайдалана отырып, электрондық цифрлық қолтаңбаның түпнұсқалығын тексеру рәсімін жүргізеді.

Электрондық цифрлық қолтаңбаны тексеру рәсімі жүргізілгеннен кейін, электрондық цифрлық қолтаңба құралдарын пайдалана отырып электрондық цифрлық қолтаңбаның түпнұсқалығының расталуын (белгіленуін) алған кезде (бұдан әрі - электрондық цифрлық қолтаңба түпнұсқалылығын тексерудің оң нәтижесі), электрондық құжат бастапқы өңдеуге жатады.

Электрондық цифрлық қолтаңбаның құралдарын пайдалана отырып, электрондық цифрлық қолтаңбаны тексеру рәсімдері жүргізілгеннен кейін, электрондық цифрлық қолтаңбаның сәйкес еместігі анықталған жағдайда, (бұдан әрі - электрондық цифрлық қолтаңбаның түпнұсқалығын тексерудің теріс нәтижесі) электрондық құжат алынбады деп саналады, ол туралы электрондық құжатты алушы құжаттың алынбау себептерін көрсете отырып, Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметінің қызметкері қол қойған «қабылданбады» деген белгісі бар электрондық құжат болып табылатын хабарлама-түбіртек жібереді.

ЭҚАБЖ арқылы келіп түскен хат-хабарлар ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжаттар ЭЦҚ тексергеннен кейін тіркеледі және электрондық форматта басшылықтың қабылдау бөлмелеріне және Министрліктің құрылымдық бөлімшелеріне Электрондық құжат айналымы қағидаларына сәйкес беріледі.

7. Министрлікке мереке күндері құжаттар келіп түскен жағдайда, кейіннен мерекеден кейінгі бірінші жұмыс күні оларды міндетті түрде Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметіне тіркеуге бере отырып, Министрдің қабылдау бөлмесіндегі жауапты кезекшілер қабылдауды жүзеге асырады.

8. Министрлік қызметкерлеріне, осы Тәртіптің 7-тармағында көрсетілгендерді қоспағанда, Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметінде тіркелмеген құжаттарды қабылдауға және олармен жұмыс істеуге тыйым салынады.

9. Кіріс құжаттарын бастапқы өңдеу қосымшалардың жеткізілуінің дұрыстығын және тұтастығын тексеру, Министрлікке құжаттардың келіп түсу фактісін тіркеу және құжаттарды мақсаты бойынша беруге дайындау болып табылады.

10. Конверттерді ашудың алдында мекенжайы бойынша жеткізілуінің дұрыстығы, орамның тұтастығы (мөрлер болған жағдайда) тексеріледі. Конверттерді ашқан кезде, мекенжайдың жөнелтушінің атауына; пакетте көрсетілген қосымшалар нөмірлерінің құжаттарда қойылған нөмірлерге сәйкестігі салыстырылады; құжаттар мен оларға қосымшалардың жиынтықта болуы тексеріледі.

Құжаттар толық болмаған, пакеттер бұзылған, конверттердегі нөмірлер құжаттардағы нөмірлермен сәйкес келмеген жағдайларда, үш данада акт жасалады (2-қосымша), бұл ретте актінің бір данасы Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметінде қалады, екіншісі – құжаттармен бірге мақсаты бойынша беріледі, ал үшіншісі – жөнелтушіге жіберіледі.

Қазақстан Республикасы Парламентінің, Президент Әкімшілігі мен Премьер-Министр Кеңсесінің хат-хабарларынан басқа, мекенжайға дұрыс жолданбаған және ресімделмеген, қате салынған хат-хабарлар қабылданбайды және (немесе) Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметінің қызметкерлері сол күні жөнелтушіге қайтарады немесе мақсаты бойынша қайта жөнелтеді.

Жөнелтушінің мекенжайын, хат-хабар жіберілген және алынған күнді, конверттер арқылы ғана белгілеу мүмкін болған жағдайларда, сондай-ақ жеке құжаттар түскен кезде конверттер жойылмайды.

«Жеке өзіне» деген грифі бар пакеттерді қоспағанда, барлық пакеттер (конверттер, сәлемдемелер) Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметінде ашылуы тиіс.

«Жеке өзіне» деген грифімен қабылданған құжаттар мен пакеттер тізілімде есепке алынады және адресатқа ашылмай беріледі. Егер адресат «жеке өзіне» деген грифі бар пакетті ашқаннан кейін, онда қызметтік сипаттағы құжат немесе өтініш болса, тіркеу үшін ол дереу Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметіне берілуі тиіс.

11. Тиісті мемлекеттік органның белгіленген үлгідегі мемлекеттік тілдегі бланкісінде басылған:

1) Министрге жолданған, ОМО бірінші басшысы қол қойған;

2) бірінші вице-министрге, вице-министрлерге, жауапты хатшыға, Министрліктің атына жолданған, ОМО басшысы қол қойған (ОМО бірінші басшысының не оның орынбасарларының не жауапты хатшының қолы) құжаттардың түпнұсқаларын, сол сияқты көшірмелерін Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметінің қабылдауыны жатады.

Мемлекеттік органдардан қағаз және электронды жеткізгіштерде келіп түскен құжаттар бір-біріне сәйкес болуы тиіс. Бұл ретте міндетті түрде күні, шығыс нөмірі құжатқа қойылуы, сұранысқа алынған жауапқа - сұраныс нөміріне сілтеме (Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінің, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрі Кеңсесінің бақылаудағы және хаттамалық тапсырмаларына міндетті түрде сілтеме керек), орындаушы туралы белгі және оның байланыс телефон нөмірі болуы тиіс.

12. Министрлікке МОИП арқылы ҚБПҮ белгісіменжәне қағаз жеткізгіште келіп түсетін нормативтік құқықтық актілердің жобалары, сондай-ақ ЭҚАБЖ арқылы Қазақстан Республикасы Премьер-Министрі Кеңсесінің тапсырмаларын орындау үшін жолданған НҚА жобалары келісуге олардың Қазақстан Республикасы Үкіметі Регламентінің талаптарына сәйкес келуі шартымен қабылданады.

13. Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі почталық түсімдерден басқа факспен және басқа да байланыс құралдары арқылы түскен құжаттарды да қабылдайды.

14. Факсимилені қолданып қол қойылған, боялған және өзге де ластанған, қандай да бiр бүлiнген жерлері бар, оның iшiнде тескiшпен тiгiлген, шимайқағазға жазылған құжаттар, сондай-ақ жөнелтушінің қолы қойылмаған құжаттамалар қабылдауға жатпайды.

15. Министрлікке түсетін барлық хат-хабарлар Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметінде сұрыпталады және маңыздылық пен басымдылық дәрежесіне қарай мынадай санаттарға топтастырылады:

І санат: Министрлікке тапсырмалар берілген Қазақстан Республикасы Президентінің, Үкіметінің, Премьер-Министрінің актілері, Президенттің, Премьер-Министрдің, Президент Әкімшілігі Басшысының және оның орынбасарларының, Мемлекеттік хатшының, Премьер-Министрдің орынбасарының, Қазақстан Республикасы Есеп комитеті төрағасының және мүшелерінің, Премьер-Министр Кеңсесі Басшысының және оның орынбасарларының тапсырмалары, Сенат, Мәжіліс төрағаларының және Парламент депутаттарының сұраныстары;

ІІ санат: Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2002 жылғы 10 желтоқсандағы № 1300 қаулысымен бекітілген Қазақстан Республикасы Үкіметінің Регламентінде (бұдан әрі – Регламент) және Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2006 жылғы 16 тамыздағы № 773 қаулысында белгіленген тәртіппен келісуге және қол қоюға түсетін нормативтік құқықтық актілердің жобалары;

ІІІ санат: орталық органдар мен ведомстволардан, облыстардың, Астана және Алматы қалаларының әкімдерінен, халықаралық ұйымдар мен банктерден түсетін хат-хабарлар;

IV санат: өзге де заңды және жеке тұлғалардың хаттары;

V санат: мәлімет үшін және басшылыққа алу үшін жіберілген Қазақстан Республикасының Заңдары, Қазақстан Республикасы Президентінің, Үкіметінің, Премьер-Министрінің актілері.

16. Құжаттар ЭҚАБЖ жүйесінде «Кіріс құжаттары», «Деректі ҰӨҚ» және «Азаматтар өтініші» қамтитын «Сыртқы хат-хабар» деректер қорының кіріс құжаттарын тіркеу карточкаларына түскен құжаттар: шығыс нөмірі; шығыс күні; қайдан түсті; авторы; кімге жіберілді; құжаттың түрі; құжаттың тілі; мәселенің сипаты; қысқаша мазмұны; парақтар мен қосымшалардың саны туралы мәліметтерді енгізу арқылы тіркеледі. Одан әрі оларда құжаттың барлық қозғалыс барысы мен орындалуы белгіленеді.

Егер жауап жазылған құжат болса, оны тіркеген кезде «мынаған жауап болып табылады» нысаны бойынша жауап берілетін құжаттың бастамашылық тіркеу нөміріне сілтеме жасалады.

Ұқсас мәселе бойынша қайталама құжаттар немесе сұраныстар түскен кезде, оларға кезекті тіркеу нөмірі қойылмайды. Олар күнтізбелік жыл ішінде «Нөмірге» нысаны бойынша ЭҚАБЖ жүйесіне бұрын тіркелген құжатқа түскен құжаттар ретінде тіркеледі.

17. Жеке және заңды тұлғалардың, жалпы, сол сияқты үкіметтік почтамен түскен өтініштері ЭҚАБЖ жүйесінде «Азаматтардың өтініштері» деректер қорында тіркеледі және бақылауға алынады.

18. Факстық хабарламалар ЭҚАБЖ жүйесінде «Факс» деген белгімен тіркеледі.

19. Есепке алуды, орындауды және ақпараттық-анықтамалық мақсатта пайдалануды талап ететін барлық құжаттар тіркеуге жатады. Кіріс хат-хабарларын тіркеуді құжаттың бірінші парағының төменгі оң жақ бұрышына негізгі құжаттың тіркеу нөмірі, тіркелген күні, парақтарының саны, қосымшалары парақтарының саны көрсетілетін тіркеу мөртабанын басу жолымен Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі жүзеге асырады, қосымшаларға «№___қосымшаға» мөртабаны қойылады. Бұл ретте, қағаз жеткізгіштегі құжаттың электрондық көшірмесін растау және ЭЦҚ тексеру нәтижесі туралы ақпаратты жазу үшін ЭЦҚ тексеру нәтижесі оң болған жағдайда, «*** Электрондық құжаттың көшірмесі дұрыс. ЭЦҚ-ны тексерудің оң нәтижесі анықталды» және ЭЦҚ тексерудің нәтижесі теріс болған жағдайда, «*** Электрондық құжаттың көшірмесі дұрыс емес. ЭЦҚ-ны тексерудің теріс нәтижесі анықталды.» деген мәтіні бар мөртабан (үшбұрышты формадағы) пайдаланылады. Шет тілдердегі хат-хабарды тіркеген кезде, түпнұсқаға және аударылған («Аударма» деген белгісі бар) мәтінге мөртабан қойылады. Қазақстан Республикасы Үкіметі қаулыларының немесе Премьер-Министр өкімдерінің жобалары түскен кезде, ілеспе хат сияқты келісу парағына да тіркеу мөртабаны қойылады.

20. Келіп түскен жеделхаттар ЭҚАБЖ базасында тіркеледі.

21. Осы Тәртіпке 3-қосымшада көрсетілген құжаттар тіркеуге жатпайды.

22. Белгіленген тәртіппен қабылданған құжаттарды Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі қарайды, бақылауға қояды және басшылық пен құрылымдық бөлімшелер арасында мынадай түрде бөледі:

1) Министрге, бірінші вице-министрге және вице-министрлерге: жеке өздеріне жіберілген хат-хабарларды;

2) Жауапты хатшыға: Қазақстан Республикасы Президентінің актілерін, Премьер-Министрінің актілерін, Президенті Әкімшілігінің, Үкіметінің тапсырмаларын, Қазақстан Республикасы Парламентінің Сенаты мен Мәжілісінің, Мемлекеттік хатшысының, Президенті Әкімшілігі басшысының, Жоғарғы Сотының, Есеп Комитетінің, Бас прокуратурасының, Конституциялық Кеңесінің хаттарын, депутаттық сауалдарды, нормативтік құқықтық актілердің жобаларын, басқа мемлекеттік органдардан түскен сұрауларды, БАҚ сұрауларын;

3) құрылымдық бөлімшелердің басшыларына: қайтадан түскен нормативтік құқықтық актілердің, келісімдердің жобаларын, Қазақстан Республикасында жер қойнауын пайдалану бойынша операция жүргізу келісімшарттарын, «нөмірге жауап» хат-хабарларын, сұраныстарға жауаптар беріледі.

Жауапты хатшы қарайтын жедел хат-хабарлардың көшірмелері бір мезгілде ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжаттар форматында немесе қағаздағы құжаттардың сканерленген электрондық көшірмелері келіп түсетін құжатта қаралатын мәселелер құзыретіне кіретін құрылымдық бөлімшелерге жіберіледі.

Сот талап-арыздары, актілері, сот шешімдерін орындау жөніндегі құжаттар келіп түскен жағдайда – түпнұсқасы Заң қызметіне беріледі, көшірмесі Ішкі әкімшілендіру департаментіне, Экономика және қаржы департаментіне және қажет болуына қарай Министрліктің құрылымдық бөлімшелеріне беріледі.

3. Кіріс хат-хабарларының қаралуы және өтуі
23. Алдын ала қарау барысында Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі құжаттарды санаттар (І-ІV) бойынша бөледі және екіге бөледі:

Министрлік басшылығының қарауына жіберілетін құжаттар;

Министрліктің құрылымдық бөлімшелерінің қарауына жіберілетін құжаттар.

Хат-хабарларды алдын ала қараудың мақсаты құрылымдық бөлімшелерге тікелей келіп түскен, қайта түскен, «нөмірге» деген құжаттарды, сұрауларға жауаптарды тиісті құрылымдық бөлімшелердің функциялары мен құзыретіне сәйкес орындау үшін жіберу болып табылады. Бұл ретте, Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі:

І санаттағы хат-хабарларды Министрліктің басшылығына қарау үшін жібереді;

тіркеу карточкасын (қажет болған жағдайда, белгіленген нысандар бойынша келіп түскен нормативтік құқықтық актілердің жобаларын келіскен кезде пайдаланылатын келісу парағын) қоса берумен, Министрліктің құрылымдық бөлімшелерінің арасынан ІІ-ІV санаттағы хат-хабарларды алдын ала орындаушылар мен бірлесіп орындаушыларды айқындайды;

Қазақстан Республикасы Үкіметінің Регламентіне сәйкес құжаттарды орындау мерзімін белгілейді.

Орындалу мерзімі 10 күнге дейінгі (жедел) құжаттарға «Жедел» мөртабаны соғылады.

БАҚ сұрауныстарына Министрлікке келіп түскен күннен бастап үш күнтізбелік күн мерзім және «Бақылауға алынды» деген штамп қойылады.

24. Құжаттардың одан арғы қозғалысында айқынсыздық туындаған жағдайларда, олар уәкілетті құрылымдық бөлімшенің басшылығына, ал қажет болған жағдайда – Министрліктің басшылығына ұсынылады.

25. Кіріс хат-хабары басшылыққа немесе құрылымдық бөлімшелерге түскен күні дереу беріледі. Бірнеше құрылымдық бөлімшеге жолданған құжат ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжаттар форматында немесе қағаздағы құжаттың сканерленген электрондық көшірмелері жіберіледі.

26. Министрлік басшылығының қарауына жіберілетін құжаттарды іс жүргізу инспекторлары қабылдайды, олар тізілімге және тіркеу-бақылау карточкасына қол қойып, құжатты алған күні мен уақытын растайды.

Министрдің, бірінші вице-министрдің, вице-министрлердің, жауапты хатшының қабылдау бөлмелеріндегі іс жүргізуді құжаттардың өтуі мен олардың тиісінше сақталуына дербес жауап беретін қабылдау бөлмелерінің мамандары жүргізеді.

27. Қызметтік хат-хабарлардың уақтылы өтуін қамтамасыз ету, сондай-ақ Министрлікте атқарушылық тәртіпті күшейту мақсатында Министрліктің басшылығы кіріс және шығыс хат-хабарларды қараудың мынадай мерзімдерін бекіткен:

1) кіріс хат-хабарларды қарау мерзімдері:

а) қысқа мерзім (10 күнге дейін) ішінде орындалатын құжаттар:

Министр – 2 сағат;

бірінші вице-министр, вице-министрлер, жауапты хатшы – 1 сағат;

құрылымдық бөлімшелердің басшылары – дереу;

құрылымдық бөлімшелердің басқарма бастықтары – дереу;

в) стандартты мерзімдерде орындалатын құжаттар:

Министр – 5 сағат;

бірінші вице-министр, вице-министрлер, жауапты хатшы – 3 сағат;

құрылымдық бөлімшелердің басшылары – 2 сағат;

құрылымдық бөлімшелердің басқарма бастықтары – 2 сағат;

2) шығыс хат-хабарларды қарау мерзімдері:

а) қысқа мерзім (10 күнге дейін) ішінде орындалатын құжаттар:

Министр – 1 сағат;

бірінші вице-министр, вице-министрлер, жауапты хатшы – 1 сағат;

құрылымдық бөлімшелердің басшылары – дереу;

құрылымдық бөлімшелердің басқарма басшылары – дереу;

в) стандартты мерзімдерде орындалатын құжаттар:

Министр – 5 сағат;

бірінші вице-министр, вице-министрлер, жауапты хатшы – 3 сағат;

құрылымдық бөлімшелердің басшылары – 2 сағат;

құрылымдық бөлімшелердің басқарма басшылары – 2 сағат.

Қазақстан Республикасының Президенті Әкімшілігінен және Қазақстан Республикасының Премьер-Министрі Кеңсесінен келіп түскен құжаттарды қарау уақыты Министрлікке келіп түскен сәттен бастап тікелей орындаушыға жеткізілуі, сондай-ақ виза қойылуы және қол қойылуы бір-екі күннен аспауы тиіс.

28. І санаттағы құжаттарды:

Министр немесе Министрдің міндетін атқару ресми түрде жүктелген тұлға;

Министр ресми түрде құжаттарға қол қою уәкілеттігін берген тұлға;

оның құзыретіне жатқызылатын мәселелер бойынша жауапты хатшы қарайды және қол қояды.

29. Мыналар басым түрде және жедел тәртіппен қаралады:

Президенттің Министрлікке тапсырмалар берген актілері;

мемлекеттік органға тапсырмалары бар Үкіметтің қаулылары, Үкімет отырыстарының хаттамалары, Премьер-Министрдің өкімдері;

тапсырмалар, оның ішінде Президентте, Президент Әкімшілігінің басшылығында, Премьер-Министрде, оның орынбасарларында өткен кеңестердің хаттамаларында, сондай-ақ олар бекіткен іс-шаралар жоспарларындағы тапсырмалар;

Министрлікке келісуге келіп түсетін нормативтік құқықтық актілердің жобалары;

Парламент депутаттарының сауалдары, Парламент депутаттары бастама жасаған заң жобалары;

заңды және жеке тұлғалардан келіп түскен хаттар;

БАҚ сұраулары.

30. Министрдің көмекшісі келіп түскен хат-хабарларды дереу қарайды, орындалу мерзімі шұғыл бақылау тапсырмаларын іріктейді және дереу Министрдің қарауына ұсынады. Одан әрі құжат қабылдау бөлмесінің маманы тіркеу есепке алу нысанына мазмұнын енгізетін Министрдің қарарына сәйкес, Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі арқылы олар тиісті деректерді тіркеу карточкасына енгізгеннен кейін Бірінші вице-министрге, Вице-министрлерге, Жауапты хатшыға немесе құрылымдық бөлімшелердің басшыларына беріледі. Қосымша түсініктемелер мен келісулерді қажет ететін мәселелер бойынша қарарлар тиісті құрылымдық бөлімшелердің қатысуымен әзірленеді.

31. Жауапты хатшы кіріс хат-хабарларын түскен күні, ал жедел хат-хабарларды – дереу қарайды. Жауапты хатшы кіріс хат-хабарларын Вице-министрлер мен Министрліктің құрылымдық бөлімшелері арасында бөледі, ал Министрлік үшін стратегиялық маңызы бар және саяси-айқындаушы сипаттағы құжаттардың көшірмесін Министрдің қарауына жібереді.

32. Бірінші вице-министр, Вице-министрлер және Жауапты хатшы бақылаудағы тапсырма бойынша орындаушыларды айқындағаннан кейін, қабылдау бөлмесінің маманы тіркеу есепке алу нысанына мазмұнын енгізетін, Вице-министрлердің, Жауапты хатшының бұрыштамасына сәйкес тіркеу карточкасына тиісті мәліметтерді енгізу үшін және бақылау құжатын Министр, Вице-министрлердің және Жауапты хатшының бұрыштамаларында көрсетілген құрылымдық бөлімшелерге тапсыру үшін Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметіне беріледі. Орындалуы бірнеше құрылымдық бөлімшелерге жүктелген құжат бір мезгілде ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжат нысанында немесе қағаз құжаттардың сканерленген электрондық көшірмесі түрінде беріледі.

Түпнұсқа бұрыштамада бірінші көрсетілген немесе тегінің қарсысында «(жинақтау)» белгісі орналасқан орындаушыға тапсырылады.

33. Бірінші вице-министр, Вице-министрлер және Жауапты хатшының бұрыштамалары бойынша бір құжат бойынша бірнеше құрылымдық бөлімше бірінші орындаушы болып айқындалған жағдайда Министрдің қарарынла бірінші болып көрсетілген Бірінші вице-министрдің, Вице-министрлердің және Жауапты хатшының қарарында айқындалған құрылымдық бөлімше негізгі орындаушы болып табылады.

34. Министрліктің құрылымдық бөлімшелеріне жолданған құжаттар бойынша басшылар орындаушыларды айқындайды, орындаушылар дайындаған шешімдердің жобаларын қарайды, шешімдерді жетекшілік ететін вице-министрмен келіседі және шығыс хат-хабарларға Министрліктің құрылымдық бөлімшелері туралы бекітілген ережелерге сәйкес өз құзыретіне кіретін мәселелер бойынша ғана қол қояды.

35. Әзірленген, келісілген және қол қоюға дайындалған ІІ, ІІІ, ІV санаттағы құжаттар (орындаушылардың визалары бар) Министрдің, Бірінші вице-министрдің, Вице-министрлердің және Жауапты хатшының құзыреттері шегінде қарауына және қол қоюына енгізіледі.

36. Министр болмаған кезеңде хат-хабарды Министрдің міндетін атқарушы тұлға қарайды. Жетекшілік ететін Бірінші вице-министр, вице-министр болмаған кезеңде хат-хабарды «Қазақстан Республикасы Ұлттық экономика министрлігінің министрі, вице-министрлері және жауапты хатшысының арасында міндеттерді бөлу туралы» Министрліктің бұйрығында айқындалған өзара ауысу тәртібімен басқа вице-министр қарайды.

Жауапты хатшы болмаған кезде барлық шұғыл кіріс хат-хабарларды Министр қарайды, өзге де құжаттарды – Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі «Қазақстан Республикасы Ұлттық экономика министрлігінің министрі, вице-министрлері және жауапты хатшысының арасында міндеттерді бөлу туралы» Министрліктің бұйрығына сәйкес құзыреті бойынша Бірінші вице-министрге, Вице-министрлерге жіберіледі.

37. Министрдің бұрыштамасы Министрдің арнайы бланкілерінде (4-қосымша) міндетті түрде:

1) жинақтауға және Министрліктің жалпы жауабын дайындауға жауапты лауазымды тұлғаның аты-жөні (егер құжат барлық вице-министрлерге жолданатын болса);

2) құжат қарауға жіберілетін орындаушының тегі (егер құжат бірнеше орындаушыға жіберілетін болса, онда жинақтауға және жалпы жауапты дайындауға жауапты орындаушы көрсетіледі);

3) құжатты орындау тәртібі мен мерзімі;

4) басшының жеке қолы және күні;

5) сызықтың астындағы төменгі жағында - қарардың қандай құжатқа жататыны, сондай-ақ күнін және бұл құжаттың нөмірі көрсетіле отырып, ресімделеді.

Бірінші вице-министрдің, Вице-министрлердің және Жауапты хатшының қарарлары осы тармақтың 2) - 5) тармақшаларына сәйкес мәліметтерді көрсете отырып, арнайы бланкілерде ресімделеді.

Құрылымдық бөлімшелер басшыларының қарарлары осы тармақтың 2) - 4) тармақшаларына сәйкес мәліметтерді көрсете отырып, құжаттың өзінде ресімделеді.

Министрлік басшылығының қарарларында орындаушылардың оңтайландырылған саны болуы және «Барлық құрылымдық бөлімшелерге» деген қарар болмауы тиіс.

ЭҚАБЖ жүйесіндегі Министрлік басшылығының қарарына құрылымдық бөлімшелердің, ведомстволардың басқа қызметкерлерінің қандай да бір араласуына жол берілмейді.

39. Министрлік басшылығының қарарына сәйкес Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі хат-хабарды орындаушы құрылымдық бөлімшелерге жібереді. Орындаушы құрылымдық бөлімшелердің басшылары өздеріне түскен хат-хабарды түскен күні кідіріссіз қарайды.

Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі келіп түскен өтініштерді мазмұнына байланысты Министрліктің басшылығына не тиісті құрылымдық бөлімшелерге жібереді және егер мәселе белгіленген құзірет шегінен шығатын болған жағдайда, Министрліктің басшылығы үш жұмыс күнінен аспайтын мерзімде өтінішті өтініш беруші адамды мендетті хабардар ете отырып, құзыретті мемлекеттік органға, ведомствоға немесе лауазымды адамға жіберу туралы шешім қабылдайды.

Егер Министрліктің басшылығы Министрліктің комитеттерін орындаушы деп айқындаса, онда кемінде 3 жұмыс күнінің ішінде комитеттерге қарауға жолдайды.

40. Құрылымдық бөлімшелердің қарауына жіберілетін құжаттарды іс жүргізу инспекторлары хат-хабарларды қабылдау кестесіне сәйкес қабылдайды, олар тізілімде және тіркеу-бақылау карточкасында құжаттың алынуын тегін, алынған уақыты мен күнін көрсетіп, өз қолымен растайды (бұл ретте карточканың бірінші данасы Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметінде қалады). Шұғыл хат-хабарларды олар кідіріссіз алып кетеді.

41. Іс жүргізу инспекторы құжаттардың өтуі мен олардың тиісінше сақталуы үшін дербес жауапты болады. Хат-хабарды бекітілген кестеге сәйкес Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметінен алған кезде іс жүргізу инспекторы құжаттар мен оларға қосымшалардың болуын тексереді, одан кейін құжаттарды құрылымдық бөлімшенің басшысына тапсырады. Құрылымдық бөлімшенің басшысы құжатты қарағаннан кейін іс жүргізу инспекторы дереу өзінің тіркеу-бақылау карточкасының данасына орындаушының тегін енгізеді, ЭҚАБЖ-да тапсырма карточкасын толтырады және құжатты орындаушыға қолын қойғызып береді. Іс жүргізуге жауапты маман тіркеу-бақылау карточкаларының толықтығына және оларға жазбаларды жүргізудің дұрыстығына, ЭҚАБЖ-да құрылымдық бөлімшенің тапсырмаларын, нұсқауларын енгізуге жауап береді, құжаттардың уақтылы орындалуын бақылайды және күн сайын құрылымдық бөлімшенің басшысы мен Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметіндегі маманға құжаттардың орындалуы туралы және орындалу барысы туралы баяндайды. Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметіне ай сайын құрылымдық бөлімшенің құжат айналымы бойынша талдамалық ақпарат береді.

Карточкалар құрылымдық бөлімшенің картотекасында ғана сақталады. Оларды құжаттармен бірге орындаушыларда сақтауға тыйым салынады. Бақылау құжаттарының картотекалары жеке жүргізіледі.

Карточкада құжаттың орындалу барысы (еске салулар, сұратулар, жауаптар, анықтамалар және т.б.) белгіленеді. Карточкалардағы жазбалар сиямен айқын және анық жүргізіледі. Қарындашпен жазуға, бояуға, тазартуға жол берілмейді. Жазбалар карточканың бір бланкісіне сыймаған жағдайда бастапқы карточкаға «№__жалғасы» деген жазуы бар карточканың екінші бланкісі қоса тіркеледі.

42. Құрылымдық бөлімшелердің басшылары осы құрылымдық бөлімшенің құзыретіне сәйкес құжаттардың уақтылы және сапалы орындалуын қамтамасыз етеді.

43. Бақылау құжаттарын бір құрылымдық бөлімшеден екіншісінің орындауына беру құжатты орындау құзыретіне кіретін құрылымдық бөлімше басшысының жауапты орындаушы, бірлесіп орындаушы болуға келісу бұрыштамасы болған кезде жүргізіледі. Келісу болмаған жағдайда қайта жіберу құрылымдық құжатты Министрдің, Жауапты хатшының немесе вице-министрдің атына бағыттаған бөлімше басшысының қолы қойылған жауапты орындаушының қызметтік жазбасы болған кезде Министрдің, Бірінші вице-министрдің, вице-министрлердің және Жауапты хатшының қарарлары өзгерген не толықтырылған кезде ғана жүргізіледі. Құжаттың түпнұсқасы Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметіне қол қоюмен беріледі.

Қойылған мәселелерді шешу құзырыретіне жатпайтын құрылымдық бөлімшеге бақылаудағы құжаттарды қайта жіберу бақылаудағы құжатты алғаннан кейін 3 күн ішінде жүргізіледі, олай болмаған жағдайда құжаттың сапалы және уақтылы орындалуы үшін жауапкершілік бірінші орындаушыға жүктеледі.

44. Орындаушылық тәртіпті нығайту мақсатында Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі І-ІV санаттағы құжаттардың ұсынылатын орындау мерзімін белгілейді. Осы орындау мерзімдері белгіленген нысандағы құжатқа ілеспе карточкада жеке жолда көрсетіледі.

45. Министрліктің құрылымдық бөлімшелерінің басшылары құжат айналымы және орындаушылық тәртіпті нығайту мәселелері бойынша Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметіне және құрылымдық бөлімшелердің құжаттамалық қамтамасыз етілуіне жауапты мамандарына жәрдем көрсетуге міндетті.

Министрліктің құрылымдық бөлімшелерінің басшылары құрылымдық бөлімшедегі ішкі бақылауға жауапты лауазымдық адамдарды айқындайды.

46. Тиісті мемлекеттік органның салалық сараптама қорытындысымен республикалық бюджеттен нысаналы даму трансферттері есебінен қаржыландырылатын объектілер бөлінісіндегі жергілікті бюджеттік инвестициялар (бұдан әрі – ЖБИ) тізбелері бойынша тиісті орталық мемлекеттік органдардан және облыстар, Астана және Алматы қалаларының әкімдіктерінен қарау және келісу үшін кіріс хат-хабарын Жауапты хатшы белгіленген тәртіппен Министрліктің мына құрылымдық бөлімшелеріне:

Әлеуметтік, көші-қон саясаты және мемлекеттік органдарды дамыту департаментіне:

денсаулық сақтау, медициналық-әлеуметтік мекемелер объектілері бойынша Қазақстан Республикасы Денсаулық сақтау және әлеуметтік даму министрлігінен;

білім беру объектілері бойынша Қазақстан Республикасы Білім және ғылым министрлігінен;

табиғи дүлей зілзалалардан, халықты, объектілерді және аумақтардыинженерлік қорғау бойынша объектілердің;

Экономика салаларын дамыту департаментіне:

облыстық және аудандық маңызы бар автокөлік жолдарының, қалалар мен елді мекендер көшелерінің;

көлік, инженерлік-коммункациялық, индустриялық-инновациялық инфрақұрылым объектілерінің;

туризм объектілерінің;

халыққа мамандандырылған қызмет көрсету орталықтары объектілерінің құрылысы мен реконструкциясы бойынша Қазақстан Республикасы Инвестициялар және даму министрлігінен;

Құрылыс, тұрғын үй-коммуналдық шаруашылық істері және жер ресурстарын басқару комитетіне:

мемлекеттік (салалық) бағдарлама бойынша жалға берілетін (коммуналдық) тұрғын үйдің;

қалалар мен ауылдық елді мекендердің сумен жабдықтау және су бұру жүйелерінің;

коммуналдық шаруашылық, елді мекендердің шекарасы (шегі) шегінде жылумен жабдықтау (белгіленген қуаты 100 Гкал/сағ және одан артық ЖЭС-тен және қазандықтардан басқа), абаттандыру объектілерінің құрылысы мен реконструкциясы бойынша облыстардың, Астана және Алматы қалаларының әкімдіктерінен жібереді.

47. Құрылымдық бөлімшелер және Комитеттер бюджеттік бағдарламалар әкімшілері ұсынған ЖБИ тізбелерін 5 жұмыс күнінің ішінде:

1) стратегиялық және бағдарламалық құжаттарға сәйкестігі (Қазақстан Республикасының 2020 жылға дейінгі стратегиялық даму жоспарына; Елді аумақтық-кеңістікте дамытудың болжамды схемасына; мемлекеттік және салалық бағдарламаларға; мемлекеттік органдардың стратегиялық жоспарларына);

2) тиісті орталық мемлекеттік органның стратегиялық жоспары жобасының мақсаттары мен міндеттеріне қол жеткізу;

3) тиісті құжаттаманың болуы тұрғысынан қарайды.

48. Құрылымдық бөлімшелер және Комитеттер Өңірлік саясат және жергілікті өзін-өзі басқаруды дамыту департаментіне (бұдан әрі – ӨСЖӨБДД) стратегиялық және бағдарламалық құжаттарға, тиісті орталық мемлекеттік органның стратегиялық жоспары жобасының мақсаттары мен міндеттеріне сәйкестігі, тиісті құжаттаманың болуы бөлігінде қорытындылармен бірге ЖБИ тізбелерін жолдайды.

49. ӨСЖӨБДД ЖБИ тізбелерін олардың өңірлік басымдықтарға сәйкестігі бөлігінде қарайды және ағымдағы қаржы жылының 5 мамырынан кешіктірмей салалар және өңірлер бойынша шығыстардың жеткізілген лимиті шегінде тиісті жоспарлы кезеңге арналған республикалық бюджет жобасына енгізудің орындылығы туралы ұсыныс нысанында өңірлік саясат мәселелері жөніндегі ведомствоаралық комиссияға келісуге енгізеді.

50. ӨСЖӨБДД өңірлік саясат мәселелері жөніндегі ведомствоаралық комиссияның қарау және келісу қорытындылары бойынша ЖБИ бойынша қорытынды дайындайды және тиісті орталық мемлекеттік органға жолдайды.