Қ.А.Ясауи атындағы Халықаралық қазақ-түрік университеті
ҚП-ХҚТУ-4.2.3-1.0-2009
Сапа менеджменті жүйесі
Құжаттандырылған процедура
2-ші нұсқа
Құжаттаманы басқару
30 беттің 14 беті
- ашпа бет;
- алғы сөз;
- мазмұны;
- қолдану аясы;
- нормативтік сілтемелер;
- анықтамалар;
- шартты белгілер мен қысқартулар;
- жауапкершілік және өкілеттілік;
- жалпы ережелер;
- процесс сипаты;
- өзгерістерді енгізу тәртібі;
- қосымшалар:
- танысу парағы;
- өзгерістерді тіркеу парағы;
- мерзімдік бақылауларды тіркеу парағы.
7.11.1.2 БЕ құрылымы келесі элементтерден тұрады:
- титул парағы;
- алғысөз;
- жалпы ережелер;
- бөлімше құрылымы;
- функциялары;
- міндеттері;
- құқықтары;
- жауапкершілік;
- университеттің басқа бөлімшелерімен әрекеттесу;
- танысу парағы;
7.11.1.3 ҚН құрылымы келесі элементтерден тұрады:
- титул парағы;
- алғы сөз;
- жалпы ережелер;
- біліктілік талаптары;
- міндеттері;
- құқықтары;
- жауапкершілік.
- Танысу парағы;
7.11.1.4 ЖН, ӘН құрылымы келесі элементтерден тұрады:
- титул парағы;
- алғы сөз;
-
қолдану аясы;
-
нормативтік сілтемелер;
-
анықтамалар;
-
шартты белгілер мен қысқартулар;
-
Жалпы ережелер;
-
Процес барысын орындауды сипаттау;
-
Әдебиеттер тізімі.
7.11.2 СМЖ құжаттарының титул парақтарының үлгілері Е, Ж, И, К, Л, М-
қосымшаларында берілген, басқа барлық беттерінде жоғарғы колонтитул болуы тиіс.
7.11.2.1 Жоғарғы колонтитул биіктігі шрифт 12, ортадан жасалады, және келесі
элементтерден тұрады:
Қ.А.Ясауи атындағы Халықаралық қазақ-түрік университеті
ҚП-ХҚТУ-4.2.3-1.0-2009
Сапа менеджменті жүйесі
Құжаттандырылған процедура
2-ші нұсқа
Құжаттаманы басқару
30 беттің 15 беті
7.11.2.2 «1 ұяшық» элементінде университеттің атауы көрсетіледі – Қ.А.Ясауи
халықаралық қазақ-түрік университеті.
7.11.2.3 «2 ұяшық» элементінде енгізілетін жүйенің атауы көрсетіледі – Сапа
менеджменті жүйесі.
7.11.2.4 «3 ұяшық» элементінде құжат түрінің атауы көрсетіледі.
Қ.А.Ясауи халықаралық қазақ-түрік университеті
ҚП-ХҚТУ-4.2.3-1.0-2005
Сапа менеджмент жүйесі
Құжаттандырылған процедура
Құжатты басқару
Стр. 15 из 7
ұяшық 1 ұяшық 2 ұяшық 3 ұяшық 4 ұяшық 5 ұяшық 6
7.11.2.5 «4 ұяшық» элементінде құжат атауы көрсетіледі
7.11.2.6 «5 ұяшық» элементінде құжат индексі көрсетіледі.
7.11.2.7 «6 ұяшық» элементінде құжаттың жалпы бет санының нөмірі көрсетіледі.
7.11.3 СМЖ құжаттарының титул парағы төменде көрсетілген элементтерді қамтуы
тиіс:
- Бекіту грифі;
- САПА МЕНЕДЖМЕНТІ ЖҮЙЕСІ жазуы;
- Құжат атауы (СЖ, ҚП, УС, ҚЕ, ҚН, ЖН, және т.б.,);
- Құжаттың идентификациялық белгісі;
- Дайындаушы бөлім (бөлімше) толық атауы көрсетілген алғысөз; келісу; құжатты
іске қосу мерзімі; құжатты тексеру мерзімі;
- Қызмет бабында пайдаланатын басылым жазуы;
- Түркістан жазуы.
7.11.3.1 Құжаттың атауы құжаттың титул парағында көрсетіледі. Атау форматы:
барлық әріптер бас әріппен, қалың, курсив, шрифт – KZ Times New Roman биіктігі – 16,
парақтың ортасынан.
7.11.3.2 Атау қысқа және объектіні нақты сипаттайтын болуы және құжаттың дұрыс
идентификациясын қамтамасыз етуі тиіс.
7.11.3.3 Атауда қысқартулар, математикалық белгілер, грек әріптерін қолдануға
рұқсат етілмейді.
7.11.3.4 Ортақ бағыттағы құжат кешеніне жататын құжаттардың атауы, тақырып
және тақырыпшалардан тұруы мүмкін. Тақырыбы бас әріппен, қалың; тақырыпшалар –
бірінші әрібі бас әріппен, қалың, курсив, шрифт биіктігі – 14.
мысал: ОҚУ-ӘДІСТЕМЕЛІК КЕШЕН
Пәннің жұмыс оқу бағдарламасы
7.11.3.5 Бекіту грифі «БЕКІТЕМІН» сөзінен тұрады (бас әріппен, шрифт – 12,
парақтың – сол жағынан), құжатты бекітетін тұлғаның қызметтік лауазымы, қолы және бекіту
мерзімі көрсітіледі. (шрифт – 12).
7.11.3.6 Алғы сөз СМЖ құжатының міндетті бөлігі болып табылады. «АЛҒЫ СөЗ»
сөзінің форматы: бас әріппен, шрифт – 14, парақтың ортасынан жазылады. Алғысөзде
келтірілетін мәліметтер нөмірленеді.
7.11.4 Құжаттың «Мазмұны» алғы сөзден кейін жаңа беттен басталады және қажет
болған жағдайда келесі беттерде жалғастырылуы мүмкін. «Мазмұн» сөзі келесі форматта
Қ.А.Ясауи атындағы Халықаралық қазақ-түрік университеті
ҚП-ХҚТУ-4.2.3-1.0-2009
Сапа менеджменті жүйесі
Құжаттандырылған процедура
2-ші нұсқа
Құжаттаманы басқару
30 беттің 16 беті
болуы тиіс: алғашқы әрпі бас әріппен, жартылай қалың, шрифт – 12, парақтың ортасынан.
Мазмұн мәтінінің шрифті –12.
7.11.5 Мазмұн реттік сан және бөлімдердің атауын және орналасқан бет санын
белгілей отырып, қосымшалардың белгісін қамтиды.
7.11.6 Нормативтік сілтемелер мәтінде сілтемесі берілген СМЖ құжаттарының
нормативтік құжаттарының тізімін қамтиды.
7.11.6.1 ҚР заңдары, мемлекеттік басқару органдарының бұйрық құжаттары.
7.11.6.2 Тізімге нормативтік құжаттардың белгілері мен атаулары қамтылады.
-
Мемлекеттік
стандарттар,
техникалық-экономикалық
ақпараттардың
класификаторлары, ғылыми-техникалық, инженерлік қоғамдардың стандарттары;
-
Мемлекет аралық стандарттар, техникалық-экономикалық ақпараттардың
классификаторлары;
-
Халықаралық стандарттар мен техникалық-экономикалық ақпараттардың
классификаторлары, ұлттық стандарттар, Қазақстан Республикасында қолдануына
рұқсат етілген шет елдердің стандарттары;
7.11.7 Анықтамалар құжатта кездесетін түсінуі қиын арнайы терминдердің
мағыналарын түсіндіруі тиіс.
7.11.8 Шартты белгілер мен қысқартулар. Бұл бөлім, құжат мәтінінде берілген
тәртібке сай, қажетті түсінігімен жазылған, шартты белгілер мен қысқартуларды қамтиды.
7.11.9 Жалпы ережелер.
«Жалпы ережелерде» келесілер көрсетілуі тиіс:
- бөлімнің толық және қысқартылған атауын, бөлімді құру бұйрығының нөмірі мен
мерзімі;
- осы құжаттар сөз етілген негізгі ұйымдастырушылық-құқықтық құжаттар;
- негізгі мақсаттар мен міндеттер.
7.11.10 Процесті сипаттау процедуралар мен талаптарды орындау бойынша негізгі
қадамдарды қамтиды. Құжат объектілеріне қойылатын талаптар, олардың ерекшелігіне
қарай УС және СМЖ басқа құжаты белгілейді.
7.11.11 өзгерістерді енгізу тәртібі. Құжатқа қабылданған өзгерістерді, оларды
енгізу мерзімін көрсетеді.
7.11.12 Қосымшалар міндетті және ақпараттық болуы мүмкін. Міндетті қосымшада
орындалуы міндетті талаптар енгізіледі. Ақпараттық қосымшада ұсынылатын және
анықтамалық материалдар енгізіледі.
7.11.12.1 Қосымшалар орыс алфавитінің Й, О, З, Ч, Ы, Ь, Ъ, Ё әріптерінен басқа, А
әрпінен бастап, қазақ әріптерінің үлгісінде белгіленеді.
7.11.12.2 Әрбір қосымшаны парақтың үстінгі жағынан, ортадан және жаңа беттен
бастау ұсынылады. «ҚОСЫМША» (жазу түрі – барлығы үлкен әріптермен, шрифті – 12),
оның астында жақшаның ішінде міндетті қосымша үшін «міндетті», ал ақпараттық қосымша
үшін «ұсынылған» сөзі жазылады.
7.11.12.3 Қосымшалардың тақырыбы болуы тиіс.
7.11.12.4 Қосымшалардың бет нөмірі, негізгі бөлім нөмірінің жалғасы ретінде болуы
тиіс.
7.11.12.5 Құжат мәтінінде кездесетін қосымшалардың барлығына сілтеме жасалуы
тиіс. Қосымшалар СМЖ мәтінінде берілген сілтемелер тәртібіне сәйкес қойылады.
7.12
ҚҰЖАТТЫҢ
РӘСІМДЕЛУІНЕ
(МАЗМҰНЫНА,
БАЯНДАЛУЫНА)
ҚОЙЫЛАТЫН ТАЛАПТАР
7.12.1 Құжат мәтіні соңында нүктесі жоқ реттік саны берілген бөлімдер мен
бөлімшелерге (бап, тармақ) жіктелуі тиіс.
