16
Ақпараттық жиынтық (массив) – басқару органдары басқару әрекетін ұйымдастыру
үшін қолданатын, белгілі бір белгілері бойынша реттелген барлық ақпарат түрлерінің
жиынтығы. Ақпарат массивін құрудың мақсаты – ақпаратты ұтымды жүйелендіру есебінен
басқару тиімділігін арттыру, шешілетін мәселелердің сипатына байланысты ақпаратты
басқару деңгейлерінің арасында дұрыс бөлу.
Ақпараттық жиынтық келесілерді қамтамасыз ету керек:
ақпаратты тұтынушының сақталған ақпаратты
тікелей және бірнеше мәрте
пайдалана алуына мүмкіндік беру;
барлық деңгейдегі басқару органдарының ақпараттық қажеттіліктерін неғұрлым
толыққанды қамтамасыз ету;
сұраныс бойынша ақпаратты жедел іздестіру және беру;
ақпараттың бұрмаланудан сақтау;
ақпаратқа санкциясыз қолжеткізуден қорғану.
Ақпарат ағыны - қайнар көзден ақпаратты тұтынушыға дейінгі ақпараттың
мақсаттық қозғалысы. Ақпарат ағынын ұтымды етудің мақсаты – ақпараттың өзара
қайталануын болдырмау, оның өту маршрутын азайту, басқару органдары арасындағы
ұтымды ақпарат алмасуын қамтамасыз ету.
Ақпарат көлемі – ақпараттың шартты бірліктер
(ақпарат өлшем бірлігі болып
табылатын бит, сөздер, хабарламалар, белгілер, әріптер, парақтар т.б.) көмегімен
өлшенетін сандық сипаттамасы. Ақпарат көлемі басқару органдарының ақпараттық
жүктелуін анықтау, басқару процедураларын автоматтандыру жөнінде шешім қабылдау үшін
қолданылады.
Алынатын ақпараттың құндылығы қойылған міндеттің дәлдігіне байланысты, өйткені
дұрыс қойылған міндет ғана шешім қабылдау үшін нақты ақпаратты анықтай алады. Басқару
шешімдерін қабылдау үшін келесілерді білу керек:
шешім қабылдау үшін қандай бастапқы ақпарат қажет;
шешім қандай ақпараттық құжаттарда рәсімделеді;
бастапқы директивалық ақпарат басқару объектісіне, орындаушыларға қандай
құралдармен жеткізіледі;
басқару органдарына шешімнің орындалу барысы мен нәтижелері туралы қандай
ақпарат берілуі керек;
ақпаратты кім, қашан және қандай жағдайда беруі міндетті;
ақпарат қалай рәсімделеді, қандай құралдармен, қандай каналдармен беріледі;
ақпарат кімге арналған, басқару субъектілеріне қандай көлемде беріледі;
ақпаратты дер кезінде алу мен оның сенімділігін қамтамасыз ету жолдары мен
құралдарын білу, оның өтуін бақылау, шынайылығын тексеру;
басқару объектісінен алынған ақпаратпен жұмыс жасау орнын, әдістерін, техникалық
құралдарын, адамдарды білу;
ақпаратты сақтауды, өңдеуді, пайдалану тәсілдерін, ақпартты кім пайдаланатынын
білу;
алынған ақпараттың негізінде жаңа шешім қабылдаушыны немесе бұрынғыны
түзетуші тұлғаны білуі;
директивалық немесе реттелетін ақпараттар формасын, оның берілу кезеңділігін,
алушылар мен орындаушыларды, орындаушыларға жеткізу мерзімдерін білу керек.
2. Процесс ретінде ақпараттық қамтамасыз ету «коммуникация» ұғымымен
байланысты. «Коммуникация» («communicatio») сөзі латын тілінен аударғанда
«байланыстырамын» деген ұғымды білдіреді. Жалпы, коммуникациялық процесс дегеніміз
- екі немесе одан да көп адамдар тобының хабарлармен, мәліметтермен алмасуы.
Басқарудағы коммуникация дегеніміз – басшылықтың тиімді шешім қабылдау үшін
ақпаратпен алмасуы және шешімдерді ұйым қызметкерлеріне жеткізуі. Коммуникация -өзара
байланысты қадамдардан тұратын күрделі процесс. Әрбір қадам ойды басқа бір тұлғаға
түсінікті ету үшін қажет. Жетекші өз уақытының 50-90%-ын коммуникацияға жібереді екен.
17
АҚШ зерттеушілерінің пікірінше, басшының жетістігінің 85%-ы коммуникациялық қасиетке,
15%-ы кәсіби білімге байланысты екен.
Коммуникацияның негізгі түрлерінің қатарында төмендегілер ерекшеленеді:
1) ұйым мен сыртқы орта арасында;
2) көлденең коммуникация – бөлімдер арасындағы коммуникация;
3) тік коммуникация – деңгейаралық коммуникациялар
(түрлі деңгейлердің жетекшілері
арасындағы, жетекші мен қарамағындағылар арасындағы, жетекші мен жұмыс тобы
арасындағы);
4) бейресми коммуникациялар – сыбыс тарату каналы (мысалы,
жұмысшыларды
қысқарту, кешіккені үшін жаза қолдану, қызмет бабымен жоғарлату немесе төмендету).
Бейресми каналдар арқылы берілген мәліметтер мен хабарлардың 80-90% әрқашан да дәл
деп танылады.
Басқару қызметінің барлық түрі ақпараттар, хабарлар, мәліметтер айналымы
коммуникациядағы байланыс процестері деп аталады.
Коммуникация процесінде 4 базалық элемент қарастырылады:
жөнелтуші, жіберуші - идеяны генерациялайтын, ақпаратты жинақтап, өңдеп
жіберуші тұлға. Оны коммуникатор деп те атайды. Мемлекеттік басқару саласында
мемлекеттік органдар коммуникатор бола алады.
хабарлама- символ арқылы кодталған ақпарат.
каналдар - ақпаратты беру құралдары (ақпаратты тарату каналдары, кері байланыс
каналдары).
ақпарат алушы - хабарды қабылдаушы тұлға (реципиент).
Коммуникацияның негізгі сатылары:
идеяның туындауы. Идеяны тұжырымдауға байланысты ақпаратпен жүзеге асады.
кодтау және каналдарды таңдау. Идеяны бермес бұрын жөнелтуші символдың
көмегімен хабарларды кодтау керек. Ол үшін жөнелтуші сөздер, дауыс ырғағы, дене
қимылын қолдануы. Мұндай кодтау идеяны хабарға айналдырады. Ақпарат жөнелтуші
кодтау үшін қолданылған символдар типіне сәйкес канал таңдау керек. Каналдарға ауызба-
ауыз жіберу, жазбаша жіберу немесе материалдар беру, байланыстың электронды құралдары:
компьютерлік желі, электрондық почта, бейнелента, бейнеконференция т.с.с жатады.
ақпаратты жөнелту. Хабарды қабылдаушыға жеткізу.
кодты алу – жөнелтушінің жіберген символдарын қабылдаушының ой-санасына
аудару.
3. Адамдар деректі жібергенде және қабылдағанда бірдей қарым - қатынаста болу
керек, тыңдай білуі керек. Дұрыс тыңдау - менеджерге қойылатын негізгі талаптың бірі.
Мамандар дұрыс тыңдау үшін төмендегі ережені сақтауды ұсынады:
сөзді доғарыңыз. Сөйлеп отырып тыңдау мүмкін емес;
өзіңізді еркін ұстауға көмектесіңіз.
өзіңіздің тыңдауға дайын екеніңізді көрсете біліңіз, әрқашан да тыңдауға құштар
болыңыз;
сөйлеушіні тітіркендіретін жағдайлардан аулақ болыңыз;
сөйлесуді ынталандырыңыз, сөйлеушіні сезіне біліңіз;
шыдамдылық танытыңыз. Сөйлеп тұрған адамның көңілін бөлмеңіз. Сөйлеуші сөз
бастағаннан соң бөлмеге кіруге немесе шығуға әрекет жасамаңыз;
мінез – құлқыңызға ұстамды болыңыз. Ашуланған адам сөздің мағынасын өзгертеді;
сөз таластырмаңыз. Сынамаңыз;
сұрақ қойыңыз. Бұл Сіздің тыңдағаныңызды білдіреді.
Қазіргі уақытта коммуникацияның үш типі бар: ауызша, құжат түріндегі және
электрондық.
Ауызша коммуникацияларды жүзеге асыруда тосқауылдар болады:
1) шу және кедергі (помеха) түріндегі техникалық тосқауыл (радио байланыстағы,
