Асқаров Нұрлан Əуезханұлы Нəлібаев Жəнібек Бəкірұлы Белғара Біржан Байғараұлы

 
84
 
Осымен  қатар  қолданыста  «Іс  қағаздарын  жүргізу  жəне  мұрағат 
ісі.  Терминдер  мен  анықтамалар.  СТ  ҚР  1037-2001»,  «Қағаз  негіздегі 
құжаттар. Мұрағаттық сақтауға қойылатын техникалық талаптар» атты 
стандарттар да бар. 
Ұйымның өзге заңды тұлғалар мен жеке тұлғаларға жолданатын 
құжаттары сол ұйымның ресми бланкілеріне толтырылады. 
Ұйымның  өз  ішіне,  оның  құрылымдық  бөлімшелері  мен 
лауазымды  тұлғаларға  жіберілетін  хаттары  таза  қағаз  парағына 
жазылады. 
ҚР  1042-2001  мемлекеттік  стандарты  бойынша  (6.12,  6.13 
тармақтары)  ұйым  үшін,  оның  құрылымдық  бөлімшелері  мен 
лауазымды  тұлғалар  үшін  құжаттардың  мынадай  түрлері  белгіленеді: 
хат  бланкісі,  хаттан  басқа  нақты  құжат  түрлерінің  (бұйрықтар, 
қаулылар, шешімдер, өкімдер т.б.) бланкілері. 
Мұрағаттар  мен  құжаттаманы  басқару  жөніндегі  комитет  пен 
Қазақстан  Республикасы  Мемлекеттік  стандарт  ұлттық  ғылыми-
техникалық  орталығы  (бұдан  əрі  -  мемлекеттік  стандарт)  «Ұйымдық-
өкімдік құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар» деген 
атпен  əзірлеген  СТ  1042-2001  мемлекеттік  стандарты  құжаттарды 
ресімдеуге  қойылатын  деректемелер  мен  талаптардың    27  тобын 
белгіледі.  Аталмыш  мемлекеттік  стандарт  2002  жылғы  1  қаңтардан 
бастап  қолданысқа  енген.  Бұл  стандарттың  ереже,  талаптарын 
Қазақстан  Республикасындағы  барлық  мемлекеттік  органдар,  сондай-
ақ  меншік  пен  ұйымдық-құқықтық  формаларының  қандай  екендігіне 
қарамастан барша заңды жəне жеке тұлғалар, соның ішінде шетелдік 
заңды тұлғалар да ұстануы тиіс. 
Аталып  отырған  стандарт  құжаттардың  деректемелері  құрамын 
айқындайды, сол деректемелерді ресімдеуге, бланкілерге, құжаттарға, 
сондай-ақ  Қазақстан  Республикасы  Мемлекеттік  елтаңбасының 
бейнесі салынған бланкілерді жасауға, оларды есепке алу, пайдалану 
мен  сақтау  мəселелеріне  байланысты  қойылатын  талаптарды 
белгілейді. Мемлекеттік стандартта көрсетілген талаптар тек ұйымдық-
өкімдік  құжаттарды  ресімдеуге  ғана  емес,  сонымен  бірге  əкімшілік, 
ұйымдық  мəселелер  мен  басқару,  өзара  бірлесіп  жұмыс  жүргізу, 
мекеме  қызметін  реттеу  мəселелері  төңірегінде  қабылданған 
шешімдері бар құжаттарды ресімдеуге де қолданылады. 
Құжаттар деректемелерін ресімдеуге қойылатын жалпы талаптар 
«Қазақстан  Республикасы  мемлекеттік  ұйымдарында  құжаттау  мен 
құжаттаманы  басқарудың  тұрпатты  ережелері»  бойынша  реттелген. 
Мекемелерде  іс  қағаздарын  жүргізудегі  нормативтік  база  негізін 
құрайтын  да  осы  екі  құжат:  стандарт  пен  тұрпатты  ережелер.  Іс 
қағаздарын  жүргізуде  негізге  алынатын  құжаттар  осылар.  Бұл  істе 
қандай қызметкер болса да ең алдымен мемлекеттік стандартта жəне 
тұрпатты  ережелерде  көрсетілген  жалпы  ережелер  мен  талаптарды 
басшылыққа алуы тиіс. 

 
85
Келесі  кезең  –  құжаттар  бланкілерінің  форматтарын  ретке 
келтіру.  СТ  1042-2001  мемлекеттік  стандарты  бойынша  құжаттардың 
форматтары,  ашық  жиек  мөлшерлері,  құжат  бөліктерінің  бір  ізге 
түсірілген  жүйе  бойынша  орналасу  реттері  белгіленген.  Бланкілер 
негізінен екі форматта жасалады. Олардың мөлшері:  А4 (210х297 мм) 
жəне  А5  (210-148  мм).  А6  (105х148  мм)  форматты  бланкілерді 
пайдалануға да рұқсат етіледі. Осымен қатар, таблица, жоспар, жоба 
т.б. түсірілген жекелеген құжаттар  А3 (197х420 мм) форматы бойынша 
да ресімделеді. 
Мемлекеттік 
стандарт 
талаптарына 
сəйкес 
құжаттар 
бланкілеріндегі  ашық  жиек  көлемдері  мына  мөлшерден  кем  болмауы 
тиіс: 
сол жақ жиегі – 20 мм; 
оң жақ жиегі – 10 мм; 
жоғарғы жиек – 10 мм; 
төменгі жиек – 10 мм. 
Ашық  жиек  көлемдерін  мұнан  кіші  мөлшерде  қалдыруға  рұқсат 
етілмейді.  Өйткені  құжаттарды  сақтау  үшін  мұнан  арғы  қажетті 
ресімдеу  жұмыстарына  кедергі  келтіреді.  Ал  ашық  жиек  көлемін 
молырақ қалдыруға шек қойылмайды. 
Осылайша, ұйымдық-өкімдік құжаттар, əдеттегідей, мекемелердің 
мемлекеттік  стандартқа  сəйкес  жасалған  бланкілеріне  жазылады. 
Бланкілердің  екі  түрі  бар:  хат  бланкісі  жəне  құжат  бланкісі.  Құжат 
бланкісі  оның  мақсат,  міндетіне  қарай  əрқилы  жасалады.  Мекеме 
бланкілерін  жасау  кезінде  мемлекеттік  стандарт  талаптары  қатаң 
сақталуы  тиіс.  Қазақстан  Республикасында  қай  ведомствоға  қарасты 
болмасын,  мемлекеттік  те,  мемлекеттік  емес  те  мекемелердің 
бланкілеріндегі  мына  деректемелер  мемлекеттік  тілде  жəне  орыс 
тілінде қатар берілуі тиіс:  
03 – жоғары тұрған органның ресми атауы; 
04 – ұйымның ресми атауы; 
05 – ұйым туралы анықтама мəліметтер; 
06 – құжат түрінің атауы; 
10 – құжаттың жасалған немесе баспадан шығарылған орны. 
Формуляр-үлгі  нақты  құжат  түрінің  барлық  деректемелерін 
қамтиды  жəне  олардың  парақтағы  орындарын  көрсетеді.  Құжаттың 
əрбір деректемесіне оның өзіндік мəніне сəйкес жазу белгілері арқылы 
(уақыты,  тіркеу  нөмірі,  құжат  түрі)  орын  бөлінеді.  Құжаттардың 
жекелеген түрлерінде деректемелердің кейбір бөліктері болмайды. 
СТ  1042-2001  мемлекеттік  стандарты  бойынша  белгіленген 
деректемелер құрамы: 
01 – Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы; 
02  –  ұйым  эмблемасы  немесе  тауарлық  белгі  (қызмет  көрсету 
белгісі); 
03 – жоғары тұрған органның ресми атауы; 

 
86
04 – ұйымның ресми атауы; 
05 – ұйым туралы анықтама мəліметтер; 
06 – құжат түрінің атауы; 
07 – құжаттың жасалу уақыты; 
08 – құжаттың тіркеу нөмірі; 
09 – кіріс құжаттың тіркеу нөмірі мен  уақытына сілтеме; 
10 – құжаттың жасалған немесе баспадан шығарылған орны; 
11 – құжатқа қол жеткізуді шектеу грифі; 
12 – адресат; 
13 – құжатты бекіту грифі; 
14 – бұрыштама; 
15 – мəтін тақырыбы; 
16 – бақылау жөніндегі белгі; 
17 – құжат мəтіні; 
18 – қосымшаның бары-жоғы туралы белгі; 
19 – қолтаңба; 
20 – құжат жөніндегі келісім грифі; 
21 – құжат жөніндегі келісім визасы; 
22 – мөр; 
23 – құжат көшірмесін куəландыру жөніндегі белгі; 
24 – орындаушысы туралы белгі; 
25  –  құжаттың  орындалғандығы  жəне  іске  тіркеуге  жіберілгендігі 
туралы белгі; 
26 – құжаттың ұйымға келіп түскендігі туралы белгі; 
27 – құжаттың электрондық көшірмесін сəйкестендіргіш. 
Мемлекеттік стандарт бойынша белгіленген деректемелердің бір 
бөлігі құжаттарды ресімдеу кезінде міндетті түрде қолданылады. Бұл – 
ұйым атауы, уақыты, құжаттың тіркеу нөмірі, құжаттың бас тақырыбы, 
мəтін,  қолтаңба,  виза,  құжаттың  орындалғандығы  жəне  іске  тіркеуге 
жіберілгені туралы белгі. 
Мекеме  бланкілерін  жасауға  байланысты  бірқатар  мəселелерге 
тоқталып өтуге тура келеді. Құжат əзірлеу кезінде бланкілерді қолдану 
басқару  мəдениетін  көтереді,  ақпаратқа  ресми  сипат  береді,  құжатты 
орындау  жəне  оны  əрі  қарай  пайдалану  жеңілдейді,  сондай-ақ 
жарнамалық  қасиетке де ие болады. Бланкіден біз ең алдымен құжат 
авторын – ұйым (кейде жоғарыда тұрған орган) атауын көреміз. Құжат 
авторы  лауазымдық  тұлға  болуы  да  мүмкін.  Мұндай  жағдайда  ол 
лауазымдық бланкіге толтырылады. Ең жиі кездесетіні – ұйым атынан 
жасалған  бланкілер.  Ұйым  бланкілерінде  жоғарыда  тұрған  органдар 
атауы  тікелей  немесе  əкімшілік  бағыныстылық  жағдайында  ғана 
көрсетіледі. 
Хат бланкілері мекеменің құрылтайшылық құжаттарына сəйкес 01 
немесе  02,  03,  04,  05,  10-деректемелерді  қамтиды.  Деректемелердің 
орналасу шекаралары үшін шектеу белгілерін қою қажет болғанда 07, 
08,  09,  12,  15,  16-деректемелер,  ал  трафарет  мəтіндерді  пайдалану