73
282. Іс жүргізу аяқтаған құжаттарды есепке алу, сақтау жəне іс жүзінде
қолдануды ұйымдастыру үшін Мекеме бөлімшелерінде мұрағат құрылады, ол
өзінің жұмысында мыналарды басшылыққа алып отырады:
1) Қазақстан Республикасының ұйымдарында құжаттама жасау жəне
құжаттаманы басқаруды реттейтін Қазақстан Республикасының нормативтік
құқықтық актілерін;
2) Мекеме ведомстволық мұрағат туралы нормативтік құқықтық актісін;
3) Құжаттар тізбесін.
283. Мекеме мұрағаты орталық аппараттың жəне филиалдардың, өкілдік
пен ұйымдардың мұрағаттарынан тұрады, олар өз кезегінде қағаз жазбадағы жəне
электронды мұрағаттарынан тұрады.
284. Мекеменің мұрағаты:
1) бөлімшелерден іс жүргізу аяқтаған тұрақты, сол сияқты уақытша сақтау
мерзімі бар істерді қабылдайды;
2) есепке алу деректерінің: тізімдемелердің, мұрағатқа сақтауға келіп түскен
істерді есепке алу журналдарының негізінде істердің қатаң есепке алынуын
жүргізеді;
3) Мекеме басшысының бұйрығымен, ал филиалдарда олардың
басшысымен тағайындалатын Мекеменің құжатқа тəн материалдарының
құндылығын белгілеу жөніндегі сараптау комиссиясының жұмысына қатысады
(сараптау комиссиясының хатшысы Мекеме мұрағатының қызметкері болып
табылады);
4) (Құжаттар тізбесіне сəйкес) мерзімі біткен құжаттарды жоюға шығару
туралы актілер жасайды жəне оларды Мекеменің сараптау комиссиясына қарау
үшін, одан кейін орталық мемлекеттік мұрағат мекемесіне бекіту үшін ұсынады;
5) іріктелген істерді акті бойынша қайталама шикізатты дайындау жөніндегі
ұйымға жою үшін береді;
6) бөлімшелердегі іс номенклатурасының дұрыс жасалуын тексереді;
7) тұрақты сақталу мерзімі бар істердің тізімдемелерін жасайды жəне тиісті
мемлекеттік мұрағат мекемесіне бекітуге ұсынады, істерді мемлекеттік сақтауға
береді;
8) арнайы ресімделген ордер бойынша архивте сақталатын құжаттарды
Мекеме бөлімшелеріне береді;
9) сақталатын құжаттардың негізінде заңды жəне жеке тұлғалардың
сұратулары бойынша архив анықтамаларын, құжаттардың көшірмелерін жəне
құжаттардан үзінділер береді.
285. Мұрағатта Мекеме бөлімшелерінің қызметі нəтижесінде пайда болған,
іс жүргізу аяқтаған істер сақталады. Мекеменің мұрағаты кезең-кезеңімен,
белгіленген тəртіппен тұрақты сақталатын істерді тиісті мемлекеттік мұрағат
мекемесіне тапсырады.
Аумақтық филиалдардың мұрағаттары мемлекеттік сақтауға тапсыруға
дейін таратылған (жабылған) бөлімшелердің барлық істері мен құжаттарын
сақтайды.
286. Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету үшін Мекеменің мұрағатына
басқа
үй-жайлардан
жəне
санитарлық-техникалық
коммуникациялардан
оқшауланған, құрғақ, өрт жағдайы бойынша қауіпсіз, су басып кетуден кепілдік
берілген жəне арнаулы сөрелермен жабдықталған арнайы үй-жай берілуі тиіс.
Мұрағаттың үй-жайы қойма жəне жұмыс бөлмесінен тұрады.
Егер мұрағат үй-жайы бірінші қабатта орналасса, оның терезелері тормен
жабдықталуы тиіс.
74
287. Құжаттарды мемлекеттік мұрағат мекемесіне тапсыруға дайындыққа
мыналар жатады: құжаттардың құндылығына сараптама жасау, істерді тиісінше
қайта ресімдеу, іс тізімдемелерін жасау.
288. Осы Ережеде белгіленген талаптарды бұза отырып ресімделген істер
бөлімшеге қайта ресімдеу үшін қайтарылады.
Мұрағат құжаттарды ғылыми-техникалық өңдеуден өткізеді, сақталатын
істердің құрамы мен мазмұнын ашатын тізімдемелер жасайды.
289. Мұрағат құжаттарын ұқыпты жəне мұқият сақтау үшін жауапкершілік
архив қызметкерлеріне жүктеледі.
Құжаттарды мұрағат істерінен алуға жəне оларға өзгерістер енгізуге тыйым
салынады.
290. Мұрағатта сақталатын құжаттар арнайы ресімделген ордер бойынша
архивтің жұмыс бөлмесінде қарау үшін қоймадағы бөлімшелерге беріледі.
Жеке жағдайларда (мысалы, аудиторлық тексеру жүргізген уақытта)
қоймадағы құжаттар сол орында пайдалану үшін жеті күннен аспайтын мерзімге
берілуі мүмкін. Белгіленген мерзім біткеннен кейін қажет болған жағдайда архив
қызметкері берілген құжаттардың сақталуын тексергеннен соң берілген істерге
арналған ордер қайта ресімделеді.
291. Бөлімшенің қызметкеріне мұрағат құжаттарын қарауға рұқсат беру
ордеріне бөлімшенің басшысы немесе оның орнындағы адам, ал филиалдарда –
филиалдың басшысы немесе оның орнындағы адам қол қояды. Басқа бөлімшенің
қызметіне қатысты құжаттарды қарауға арналған ордерге осы бөлімшенің
басшысы не оның орнындағы адам қол қояды.
292. Мұрағат құжаттарын қарауға рұқсат беру ордерлері арнайы журналда
тіркеледі.
293. Құжаттармен жұмыс жасау кезінде құжаттар мəтінінің астын сызуға
жəне олардың үстінен қандай да болмасын белгілер қоюға, парақтарды бүктеуге,
құжаттардан көшірмелер алған кезде олардың түбін сөгуге тыйым салынады.
Мұрағатта сақталатын құжаттардың көшірмелерін алу қажет болған
жағдайда Мекеме басшы тұлғаларының дəл өз қолдары жəне мөрлері бар
ксерокөшірмелерді жасауға тыйым салынады. Құжаттардың көшірмелері мұрағат
қызметкерінің қол қоюымен жəне уəкілетті бөлімшенің «Кеңсе» мөрімен
расталады.
294. Мекеме Басқармасының жəне Директорлар кеңесі қаулыларының,
Мекеме бойынша бұйрықтар мен өкімдердің, мəжілістер хаттамаларының,
нормативтік құқықтық актілердің, мемлекеттік билік (басқару) органдарымен хат
жазысудың, кассалық жəне мемориалды құжаттардың, ревизиялардың жəне
аудиторлық тексерулер материалдарының түпнұсқа даналарын мұрағаттан тыс
пайдалану үшін істерді беруге тыйым салынады, құжаттардың түпнұсқаларын сот
органдарына ұсыну қажет болған жағдайлардан басқа.
§ 1. Құжаттардың құндылығына сараптама жасау
299. Құжаттар құндылығына сараптама жасаудың мақсаты оларды
мемлекеттік сақтауға іріктеу жəне сақтау мерзімін белгілеу үшін құжаттардың
құндылығын анықтау болып табылады.
300. Мекемедегі құжаттардың құндылығына сараптама жасау Мекеменің
мұрағатында сақталатын құжаттар мен істерді мемлекеттік мұрағат мекемесіне
тапсыруға дайындық кезінде жүргізіледі.
301. Құжаттардың құндылығына сараптаманы ұйымдастыру жəне жүргізу
үшін Мекемеде тұрақты жұмыс істейтін орталық сараптау комиссиясы құрылады.
Достарыңызбен бөлісу: |
