75
Осы сараптау комиссиясының міндеттері мен құқықтары, сондай-ақ оның жұмысын
ұйымдастыру Мекеменің Директорлар кеңесі бекітетін ережемен белгіленеді.
302. Тұрақты сақтауға арналған құжаттар Құжаттар тізбесінің негізінде
істерді парақтап қарау арқылы олардың сақталу мерзімін жəне Мекеменің іс
номенклатурасын көрсете отырып іріктеледі. Тұрақты сақтауға арналған
құжаттардан құжаттардың екінші даналары, жоба жазулар, құжаттардың
ресімделмеген көшірмелері жəне мəселеге қатысы жоқ уақытша сақтау мерзімі
бар құжаттар алынуы тиіс.
21-тарау. Мекеменің филиалдарында жəне өкілдігінде
іс жүргізуді ұйымдастыру тəртібі
303. Мекеме филиалдарында жəне өкілдігінде (бұдан əрі – филиалдар) іс
жүргізу осы Ережеге жəне осы бөлімде мазмұндалған ережелерге сəйкес жүзеге
асырылады.
304. Мекеме филиалдарында іс жүргізу жөніндегі жұмыс жауапты адамға
немесе егер жауапты адамның лауазымы жоқ болса, филиалдың басшысы
тағайындаған басқа қызметкерге жүктеледі. Мекеме өкілдігінде жауапты адамның
лауазымы болмаса, іс жүргізу жөніндегі жұмыс Мекеме өкіліне жүктеледі.
305. Филиалдың жауапты адамының міндеттеріне мыналар жатады:
1) келіп түскен хат-хабарды қабылдау, тіркеу жəне орындаушыларға бөлу;
2) жіберілетін хат-хабарды тіркеу жəне жіберу;
3) істерді қалыптастыру жəне филиал басшысының қарауындағы жалпы
мəселелер бойынша ағымдағы мұрағатты жүргізу.
306. Мекеме филиалдарында жіберілімдер филиалдың басшылығы
белгілеген тəртіппен қабылданады жəне жіберіледі.
307. Почта байланысы кəсіпорындарынан келіп түскен хат-хабар почта
тізілімдеріндегі
немесе
почта
байланысының
қатынас
қағаз
тіркейтін
кітаптарындағы қолхат арқылы қабылданады.
308. Кəсіпорындардың статистикалық есебінен басқа, барлық келіп түсетін
хат-хабар келіп түскен хат-хабар журналында тіркеледі жəне оны филиалдың
басшысы қарағаннан кейін орындаушыларға (журналға қол қоя отырып) беріледі.
309. Жауапты адам жіберілетін хат-хабарды тіркеу журналында жіберілетін
хат-хабарды тіркейді, адресаттар бойынша топтастырады жəне мекен-жайлары
жазылатын конверттерге салады.
Тапсырыс берілген хат-хабары бар конверттерде мекен-жайдан басқа
салымдардың нөмірлері көрсетіледі, бұдан кейін көрсетілген хат-хабары бар
конверттер почта тізілімдерінде немесе олардың орнындағы қатынас қағаз
тіркейтін кітаптарында тіркеледі, почта маркаларымен таңбаланады жəне
желімделеді жəне қолхат арқылы почта байланысының кəсіпорындарына
тапсырылады.
310. Тізілімдер екі дана етіп жасалады. Почта байланысы кəсіпорнының
қолхаты бар тізілімдердің көшірмелері жіберілген хат-хабарға жəне почтаға
жұмсалған шығыстардың растау құжаттары болып табылады.
Жіберілетін
жеделхаттар
почта
байланысының
кəсіпорындарына
тізімдемелердегі немесе қатынас қағаз тіркейтін кітаптарындағы қолхат арқылы
беріледі.
311. Басшы тағайындаған филиалдың қызметкері күн сайын жіберілетін хат-
хабардың почтаға уақтылы жəне толық тапсырылуын тексереді.
Хат-хабардың уақтылы жіберілмеу жағдайлары ұқыпты тексерілуі тиіс жəне
тиісті шараларды қабылдау үшін басшыға хабарланады.
76
312-313. Филиалдарда Мекеменің нормативтік құқықтық актілерін, басқару
құжаттарын жəне нұсқауларын, құрылтай жəне тіркеу құжаттарын сақтау тəртібін,
сондай-ақ олармен қызметкерлерді таныстыруды, яғни Мекеменің нормативтік
құқықтық актілерінде көзделген талаптардан басқасын Мекеме филиалының
басшысы белгілейді.
314. Құжаттар Ереженің қосымшасында келтірілетін мерзімде орындалады.
315. Филиалдың басшысы Мекеменің орталық аппаратынан келіп түскен
ішкі
хат-хабардың
тіркеу
бақылау
карточкалары
бойынша
Мекеменің
нұсқауларының уақтылы қаралуына жəне орындалуына бақылау жасайды, онда
жауапты адам орындау туралы қажетті белгілер қояды.
22-тарау. Телеграф, факсимильді жəне электрондық
байланыс қызметін көрсету тəртібі
316. Электрондық почта (FASTI (VIDO), E-mail), факсимильді байланыс жəне
телеграф (telex) арқылы келіп түсетін əрі жіберілетін хат-хабар уəкілетті
бөлімшеде, сондай-ақ Мекеменің басқа да бөлімшелерінде алынады
(қабылданады) жəне жіберіледі.
317. Электрондық почта, факсимильді байланыс жəне телеграф арқылы
келіп түсетін əрі жіберілетін хат-хабарларды алуға (қабылдауға) жəне жіберуге
бақылау жасау қарамағында телетайп бөлімшесі (орталық желілер) бар уəкілетті
бөлімшеге, сондай-ақ электрондық почта, факсимильді байланыс жəне телексі бар
бөлімшелердің басшыларына жүктеледі.
318. Уəкілетті бөлімше құжаттарды белгіленген нысан бойынша жазылған
тапсырыс негізінде факсимильді байланыстың желілері арқылы тапсырады.
Құжатты тапсыруға тапсырысты құжатты тапсыруға беретін бөлімшенің жауапты
адамы алушының қаласын (елін), факс нөмірін/нөмірлерін, парақ санын,
орындаушының аты-жөнін жəне телефонын көрсете отырып толтырады.
Тапсырысқа тікелей басшы қол қояды. Мекеменің бөлімшелері рұқсат ету
қолдарының сенімділігіне жауап береді жəне сол үшін қолдардың тиісті үлгілерін
ұсына отырып, өздерінің басшылық құрамындағы өзгерістері жөнінде уақтылы
хабардар етеді.
319. Электрондық байланыс арқылы тапсыруға арналған құжаттарға
алушының мекен-жайын, құжат файлының/файлдарының атауын жəне бөлімше
басшысының немесе оның орынбасарының қолын көрсете отырып тиісті хат қоса
берілуі тиіс.
320. Электрондық почта жəне факсимильді байланыс арқылы қабылданған
жəне тапсырылған құжаттар арнайы журналдарда тіркеледі, олардың парақтары
нөмірленуі, тігілуі жəне уəкілетті бөлімше басшысының қолымен əрі мөрімен
бекітілуі тиіс.
321. Тапсырылатын құжаттардың мазмұнына, құжаттар жіберілетін
электрондық мекен-жайларға жəне факс нөмірлеріне арналған тапсырысқа қол
қойған бөлімшенің басшысы жауап береді.
322. Мекемеге келіп түсетін хат-хабарды тіркеу журналында мыналардан
басқа, факсимильді байланыс арқылы түсетін барлық құжаттар тіркелуі тиіс:
сметалық есептер;
маркетинг зерттеулерінің жəне тендердің материалдары;
есепшоттар (оның ішінде - құрылыс материалдарына жəне құрал-жабдыққа);
тендерге
қатысушылардың
құқықтарын
белгілейтін
құжаттардың
көшірмелері;
жұмыс комиссиялары мəжілістерінің хаттамалары;
прайс-парақтар;
Достарыңызбен бөлісу: |
