41
12) адрес иесі;
13) құжатты мақұлдау белгісі;
14) бұрыштама;
15) мəтіннің аты;
16) бақылау туралы белгі;
17) құжаттың мəтіні;
18) қосымшалардың бар екендігі туралы белгі;
19) қойылған қол;
20) құжаттарды келісу белгісі;
22) мөр;
23) көшірменің куəландырылғаны туралы белгі;
24) орындаушы туралы белгі;
25) құжаттардың орындалуы жəне оның іс қағаздарына тізуге жіберілгені
туралы белгі;
26) құжаттың Мекеме бөлімшесіне келіп түскені туралы белгі;
27) құжатты автоматты түрде іздестіруге арналған белгі.
19. Қазақстан Республикасының мемлекеттік елтаңбасы Қазақстан
Республикасының мемлекеттік рəміздері туралы заңдарға сəйкес құжаттардың
бланкілеріне салынады.
20-21. Құжаттардың бланкілеріндегі Мекеменің ресми атауы Қазақстан
Республикасының тиісті нормативтік құқықтық актілерінде жəне құрылтай
құжаттарында белгіленген атауына сəйкес келуге тиіс.
22. Құжаттардың бланкілеріндегі құжатты дайындаған бөлімшенің ресми
атауы Мекеменің тиісті нормативтік құқықтық актілерінде белгіленген атауына
сəйкес келуге тиіс.
23. Анықтамалық деректерге мыналар кіреді:
1) почталық мекен-жайы;
2) телефондардың, факстердің, телекстердің нөмірлері;
3) электронды почтаның мекен-жайы.
24. Мекемеде жасалған немесе басылған құжат түрінің атауы Мекемеде
қолданылып жүрген құқықтық актілерімен реттеледі.
Хат жазылған кезде құжаттың бұл түрінің атауы көрсетілмейді.
25. Құжатқа қол қойылған немесе бекітілген күн - құжат күні, хаттама үшін –
мəжіліс күні, акті үшін – оқиға болған күн (оқиға болған күн көрсетілмеген жағдайда
– қол қойылған немесе бекітілген күн) болып табылады. Егер құжаттың авторы
Мекеменің бірнеше бөлімшесі болса, онда құжаттың күні неғұрлым кешірек қол
қойылған күн болып табылады.
Құжаттың күні араб сандарымен мынадай түрде ресімделеді: күні, айы,
жылы. Мысалы, 2007 жылдың 2 қаңтары деген күнді былай жазу керек – 02.01.07
ж.
Нормативтік жəне қаржылық құжаттарды ресімдеген кезде күнін сөзден əрі
санмен (тырнақшаға алмай) ресімдеуге болады, мысалы, 2007 жылдың 2-қаңтары.
26. Құжаттың тіркеу нөмірі оның рет нөмірінен тұрады. Егер құжат
жіберілетін немесе ішкі хат-хабар болып табылса, құжаттың тіркеу нөмірі іс
қағаздары жөніндегі индекспен толықтырылады.
27. Қарсы құжаттың тіркеу нөміріне жəне күніне жасалған сілтемеге жауап
берілген құжаттың жіберілетін тіркеу нөмірі мен күні кіреді.
28. Егер құжаттың жасалған немесе шығарылған орны «Бөлімшенің атауы»
жəне «анықтамалық деректер» деректемелері бойынша анықтау қиын болған
жағдайда көрсетіледі. Құжаттың жасалған немесе шығарылған орны əкімшілік-
аумақтық бөлінуін ескере отырып көрсетіледі жəне жалпыға бірдей қысқартулар
ғана енгізіледі.
42
29. Құжатты алуды шектеу белгісі (қызмет бабында пайдалану үшін жəне
т.б.) құжаттың бірінші парағына тырнақшаға алынбай қойылады, оны мемлекеттік
құпияны қорғау туралы заңдарда көзделген деректермен толықтыруға болады.
30. Ұйымдар, олардың құрылымдық бөлімшелері, лауазымды адамдар
немесе жеке тұлғалар адресат бола алады. Ұйымның атауы жəне оның
құрылымдық бөлімшесі, қажет болған жағдайда – елді мекеннің аты атау септігінде
көрсетіледі. Құжат жолданған адамның лауазымы барыс септігінде көрсетіледі.
Егер құжат бірнеше бірыңғай ұйымдарға немесе бір ұйымның құрылымдық
бөлімшелеріне жіберілсе, онда жалпылама көрсету керек.
«Адресат» деректемесінің құрамына қажет болған жағдайда почталық
мекен-жайы кіруі мүмкін. Почталық мекен-жайындағы элементтер Қазақстан
Республикасының почта қызметі ережелерінде белгіленген тəртіппен көрсетіледі.
Құжатты жеке тұлғаға жөнелткен кезде алушының почталық индексі,
почталық мекен-жайы, сонан кейін аты-жөні (немесе аты, əкесінің аты) көрсетіледі.
Құжатта төрт адресаттан артық болмауы керек. «Көшірме» деген сөз екінші,
үшінші, төртінші адресаттың алдына қойылмайды. Осы азатжолда айтылған
талаптар шағым-талап жұмысы жөніндегі құжаттарды əзірлеген кезде жəне
жібергенде қолданылмайды. Осы бөліктегі талаптар шағым-талаптар жөніндегі
құжаттарды дайындауға жəне жіберуге жəне басқа жұмыстарға қолданылмайды.
31. Мекеменің орталық аппараты бөлімшелерінің ішкі хат-хабарлары
бойынша адресатты қысқарған түрде (оның ішінде аббревиатураларды пайдалана
отырып) көрсетіледі, мысалы: «ҚРМ Төрағасына», «ҚЖД Директорына». Мұндайда
лауазымды адамдардың – Мекеменің немесе оның бөлімшелері басшыларының
аты-жөнін көрсетпеуге де болады.
32. Құжатты лауазымды адамға жіберген кезде ішкі хат-хабарлардағы аты-
жөндерге қоса «мырзаға», «ханымға» жəне тағы басқа осы сияқты сөздерді жазуға
болмайды.
Лауазымды адам құжатты бекіткен кезде бекіту грифі «БЕКІТЕМІН» деген
сөзден тұрады, құжатты бекітетін адамның лауазымының атауы, оның қойған
қолы, аты-жөні жəне бекітілген күні болуы керек.
Құжатты Мекеме басқа тараптағы ұйыммен (мекемемен) бірлесіп бекіткен
жағдайда лауазымды адамдардың қойған қолдары бір деңгейде орналасады.
Құжатты Мекеменің органы немесе лауазымды адамы қаулы қабылдау
жолымен, бұйрықпен немесе өкіммен бекіткен жағдайда бекіту грифі «БЕКІТІЛДІ»
деген сөзден, құжатты бекітушінің атау септігіндегі атауынан, оның күні мен
нөмірінен тұрады.
Құжатты
бекіту
грифі
құжаттың
оң
жақ
жоғарғы
бұрышына
орналастырылады.
33. Құжатқа қойылатын бұрыштаманы электронды құжат айналымының
қосымша жүйесіндегі құжаттың жеке қосымшасына қоса, не жеке параққа
(фишкаға) келіп түскен тіркеу нөмірін жəне құжаттың тіркелу нөмірін жəне
құжаттың тіркелу нөмірін міндетті түрде көрсете отырып жазылған қағаз жазбада
немесе құжаттың өзінде тиісті лауазымды адам ресімдейді жəне оған мынадай
құрамдар кіреді:
1) орындаушы (Мекеме бөлімшесінің атау септігіндегі атауы, лауазымды
адамдардың барыс септігіндегі аты-жөні);
2) іс-қимылдың анық жəне жан-жақты мазмұны немесе құжаттың орындалу
тəртібі мен сипаты (орындау үшін қосымша нұсқауларды қажет етпейтін
құжаттарға көрсетілмейді);
3) орындалу мерзімі (үлгі ретінде орындалатын мерзімі жоқ құжаттарға
көрсетілмейді);
4) басшының аты-жөні;
Достарыңызбен бөлісу: |
