39
12. Ережеде мынадай ұғымдар қолданылады:
1) құжат - материал жазбасында белгіленген ақпарат, оны бірегейлендіруге
мүмкіндік беретін деректері болады;
2) құжат деректемесі – құжатты ресімдеу құрамы;
3) электронды құжат – мағынасы жағынан мазмұны біріктірілген магнитті
жазбадағы деректердің бірізділігі, мұнда қолданылып жүрген нормативтік құқықтық
актілердің талаптарына сай келетін рəсімдер сақтала отырып құрылған міндетті
деректемелер ретінде қажетті бірегейлендірілген ақпарат жəне өзі қойған қолдың
үйлес нұсқасы болады.
4) хат-хабарлар – Мекеме бөлімшелері мен заңды жəне/немесе жеке
тұлғалар арасында хат жазысудың элементі болып табылатын жəне міндетті
деректемелер: хат жазушы, құжаттың күні, құжаттың тіркеу нөмірі (егер құжат
заңды тұлғадан келсе), құжаттың мəтіні, қолы (жеделхаттардан басқасы) болатын
құжат. Есеп айырысу-ақша, бухгалтерлік жəне статистикалық есеп құжаттары хат-
хабарлар болып саналмайды.
5) электронды сандық қол қою (бұдан əрі – электронды қол қою) –
электронды құжатқа қол қоятын адамның дербес бірегейлендіруі, электронды
құжаттың барлық міндетті деректемелерінің дұрыс жасалғанын жəне олардың
мазмұнының өзгермейтінін растау болып табылады. Сонымен бірге электронды
қол қою жеке тұлғаның (заңды тұлғаның уəкілетті өкілінің) өзі қойған қолының
үйлес нұсқасы болып табылады.
6) құжат айналымы – құжаттардың жасалған кезден немесе келіп түскен
кезден бастап орындалу немесе жөнелтуі аяқталғанға дейінгі қозғалысы;
7) электронды құжат айналымы – қазіргі заманға сай компьютер
технологияларын, құжаттарды автоматтандырылған түрде өңдеу жүйелерін жəне
құжаттық ақпаратты, деректер базасын басқару жүйелерін, құжаттардың
электронды нысандарын, оларды өңдеу ережелерін, бағыттауды, іздеуді,
белгіленген рəсімдерге сəйкес қайтадан пайдалануды қолдану негізінде
ұйымдастырылған құжат айналымы;
8) пароль - алфавиттік-сандық белгілері жиынтығы, ол пайдаланушының
электронды құжат айналымының шағын жүйесінің ресурстарына кіруіне жəне
электронды хабарларға қол қоюына мүмкіндік береді;
9) сəйкестендіру – электронды қол қою бойынша электронды құжаттың
авторын анықтау рəсімі;
10) бірегейлендіру - əрбір объектіге жеке бірегейлендіру белгісін беру
(атауы, коды, паролі жəне басқалар);
11) электронды мұрағат – кіру уақытын тиімді ету үшін, іздеу мүмкіндігін
кеңейту үшін, сақтау орнына тəуелсіз болмай кіру үшін, пайдаланушылардың
көптеп кіруі үшін, қызметкерлерге, материалға жəне үй-жайларға жұмсалатын
шығынды азайту үшін, жазбалардың сенімділігін, кіруді бақылауды жақсарту үшін
ұйымдастырылатын электронды құжаттар мұрағаты;
12) электронды құжат айналымының шағын жүйесін пайдаланушы -
электронды құжат айналымының шағын жүйесіне кіруге рұқсат етілген Мекеме
бөлімшесінің қызметкері;
13) шағын жүйені басқарушы - электронды құжат айналымының шағын
жүйесінің жұмыс істеуін қамтамасыз етуге жауапты ақпарат технологиясы
бөлімшесінің қызметкері;
14) іс қағаздарының номенклатурасы – Мекеменің іс жүргізуде сақталу
мерзімі көрсетіліп жасалған іс қағаздары тақырыбының бір жүйеге түсірілген
тізбесі;
15) айдар – белгілі бір тақырып бойынша құжаттарды жіктеудің қосымша
белгілері;
40
16) электронды бланкілер, шаблондар, стильдер шаблоны – құжаттарды
ресімдеудің корпоративтік стандартын жүзеге асыратын электронды нысан;
17) индекстеу – негізгі деректемелер бойынша ақпаратты ретке келтіру
процесі;
18) құжатқа қол қою – уəкілетті лауазымды адамның немесе құжат
авторының өзі қойған қолын (электронды қол қоюын) тізу рəсімі;
19) бұрыштама (виза) қою – лауазымды адамның құжаттың мазмұнымен
келісетінін немесе келіспейтінін білдіретін қол қою рəсімі;
20) құжаттарды келісу – Мекеме бөлімшелері жəне/немесе құжаттың авторы
болып табылмайтын бөгде ұйымдар құжаттың мазмұнымен келісу жөнінде
жүргізетін құжатты дəйектілікпен немесе қоса салыстыра қарау рəсімі;
21) машина жазбалары – компьютерлік ақпаратты электронды-есептеу
техникасынан тыс сақтауға мүмкіндік беретін құрылғылар: магнитті дискілер,
дискеттер, магнитті таспалар жəне басқа материалдық жазбалар;
22) «bmp», «gif», «tiff», «vsd» – графикалық нысанның кеңейтілген
файлдарының үлгілері
23) «Times New Roman», «KZ Times New Roman» - компьютерлік
шрифтердің үлгілері;
24) уəкілетті бөлімше – Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық
актілеріне, іс қағаздарын жүргізу кезінде міндетті Қазақстан Республикасының
мемлекеттік стандарттарына, мұрағаттарды жəне құжаттаманы басқару жөніндегі
уəкілетті мемлекеттік органның (бұдан əрі – орталық мемлекеттік мұрағат
мекемесі) əдістемелік ұсынымдарына сəйкес іс қағаздары мен мұрағатты
ұйымдастыруды, бөлімшелерде іс қағаздарының жай-күйіне жоспарлы тексеруді
жүзеге асыратын орталық аппараттың бөлімшесі;
25) ішкі хат-хабарлар – Мекеме бөлімшелері арасында жүзеге асырылатын
(берілетін) хат жазысу (хаттар, құжаттар, материалдар).
3-тарау. Құжаттарды жасау жəне ресімдеу тəртібі
16. Осы Ережеде Мекемеде құжаттарды ресімдеудің бірыңғай ережелері
мен олардың деректемелері айқындалады, құжаттардың құрамын, нысандарын,
сондай-ақ құжаттармен жұмыс жүргізу бірегейлендіріледі.
17. Құжаттарды əзірлеу сапасы жəне ондағы деректердің шынайылығы үшін
жауапкершілік құжатты əзірлеген, бұрыштама қойған жəне қол қойған (бекіткен)
адамдарға жүктеледі.
§1. Құжаттардың деректемелері, деректемелерге қойылатын талаптар
18. Қағазға түсірілген жəне электронды құжаттарды жасаған жəне
ресімдеген кезде мынадай деректемелер пайдалануы мүмкін:
1) Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы;
2) Мекеменің белгісі;
3) Мекеменің ресми атауы;
4) бөлімшенің ресми атауы – құжаттың авторы;
5) анықтамалық деректер;
6) құжат түрінің атауы;
7) құжаттың күні;
8) құжаттың тіркеу нөмірі;
9) тіркеу нөміріне жəне қосымша құжатқа сілтеме;
10) құжаттың жасалған немесе басылған орны,
11) құжатқа қол жеткізуді шектеу белгісі;
Достарыңызбен бөлісу: |
