Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидалары

Премьер-Министрінің

2015 жылғы « »

№ қаулысымен

бекітілген
Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидалары

1. Жалпы ережелер
1. Осы Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидалары (бұдан әрі – Қағидалар) «Әкімшілік рәсімдер туралы» 2000 жылғы 27 қарашадағы Қазақстан Республикасының Заңына сәйкес әзірленді және мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен түріне және/немесе ақпаратты жеткізгішке қарамастан жұмыс істеу тәртібін айқындайды.

2. 
   Осы Қағидалар Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпияларын қамтитын қызметтік ақпаратпен жұмыс істеу тәртібіне қолданылмайды.
   
3. 
   Таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа мемлекеттік органның жұмысына қатысты, оларды ашық жариялау шешім қабылдау кезінде мемлекеттік органның тәуелсіздігін қамтамасыз ету қажеттігіне байланысты әкімшілік рәсімдерді сақтау тәртібін бұзуы мүмкін таратылуы шектелген мәліметтер жатады.
   

2. 
   Қызметтік ақпаратпен жұмыс істеу кезінде таратылуы шектелген ақпаратты қорғау жөніндегі қоса беріліп отырған мынадай арнайы талаптар белгіленеді (1-қосымша, қызмет бабында пайдалану үшін).
   
3. 
   Жұмысында таратылуы шектелген қызметтік ақпаратты пайдаланатын адамдар ақпаратты қорғау жөніндегі барлық талаптарды дәл және тиянақты орындауға, олар қызметтік міндеттерін орындау кезінде алған мәліметтерді сақтауға және жария етпеуге тиіс.
   
4. 
   Осы Қағидалардың талаптарын бұзғаны үшін таратылуы шектелген қызметтік ақпаратпен жұмыс істеуге рұқсаты бар лауазымды адамдар Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес жауапты болады.
   

2. 
   Таратылуы шектелген қызметтік ақпаратты қамтитын құжаттарға, істерге және басылымдарға «Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгі (бұдан әрі – «ҚБПҮ» деген белгі) қойылады.
   

Мәліметтер тізбесі (оған толықтырулар мен өзгерістер) мемлекеттік орган басшысының бұйрығымен бекітіледі.

1. 
   құпиялылық режимін ұйымдастыруға және қамтамасыз етуге, сондай-ақ оның сақталуын бақылауға қатысты, мемлекеттік құпияларды қамтымайтын мәліметтер;
   
2. 
   жария етілуі мемлекеттік органдардың жұмысына, оның ішінде қол жеткізу парольдерін қоса алғанда, электрондық ақпараттық ресурстарға рұқсатсыз қол жеткізу салдарынан ақпаратты жойылудан, бұғатталудан немесе өзгеруден қорғау процесіне тікелей әсер ететін мәліметтер;
   
3. 
   мемлекеттік органға заңды ақпаратты иеленуші құпиялылық шартымен берген мәліметтер;
   
4. 
   жариялануы немесе жария етілуі жеке және заңды тұлғалардың заңды құқықтары мен мүдделерін бұзатын мәліметтер;
   
5. 
   ашық жариялау мемлекеттік органның тәуелсіздігін қамтамасыз ету қажеттігіне байланысты әкімшілік рәсімдерді сақтау тәртібін бұзуы мүмкін шешім қалыптастыру процесінде жүзеге асырылатын ведомствоаралық және ведомствоішілік хат-хабар алмасу, шешім қалыптастыру процесінде жүргізілетін мемлекеттік органдардағы кеңестер туралы, оның ішінде «Ақпаратқа қол жеткізу туралы» Қазақстан Республикасы Заңының 6-бабында көрсетілген мәселелер бойынша ақпаратты қамтитын мәліметтер;
   
6. 
   мемлекеттік бақылау және қадағалау шеңберінде жүргізілетін, түпкілікті шешімдер қабылданбаған тексерулер нәтижелері туралы мәліметтер;
   
7. 
   шет мемлекеттерден немесе халықаралық ұйымдардан келіп түскен, оларды ашу шарттары туралы өзара келісім қабылданбаған мәліметтер.
   

2. 
   Осы өлшемшарттар қолданыстағы және (немесе) жаңадан келіп түскен «ҚБПҮ» деген белгісі бар таратылуы шектелген мәліметтердің ведомстволық тізбелерінің күшін жоймайды, сондай-ақ мемлекеттік құпияларды қорғау, ақпараттандыру, ақпараттық қорғау мен ақпараттық қауіпсіздік салаларындағы нормативтік құқықтық актілерге, Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген тәртіппен әзірленген мемлекеттік органдар мен ұйымдарда құпияландыруға жататын ведомстволық мәліметтер тізбелеріне қайшы келмесе, таратылуы шектелген өзге ақпаратты қамтитын мәліметтерді жатқызу құқығын шектемейді.
   
3. 
   Егер мәліметтер тізбесінде мәліметтер көзделмесе, бірақ орындаушының пікірі бойынша мемлекеттік органның мүддесіне нұқсан келтіру қауіпін төндіруі мүмкін болса, ол осы мәліметтер құзыретіне қатысты мемлекеттік органның құрылымдық бөлімшесінің басшысымен бірлесіп басшылықтың қарауына осы мәліметтерді қорғау және Тізбеге тиісті толықтырулар енгізу қажеттілігі туралы дәлел келтіре отырып ұсыныстар енгізеді.
   

2. 
   Таратылуы шектелген қызметтік ақпаратты ашық байланыс түрлерінің техникалық арналары (жалпы пайдаланылатын телефон және факсимильді байланыс, радиобайланыс, спутниктік және ұялы (жылжымалы (мобильді) байланыс, Интернет желісі) бойынша беруге жол берілмейді.
   
3. 
   «ҚБПҮ» деген белгісі бар құжаттар мен басылымдарды қабылдауды және есепке алуды (тіркеуді) мемлекеттік органның құжаттамалық қызметі жүзеге асырады.
   
4. 
   Мемлекеттік органға келіп түскен «ҚБПҮ» деген белгісі бар барлық хат-хабар бастапқы өңдеуге, алдын ала қарап шығуға, тіркеуге және басшының қарауына беруге жатады. Лауазымдық нұсқаулықтарына сәйкес осындай құжаттармен жұмыс істеу тапсырылған құжаттамалық қызмет кызметкерлері көрсетілген хат-хабарды қабылдайды, ашып қарайды («Жеке» деген құжаттардан өзге) және тексереді.
   

«ҚБПҮ» деген белгісі бар құжаттар және басылымдар немесе олардың қосымшалары конверттерде (пакеттерде) болмаған (толық болмаған) жағдайда оларға үш данада еркін нысанда акт жасалады: оның бірі жөнелтушіге жіберіледі, екіншісі - құжаттамалық қызметте қалады, үшіншісі құжатты орындаушыға беріледі.

Жөнелтушінің нақты мекенжайын, құжаттың жөнелтілген және алынған уақытын олар бойынша ғана анықтау мүмкін болған жағдайда, сондай-ақ қосымша хат-хабар алынған кезде конверттер (пакеттер) жоюға бөлуге жатпайды.

Қателесіп келіп түскен «ҚБПҮ» деген белгісі бар құжаттар мен басылымдар жөнелтушіге қайтарылады.

«ҚБПҮ» деген белгісі бар құжаттар мен басылымдар электронды жеткізгіште келіп түскен кезде зиян келтіретін бағдарламалардың болуы тұрғысынан тексеріледі.

2. 
   Жұмыстан тыс уақытта «ҚБПҮ» деген белгісі бар құжаттар мен басылымдарды мемлекеттік орган бойынша кезекші қабылдайды, ол осы құжаттарды құжаттамалық қызмет басшысына ашпай береді.
   

2. 
   Барлық кіріс, шығыс және ішкі құжаттар, сондай-ақ «ҚБПҮ» деген белгісі бар басылымдар тіркеуге жатады. Құжаттар – парақтар саны бойынша, басылымдар (кітаптар, журналдар, брошюралар) – даналар саны бойынша есепке алынады.
   

2. 
   «ҚБПҮ» деген белгісі бар құжаттар мен басылымдарды есепке алу жалпы электрондық құжат айналымы жүйесінде құпия емес құжаттамадан бөлек, ал электрондық деректер базасы болмаған жағдайда – журналдық немесе есепке алу карточкасы бойынша жүргізіледі (2-қосымша). Таратылуы шектелген құжаттар мен басылымдардың көлемі үлкен болмаған жағдайда, есепке алуды құпия емес құжаттармен бірге (есепке алу журналының жеке бөлімінде) жүргізуге болады.
   

Журнал аяқталған соң соңғы парақта бастапқы және соңғы тіркелген құжаттың нөмірі, сондай-ақ литерлік және қалып қойған нөмірлердің саны көрсетіліп тіркелген құжаттардың саны (цифрмен және жазбаша) қосымша қойылады. Көрсетілген деректерден кейін қызметкер лауазымының атауы, оның қолы қойылады және қолы толық жазылады.

2. 
   Әрбір тіркелген құжатта, сондай-ақ «ҚБПҮ» деген белгісі бар басылымдарға ілеспе хатта «ҚБПҮ» деген аббревиатура қосылып тіркеу нөмірі қойылады.
   

2. 
   Тарату үшін алынған, таратылуы шектелген барлық тираж бір кіріс нөмірімен тіркеледі.
   

2. 
   Құжаттың бірінші бетінде оң жақ жоғарғы бұрышында «Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгі немесе «ҚБПҮ» деген аббревиатура жазылып, басылған дана саны көрсетіледі.
   

2. 
   Қол қойылған (бекітілген) «ҚБПҮ» деген белгісі бар құжаттар оларды есепке алуды жүзеге асыратын құжаттамалық қызмет қызметкеріне тіркеу үшін беріледі.
   
3. 
   «ҚБПҮ» деген белгісі бар құжаттар мен басылымдар туралы мәліметтерді қамтитын журналдық немесе брошюраланған карточкалық түрде жасалған реферативтік ақпараттық басылымдар да осындай белгімен шығарылады. Таратылуы шектелген қызметтік ақпаратты қамтымайтын, осы басылымдардан алынып тасталған реферативтік ақпараттық карточкалар мен парақтар құпия емес материалдар ретінде есепке алынады және сақталады.
   

2. 
   «ҚБПҮ» деген белгісі бар басылымды басу аяқталғаннан кейін баспа нысандары жойылады, ал тиісті файлдар (компьютермен теру кезінде) алынып тасталады, бұл туралы еркін нысанда акт жасалады, оған тапсырыс беруші мемлекеттік орган және орындаушы баспахананың (басу-баспахана орталығының) өкілдері қол қояды.
   
3. 
   Тираждалған «ҚБПҮ» деген белгісі бар құжаттар мен басылымдарды таратуды құжаттамалық қызмет басшылары қол қойған тізімдердің (тізімдеме немесе жіберілу есебі) негізінде жөнелтілетін даналардың есепке алу нөмірлерін көрсете отырып жүзеге асырады.
   
4. 
   «ҚБПҮ» деген белгісі бар құжаттарды, істер мен басылымдарды Қазақстан Республикасы шегіндегі басқа да ұйымдарға тарату, әдетте, фельдъегерлік байланыспен немесе курьерлер арқылы жіберіледі. «ҚБПҮ» деген белгісі бар жөнелтілетін құжаттар, істер мен басылымдар қалың қағаздан жасалған конвертке салынуға не оралуға тиіс. Жөнелтуге ашық «терезесі» бар конверттерді пайдалануға жол берілмейді.
   
5. 
   Орамада (конвертте) қабылдаушы мен жөнелтушінің мекенжайлары мен атаулары (ашық немесе шартты), «ҚБПҮ» деген белгісі қойылған құжаттардың нөмірлері көрсетіледі.
   

2. 
   «ҚБПҮ» деген белгісі бар құжаттар мен басылымдарды Қазақстан Республикасының жеке және заңды тұлғаларына беру таратылуы шектелген қызметтік ақпараттың құпиялылығын сақтау шартымен және беру кезінде немесе оларға ілеспе құжаттарда осы ақпаратты ашпау шартымен жүзеге асырылады.
   
3. 
   «ҚБПҮ» деген белгісі бар құжаттар мен басылымдарды шетелдік заңды (жеке) тұлғаларға және олардың өкілдеріне беруге әрбір жекелеген жағдайда сол мемлекеттік орган басшысының жазбаша рұқсаты бойынша ғана жол беріледі.
   

Сыртқы сауда қызметі саласындағы уәкілетті органның не Еуразиялық экономикалық комиссияның тергеп-тексеруді жүргізетін органының сұрау салулары бойынша мемлекеттік органдар өз құзыреті шегінде тергеп-тексеруді жүргізу және арнайы қорғау, демпингке қарсы және өтемақы шараларын қолдану мақсаттары үшін қажетті, таратылуы шектелген «ҚБПҮ» деген белгісі бар мәліметтерді сыртқы сауда қызметі саласындағы уәкілетті орган арқылы Еуразиялық экономикалық комиссияның тергеп-тексеруді жүргізетін органына заңнамада белгіленген тәртіппен және мерзімде береді.

Егер «ҚБПҮ» деген белгісі бар құжаттар мен басылымдарда басқа мемлекеттік органдардың құзыретіне қатысты мәліметтер болса, оларды шетелге беру тек осы мемлекеттік органдар басшыларының келісімімен ғана жүзеге асырылады.

«ҚБПҮ» деген белгісі бар басылымдарды кітап алмасу тәртібінде шетелге жіберуге жол берілмейді.

2. 
   «ҚБПҮ» деген белгісі бар құжаттарды орындау, өткізу тәртібі, оның орындалуын бақылау құпия емес құжаттармен жұмыс тәртібіне ұқсас.
   
3. 
   «ҚБПҮ» деген белгісі бар құжаттар орындалғаннан кейін іске жинақталады. Көрсетілген істердің тақырыбы құпия емес іс жүргізуші мемлекеттік органның істер номенклатурасына енгізіледі.
   

2. 
   «ҚБПҮ» деген белгісі бар істер құжаттамалық қызмет бақылауымен мемлекеттік органның тиісті құрылымдық бөлімшелерінде жинақталады.
   
3. 
   Істерді жинақтау кезінде мынадай талаптарды сақтау қажет:
   

1. 
   іске тек орындалған және дұрыс ресімделген құжаттарды орналастыру;
   
2. 
   іске осы нақты мәселені шешуге қатысты барлық құжаттарды орналастыру;
   
3. 
   іске ауыспалы істерді қоспағанда, бір жылдың іс-қағаздарын жүргізу құжаттарын топтастыру;
   
4. 
   сақталу мерзімі тұрақты және уақытша құжаттарды істерге жеке жинақтау;
   
5. 
   тиісті істерге қағаз негізді құжаттар үшін жалпы негіздегі ерекше заңдық растауды талап ететін (елтаңбалық мөр, қол, бекіту және келісу белгілері) электронды жеткізгіштердегі құжаттардың басылып шығарылған нұсқаларын орналастыру;
   
6. 
   іске қайтаруға жататын құжаттарды, артық даналар мен шимай жазбаларды тікпеу;
   
7. 
   іс көлемін 180 парақтан асырмау;
   
8. 
   жоспарларды, есептерді, сметаларды жасалған, қол қойылған (бекітілген) күніне қарамастан, қай жылға жасалса, сол тиісті жыл ісіне жинақтау;
   
9. 
   құжаттарға қосымшалар, олардың бекітілген немесе жасалған күніне қарамастан, оларға қатысты құжаттарға қосылады, көлемі 180 парақтан асатын қосымшалар жеке томды құрайды, бұл туралы құжатта белгі қойылады.
   

2. 
   Іс қағаздарын жүргізу аяқталған істің мұқабасында мынадай деректемелер болуы тиіс:
   

1. 
   «ҚБПҮ» деген белгі;
   
2. 
   мемлекеттік органның ресми атауы;
   
3. 
   мемлекеттік орган орналасқан елді мекеннің атауы;
   
4. 
   мемлекеттік органның құрылымдық бөлімшесінің атауы;
   
5. 
   істің істер номенклатурасы бойынша индексі;
   
6. 
   іс тақырыбы;
   
7. 
   іс томының нөмірі;
   
8. 
   істің соңғы күндері (өкімдік құжаттар, хаттамалар, стенограммалар, хат алмасулар үшін), өкімдік құжаттар - хаттамалар, стенограммалар үшін бастапқы және соңғы құжаттың реттік нөмірі;
   
9. 
   істің сақталу мерзімі.
   

2. 
   «ҚБПҮ» деген белгісі бар құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу барысында сақталу мерзімдері тұрақты және уақытша (10 жылдан аса) істердің мұқабаларына қосымша мынадай деректемелер қойылады: мұрағат қорының нөмірі, іс тізімдемесінің жиынтық нөмірі, іс нөмірі және істегі парақтар саны. Істердің көрсетілген санаттары қатталады немесе төрт тесік арқылы тігіледі және құжаттардың ішкі тізімдемесімен (3-қосымша), істі куәландыру парағымен (4-қосымша) жабдықталады.
   

2. 
   «ҚБПҮ» деген белгісі бар, ірі форматты құжаттары бар (сызбалар, схемалар және т.с.с) істер қатты папкаларда немесе құтыларда (қораптарда) сақталады.
   
3. 
   «ҚБПҮ» деген белгісі бар құжаттарды қызметтік қажеттігіне қарай істерге жеке немесе сол бір мәселе жөніндегі құпия емес басқа құжаттармен бірге қалыптастыруға жол беріледі. «ҚБПҮ» деген белгісі бар бір немесе одан көп құжаттарды іске енгізу кезінде, барлық іс таратылуы шектелген сипатқа ие болады.
   

2. 
   Құжаттар құндылығына сараптама жүргізу кезінде іс қағаздарын жүргізу қызметі аяқтаған «ҚБПҮ» деген белгісі бар істерді мемлекеттік органның орталық сараптама комиссиясы парақтап қарайды.
   
3. 
   «ҚБПҮ» деген белгісі бар құжаттармен, істермен және басылымдармен жұмысқа – құжаттамалық қызмет басшылары бекітетін тізімге сәйкес лауазымды тұлғалар, ал таратылуы шектелген құжаттармен жұмысқа мемлекеттік органдар басшыларының қарарларындағы нұсқауларға сәйкес адамдар жіберіледі.
   
4. 
   Мыналарға:
   

1. 
   таратылуы шектелген құжаттар мен басылымдардағы мәліметтерді халықаралық деректер беру желілерінде, Интернет желісінде орналастыруға;
   
2. 
   оларды жария сөз сөйлеуде немесе ашық баспасөзде, радио мен телевизия арқылы бағдарламаларда пайдалануға;
   
3. 
   «ҚБПҮ» деген белгісі бар құжаттар мен басылымдарды ашық көрмелерде экспонат ретінде көрсетуге, оларды стендтерде, витриналарда немесе көпшілік көретін басқа орындарда көрсетуге жол берілмейді.
   

2. 
   Басқа ұйымдардың қызметкерлері «ҚБПҮ» деген белгісі бар құжаттармен және басылымдармен танысуға және жұмыс істеуге осы көрсетілген құжаттарға иелік ететін мемлекеттік орган басшысының рұқсатымен, орындалатын тапсырманың тақырыбын көрсете отырып, олар жұмыс істейтін ұйымдардың жазбаша сұрау салуы болған кезде ғана жіберіледі.
   
3. 
   «ҚБПҮ» деген белгісі бар істер мен басылымдар орындаушыларға (зерттеушілерге) берілетін істер мен басылымдарды есепке алу карточкасына қол қойғызу арқылы беріледі және қабылданады (5-қосымша).
   
4. 
   Осы мемлекеттік орган қызметкерінің «ҚБПҮ» деген белгісі бар құжаттар мен басылымдардан көшірмелер жасауы, сондай-ақ үзінді көшірмелер жасауы құжаттамалық қызмет басшысының жазбаша рұқсаты бойынша жүргізіледі.
   

Басқа ұйымдардан алынған «ҚБПҮ» деген белгісі бар құжаттар мен басылымдардан басқа ұйымдар үшін көшірмелер жасау тек алғашқысымен келісу арқылы жүргізіледі.

2. 
   «ҚБПҮ» деген белгісі бар басылымдар тек мемлекеттік органдар шығаратын қызметтік каталогтарға ғана енгізіледі.
   
3. 
   Көпшілік кітапханаларында «ҚБПҮ» деген белгісі бар басылымдарды азаматтарға беру осы азаматтар жұмыс істейтін мемлекеттік органдар басшыларының жұмыс тақырыбы көрсетілген жазбаша өтінішхаты бойынша ғана жүргізіледі. Алынған рұқсаттамалар қол қойылған күнінен бастап бір жыл бойы және мемлекеттік орган қызметкерінің қызметтік куәлігін көрсеткен жағдайда ғана қолданылады.
   

2. 
   Ведомстволық кітапханаларда «ҚБПҮ» деген белгісі бар басылымдар:
   

1. 
   осы мемлекеттік органның қызметкерлеріне – құжаттамалық қызмет басшысының рұқсатымен;
   
2. 
   басқа ұйымдардың қызметкерлеріне – осы ұйымдардың жазбаша өтінішхаты бойынша көрсетілген басылымдарды сақтайтын мемлекеттік орган басшысының рұқсатымен беріледі;
   

2. 
   «ҚБПҮ» деген белгісі бар басылымдар кітапханааралық абонемент бойынша (Қазақстан Республикасы шегінде) және осы Қағидалардың
   42-тармағында айқындалған тәртіппен беріледі.
   

1) «Ақпаратқа қол жеткізу туралы» 2015 жылғы 16 қарашадағы Қазақстан Республикасының Заңына сәйкес азаматтың жазбаша сұрау салуы бойынша ақпаратты ұсыну кезінде;

2) құрылымдық бөлімшелердегі істерді мемлекеттік органның ведомстволық мұрағатына тапсыру кезінде;

3) істерді ведомстволық мұрағатта сақтау процесінде;

4) тұрақты сақталатын істерді тиісті мемлекеттік мұрағатқа тапсыруға дайындау кезінде ведомстволық мұрағатта сақтаудың 10 немесе 15 жыл өткеннен кейін;

5) құжаттар мен істердің көшірмелерін шетелдік жеке (заңды) тұлғаларға беру кезінде жүзеге асырылады.

46. «Ақпаратқа қол жеткізу туралы» 2015 жылғы 16 қарашадағы Қазақстан Республикасы Заңының 16-бабында көрсетілген мәліметтен «ҚБПҮ» деген белгіні алып тастау туралы мәселені шешу Қазақстан Республикасының мемлекеттік органының басшысына осы мәселені мемлекеттік органның сараптамалық комиссиясы қарастырғаннан кейін жүктеледі.

Өзге жағдайларды «ҚБПҮ» деген белгіні алып тастау туралы мәселені шешу мемлекеттік органның орталық сараптау комиссиясына жүктеледі.

47. «ҚБПҮ» деген белгіні алып тастау туралы мәселені шешу еркін нысандағы актімен ресімделеді. Акт екі данада әзірленеді және оны мемлекеттік органның басшысы бекітеді. Актіде «ҚБПҮ» деген белгі алынып тасталатын істердің тақырыптары көрсетіледі.

Азаматтың жазбаша сұрау салуы бойынша ақпаратты «Ақпаратқа қол жеткізу туралы» Қазақстан Республикасының Заңын орындау тәртібінде ұсыну кезінде жасалған актінің бір данасы құжаттама қызметіне жолданады, екіншісі – аталған ақпарат сақталған мемлекеттік органның құрылымдық бөлімшесіне жіберіледі.

Істерді құрылымдық бөлімшелерден мемлекеттік органның ведомстволық мұрағатына тапсыру кезінде жасалған актінің бір данасы құжаттама қызметіне, екіншісі – ведомстволық мұрағатқа жіберіледі.

Ведомстволық мұрағатта істерді сақтау процесінде жасалған актінің екі данасы да оның іс қағаздарын жүргізу ісінде қалады.

Тұрақты сақталатын істерді тиісті мемлекеттік мұрағатқа беруге дайындау кезінде жасалған актінің бір данасы мемлекеттік мұрағатқа жіберіледі, екіншісі — ведомстволық мұрағатта қалады.

Шетелдік жеке (заңды) тұлғаларға құжаттар мен істерді беру кезінде жасалған актінің бір данасы құжаттамалық қызметке беріледі, екіншісі - ведомстволық мұрағатта қалады.

48. Істер мұқабасындағы «ҚБПҮ» деген белгі оны алып тастауға негіз болған актінің күні мен нөмірі көрсетіле отырып, мөртабанмен немесе қолмен жазылған жазбамен өшіріледі.

Ұқсас белгілер құрылымдық бөлімшелердің тиісті тізімдемелеріне немесе істердің жиынтық тізімдеме бөлімдеріне енгізіледі.

49. «ҚБПҮ» деген белгісі болған істер тиісті мемлекеттік мұрағатқа тұрақты сақтауға көрсетілген белгі алынып тастағаннан кейін ғана беріледі және тұрақты сақталатын істердің құрама жиынтық тізімдемесінің бөлімінде тиісті белгілер қойылады.

50. «ҚБПҮ» деген белгісі бар құжаттар мен істердің құндылығына сараптама жүргізу, оның нәтижелерін қарау және бекіту Қазақстан Республикасының заңнамалық актілеріне сәйкес жүргізіледі.

51. Құрылымдық бөлімшелерден ведомстволық мұрағаттарға істерді беру кезінде «ҚБПҮ» деген белгісі бар істердің тақырыптары құрылымдық бөлімшенің тиісті істер тізімдемесіне басқа істердің тақырыптарымен қатар енгізіледі.

52. Ведомстволық мұрағатта істерді сақтауға дайындау (ресімдеу, істердің мұқабасында қосымша деректемелерді қою, құрылымдық бөлімшелер тізімдемесін жасау, тізімдеме жасалған істердің қабылдап алу - беруді жүзеге асыру) Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес жүргізіледі.

53. «ҚБПҮ» деген белгісі бар жоюға іріктеліп алынған істер жеке актімен ресімделуі немесе жоюға іріктелген басқа да құпия емес істермен бірге жалпы актіге (6-қосымша) енгізілуі мүмкін. Бұл ретте актінің 2-бағанында «ҚБПҮ» деген белгісі бар істердің тақырыптарынан кейін «ҚБПҮ» деген белгі қойылады.

54. 
    «ҚБПҮ» деген белгісі бар жоюға іріктеліп алынған құжаттар, істер және басылымдар мәтінді оқу мүмкіндігін болдырмайтындай дәрежеде міндетті түрде ұсақталып жыртылады.
    

54. 
    «ҚБПҮ» деген белгісі бар істерді жойғаннан кейін тіркеу есепке алу нысандарында «Жойылған. № акті.(күні)» деген белгі қойылады.
    
55. 
    «ҚБПҮ» деген белгісі бар бюллетеньдер, жаршылар реферативтік ақпараттық басылымдар, телефон және мекенжай анықтамалықтары, сондай-ақ құжаттардың дублеттік және көшірмелік даналары, стенографиялық жазбалар мен баспахана қалдықтары актісіз жойылады, бірақ орындаушының және оны есепке алу және сақтау үшін жауапты қызметкердің қолтаңбаларымен расталатын тіркеу есепке алу нысандарында белгі қойылады.
    
56. 
    Іс жүргізуі аяқталған «ҚБПҮ» деген белгісі бар істер ведомстволық мұрағатқа беруге дейін мемлекеттік органның құрылымдық бөлімшелерінің қызметтік үй-жайларында сақталуға тиіс.
    

Сақтау сенімді жабылатын және мөрленетін металдан жасалған шкафтарда немесе сейфтерде жүзеге асырылады. Бұл ретте, олардың физикалық сақталуын қамтамасыз ететін жағдай жасалуға тиіс.

«ҚБПҮ» деген белгісі бар басылымдарды кітапханалардың қосалқы қорларында сақтауға жол берілмейді.

54. 
    Жұмыс істеу үшін берілген «ҚБПҮ» деген белгісі бар істер мемлекеттік органның тиісті құрылымдық бөлімшесіне немесе ведомстволық мұрағатына қайтарылуға тиіс.
    
55. 
    «ҚБПҮ» деген белгісі бар құжаттарды құжаттамалық қызмет басшысының рұқсатынсыз істерден алып қою немесе бір істен екінші іске ауыстыруға тиым салынады. Тіркеу есепке алу нысандарында, сондай-ақ істегі құжаттардың ішкі тізімдемелері жүргізілген барлық алып қоюлар немесе ауыстырулар туралы тиісті белгілер қойылады.
    

54. 
    «ҚБПҮ» деген белгісі бар құжаттарды, істер мен басылымдарды есепке алу және сақтауға жауапты қызметкерлер ауысқан кезде мемлекеттік орган бөлімшесінің басшысы бекітетін осы құжаттар мен істердің қабылдап алу - беру актісі жасалады (7-қосымша).
    
55. 
    «ҚБПҮ» деген белгісі бар құжаттардың, істер мен басылымдардың барлығын тексеруді мемлекеттік орган басшысының бұйрығымен тағайындалатын комиссия кемінде жылына бір рет жүргізеді. Комиссияның құрамына оларды есепке алуды жүргізу және сақтау тапсырылған адамдар міндетті түрде кіреді.
    

«ҚБПҮ» деген белгісі бар құжаттардың, істер мен басылымдардың болуы мен жай-күйін тексеру міндетті түрде:

1. 
   оларды басқа үй-жайларға (ғимаратқа) ауыстырғанға дейін және одан кейін;
   
2. 
   олардың орнын ауыстырудан (эвакуациялаудан) немесе бөтен адамдардың қоймаға және қызметтік үй-жайға кіруінен туындаған төтенше жағдайлардан кейін;
   
3. 
   құжаттамалық қызмет (ведомстволық мұрағат, ведомстволық кітапхана) басшысы ауысқан кезде;
   
4. 
   мемлекеттік орган қайта ұйымдастырылған (таратылған) кезде жүргізіледі.
   

54. 
    «ҚБПҮ» деген белгісі бар құжаттарды, істер мен басылымдарды жоғалту не олардағы мәліметтердің жариялану фактілері туралы мемлекеттік органның басшысы және құжаттамалық қызметтің (ведомстволық мұрағат, ведомстволық кітапхана) басшысына, ұлттық қауіпсіздік органдары дереу хабардар етіледі.
    

Тергеу нәтижелері туралы комиссияның қорытындысын осы комиссияны құрған басшы бекітеді.

«ҚБПҮ» деген белгісі бар жоғалған құжаттарға, істер мен басылымдарға акт жасалады және тиісті белгілер тіркеу, есепке алу нысандарына енгізіледі.

Жоғалған тұрақты сақталатын істерге актілер, оларды мемлекеттік органның басшысы бекіткеннен кейін қор ісіне енгізу үшін ведомстволық мұрағатқа беріледі.

«ҚБПҮ» деген белгісі бар, таратылуы шектелген қызметтік ақпаратпен жұмыс істеу тәртібінің, осы ақпаратты жария етудің немесе жоғалтудың себебіне айналмаған және соған алып келмеген бұзылуы кінәлі адамдарды қолданыстағы заңнамаға сәйкес тәртіптік жауапкершілікке тарту үшін негіз болып табылуы мүмкін.

__________________________

1. 
   «Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар кіріс және шығыс құжаттар мен басылымдарға жеке журнал жүргізуге жол беріледі.
   
2. 
   Журнал бағандарын толтыру кезінде 2-қосымшаға ескертпені пайдалануға болады.
   

___________________________

Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидаларына

3-қосымша

Ішкі тізімдеме парақтарының саны____________________________

Іс құжаттарының ішкі тізімдемесін

толтырған адамның Қолтаңбаның

лауазымының атауы __________________жазылуы

Күні

_______________________

Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидаларына

4-қосымша

Қор №____ Тізімдеме №____ Іс №____

Іске ______________парақ тігілді және саны жазылды, оның ішінде

парақтардың литерлік нөмірлері _________________________________

парақтардың қалып қойған нөмірлері _____________________________

нөмірленген таза парақтар________________________________________

ішкі тізімдеме парақтарының саны_________________________________

нөмірлеуге жатпайтын қосымшалар ретінде есепке алынған құжаттар саны______________________________________________________

(құжаттардың түрлері мен саны)

толтырған адамның Қолтаңбаның толық

лауазымының атауы __________________ жазылуы

(жеке қолы)

Күні

1. 
   Куәландыру парағы жасалады.
   
2. 
   Куәландыру парағы жеке парақта (парақтарда) жасалып, істің соңына тігіледі.
   
3. 
   Куәландыру парағында істің нөмірленген парақтарының саны цифрлармен және сөзбен және жеке іс құжаттарының ішкі тізімдемесі парақтарының саны «+» (плюс) белгісімен көрсетіледі.
   
4. 
   Куәландыру парағында іс құжаттарын ресімдеудің және нөмірлеудің, физикалық жай-күйінің мынадай ерекшеліктері көрсетіледі:
   
   1. 
      пошталық айналым құралдары (марканың барлық түрлері, конверттер, ашық хаттар, бланктер, штемпельдер, мөрлер, пломбалар);
      
   2. 
      мөрлер мен мөртаңбалар;
      
   3. 
      көрнекті мемлекет және қоғам, ғылым, техника және мәдениет қайраткерлерінің қолтаңбалары;
      
   4. 
      фотоқұжаттар;
      
   5. 
      суреттер, оюлар мен акварельдер;
      
   6. 
      ірі форматты құжаттар;
      
   7. 
      жапсырылған парақтар, бүлінген құжаттар;
      
   8. 
      жапсырылған фотосуреттер, құжаттары бар парақтар;
      
   9. 
      салымы бар конверттер және оларға салынған салымдар (заттар) саны;
      
   10. 
       жеке нөмірленуі бар құжаттар (оның ішінде типографиялық материалдар) және олардың (парақтардың) саны.
       
5. 
   Егер істің бір парағында құжатты ресімдеудің бірнеше ерекшеліктері бар болса, онда куәландыру парағының 2-бағанында 1-бағандағы әрбір позицияға қарсы осы парақтың нөмірі қойылады.
   
6. 
   Егер құжатта бір парақта материалдардың бірнеше маркалары бар болса, онда 2-бағанда іс парағының нөмірлерінен кейін олардың саны жақшада көрсетіледі.
   
7. 
   Егер істе нөмірлеуге мүмкін болмайтын ерекше материалдардан жасалған заттар (шыны, металл, басқалар) болса, онда 2-бағанда арасында зат тұрған парақтар саны көрсетіледі.
   
8. 
   Істің құрамындағы және жай-күйіндегі барлық келесі өзгерістер (бүліну, төлнұсқа құжаттардың көшірмелерімен ауыстырылуы, жаңа құжаттардың қосылуы) куәландыру парағында тиісті актілерге сілтемемен белгіленеді.
   
9. 
   Куәландыру парағы нөмірленбейді.
   

_________________________

Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидаларына

5-қосымша

А5 (148X210) форматы

_________________________

Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидаларына

6-қосымша

Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актінің нысаны

Жасалған орны

Сақтауға жатпайтын құжаттарды

жоюға бөлу туралы

_______________________________________________________________

(Құжаттар тізбесінің атауы, шығарылған орны мен жылы, оларды сақтау мерзімі көрсетіледі)

____________________________негізінде____________________________

(мұрағат қорының нөмірі мен атауы)

мұрағат қорының істері мен құжаттары ғылыми-тарихи құндылығы жоқ және практикалық мәнін жоғалтқан деп танылып, жоюға бөлініп алынды:

(цифрмен және жазбаша)

_______________________________ жылдардағы тұрақты сақтаудағы істер мен жеке құрам бойынша істердің жиынтық тізімдемелерінің бөлімдері ____________________________________________________________________

(жергілікті атқарушы органның, Қазақстан Республикасы орталық мемлекеттік мұрағатының,

______________________________________________________сараптау-тексеру

Қазақстан Республикасы Президенті мұрағатының ресми атауы)

комиссиясының хаттамасымен бекітілді.

Құжаттарды өңдеуді жүргізген

адамның лауазымының атауы __________________ Қолтаңбаның

(өз қолы) жазылуы

А4 (210Х297) форматы

7-қосымша

Жасалған орны

«Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар құжаттарды, істер мен басылымдарды қабылдап алу-беру туралы

_____________________________________________ № ___________ бұйрыққа

сәйкес осы бұйрықтың негізінде құрылған мынадай құрамдағы комиссия төрағасы _______________________________________________________ және

(тегі және аты-жөні)

мүшелері____________________________________________________________

(тегі және аты-жөндері)

________________________________ комиссияның қатысуымен ____________

жылдардағы «ҚБПҮ» деген белгісі бар мынадай құжаттар мен істерді және олардың тіркелетін тіркеу-есепке алу нысандарын __________________________________________________ тапсырды,

(тегі және аты)

_______________________________________ қабылдап алды:

(тегі және аты)

(цифрмен және жазбаша) құжаттар мен істер, _______________________________________________ дана

(цифрмен және жазбаша) басылымдар ____________________________________дана істер (тізімдемелер)

(цифрмен және жазбаша)

номенклатурасы данада қабылданып алынды.

Құжаттар мен істер, істер (тізімдемелер) номенклатурасының жай-күйі:

__________________________________________________________________

(жай-күйінің жалпы сипаттамасы)

Мұнымен бір мезгілде_________________________________________ беріледі.

(тіркеу-есепке алу нысандары түрлерінің атауы)

«ҚБПҮ» деген белгісі бар құжаттармен, істермен және басылымдармен жұмыстардың жай-күйі ________________________________________________

____________________________________________________________________

(жалпы сипаттамасы)

Өткіздім ________________________ Қолтаңбаның

(өз қолы) толық жазылуы

Қабылдап алдым ________________________ Қолтаңбаның

(өз қолы) толық жазылуы

Комиссия төрағасы ________________________ Қолтаңбаның

(өз қолы) толық жазылуы

Комиссия мүшелері ________________________ Қолтаңбаның

(өз қолы) толық жазылуы

А4 (210Х297) форматы

_______________________________________

Үкіметінің

2015 жылғы « »

№ қаулысына

қосымша

Қазақстан Республикасы Үкіметінің

күші жойылған кейбір шешімдерінің тізбесі

1. «Мемлекеттік органдардың қызметтік ақпаратпен жұмыс істеу ережесін бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2008 жылғы 23 қаңтардағы № 51 қбпү қаулысы.

2. «Мемлекеттік органдардың қызметтік ақпаратпен жұмыс істеу ережесін бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2008 жылғы 23 қаңтардағы № 51 қбпү қаулысына толықтырулар мен өзгерістер енгізу туралы» Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2013 жылғы 31 желтоқсандағы № 1478 қбпү қаулысы.

3. «Мемлекеттік органдардың қызметтік ақпаратпен жұмыс істеу ережесін бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2008 жылғы 23 қаңтардағы № 51 қбпү қаулысына толықтырулар мен өзгерістер енгізу туралы» Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2015 жылғы 19 қазандағы № 834 қбпү қаулысы.