Кәсіпорынды басқарудағы бухгалтерлік есептің АҚпараттық ЖҮйесін тұРҒызу алматы 2006 мазмұНЫ

1.3 Кәсіпорынды басқару функциялары

Жоспарлау.

Амарикандық ғалымдар өз жұмыстарында жоспарлауды басқарудың басты функциясы функциясы деп белгілейді. Олардың түсіндіруіне қарағанда, жоспарлау жүйесі келесі сұрақтарға жауап беруге тиіс: не нәрсе жасау керек, қашан, кім және қалай жасау қажет, жоспарды белгілеген уақытта орындау үшін қандай ресурстар қажет. Басқару процесі жоспарлау, жоспар бойынша қызметтерді ұйымдастыру және оның нәтижелерін бақылау болып табылады. Жоғарыда аталған этаптар неғұрлым жақсы жүргізіліп және тығыз байланыста болса, соғұрлым басқару нәтижелі болады. Жоспарлау басқарушыға белгілі бір уақыт кезеңінде болашақ қызметтердің сипатын, қалпын және реттілігін анықтауға мүмкіндік беретін құрал болып табылады.

Жалпы сипаиттама бойынша жоспарлауға енетіндер:Сыртқы қоршаған ортаның даму перспективаларын айқындау, мақсаттар мен болашақ стратегияларды қалыптастыру, бірінші қатардағы міндеттерді белгілеп және оны орындауға қажетті іс-әрекеттер бағытын анықтау. Жоспарлау өнімдері жоспарлар жүйесі болып табылады: ұзақ мерзімді, орта мерзімді және оперативті. Жоспарлау процесі басқарудың барлық деңгейлерін қамтиды және ортақ мақсаттарына сай келетін қызметтердің орындалуына қажетті алғышарттарды қамтамасыз етуі керек.

Кәсіпорын қызметтерін жоспарлау жұмысына, ең алдымен жоғарғы басшылар қатысады, олар ресурстарды оптималды үлестіру үшін бастапқы жағдайды қалыптастырып, өкілеттерді қызметкер арасынлда дұлыс бөледі.Белгілі өкілеттерге ие болған адамдар ресурстарды бөлерде творчествалық көзқарас білдірту керек. Басқарушылардың табысқа жетуі көп жағдайда оның ең соңғы теория жаңалықтарын, болашақ пен бүгіннің арасындағы байланысты тауып, әртүрлі аналитикалық құрал-әдістерін қолдану қабілеттігіне байланысты. Жоспарлауды негіздеу дәрежесін көтеру ұйым дамуының қосымша бір қайнар көзі болып табылады .

Жоспарлау мәні – кәсіпорынның болашақта өсуін, қызметінің тиімділігін қамтамасыз ету үшін бүгінгі күнде қажет болатын шешімдерді анықтауда.

Жоспарлаудың негізгі мақсаты – болашақ мүмкіндіктерді тауып оларды пайдалану бойынша іс-әрекеттерді ұйымдастыру. Жоспарлау процесінде келесі шешімдер қабылданады:

1. 
   ұйымның қысқа мерзімді және ұзақ мерзімді стратегияларын таңдау;
   
2. 
   қойылған мақсаттарды жүзеге асыруға көмектесетін немесе қатерлі жағдайларды жеңіп шығатынұйғарымды бағыт пен іс-қимылдарын тудыру;
   
3. 
   бақылау жүргізу үшін оперативиі қызметтердің стандарттарын қалыптастыру;
   
4. 
   өзгеріп жатқан жағдайда ертерек белгіленген жоспарларды қайта қарау.
   

Фирманың басты мақсаты – белгіл бір пайда көлемін табу – ұйым қызметінің күшті және әлсіз жақтарын, сыртқы ортадан туатын күтпеген жағдайларды ескере отырып, сын көзбен талдау жүргізу арқасында қалыптасады. Бұл үшін мақсаттар ағашын құрастыру әдісі қолданылуы мүмкін.

Тиімді жоспарлау жұмысын жүргізу үшін:

1. 
   негізгі жалпыэкономикалық және рыноктағы жағдайлар, фирманың және оның бәсекелестерінің нарыққа тигізетін әсері, өткен мерзімдердегі сатулар мен түскен пайда туралы мәлімет қажет;
   
2. 
   ғылыми-техникалық прогресті есепке ала отырып, әр берілген уақытта қызмет көрсету мен өндірістің оптималды құрылымын анықтау керек;
   
3. 
   қолда бар ресурстарды жедел есептеп және оларды икемді, шебер пайдалану қажет;
   
4. 
   жоспардың орындалу барысын бақылап және қажет болған жағдайда өз уақытында жоспарды түзетіп отыру керек.
   

Ұйым жоспарларының өзара байланысы. Ұйымның стратегиясын қойылған мақсаттар мен тапсырмаларға жету үшін қажетті іс- әрекеттердің жалпы жоспары ретінде анықтауға болады; ал мақсаттар – болашақ іс белсенділігінің қалаулы түпкі нәтижелері деп анықтауға болады. Ұйым стратегиясы қоршаған жағдайды және күтпеген жағдайды есепке ала отыпып, кәсіпорын қызметінің болашақ перспективаларын зерттеу нәтижесінде туады. Ол үшін іс-әрекеттердің ықтимал бағыттар диапазоны қарастырылып немесеәрі қарай тәптіштеп зерттеу үшін бірнеше вариантын белгілейді. Болашаққа бағытталған жоспардың негізгі баптарын қойыоған мақсаттарға сай, сыртқы және ішкі факторларға сүйеніп орнатады.

Қандай өнім шығару не қызмет көрсету керек екендігін анықтайды, кәсіпорын ресурстарын және бәсекелестер күшін есепке ала отырып, рыноктағы өзінің іс-әрекетінің бағытын қалыптастырады.

Ортақ немесе негізгі мақсаттар келесі түрде орнатылады. Жоғарғы басшылар әр бөлімше үшін бірнеше жылдық кезеңге алғы бастағы жалпы және таза табыс шамасының түрлі варианттарын ұсынады. Әр бөлімше әбден талқылағаннан кейін өздерінің ой-тұжырымдарының білдіреді, одан кейін оны штаб қызметкерлері мен тікелей басшылар алдын-ала дәйекті талқылайды. Сөйтіп, жалпы стратегияны жобалауға негіз салынады. Бекітілген мақсаттар кәсіпорын не оның болімшелері үшін өзгергенге дейін өз күшін сақтайды.

Стратегиялық жоспарды құру кезінде көптеп қабылданған шешімдер ішінде кәсіпорынның жалпы, басты мақсаттарын белгілеу маңызды орын алады. Қалған шешімдердің маңыздылығы төмендеу, олар ортақ мақсаттарды тиімді орындау үшін арналған.

Ұзақ мерзімді жоспарларға тән мына ерекшеліктерді атап өтуге болады:

1. 
   жоспарлар әдетте іс-әрекеттің тек бір стратегиясын қамтып көрсетеді;
   
2. 
   қоршаған ортада қолайлы мүмкіндіктер немесе қатерді талдағанда кәсіпорынның барлық әлсіз және күшті жақтары бағаланады;
   
3. 
   жоспарлар әдетте алғы шарт пен болжауларды қамтиды, бірақ олар тәптіштеліп жасалынбайды. Көптеген жағдайларда тәуекелділік дәл анықталмайды, алайда есептеуіш техникалардың дамуы және қолдануы жақсарған сайын тәуекелділікті талдау мен ықтималдылықты бағалау жиі ескерілетін болды;
   
4. 
   жоспарлар кәсіпорын қызметінің маңызды көрсеткіштерін белгілейтін нақты мақсаттарға негізделеді. Мақсаттар қаржы көрсеткіштері арқылы тұжырымдалады;
   
5. 
   ұзақ мерзімді жоспарда қаржы жағына көп назар аударылады. Жоспарланатын бүкіл іс-әрекет қаржылық сипаттамалармен бейнеленіп, тиісті құжаттарда қамтып көрсетіледі.
   

Бұл өндірістік кәсіпорындардың басқару жүйесінде қолданылатын іріктелген стандартты көрсеткіштер.

Тиімді жоспарлау жүйесін құрудың қажетті шарттарының бірі болып ұзақ, орта және қысқа мерзімді жоспарлардың өзара үйлесімдігі танылады. Ол үшін басқарушылардан жоспарлау пәнін тек түсініп қана қоймай, сонымен қатар жоспар жасауды жеңілдететін талдау құралдамасына ие болу, оны жаңартуға және іс жүзіне асыруға дайындық керек. Осы күнгі информациялық технологияны қолдану арқасында жоспар құрастыру дәрежесі өсуде және жан-жақты жобаларды тығыз үйлесуімен олардың орындалуын дәл бақылау үшін көп мүмкіндіктер туды.

Жоспарлаудың ұзіліссіздігі және икемділігі, жоспардың орындалу фазасы оның жобалану фазасының тікелей жалғасы деп қарастыру арқылы қамтамасыз етіледі. Теория жоспардың орындалу мәселесін шешу үшін бір қатар тиімді ұйымдастырушылық әдістерді ұсынуда. Олардың бірі болып мақсат боынша басқару әдісін атауға болады.

Бұл әдіс бойынша кәсіпорынның ресми перспективалық жоспарымен сабақтасқан әр басқарушылардың жеке жоспарларын жасау арқылы жоспарлаудың үзіліссіздігі мен икемділігін қамтамасыз етеді. Басқарушы мен оның қол астындағы қызметкерлердің жоспарларын үйлестіретін прцедураларды тиісті түрде ұйымдастырылса ықылас, ынта өсіп ой-туу интенсивтілігі елеулі жоғарлайды. Мұнда әрдайым жоғары басшылар жағынан мұқият бақылауды және жеке жоспарларды үнемі қайта қарауды және уақытында қайта қарауды және уақытында қаралуды талап етеді.

Бұл процедуралар арнайы, болашаққа бейімделген кадрлар біліктілігін жоғарылату мен оларды тиімді қолдану бағдарламасымен толықтырылады. Мұндай мақсаттарды орындау процедуралары және қызметкерлердің мотивациялау бағдарламалары жоспарды жақсартуына және оның тиімді орындалуына өз себебін тигізеді.

Ұйымдастыру.

Кәсіпорын басшысы ұйым құру проблемасымен кездеседі. Адамдар топты әрекетесудің артықшылықтарын түсінгеннен кейін бері бұл мәселені шешуге әрдайым зейін аударып отырады. Басшылар ұйым құрылымын жобалау үшін белгілі бір теориялық негіздерге суйенулері қажет.

Ұйымдастыру процесс ретінде қарастырылады және бұл процесс көмегімен жұмыстар мен өкілеттіктер құрылымы жасалады. Бұл процесс кезінде түрлі құрылымдардыңсалыстырмалы артықшылықтарын бағалай отырып шешім қабылданады. Ол бір ретте немесе бірте-бірте дамуы мүмкін, онымен бір басшы немесе басшылар тобы шұғылдануы мүмкін.

Құрылым кәсіпорын ішіндегі әр түрлі жұмыстар арасындағы біршама белгіленген арабайланыс қатарына жатады. Тұрақты арабайланыстар шешімдер қабылдау прцесінің нәтижесі болып табылады, ал соңғысы мынаны түсіндіреді:

1. 
   Бөлімнің жалпы тапсырмасы тізбектелген ұсақ жұмыстарға бөлінеді және оның әрқайсысын орындау үшін бөлім қызметкерлері маманданады;
   
2. 
   Жұмыстардың жеке түрлерін қайтадан қиыстырып топты құруды рационалдау үшін топтастырады; бөлімдерге бөлудың мәні осында жатыр;
   
3. 
   Бір бастық алдында есеп беретін топтың шамасы анықталуы тиіс; бұл жерде әңгіме бақылау мәселесі туралы туады;
   
4. 
   Өкілеттіктер жұмыстар немесе жұмыс топтары арасында үлестіріледі. Бұл жерде өкілеттіктерді табыстау туралы мәселе шешіледі.
   

Ынталандыру.

Басқарушы үшінынталан ынталандыру қажеттілігі адамдардың дұрыс немесе теріс реакциясы пайда болуына байланысты мәселе. Егер де осы қойылған сұраққа жауап оң болса , өндіріс жоғарылайды, ал теріс болған жағдайда өндіріс іркіледі. Басқарушының тұрақты мақсаттарының бірі-өнімділікті және орындаушылар жұмысының тиімділігін өсіру болып табылады. Тиімділікті өсірудің шегі бар, еңбек бірлігінің құндылығын үнемдеуге әлбір қызметкерге шаққандағы өнімді арттыру арқылы жетуге болады.

Мұны жүзеге асырудың көптеген жолы бар. Бірақ, оның ішіндегі ең жақсысы – еңбек өнімділігін өсіру стимулы (ынтасы) ретінде материалдық мадақтауды пайдалану.

Ынталандыру және өнімділік.

Ұйымның жоғары өнімділіккке жетуі көптеген факторлардың әсерінен туатын нәтиже. Станоктар және материалдар түрінде жүзеге асырылған ғылым мен техниканың жаңа жетістіктері, еңбек пен өндірісті ұйымдастырудың озық әдістері өнімділікті жоғарылатты. Әйтсе де, машиналарға жұмсалған қаражаттар жансыз болады. Тек адам элементі енгізілгенде ғана олар өнімділікке айналады.

Өндірістің жансыз факторларымен жұмыс істей отырып, басқару кіріс-шығыстың ара қатыныстарын дәл анықтай алады. Адамдарды қарастырғанда жігер, көңіл күй немесе қалау еркіндігі сияқты материалдық емес факторларды ескеру керек. Жұмысшылар өз қалауымен өнімділікті төмендете немесе жоғарылата алады. Осындай адам қасиеттері басқаруду өте шиеленіскен проблема – ынталандыру мәселесіне әкеліп соқтырады.

Бақылау.

Бақылауды ұйымдастыру қазіргі замандағы басқарудың күрделі мәселесі болып табылады, өйткені бақылау функциясы көбіне тікелей басшылардың мойнында бұрынғышақалып отыр. Басқарушылық бақылау ұйым жұмысының тиімділігін көрсететін және стратегиялық шешімдерді түзету, күнделікті қызметті реттеу туралы сапалы ақпарат беру керек. Ол болашақта көптеген ішкі және сыртқы материалдық, қаржылық және еңбек ресурстарын пайдалану тиімділігін талдауды қамтиды. Бұл жерде сандық көрсеткіштен басқа да бағалау қажет, басқаша айтқанда санмен сипаттана алмайтын факторларды ескеру қажет.

Практика жүзінде бақылаудың жалпы басқару аспектілеріне оперативті бақылаудың мәселелеріне қарағанда аз көңіл аударылады. Көп мамандар мұндай практиканың теріс жағын айтып, жалпы бақылау маңыздылығын төмендетпеу керектігін айтады.

Басқарушылық бақылаудың тиімділігі ұйым тіршілігінде ең маңызды роль атқарды. Басқарушылық ьақылау алға қойылған мақсаттарға жетуді қамтамасыз етуден тұрады,ақпараттың бағытын ұйымдастыру арқылы орындап тұрады. Бақылау әртүрлі бөлімшелер жұмыстарының нәтижесі туралы ақпаратты жинап, өңдеп және баға береді.

Бақылау процесі ретінде келесі этаптардан тұрады:

1. 
   Өндірістік процестерді орындау саласы және басқа операциялард салаларында стандарттарды тағайындау;
   
2. 
   Нақтылы нәтижелерді нормалармен салыстырып ауытқуларды анықтау;
   
3. 
   Ауытқуларды жоюға немесе жоспар мен нормаларды қайта құру арқылы іс-қимылдар ұйымдастыру.
   

Жұмысты талдау дегеніміз – нақты көрсеткіштерді нормалармен салыстыру, жетіспеушіліктер мен ауытқуларды анықтау және олардың себебін түсіндіру. Кез-келген ауытқуларды дер кезінде зерттеп талдау керек, өйткені олар кезекті шешімдерді дер кезінде қабылдауға және түзетулерді уақытында енгізуге мүмкіншілік береді. Бұл әрекеттер – нақты нәтижелерді жоспарлық нәтижелерге жақындату – бақылаудың басты және соңғы фазасының негізін құрайды. Бұл жерде жоспарларды түзететін және жаңа норма қайта құру процедурасын ойластырады.

Бақылаудың тиімділігі шешімдердің қаншалықты жылдам және дәлелді қабылданатынына тәуелді.

Бақылау функциясын іске асыру біріншіден, есеп және есеп беру жүйелерін ұйымдастыруға негізделеді. Тиісті бухгалтерлік және қаржылық қызметтер орындары ақпаратты жинап өңдейді, бұл ақпарат бұрынғы жетістіктерді сипаттайды, мақсатттарды белгілеуге қажет тенденцияларды айқындайды, жоспарларды және нормаларды, сонымен қатар нақты мәліметтерді жоспармен салыстыруға т.б. ақпаратты жеткізеді.

Жауапкершілікті есептеу концепциясының негізгі ойы қарапайым: әрбір басшы жалпы жұмыстардың белгілі бөлігіне жауап береді. Есеп жүйесі басшы жауап беретін іс-әрекеттердің нәтижелерін өлшеуге мүмкіншілік беруге құралады. Ол үшін жауапкершілікті әрбір басшыға табыстау оңай болу мақсатымен оларға тапсырмалар тәптіштеп орнатылады. Бақылаудың тиімділігі жоғары болсын десек, есеп беру жүйесі жоспарлау жүйесіне сай болу керек.

Бақылау жүйесі тиімді болса басшының назары маңызды мәселелер шешімдерінде болады. Егер қызмет барысы жоспар бойынша жүріп жатса басшыға ешқандай ақпарат түспеу керек . Ауытқу бойынша басқару принципі басшының назарына әр түрлі ауытқуларды туғызатын жағдайлар ғана түседі. Ауытқу барын белгілейтін бақылау ақпараты басшыларға тез талдау жасап, қажетті шаралар қолануға итереді. Осының нәтижесінде басшылар маңызды және ”тар жерлерге” көңіл бөліп оларды жоюға мүмкіндік алады.

Бөлімшенің және оның басшыларының жұмысына бақылау мақсаттық әдісіне негізделген. Бұл әдіс бойынша әр бөлімше, әр басшыға өз функциясына сай нақтылы және мақсат қойылады және сан мен сапалы көрсеткіштерінен тұратын жоспар бегітіледі.

Мақсатты әдіс бақылауда дәстүрлі тәжірибенің кемшіліктетін жоюға , оның ішінде адамдардың моральдік-психологиялық факторларын елемеуден айырады; ынталандыру факторы ретінде қызмет етеді, өйткені қызметкерлердің өзінің рөлін түсінгендіктен алдына қойылған мақсаттарды орындауға ат салысады.

Мақсат бойынша басқару әдістерінің негізгі қолдану проблемасы ретінде субъективизмді, мақсаттардың қойылымының дұрыс болмауын, өсу қарқынына негізделген жоспарлау тәжірибесінен аралу болып табылады. Әр түрлі қызметкерлер және бөлімшелер мақсатын салыстыруға болмайтындықтан, сапа жағынан айырмашылығы олардың қызметін дәл бағалау критериі ретінде пайдалануға көп кедергі туады.

2 КӘСІПОРЫНДЫ БАСҚАРУДАҒЫ АҚПАРАТТЫҚ ЖҮЙЕ

2.1 Ақпараттық жүйенің мәні, мақсаттары мен міндеттері

Кез-келген саладағы өндірістің тиімділігін арттырудың маңызды факторы болып басқаруды жақсарту болып табылады. Басқарудың әдістері мен формаларының дамуы ғылыми-техникалық прогресс, әртүрлі техникалық құралдардың көмегі арқылы ақпараттың жиналуы, өңделуі мен жіберілуінің әдістер мен тәсілдерін, заңдарын зерттейтін информатиканың одан әрі дамуы негізінде жүріп жатыр.

Түрлі ақпаратты-техникалық жаңалықтарды басқару аппаратының арзандауы мен кішіреуі ретінде қабылдау керек. Мысалы телефон, радио, телевидение, персоналды компьютерлер, локальді және глобальді – Интернет компьютерлік желілердің шығуы кәсіпорынды басқарудағы ақпаратық қамсыздандыруының дамуына алып келді. Сонымен кәсіпорынды басқаруда ақпараттың маңызы әрдайым өсіп келе жатыр, оның себебі әлеуметтік-экономикалық ерекшеліктердің өзгеруі, техника және технология саласында жаңа жетістіктері, ғылыми ізденістер. Ғылыми-техникалық революция ақпаратты өндіріс процессінің маңызды факторы ретінде шығарды. Ақпараттық процесс жұмыс күшінің өнімділігінің жоғарлату, өндіріс процессінің тиімді ұйымдастыру құралы ретінде жаңа техниканың жұмыс істеу шарты болып табылады. /24, 45-бет/

Басшыларға әсіресе, қаржылық бөлімдердің басшыларына бүкіл кәсіпорынға байланысты күрделі шешімдер қабылдау керек. Ал жедел міндеттердің шешімдермен толы болуы басқару процессін одан әрі күрделендіреді.

Кәсіпорындаға жақсы ақпараттық жүйе мыналарды береді:

• 
  Біртұтас мәліметтер базасы негізінде басшылар мен қызметкерлерге толық, шынайы және жедел ақпаратты қамтамасыз ете отырып кәсіпорынды басқару тиімділігін жоғарлату.
  
• 
  Документтердің айналымын оптимизациялау мен стандарттау арқылы іс жүргізу процессін жеңілдету.
  
• 
  Процесстерді автоматтандыру арқасында қызметкерлерді көптеген жұмыстардан босатып оларды мамандық ісіне бағыттауға мүмкіндік береді.
  
• 
  Басқарудың барлық деңгейінде ақша құралдары мен материалды-тауарлы запастардың сенімді бақылануын қамтамасыз етеді
  
• 
  Орталық аппарат пен бөлімшелердің өзара ақпарат алмасуын қамтамасыз ету
  
• 
  Ақпаратты өңдеудің барлық деңгейлерінде ақпарат қауіпсіздігін қамтамасыз ету және т.б.
  

Кәсіпорындағы ақпараттық жүйенің негізгі мақсаттары мыналар болып табылады:

• 
  Кәсіпорын қызметі және сыртқы орта туралы ақпаратты жинау, өңдеу, сақтау және қаржылық немесе кез-келген басқа талдау үшін ыңғайлы түрде беру және басқарушылық шешімдерді қабылдауда оларды пайдалану.
  
• 
  Кәсіпорынның бизнесс (технологиялық) операцияларын автоматтандыру
  

Көріп отырғанымыздай ақпараттық жүйелер көп нәрсені істей алады. Алайда мұндай жүйені қаржыландыру тиімдігін жоғарлату үшін қандай жүйенің керек екендігін анықтап алу керек. Мұндай жерде неғұрлым функция көп болса соғұрлым жақсы деп ойлау да қате болады. Себебі жүйе үлкен болған сайын ол қымбат болады және оның барлық функционалдық мүмкіншіліктері пайдалынбауы мүмкін, содан ол өз-өзін ақтамауы мүмкін.