Агенттікке Ұлттық бюромен және Агенттің аумақтық органдармен ұсынылатын есептік ақпараттар

республика бойынша тіркелген сыбайлас жемқорлық құқық бұзушылықтар туралы жедел жиынтық ақпаратты Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігі ұсынған нысанда (келесі жұмыс күнінің сағат 10.00 кешіктірілмей ұсынылады);

Агенттіктің жұмысы туралы есепке қосу үшін Ұлттық бюроның қызметі туралы ақпаратты (жарты жылда бір рет, 15 шілде және 15 қаңтардан кешіктірмей ұсынылады);

«Қылмыстық қудалау органдарының жұмысы туралы» №1-Е статистикалық есеп нысанында Ұлттық бюроның сыбайлас жемқорлыққа қарсы іс-қимыл саласындағы қызметінің нәтижелері туралы ақпаратты (тоқсан сайын, есепті кезеңнен кейінгі айдың 15-нен кешіктірмей ұсынылады);

Агенттіктің Стратегиялық, операциялық және өзге жоспарларында көзделген іс-шараларды орындау туралы ақпаратты (Агенттіктің орталық аппаратының құрылымдық бөлімшелерінің сұратуы бойынша ұсынылады);

сыбайлас жемқорлыққа қарсы іс-қимыл туралы жыл сайынғы Ұлттық баяндаманы дайындау үшін ақпаратты (Агенттіктің орталық аппаратының құрылымдық бөлімшелерінің сұратуы бойынша);

Осы Регламенттің 1-қосымшасына сәйкес нысанда қылмыстық сыбайлас жемқорлық құқық бұзушылықтары бойынша ақпаратты (Агенттіктің Сыбайлас жемқорлыққа қарсы саясат департаментіне әр тоқсан сайын есептік кезіңнен кейінгі айдың бесінші күнінен кешіктірмей ұсынылады);

Ұлттық бюроның жеке құрамы арасында тіркелген оқиғалар туралы ақпаратты (осындай фактілер анықталған жағдайда ұсынылады);

Агенттіктің және оның аумақтық бөлімшелерінің жұмыскерлерімен сыбайлас жемқорлықпен жасалған құқық бұзушылық фактілері туралы ақпаратты (осындай фактілер анықталған жағдайда ұсынылады);

өткен жыл үшін мемлекеттік құпияларды қорғау жөніндегі бөлімшенің қызметі туралы есеп (жыл сайын 1 желтоқсанға дейін);

алдағы жылға арналған құпиялылық режимді қамтамасыз ету бойынша жұмыс жоспарына ұсыныстар (жыл сайын 15 желтоқсанға дейін) ұсынады.

Ұлттық бюроның көмекші қызметтерінің жұмысы туралы ақпаратты (Агенттіктің орталық аппаратының құрылымдық бөлімшелерінің сұратуы бойынша ұсынылады) береді.

74. Агенттіктің аумақтық бөлімшелері Агенттіктің орталық аппаратына мынадай ақпаратты:

1) мемлекеттік қызмет желісі бойынша:

жыл сайын 5 қаңтарға дейін:

мемлекеттік қызмет кадрларының жай-күйінің мониторингісі бойынша есептер;

жергілікті бюджет есебінен қаржыландырылатын мемлекеттік органдар және орталық мемлекеттік органдардың аумақтық бөлімшелерінен мемлекеттік қызметтен жағымсыз себептермен босатылған мемлекеттік қызметшілер туралы мәліметтер;

әр тоқсан сайын, есептік кезеңнен кейінгі айдың 15 күніне дейін:

мемлекеттік органдарда «Б» корпусының мемлекеттік әкімшілік лауазымына орналасуға конкурс өткізудің нәтижелері туралы деректер;

мемлекеттік органдарда «Б» корпусының бос мемлекеттік әкімшілік лауазымдары туралы деректер;

мемлекеттік органдарда мемлекеттік қызметкерлердің ауысуы, соның ішінде таза ауысуы туралы деректер;

әкімшілік мемлекеттік қызметшілердің қызметі тиімділігін бағалау қорытындысы бойынша ақпарат («үздік», «тиімді», «қанағаттанарлық», «қанағаттанарлықсыз» нәтижелері бар мемлекеттік қызметшілердің үлесі);

жергілікті бюджет есебінен қаржыландырылатын мемлекеттік органдар және орталық мемлекеттік органдардың аумақтық бөлімшелерінің мемлекеттік қызметшілерінің біліктілігін арттыру мен қайта даярлау туралы ақпарат;

«А» және «Б» корпустарының мемлекеттік әкімшілік қызметшілерін ротацияға ұшырағаны туралы, оларды қызметтік тұрғын үймен қамтамасыз ету туралы ақпаратты.

әр ай сайын, есептік кезеңнен кейінгі айдың 1 күніне дейін:

мемлекеттік қызметшілер және «А» корпусының резервшілері туралы мәліметтер («А» корпусының лауазымдарына тағайындау, «А» корпусының лауазымынан босату, ротация, бос лауазымдар, оның ішінде 2 айдан астам уақыт ішінде олардың бос болу себептері, резервшілерді оқыту, тәртіптік жазалар туралы);

әр тоқсан сайын, есептік кезеңнен кейінгі 1 күніне дейін:

Мемлекеттік қызметтер көрсету сапасын бақылау қағидаларына сәйкес мемлекеттік қызмет саласындағы мемлекеттік қызметтер көрсету сапасының қорытынды мониторинг жөніндігі құрастырылған жиынтық есеп және аналитикалық ақпараттарды.

2) мемлекеттік органдармен ұсынылған мемлекеттік қызметтер көрсету сапасын мемлекеттік бақылау желісі бойынша:

әр тоқсан сайын, есептік кезеңнен кейінгі 10 күніне дейін:

мемлекеттік қызметтер көрсету саласында заңнаманы сақтау бойынша, оның ішінде мемлекеттік қызмет стандарттары мен регламенттерінің мемлекеттік қызметтер туралы заңнамаға және ведомстволық нормативтік құқықтық актілерге қатысты анықталған сәйкессіздігі, оларды жою бойынша ұсыныстар әзірлей отырып, жүргізілген тексеру туралы ақпарат;

мемлекеттік қызмет көрсету сапасына мониторинг нәтижелері бойынша қабылданған шаралар туралы ақпарат («Мониторинг» ААЖ мәліметтерін, қызмет алушылардың есептерін, жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін талдау, мемлекеттік органдар, қызмет берушілердің мемлекеттік қызмет көрсету орындарында, интернет-ресурстарында мемлекеттік қызмет көрсету тәртібі туралы толық және сенімді ақпаратты орналастыру мониторингі);

анықталған «жасырын» мемлекеттік қызметтер туралы ақпарат;

мемлекеттік қызметтер көрсету рәсімдерін жетілдіру бойынша әзірленген ұсыныстар туралы ақпарат;

мемлекеттік қызметтер көрсету туралы тұрғындардың жоғары ақпараттандыруға бағытталған, жүргізілген түсіндірме жұмыстары туралы ақпарат.

3) сыбайлас жемқорлыққа қарсы саясат желісі бойынша:

мемлекеттік органдардың сыбайлас жемқорлыққа қарсы қатерлердің сыртқы талдауының аралық нәтижелері (сыртқы талдау жүргізу кезінен екі апта өткеннен кейін ұсынылады);

мемлекеттік органдардың сыртқы талдау нәтижесі бойынша талдамалық анықтамасы;

әр тоқсан сайын, есептік кезеңнен кейінгі 1 күніне дейін:

сыбайлас жемқорлыққа қарсы оқу-ағарту және білім, жұртшылықпен өзара іс-қимыл бойынша өткізілген іс-шаралар туралы ақпарат;

әр тоқсан сайын, есептік кезеңнен кейінгі 25 күніне дейін:

сыбайлас жемқорлыққа қарсы мониторинг бойынша деректер;

4) мемлекеттік қызмет туралы заңнамасының сақталуын бақылау желісі бойынша:

әр ай сайын, есептік кезеңнен кейінгі айдың 5 күніне дейін:

мемлекеттік қызмет және қызмет этикасы саласындағы заңнамасының сақталуын бақылау бойынша тексеріс нәтижесі;

әдеп жөніндегі кеңестердің жұмыстарының есебі;

тәртіптік жауаптылыққа тартылған мемлекеттік қызметшілердің саны.

5) Заң қызметі желісі бойынша:

әр тоқсан сайын, есептік кезеңнен кейінгі 1 күніне дейін:

«Мемлекеттік органдардың наразылық-талап-арыз жұмысы» критерийі бойынша ақпарат;

жыл сайын 5 қаңтарға дейін:

«Мемлекеттік органдардың наразылық-талап-арыз жұмысы» критерийі бойынша жылдық жиынтық ақпарат.

6) ақпараттық-имидждік жұмыс желісі бойынша:

өзіне өзекті іс-шараларды қамтитын бір аптаға жұмыс жоспары (сөйленетін сөздер, брифингтер, дөңгелек үстелдер, және т.б.) (апта сайын ұсынылады);

Ақпараттық-имидждік жұмыс желісі бойынша медиа-жоспарлардың және басқа жоспарлар мен тапсырмалардың орындалуы туралы ақпаратты ұсынады.
8. Тексеруді ұйымдастыру және Агенттік жұмыскерлерін (қызметкерлерін) іссапарларға жіберу
75. Агенттікте бекітілген Агенттіктің жұмыс жоспарымен немесе Төрағаның нұсқауы бойынша Агенттіктің, Ұлттық бюроның аумақтық бөлімшелерінің және ведомствоға бағынысты ұйымдарының қызметіне тексерулер жүргізіледі, жеке және заңды тұлғалардың шағымдары бойынша тексеруді жүргізу, сондай-ақ аумақтық бөлімшелерінің қызметін ұйымдастыруға көмек көрсету, олардың оң тәжірибесін зерделеу мақсатында өңірлерге бару іске асырылады.

76. Тексерілетін бөлімдерге шығуға дайындық кезінде Агенттіктің қолында бар сол бөлімшенің жұмысының жай-күйін сипаттайтын статистикалық және өзге материалдарға, тексеріске шығудың мақсатына сәйкес негізгі бағыттары Агенттік алқасының шешімдеріне, алдыңғы тексеру қорытындысы мен ол бойынша қабылданған шешімдердің нәтижелеріне талдау жүргізеді, барудың негізгі мақсаттарына сәйкес жұмыстың негізгі бағыттар айқындалады, тексеріс жүргізудің жоспары құрастырылады.

77. Кешенді тексеру бөлімшенің қызметінің жай-күйін жан-жақты зерделу мақсатында, тақырыптық – қажет болған жағдайда, бөлімшелердегі жекелеген қызмет бағыттарының жай-күйін зерделеу үшін жүргізіледі.

Жоспардан тыс іссапарлар (төтенше жағдайларға байланысты, шағымдарды тексеру үшін, өзге мәселелерді шешу үшін) Төрағаның немесе оның міндеттін атқарушы тұлғаның нұсқауы бойынша жүргізіледі.

78. Кешенді тексерулерді ӘД ҰББ ұйымдастырады және Төрағаның нұсқауы бойынша Төраға орынбасары немесе Агенттіктің департамент директорлары (директорларының орынбасарлары) басқарады.

Кешенді тексеру жоспары Агенттіктің аппарат басшысымен бекітіледі.

79. Тексеру жүргізу үшін комиссия құрамы құрылымдық бөлімшелердің басшылығы айқындайтын қызметкерлерден құрылады. Комиссия құрамына Агенттіктің басшылығының шешімі бойынша Ұлттық бюроның, аумақтық органдардың, ведомствоға бағынысты ұйымдардың жұмыскерлері (қызметкерлері) енгізілуі мүмкін.

Тексеруге шығатын комиссия құрамына нұсқаманы Төрағаның орынбасары немесе Агентіктің аппарат басшысы Төрағаның нұсқауы бойынша жүргізеді.

80. Кешенді тексерудің ұзақтығы 10 жұмыс күнінен аспауы тиіс, ал жоспардан тыс және тақырыптық тексеру жүргізу үшін – жол жүру уақытын есептемегенде, 5 жұмыс күнін құрайды.

Тексеру мерзімін тексеру жүргізу туралы шешім қабылдаған лауазымды тұлға ұзартады.

81. Тексеру қорытындысы туралы анықтама (кешенді – көлемі 20 беттен аспайтын, тақырыптық және жоспардан тыс – 5-7 беттен аспайтын) тексеру орнында еркін түрде жасалады және онда аумақтық органның, ведомствоға бағынысты ұйымның, олардың лауазымды тұлғаларының қызметін талдау және бағалау, жіберілген кемшіліктер мен бұзушылықтардың себептері туралы тұжырымдар, оларды жою туралы ұсынымдар болуы керек.

Тексеру қорытындысы туралы анықтама екі данада жасалады, комиссияның барлық мүшелері, тексерілген бөлімшенің басшысы қол қояды. Анықтаманың бір данасы тексерілген бөлімшенің басшысына танысу және анықталған бұзушылықтарды жою бойынша шаралар қабылдау үшін беріледі.

Комиссия басшысы қажет болған жағдайда тексерілген бөлімшенің басшылығы және қызметкерлерімен кеңес өткізеді, онда тексерудің нәтижелері талқыланады, сондай-ақ оның қызметін жақсарту бойынша ұсынымдар беріледі.

82. Іссапардан келген соң комиссия басшысы 3 жұмыс күні ішінде Төрағаға тексеру қорытындысы туралы жазбаша баяндайды.

83. Тексерудің нәтижелері Агенттік басшылығының шешімі бойынша Агенттік Алқасының немесе жедел кеңес талқылауына шығарылады.

84. ІБҚ Мемлекеттік аудит туралы заңмен айқындалған тәртіпте бақылаудағы іс-шараларды жүзеге асырады.

85. Тиісті құрылымдық бөлімше басшысы Агентіктің аппарат басшының атына жетекшілік етуші Төрағаның орынбасарымен келісілген дәлелді қызметтік жазбаның негізінде Агенттік жұмысшыларының іссапарға шығуы жүзеге асырылады.

Төраға орынбасарларының, Агентіктің аппарат басшысының қызметтік

Қызметтік жазбада келесі ақпараттар көрсетіледі: сапардың мақсаты, қаржыландырудың қайнар көзі, жолдағы уақыттың есебімен іссапардың мерзімі, дәл бағыты, көлік түрі және өзге де қажетті ақпарат.

86. Агенттік қызметкерлері іссапарына қатысты тиісті құжаттарды уақытылы рәсімдеуді қамтамасыз ету үшін ПБҚ іс сапарға жіберу туралы басшылықтың бұрыштамасы бар қызметтік жазба (өтініш) іссапар басталғанға дейін 3 күнтізбелік күн бұрын енгізіледі.

Агенттік қызметкерлері шұғыл іссапарлаған жағдайда тиісті құжаттар дереу рәсімделеді.

87. Іссапарға шығу Агенттіктің Әкімшілік департаментінің
Қаржы-шаруашылық жұмыс және мемлекеттік сатып алу басқармасымен (бұдан әрі – ӘД ҚШЖМСАБ) келісіледі.

88. Агенттікке аумақтық органдардың қызметкерлерін шақыру Төраға орынбасарларының немесе Агенттіктің аппарат басшысының нұсқауы бойынша жетекшілік етуші Төраға орынбасарының келісімімен құрылымдық бөлімше басшысының дәлелді қызметтік жазбасы негізінде жүзеге асырылады.

Агенттікке аумақтық органдардың басшыларын шақырту Төрағаның келісімімен жүзеге асырылады.

89. Аумақтық органдардың қызметкерлерінің Агенттікке іссапары мерзімі жолда жүру уақытын есептемегенде, 5 жұмыс күнінен аспауы тиіс. Іссапар мерзімі ерекше жағдайларда (көлік құралының болмауы немесе іссапардың шұғылдығы) аумақтық орган басшысының тиісті бұйрығын шығару арқылы

90. Агенттіктің орталық аппаратының, Ұлттық бюроның және оның аумақтық органдарының жұмыскерлерінің (қызметкерлерінің) шетелдік іссапарлары тиісті құрылымдық бөлімше басшысының немесе СӘЖХББ–ның Төраға атына дәлелді қызметтік жазбасының негізінде жүзеге асырылады.

Қызметтік жазбада келесі ақпараттар көрсетіледі: іс-шараның атауы, сапардың мақсаты, қаржыландырудың қайнар көзі, қатысу деңгейі және сапар шеңберіндегі өзге де қажетті ақпарат.

91. Агенттіктің орталық аппараттының, Ұлттық бюро мен олардың аумақтық органдарының мемлекеттік құпияларға рұқсаты бар қызметкерлерінің шетелдік іссапарларға шығу тәртібі құпиялылық режимін қамтамасыз ету жөніндегі нұсқаулыққа сәйкес жүзеге асырылады.

92. Төрағаның, Төраға орынбасарыларының және Агенттіктің аппарат басшысының шетелге іссапары туралы бұйрықтың жобасы СӘЖХБД-мен Төрағаға қол қоюға енгізіледі.

Агенттіктің орталық аппаратының және Агенттіктің аумақтық органдарының жұмыскерлерінің шетелге іссапары туралы бұйрықтың жобасы СӘЖХБД-мен Агенттіктің аппарат басшысына қол қоюға енгізіледі.

93. Агенттіктің орталық аппараты жұмыскерлерінің және Агенттіктің аумақтық органдары басшыларының шетелдік іссапарлары туралы бұйрықтың жобасы ПБҚ-мен, іссапар Агенттіктің есебінен қаржыландырылатын болса
ӘД-мен, іссапарға шығушы жұмыскердің құрылымдық бөлімшесімен, және жетекшілік етуші Төрағаның орынбасарымен келісіледі.

Іссапар туралы бұйрық қажет болған кезде іссапар туралы қызметтік жазбамен бірге бір уақытта енгізілуі мүмкін.

Бұйрықтың мазмұнында іс-шараның атауы, қатысушылардың ТАЖ және лауазымы, қаржыландырудың қайнар көзі, жолдағы уақыттың, дәл бағыттың, көлік түрінің есебімен іссапардың мерзімі жазылады.

94. Шетелге іссапар туралы бұйрықтар Төрағамен және Агенттіктің ппарат басшысымен қол қойылады, ПБҚ тіркеледі.

95. Ұлттық бюроның және оның аумақтық органдары қызметкерлерінің (жұмыскерлерінің) шетелге іссапары туралы бұйрықтары Ұлттық бюроның кадр қызметімен немесе өзге құрылымдық бөлімшелерімен Төрағаға қол қоюға енгізіледі.

Агенттіктің аумақтық органдарының қызметкерлерінің, олардың басшыларын қоспағанда, шетелге іссапары туралы бұйрықтары тиісті аумақтық органның басшысымен қол қойылады.

96. Шетелдік іс сапараларға қатысты құжаттарды уақытылы рәсімдеуді қамтамасыз ету мақсатында Агенттік Төрағасының бұрыштамасымен іссапар туралы қызметтік жазба СӘЖХБД-не визалық режимдегі елдерге іссапардың басталуына 15 күнтізбелік күн қалған уақытта, визалық режимі жоқ елдерге
10 күнтізбелік күн қалғанда енгізіледі.

97. Алдын ала сот тергеуінің шеңберінде шыққан тұлғаларды қоспағанда, шетелдік іс сапардан келген жұмыскерлер (қызметкерлер) келген күннен

98. Ұлттық бюроның басшылық құрамын қоспағанда, оның қызметкерінің іссапарларын және тексерістерін ұйымдастыру тәртібі Ұлттық бюро басшысы бұйрығымен айқындалады.

Ұлттық бюро басшысы мен оның орынбасарларының іссапар мәселелері Төрағамен келісіледі.
9. Агенттіктің орталық аппараты жұмыскерлерінің (қызметкерлерінің) шетел азаматарымен кездесулерін ұйымдастыру
99. Шетел азаматтарымен кездесулер бойынша Агентік бөлімшелерінің қызметін СӘЖХБД үйлестіреді.

Шетел азаматтарымен кездесулер Төрағаның, Төраға орынбасарларының немесе Агенттіктің аппарат басшысының тапсырмасы бойынша жүзеге асырылады.

100. Халықаралық ұйымдардан немесе шетел мемлекеттерінің өкілдерінен кездесуді ұйымдастыру туралы тиісті хаттар түскен кезде Агенттіктің құрылымдық бөлімшелерімен, Ұлттық бюромен шетелдіктері жеке мәліметтерді (қосымша ретінде өмірбаяндық анықтама), келу мақсаты, қатысушылардың тізімі, кездесу күні, уақыты және басқа да қажетті аппараттарды көрсете отырып, Агенттік басшылығының атына қызметтік жазба дайындалады.

101. Шетелдіктерді Агенттіктің мекемесіне кіру рұқсаттамасын ұйымдастыру үшін кездесуге жауаптымен шетел азаматтарының куәландыратын жеке құжаттарының көшірмесін қоса бере отырып, Төрағаның режим бойынша көмекшісімен немесе МҚҚЖАҚБ-мен міндетті түрде келісуімен мекемеге кіру туралы өтініш қалыптастырылады.

Агенттіктің әкімшілік мекемесіне өткізу және объектішілік режимдерді қамтамасыз ету жөніндегі қағидалармен белгіленген тәртіпте шетел азаматтарының өткізуді жүзеге асырады.

102. Мекемеге кіру өтінішінің келісілген түпнұсқасын полицияның кезекші нарядына беріледі.

Кездесу аяқталғаннан кейін полиция полкіне берілген өтініштердің түпнұсқасы СӘЖХБД өткізу қажет.

Шетелдіктермен кездесуде құралдар немесе электрондық ақпарат тасымалдаушы өзге құралдарды қолдану қажет болған жағдайда материалдық өткізуді рәсімдеу қажет.

103. Кесдесулерге Агенттік басшылығы үшін келесі құжаттар дайындалады:

1) кездесулердің бағдарламасы;

2) қатысушылардың тізімі;

3) жүргізу тәртібі;

4) әңгімелесудің тезисі;

5) қатысушылардың өмірбаяны;

6) өзгеде қажетті ақпарат.

104. Сыбайлас жемқорлыққа қарсы қызметінің әкімшілік мекемесіне өткізу және объектішілік режимдерді қамтамасыз ету жөніндегі қағидалармен белгіленген тәртіпте шетел азаматтарының өткізуді жүзеге асырады.

105. Кездесуді ұйымдастыруға жауапты бөлімшемен кездесудің қорытындысы бойынша Құпиялылық режимін қамтамасыз ету және шетел азаматтарын қабылдау жөніндегі нұсқаулықта көрсетілген құжаттар қалыптастырылады.

106. СӘЖХБД шетел азаматтарымен кездесуді өткізу жүктелген жағдайда Агенттіктің мүдделі құрылымдық бөлімшесі СӘЖХБД іс-шараның басталуына кемінде 3 жұмыс күні бұрын Агенттік басшылығының қарары бар қызметтік жазбаның көшірмесі, сондай-ақ өзгеде материалдар ұсынылады.

108. Президент Әкімшілігі, Қазақстан Республикасы Парламенті (бұдан әрі - Парламент) және Премьер-Министр Кеңсесінен келіп түскен хат-хабарды қоспағанда, кіріс хат-хабарларын Агенттік сағат 9.00-ден 17.00-ге дейін қабылдайды.

Президент Әкімшілігінен, Парламенттен, Премьер-Министр Кеңсесінен келіп түскен хат-хабарлар жұмыс күндері сағат 9.00-ден 20.00-ге дейін, сенбі күндері – сағат 9.00-ден 17.00-ге дейін Агенттіктің ӘД ҚАБ қызметкерлері арасынан кезекшілік ұйымдастыру арқылы қабылданады.

109. Мемлекеттік органдардың Агенттікке жолдаған хат-хабарлары (сонымен қатар ЭЦҚ куәландырылып түсетін электрондық құжаттар) елтаңбалық бланкіде мемлекеттік тілде рәсімделуі тиіс (қажет болған жағдайда орыс тіліндегі нұсқасы қоса тіркеледі) және келесідей деректемелерді құрайды:

1. 
   кіріс нөмірі және күні;
   
2. 
   орындаушының тегі және оның ұялы нөмірі.
   

Ерекше маңызы бар мәселелер бойынша электрондық құжаттар қағаз тасымалдағыштарда да рәсімделуі қажет (сақтау мерзімі 75 жыл, тұрақты. сондай-ақ «СТК» белгісі бар құжаттар).

Электрондық құжаттың мазмұны мен деректемелерлері қағаздағы құжатпен сәйкес болуы тиіс.

Президент Әкімшілігінен, Парламенттен және Премьер-Министр Кеңсесінен келіп түскен хат-хабарларды қоспағанда, осы Регламенттің талаптарын бұза отырып, рәсімделген кіріс хат-хабарлар қабылданбайды және ӘД ҚАБ сол күні тиісті мемлекеттік органға кері қайтарады.

110. ЭҚАБЖ бойынша келіп түскен белгіленген талаптардың бұзылуымен дайындалған құжаттар (елтаңбалық бланкінің, мемлекеттік тілдегі мәтіннің жоқтығы, тіркеу-бақылау карточкасының керек жолдардың (деректерді) толтырылмауы) жолдаушыға ол туралы хабарлай отырып, тіркеусіз қабылдаудан бас тартуға жатады.

111. Факсимелесі, түзетулері немесе өзге де дақтары бар, бүлінген немесе қағаз тескішпен тесілген, мемлекеттік орган бланктерінің көшірмелерінде жасалған құжаттар қабылданбайды.

112. Конверттерді, пакеттерді және жөнелтілімдерді («жеке өзіне» белгісі бар аты көрсетілгендерден басқа) (бұдан әрі - конверттер) ӘД ҚАБ жұмыскері ашады.

Конверттерді ашпас бұрын құжаттардың мақсаты бойынша жеткізу дұрыстығы, қамтамасының бүтіндігі (мөрлері бар кезінде) тексеріледі. Конверттерді ашу кезінде жіберуші атауының мекен-жайына сәйкестігі, конвертте көрсетілген қосымшалар нөмірлерінің құжатта қойылған нөмірлермен сәйкестігі салыстырылады, құжаттар мен олардың қосымшаларының жинақтылығы тексеріледі.

Егер құжат түгел болмаса, конверттердің бүлінгені анықталса, конверттердегі нөмірлердің құжаттағы нөмірлер санымен сай келмесе, осы Регламентке қосымшаға сәйкес есепке алу мәліметтеріндегі айырмашылықтарды анықтау туралы акті үш данада жасалады, бір данасы
ӘД ҚАБ-та қалады, екіншісі – құжаттармен қоса, жөнелтушіге жіберіледі, үшіншісі – құжаттары болған конверттің беткі жағымен бірге құжат орындаушыға беріледі.

Мекенжайы дұрыс көрсетілмеген немесе дұрыс ресімделмеген, құжаттары қате жалғанған құжаттар мақсаттылығы бойынша жіберіледі немесе жіберушіге қайтарылады.

113. Келіп түскен хат-хабарлар қабылданған күні мен уақыты көрсетіліп, қол қойғыза отырып, қабылданады.

Кіріс құжаттың қағаз түріндегі бірінші парағының оң жақ төменгі бұрышында тіркеу мөртаңбасы қойылады, онда тіркеу нөмірі, тіркеу күні, негізгі құжаттардың парақтар саны және қосымшалар парақтарының саны көрсетіледі, қосымшалардың бірінші парақтарына «Кіріс. №____» мөртаңбасы қойылады.

Басқа құжатты орындау үшін келіп түскен құжат (тапсырма, сұрау салулар, хаттар және т.б.) соңғысына ЭҚАБЖ арқылы біріктіледі.

Қазақстан Республикасының Әкімшілігінен, Премьер-Министр Кеңсесінен келіп түскен құжаттарға тікелей индекс арқылы тіркеу нөмірі беріледі.

114. «Қызмет бабында пайдалану үшін» белгісі бар құжаттарды рәсімдеу, өткізу, қарау Үкіметтің 2015 жылғы 31 желтоқсандағы № 1196 қаулысымен бекітілген Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидаларына сәйкес жүзеге асырылады.

115. Президент Әкімшілігінің, Премьер-Министр Кеңсесінің құжаттарын, сондай-ақ «Қызмет бабында пайдалану үшін» белгісі бар құжаттарды кімге болсын тапсыруға және көшірмелерін жасауға жол берілмейді.

Президент Әкімшілігінің, Премьер-Министр Кеңсесінің құжаттарын және «Қызмет бабында пайдалану үшін» белгісі бар құжаттарды Агенттіктің әкімшілік мекемесінен шығаруға, аумақтық органдарына жіберуге жол берілмейді. Құжатты жедел орындау үшін аумақтық органдарын тарту қажет болған жағдайда, Агенттіктің аппарат басшысының қағаз жүзіндегі рұқсаты бойынша құжаттардың (құпиялы құжаттардан басқа) кейіннен қайтару және көшірмелерін жою (акті бойынша) шартымен көшірмелерін түсіруге болады.

Президент Әкімшілігінің, Премьер-Министр Кеңсесінің және «Қызмет бабында пайдалану үшін» белгісі бар құжаттардың, онда қамтылатын қызметтік ақпараттың сақталуына Агенттіктің тиісті құрылымдық бөлімшелерінің басшылары жауапты болады.

Президент Әкімшілігінің, Премьер-Министр Кеңсесінің және «Қызмет бабында пайдалану үшін» белгісі бар құжаты болған жағдайда, Агенттіктің аппарат басшысы тез арада жазбаша түрде Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінің Жалпы бөлімін хабардар етеді.

116. ӘД ҚАБ тіркелген және тиісті түрде ресімделген хат-хабарламаны тиісті адресаттарға жібереді

117. Агенттікке келіп түскен құжаттар былайша бөлінеді:

1) Агенттік Төрағасының қарауына берілетіндер:

Қазақстан Республикасы Президентінің актілері мен тапсырмалары;

Президенті Әкімшілігінің, Премьер-Министр Кеңсесінің және Қазақстан Республикасының Қауіпсіздік Кеңесінің тапсырмалары мен актілері;

Парламент Палаталары Төрағаларының, Мемлекеттік Хатшысының, Қазақстан Республикасы Бас прокурорының, Премьер-Министр Кеңсесі Басшысының, Астана және Алматы қалалары мен облыс әкімдерінің, басқа орталық мемлекеттік органдардың бірінші басшыларының хаттары;

Қазақстан Республикасы Парламенті депутаттарының сұрау салулары;

жеке және заңды тұлғалардың өтініштері;

Төрағасының атына жолданған қызметтік және баяндамалық жазбалар;

Агенттіктің Төрағасы, Агенттіктің Төрағасы орынбасарлары мен Агенттіктің аппарат басшысы арасында міндеттерді бөлуге сәйкес басқа да
хат-хабарлар;

2) Төрағасының орынбасары мен Агенттіктің аппарат басшысына оларға тікелей жолданған, сонымен қатар, Төрағасы, Төрағасы орынбасарлары мен Агенттіктің аппарат басшысы арасында міндеттерді бөлуге сәйкес жетекшілік ететін мәселелер бойынша хат-хабарлар беріледі.

118. Агенттіктің шығыс құжатына сілтемемен келіп түскен кіріс құжаттар тіркелгеннен кейін Агенттіктің аталған құжатқа (сұрау салу, тапсырма) бастамашылық еткен қызметі басшысының атына жолданады.

119. Агенттіктің ӘД ҚАБ хат-хабарларды тіркеуді, таратуды, рәсімдеуді және адресаттарға жеткізуді олардың Агенттікке келіп түскен сәтінен бастап екі сағат ішінде, ал шұғылдарын – тезарада (кезектен тыс тәртіпте) жүзеге асырады.

120. Кіріс құжаттар Төрағаның, Төрағаның орынбасарларына және Агенттіктің аппарат басшысына міндеттерді бөлуге сәйкес енгізіледі, олармен құжатты орындауға жауапты бөлімше және құзыретіне сәйкес мүдделі құрылымдық бөлімшелер (Агенттіктің құрылымдық бөлімшесі, ведомствоға бағынысты ұйымдар немесе Ұлттық бюро) анықталады.

Агенттікке Агенттік жауапты орган немесе бірлесіп орындаушы болып табылатын тармақтары бар іс-шаралар жоспарлары (жол карталары) келіп түскен жағдайда, жоспардың сәйкес тармақтарын орындау мүдделі бөлімшелерге (Агенттіктің құрылымдық бөлімшелері немесе Ұлттық бюро) бекітіледі.

Кіріс құжаттар (олардың электрондық нұсқамасын ЭҚАБЖ бағыты бойынша бір уақытта жолдай отырып) Агенттіктің басшылығына түсуіне байланысты беріледі.

121. Агенттік басшылығының қабылдау бөлмелерінде іс жүргізуді қабылдау бөлмелерінің жұмыскерлері жүргізеді, олар құжаттардың өтуі мен сақталуына жеке жауаптылықта болады.

Агенттік басшылығы кіріс хат-хабарларын қарап болғаннан кейін қабылдау бөлімінің жұмыскерлері ӘД ҚАБ қарары бар тапсырма бланкінде арнайы бланкісімен (фишкалармен) және ЭЦҚ куәландырылған электрондық құжат нысанында құрылған құжаттарды одан әрі оларды электрондық құжат айналымы арқылы адресаттарға тапсыру (жіберу) үшін қайтарылады.

122. Агенттік басшылығымен құрылымдық бөлімшелердің басшыларына орындауға жолданған қағаз тасымалдағыштағы құжаттар ӘД ҚАБ арнайы сөресінен олардың түсуіне байланысты тиісті құрылымдық бөлімшенің жауапты жұмыскері ӘД ҚАБ журналына тегін, күнін және уақытын көрсете отырып қол қою арқылы алынады.

123. Бір құрылымдық бөлімшеден екіншісіне құжаттарды орындауға беру құжат тіркелген күннен бір жұмыс күнінен кешіктірмейтін мерзімде (шұғыл құжаттар үш сағат ішінде беріледі) Агенттік басшылығымен келісілген және ЭҚАБЖ-нің ішкі базасында тіркелген дәлелді қызметтік жазбаның негізінде жүргізіледі.

Бұл ретте қызметтік жазбаны дайындаған орындаушы ЭҚАБЖ

Агенттіктің құрылымдық бөлімшелері мен Ұлттық бюро арасындағы құжаттарды қайта жолдау ЭҚАБЖ-ның сыртқы базасы арқылы жіберіледі.

124. Мемлекеттік органдарға жолданатын шығыс хат-хабарламалар (соның ішінде электронды құжаттандыру форматындағы) Төрағаның, Төраға орынбасарының, Агенттіктің аппарат басшысының және осы Регламентпен белгіленген жағдайда дербес құрылымдық бөлімшелердің басшыларының қолымен рәсімделеді.

Қазақстан Республикасы Президентінің, Президент Әкімшілігінің, Президент Әкімшілігі Басшысының, оның орынбасарларының, Парламент Палаталары Төрағаларының, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің және оның орынбасарларының, Премьер-Министр Кеңсесі Басшысының, Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Хатшысының, Мемлекет басшысына тікелей бағынатын және есеп беретін мемлекеттік органдардың бірінші басшыларының, Қазақстан Республикасының орталық атқарушы органдары бірінші басшыларының, Парламент Палаталары аппараттары басшыларының, Қазақстан Республикасы Конституциялық Кеңесі Төрағасының, Қазақстан Республикасы Жоғарғы Соты Төрағасының, Қазақстан Республикасы Бас Прокурорының, Қазақстан Республикасының Орталық сайлау комиссиясы Төрағасының, облыстар, Астана және Алматы қалалары әкімдерінің атына жіберілетін құжаттарды, Қазақстан Республикасы Парламент депутаттарының сауалдары мен өтініштеріне жауаптар тиісті мәселелерді қарау құзыретіне кіретін құрылымдық бөлімшелермен немесе Ұлттық бюромен дайындалады, олардың басшылары, Агенттіктің аппарат басшысы және (немесе) Төрағаның орынбасары (жетекшілік ететін жұмыс бағыты бойынша) виза қояды және Төрағамен (не оның міндетін атқарушы тұлға) қол қойылады.

Президент Әкімшілігінің бөлім меңгерушілерінің, Премьер-Министр Кеңсесінің Басшысының орынбасарларының және бөлімдердің меңгерушілерінің атына жіберілген құжаттар тиісті мәселелерді қарау құзыретіне кіретін құрылымдық бөлімшелермен немесе Ұлттық бюромен дайындалады, олардың басшылары, өз уәкілеттілігі шеңберінде Агенттіктің аппарат басшысы виза қояды және Төрағаның келісімі бойынша жетекшілік ететін Төрағаның орынбасарымен, Ұлттық бюроның басшысымен қол қойылады.

Қазақстан Республикасының дипломатиялық өкілдіктері басшыларының, халықаралық ұйымдардың бірінші басшыларының атына жіберілетін құжаттар, заң бұзушылықты жою туралы ұсынысқа жауапты тиісті мәселелерді қарау құзыретіне кіретін құрылымдық бөлімшелермен немесе Ұлттық бюромен дайындайды, олардың басшылары, өз уәкілеттілігі шеңберінде Агенттіктің аппарат басшысы виза қояды және Төрағаның келісімі бойынша жетекшілік ететін Төрағаның орынбасарымен қол қойылады.

Басқа лауазымды адамдарға, мемлекеттік органдарға және меншік нысанына қарамастан өзге ұйымдарға, сондай-ақ азаматтарға құжаттарды құзыретіне тиісті мәселелерді қарау кіретін бөлімшелер дайындайды, олардың басшылары виза қояды және жетекшілік ететін Төрағаның орынбасарларымен немесе Агенттің аппарат басшысымен қол қойылады.

Ұйымдар мен азаматтардың атына олардың өтініштері бойынша жіберілетін құжаттар осы Регламенттің 199-тармағында белгіленген тәртіпте қол қойылады.

Қазақстан Республикасының заңнамасын түсіндіру мәселелерін және қолдану практикасын қозғайтын құжаттар ЗД директорының виза қоюына жатады.

Төрағамен қол қойылатын құжаттың мәтінінің мемлекеттік және орыс тілдерінің тең түпнұсқалығын Агенттіктің орталық аппаратында ӘД ҚАБ, ал Ұлттық бюрода – құзыретіне аталған өкілеттік жататын қызмет қамтамасыз етеді.

Төрағаға қол қоюға енгізілетін құжаттар, оларды жетекшілік ететін Төрағаның орынбасары немесе Агенттік аппаратының және Ұлттық бюроның басшыларына қол қоюға ұсынбас бұрын тең түпнұсқалығына жауапты адаммен виза қоюға жатады.

Төраға осы тармақпен қарастырылған құжаттарға виза қою және қол қою тәртібін өзгертуге құқылы.

125. Осы регламентте белгіленген жағдайда, сондай-ақ Төрағаның нұсқаулығымен шығыс құжаттарына Төрағаның атынан департамент директорлары, дербес құрылымдық бөлімшелердің басшылары қол қоя алады.

126. Шығыс құжаттары ұйымдарға, оның құрылымдық бөліміне немесе нақты бір лауазымды тұлғаға жолдануы мүмкін.

Құжаттарды дайындауда ұйымдардың атауын жазуда нормативтік құқықтық актілерді басшылыққа ала отырып, біркелкілікті сақтау керек.

Құжат төрт адресаттан аспауы керек. «Көшірме» сөзі екінші, үшінші, төртінші адресаттардың алдында көрсетілмейді.

Құжатты төрттен көп мекенжайға жолдағанда, таратылым көрсеткіші жасалады және құжаттың әрбір көшірмесіне тек бір ғана мекенжай көрсетіледі.

127. Мемлекеттік органдарға жолданатын шығыс хат-хабарламалар

Агенттіктің елтаңбасы бар бланкісінде:

1. 
   жоғары тұрған органдардың тапсырмаларын орындау туралы жауаптар;
   
2. 
   әр түрлі ұйымдар мен жеке адамдардың сұрауларына жауаптар;
   
3. 
   бастамашылық хаттар;
   
4. 
   түрлі құжаттарға ілеспе хаттар.
   

Әдетте, дайындалатын бастамашылық хатқа қысқа тақырып беріледі. Барлық жағдайда, қолдау хатқа немесе сұрау салуға жауап жолданғанда, мекен жайдан кейін (сол жақта) қолдау хаттың немесе сұрау салудың нөмірі мен күні көрсетіледі (мысалы: «2016 ж. 04.07.шығ.№ 101 хатқа»).

Құжаттың (хаттың, анықтаманың, есептің, баяндаманың) қосымшалары әдетте, оның мәтінінен кейін, парақтары, даналары және орындау тілі көрсетіле отырып жазылуы тиіс.

Екі немесе одан да көп парақтарда рәсімделген құжаттардың екінші және келесі беттері нөмірленген болуы тиіс.

128. Шығыс құжаттар (электронды түрде құрылатын құжаттардан басқалары), әдетте, екі данада дайындалады және қол қойылады. Бұл ретте, тиісті қызметтің номенклатуралық ісінде сақталатын екінші данада орындаушының және сол бөлімшенің басшысының, ал қажет болған жағдайда, жетекшілік ететін Төрағасының орынбасарының немесе Агенттің аппарат басшысының визасы болуы тиіс.

129. Президент Әкімшілігіне, Үкіметке, Премьер-Министрдің Кеңсесіне жолданатын құжаттар тиісті елтаңбалы бланктерде, А-4 форматындағы парақтың бір жақ бетінде 1 аралық интервал арқылы 14 (TNR) қарпімен, Елбасшыға баяндалатын құжаттар 1,5 аралық интервал арқылы 16 (Arial) қарпімен басылып шығарылады. Соңғы беттің сол жақ төменгі бұрышында немесе парақтың артқы бетінде орындаушының тегі, қызметтік телефонының нөмірі көрсетіледі. Түзетулер мен тазартулар енгізуге болмайды.

Президент Әкімшілігіне, Премьер-Министр Кеңсесіне жолданатын құжаттардың ақпараттық көлемі, әдетте, 3 беттен, ал күрделі мәселелер бойынша 5 беттен аспауы тиіс. Құжаттардың мәтіндері нақты, рет-ретімен, қысқаша болуы тиіс.

Құжатта Президент Әкімшілігінің, Премьер-Министр Кеңсесінің құжаттың шығыс нөмірі, күні, құжатының нөмірі мен нөміріне сілтемесі, қысқаша мазмұны болуы керек. Барлық көрсетілген деректемелер басылуы тиіс.

Барлық материалдар мен құжаттар Президент Әкімшілігіне,
Премьер-Министрдің Кеңсесіне бір (бірінші) данада жолданады, құжатқа қол қойған немесе құжатты дайындаған тұлғамен қосымшаларға қолын қояды, мәтіннің соңында «Қосымша ___ парақта» деп жазылады, қосымшаның парақ сандары міндетті түрде басылуы тиіс.

Агенттік шақырылымға жауапты болған жағдайда, Электрондық құжат айналымы ережесiне сәйкес ӘД ҚАБ қызметкерлерімен куәландырылған бірлесіп орындаушы мемлекеттік органдардардың хаттарының көшірмелері қоса тіркеледі.

130. Президент Әкімшілігіне, Премьер-Министрдің Кеңсесіне тек электронды түрде (қағазсыз нұсқасы) келесі құжаттар жолданады:

1. 
   сол және басқа да оқиғалар туралы ақпарат түрінде берілетін хаттар;
   
2. 
   Президент Әкімшілігінің, Премьер-Министр Кеңсесінің құрылымдық бөлімшелерінің сауалдарына (ауызша, электронды, телефон хабарламалар) жауаптар;
   
3. 
   Президент Әкімшілігінің, Премьер-Министр Кеңсесінің құрылымдық бөлімшелерінің мекен-жайына бастамашыл ақпарат;
   
4. 
   Төрағаның демалыстары, іс сапарлары туралы ақпарат;
   
5. 
   отырыстарға, Алқа жиналыстарына, жиындарға, конференцияларға, дөңгелек үстелдерге шақырулар немесе ақпараттар;
   
6. 
   соңынан негізгі құжат жолданатындығы туралы хабарлайтын аралық ақпарат;
   
7. 
   Президент Әкімшілігіне, Премьер-Министр Кеңсесіне мәлімет үшін жолданатын құжаттардың көшірмелері.
   

Белгіленген тәртіпте қалыптастырылған құжаттың электрондық нұсқасы Агенттіктің тиісті лауазымды тұлғаларына келісу және қол қою үшін жіберіледі.

Адресатқа электрондық форматта жолданған шығыс құжаттарының жобасы әдетте, лауазымды тұлғалармен, қағаз тасымалдағышқа шығармай-ақ, тікелей ЭҚАБЖ арқылы қаралады, келісіледі және қол қойылады.

ЭҚАБЖ шығыс құжаттармен жұмыс жасау Мемлекеттік органдардың жұмыскерлеріне арналған ЭҚАБЖ пайдаланушының нұсқаулығына сәйкес жүзеге асырылады.

132. Барлық шығыс құжаттар тіркеу және жөнелту үшін жұмыс күндері сағат 18.00 дейін, сенбі күні – сағат 15.00 дейін ӘД ҚАБ өткізіледі.

Хат-хабарламаны жедел түрде жөнелту кажет болған жағдайда тиісті құрылымдық бөлімше басшысының келісімі бойынша ӘД ҚАБ құжаты басқада уақытта қабылдай алады.

ӘД ҚАБ жұмыскерімен тіркеу алдында ЭҚАБЖ-де құжаттардың дұрыс құрылғандығы, тіркеу-бақылау корточкасының тиісті жолдарының (деректердің) толтырылғандығы, орындалған кіріс құжатының нөміріне сілтеменің болуы қаралады.

ӘД ҚАБ мемлекеттік органдарға тек электрондық форматта жолданатын шығыс хат-хабарламаларын тіркеу орындаушылармен ӘД ҚАБ қағаз тасымалдағыштағы құжаттың көшірмесін ұсынусыз жүзеге асырылады.

ӘД ҚАБ жұмыскерлерімен қателіктер табылған жағдайда құжат қайта пысықтау үшін орындаушыға қайтарылады.

133. Шығыс құжаттың нөмірі келесі үлгіде қойылады:

алдымен құжатты дайындаған құрылымдық бөлімшенің индексі көрсетіледі;

кейін дефис арқылы құжат орындалғаннан кейін тігілетін (біріктірілетін) номенклатуралық істің нөмірі;

кейін бөлу арқылы шығыс құжаттың реттік нөмірі көрсетіледі (мәселен: 1-16/180).

Бланкіде басылып шығарылмаған шығыс құжаттардың бірінші бетінің сол жақ жоғарғы бұрышында тіркеу мөртаңбасы қойылып, онда тіркеу нөмірі мен күні көрсетіледі.

Мерзімі (күні, айы, жылы), толық көрсетіледі немесе қысқартылады (мәселен: 2016 жылғы 16 шілде немесе 16.07.2016).

134. Қағаз тасығыштағы, адресаттар санына байланысты олардың көшірмелері және таратылым (төрттен көп мекен-жайға) құрылымдық бөлімшенің басшысымен бекітіліп, ӘД ҚАБ қызметкеріне адресаттарға жөнелтуге беріледі.

ӘД ҚАБ шығыс құжаттарын жөнелтуден бұрын оның дұрыс рәсімделуін (құжаттың қағаз және электронды нұсқасында қажетті деректемелердің бар болуын, қосымшаның толықтылығы), электрондық цифрлық қолтаңбаның растығын тексереді.

Осы Регламентпен белгіленген талаптарды бұза отырып, рәсімделген құжаттар орындаушыға дұрыстау үшін қайтарылады.

Құжаттар хат алушыларға ЭҚАБЖ, пошта, қажет болған жағдайда
ӘД ҚАБ қолма-қол жөнелтіледі.

135. Қағаз тасымалдағыштағы хат-хабарламаларды жөнелту тасымалдау журналы немесе тізбе арқылы жүргізіледі. Сонымен қатар, тізбенің бірінші данасы (фельдъегер, курьер, адресат) құжаттарды алғандығы туралы қолхатпен ӘД ҚАБ қалады. Тізбеде жөнелтілетін құжаттардың нөмірі және кімге жолданғаны көрсетіледі. ӘД ҚАБ арқылы өткізбей құжаттарды жіберуге жол берілмейді.

Мекен-жайды дұрыс көрсетпеген құжатты орындаушы немесе аталған мекен-жай бойынша құжатты дұрыс жібермеген ӘД ҚАБ жұмыскері құжатты дұрыс жібермегені үшін жауапкершілікке тартылады.

136. Пошта байланысы бөлімшесінен қайтарылған (конвертте көрсетілген мекенжайдың болмау себебінен) құжаттарды (хаттар, арызданушыларға жауаптар) ӘД ҚАБ жұмыскері тез арада орындаушыға тиісті журналға қол қойдыра отырып, береді.

137. Тізілімі бар істер және тасымалдау кітаптары, соңғы тізілімді немесе тасымалдау кітабының соңғы жазбасын рәсімдеуден кемінде бір жыл сақталады, содан кейін акті бойынша белгіленген тәртіпте жойылады.

138. Орындаушы «Орындалуы» бөліміндегі орындалған және бақылаудан алынған құжаттың тіркеу-бақылау карточкасында: қалай, қандай құжатпен және қашан мәселе шешілгендігі, индекс және номенклатуралық іспен бекітілген істің тақырыбына сәйкес жазба жасайды.

Орындаушымен шығыс құжаттың қағаз тасымалдағыштағы (бар болған жағдайда) екінші данасы құрылымдық бөлімшенің ағымдағы архивіне тігіледі немесе құрылымдық бөлімшеде архивті жүргізуге жауапты жұмыскерге оларды береді.

139. Ұлттық бюроның шығыс хат-хабарламаларын рәсімдеу, өткізу ,қарау Төрағамен келісілген Ұлттық бюроның басшысының бұйрығымен айқындалған тәртіпте жүзеге асырылады.