Асқаров Нұрлан Əуезханұлы Нəлібаев Жəнібек Бəкірұлы Белғара Біржан Байғараұлы

 
190
оның қосымшалары) өзіндік сипаттары, мəліметтер базасының немесе 
ақпарат 
жүйесінің 
өзіндік 
құрылымы, 
олардағы 
техникалық 
құжаттаманың  саны  –  ақпараттық  ресурстың  технологиялық  белгілері 
болып табылады.   
 
Электронды   +жаттарды  са тау  бірлігі  –  мұрағатта  есептік 
нөмірі бар дербес электрондық негіз. 
Электронды  
+жаттарды  есепке  алу  бірлігі  –  мұрағатта 
есептік  нөмірі  бар  дербес  көріністі  файлдық  обьект,  реляциялық 
немесе  өзге  де  компьютерлік  деректер  (компьютерлік  папка, 
компьютерлік файл, мəліметтер базасының кестесі, электрондық кесте 
парағы). 
 
Электронды  
+жаттарды   к7шірмеленуі  –  электрондық 
құжаттарды  бір  технологиялық  платформадан  екіншісіне  ауыстыру; 
көшірмелеу  процесінде  компьтерлік  файлдар  форматы  өзгереді,  яғни 
қайта  форматталады.  Кейде  мəліметтер  құрылымы  не  формат  үлгісі 
өзгеріске  түседі  (мəтіндік  құжаттар  графикалық  құжатқа  немесе 
керісінше ауысады). 
Электронды   +жатты   олданыс а  арналған  данасы  –  бұл 
құжат  пайдалануды  ұйымдастыру  кезінде  сақтау  бірлігі  берілген 
электрондық құжаттың бір данасы.   
Электронды  
+жатты   резервтегі  данасы  –  құжаттың 
қолданысқа  арналған  жаңа  сақтау  бірлігіндегі  данасын  жасау  үшін 
немесе оны қалпына келтіру үшін əзірленген данасы. 
 
Са ты   форматындағы  электронды   +жат  –  бағдарламалық 
тұрғыдан  тəуелсіз  форматта  немесе  кең  таралған  компьютерлік 
форматта сақтаулы электрондық құжат.  
 
Т+тыну  форматындағы  электронды  
+жат  –  ағымдағы 
мұрағаттық ақпарат жүйесінің немесе оқу залының, болмаса аулақтағы 
тұтынушының қолдауында тұрған форматтағы электрондық құжат. 
 
Сонымен,  электрондық  құжаттары  бар  жəне  қызмет  барысында 
оларды жасап жатқан ұйымдарда тап қазір не істеуге болады? 
 
Ең  əуелі  нені,  қайда  жəне  қандай  көлемде  сақтау  керек  екенін 
білу қажет. Яғни ақпараттық ресурстар есебін алуды ретке келтіріп алу 
шарт.  
Электронды  құжаттарды  жүйеден  алып  тастау  (папкілерді, 
файлдарды  немесе  мəліметтер  базасының  жазбаларын)  жəне 
ақпараттық  ресурстардың  құрылымын  өзгерту  ұйым  басшысының 
өкімдік  актісі  негізінде  жүзеге  асырылады.  Электронды  құжаттар 
санының  есебін  алу  ісі  картотека  бойынша  немесе  құжат 
айналымының  ақпараттық  жүйесіндегі  мəліметтер  базасы  бойынша 
жүргізіледі. Есептеу бірлігі ретінде құжаттың өзі алынады. Мұнда оның 
қосымша  нұсқалары  есепке  алынбайды.  Электронды  құжаттар 
санының  есебі  электронды  құжаттар  айналымының  көлемі  туралы 
анықтамаларда көрсетіледі. Электрондық құжаттары бар папкілер мен 
файлдар  есебін  алу  мақсатында  электрондық  құжаттар  тізіліміне 

 
191
олардың  (папкілер  мен  файлдардың)  аттары,  саны  жəне  кеңейтіліп, 
толықтырылғандығы жөніндегі мəліметтер енгізіледі. 
Ұйымға  келіп  түскен  электрондық  негіздердің  бəрі  де  есепке 
алынады.  Олардың  келіп  түсуі  мен  шығуы  арнайы  журналда  тіркеліп 
отырады. 
Нөмірлеу 
жалпы 
ретпен 
жүргізіледі. 
Ақпараттық 
ресурстарды  электрондық  құжаттардың  резервтегі  нұсқалары 
көмегімен  қалпына  келтіру  мəліметтері  жазылатын  журнал  қандай  да 
бір  себептермен  жойылып  кеткен  ақпараттық  ресурстарды  орнына 
келтіру  жөніндегі  операциялар  есебін  жүргізуге  арналған.  Бұл 
журналды  ұйымның  ақпараттық  жүйелерді  жедел  сақтау  жəне 
резервтік  көшірмелерін  жасау  ісіне  жауапты  салалық  бөлімше 
(ақпараттық 
технологиялар 
қызметі, 
автоматтандыру 
бөлімі, 
ақпараттық қамтамасыз ету бөлімі, ақпараттық есептеу орталығы т.б.) 
жүргізеді. 
 
5.4.2. Электрондық қолтаңба 
 
 
Электрондық  құжат  үшін  құжаттың  түпнұсқа  екендігін  растауға 
мүмкіндік  беретін  құрал  қажет.  Яғни,  ол  электрондық  құжатқа  бөгде 
адамның қандай-да бір өзгеріс енгізбегендігін жəне құжатты нақты сол 
ұйымның жіберіп отырғанын дəлелдеуі керек. Бұл үшін электрондық қ 
қолтаңба пайдаланылады.  
Электрондық  құжат  айналымы  мен  электрондық  цифрлық 
қолтаңба жүйесінің тəртібі Қазақстан Республикасының «Электрондық 
құжат  жəне  электрондық  цифрлық  қолтаңба  туралы»  Заңында 
реттелген.  Заңда  электрондық  цифрлық  қолтаңбаға  былайша 
анықтама  берілген:  «электрондық  цифрлық  қолтаңба  -  электрондық 
цифрлық  қолтаңба  құралдарымен  жасалған  жəне  электрондық 
құжаттың 
дұрыстығын, 
оның 
тиесiлiлiгiн 
жəне 
мазмұнының 
өзгермейтiндiгiн растайтын электрондық цифрлық нышандар терiмi». 
 
Электрондық  құжатты  рұқсат  етілмеген  кіруден  сақтау  үшін 
ақпаратты  криптографиялық  өңдеу  немесе  шифрлау  əдістері 
қолданылады. 
 
Электрондық  қолды  криптографиялау  екі  түрге  бөлінеді: 
симметриялық кілт жəне ашық кілт.  
 
Симметриялық 
кілтпен 
криптографиялағанда 
электронды 
хабарламаны жөнелтуші де, алушы да шифрлау үшін де, ашу үшін де 
бірдей ортақ кілтті пайдаланады. 
 
Ашық  кілтпен  криптографиялағанда  екі  кілт  пайдаланылады: 
ашық кілт жəне өз иесіне ғана мəлім құпия кілт.  
 
5.4.3.  Дербес  компьютерді  пайдаланып  құжат  айналымын 
ұйымдастыру 
 

 
192
 
Іс  қағаздарын  жүргізуде  компьютерді  қолданудың  арқасында 
құжаттармен  жұмыс  жүргізуді  ұйымдастырудың  тиімділігі  мен 
жылдамдығы артты.  
 
Құжаттарды  қабылдау-жіберу  рəсімдері  де  елеулі  өзгерістерге 
ұшырады.  Бұған  дейін  бұл  үшін  почта  жəне  фелъдъегер  байланысы 
пайдаланылып  келсе,  бүгінгі  күні  факсимильді  байланысы  немесе 
компьютері  мен  модемі  бар  кез-келген  адресатқа  құжат  сол  сəтінде 
жіберілетін  болды.  Құжаттар  жергілікті  желі  арқылы,  сондай-ақ 
электрондық  почта  мен  Интернет  желісі  арқылы  да  компьютерден 
компьютерге электронды түрде беріледі.  
 
Компьютер  желісі  біртектес  құжаттарды  өңдейтін  бірнеше 
компьютерді тиімді пайдалану үшін керек.  
Басқару  қызметінде  икемді,  ықшам  жəне  əртүрлі  жұмысқа  оңай 
бейімделетін  ақпараттық  технологияларды  пайдалану  басқару 
қызметінің  тиімділігін  арттырудың  қолайлы  тəсілі  болып  табылады. 
Басқару  қызметінің  құрамдас  бөлігі  болып  табылатын  іс  қағаздарын 
жүргізудің тиімділігі іс құжаттарын компьютерлік өңдеуге ауысуға орай 
едəуір артады.  
 
1.  Бірінші  кезекте  бұл  іс  құжаттарын  мəтін  редакторы  арқылы 
жасауға  жəне  ресімдеуге  қатысты.  Мəтін  редакторлары  құжатты 
ресімдеудің  жылдамдығын  арттырып  қана  қоймайды,  сонымен  бірге 
оның сапасын да елеулі арттырады.  
 
2.  Ақпараттық  технологиялар  құжаттарды  ыңғайлы  сақтауға  да 
мүмкіндік  береді,  бұл  компьютердің  қатты  дискісінде  көп  құрылымды 
тармақтар  түрінде  іске  асырылады.  Windows  операциялық  жүйесінде 
бұл міндет Жолбасшы (Проводник) бағдарламасы арқылы орындалуы 
мүмкін. 
 
3.  Іс  қағаздарын  жүргізудің  маңызды  міндеттерінің  бірі  – 
құжаттарды  тіркеуді  (есепке  алуды),  сондай-ақ  олардың  орындалу 
мерзімін бақылауды ұйымдастыру. Оның үстіне құжаттарды есепке алу 
мен  сақтауды  кез  келген  құжатты  іздеуге  жылдам  жəне  тиімді 
болатындай  етіп  ұйымдастыру  керек.  Бұл  міндетті  кесте  редакторы 
арқылы шешуге болады. 
 
4.  Егер  кəсіпорынның  əрбір  бөлімшесінде  жергілікті  желіге 
қосылған  компьютер  орналастыратын  болса,  іс  қағаздарын  жүргізуді 
автоматтандыру деңгейі едəуір жоғарылайды. Мұндай жүйенің қызмет 
етуі  үшін  құжаттардың  көшірмелері  қағаз  түрінде  емес,  электронды 
құжаттар  ағыны  файл  түрінде  болуы  керек.  Мұндай  құжаттармен 
жұмыс  жүргізу  Басқаруды  құжаттамалық  қамтамасыз  етудің  бірыңғай 
мемлекеттік  жүйесіне  сəйкес  бірегейлендірілген  нысанда  жүреді. 
Мұндағы  айырмашылық  ұйымның  құрылымдық  бөлімшелеріндегі 
құжаттар қолдан-қолға емес, компьютерден компьютерге беріледі. Бұл 
құжаттардың жүру жылдамдығын арттырады, келіп түскен құжаттарды 
мəтін  редакторы,  деректер  базасы,  электронды  кестелер  арқылы