Асқаров Нұрлан Əуезханұлы Нəлібаев Жəнібек Бəкірұлы Белғара Біржан Байғараұлы

 
187
 
Құжатты  бақылаудан  оны  бақылауға  қойған  лауазымды  тұлға 
ғана ала алады.  
 
 Автоматтандырылған  ақпараттық  жүйенің  мəліметтер  базасына 
«Бақылау»  тармағы  қосылған  жағдайда  оған  «Орындалу  мерзімі» 
көрсеткіші  енгізіледі.  Бұл  ретте  құжат  бақылауға  автоматты  түрде  
қойылады.  
 
Құжаттардың  орындалуын  электрондық  бақылау  үш  кезеңге 
бөлінеді: 
 
1)  ағымдағы  бақылау  (орындалу  мерзімі  өтіп  бара  жатқан 
құжаттар туралы күнделікті мəліметтер жинау); 
 
2)  алдын-ала  бақылау  (құжатты  орындау  қажеттігі  жөнінде 
бақылау мерзімінен бес күн бұрын ескерту); 
 
3)  қорытынды  бақылау  (құжаттардың  орындалуы  бойынша  іс 
нəтижелерінің  ұйымдағы  жекелеген  қызметкерлер,  құрылымдық 
бөлімшелер тарапынан қорытындылануы). 
 
 Құжаттардың  орындалуын  тиімді  бақылау  үшін  автоматты 
режимде жасалатын мынадай бірқатар тұрпатты анықтамалық-есептер 
əзірленеді:  
 
1) жөнелтілген құжаттар туралы анықтамалық-есептер; 
 
2) келіп түскен құжаттар туралы анықтамалық-есептер; 
 
3) ұйымда түзілген ішкі құжаттар туралы анықтамалық-есептер; 
 
4)  орындаушыларға  тапсырылып,  жұмысы  жүргізіліп  жатқан 
құжаттар туралы анықтамалық-есептер; 
 
5) орындалмаған құжаттар туралы анықтамалық-есептер. 
 
5.4. Компьютер арқылы іс қағаздарын жүргізу 
 
 
Кəсіпорын  жұмысының  табысты  болуы  көбінесе  оның  басқару 
процесін  автоматтандыру  деңгейіне  де  байланысты.  Компьютер  іс 
қағаздарын  жүргізуді  ұйымдастыруда  айрықша  қажетті  құралға 
айналып  кетті.  Ол  құжаттарды  жасауда,  сондай-ақ  жалпы  ұйым 
жұмысын тиімді ұйымдастыруда таптырмас жəне ажырамас құрал.  
 
5.4.1. Электронды құжатты жасау тəртібі 
 
 
Қазіргі  кезде  құжаттарды  жасау  үшін  қолданылатын  компьютер 
бағдарламалары  жеткілікті  (мысалы,  Word  2006  Word  2004).  Бұндай 
бағдарламалар мəтіндік редакторлар деп аталады. 
 
Электрондық құжаттың ақпараттық табиғатына тəн бір ерекшелік 
– ол қағаз құжаттарға қарағанда əлдеқайда ұзақ сақталады жəне одан 
гөрі  сенімдірек.  Мұнда  ақпарат  сақталатын  негізге  емес,  сол 
ақпараттың  өзіне  баса  назар  аударылады.  Оның  материалдық  негізін 
сақтауға  байланысты  жұмыстар  қосалқы  мəнге  ие  болады.  Əйтсе  де, 
бұл  құжаттарға  қатысты  нəрселердің  бəрін:  ақпаратты  (мазмұнды), 
материалдық  негізді,  деректемелер  мен  құжат  түзу  технологиясын 

 
188
жəне оны қолдану тəсілдерін тұтас бірлікте алып қарау қажет. Ақпарат 
жазылатын  қандай  да  бір  негіз  болмаса,  құжат  та  болмайды. 
Электрондық  құжат  та  сол  сияқты.  Электрондық  құжаттарды 
сəйкестендірудің,  ең  бастысы  түпнұсқаландырудың  мəні  зор. 
Электрондық  құжаттарды  сəйкестендіру  мен  түпнұсқаландырудың 
үйлесімді  əдістемесін  жасау  –  алыс  болашақта  да  олардың 
түпнұсқалық  қасиетін  сақтауға  кепіл  бола  алады.  Əйтсе  де  бірыңғай 
баламалы  технологияларды  қолданбайынша  электронды  құжат  өз 
негізіндегі файл күйінде қала береді. Мұндай электрондық құжаттарды 
мəтіні өшіп қалған қағаз құжаттармен салыстыруға болады: құжат бар 
болғанымен, іс жүзінде жоққа тəн. Яғни электрондық құжатты файлдан 
шығарып,  ақпаратын  монитор  экранынан  оқуға  болатын  жағдайға 
келтіргеннен кейін ғана «құжат» деп есептеуге болады.  
Қазір  электрондық  құжаттар  бойынша  жұмыс  жүргізу  ісінде 
мынадай проблемалар бар: 
-  электрондық  құжаттар  бойынша  жүргізілетін  жұмыстарды 
нормативтік-əдістемелік  құралдармен  қамтамасыз  ету  деңгейі 
ақпараттық-технологиялық  тұрғыда  қамтамасыз  ету  деңгейінен  артта 
қалып келеді. 
-  атқарушы  билік  органдарындағы  электрондық  құжаттар 
бойынша 
жүргізілетін 
жұмыстарға 
қолданылатын 
техникалық 
жабдықтардың əр тектілігі. 
- 
басқару 
органдарындағы 
құжаттаманы 
басқару 
ісін 
автоматтандыру  жөнінде  қолданылатын  бағдарламалық  құралдардың 
əр түрлілігі. 
-  құжаттарды  басқарудың  автоматтандырылған  жүйесі  мен 
құжаттарды мұрағаттық сақтау ісінің ұштаспауы. 
Электрондық 
құжат 
айналымының 
құқықтық 
базасын 
қалыптастыру  –  істің  жартысы  ғана.  Енді  алда  келесі  кезең  – 
электронды  құжаттарды  ұзақ  мерзімдік  сақтаудың  сенімді  жүйесін 
жасау  кезеңі  тұр.  Бұл  технологиялық  шараларды  да,  ұйымдастыру 
шараларын да қамтиды. 
Электрондық  құжаттар  мұрағаты  –  бұл  іс  қағаздарын  жүргізу 
қызметі 
мен 
құжат 
айналымын 
автоматтандыруды 
арнайы 
бағдарламалармен  жабдықтаушылар  ойлайтындай  жай  ғана  дербес 
сервер,  компьютер  немесе  ақпаратты  дерек  көздерін  сақтайтын  орын 
ғана  емес;  бұл  жəне  пайдаланушыға  керекті  электрондық  ақпаратты 
тауып беруге арналған іздестіру жүйесі де ғана емес. Жалпы, мақсат, 
міндеті жағынан электронды құжаттар мұрағаты (соның ішінде əсіресе 
мемлекеттік  мұрағат)  кəдімгі  дəстүрлі  мұрағаттан  ешқандай 
айырмашылығы  жоқ.  Бұл,  ең  əуелі,  құжаттардың  құндылығын 
сараптаудан  бастап,  оларды  пайдалануға  дейінгі  мұрағаттық  сақтау 
ісінің  бүкіл  циклін  қамтамасыз  ететін  технологиялар  мен  өндірістік 
процестер  болып  табылады.  Ол  құжаттардың  есебін  алу,  сипаттау, 

 
189
сақталуын  қамтамасыз  ету  жəне  ғылыми-анықтамалық  аппараттарын 
жетілдіру секілді іс-шаралар арқылы жүзеге асырылады.  
 
Мұрағаттар  атқарылған  құжаттар  мен  жабық  істерді  қайта 
пайдалану  ісін  ұйымдастыру  үшін  құрылады.  Мұндай  мүмкіндікке  ие 
болу үшін мынадай бірнеше шарттың орындалуы қажет: 
 
- ұзақ мерзімге арналған құжаттамалық саясатты айқындау жəне 
соған  сəйкес  құжаттарды  топтап,  олардың  сақталу  мерзімдерін 
белгілеу; 
 
- мұрағаттық сақтауға арналған құжаттарды белгіленген саясатқа 
сəйкес іріктеу; 
 
-  осы  құжаттар  бойынша  тиімді  анықтамалық-іздестіру  жүйесінің 
болуы; 
 
- құжаттардың бүкіл мұрағаттық мерзімде сақталуын қамтамасыз 
ету,  яғни  белгіленген  уақытқа  сəйкес  жүйелі  түрде  олардың  есебін 
алып отыру (түгендеу). 
 
- құжаттарды пайдалану кезінде олардың жоғалу қаупін мейлінше 
азайтатын жұмыс тəсілдерін ендіру. 
 
Электрондық  құжаттарды  сақтаудың  ұзақ  мерзімдік  саясаты 
əзірге  жоқ.  Іс  номенклатурасына  электрондық  құжаттар  мен 
мəліметтер  базасы  енбейді.  Электрондық  құжаттар  есебі  ұйымдарда 
не  бүтіндей  жүргізілмейді  не  жеткіліксіз  дəрежеде  ғана  жүргізіледі. 
Электрондық  құжаттар  бойынша  іздестіру  жүйесін  жасау  –  ұйымда 
электрондық  мұрағат  құрудың  негізгі  мəні  болып  табылады.  Əйтсе  де 
мұрағат негізі – электрондық құжаттардың есебін жүргізу. Электрондық 
құжаттардың  сақталу  жайы  туралы  айту  үшін  ең  алдымен  олар 
жөнінде  нақты  мəліметтер  болуы  шарт.  Егер  электрондық  құжаттар 
сыртта  сақталатын  негіздерге  жазылған  болса,  онда  олардың  есебін 
ретке келтіру оңай. 
 
Электрондық  құжатқа  байланысты  мынадай  терминдер  мен 
анықтамалар қолданылады.  
 
Электронды   +жат  дегеніміз  ақпараты  электрондық-цифрлық  
нысанда  (формада)  беріліп,  электрондық  цифрлық  қолтаңба  арқылы 
куəландырылған құжат. Электрондық құжат жеке файлдың бір немесе 
бірнеше  бөлімдерінен,  бүтін  бір  файлдан  немесе  жеке-жеке  бірнеше 
файлдан  тұруы  мүмкін.  Мұның  бəрінде  де  файлдардағы  құжаттың 
түпнұсқалық  сипатын  куəландырып,  тұтастығына  кепілдік  беретін 
деректемелер  ортақ  болады.  Электрондық  құжат  деректемелері 
электрондық-цифрлық    нысанда  да  (электрондық-цифрлық  қолтаңба, 
түпнұсқаландырудың  электрондық  кодтары  т.б.),  қағаз  құжаттағы 
куəландырылған парақ түрінде де болуы мүмкін. 
 
А паратты   ресурс  –  қор  жасаушының  ақпараттық  жүйесіндегі  
мəні    мен  технологиялық  белгілеріне  сəйкес  топталған  (басқару, 
ғылыми-техникалық,  жеке  құрам  бойынша,  мерзімді  басылымдар, 
интернет-басылымдар 
т.б.) 
электрондық 
құжаттар 
кешені. 
Бағдарламалық ортаның (ОС, СУБД, қолданбалы бағдарлама немесе