Асқаров Нұрлан Əуезханұлы Нəлібаев Жəнібек Бəкірұлы Белғара Біржан Байғараұлы

 
184
 
- үкімет органдарынан түскен барлық құжат; 
 
- жергілікті басқару органдарының қаулылары; 
 
- кəсіпорын басшылығының бұйрықтары; 
 
-  орындалуы  кəсіпорынның  құзыретіне  жататын  мəселелер 
бойынша өтініш немесе шағым білдірілген қызметтік хаттар; 
 
-  кəсіпорын  басшысының  ерекше  нұсқауы  бойынша  кез  келген 
басқа құжат. 
 
Құжаттардың  орындалуын  бақылауды  тіркеу  журналы  арқылы 
жүргізуге  болады,  бұл  үшін  бақылауға  алынған  құжаттың  жанына  «Б» 
деген  белгі  немесе  «бақылау»  деген  мөртабан  қойылады  жəне  құжат 
орындалуы  тиіс  күн  қойылады.  Осындай  белгі  бақылауға  алынған 
құжатқа  да  қойылады.  Кеңсе  қызметкері  журналды  күн  сайын  қарап, 
орындаушыға  мерзім  туралы  ескертіп  отыруы  керек.  Бақылау  орнату 
үшін  құжаттың  орындалу  барысы  туралы  орындаушыдан  телефон 
арқылы  ақпарат  алуға  болады.  Соған  байланысты  мəселелердің 
барлығы  шешілгеннен  жəне  сұрақ  бойынша  жауап  берілгеннен  кейін 
құжат бақылаудан алынады. 
Құжаттар  белгіленген  тұрпатты  немесе  дербес  мерзімдерге  сай 
жүзеге асырылады. 
 
Орындаудың  тұрпатты  мерзімдері  Қазақстан  Республикасы 
заңнамалары  арқылы  белгіленеді.  Орындаудың  дербес  мерзімдері 
құжат  мəтінінде,  ілеспе  хаттарда  немесе  оларға  салынған 
бұрыштамаларда көрсетіледі. 
 
Қазақстан 
Республикасы 
заңнамаларында 
көрсетілмеген 
жағдайда, орындау мерзімін ұйымның өзі белгілей алады. Бекітіліп, іс 
қағаздарын  жүргізу  жөніндегі  ведомстволық  (салалық)  нұсқаулыққа 
немесе  іс  қағаздарын  жүргізу  жөніндегі  ұйым  нұсқаулығына 
ендірілгеннен  кейін  ол  мерзім  ұйымның  (ведомствоға  қарасты 
ұйымның)  барлық  қызметкерлері  үшін  тұрпатты  мерзім  болып 
табылады. 
 
Құжаттың  орындалу  мерзімін  оны  бекіткен  лауазымдық  тұлға 
ғана  ұзарта  алады.  Мерзімді ұзартудың  себептері  маңызды  да негізді 
аргументтер арқылы дəлелденуі тиіс. 
 
Құрылымдық  бөлімшелердің  басшылары  құжаттардың  жедел 
түрде  қаралуын  қамтамасыз  етіп,  оларды  орындаушыларға  жеткізуге, 
дер кезінде жəне сапалы жүзеге асырылуын бақылауға алуға міндетті. 
 
Құрылымдық  бөлімше  басшысы  шұғыл  орындауды  қажет  ететін 
құжаттарды  бөліп  алады.  Келісу  үшін  жіберілген  құжаттар  бірінші 
кезекте қаралады. 
 
Құжаттарды  орындау  мынадай  операцияларды  жүргізуді  талап 
етеді: 
 
1) қажетті ақпараттарды жинау жəне өңдеу; 
 
2) құжат жобасын əзірлеу; 
 
3) құжат жобасын ресімдеу; 
 
4) құжат жобасына келісу; 

 
185
 
5) құжат жобасын ұйым басшысына қол қоюға (бекітуге) ұсыну; 
 
6) құжатты адресатқа жөнелту үшін əзірлеу; 
 
7) құжатты бақылаудан алу жөнінде ұсыныс ендіру; 
 
8) құжаттың түпнұсқасын немесе екінші данасын іске жөнелту. 
 
Орындаушы құжаттың, қосымшалардың қанша дана болуы керек 
екендігін белгілейді, оларды көбейтуге береді, құжатты ұйымда тарату 
үшін тізім дайындайды. 
 
Егер  бас  орындаушы  тағайындалған  болса,  онда  өзге 
орындаушылардың  бəрі  ақпараттардың  дер  кезінде,  сапалы 
талдануына  жəне  қажетті  мəліметтердің,  анықтамалардың,  құжаттар 
жобаларының 
жəне 
т.б.-дың 
бас 
орындаушыға 
белгіленген 
уақыттарында жеткізіліп отыруына жауапты болады. 
 
Жауапты 
орындаушы 
құжатты 
жүзеге 
асыру 
кезінде 
пайдаланылған  ақпараттардың  толықтығы  мен  сенімділігіне  жауап 
береді. 
 
Барлық тіркелген құжаттар, соның ішінде ішкі өкімдік құжаттар да 
бақылануы тиіс. 
 
Құжаттардың  орындалуы  мəселенің  мəніне  қарай  ұйым 
құрылымдық  бөлімшелерінің  басшыларына  немесе  лауазымдық 
тұлғаларға жүктеледі. 
 
Құжаттардың орындалу мерзіміне бақылауды құжаттама қызметі 
жүзеге асырады. 
 
Орындау мерзімі құжатқа қол қойылған (бекітілген) кезден бастап 
күнтізбелік  күн  бойынша  есептеледі,  ал  келіп  түскен  құжаттар  үшін  – 
бұл  келген  күнінен  басталады.  Есептеу  белгіленген  тұрпатты  жəне 
дербес мерзімдер негізінде жүргізіледі. 
 
Орындауды  бақылау  ісін  ұйымдастыруда  құжаттарды  тіркеу 
кезінде  толтырылған  тіркеу-бақылау  карточкаларының  нұсқалары 
пайдаланылады. 
 
Орындауды бақылау ісін ұйымдастыру кезінде құжаттама қызметі 
мынадай оперцияларды жүзеге асырады: 
 
1)  құжаттарды  бақылауға  қою  (құжаттарға  бақылау  белгілерін 
қою, орындаушыларын, орындалу мерзімдерін көрсету, тіркеу-бақылау 
карточкаларын толтыру); 
 
2)  құжаттарды  орындаушыларына  жеткізу  (келіп  түскендерін  – 
келген,  тіркелен  күні  немесе  ұйым  басшысы  қарап  шыққаннан  кейін, 
ішкі құжаттарды – қол қойғаннан кейін немесе бекіткен соң); 
 
3)  орындаушыларға  құжаттың  орындалу  мерзімдері  туралы  дер 
кезінде жазбаша түрде еске салып отыру (əдетте, орындалу мерзімінің 
аяқталуына 5 күн қалғанға дейін); 
 
4)  бақылау-тіркеу  карточкасының  «Бақылау  туралы  белгі» 
бағанына  құжаттың  орындалу  жағдайы  туралы  жазба  түсіру;  сол 
карточкаға  орындалу  мерзімінің  өзгерістері  жөнінде  қысқаша 
мəліметтер келтіру; 

 
186
 
5) ұйым басшылығын құжаттардың орындалу барысы мен жұмыс 
нəтижелері  туралы  тұрақты  түрде  хабардар  етіп  отыру,  қажет  болған 
жағдайда – есеп берудің үлгі формаларын толтыру; 
 
6)  шұғыл  мəжілістерде  құжаттардың  орындалу  барысы  туралы 
хабарламалар жасау. 
 
Құжаттарды орындау кезінде мыналар бақыланады: 
 
1) орындау міндетінің дер кезінде жүзеге асырылуы; 
  
2) құжат түрі мен бланкісінің белгіленген талаптарға сай болуы; 
 
3) жасалған құжат түрінің мазмұнына сай болуы; 
 
4)  құжаттардың  заңдық  негіздері  жəне  олардың  дəрежелері  мен 
формалары; 
 
5)  қолдарының  толық  аты-жөндерімен  жəне  ресми  лауазым 
атауларымен сəйкес келуі; 
 
6) құжаттың барлық даналарындағы деректемелер сəйкестігі; 
 
7)  құжаттың  мемлекеттік  тілдегі  нұсқасымен  орыс  жəне  басқа 
тілдердегі нұсқаларының сəйкес болуы; 
 
Мына құжаттар міндетті түрде бақылауды қажет етеді: 
 
1)  Қазақстан  Республикасы  Президенті  Əкімшілігінен,  Қазақстан 
Республикасы 
Парламент 
Сенаты 
аппаратынан, 
Қазақстан 
Республикасы 
Парламент 
Мəжілісі 
аппаратынан, 
Қазақстан 
Республикасы 
Премьер-Министрі 
Кеңсесінен, 
орталық 
атқару 
органдарынан,  жоғарғы  орган  ведомстволарынан,  мəслихаттар  мен 
əкімдер аппараттарынан келген құжаттар; 
 
2) ұйымның өз өкімдік құжаттары; 
 
3) азаматтар  өтініштері. 
 
Құжаттардың  орындалу  барысы  кезең-кезеңімен  тексеріліп 
отырады. Тексеру құжат мерзімі біткенше мынадай ретпен жүргізіледі: 
 
1)  келесі  жылдарға  белгіленген  тапсырмалар  –  кем  дегенде  
жылына бір рет; 
 
2)  ағымдағы  жылдың  келесі  айларына  белгіленген  тапсырмалар 
– кем дегенде айына бір рет; 
 
3) ағымдағы айға белгіленген тапсырмалар – əдетте, белгіленген 
мерзімнің аяқталуына бес күн қалғанға дейін. 
 
Құжаттарды  бақылаудан  алу  ісі  мынадай  операциялардан 
тұрады: 
 
1) орындаушы тарапынан құжаттың орындалғаны туралы ақпарат 
əзірленіп, оны бақылаудан алу жөнінде ұсыныс жасалады; 
 
2)  ұйым  басшылығы  құжатты  бақылаудан  алу  туралы  шешім 
қабылдап, бұл жөнінде құжаттама қызметіне өкім жібереді. 
 
3)  тіркеу-бақылау  карточкасына  құжаттың  орындалғандығы 
жөнінде белгі салынады; 
 
4) 
тіркеу-бақылау 
карточкасы 
бақылау 
картотекасынан 
анықтамалық картотекаға ауыстырылады; 
 
5) орындалғандығы туралы белгісі бар құжатты тиісті іске тігу;