175
4) журналдың іс қағаздарын жүргізу қызметіндегі басталған жəне
аяқталған күндері.
Іс қағаздарын жүргізу қызметі бойынша журналдың басталған
жəне аяқталған күндері журнал мұқабасының оң жақ төменгі
бұрышына салынады. Басталу күні бірінші құжаттың, аяқталу датасы –
соңғы құжаттың тіркелген күндері болып есептеледі. Журналға тіркеу
жыл бойы жүргізіледі.
Тіркеу процесі барысында жыл аяқталмай журнал бітіп қалатын
болса, жаңа журналға тіркеу жұмыстары жыл аяғына дейін алдыңғы
журналдағы тіркеу нөмірлерін жалғастыра отырып жүргізіледі.
Кіріс құжаттарын тіркеу журналының негізгі бөлігінде мынадай
бағандар болады:
1) кіріс құжатының реттік нөмірі;
2) кіріс құжатының келіп түскен күні жəне тіркеу нөмірі;
3) корреспондент, кіріс құжатының жіберілген күні жəне тіркеу
нөмірі;
4) кіріс құжатының қысқаша мазмұны немесе тақырыбы;
5) бұрыштама немесе құжатты орындау міндеті кімге жүктелді;
6) құжаттың орындалғаны туралы белгі;
7) ескертпе.
Шығыс құжаттарын тіркеу журналының негізгі бөлігінде мынадай
бағандар болады:
1) шығыс құжатының реттік нөмірі;
2) шығыс құжатының келіп түскен күні жəне тіркеу нөмірі;
3) корреспондент;
4) шығыс құжатының қысқаша мазмұны немесе тақырыбы;
5) шығыс құжаты көшірмесінің іске тіркеуге жіберілгені туралы
белгі;
6) ескертпе.
Құжат айналымы көлемді ұйымдарда (жылына 600 құжаттан
астам) тіркеу жұмыстары тіркеу-бақылау (электронды тіркеу-бақылау)
карточкалары арқылы жүргізіледі. Тіркеу-бақылау (электронды тіркеу-
бақылау) карточкаларына мынадай міндетті бағандар белгіленеді:
1) құжат авторы (корреспондент);
2) құжат түрі;
3) құжат күні;
4) құжат нөмірі;
5) келіп түскен уақыты;
6) түскен нөмірі;
7) құжат тақырыбы немесе қысқаша мазмұны;
8) бұрыштама;
9) орындалу мерзімі;
10) орындалғаны туралы белгі;
11) іске жіберілгені туралы белгі;
12) бақылау туралы белгі;
176
13) ескертпе.
Тіркеу-бақылау карточкасына қосымша бағандар ендіруге
болады. Мысалы: парақ саны, қосымшалар туралы, құжаттың
алынғандығы туралы белгі жəне т.б.
Құжаттарды
жедел
іздестіру
мақсатында
тіркеу-бақылау
карточкаларынан анықтамалық, бақылау-анықтамалық, ақпараттық-
анықтамалық
картотекалар,
азаматтар
өтініштері
бойынша
картотекалар, нормативтік құқықтық актілердің, өкімдік құжаттардың
т.б.-дың тақырыптық картотекалары жасалады. Картотекалар жасау
оларды пайдалану мақсатына байланысты белгілі бір схемамен
жүзеге асырылады. Мəселен, Қазақстан Республикасы Үкіметі
құжаттарына, азаматтар өтініштеріне арналған картотекалар –
корреспонденттер бойынша, өкімдік құжаттарға арналған картотекалар
– ұйымдардың құрылымдық бөлімшелері бойынша жасалады.
Карточкалар əр тараудың өз ішінде хронологиялық тəртіппен
жүйеленеді. Тек азаматтар өтініштеріне арналған карточкаларды
жүйелеу – алфавиттік ретпен жүргізіледі.
Орындалмаған
құжаттардың
анықтамалық
картотекасы
корреспонденттер, құрылымдық бөлімшелер, орындаушылар немесе
орындау мерзімдері бойынша жүйеленеді. Бұл картотека құжаттарды
орындау процесінде оларды жедел іздеп табу үшін жасалады.
Электрондық
тіркеу
карточкалары
компьютер
бойынша
ақпараттық-іздестіру
жұмыстарының
негізі
болып
табылады.
Электрондық анықтама қызметі нақты бір құжат немесе нақты бір
құжаттар
тобы
бойынша
олардың
орындаушылары
жайлы,
географиясы туралы, корреспонденті, құжат күні т.б. жөнінде кез
келген сұраққа жауап беретіндей болуы тиіс. Электрондық ақпарат
орындалған құжаттар бойынша да, жұмыс үстіндегі құжаттар жөнінде
де, мұрағаттық мəліметтер базасында сақтаулы құжаттар туралы да
деректер алуды қамтамасыз етуі шарт.
5.2.2. Тіркелмейтін құжаттар тізбесі
Құжаттардың барлығы бірдей тіркеле бермейді. Əрбір ұйымда
осындай құжаттар тізбесі арнайы жасалады жəне басшы бекіткен іс
қағаздарын жүргізу нұсқаулығына не ережесіне енгізіледі.
Тіркеуге жатпайтын құжаттардың болжамды үлгісі
1. Мəлімет үшін жіберілген хат (көшірмесі).
2. Телеграмма жəне кезекті еңбек демалысына жəне іссапарға
рұқсат берген хат.
3. Мамандарды шетелге іссапарға жіберу туралы техникалық
тапсырма жəне іссапар сметасы.
4.
Мəжілістер,
жиналыстар
жəне
күн
тəртібі
туралы
хабарламалар.
177
5. Кестелер, өтінімдер, т.б.
6. Танысу үшін жіберілген ақпараттар.
7. Оқу жоспарлары, бағдарламалар.
8.
Жарнамалық
хабарландырулар,
плакаттар,
жиналыс,
конференция бағдарламалары.
9. Прейскуранттар.
10. Техникалық талаптар.
11. Талап-шағымдар.
12. Материалдар шығысының нормалары мен нормативтері.
13. Құттықтау хаттар.
14. Шақыру билеттері.
15. Ұжымдық шарт жасау туралы құжаттар.
16. Бухгалтерлік құжаттар.
17. Жоспарлық-қаржылық құжаттар.
18. Баспа басылымдары (кітаптар, журналдар, бюллетендер).
19. Статистикалық есеп нысандары.
20. Кəсіпорын қызметкерлеріне «жеке өзіне» деген белгімен
келген хат-хабарлар.
21. Түсініктемелер.
22. Төрелік жəне шағым-талап құжаттары.
5.2.3. Келіп түскен құжаттарды тіркеу
Келіп түскен құжатты тіркеу құжаттың бірінші бетінің беткі
жағының төменгі оң жақ бұрышына қол штемпелдің көмегімен тіркеу
мөртабанын қою жəне мөртабанға құжаттың күні мен индексін жазу
арқылы жүргізіледі.
Кəсіпорынның бөлімшелері бойынша əр түрлі құжат ағынының
құжаттарының жүру жəне орындалу барысы қалай қадағаланады?
Келіп түскен құжаттардың өңделу кезеңдерін қарастырып көрелік.
Келіп т скен
жаттармен ж мыс ж ргізу схемасы
Мысал: Бірінші басшының атына келген хатты өңдеу кезеңдері:
1. Хатшы конвертті ашқаннан кейін оны алдын ала қарап,
танысады, соның негізінде құжатты басшыға жіберу туралы шешім
қабылдайды («жеке өзіне» деген белгісі бар конверттер ашылмайды).
2. Хатшы хатты тіркейді. Хатқа бірегей кіріс нөмірі беріледі.
Тіркеу кезінде оның ұйымға келіп түскен күні де белгіленеді.
3. Хатшы хатты басшыға береді.
4. Басшы құжатты қарап, өзі қабылдаған шешім туралы оған
бұрыштама қойып, хатты хатшы арқылы орындаушыға бағыттайды.
Хатшы бұрыштаманы тіркеу журналына түсіреді.
Достарыңызбен бөлісу: |
