166
● құжаттың жоғарғы бөлігінде «Электронды почта арқылы
жіберілді» деген белгі болуы тиіс;
● файлдың атауы латын қарпімен жазылады.
4.4.11. Хаттама
Хаттама – жиналыстарда, мəжілістерде, конференцияларда, бас
қосуларда мəселелерді қарау барысын жəне онда қабылданған
шешімді белгілейтін құжат.
Негізінен хаттамалар қысқаша жасалады, онда баяндамалар
мəтіні толық келтіріле бермейді. Əйтсе де хаттамаға мəжілістің
стенограммасы тіркелгені жөн.
Хаттама жалпы бланкіде де сол секілді А4 форматтағы қағазға да
ресімделе береді. Мынадай деректемелерден тұрады:
Құжат түрінің атауы жəне оның рет тік нөмірі;
Күні;
Хаттама жасалған орын;
Мəтіннің тақырыбы;
Мəтін;
Төраға мен хатшының қолдары.
Мəтіннің тақырыбы əдетте жиналыстың атауынан тұрады,
мысалы:
Оқу кеңесінің мəжілісі
Зауыт бөлімшелері басшыларының жиналысы
Кəсіподақ комитетінің мəжілісі
Хаттама мəтіні екі бөліктен – кіріспе жəне негізгі бөліктен тұрады.
Кіріспе бөлімде жиналысқа қатысушылар көрсетіледі, оның
ішінде жиналыстың төрағасы мен хатшысы да көрсетіледі. Егер бұл
өндірістік жиналыс болса, барлық қатысушының қызметінің атауы
көрсетіледі. Кіріспе бөлім күн тəртібімен аяқталады.
Хаттаманың негізгі бөлімі мынадай сұлба бойынша құрылады:
ТЫҢДАЛДЫ – СӨЙЛЕДІ- ҚАУЛЫ ҚАБЫЛДАДЫ (ШЕШІМ ҚАБЫЛДАДЫ)
ТЫҢДАЛДЫ
бөлімінде
баяндамашының
аты-жөні,
(лауазымы
көрсетілмейді, ол кіріспе бөлімінде көрсетілген) жазылып, сызықша
қойылады да баяндаманың қысқаша мазмұны баяндалады.
СӨЙЛЕДІ деген бөлімде де осылайша жүргізіледі.
ҚАУЛЫ ЕТТІ деген бөлімде қабылданған қаулы жазылады.
Хаттама мəтініне төраға жəне хатшы қол қояды.
4.4.12. Сенімхат
Сенімхат – сенімді тұлғаға сенім білдіруші (кəсіпорынның немесе
азаматтың) атынан қандай да бір іс-əрекеттерді жүзеге асыруға құқық
беруі туралы құжат.
167
Сенімхат үшінші тұлға алдында сеніп тапсырушының атынан
сенімді тұлғаға берілген құжат болып табылады.
Жала ыны алуға берілген
СЕНІМХАТ
___________ қ., _____________ ж.
Мен, _____________, жеке куəлік __________, мекен-жай: ____________.
өзімнің
жалақымды
_______________
мекен-жайында
тұратын
азамат
__________________ сеніп тапсырамын. Бұл үшін ____________ менің атымнан
барлық құжаттарға қол қою, өтініш жазу құқығын беремін.
_____________ ж. ____________________
(аты-ж7ні, олы)
Толы сенімхат
СЕНІМХАТ
___________________________________________________________________
(сенімхатты берілген жері жəне к3ні жазумен)
Мен, ________________________________________ мекенжайында тұратын
азамат _____________________________________________________,
жеке
куəлік
№.
______________,
_________________________
жылы
_____________________ берген, ________________________________________
мекенжайында тұратын азамат _________________________________________
меншік құқығы маған тиесілі _________________________________________
мекенжайында орналасқан тұрғын үйді, қызметтік, есік алды құрылыстарды жəне
___________ кв.м. (шаршы метр) көлемдегі жер телімін сыйлауға немесе
бағасына жəне өзінің қалауы бойынша сатуына сеніп тапсырамын. Бұл үшін менің
атымнан өтініш беріп, қажетті анықтамалар мен құжаттарды алуға, сату-сатып
алу келісім - шартына қол қоюға, сыйлауға, маған тиесілі ақшаларды алуға,
келісімшартты жергілікті орындарда тіркеуге, менің орныма қол қоюға жəне осы
тапсырманы орындауға байланысты барлық əрекеттерді жүргізуге құқық беремін.
Сенімхат үш жыл мерзімге берілді.
Осы сенімхатты мен, __________________________________________,
____________________________________________________________________
(нотариалды ке сені атауы, лицензияны №, берілген к3ні)
нотариусы _____________ __ ж. растадым.
Сенімхатқа менің қатысуыммен азамат ___________________________ қол
қойды. Жеке басы анықталды, қабілеттілігі тексерілді.
Сенімхаттың мəтінін нотариус дауыстап оқыды.
168
№ ____________________ тіркемеге тіркелді.
Тариф бойынша: ______________ теңге алынды.
Нотариус: _______________________ ( олы)
169
5-
ТАРАУ
Қ
ҰЖАТТАРМЕН ЖҰМЫС ЖҮРГІЗУДІ ҰЙЫМДАСТЫРУ
5.1. Құжат айналымын ұйымдастыру: жалпы ережелер
Құжаттаманы басқару құжаттарды есепке алу, қозғалысқа
келтіру, жедел сақтау, іздестірілуін қамтамасыз ету жəне құжаттық
ақпараттарды пайдалану жұмыстарын ұйымдастыру мəселелерін
қамтиды. Құжаттаманы басқару ісінің құрамдас бір бөлігі құжат
айналымы болып табылады.
Құжат айналымы деп ұйымдағы құжаттардың жасалған немесе
əр түрлі технологиялар арқылы алынған сəтінен бастап орындалғанға
немесе жөнелтілгенге дейінгі қозғалысын айтады.
Құжат айналымы мынадай талаптарға сəйкес болуы керек:
1) құжаттардың бағдарлы қозғалысы (құжаттар төте жолмен
орындаушылар қолына келіп түседі, құжаттардың кері қозғалысы
мейлінше азайтылуы тиіс);
2)
құжаттардың
қызметкерлер
арасында
лауазымдық
нұсқаулықтарға немесе функционалдық міндеттерге сəйкес нақты
бөлінуі;
3) құжаттар қозғалысы технологиялық схемасы мен сол бойынша
атқарылатын технологиялық операциялардың бірыңғайлығы, əр
операцияның бір реттен ғана орындалуы;
Ұйымның құжат айналымы мынадай ағымдардан тұрады:
1) келіп түсетін (кіріс) құжаттар;
2) жөнелтілетін (шығыс) құжаттар;
3) ішкі құжаттар (ұйым аясындағы міндеттердің орындалуын
қамтамасыз ететін құжаттар, яғни, хаттамалар, актілер, түсіндірме
хаттар, негізгі қызмет бойынша бұйрықтар, жеке құрам бойынша
бұйрықтар, өкімдер т.б.).
Құжат айналымының көлемі белгілі бір мерзімдегі: ай, тоқсан,
жыл ішіндегі кіріс, шығыс жəне ішкі құжаттар қосындысынан тұрады.
Құжат айналымының көлемін анықтау кезінде есепті мерзім
аралығында əзірленген құжаттар көшірмелерінің саны бөлек
есептеледі.
Құжат айналымының жылдық көлемі құжаттама орнына қажетті
қызметкерлер санын айқындауда, құрылымдық бөлімшелер мен жеке
қызметкерлерге жүктелетін міндеттер көлемін анықтауда, ұйымдық
жəне есептеу техникаларына қажеттілікті нақты белгілеуде, құжаттар
қозғалысының неғұрлым тиімді жəне оңтайлы жүйесін таңдауда
бастапқы негіз болып табылады.
Достарыңызбен бөлісу: |
