172
3) жіберілетін құжаттарды ресімдеу жəне жөнелту;
4) құжаттарды стенографиялау жəне басып шығару;
5) құжаттардың орындалу мерзімдерін бақылау;
6) істерді қалыптастыру жəне оларды мұрағатқа тапсыру;
7) мұрағаттағы құжаттардың сақталуын ұйымдастыру жəне
пайдалануды қамтамасыз ету.
Хатшының міндеттері
Шағын жəне орташа кəсіпорындарда іс қағаздарын ұйымдастыру
салмағы негізінен кəсіпорын басшысы хатшысының немесе бөлімше
басшысы хатшысының мойнына түседі. Алайда хатшының міндеті
мұнымен ғана шектеліп қалмайды.
Хатшылық жұмыс бір жұмыс түрінен басқасына жылдам көшуді
талап етеді. Хатшының маңызды функциясы – басшыға барынша
көмек көрсету жəне оның уақытын үнемдеу. Бұл міндеттер мынадай
жұмыстардың атқарылуын көздейді:
1) Құжаттармен жұмыс жүргізу. Бұл қызмет түріне бүкіл іс
қағаздарын жүргізуге байланысты жұмыстар: құжаттарды ресімдеу,
құжаттарды құрылымдық бөлімшелерге жөнелту, құжаттардың
орындалу мерзімін бақылау, басшының қол қоюына құжаттар
қабылдау жəне олардың дұрыс ресімделуін бақылау, орындалған
құжаттарды сақтауды ұйымдастыру кіреді.
2) Байланыс құралдарымен жұмыс істеу. Телефонмен
келіссөздер жүргізу (басшы жұмыс орнында болмаған кезде хатшы
телефон шалған адамның аты-жөні мен телефонын, мүмкіндігінше оны
қызықтырған сұрақты жазып алады), факс қабылдау-жөнелту,
электронды почта бойынша хабарлар қабылдау-жөнелту. Хатшы өзі
пайдаланып отырған байланыс құралдарының жарамды жағдайда
болуына да міндетті, олар істен шықса дереу жөндеу қызметін
шақырып, оңдатуы керек.
3) Келушілермен жұмыс жүргізу. Бұған хатшыға жүгінген
кəсіпорын қызметкерлерінқабылдау жəне көмек беру, сол секілді
іссапарға жіберілген қызметкерлерге көмек көрсету (тиісті бөлімшеге
жіберу, қонақүйге орналасуын қамтамасыз ету) кіреді.
4) Жиналысты дайындау жəне өткізу. Хатшы жиналысқа
шақырылғандарды басшының тапсырмасымен таныстыруы керек,
қатысушылардың тізімін жасауы, басшының баяндамасын ресімдеу
керек. Жиналыс өткізу кезінде хатшы хаттама жүргізеді.
5) Шаруашылық сипаттағы жұмыстар. Хатшының міндетіне
шаруашылық сипатындағы да жұмыстар кіреді. Бұл басшы кабинетінің
жинастырылу жай-күйі, барлық техникалық құрал-жабдықтардың
жарамды болуы, т.б. басшы кабинетін қажетті кеңсе құралдарымен
жабдықтау.
Хатшыға қойылатын жалпы біліктілік талаптары мынадай:
173
1. Кəсіпқойлық, біліктілік жəне жұмыс стажы.
2. Сенімділік, орындаушылық, жоғары жұмыс қабілеттілігі.
3. Тіл табысқыштық, дауласудан тартыну қабілеті.
4. Тартымдылық, сырбаздық, денсаулығы мықты болу, теріс
қылықтарының болмауы.
5. Мəліметтердің құпиялылығын сақтай білуі.
Кəсіби дағдыларына мыналар жатады:
1. Компьютерде жұмыс істей алу.
2. Шет тілін жақсы меңгеруі.
3. Іс қағаздарын жүргізе алу.
4. Адамдармен жылдам тіл табыса алу.
5. Басшының тапсырмаларын жоспарлай жəне ұйымдастыра
білуі.
5.2. Құжаттарды тіркеу жəне есепке алу
Мекемеге келіп түсетін хат-хабарларды қабылдауды кеңсенің
хат-хабарларды тіркеу бөлімшесі немесе хатшы орталықтандырған
түрде жүзеге асырады. Конверттер ашылады («жеке өзіне» деген
белгісі барынан басқасы). Конверттер жойылады, мұнда жіберушінің
мекен-жайы тек конвертте ғана болса, онда сақталуы мүмкін. Барлық
түскен құжаттар тіркелетін жəне тіркелмейтін құжаттар болып
сұрыпталады.
Құжаттарды тіркеу – құжатқа бірегей тіркеу нөмірін (құжат
индексін) бере отырып жəне ол туралы тіркеу журналына мəліметтер
жаза отырып, оны жасау немесе қабылдау фактісін белгілеу.
Іс қағаздарын жүргізу қызметі тіркелмейтін құжаттарға
мыналарды жатқызады:
1. Жарнама материалдары.
2. Жиналыстар, конференциялар туралды хабарламалар жəне
олардың бағдарламалары.
3. Прейскуранттар.
4. Баспа басылымдары (кітаптар, журналдар, газеттер).
5. Телеграммалар.
6. Тақырыптар бойынша ғылыми есептер.
7. Құттықтау хаттары жəне шақыру билеттері.
8. Бухгалтерлік құжаттар.
9. Танысу үшін көшірмесі жіберілген хаттар.
Құжаттарды тіркеу кезінде кəсіпорында мынадай ереже сақталуы
тиіс:
1) əрбір құжат бір рет қана тіркеледі;
2) барлық құжат бір жерде тіркеледі;
3) барлық құжат кəсіпорында қабылданған бірыңғай нысан
бойынша тіркеледі.
Құжаттың тіркеу нөмірі, əдетте, мынадай бөліктерден тұрады:
174
1) ұйымның министрліктегі немеес ведомостводағы шифры;
2) құжат немесе оның көшірме данасы тігілетін іс папкасының
нөмірі;
3) құжаттың тіркеу журналындағы реттік нөмірі.
5.2.1. Тіркеу нысандары
Тұрпатты ережелер мынадай тіркеу-есепке алу формаларын
бекіткен:
1) журналдық;
2) карточкалық;
3) автоматтандырылған ақпараттық жүйедегі мəліметтер базасы.
Тіркеу-есепке алу формаларының журналдық нұсқасын жылдық
құжат айналымы 500-600 құжаттан аспайтын ұйымдар қолданады.
Журналдың барлық парақтарына оң жақ жоғарғы бұрышынан нөмір
қойылып, түбі айрықша берік жіппен тігіледі. Жіптің ұштары
нөмірленген соңғы парақтың теріс бетінен шығарылады. Шаршы қағаз
қиындысын пайдалана отырып жіптің ұштары клейленеді де, оған
ұйым мөрі басылып куəландырылады. Мөр шеті шаршы қағаз
қиындысының бір бөлігін қамтуы тиіс. Шаршы қағаз қиындысының
көлемі ұйым мөрі диаметрінен үлкен болуы шарт. Сол бетке куəлік-
жазба түсіріледі. Мысалы:
Бұл журналда 85 (сексен бес) парақ бар; олар нөмірленіп,
шнурланып, мөрмен бекітілген.
Лауазым _________________ Қолының толық
атауы (жеке қолы) жазылуы
Журнал толтырылған соң куəлік-жазбаның төменгі жағына
тіркеуге алынған құжат саны туралы белгі соғылады. Мысалы:
Бұл журналда 1-нөмірден 438-нөмірге дейін 436 (төрт жүз отыз
алты) құжат тіркеуге алынған. 56 жəне 94-нөмірлер қалып кеткен.
Лауазым _________________ Қолының толық
атауы (жеке қолы) жазылуы
Тіркеу журналдары кіріс жəне шығыс құжаттарына, азаматтардың
өтініштері мен оларға берілген жауаптарға арналып жеке-жеке
жасалады.
Тіркеу журналдарына ұйымның істер номенклатурасы бойынша
міндетті түрде индекстері қойылады.
Журнал мұқабасында мынадай деректемелер болуы тиіс:
1) жоғары тұрған органның жəне ұйымның ресми атаулары;
2) журнал атауы;
3) ұйымның істер номенклатурасы бойынша журнал индексі;
Достарыңызбен бөлісу: |
