170
Ұйым Қазақстан Республикасы Президентінің 2000 жылғы 31
шілдедегі
«Мемлекеттік
аппарат
ж+мысын
жа сарту,
т7решілдікпен к3рес жəне +жат айналымын ыс арту ж7ніндегі
шаралар туралы» № 427 Жарлығына сəйкес құжат айналымын
қысқартуға байланысты тұрақты түрде шаралар қолданып отыруы тиіс.
Осы мақсатқа орай құжат жіктеуіштер əзірленіп, құжат түрлерін бір ізге
түсіру жұмыстары жүргізіледі, құжаттардың тұрпатты формалары мен
трафареттік мəтіндері қолданылады.
Құжат айналымын қысқартуға ықпал ететін жəйттер мыналар:
1) құжаттарды сапалы жасау жəне дұрыс ресімдеу. Бұл құжатта
көрсетілген жекелеген нұсқау, ережелерді түсіндіру туралы ұйымға
жолданатын жазбаша сұраулардың кері ағынын тоқтатуға мейлінше
ықпал жасайды;
2) құжаттың дер кезінде
орындалуын қамтамасыз ету. Бұл
қосымша
ескертпелерді,
түсініктемелерді,
рекламацияларды,
наразылықтар мен өзге де жазбаша кіріс-шығыс қатынас хаттарын
азайтуға септігін тигізеді;
3) түпкілікті емес жəне екінші кезектегі мəселелерді жедел түрде
шешіп отыру есебінен құжаттар санын азайту;
4) іскерлік қажеттіліктерден тыс жасалатын бастамалық ішкі
құжаттар мен сыртқа шығатын сондай құжаттар санын азайту;
5) құжаттарды өткізудің айқын жолға қойылған технологиясы;
6) құжаттардың орындалуын тиімділікпен бақылау;
7) құжаттар көшірмесінің жұмысқа қажетті қолайлы мөлшерін
анықтау;
8) қағаз негіздегі құжаттар мен сол құжаттар бойынша
электрондық нұсқалардың айналымда қатар жүруін болдырмау;
9) құжаттар көшірмелерінің физикалық көлемін кішірейту.
Электрондық құжат айналымы жүйесін іске қосу үшін мыналар
қажет:
1) мəліметтерді компьютерлік өңдеудің бағдарламалық жəне
техникалық құралдарын, электрондық құжат үлгілері мен электрондық
почтаны басқарудың автоматтандырылған жүйесін қолдану;
2) электрондық цифрлық қолтаңбасы бар электрондық құжат пен
лауазымды тұлғаның қолы қойылған қағаз негіздегі құжаттың заңдық
күші бір екенін мойындау;
3) электрондық цифрлық қолтаңбаның сенімділігін ақпараттық
жүйеде сол қолтаңбаның сəйкестігін анықтауды қамтамасыз ететін
бағдарламалық-техникалық құралдар болғанда ғана мойындау;
4) құжатты жүйеге ендіргеннен бастап іске салғанша үзіліссіз
жұмыс істейтін технологияның болуы.
Кез келген ұйымның жұмысы іс құжаттары нысанында ұсынылған
басқару құжаттарын өңдеумен байланысты. Алайда кəсіпорын
қаншалықты ірі болса, оны тарату жолдары соншалықты бейберекет
болуы мүмкін. Ұйымдағы құжаттың оны алғаннан немесе жасағаннан
171
бастап орындалу аяқталғанға немесе кəсіпорыннан тысқа жөнелткенге
дейінгі қозғалысы құжат айналымы деп аталады.
Ұйымдағы құжат айналымы мыналардың арасындағы құжат
ағыны түрінде іске асады:
1) ақпаратты талдайтын немесе шешім қабылдайтын адамдар
арасында
(кəсіпорынның
немесе
бөлімшелердің
басшылары,
мамандар жəне білікті қызметкерлер) жəне
2) кəсіпорындардағы құжаттарды техникалық жағынан өңдейтін
адамдар арасында (басшының хатшысы, кеңсе, экспедиция, көбейту
қызметі, мұрағат).
Құжаттар
қандай
кезеңдерден
өтетініне
қарай
құжат
айналымының үш негізгі ақпарат ағынын бөлеміз:
1. Ұйымға келіп түскен құжаттардың құжат ағыны (хат, шарт,
жарнама хабарландырулар, ведомостволық өкім, нұсқаулықтар т.б.).
Басшының хатшысы (кеңсе) өңдейтін келіп түскен құжаттардың
көпшілік бөлігі басшының атына (сараптау бағасы бойынша
кəсіпорынға келетін бүкіл құжаттың 85-90 пайызы), ал 10-15 пайызы
басшының
орынбасарының
атына,
құрылымдық
бөлімшелер
басшыларына жəне нақты орындаушыларға келеді.
2. Ішкі құжаттардың құжат ағыны, яғни ұйымның ішінде жасалып,
бір бөлімшеден басқасына берілетін құжаттар (бұйрықтар, өкімдер,
басшылықтың нұсқаулығы, қызметтік жазбалар жəне т.б.).
3. Жіберілетін құжаттардың құжат ағыны – сыртқы əлемге
жіберілетін ақпарат (хаттар жəне хаттарға жауаптар, шарттар,
есептер, келісім-шарттар, баспасөз-релиздері т.б.).
Кəсіпорынның іс қағаздарын жүргізу қызметінің міндеті
құжаттардың қозғалу барысында жоғалмай кезекті өңдеу пунктіне дер
кезінде түсуін қамтамасыз ету. Басқару шешімдерінің дер кезінде жəне
дұрыс қабылдануының өзі оның қозғалысының нақтылығына
байланысты. Бұл міндет құжат айналымының көп жылдық тəжірибесі
жəне құжат айналымы жүйесінің нормативтік құжаттарда белгіленген
стандарттары негізінде жүзеге асады. Бұл Басқаруды құжаттамалық
қамтамасыз етудің бірыңғай мемлекеттік жүйесі деп аталады.
Іс құжаттарының ағыны мол болатын ірі кəсіпорындарда іс
қағаздарын
жүргізуді
жəне
құжаттармен
жұмыс
жүргізуді
ұйымдастырумен арнайы бөлімше – кеңсе айналысады. Атқаратын
жұмыстарының сипатына қарай кеңсе қызметкерлері екі санатқа
бөлінеді: мамандар жəне техникалық орындаушылар.
Мамандар – бұл референттер, мұрағат меңгерушісі, редактор,
корректор, экспедиция (тасымалдау) меңгерушісі жəне т.б.
Техникалық орындаушылар – бұл хатшы-стенографистер, іс
қағаздарын жүргізушілер, экспедиторлар, курьерлер жəне т.б.
Кəсіпорын кеңсесі мынадай негізгі функцияларды орындайды:
1) құжаттарды қабылдау жəне тіркеу (есепке алу);
2) құжаттарды бөлу жəне оларды орындаушыларға жеткізу;
Достарыңызбен бөлісу: |
