67
243. Материалдарды көбейтуге арналған тапсырыс-нарядтың бланкісін
бөлімшенің жауапты адамы толтырады (құжаттың орындаушысын, тапсырыстың
атауын, түпнұсқа мен таралым парақтарының санын, күнін көрсете отырып) жəне
оған тікелей басшысы немесе оның орынбасары қол қояды. Тарату бөлімшесінің
қызметкерлері
құжаттарды
тарату
бөлімшесі
уəкілетті
тұлғасының
бұрыштамасынан кейін көбейтеді.
244. Көбейтуге рұқсат етілетін материалдар мен құжаттардың тізбесі
Ереженің қосымшасында келтіріледі.
245. Тарату бөлімшесі:
1) таралым даярлайды жəне оны тапсырыс берушіге тапсырыс кітабына қол
қойдырып береді;
2) тапсырыстар негізінде көбейтілген құжаттардың саны мен таралымын,
қағаз жəне басқа материалдардың шығысын есепке алады.
246. Көбейтуге берілетін материалдар тапсырыстар кітабында тіркеледі,
оның парақтары нөмірленуі, тігілуі жəне тарату бөлімшесі басшысының қолымен
əрі уəкілетті бөлімшенің мөрімен бекітілуі тиіс.
247. Мекеме бөлімшелері үшін қызметтік бланкілер, статистикалық жəне
бухгалтерлік есеп беру бланкілері, сондай-ақ филиалдар үшін қатаң есептегі
бланкілер таратылмайды жəне оларды мамандандырылған кəсіпорындар Мекеме
басшылығының шешімімен орталықтандырылған тəртіппен тапсырыс бойынша
шығарады.
248. Көбейтілетін материалдың мазмұнына жауапкершілік материалдарды
көбейтуге берген бөлімше басшысына жүктеледі.
17-тарау. Мекеме қызметкерлері демалысқа шыққанда,
іссапарға кеткенде, басқа жұмысқа ауысқанда немесе
жұмыстан босағанда істер мен құжаттарды
қабылдау, өткізу тəртібі
249. Бөлімшелердің қызметкерлері демалысқа шыққанда, ұзақ іссапарға
кеткенде жəне басқа осындай жағдайларда олар орындамаған жəне бақылаудағы
барлық құжаттар мен хаттар тікелей басшының нұсқауымен басқа қызметкерлерге
берілуі керек, ал мұрағаттан алынған істер басқа қызметкерлердің атына жазылуы
тиіс.
250. Қызметкердің алдағы ұзақ (уақытша) жоқ болуына байланысты
қызметтік істерді қызметкердің тікелей басшысының атына еркін нысанда қазазбен
берілетін құжаттарды өткізу жəне қабылдау туралы акт жасалады, онда қағазға
шығарылып берілетін құжаттар жəне қажет болған жағдайда, орындаудағы
құжаттардың (олардың жобаларының) компьютерлік файлдарының атаулары
көрсетіледі жəне берілу күніне шешілмеген мəселелердің орындалу жағдайы
сипатталады. Анықтамаға құжаттарды беретін жəне қабылдайтын қызметкерлер
қол қояды.
251. Қызметкерлер жұмыстан босаған жағдайда немесе басқа жұмысқа
ауысқан жағдайда қолдағы, оның ішінде орындаудағы істерді, құжаттар мен қажет
болған
жағдайда,
құжаттардың
(олардың
жобаларының)
компьютерлік
файлдарының атауларын тапсыру жəне қабылдау актісі жасалады.
Қызметкер жұмыстан босатылған кезде электронды құжат айналымының
шағын жүйесінің бақылауындағы құжаттарды өткізу жəне қабылдау актісінің
көшірмесі ақпарат технологиясы бөлімшесіне беріледі. Мекеме жұмыстан
босатылатын қызметкерлер толтыратын кету парағына мұрағат қызметкерінің, заң
бөлімшесінің жəне ақпарат технологиясы бөлімшесінің белгісі (оның ішінде)
көзделуі тиіс.
68
252. Бөлімшенің жауапты адамы демалысқа шыққан кезде немесе ауруына
байланысты жоқ болған кезде, бөлімше штатында бірін-бірі ауыстыратын адам
жоқ болған жағдайда бөлімшенің басшысы осы кезеңге іс жүргізу үшін басқа
қызметкерлерді бөлуге міндетті.
253-254. Бөлімшелер арасында (Мекеме құрылымы өзгерген жағдайда)
істер мен құжаттарды қабылдау-тапсыру кезінде Мекеме басшысының немесе
оның қызметкерлермен жұмыс жүргізу бөлімшесіне жетекшілік ететін
орынбасарының бұйрығымен комиссия құрылады жəне істер мен құжаттарды
тапсыру жəне қабылдау актісі екі дана етіп жасалады. Актінің бір данасы істер мен
құжаттарды қабылдаған бөлімшеде қалады, ал екіншісі мұрағатқа тапсырылады.
18-тарау. Іс номенклатурасын жасау жəне істерді
іс құжаттарына қалыптастыру тəртібі
§ 1. Іс номенклатурасын жасау тəртібі
255. Іс номенклатурасы сақталу мерзімін көрсете отырып жүйелі,
белгіленген тəртіппен ресімделген Мекеме іс жүргізуінде ашылатын істер
атауларының тізбесін білдіреді.
Іс номенклатурасы орындалған құжаттарды істерге топтастыру, Мекеме
бөлімшелерінің іс жүргізуінде істерді жүйелендіруге, қалыптастыруға жəне есепке
алуға, олардың сақталу мерзімін белгілеуге арналған.
256. Бөлімшелердің іс номенклатурасы Мекеме қызметінің барысында
пайда болатын бекітілген құжаттар тізбесі (бұдан əрі – Құжаттар тізбесі) негізінде
сақталу мерзімін көрсете отырып, бөлімшенің жауапты адамы жасайды, ол
орталық мемлекеттік мұрағат мекемесімен келіседі жəне оны Мекеме Директорлар
кеңесі бекітеді.
257. Бөлімше басшысы бір жыл ішінде бөлімшенің іс номенклатурасына
өзгерістер енгізуі мүмкін, бұл туралы міндетті түрде Мекеме мұрағатының жауапты
қызметкеріне хабарланады.
258. Жыл сайын, келесі жылдың 1 қаңтарына дейін бөлімшенің іс
номенклатурасы жасалған өзгерістерді ескере отырып қайта қаралады, Мекеме
мұрағатының қызметкерімен келісіледі, белгіленген тəртіппен бекітіледі жəне
күшіне енгізіледі.
259. Іс номенклатурасын жасаған кезде нормативтік құқықтық актілерді,
сондай-ақ мұрағатта сақталатын Мекеме өткен жылдардың іс номенклатураларын,
бөлімшелер туралы ережелерді, істер тізімдемелерін басшылыққа алу керек.
Мекеме қызметінде пайда болатын құжаттар, олардың түрлері мен құрамы
зерделенеді.
260. Номенклатураға енгізілген істердің атаулары олардың түрлерін көрсете
отырып (қаулылар, өкімдер, хаттамалар, жоспарлар, есептер, хат жазысу жəне
басқасы) істерде құжаттар топтастырылатын жұмыстар мазмұнын көрсетуі тиіс.
Бір жыл ішінде рұқсат етілмеген мəселелер бойынша істердің атаулары
ауыспалы (ауыспалы құжат – іс қағаздарында аяқталмаған немесе ұзақ орындау
мерзімін қажет ететін құжат) болып табылады жəне келесі жылдың іс
номенклатурасына сол индекспен енгізіледі, осыған орай іс номенклатурасының
«ескерту» бағанында «ауыспалы істер» белгісі көрсетіледі.
Іс номенклатурасына Мекеме таратылған филиалдары мен дербес
бөлімшелерінің аяқталмаған іс-қағаздарының атаулары енгізіледі.
Басылымдардың атаулары іс номенклатурасына енгізілмейді.
Істердің атаулары іс-қағаздарды қалыптастыру жəне ресімдеу барысында
нақтылануы мүмкін.
Достарыңызбен бөлісу: |
