61
187. Электронды құжат айналымының шағын жүйесінде бұрыштама қою
электронды қол қою арқылы жүзеге асырылады.
188. Құжаттың қол қоятын бөлігінде көрсетілген лауазым иесі электронды
құжатқа электронды қол қою арқылы құжатты бекітеді. Бөлімшенің жауапты адамы
электронды құжатқа қол қойылғаннан (бекітілгеннен) кейін оны бөлімшенің жұмыс
құжаттарын тіркеу журналынан алып, тиісті ресми тіркеу журналына
орналастырады.
189. Орындаушыға қайтарылған жəне бұрыштама соғу жəне қол қою
рəсімдерін толық көлемде өтпеген құжаттың жобасына өзгерістер енгізу қажет
болған жағдайда құжаттың жаңа нұсқасы жасалады, ал өткен редакциясы
электронды құжат айналымының шағын жүйесінде «бұрынғы нұсқа» ретінде
сақталады.
190. Құжатты бекіткеннен кейін оған өзгерістер мен толықтыру енгізілмейді.
Электронды құжат айналымының шағын жүйесіндегі бекітілген құжаттардың
файлында «тек қана оқу үшін» атрибуты белгіленеді.
191. Қол қойылған электронды құжат орындаушыға қайтарылады, ол
құжаттағы бұрыштама соғу жəне қол қою рəсімдері кезінде қойылған электронды
қолдарды тексереді жəне ресми тіркеу журналдарына тіркеу үшін өзінің
бөлімшесінің жауапты адамына жібереді.
192. Электронды құжат айналымының шағын жүйесіндегі клиенттік жəне
серверлік бағдарламалық қамтамасыз етудің нұсқасын ауыстыру тəртібі ақпарат
технологиясы бөлімшесінің арнайы өкімімен белгіленеді.
193. Шағын жүйені басқарушы электронды құжат айналымының шағын
жүйесін басқарады.
§ 2. Электронды құжаттардың түрлері
194. Электронды құжаттар мынадай болып бөлінеді:
1) мəтін – мəтіндік құжаттар «МS Word» бағдарламалық өнімнің көмегімен
қаралады, жасалады жəне редакцияланады. Автоматтандырылған жүйеде
мəтіндік құжаттар «МS Word» неме «RTF» (Rich Text Format) форматтарында
сақталады. Кейбір жағдайларда ғана «ASCII» форматындағы файлдарды
пайдалануға болады.
2) кестелер – кестелермен жасалатын жұмысқа «МS Excel» бағдарламалық
өнімі қолданылады. Егер құжатта мəтіндік əрі кестесі бар ақпараттар болса «МS
Word» бағдарламалық өнімі пайдаланылады. Егер құжатта мəтіндік ақпарат,
сондай-ақ жұмыс істеу үшін «МS Word»-тың мүмкіндігі жеткіліксіз болатын күрделі
құрылымдағы кестелер (мысалы, мəтінге қосымшалар) болса, əр түрлі
форматтағы бірнеше файлдан тұратын құжаттар жасауға болады. Бұл орайда
барлық файлдар шағын жүйеде тіркеледі жəне құрамдас құжат ретінде сақталады.
3) графика – графикалық құжаттармен жұмыс жүргізу үшін «bmp», «gif»,
«tiff», «vsd» сияқты форматтағы файлдармен жүргізілетін жұмысты қолдайтын
бағдарламалық өнімдер қолданылады;
4) аудио, бейне – аудио немесе бейне құжаттармен жұмыс жүргізу (мысалы,
телефонмен келіссөздерді немесе конференцияларды бейнеге жазу) қажет болған
жағдайда тиісті міндеттерді орындайтын мамандандырылған бағдарламалық
қамтамасыз ету қолданылады. Аудиоға, бейнеге жазылған құжаттарды сақтау үшін
тиісті бағдарламалармен жұмыс істейтін файлдардың форматтары қолданылады;
5) гипермəтін – интерактивті желілік емес құжат, олардың жекелеген
тораптары бір-бірімен байланысты. Тараптар мəтіннің айқын бөлінген
участоктарының (кнопка) көмегімен өтеді.
62
195. Электронды құжат айналымының шағын жүйесінде құжаттар мынадй
белгілер бойынша жіктеледі:
1) электронды тіркеу журналы – құжаттарды тіркеу үшін əр бөлімшеге тиісті
журналдар жиынтығы болады, оның құрамын уəкілетті бөлімше анықтайды жəне
шағын жүйенің əкімшілігі белгілейді;
2) іс қағаздарының номенклатурасы - жыл сайын жаңарып отыратын іс
қағаздарының жүйелі тізбесі;
3) айдарлар – тақырыптық жіктеудің қосымша белгісі.
Тіркеу (электронды журналдар, айдарлар) кезеңінде жəне іс қағазына (іс
қағаздарының номенклатурасы) шығарған кезде құжаттарға жіктеу белгілері
тағайындалады.
§ 3. Ақпарат алмасуды ұйымдастыру
196. Ақпарат алмасуды ұйымдастыру əр түрлі байланыс арналарын
пайдалана отырып, электронды почта жүйесін, электронды құжат айналымының
шағын жүйесінің деректер базасын пайдалануға негізделеді.
197. Электронды құжат айналымының шағын жүйесін пайдаланушыларға
«келіп түсетін» жəне «жіберілетін» жүйелердің екі почта жəшігі берілген. «Келіп
түсу» почта жəшігіне барлық құжаттар жəне тапсырмалардың орындалуын
пайдаланушы бақылауы тиіс.
§ 4. Индекстеу жəне резервтік көшіру тəртібі.Электрондық құжат айналымының
шағын жүйесін пайдалану кезінде филиалдармен ақпарат алмасуды ұйымдастыру
198. Құжаттар түнгі уақытта өзінен-өзі сервермен индекстеледі.
199. Резервтік көшіру өзінен-өзі түнгі уақытта бірден индекстелгеннен кейін
жүзеге асырылады.
199-1. Электрондық құжат айналымының шағын жүйесін пайдалана отырып
орталық аппараттың бөлімшелері жəне филиалдар арасындағы ақпарат алмасуды
ұйымдастыру Мекеменің электрондық почта жүйесін пайдалануға негізделген.
Əрбір филиалда өзінің электрондық құжат айналымының шағын жүйесінің
деректер базасы орнатылады, іс қағаздары дербес жүргізіледі.
199-2.
Электронды
құжат
айналымының
шағын
жүйесі
барлық
деректемелері бар тапсырмалар мен құжаттардың филиалдарға автоматты түрде
жеткізілуін қамтамасыз етеді. Филалдарда тапсырмалар мен құжаттардың
орындалуын бақылау дербес жүргізіледі.
12-тарау. Электронды құжат айналымының
шағын жүйесінде ақпараттың қорғалуы
200. Электронды құжат айналымының шағын жүйесі шеңберінде ақпаратты
қорғау жəне құжаттардың қауіпсіздік жүйесінің жұмыс істеуі Мекеменің нормативтік
құқықтық актілеріне сəйкес жүргізіледі.
201. Электронды құжат айналымының шағын жүйесінің қауіпсіздік жүйесі
электронды сандық қол қою механизмін пайдалану арқылы құжаттардың
авторлығының сақталуын жəне расталуын қорғауға, сондай-ақ құпия ақпаратты
шифрлеу əдісімен қорғауға арналған.
202. Қауіпсіздік бөлімшесі ақпарат технологиясы бөлімшесімен бірлесіп
электронды құжат айналымы шағын жүйесінің жұмыс істеуіне жауап береді.
Достарыңызбен бөлісу: |
