71
Жоспарлар, сметалар, есептер жасалу уақыты мен келіп түсу күніне
қарамастан олар жасалған жылдың немесе сол жылғы іс-қағаздарға тігіледі.
Қосымшалар өздеріне қатысты істер құжаттарына қосылады. Көлемді
қосымшалар істің жеке томы болуы мүмкін;
4) тұрақты жəне уақытша сақталу мерзімі бар құжаттар жеке
топтастырылады;
5) жеке құрам бойынша бұйрықтар мен өкімдер негізгі қызмет жөніндегі
бұйрықтардан бөлек тіркеледі жəне топтастырылады;
6) Мекеме органдарының қаулылары мен хаттамалары мəжілістер мен
жиындар түрлері бойынша істерге бөлек салынады. Істің ішінде хаттамалар
нөмірлері бойынша хронологиялық тəртіппен тігіледі;
7) іс парақтарды дербес нөмірлеу арқылы томдарға бөлінген жағдайларда
барлық томдардағы атау бірыңғай болуы тиіс, осы томның ерекшеліктері ғана
қосымша көрсетіледі. Іс мұқабаларының мөлшері, форматтарының көлемі өзгеше
іс қағаздарынан басқалары, 320 х 230 мм болуы керек.
Жоба жазулар, артық даналар, сондай-ақ азаматтар хаттарының, өтініштері
мен арыздарының конверттері орындалғаннан кейін іс-қағаздарда сақталады
(қажет болған кезде).
Құжаттарды түптеу кезінде құжаттардағы барлық деректемелерді оқуға
мүмкіндікті есептей отырып тігу үшін бос жерді көздеу қажет.
273. Бір мəселе жөніндегі құжаттар, əдеттегідей, мынадай тəртіппен
қалыптасады:
1) мəселе соның негізінде туындаған құжат;
2) мəселе сол арқылы шешілген құжат;
3) осы мəселенің шешімін негіздейтін қорытындылар, анықтамалар жəне
басқа құжаттар.
Жоғарыда аталған құжаттар іске хронологиялық тəртіппен немесе қисынды
дəйектілікпен тігіледі.
274-275. Мекеме мұрағаты Мекеме бөлімшелеріндегі істерге əдістемелік
басшылық жасайды жəне олардың дұрыс қалыптасуын бақылайды.
19-тарау. Құжаттарды мұрағатқа тапсыруға дайындау тəртібі
276. Іс жүргізу аяқтаған істер келесі жылдың ішінде мұрағатқа тапсырылады.
Өндірістік қажеттілік болған жағдайда іс жүргізу аяқтаған, тиісті тəртіппен
ресімделген істер бөлімшеде келесі жыл бойы қалдырылуы мүмкін (мысалы, 1999
жылғы істер мұрағатқа 2001 жылы тапсырылады). Бөлімшелердің жауапты
адамдары Мекеме басшылығы белгілеген мерзімде істерді дайындап, мұрағатқа
тапсырады.
Бөлімше таратылған (жабылған) не қайта құрылған жағдайда бөлімшенің
жауапты адамы таралған немесе қайта құрылған сəттен бастап екі ай ішінде
сақталу мерзіміне қарамастан барлық қолдағы құжаттарды іс-қағаздарға
қалыптастырады, істерді ресімдейді жəне мұрағатқа тапсырады.
277. Мұрағатқа тапсырылатын істердің тізімдемелеріне бөлімшенің жауапты
адамы жəне бөлімше басшысы не оның орынбасары қол қояды.
§ 1. Істерді ресімдеу тəртібі
278. Тұрақты сақталатын жəне жеке құрам бойынша істер толық ресімделуі
тиіс, оған мыналар жатады: істерді қатты мұқабаларға түптеу, іс парақтарын
нөмірлеу, істің растау қысқа жазбасын жасау жəне іс мұқабасының деректемелерін
ресімдеу. Тұрақты сақталатын істерді – Мекеменің бұйрықтарын, өкімдерін,
72
хаттамасын, шарттарын, Басқарма мен Директорлар кеңесінің қаулыларын
ресімдеу кезінде құжаттардың ішкі тізімдемесі жасалады. Уақытша сақталатын
істер тігілмейді (бухгалтерлік құжаттарды қоспағанда), парақтар нөмірленбейді
жəне құжаттар тігілетін папкаларда болады.
279. Тұрақты жəне уақытша сақталатын (10 жылға дейін) істердің мұқабасы
белгіленген нысан бойынша ресімделеді. Мұқабадағы іс атауларының тігілген
құжаттардың мазмұнына сəйкестігі тексеріледі. Қажет болған жағдайларда істің
атауына қосымша мəліметтер енгізіледі (бұйрықтардың, хаттамалардың нөмірлері,
есеп беру түрлері мен нысандары жəне басқалары қойылады).
Мұқабадағы күн істің ашылған жəне аяқталған жылына сəйкес келуі керек.
Істің жасалған жылынан неғұрлым бұрынғы жылдардағы құжаттары бар істе күннің
астына «___________ жылдарға арналған құжаттар бар» деген жазба қойылады.
Бірнеше томнан тұратын істердің мұқабаларында əрбір том құжаттарының
соңғы күндері қойылады. Нақты күнтізбелік күнді белгілеген кезде күні, айы жəне
жылы көрсетіледі. Күннің қысқартылған сандық жазбасына рұқсат етіледі.
Мұқабада тізімдеме бойынша істің нөмірі жəне мұрағатпен келісім бойынша
мұрағатқа тапсырған кезде тізімдеме жəне қор нөмірі қойылады.
Іс құжаттары қамтитын кезең ішінде Мекеме бөлімшесінің атауы өзгерген
кезде немесе істі басқа бөлімшеге тапсырған кезде мұқабада бөлімшенің жаңа
атауы қайта жазылады.
§ 2. Іс тізімдемелерін жасау тəртібі
280. Бөлімшелерде істерді сақтау мерзімі біткеннен кейін бөлімшенің
жауапты адамы іс номенклатурасына сəйкес істердің дұрыс ресімделуін тексереді,
мұрағатқа тапсырылатын істерге тізімдеме жасайды.
Тұрақты жəне уақытша сақтау мерзімдері бар істерге жəне жеке құрам
бойынша материалдарға жеке тізімдемелер жасалады.
Тізімді жасағанда əрбір іске (сақтау бірлігіне) жеке рет нөмірі беріледі. Егер
істе бірнеше том (бөлік) болса, əрбір том (бөлік) тізімдемеге дербес нөмірмен
енгізіледі.
Сақтау бірлігінің мұқабасында көрсетілген атау тізімдемеге өзгеріссіз жəне
қысқартусыз жазылады.
Тізімдеме аяғында қорытынды жазба жасалады, оған мынадай деректер
енгізіледі: тізімдемеге енгізілген сақтау бірлігінің саны, құрастырылған күні,
құрастырушының қызметі жəне аты-жөні.
Тізімдемені орталық аппарат бөлімшесінің басшысы немесе оның
орнындағы адам бекітеді. Мекеменің филиалдары мен ұйымдарында тізімдемені
құрылымдық бөлімшенің (бөлімнің) басшысы немесе оның орнындағы адам
бекітеді.
Қорытынды жазбадан кейін мұрағат қызметкері құжаттарды қабылдағанына
қол қояды. Тізімдеменің бір данасы мұрағатта, екіншісі – бөлімшеде қалады.
Бухгалтерлік құжаттары тізімдемелер бойынша осындай тəртіппен жəне
мұрағатқа тапсырылады.
281. Істерді сақтауға тапсырғанға дейін бөлімшенің жауапты адамы
мұрағатқа құжатқа тəн материалдарды екі дана етіп ұсынады. Тізімдеменің дұрыс
толтырылғанын тексергеннен кейін оның бір данасы бөлімшеде қалады жəне
бөлек папкаға тігіледі, тізімдеменің екінші данасы тапсырылатын істермен бірге
мұрағатқа беріледі.
20-тарау. Мұрағат жұмысының тəртібі
Достарыңызбен бөлісу: |
